INTRODUCCIÓN

En la administración una de las funciones mas importantes es la dirección la cual consiste en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales.

Llevar a cabo una buena dirección implica el conocimiento de los factores humanos para su mejor aprovechamiento, así como de las técnicas de motivación mediante las cuales se trata estimular a los empleados con el fin de cumplir con las metas organizacionales.

Otro factor importante para desempeñar un buen trabajo de dirección es lo referente al liderazgo, esto es, mediante la utilización de las distintas teorías existentes para su aplicación en la organización, seleccionando la mas apropiada de acuerdo a la situación presente en la empresa.

La comunicación es primordial puesto que sin esta es imposible conocer las necesidades tanto de la empresa como de los empleados para de esta forma el administrador tome las medidas necesarias para satisfacer dichas necesidades en la medida de lo posible.

DIRECCIÓN

“La dirección consiste en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”.

FACTORES HUMANOS EN LA ADMINISTRACIÓN

Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a los empleados a darse cuenta de que pueden utilizar sus capacidades y habilidades no solo para satisfacer las necesidades de la empresa sino también las propias.

A los empleados no solo se les debe considerar como una parte de los planes administrativos sino también como parte de una sociedad en el que desempeñan distintos papeles como son el de consumidores, miembros de una familia, asociaciones, etc., por lo que los administradores deben tomarlos en cuenta como miembros activos de un sistema social.

Los administradores deben tomar en cuenta que no todos los individuos son iguales, es decir, que no existen las personas promedio y por lo tanto no pueden generalizar acerca de las necesidades de los empleados, ya que estas no podrán satisfacerse por completo, por lo que se debe dejar un margen para realizar ajustes de acuerdo con cada individuo y situación en especifico.

Así también se debe tomar en cuenta la dignidad de las personas, pues esta no deberá ser afectada al tratar de cumplir con las metas organizacionales. Deberá tomarse en cuenta que el individuo también se ve afectado por factores externos y no puede despojarse de ellos al presentarse a trabajar.

MOTIVACIÓN

“Motivación es un termino genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares”

“Motivadores son las recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos. Son también los medios por los cuales es posible conciliar necesidades contrapuestas o destacar una necesidad para darle prioridad sobre otra”

Los motivadores influyen en la conducta de los individuos y el administrador puede intensificarlos para lograr mediante estos que los individuos contribuyan en al cumplimiento de los objetivos de la empresa. La motivación se refiere al impulso que se tiene hacia la obtención de un resultado, mientras que la satisfacción es dicho resultado ya experimentado.

TEORIA X Y TEORIA Y DE DOUGLAS McGREGOR

• La teoría X supone que a las personas no les gusta trabajar, que solo trabajan por dinero y que son irresponsables y carecen de ideas. Propone que hay que dar a la gente tareas simples y repetitivas, vigilarla de cerca y establecer reglas y sistemas rutinarios y que solo controlada estrechamente la gente alcanzara los estándares que se le han fijado.

• La teoría Y supone que la gente tiene iniciativa y es responsable, que quiere ayudar a lograr objetivos que considera valiosos, es capaz de ejercitar autocontrol y autodirección, posee mas habilidades de las que esta empleando en su trabajo. Propone crear un ambiente propicio para que los subordinados contribuyan con todo su potencial en las decisiones, así como que el jefe debe tratar constantemente de que sus colaboradores amplíen las áreas en las cuales estos ejercen autocontrol y autodirección. Los individuos ejercerán sus potencialidades en lograr los objetivos valiosos de la organización.

A McGregor le preocupaba que las teorías fueran mal interpretadas, por lo que aclara algunos aspectos como que estas teorías solo son supuestos y que no significa que exista una administración “dura” y una “suave”, así como que no deben visualizarse como extremos opuestos, y que la teoría Y no esta en contra del uso del autoridad, así como que cada tarea y situación requiere de un enfoque especifico de administración.

TEORIA DE LA JERARQUIA DE LAS NECESIDADES

Abraham Maslow concibió las necesidades humanas en la forma de una jerarquía y las coloco en orden ascendente.

• Necesidades fisiológicas se refieren a las necesidades básicas para el sustento del hombre, como son los sueño, alimento, etc.

• Necesidades de seguridad es la necesidad de encontrarse libre del peligro físico y de los diversos temores.

• Necesidades de asociación o aceptación, puesto que los individuos son seres sociales necesitan pertenecer y ser aceptados por los demás.

• Necesidades de estimación según Maslow una vez que se cubren las necesidades de asociación, se tiende a buscar satisfacer la necesidad de estimación tanto propia como de los demás, lo que produce poder, prestigio, etc.

