INTRODUCCIÓN

Notario es un licenciado en derecho investido de fe pública, facultado para autentificar y dar forma en los términos de ley a los instrumentos en que se consignen los actos y hechos jurídicos.

La función notarial es de orden público. Los actos que se celebren ante su fe, podrán referirse a cualquier otro lugar, siempre que se de cumplimiento a las disposiciones que marque la ley, asimismo estarán obligados a prestar servicios en los casos y términos establecidos por la ley respectiva.

El notario deberá desempeñar la función pública, en la notaria a su cargo y en los lugares donde resulte necesaria su presencia en virtud de la naturaleza del acto o del hecho que se pretenda pasar ante su fe.

En el ejercicio de su función, el notario orientará y explicará a los otorgantes y comparecientes el valor y las consecuencias legales de los actos que él vaya autorizar.

Cada notaria tendrá un sello de forma circular, con un diámetro de cuatro centímetros, en el centro el escudo Nacional y alrededor de este una inscripción que varia de acuerdo al lugar, el número de notaria y el nombre y apellido del notario.

Las notarias deben funcionar con regularidad y con sujeción a lo dispuesto por l las leyes respectivas, sus reglamentos y disposiciones aplicables, se auxiliara de notarias que serán nombrados y removidos libremente por la autoridad respectiva.

El protocolo es el instrumento en que el notario publico consigna los contratos que pasan ante él y entre las partes. El libro lo forma el mismo notario con todos los protocolos que autoriza en un año.

Los fedatarios deben conservar los actos autorizados en forma permanente y en absoluta seguridad la reproducción en testimonios de dichos actos y recopilaciones documentales, señalan por si solos la evidente e inexcusable necesidad de la existencia de los protocolos notariales.

La importancia del protocolo radica en que los instrumentos originales que deben quedarse en poder del notario interesa que se conserven de una manera metódica y ordenada, a fin de que siempre sea fácil la busca de documentos y la expedición de copias, formando el conjunto de todos los de un periodo determinado.

El protocolo que la ley define como “la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año”.

El notario no podrá autorizar acto alguno sin que lo haga constar en su protocolo y sin que observe el procedimiento establecido para tal efecto en la ley respectiva.

TEMA 3: INSTRUMENTOS DEL NOTARIO

PROTOCOLO

La fe pública notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por esta razón las actas y escrituras públicas sólo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.

El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con las formalidades de ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe, como los libros de cotejo y sus correspondientes apéndices e índice.

Etimológicamente, de acuerdo con el “Diccionario de la Lengua Española”, el termino protocolo está compuesto por dos palabras de origen griego protos primero y colao pegar. Según el diccionario de legislación de Joaquín Escriche “... Entre los romanos protocolum era lo que estaba escrito a la cabeza del papel de donde solía ponerse el tiempo de su fabricación”.

El protocolo, denominado Registro de Instrumentos se encuadernaba al final de cada año. Este sistema de protocolo abierto se utilizó en la Colonia y México Independiente hasta la Ley de 1901.1

INTEGRACIÓN DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO

El protocolo esta constituido por los libros o volúmenes en los cuales el Notario asienta los instrumentos que autoriza y por el apéndice en que se incorporan los documentos relacionados con ellos.

Los documentos incorporados al apéndice quedan con ellos protocolizados y en consecuencia, forman parte integrante del instrumento.

El Notario podrá llevar un protocolo especial para los casos de escrituras de interés social, el cual deberá reunir los requisitos antes citados y ser autorizados por el gobierno del Estado.

Los libros en blanco del protocolo, serán uniformes, adquiridos y pagados por el Notario, encuadernados sólidamente y empastados, cada uno constara de 150 hojas numeradas, con una más al principio sin numerar, destinadas al titulo del libro.

Las hojas de los libros del protocolo tendrán 35 centímetros de largo por 24 de ancho, en su parte utilizable.

El protocolo de cada notario podrá constar de uno o varios libros a juicio de dicho funcionario, según las necesidades impuestas por el movimiento de los asuntos que haya en la Notaria.

El uso de estos libros debe hacerse por orden riguroso de la numeración de los instrumentos notariales, pasando de un libro a otro en cada instrumento, hasta llegar al ultimo y volviendo de éste, al primero, para lo cual serán numerados los libros o volúmenes del uno en adelante.

La numeración de los instrumentos será progresiva desde el primer volumen, sin interrumpirla, de un volumen a otro, aun cuando “ no pase” alguno de dichos instrumentos.

No podrán pasar de 10 libros de protocolo que se lleven en una Notaria.

