Definición de administración:

(su naturaleza y propósito)

La Administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Esta definición básica debe ampliarse:

Cuando se desempeñan como administradores los individuos deben ejercer funciones administrativas de Planeación; Organización; Integración del Personal; Dirección y Control.

La Administración se aplica a todo tipo de Organizaciones (Empresas; Ejército; Gobierno; Iglesia; Entidades sin fines de lucro; etc.)

Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.

La intención de los administradores es la misma: generar un superávit.

La Administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

Superávit = beneficios; sobrante (en las organizaciones comerciales se refiere a las utilidades, en las organizaciones sin fines de lucro esto puede estar representado por la satisfacción de necesidades)

Eficacia = Logro de los efectos deseados; consecución de objetivos

Eficiencia = Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; Logro de objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas.

Funciones de la administración

Se pueden dividir en 4 funciones básicas:

Planeación

Organización

Dirección

Control

Funciones Administrativas de los diferentes niveles organizacionales

todos los Administradores ejercen funciones administrativas. No obstante el tiempo que dedican a cada función puede diferir. Así, los administradores de alto nivel dedican mas tiempo a la Planeación y Organización que los administradores de nivel inferior. La Dirección, a su vez, consume gran parte del tiempo de los supervisores de primera línea. La diferencia en cuanto al tiempo destinado al Control varía ligeramente entre los administradores de los diversos niveles.

Habilidades Administrativas y jerarquía organizacional

Robert L. Katz identificó tres tipos de habilidades para los administradores. A ellos se les puede agregar un cuarto: la capacidad para diseñar soluciones.

La habilidad técnica es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos; procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, lo mecánicos trabajan con herramientas con herramientas y sus supervisores deben poseer la capacidad de enseñarlos a usarlas. De igual modo los contadores aplican técnicas específicas en sus labores.

La habilidad humana es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

La habilidad de conceptualización es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos mas significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.

La habilidad de diseño es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces, y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho mas que advertir un problema. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como “observadores de problemas”, fracasarán. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.

Metas de todos los administradores y organizaciones

Los ejecutivos de organizaciones no comerciales afirman en ocasiones que el propósito de los administradores comerciales es muy simple: generar utilidades. Pero en realidad las utilidades no pasan de ser una medida del superávit de los dólares (o guaraníes o cualquier otra moneda) obtenidos por conceptos de ventas sobre los gastados. Una de las metas más importantes de muchas empresas comerciales es el incremento a largo plazo del valor de sus acciones ordinarias.

En estricto sentido, el objetivo lógico y públicamente aceptable de la totalidad de los administradores de todo tipo de organizaciones, lo mismo comerciales que no comerciales, debería ser el de obtener superávit. Así los administradores deben establecer un entorno en el que los individuos puedan cumplir con metas grupales con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfacción personal o en el que puedan alcanzar en la mayor medida posible una metas deseada con los recursos disponibles.

En el caso de las empresas no comerciales como los departamentos de policía, así como en el de unidades de una empresa (un departamento de contabilidad por ejemplo) deben perseguir metas y esforzarse en cumplirlas con un mínimo de recursos o en la mayor medida posible con los recursos disponibles.

EL MEDIO AMBIENTE DE LAS ORGANIZACIONES

Ambiente Externo

El administrador eficaz debe tratar con el ambiente exterior. Cada vez que los administradores planean, toman en cuenta las necesidades y deseos de los miembros de la sociedad fuera de la organización, así como las necesidades de recursos materiales y humanos, tecnología y otros requerimientos del exterior.

Independientemente de que operen una empresa, organismo gubernamental, iglesia, institución de beneficencia o universidad, todos los administradores deben tomar en cuenta, aunque en diversos grados, los elementos y fuerzas de su exterior. Aunque quizá sea poco o nada lo que puedan hacer para modificar estas fuerzas, no tienen otra alternativa que responder a ellas. Deben identificar, evaluar, y reaccionar a las fuerzas fuera de la empresa que puedan afectar a las operaciones de esta.

