TEMA 6 : LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Todas aquellas comunicaciones que se producen en la empresa deben ser confidenciales .

Las comunicaciones personales , así como la utilización de equipos deben ser confidenciales y privado.

6.1 El teléfono y su uso

Todas aquellas relaciones comerciales que efectúe la empresa y se hagan por medio del teléfono no pueden improvisarse .

El teléfono es :

• es una oportunidad para establecer una nueva relación comercial

• es el medio de comunicación más importante de la empresa .

• se debe utilizar de una forma responsable .

Para sacar mayor partido a su utilización no debemos cometer los siguientes errores :

• dificultar el acceso a los ejecutivos

• evitar contestaciones como < escribanos >, < envíenos un fax > …

• una mala organización

6.1.1 La centralita

La centralita de teléfonos en las grandes empresas representa un paso preeliminar para establecer comunicación telefónica con cualquier departamento de la empresa .

Su importancia se debe a :

• es la primera <<imagen>> de la empresa

• actúa como filtro

• es la primera fuente para el conocimiento de la empresa .

6.1.2Uso del lístin telefónico

A continuación vamos a comentar algunos de los problemas habituales que hallamos a la hora de consultar con un listín telefónico.

• caracteres especiales

cuando consultamos un número de teléfono podemos observar que aparecen delante de los mismos unos caracteres especiales como un asterisco un guión , un igual .

• números de servicio telefonico de interés general

• páginas amarillas

6.1.3Normas para hablar correctamente por teléfono

Normas para contestar

Las más importantes son :

• contestar lo más rápido posible

• utilizar una entonación amable

• identificarse con frases amables y educadas

• evitar contestaciones como <<si>> <<alo>>

• pronunciar de una forma e intentar mantener el teléfono lo más cerca posible de la boca.

• Escuchar con atención a nuestro interlocutor

• Si no hemos comprendido el motivo de su llamada .

• Si no entendemos una palabra que no las deletree

• Tener a mano un papel y bolígrafo

• Disculparse si hay que abandonar el teléfono

• No hablar con el compañero y si lo hacemos tapar el teléfono .

• Usar códigos universales para deletrear nombres

• No debemos ser los primeros en colgar el teléfono

• Terminar la conversación con amabilidad

Normas para llamar

• conocer con exactitud el número que deseamos marcar

• utilizar una mano para poder sostener el auricular y la otra para poder escribir

• tomar nota

• saludar

• identificarnos ante la persona que llama

• solicitar comunicación con la persona con la que deseamos hablar

• si no es posible la comunicación con la persona con esta persona dejar un mensaje o recado

• si nos tienen que llamar dejar nuestros datos

• terminar la conversación amablemente

6.2 EL DICTÁFONO

Los dictáfonos se utilizan para la grabación o reproducción de voz de forma electrónica, con el fin de almacenarla en una cinta u otro medió magnético.

6.3 EL MAGNETÓFONO O GRABADORA

Al registrar unas señales eléctricas en una cinta de plástico cubierta con óxido de magnesio se está produciendo la grabación de un sonido que posteriormente se puede reproducir .

6.4 EL INTERFONO

Es un dispositivo de comunicación interior que se utiliza para que su transmisión el cable electrónico, tendido

La mayor parte de los equipos cuestan con un cuadro de diez teclas entre las que se encuentran dispositivos de micrófonos.

Podemos definir el interfono como un dispositivo que permite la conversación telefónica en el interior de la empresa, por medio de pequeños altavoces situados en la mesa de los interlocutores.

6.5. El teléfono móvil

Las prestaciones nos puede ofrecer un teléfono móvil variarán en función del modelo y de la compañía que lo fabricaran, podemos citar en las siguientes maneras:

• Buzón de voz

• Desvio de llamadas

• Restricciones de llamadas

• Llamada en espera

• Mensajeria

• Identificación de llamada

• Agenda electrónica

• Multiconferencia

• Numeros de marcación fija

• Indicación del coste de llamada

• Limitación del consumo

6.6. El busca personas

Es un medio de comunicación que nos permite transmitir mensajes de carácter unidireccional vía radio.

Su utilización es muy sencilla, ya basta con llamar a la compañía con la que tenemos contratado dicho servicio, indicar el número del abonado a quien se desea enviar el mensaje.

Con la aparición del teléfono móvil busca apenas son utilizados, excepto por aquellas empresas cuya superficie es tan grande que los utilizan para poder localizar a las personas que debido a su trabajo se desplazan de una manera que debido a su trabajo se desplazan de una forma continua por toda la empresa y necesitan estar localizados.

6.7 Ventajas e inconvenientes de los distintos sistemas de comunicación oral