UNIDAD 7

LA COMUNICACIÓN ESCRITA

7.1 LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

La correspondencia comercial es el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles.

7.2 CARACTÉRISTICAS PRÍNCÍPALES DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Debe seguir una serie de normas:

• Que sea de fácil comprensión.

• Que haga una exposición adecuada de los asuntos.

• Que atienda el motivo de la comunicación buscando la precisión.

Hay que tener muy presente:

• No cometer faltas de ortografía.

• Utilizar un vocabulario amplío.

• Tratar los temas independientemente.

• Evitar los pleonasmos. (Redundancia de palabras)

• Huir del empleo excesivo del gerundio.

• Evitar frases con formulismo.

• No cometer cacofonía.

Cuidar la presentación en la correspondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.

7.3 ELEMENTOS UTÍLÍZADAS EN LA CORRESPONDENCÍA COMERCIAL

7.3.1 EL SOBRE:

El sobre es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior.

El tamaño del sobre tiene que ser proporcional al del papel de la carta una vez doblado.

• TIPOS DE SOBRES:

-Clásico o cuadrangular

-Americano o rectangular

• EL CÓDIGO POSTAL:

Siempre se escribe delante de la población:

FORMATO: Código Postal, Población, Provincia

Si la correspondencia va dirigida a aparatos de correos y lista de las particulares sus tres últimas cifras serán 080.

7.3.2 EL PAPEL:

Es el material más utilizado para la escritura y consecuentemente para la correspondencia comercial.

El tamaño más utilizado es el A-4, similar al folio.

7.3.3 LA CARTA:

• Principales condiciones que ha de reunir la carta son:

• Se puede escribir a mano o a máquina o bien con un procesador de textos.

• Ha de estar bien centrada y debe tener una distribución correcta.

• Debe ser perceptible a primera vista el esquema de la carta.

• Mantener unos márgenes adecuados.

7.4 PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

• La carta comercial consta de las siguientes partes:

• INICÍO: membrete, destinatario, referencias, asunto y fecha.

• CONTENIDO: Está integrado por el saludo y el texto de la carta.

• FINAL: Contiene la despedida, la auto firma, la firma, el anexo, y la posdata, si procede.

7.4.1. INICIO

Membrete: En este apartado figurará el nombre y apellido o razón social, domicilio completo, apartado de correos, teléfono y fax de quien escribe la carta.

Destinatario: En este apartado escribiremos.

• Referencias

• Asunto

• Fecha

7.4.2. CONTENIDO

• Saludos cordiales

• Texto

7.4.3. FINAL

• Despedida

• Antefirma

• Firma

• Anexo

• Posdata

7.5 ABREVIATURAS, SIGLAS Y ACRÓNIMOS

• Abreviaturas: Representan a una o varias palabras mediante un grupo de letras.

Abreviatura	Significado	Abreviaturas	Significado
A Admón.. Apdo. Art. Avda. Atto. Atta. Aux B Bco B.º C CI. o C/ Cgo. Cía. Cta. c./C. c/n. Ch/ D D. Dª d/ d/f d/fd/f/fra. d/v. Dpto. Dr. Dto. E E/ Febo. Etc. Excmo. F FFáb. Fra.	Administración Apartado Artículo Avenida Atento Atentamente Auxiliar Banco Beneficio Calle Cargo Compañía Cuenta Cuenta corriente Cuenta nueva Cheque Don (delante de un nombre porpio) Doña Días Días fecha Días fecha facturaDías vista Departamento Doctor Descuento Efecto Efectivo Etcétera Excelentísimo Fábrica Factura	G Gts. Gob. I Impto. Ints. Ilmo. L L/ Ltda.. M m/f. m/v. N N.º o núm. P Pal. Pta. Pte. Pdte, R r. Ref. S Sdo. s./ Sr. Sra. T t/ V VºBº Vto.	Gastos Gobierno Impuesto Intereses Ilustrísmo Letra de cambio Limitada Meses fecha Meses vista Número Principal Peseta/s Presidente Pendiente Remesa Referencia Saldo Según Señor Señora Talón Visto bueno Vencimiento

• Siglas: La sigla o siglas de componen por las letras iniciales de las palabras que queremos abreviar.

Las reglas que rigen su uso son:

-Las letras que forman la sigla no irán separadas ni por espacios ni por puntos.

Mal	Bien
B.O.E M.A.P S.I.D.A S.I.M.O	BOE MAP SIDA SIMO

Ejemplo:

-Las siglas no se escriben en plural.

Ejemplo:

Mal	Bien
ONGs MIRs NIFs	ONG MIR NIF

-Cuando se escriba por primera vez en un documento debemos hacerlo con la denominación completa y en el resto se utilizará la sigla.

PA PO PP PVPR SA SAL SBF SC SE SEUO SL SRC VE VS

Por autorización Por orden Por poder Precio venta al público recomendado Sociedad anónima laboral Salvo buen fin Sociedad comanditaria Su excelencia Salvo error u omisión Sociedad limitada Sociedad regular colectiva Vuestra excelencia Vuestra señoría

Telef.: (96) 432 41 50

Fax: (96) 432 41 55

Apdo.: 252

Polígono Industrial Pullman

Parcela 102 Bloque 3

12006 CASTELLÓN DE LA PLANA

COMERCIAL, S.L.

Cl. El Bierzo, 132

33210 GUIJÓN Asturias

s/Rfra: SL/rj

N/Rfra.:

S/Escrito:

N/Escrito:

Fecha: 14.05.1998

ASUNTO: Envío Factura

Muy señores nuestros:

Adjuntamos factura n.º 4568/98 por un importe de ciento veintiséis mil cuatrocientas noventa pesetas (126.490 ptas.), correspondiente a nuestro albarán n.º 456.

Les recordaremos que para el cobro de la misma nos remitan a vuelta de correo cheque nominativo por el citado importe.

Con nuestro agradecimiento anticipado, reciban un atento saludo,

MANUFACTURES, S.A.

Jefa de contabilidad

Fdo.: x

Telef.: (96) 432 41 50

Fax: (96) 432 41 55

Aptt.: 252

Polígon Industrial Pullman

Parcela 102 Bloque 3

12006 CASTELLÓN DE LA PLANA

COMERCIAL, S.L.

Cl. El Bierzo, 132

33210 GUIJÓN Asturias

s/Rfra: SL/rj

N/Rfra.:

S/Escrit:

N/Escrit:

Data: 14.05.1998

ASSUMPTE: Enviament Factura

Molt senyors nostres:

Adjuntem factura n.º 4568/98 per un import de cent vint-i-sis mil quatre-centes noranta pessetes (126.490 ptes.), corresponent al nostre albarà n.º 456.

Els recordarem que per al cobrament de la mateixa ens remetin a correu seguit xec nominatiu pel citat import.

Amb el nostre agraïment anticipat, rebin una atenta salutació,

MANUFACTURES, S.A.

Cap de contabilidad

Sg.: x