Operación en una sociedad plural

Los administradores normalmente operan en una sociedad plural, donde muchos grupos organizados representan diversos intereses. Cada grupo tiene cierto impacto en los demás, pero ninguno de ellos ostenta una excesiva cantidad de poder. Muchos grupos ejercen algún poder sobre las empresas. Existen muchos interesados o demandantes en las organizaciones y tienen metas divergentes. Es la tarea del administrador integrar sus propósitos.

Variables del ambiente externo

Condiciones Económicas

Entre las variables económicas podemos mencionar:

Capital: Casi todas las organizaciones de cualquier tipo necesitan capital: maquinarias; edificios; inventarios de bienes; equipos de oficina y dinero en efectivo.

Fuerza de trabajo: Otro de los insumos mas importantes de las condiciones económicas es la disponibilidad; calidad; y precio de la fuerza de trabajo. En algunas sociedades abunda la fuerza de trabajo no calificada y escasea la altamente capacitada.

Niveles de Precios: Todo lo referido a los insumos de una empresa se ve evidentemente afectado por los cambios en el nivel de precios. La inflación no solo perturba a las empresas, sino que también ejerce influencias sumamente inquietantes en todo tipo de organizaciones, a causa de sus efectos en los costos de la fuerza de trabajo, materiales y otros artículos.

Políticas fiscal y tributaria: Otro importante insumo para las empresas es la naturaleza de las políticas fiscal y tributaria del gobierno. Aunque en estricto sentido se trata de aspectos de las condiciones políticas, su impacto económico en todas las empresas es tremendo. Aspectos como la aplicación del I.V.A., el Impuesto a la renta; la ley de fomento a las inversiones; el nivel del encaje legal; etc. Afectan no solo a las empresas sino a toda la población.

Clientes: Uno de los factores mas importantes para el éxito de una empresa son sus clientes. Ninguna empresa podría existir sin ellos. Pero para conseguir clientes una compañía debe saber qué necesita la gente y qué comprará. También las empresas no comerciales tienen “clientes”: Las universidades tienen estudiantes y ex alumnos a los cuales satisfacer. Del mismo modo los departamentos de policía, bomberos y salud del gobierno deben servir al público.

Variables del ambiente externo

Condiciones Tecnológicas

Uno de los factores de las condiciones imperantes que tienen mayor influencia es la tecnología. El término tecnología se refiere a la suma total de conocimientos de los que disponemos sobre la manera de hacer las cosas. Incluye inventos; técnicas y conocimientos.

Impacto de la tecnología: beneficios y problemas

Sabemos que, en general, el impacto de la tecnología ha sido hasta ahora muy amplio y penetrante, al grado de que llamamos “revoluciones” a varios de sus avances, como la Revolución Industrial del siglo XVIII o la Revolución de las Computadoras de la segunda mitad del siglo XX. No obstante, no siempre apreciamos con precisión los adelantos que integran esas revoluciones. Para comprender mejor el amplio alcance del cambio tecnológico, considérense los siguientes ejemplos:

Creciente capacidad para el dominio de tiempo y distancias en el transporte de carga y de pasajeros: ferrocarriles; automóviles; camiones; aviones; etc.

Creciente capacidad para generar, almacenar, transportar y distribuir energía: electricidad; energía nuclear; energía eólica; energía solar; etc.

Creciente capacidad para diseñar nuevos materiales y modificar las propiedades de otros a fin de que satisfagan mejor nuestras necesidades: aleaciones de acero, fibras sintéticas, plásticos, nuevas medicinas, etc.

Mecanización o automatización de procesos físicos: gran cantidad de dispositivos en sustitución de la fuerza de trabajo.

Mecanización o automatización de ciertos procesos mentales: las computadoras que amplían enormemente nuestra capacidad para almacenar; manipular; seleccionar y suministrar información.

Variables del ambiente externo

Condiciones sociales

Las condiciones sociales se componen de las actitudes; deseos; expectativas; grados de inteligencia; y educación; creencias y costumbres de las personas que integran un grupo o sociedad dados.

El concepto de responsabilidad social implica para las organizaciones la consideración del impacto de sus acciones en la sociedad .