• Necesidad de autorrealización se considera esta como la mas importante ya que consiste en el deseo de llegar a ser lo que se considera que puede ser.

Esta teoría fue objeto de innumerables investigaciones y se llego a la conclusión de que existen pocas evidencias que la apoyen. Sin embargo, se dice que existen dos tipos de necesidades las biológicas y de otro tipo, pero que las del nivel mas alto varían de acuerdo al individuo.

En otro estudio tampoco se encontraron evidencias de la existencia de esta jerarquía, y se descubrió que a medida que aumenta en la jerarquía de una organización las necesidades fisiológicas y de seguridad tienden a disminuir, en cambio, las necesidades de asociación, estima y autorrealización tienden a aumentar.

EL ENFOQUE DE MOTIVACIÓN-HIGIENE DE LA MOTIVACIÓN

Frederick Herzberg y sus colaboradores proponen una teoría de dos factores: el primer grupo denominado insatisfactores, no motivan a los individuos de una organización pero deben estar presentes porque de lo contrario surgirá una insatisfacción. En el segundo grupo denominados satisfactores, son los que motivan a los individuos, ya pueden producir sensaciones de satisfacción.

TEORIA MOTIVACIONAL DE LA EXPECTATIVA

Vroom sostuvo que “la gente se sentirá motivada a realizar las cosas a favor del cumplimiento de una meta si esta convencida del valor de esta y si comprueba que sus acciones contribuirán efectivamente a alcanzarla” . esta teoría puede formularse: Fuerza = valencia * expectativa

Donde la fuerza es la motivación de una persona, valencia es la preferencia de un individuo por el resultado y la expectativa es la probabilidad de que cierta acción conduzca al resultado que se espera obtener.

TEORIA DE LAS NECESIDADES SOBRE LA MOTIVACIÓN DE McCLELLAND

David McClelland identifica tres tipos de necesidades y dice que estos son impulsos de especial importancia para la administración en una organización ya que son los que permiten que funciones adecuadamente.

• Necesidad de poder (n/POD) por lo general los individuos con este tipo de necesidad ejercen o persiguen posiciones de liderazgo y poseen capacidades de conversación, les gusta hablar en publico, etc.

• Necesidad de asociación (n/ASO) este tipo de personas disfrutan mantienen buenas relaciones sociales gozan de tener una gran cantidad de amigos y sentirse estimados.

• Necesidad de logro (n/LOG) a estos individuos les gustan los restos, asumen responsabilidades, son infatigables, prefieren hacerse cargo por ellos mismos de sus asuntos.

TÉCNICAS MOTIVACIONALES ESPECIALES

Existen otras técnicas de motivación como son el dinero que se considero como un gran motivador ya que no solo de considerarse por su valor monetario, sino que también significa poder o categoría. La participación por el hecho de que se le consulten los aspectos relacionados con la organización. La calidad de vida laboral ya que puede significar un incremento en la productividad y disminución en los conflictos laborales. El enriquecimiento de puestos se refiere a dar una mayor variedad a las labores que tiene que realizar el individuo para evitar el fastidio.

LIDERAZGO

“ El liderazgo, es influencia, esto es, el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de las metas grupales”. El líder es aquel que ayuda al grupo a superarse y alcanzar sus metas, se puede decir que no hay un grupo de personas en el que no exista un líder.

El liderazgo tiene varios componentes, entre ellos, el poder es el primero, el segundo es que el administrador esta al tanto de las necesidades humanas de los individuos, el tercero se refiere a la facultad de que utilicen sus capacidades en la realización de los proyectos, esto mediante el uso de motivadores y provocar en los subordinados un sentimiento de confianza y lealtad.

El cuarto componente es el mas importante se refiere al estilo del líder y otros factores relacionados: “Los individuos tienden a seguir a quienes, en su opinión, les ofrecen los medios para satisfacer sus metas personales. Por ellos cuanto mayor sea la comprensión de los administradores de lo que motiva a sus subordinados y de la forma como operan estas motivaciones, y cuanto mas demuestre comprenderlo en sus acciones administrativas tanto mas eficaces serán probablemente como lideres”

Han existido distintas teorías de los rasgos de los lideres empezando por la del gran hombre, dice que los lideres nacen y no se hacen, pero después de muchos estudios se determino que no existe un acuerdo respecto a cuales rasgos son los que debe tener un líder. Las mujeres utilizan un estilo de liderazgo diferente al que utilizan los hombres llamado liderazgo interactivo, el cual se refiere a compartir la información y el poder y reconocer la importancia de cada persona.

Un enfoque de la administración en la rejilla administrativa la cual se compone de dos dimensiones, preocupación por las personas y preocupación por la producción y se identifican dentro de estos cuatro estilos que se denominan administración empobrecida, administración de club campestre, administradores autocráticos de tareas, y administración por equipo.

