TEMA 5

PLANIFICACION OPERATIVA

DESCRIBA EL PROCESO DE LA PLANIFICION OPERATIVA

• Estar en línea con la misión y objetivos de la organización

• Deberá incluir en el proceso a los proveedores de los servicios. Solo cuando una persona participa en el proceso de planificación, se involucra y compromete conscientemente.

• Deber{a tomar en cuenta los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros disponibles para el periodo de programación. De esta manera, existirá certidumbre en el cumplimiento de lo planificado

• Deberá tener una sistematización y similitud en todos los servicios a programarse de forma de evitar incongruencias internas. Una metodología común de planificación, por tanto, imprescindible.

• Deberá cuantificar las actividades de manera precisa ( a ser posible, por año, mes, dia y hora). De esta manera, será posible monitorear objetivamente su cumplimiento con el fin de detectar desviaciones, que deberán ser corregidas con la debida oportunidad.

• Deberá contar con meta “exigentes” pero “factibles”

• Deberá ser oportuna. La planificación sirve de guía para la acción, y no a la inversa.

• Deberá posibilitar el seguimiento, monitoreo, supervisión y control de las actividades durante diferentes fases del periodo.

• Deberá estar respaldada por información estadística real (línea de base o datos de gestiones pasadas) y/o proyecciones realistas. De esta manera, existirá la suficiente certidumbre y objetividad.

• Deberá ser intelegible para todo el personal involucrado en el proceso. Si los efectores no entienden el plan, no podrán cumplirlo, a pesar de “sus buenos deseos y honestas intenciones”.

• Deberá estar conducida por el supervisor del área o servicio correspondiente.

• Deberá, una vez concluida, ser puesta a disposición de todo el personal involucrado en el proceso, y de los niveles gerenciales correpondientes, en todo momento. De esta manera, podrá servir, efectivamente, de una verdadera guía para la acción.

• Deberá ser realizada en periodos sucesivos. Idealmente deberá ser realizada con una frecuencia anual. La planificación operativa debe ser de corto plazo, para garantizar la objetividad y finalidad necesarias.

POR QUE SE PLANIFICA OPERATIVAMENTE. MENCIONE AL MENOS 5 RAZONES PRINCIPALES

Por que con esta planificación es posible organizar y determinar de manera precisa la realización de ciertas actividades y tareas que posibilitarán:

• El seguimiento fiel de las estrategias, el cumplimiento de los objetivos y la consecución de las metas.

• La organización ideal de los recursos humanos, técnicos, financieros y materiales disponibles.

• La asignación y distribución de los recursos monetarios y logísticos necesarios.

• El seguimiento de las actividades en servicios (monitoreo, supervisión, etc)

• La evaluación periódica de las actividades.

• Una retro-alimentación periódica de la información técnica.

• La toma oportuna de decisiones en diferentes fases del proceso, con fines correctivos.

• La documentación comparativa del proceso (de provisión de servicios y sus resultados9.

MENCIONE AL MENOS 10 FUENTES DE INFORMACION A SER UTILIZADAS PARA LLEVAR A CABO UN PLAN OPERATIVO

• Estadísticas nacionales de población

• Estadísticas institucionales de desempeño

• Parámetros de rendimiento normalizados

• Dotación de horas-hombre

• Información financiera

• Información de comercial

• Información de personal

• Información de producción

• Posicionamiento de la empresa

MENCIONE AL MENOS 5 ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE PLANIFICAION OPERATIVA

• Un periodo de tiempo a programar

• La población total objetivo

• La segmentación de la población por el tipo de servicio a proveer

• Las metas del periodo anterior

• Las metas actuales del periodo

• La capacidad de los recursos humanos

• Los parámetros de servicio reales para el servicio

TEMA 6

PLANIFICACION FINANCIERA

CUALES SON LOS ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION CORPORATIVA ?

Consta de dos elementos:

• Planificación estratégica

• Planificación operativa y financiera

QUE SON LOS PRESUPUESTOS

Presupuesto constituye una importante herramienta para lograr una administración eficiente, investigando y evaluando anticipadamente las mejores opciones para la empresa, sirviendo de guia para la toma de decisiones, controlando su ejecución y evaluando sus resultados.

La palabra presupuesto deriva del verbo suponer que significa dar por sentada una cosa y presuponer que se define como suponer previamente una cosa.

Por tanto definimos al presupuesto como un plan de acción valorado que abarca sistemáticamente el funcionamiento integral del Estado o de las empresas y conlleva un estricto control del desempeño.

QUE DESVENTAJA TIENE PREPARAR UN PRESUPUESTO EN BASE A PARAMETROS HISTORICOS DE ACTIVIDADES EN LUGAR DE HACERLO EN BASE A PROYECIONES DE ESTAS (PLAN OPERATIVO)

Es que en los datos históricos de anteriores gestiones, la vida económica fue distinta, en ellos no se contempla elementos como el incremento del costo de vida (inflación), aumento de personal, adquisición o reemplazo de equipo, disminución del financiamiento...Además de que se dijo que presupuestar es investigar y evaluar anticipadamente (a futuro) las mejores opciones de la empresa.