Se ha criticado a administradores de varias empresas por no ser sensibles a las actitudes, convicciones y valores sociales de individuos, grupos o sociedades específicos. Es sumamente difícil determinar las actitudes y valores correctos, pero algunas de las convicciones sociales que tienen mas consenso son las siguientes:

La certeza de que existen oportunidades para las personas dispuestas y capaces de trabajar.

El respeto por el individuo, sin importar su raza, religión, nacionalidad, afiliación política o género.

La creencia en y el respeto por la educación

La fe en los procesos lógicos, la ciencia y la tecnología.

La certeza de la importancia del cambio y la experimentación para encontrar nuevas maneras de hacer las cosas.

Condiciones políticas

Las condiciones políticas (las actitudes y acciones de los legisladores y líderes, políticos y gubernamentales) cambian junto con el flujo y reflujo de las demandas y convicciones sociales.

La actividad del gobierno influye en prácticamente todas las empresas y todos los aspectos de la vida. Respecto de las empresas, desempeña dos funciones principales: la promoción y la restricción de la actividad empresarial.

Por ejemplo el gobierno puede decidir subsidiar el cultivo del algodón por su enorme impacto social o puede decidir restringir las actividades de ciertas actividades comerciales como la venta de cigarrillos y bebidas alcohólicas por los efectos perjudiciales que causan en la salud pública.

Condiciones legales

La otra función del gobierno es restringir y regular la actividad empresarial. Todos los administradores están rodeados por una telaraña de leyes, reglamentos y mandatos judiciales y no solo a nivel nacional, sino también a nivel municipal. Algunos de estos instrumentos están diseñados para proteger a los trabajadores, consumidores, y comunidades. Otros están para dar obligatoriedad a los contratos y proteger los derechos de propiedad. Así, es comprensible que administradores de todo tipo de organizaciones, especialmente en el sector privado y el gobierno, dispongan de un experto en asuntos legales al momento de tomar decisiones.

EL COMPORTAMIENTO EN LAS ORGANIZACIONES

Responsabilidad social

La responsabilidad social de las empresas es la seria consideración del impacto en la sociedad de las acciones de las compañías.

Argumentos a favor de la participación social de las empresas

Se supone que las empresas deben su constitución a la sociedad, de manera que están obligadas a responder a las necesidades de esta.

La creación de mejores sociales beneficia tanto a la sociedad como a las empresas.

La participación social desalienta la regulación e intervención adicionales del gobierno.

Los problemas pueden convertirse en utilidades. Los desperdicios, (latas vacías por ejemplo) pueden reutilizarse y convertirse en utilidades.

La participación social crea una imagen pública favorable. Así, una empresa puede atraer clientes, empleados e inversionistas.

Argumentos en contra de la participación social de las empresas

El deber básico de las empresas es optimizar sus utilidades concentrándose únicamente en sus actividades económicas.

En última instancia la sociedad se ve obligada a pagar la participación social de las empresas a través de precios mas altos.

Los empresarios carecen de las habilidades sociales necesarias para resolver los problemas de la sociedad.

Las empresas poseen ya suficiente poder, el cual aumentaría si tuvieran mayor participación social.

¿ Reacción o Proacción ?

Vivir en el marco de ciertas condiciones y mostrarse sensible a ellas no significa que los administradores deban limitarse a reaccionar a las presiones. Puesto que de ninguna empresa puede esperarse que reaccione muy rápidamente a sucesos imprevistos, todas las compañías deben disponer de medios para anticipar hechos por medio de pronósticos. Una compañía alerta, por ejemplo, no espera que su producto se vuelva obsoleto y sus ventas se reduzcan para lanzar un producto nuevo o mejor. Ninguna empresa debe aguardar al surgimiento de problemas para prepararse a enfrentarlos. La Proacción es parte esencial del proceso de planeación.

Influencia de los valores y criterios de desempeño en el comportamiento

Como cualquier otra persona, los administradores desean que su desempeño merezca una evaluación positiva; es decir, buscan aprobación. En consecuencia, si su éxito se mide en términos de utilidades, aumento de la productividad; cumplimiento de un presupuesto, recaudación de impuestos o número de feligreses en una iglesia, los administradores tendrán que esforzarse por alcanzar esas metas. Si deseamos cerciorarnos de que las organizaciones respondan a las fuerzas sociales y retribuir a los administradores por los éxitos que obtengan en responder a ellos, debemos definir claramente los valores sociales, sin ignorar, por supuesto, que cada organización posee una misión propia.