En la primera pagina útil del libro, el secretario de Gobernación, pondrá la razón en que conste el lugar y la fecha, el numero que corresponda al volumen según los que vaya recibiendo el Notario durante su ejercicio; el numero de hojas útiles, inclusive la primera y la última; nombre y apellidos del Notario y número ordinal de la Notaria a su cargo; el lugar en que deba residir esté situada la Notaria.

Cada hoja de los libros del protocolo, tendrá un margen a la izquierda. Igual a una tercera parte de la porción utilizable, separada por medio de una línea de tinta, para poner las razones y anotaciones que legalmente deban asentarse allí. Cuando se agote esta parte, se pondrá razón de que las anotaciones se continúan en una hoja por separado, especialmente destinada al efecto, la cual se agregara al apéndice.2

TIPOS DE PROTOCOLO

Protocolo ordinario

Denominado también protocolo abierto. Los instrumentos libros y apéndice que integran el protocolo deberán ser numerados progresivamente. Los folios deberán utilizarse en forma progresiva por ambas caras y los instrumentos que se asienten en ellos se ordenarán en forma sucesiva y cronológica por el notario y se encuadernaran en libros que se integraran por doscientos folios, excepto cuando el notario deba asentar un instrumento con el cual rebasare ese número, en cuyo caso podrá dar por terminado el libro sin asentar dicho instrumento iniciando con éste el siguiente libro.

Protocolos especiales

Libro de Registro de Cotejos:

Para simplificar el acta que se levanta con motivo de las razones y anotaciones de los cotejos y las compulsas, se hace constar: el número de acta, fecha, nombre del solicitante, si comparece por si o por otra persona, numero de documentos exhibidos, numero de copias certificadas de cada documento y observaciones. Así mismo se puede mencionar si existe alguna diferencia entre el original y la copia cotejada.

Protocolo especial:

La ley del notariado prevé la utilización de un protocolo en el que se asienten los actos y contratos donde intervengan las autoridades, con el fin de llevar un control de las operaciones realizadas, el cual es semejante al que utiliza la administración publica federal respecto de los bienes que adquiere y enajena. También se utiliza par las operaciones “en que intervengan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuando actúen para el fomento de la vivienda o con motivo de programas para la regularización de la propiedad inmueble”.

Estos protocolo tienen como característica especial que “ Los instrumentos, libros y apéndices, deberán ser numeradas en forma progresiva e independiente de la que corresponda al protocolo ordinario y en cada caso se antepondrán el numero de las siglas P.E. .”

Protocolo del Patrimonio Inmueble Federal:

Con el fin de llevar un control estricto de los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio nacional, la Ley General de Bienes Nacionales establece el uso de un protocolo especial que deben utilizar los notarios del patrimonio inmueble federal, en el que harán constar las adquisiciones o enajenaciones “ a titulo gratuito u oneroso, de los bienes inmuebles propiedad del Gobierno federal o aquellos que formen parte del patrimonio de los organismos descentralizados que sean de dominio publico”.

Las características técnicas tanto del protocolo como de los apéndices, índices, irán de acuerdo con las normas establecidas en la ley del lugar donde ejerza el notario actuante.

Protocolo consular:

De acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Pública, le corresponde a la secretaria de Relaciones Exteriores, entre otras facultades, la función notarial en el extranjero.

El ejercicio de la función notarial es limitada y se concreta a la autorización de actos jurídicos y contratos, no pudiendo intervenir en la autentificación de hechos jurídicos y contratos.3

CARACTERÍSTICAS DEL SELLO DE AUTORIZAR

El notario para actuar necesita del sello. La Ley se refiere a él como “ sello de Autorizar “

Con el sello se autorizan los documentos públicos; es el instrumento que emplea el notario para ejercer su facultad fedataria. Permite o impide la actividad notarial, pues es el símbolo de la fe pública del Estado. La falta de él produce la nulidad del Instrumento o del testimonio.

El sello, como también el protocolo, es propiedad del Estado, aunque el notario debe adquirirlo a su costa. Este, al igual que la firma, rúbrica o media firma del notario, se registra.

Sus características físicas son:

El sello de cada notario tendrá forma circular, con un diámetro de cuatro centímetros, en el centro el escudo Nacional y alrededor de este la inscripción del Estado según corresponda; el numero de la notaria y nombre y apellidos del notario.

Con el sello el notario autoriza las hojas e instrumentos asentados en su protocolo. Se imprime en el ángulo superior izquierdo del anverso. También se imprime cada vez que el notario autorice una escritura o un acta; en los testimonios, copias simples y certificadas, además documentos que expida en ejercicio o en relación con su función.4

La autorización es el acto mediante el cual el notario, con su firma autenticante, asume la paternidad del instrumento para constituir fehacientemente hechos y dichos de las partes, los suyos propios y el instrumento.