Según el liderazgo continuo la determinación de un estilo de liderazgo es correcta dependiendo del líder, los seguidores y la situación, a este modelo se incorporan tanto las condiciones organizacionales como las condiciones sociales.

Conforme se fue debilitando la teoría del gran hombre se creía que los administradores eran producto de las situaciones y acerca de esto se realizaron numerosos estudios acerca de que al administrador lo tienden a seguir aquellos quines ven en el los medios para cumplir sus deseos personales, a estos estudios se les denomino enfoques situacionales o de contingencia del liderazgo.

Según Fiedler existen tres dimensiones criticas de la situación de liderazgo que hacen este mas eficaz, como son el poder otorgado por el puesto, que permite al líder que sus subordinados sigan sus instrucciones por el puesto que desempeña; la estructura de las tareas, la cual se refiere a la organización de las tareas para obtener un mejor desempeño del individuo responsable de realizarlas y la relación del líder-miembros, se refiere a la confianza y lealtad hacia el líder.

Propuso dos estilos de liderazgo uno orientado a las tareas y el otro a las relaciones interpersonales, para determinar a cual se orienta el líder toma en cuenta dos tipos de fuentes: el puntaje en la escala de compañero de trabajo menos preferido y en la escala de supuesta semejanza entre contrarios, así Fiedler dedujo que las personas calificaban en los altos niveles a sus compañeros con los que tiene buenas relaciones interpersonales y en los bajos niveles a su compañero de trabajo menos preferido.

La teoría del camino-meta se refiere a que la función del líder es establecer metas y ayudar al cumplimiento de las metas y ayudar al cumplimiento de las metas y evitar los obstáculos.

La conducta del líder se clasifica en cuatro grupos: el liderazgo de apoyo en el que se crea un ambiente organizacional ya que se toma en cuenta las necesidades de los subordinados, el liderazgo participativo permite a los subordinados participar en las decisiones, el liderazgo instrumental da a conocer a los subordinados el proceso de administración y cual es el papel que en el desempeña y lo que se espera de él, todo esto es por parte del líder y el líder orientado a logros implica la seguridad de que los subordinados alcanzaran metas elevadas, es muy ambicioso.

Esta teoría propone que se debe elegir el estilo de liderazgo para cada situación, para que así el líder pueda señalar a sus subordinados el camino a seguir, también propone que la conducta del líder es aceptable mientras produzca a los subordinados una fuente de satisfacción ya que puede resultar motivadora respecto a la conducta y a las metas.

Los lideres transaccionales identifican y aceptan que necesitan a sus subordinados para cumplir con sus objetivos y dirigir la organización con eficiencia y eficacia. Por su parte los lideres transformacionales poseen la capacidad de motivar y crear un ambiente favorable en la organización.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

“La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderlo”. El proceso de comunicación consta del emisor del mensaje, el mensaje y el receptor del mensaje, tomando en cuenta el ruido que pudiera interferir en esta, así como la retroalimentación.

La comunicación comienza cuando el emisor tiene una idea y la codifica de manera que sea comprensible para el receptor, dicha información se transmite por un canal que une al emisor con el receptor, el mensaje puede ser oral o escrito y valerse de distintos medios para transmitirlo, el receptor debe estar preparado para recibir el mensaje a fin de que lo decodifique y convierta en ideas y así sea comprendido por ambos.

La comunicación puede ser entorpecida por el ruido ya que puede impedir el desarrollo de ideas claras, o bien puede interrumpirse la comunicación de ideas por la conexión telefónica deficiente, etc., para comprobar que hay eficacia en la comunicación se debe recibir retroalimentación. Existen varios factores tanto externos como internos que influyen en el proceso de comunicación, como son el educativo, político, económico, la distancia geográfica, el tiempo, la tecnología; la observación de estas variables permite a los administradores tomar medidas para impedir la presencia de dificultades.

Actualmente en las empresas es necesario comunicar una gran cantidad de información y en forma rápida, así como determinar que tipo de información necesita el administrador para la toma de decisiones, es decir, una información pertinente, pues no solo basta tener una gran cantidad de información sino también de información vital. Todo sistema de comunicación debe hacerse a la medida de las necesidades del administrador.

En una organización la comunicación fluye en todas las direcciones. La comunicación descendente se da de los niveles superiores a los niveles inferiores especialmente en un ambiente autoritario, los medios utilizados para este tipo de comunicación son los discursos, reuniones, memorandums, manuales, etc. en este tipo de comunicación es común que la información se pierda o de distorsione.