La ética en la Administración

Independientemente de que trabajen en una empresa, el gobierno, una universidad o cualquier otra institución, a todas las personas les atañe la ética.

La ética empresarial tiene que ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origen como en el extranjero.

Existe un modelo europeo de Administración?

Los administradores de los países europeos poseen practicas administrativas diferentes. No obstante, tienen varias cosas en común. En entrevistas con altos directivos de empresas europeas se constató que, a pesar de las diferencias entre ellos, también tienen algunas características comunes.

Los administradores europeos se conciben más orientados a las personas que los administradores estadounidenses.

En las empresas europeas se realizan muchas negociaciones, como las que tienen lugar entre la dirección y los trabajadores/ sindicatos y entre las oficinas generales y las subsidiarias. La practica de la codeterminación en las grandes empresas alemanas es ilustrativa de estas amplias negociaciones. Los administradores europeos perciben el estilo estadounidense como más inclinado a las relaciones verticales descendentes.

Los europeos desarrollan grandes habilidades en la administración de la diversidad internacional. La administración transfronteriza se lleva a cabo más a través de personas que de estructuras y procedimientos. La capacidad de la mayoría de los administradores europeos de hablar varios idiomas facilita esta “atención a la gente”.

Los administradores europeos operan entre los extremos de la orientación a las utilidades a corto plazo(tendencia que atribuyen a los administradores de Estados Unidos) y de la orientación al crecimiento a largo plazo a la manera de los administradores japoneses.

Administración en Japón

Entre las características más importantes de la práctica administrativa japonesa están:

El empleo de por vida de los empleados de planta

el énfasis en la antigüedad

(Últimamente estas 2 políticas están comenzando a ser cuestionadas)

Toma de decisiones en Japón

Tiene las siguientes características:

Orientación al largo plazo

Toma colectiva de decisiones (ringi) con consenso

Participación de muchas personas en la preparación y toma de una decisión.

Flujo de decisiones cruciales de la cima a la base y nuevamente a la cima; flujo de decisiones no cruciales comúnmente de la base a la cima (énfasis en el consenso en todos los casos)

Lenta toma de decisiones, rápida instrumentación de las decisiones.

Administración Estadounidense

Posee las siguientes características principales

Orientación fundamentalmente al corto plazo

Toma individual de decisiones

Participación de pocas personas en la toma de decisión y posterior convencimiento de su conveniencia a personas con valores divergentes

Las decisiones se inician en la cima y fluyen en sentido descendente

Rápida toma de decisiones; lenta instrumentación a causa de la necesidad de negociar, lo que suele resultar en decisiones menos que óptimas.

La ventaja competitiva de las naciones de Porter

Michael Porter, profesor de la Harvard Business School, ha cuestionado la teoría económica de la ventaja comparativa y propuesto en cambio cuatro grupos de factores que contribuyen al bienestar de una nación.

Condiciones Factoriales:

Recursos de una nación

Costos laborales

Habilidades y nivel educativo de su población

Condiciones de Demanda:

Dimensiones del mercado

Modo en que pueden publicitarse los productos

Grado de sofisticación de los consumidores

Proveedores:

Una compañía prospera cuando dispone en su misma área de compañías de apoyo.

Estrategia y estructura de la empresa y rivalidad entre los competidores

La combinación de estos cuatro grupos de factores produce la ventaja competitiva.

La administración de la calidad

La administración de la calidad (también llamada “administración de la calidad total” o TQM) se ha convertido en un elemento decisivo del competitivo mercado global. Deming y Juran fueron los precursores del movimiento de la administración de la calidad. Otras importantes contribuciones a esta corriente fueron realizadas por Philip B. Crosby. Cada un de estos tres gurús de la calidad definen a ésta en forma ligeramente distinta.

Para Deming calidad significa ofrecer a los clientes productos o servicios confiables y satisfactorios a bajo costo.

Para Juran lo importante es que el producto o servicio sea adecuado para su uso.

Para Crosby la calidad es el cumplimiento de los requerimiento de calidad de cada compañía.