Por su firma el notario asevera la veracidad del texto; afirma la legalidad del instrumento, responsabilizándose por cumplir requisitos normativos; asegura la calificación de los actos y legitima intervenciones.5

TEMA 4: INSTRUMENTOS DE LA NOTARIA

Instrumentos para la Integración de actas y escrituras

Acta notarial es el instrumento original que el notario a solicitud de parte, asienta en el protocolo para hacer constar uno o varios hechos presenciados por él, autorizados con su firma y sello.

Las ratificaciones de firma de documentos en idioma español deberán contener una descripción breve del documento al que se refiere, los nombres y el carácter con que comparecen las personas de cuyas firmas se trate y la mención expresa de que dichos documentos agregan un ejemplar al apéndice correspondiente, así como de los documentos con que acredite su personalidad.

Las disposiciones relativas a las escrituras serán aplicables a las actas cuando sean compatibles con su naturaleza o con los actos o hechos materia de aquéllas.

Escritura es el instrumento original que el notario asienta en el protocolo para hacer constar uno o mas actos jurídicos, autorizando con su firma y sello.

Acta en que contenga un extracto con los elementos personales y materiales del documento en que se consigne un contrato o actos jurídicos, siempre que este firmada en cada una de sus hojas por quienes en el intervengan y por el notario, quien además pondrá el sello, señalara el número de hojas de que se compone, así como la relación completa de sus anexos que se agregaran al apéndice y reúna los demás requisitos que señala este capitulo.

Las escrituras asentadas por un notario podrán ser firmadas y autorizadas por otro notario que legalmente lo supla o sustituya.

El notario deberá autorizar definitivamente la escritura cuando estén pagados los impuestos que causó el acto y cumplidos aquellos requisitos que conforme a las leyes sean necesarios para la autorización de la misma.6

Características de los Folios del Protocolo

Las escrituras se asentaran en hijas foliadas, selladas y perforadas a las que se llamará Folios, las cuales coleccionadas y ordenadas por el notario, junto con su apéndice constituirán el protocolo abierto.

Los folios deberán utilizarse en forma progresiva por ambas caras y los instrumentos que se asienten en ellos se ordenaran en volúmenes que tendrán siempre los folios en que se contengan cien instrumentos, contándolos por centenas cerradas, incluyendo los que no pasaron.

El sello del notario se imprimirá en la parte derecha del anverso de cada folio, al ser utilizado.

Los folios en los que sea sienten los instrumentos serán uniformes, de treinta y cuatro centímetros de largo por veintitrés y medio de ancho, con margen de un centímetro y medio en su orilla externa.

Los mencionados folios deberán tener impreso o grabado el sello del Colegio de Notarios, y deberán estar foliados respecto de cada notaria en la cual serán utilizados.

Antes de usar un folio, se pondrá el sello del notario o los de los notarios asociados en su anverso, al lado izquierdo y en la parte superior.

La parte utilizable del folio deberá aprovecharse al máximo posible, y no deberán dejarse espacios en blanco.7

PUBLICIDAD DEL ARANCEL QUE REGULA SU ACTUACIÓN

La Secretaria expedirá y publicara anualmente en el periódico oficial “Gaceta del Gobierno” el Arancel al que los notarios sujetaran el cobro de sus honorarios, el cual se determinara conforme al salario mínimo.

Para las escrituras o procedimientos no contenciosos en los que intervengan los organismos públicos cuya finalidad sea el fomento y construcción de vivienda de interés social y popular, así como de programas tendentes a la titilación de inmuebles u otros análogos y de aquellos en que sean parte el Gobierno del estado, los ayuntamientos o los organismos auxiliares de carácter local, los honorarios no se sujetaran al arancel.

DEL APÉNDICE

El notario en relación con los libros del protocolo, llevara una carpeta por cada volumen, en donde ira depositado los documentos que se relacionen con los instrumentos respectivos. El contenido de estas carpetas se llama “APÉNDICE”.

Los documentos del Apéndice se arreglaran por legajos, poniéndose en cada uno de estos el número que corresponda al instrumento a que se refieren y en cada uno de los documentos se pondrá una letra que los señale y distinga de los otros que forman el legajo.

A más tardar un año después de la fecha del cierre del libro del protocolo a que pertenezcan, las carpetas o apéndices se encuadernaran ordenadamente y se empastaran en uno o más volúmenes por cada libro, a juicio del Notario, en atención al numero de hojas que contengan. Estos apéndices seguirán en su libro respectivo de protocolo, cuando éste sea entregado al Archivo General de Notaria.