La comunicación ascendente fluye de subordinados a superiores, no es directiva y suele estar presente en ámbitos organizacionales participativos y democráticos, se ve obstaculizado por administradores que no transmiten toda la información a sus jefes, los medios mas usuales son presentación de sugerencias, entrevistas de salida, el defensor de derechos, etc. por lo que para que la comunicación sea eficiente es necesario que los subordinados se sientan en libertad para comunicar sus ideas.

Comunicación cruzada incluye el flujo horizontal y diagonal, sirve para acelerar la comunicación y tener una mejor comprensión, gran parte de la información atraviesa de un lado a otro la cadena de mando, esta es mediante las reuniones informales y convivencia entre empleados de los diversos departamentos de la organización, así como los periódicos y revistas de la empresa.

La medios de comunicación oral y escrita pueden ser favorables o desfavorables, por lo que se debe seleccionar el mas apropiado de acuerdo a la situación, al publico, etc.

Al utilizar la comunicación escrita se tiene la ventaja de que proporciona registros, protecciones legales además de que puede ser cuidadosamente elaborada y enviada a una gran cantidad de personas, pero generan gran cantidad de papel, así como que no tiene la certeza de que el mensaje fue recibido y comprendido. La comunicación oral por su parte puede ser formal e informal, tiene como su principal ventaja que hay un intercambio de ideas además de una retroalimentación inmediata, pero puede perderse mucho tiempo y dinero en el caso de reuniones en una organización.

La comunicación verbal puede apoyar o contradecir a la comunicación verbal, es decir puede ser que lo que se dice no sea apoyado por las expresiones faciales o movimientos corporales lo que hace incongruente lo que se dice.

En una empresa las fallas en la comunicación suelen ser síntomas de un problema mayor, por lo que los administradores deberán buscar las causas del problema para tomar medidas correctivas.

Las barreras de comunicación pueden darse en cualquiera de los pasos del proceso de comunicación, algunas de ellas son hablar y escribir sin pensar, la omisión de palabras, la incoherencia, falta de claridad, etc. Otra de las barreras se da en el ámbito internacional por el uso de distintos idiomas y diversidad de costumbres en cada país.

El arte de escuchar requiere gran atención y disciplina ya que no solo se refiere a la transmisión de información sino también a la percepción de las emociones, de lo cual resulta una mejor comunicación y la cual motiva a los empleados a contribuir con las metas organizacionales.

En las organizaciones existen muchos conversadores y muy pocos que saben escuchar, además de que se presenta una comunicación impersonal, todo esto origina un ambiente de desconfianza, amenaza y temor en el cual todo mensaje será visto con escepticismo, por lo que es necesario crear un ambiente de confianza y comunicación abierta y honesta, pero tener el cuidado de que al realizar cambios que afecten a los empleados no forzar el cambio antes de que estos puedan adaptarse a las condiciones de este.

Existen varios enfoques para mejorar la comunicación uno de ellos se refiere a la realización de una auditoria de comunicación, en esta se considera solamente como medio para el cumplimiento de las metas organizacionales, también cumple con la función en el modelo de sistemas de integrar la planeación, integración de personal, dirección y control.

Se deben considerar varios aspectos para mejorar la comunicación como es saber lo que se desea comunicar, que los símbolos utilizados sean familiares para ambos, así como que lo que se comunica sea valioso y de interés ya sea en el momento o a largo plazo para el receptor y con el tono de voz y la congruencia entre lo que se dice y como se dice.

Algunas sugerencias para mejorar la comunicación escrita es usar palabra y frases sencillas, breves y conocidas, evitar palabras innecesarias, dar ejemplos, etc. Para la comunicación oral las recomendaciones son enunciar la misión y su importancia en forma congruente, formular el mensaje para que sea de fácil comprensión, practicarla comunicación oral y pedir retroalimentación en sus discursos.

Los medios electrónicos favorecen la comunicación ya que tienen muchas aplicaciones, son eficaces para identificar las necesidades de administradores; existen otros medios como tele conferencias, la cual se emplea para la celebración de reuniones entre administradores, tiene como ventaja el ahorro de gastos y tiempo de un viaje, pero se corre el riesgo de realizar mas de las necesarias.

CONCLUSIONES

En el proceso de administración tanto los factores humanos, la motivación, el liderazgo y la comunicación, se pueden ajustar a la situación en que se encuentre la empresa, es decir, que las técnicas utilizadas para ello son flexibles .

El administrador tiene la libertad de elegir cual técnica es la mas apropiada conociendo con anterioridad los pormenores de cada una de ellas y la situación de la empresa, dicha decisión será tomada confiando en su buen juicio.

Todas las decisiones que tome el administrador dependerán del conocimiento que tenga de el ambiente existente en la empresa, así como de la información que reciba, para que de esta manera las técnicas que utilice sean las mas adecuadas.

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