4. MENCIONE LAS 5 FACES DELS PROCESO BASICO DE PRESUPUESTACION

• Desarrollo de la estrategia corporativa

• Planificación operativa

• Etapa administrativa (aprobación y normación de elementos normativos)

• Comunicación (reuniones)

• Elaboración de un presupuesto tentativo

MENCIONE LOS 14 PASOS DEL PROCESO CIENTIFICO DE PRESUPUESTACION

• Revisión del manual de procedimientos para la preparación del presupuesto

• Elaboración, revisión y aprobación del paquete de proyección

• Desarrollo y aprobación el paquete administrativo

• Reunión general

• Reuniones técnicas

• Reuniones administrativas por centro de costos (servicio o departamento)

• Desarrollo del paquete de decisión

• Elección del paquete de decisión más apropiado

• Desarrollo del presupuesto de ingresos

• Especificación de los recursos humanos requeridos y cálculo del gasto correspondiente

• Especificación de los recursos materiales (insumos) y equipo

• Integración del presupuesto

• Revisión y ajuste

• Aprobación y ejecución

TEMA 7

EL ROL DE LA INFORMACION

DESCRIBA Y EXPLIQUE EL CICLO DEL MANEJO DE LA INFORMACION

El manejo de la información está sujeto a un proceso metodológico que corresponde al siguiente ciclo:

REGISTRO PROCESAMIENTO ANALISIS

INFORMACION

EVALUACION TOMA DE DECISIONES

• Para que la información tenga consistencia y sentido práctico su diseño se debe ajustar a la misión y objetivos institucionales.

• La cantidad de información a ser recolectada deberá ser adecuada

• Su recolección debe ser oportuna

• Deberá ser procesada con la oportunidad requerida

• El análisis de la información deberá ser oportuno y periódico

• El proceso anterior deberá terminar en la toma de decisiones

• Todo el proceso debe ser evaluado periódicamente

MENCIONE LA MAYOR CANTIDAD DE APLICACIONES DE LA INFORMACION EN HOSPITALES

• Contabilidad del paciente

• Contabilidad de los servicios

• Presupuestación y planificación financiera

• Registro e información presupuestaria

• Información médica

• Servicios de apoyo

CUAL ES EL OBJETIVO QUE PERSIGUE LA INGENIERIA GERENCIAL

Es el de encontrar las mejores formas de trabajo con los mismos recursos o con otros alternativos. Por tanto está dirigida hacia la optimización de los recursos humanos físico-tecnológicos y financieros de las instituciones.

QUE ASPECTOS PERMITEN IDENTIFICAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Permiten identificar los siguientes aspectos:

• La relación existente entre cada una de las tareas y actividades

• Los responsables de realizarlas

• Los estándares de tiempo empleados en cada uno de ellas

• Los puntos críticos (cuellos de botella o fuentes de ineficiencia) a lo largo de la ruta

CUALES SON LOS SIMBOLOS UTILIZADOS Y SU SIGNIFICADO EN CADA CASO

QUE SE BUSCA AL REALIZAR EL ANALISIS DE PROBLEMAS OPERACIONALES Y DE PROCESO

• Estudiar el mismo desde una perspectiva combinada (interesa la coincidencia de las tareas entre los diferentes efectores y la congruencia de objetivos entre todos ellos)

• Representar gráficamente os pasos, tiempos y distancias en cada una de la tareas

• Determinar las relaciones existentes entre las operaciones

• Determinar la secuencia lógica de las tareas

• Encontrar las distorciones en cada uno de las fases intermedias

MENCIONE AL MENOS 6 APLICACIONES DE LA INGENIERIA GERENCIAL

• Medir los recursos que integran el sistema y los sub-sistemas existentes

• Definir el proceso y encontrar anteladamente los problemas potenciales

• Monitorear las operaciones o puntos críticos, susceptibles de presentar desviaciones

• Acortar y agilizar los procesos

• Diseñar la utilización de espacios y ambientes

• Ayudar a elaborar procedimientos que involucren el trabajo de funcionarios pertenecientes a diferentes áreas

• Ayudar a preparar a la institución para expandir las operaciones

• Iniciar un programa de control de calidad

• Iniciar un proyecto de re-ingeniería de los procesos y sitemas

TEMA 8

CONTROL

QUE ES CONTROL, PARA QUE SIRVE, QUIENES DEBIERAN REALIZARLO Y COMO SE REALIZA (TRES FACES)

Control es una de las funciones gerenciales y consiste en la medición y corrección del desempeño , sirve para asegurar el cumplimiento de los objetivos y al efectividad de los planes para alcanzarlos, es función de los gerentes, desde el presidente de una institución hasta los supervisores del nivel operativo. Comprende 3 pasos:

• Establecimiento de estándares (planificación)

• Medición del desempeño frente a dichos estándares (información)

• Corrección de las variaciones en relación con los estándares y planes

A QUE SE DENOMINA ANALISIS DE LA VARIANZA

Es la diferencia entre lo presupuestado y lo gastado o utilizado, por tanto, esta varianza favorable o desfavorable es comúnmente analizada bajo tres aspectos:

• Varianza de precio

• Varianza de volúmen

• Varianza mixta

QUE ES EL ANALISIS FINANCIERO, QUE ELEMENTOS INVOLUCRA

Consiste en el cálculo y evaluación de varios índices que miden el estado financiero de una organización , su exposición al riesgo (inversiones), su actividad financiera (ingresos vs. Egresos), su rentabilidad (excedentes) para las instituciones sin fines de lucro ya la capacidad de generar balances contables positivos. Implica los siguientes aspectos:

• Tasa de liquidez (lo que se tiene / lo que se debe)

• Estructura del capital (deuda a largo plazo / lo que se tiene de capital)

• Tasas e actividad (Ingresos operativos / o que se tiene en inventario)

• Tasas de rentabilidad / gastos

QUE ES EL ANALISIS DE LA TASA DE GASTOS

Es el proceso de la evaluación de la relación de dos o m{as piezas de información de gastos. Puede ser hecho de manera instantánea o longitudinalmente. Este tipo de análisis es generalmente aplicado en dos áreas:

• Análisis de las actividades operativas

• Análisis de las tasas financieras

COMO SE REALIZA EL ANALISIS DE PRESUPUESTOS (3 CATEGORIAS)

Existen básicamente tres categorías:

- Mediadas de regresión de costo insumo / producto. Análisis estadístico de los costos estandarizados de producción de tipo regresivo de acuerdo a parámetros de años anteriores y tomando en cuenta índices inflacionales oficiales.

- Medición de estándares de micro costo. Técnicas de ingeniería administrativa / muestreo de variables de tiempo - movimiento - trabajo.

- Método “no científico”. Son estimaciones empíricas del costo unitario por item de servicio producido basadas en la obtención de muestras informales del trabajo

TEMA 2

PLANIFICACION LOS PLANES Y OBJETIVOS

DEFINA EN POCAS PALABRAS EL PROCESO DE PLANIFICACION

Planificar es tomar decisiones actuales bajo la perspectiva de sus efectos futuros.

POR QUE, QUIEN Y CUANDO SE PLANIFICA

Se planifica no solo para preveer el futuro, sino para adelantarnos a él de la manera mas adecuada a nuestras necesidades, en cierta forma significa “crear el futuro ambicionado, ahora”.

Todos planificamos de manera consciente o inconscientemente, sin embargo a nivel institucional, el que planifica es el líder, el de mayor rango (gerente general, administrador..), pudiendo por supuesto delegar funciones a otro personal de mando intermedio o incluso a un departamento especializado, pero manteniendo siempre la responsabilidad última de los resultados del proceso.

El proceso de planificación es continuo, y por tanto interminable. Es importante actualizar constantemente los planes, de acuerdo a las realidades existentes en cada etapa.

DESCRIBA LOS PASOS INVOLUCRADOS EN EL MODELO RACIONAL DE PLANIFICACION (ELIJA UNA DE LAS DOS ALTERNATIVAS SUGERIDAS)

• Identificar la situación deseada (Ej.: la institución ha disminuido su capacidad de atención de partos por falta de camillas, cuartos..)

• Determinar la discrepancia entre la situación ideal deseada y las condiciones imperantes en caso de no hacer nada ( si no logramos cubrir completamente la atención de partos, entonces corremos el riesgo de que las personas piensen que en todo no abastecemos)

• Identificar los recursos disponibles para producir el efecto deseado (materiales y humanos) (Ej: conseguir mayor presupuesto económico, mediante ayudas internacionales, gobierno, fondos propios para tener mayor cobertura y capacidad de atención)

• Desarrollar posible métodos alternativos para el uso de dichos recursos (Conviene mas conseguir convenios con otros hospitales o ampliar la infraestructura y el equipo?)

• Analizar dichas alternativas y seleccionar la mas conveniente de acuerdo a la capacidad y los recursos disponibles

• Implementar la alternativa seleccionada

• Evaluar el desarrollo de aquella y realizar los ajustes necesarios

DESCRIBA LOS TRES NIVELES MAS GENERALES DE PLANIFICACION EXISTENTES (POLITICAS)

• Metapolíticas (Conjunto de normas necesarias para el establecimiento de las políticas ancionales)

• Megapolíticas (Regulan el funcionamiento funcional, siendo formuladas y promulgadas a nivel del gobierno central)

• Políticas (Las que gobiernan nuestros servicios de salud, sean estos políticos o privados)

CUAL ES LA DIFERENCIA EXISTENTE ENTRE PLANIFICACION ESTRATEGICA, GERENCIAL Y TECNICA

CONTABILIDAD DE SERVICIOS

G. Alejandra Enríquez Rojas

SIMBOLOS SIGNIFICADO

Inicio y terminación del proceso

Paso de decisión obligatoria

Paso o tarea de proceso propiamente

Conecciones de fllujo y direcciones

Médico, enfermera, servicio, etc Responsable de área

15-30 min. , 5 min. , 30 min. , etc Tiempo de duración de cada tarea y de las

conecciones respectivas