No pueden desglosarse los documentos del “Apéndice”, de los cuales, el Notario sólo podrá dar las copias certificadas que procedan.8

CARACTERÍSTICAS DE LOS LEGAJOS

Del Apéndice. Por cada libro de su protocolo el notario deberá llevar una carpeta denominada Apéndice, en el que se depositaran los documentos a que se refieren las escrituras y actas.

Los documentos del apéndice se enumerarán o señalarán con letras y se ordenaran por legajos en cada uno de los cuales se pondrá el número de la escritura o acta a que se refiere el legajo.

Dentro de los seis meses siguientes a la fecha de la devolución de los libros, sujetos a certificación de cierre, el notario ordenará se encuadernen y empasten los legajos del apéndice, de modo que formen volúmenes que lleven el número del libro al que pertenezcan.9

CONCLUSIONES

1.- Notario es un licenciado en derecho investido de fe pública, facultado para autentificar y dar forma en los términos de ley a los instrumentos en que se consignen los actos y hechos jurídicos.

2.- El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con las formalidades de ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe, como los libros de cotejo y sus correspondientes apéndices e índice.

3.- El protocolo esta constituido por los libros o volúmenes en los cuales el Notario asienta los instrumentos que autoriza y por el apéndice en que se incorporan los documentos relacionados con ellos.

4.- El notario para actuar necesita del sello. La Ley se refiere a él como “sello de Autorizar “. Con el sello se autorizan los documentos públicos; es el instrumento que emplea el notario para ejercer su facultad fedataria. Permite o impide la actividad notarial, pues es el símbolo de la fe pública del Estado. La falta de él produce la nulidad del Instrumento o del testimonio.

5.- Acta notarial es el instrumento original que el notario a solicitud de parte, asienta en el protocolo para hacer constar uno o varios hechos presenciados por él, autorizados con su firma y sello.

6.- Las escrituras se asentaran en hijas foliadas, selladas y perforadas a las que se llamará Folios, las cuales coleccionadas y ordenadas por el notario, junto con su apéndice constituirán el protocolo abierto.

7.- Respecto de la publicidad del arancel la Secretaria expedirá y publicara anualmente en el periódico oficial “Gaceta del Gobierno” el Arancel al que los notarios sujetaran el cobro de sus honorarios, el cual se determinara conforme al salario mínimo.

8.- El Apéndice se encuentra dentro del contenido de las carpetas. El notario en relación con los libros del protocolo, llevara una carpeta por cada volumen, en donde ira depositado los documentos que se relacionen con los instrumentos respectivos.

BIBLIOGRAFÍA

1.- Bañuelos Sánchez, Froylan. DERECHO NOTARIAL, Cárdenas Editores, México 1991. pp. 287-343.

2.- Gattari, Carlos Nicolás: MANUAL DEL DERECHO NOTARIAL, Ediciones Depalma, Buenos aires, Argentina. 1998. pp. 207-131.

3.- Pérez Fernández del Castillo, Bernardo. DERECHO NOTARIAL, Porrùa, México. 1995. pp. 89-119.

4.- FUNDAMENTOS DEL DERECHO NOTARIAL, Editorial SISTA, 2da. Edición, México. 2003. pp. 513-517.

1 .- Pérez Fernández del Castillo , Bernardo. DERECHO NOTARIAL, Porrùa, México. 1995. pp. 96-97.

2 FUNDAMENTOS DEL DERECHO NOTARIAL, Editorial SISTA, 2da. Edición, México. 2003. pp. 513-514.

3 Pérez Fernández del Castillo , Bernardo. DERECHO NOTARIAL, Porrùa, México. 1995. pp. 99-105.

4 Ibidem. pp. 113-114.

5 Gattari, Carlos Nicolás: MANUAL DEL DERECHO NOTARIAL, Ediciones Depalma, Buenos aires, Argentina. 1998. pp. 130-131.

6 FUNDAMENTOS DEL DERECHO NOTARIAL, Editorial SISTA, 2da. Edición, México. 2003. pp. 571,565, 568.

7 Bañuelos Sánchez, Froylan. DERECHO NOTARIAL , Cárdenas Editores, México 1991. pp. 339-341.

8 FUNDAMENTOS DEL DERECHO NOTARIAL, Editorial SISTA, 2da. Edición, México. 2003. pp. 516 y 586.

9 DERECHO NOTARIAL, Cárdenas Editores, México. 1991. pp.338.