UNIDAD 3

LOS LIBROS DE REGISTRO

Todas aquellas actividades que se desarrollan dentro de una empresa quedan reflejadas en una serie de documentos como albaranes, letras de cambio, cheques, etc.

Los libros registro nos permiten tener una visión general de la situación y la marcha económica de la empresa.

La necesidad de llevar los correspondientes libros registro nace de dos aspectos:

• La exigencia impuesta por el Código de Comercio y por las leyes mercantiles.

• La convivencia de llevar un mejor control de la marcha de las empresas.

Si los libros contables o de registro fiscalmente exigidos se llevan por medios informáticos, los sujetos pasivos deberán conservar, además, los ficheros y los documentos siguientes:

• Ficheros de datos, tanto históricos como maestros generados por sus aplicaciones informáticas.

• Ficheros de programas fuentes, con los que se procesan los ficheros de datos de esos programas.

• Todos los ficheros, bien magnéticos u ópticos, programas y documentación necesarios que permitan la reconstrucción total de la ruta de auditoria informática del sistema de información del sujeto pasivo o contribuyente.

3.1 FINES

Los fines que se pretenden conseguir con los libros registros son:

• Cumplir con la normativa legal vigente

• Tener registrada de una forma ordenada la documentación generada y recibida por la empresa.

• Facilitar la localización de documentos.

3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE REGISTRO

Los libros de registro podemos clasificarlos en obligatorios y auxiliares.

3.2.1 LIBROS OBLIGATORIOS:

Libros obligatorios son aquellos que las distintas leyes vigentes exigen llevar a comerciantes y empresarios.

3.2.2 LIBROS AUXILIARES:

Libros auxiliares son los comerciantes y empresarios pueden llevar voluntariamente para el control de la empresa.

• Libro diario

En él se registran diariamente las operaciones relativas a la actividad económica de la empresa.

• Libros de inventarios y cuentas anuales

Se abrirán con un balance detallado de la situación patrimonial de la empresa.

Al menos trimestralmente se confeccionará un balance de la comprobación de sumas y saldos.

• El libro registro de bienes de inversión

Es un libro obligatorio que registra la adquisición de aquellos bienes de inversión de cuya compra la empresa puede deducir el IVA posteriormente.

• Libros de actas de sociedades

En el que quedarán reflejados todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales, y por los demás órganos colegiados de la sociedad.

En él quedará también constancia de puntos tratados, intervenciones efectuadas, acuerdos adoptados, resultado de votaciones, etc.

El acta deberá ser firmada por el secretario/a, con el visto bueno del presidente/a.

• Libro de registro de acciones nominativas

Será necesario para las sociedades anónimas, cuyas acciones sean nominativas, que deberán llevar un registro del titular y de los sucesivos titulares de dichas acciones, con datos como el nombre, el domicilio, etc.

• Libro de facturas emitidas

En él registrarán las facturas emitidas por la empresa.

• Libro de facturas recibidas

Los sujetos pasivos deben numerar correlativamente todas las facturas y documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados.

Se podrá registrar una misma factura en varios asientos correlativos cuando este documento tenga operaciones que tributen a diferentes tipos del impuesto.

• Libros de mayor

Son las cuentas que recogen los diferentes movimientos habidos en el libro diario, de forma individual.

• Libro auxiliar de caja

Sirve para anotar el movimiento de cobros y pagos realizados en efectivo. Su información debe coincidir con el libro mayor de caja.

• Libro de efectos comerciales a cobrar

En él se anotarán todas aquellas letras de cambio giradas a clientes y deudores.

• Libro de efectos comerciales a pagar

Se anotarán todas aquellas letras de cambio que debe pagar la empresa a sus proveedores, acreedores, etc., con el objetivo de poder tener un mejor control de los pagos que debe realizar.

• La ficha de almacén

Se utiliza para llevar un control de las existencias que tenga la empresa.

La primera anotación en una ficha de almacén según este criterio puede ser debida a:

-La continuación de una ficha anterior.

-Una compra.

-La continuación de un ejercicio económico contablemente cerrado.