Para resolver el problema de la calidad, Deming querría que sociedad y compañías se comprometan con la calidad. En forma similar Juran alude a la importancia del sistema organizacional orientado al cliente y a la calidad. Crosby enfatiza la necesidad de una cultura organizacional comprometida con la calidad y recalca la relevancia de cero defectos.

Algunos de los conceptos propuestos por éstos y otros autores son

la necesidad determinar el costo de la mala calidad. (costo de la no calidad)

la mejora continua (Kaizen)

la atención al detalle (la calidad está en los pequeños detalles)

el trabajo en equipo (círculos de calidad)

la educación en calidad.

liderazgo en mejoras de calidad por todos los no administradores y administradores de todos los niveles de la organización, aunque especialmente por los de alto nivel.

Las siete categorías de criterios para la obtención del premio Baldrige son las siguientes:

Liderazgo supone de parte de los altos ejecutivos la orientación, fortalecimiento y mantenimiento del liderazgo necesario para un elevado desempeño. Este criterio también demanda liderazgo en la creación de una organización y sistema administrativo eficaces, así como en la asunción comprobada de responsabilidad pública y ciudadanía empresarial.

Información y análisis, se examinan la eficacia y uso por la compañía de información administrativa (financiera y no financiera). Esto implica no solo el análisis de los datos de la compañía, sino también el análisis de la competencia y el benchmarking, para comparar su desempeño con el de las mejores empresas.

Planeación estratégica: incluye también la planeación empresarial con énfasis en la conversión de planes en requerimientos del cliente y operativos.

Desarrollo y administración de recursos humanos: incluye criterios sobre todos los aspectos esenciales de los recursos humanos.

Administración de procesos: se refiere a todos los más importantes procesos de trabajo, como diseño, introducción, producción y entrega o prestación de productos o servicios. Incluye así mismo criterios sobre servicios de apoyo y desempeño de los proveedores.

Resultados: Esta categoría trata de resultados: resultados de calidad en productos y servicios y resultados operativos financieros de la compañía. Incluye también resultados del desempeño de los recursos humanos y proveedores.

Atención y satisfacción: del cliente. Específicamente, los criterios de esta categoría exigen excelencia en el conocimiento de los clientes y el mercado, en las relaciones con los clientes y en la determinación de los resultados de satisfacción del cliente en comparación con los competidores.

LA ADMINISTRACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

Administración internacional en países específicos

Es interesante conocer las diferencias entre las practicas administrativas de países específicos. Se verán algunos ejemplos:

Francia: le plan y los cadre

En Francia, la planeación gubernamental a escala nacional permite coordinar los planes de las distintas industrias y compañías. El propósito del gobierno es utilizar más eficazmente los recursos del país y evitar la expansión en áreas no económicas. Aunque la planeación gubernamental es realizada por relativamente pocas, aunque competentes, personas, otros departamentos gubernamentales, así como organizaciones de empleadores, sindicatos y consumidores, cooperan en ella.

El plan , el cual se revisa por lo general cada cinco años, persigue la obtención de crecimiento económico, estabilidad de precios, el equilibrio de la balanza de pagos y una favorable situación de empleos.

Así pues, además de restringirlos, le plan también ayuda a los administradores, ya que les brinda gran cantidad de información de enorme utilidad para las empresas.

Alemania: Autoridad y codeterminación

Antes, y en menor medida en la actualidad, las condiciones

culturales alemanas favorecían la dependencia respecto de la autoridad en la dirección de la fuerza de trabajo, lo que, sin embargo, a menudo adoptó la forma de autoritarismo benevolente(función administrativa de dirección). Incluso hoy día, y aunque en ocasiones los administradores dan muestras de interesarse en sus subordinados, también esperan obediencia.

Es casi una paradoja, que por un lado, el estilo administrativo alemán se caracterice por el uso considerable de la autoridad mientras que, por el otro, la fuerza de trabajo esté representada por ley y participe activamente en la administración de grandes empresas.

En 1951 se emitió una ley que imponía la codeterminación, la pertenencia de trabajadores al consejo de supervisión y el comité ejecutivo de ciertas grandes empresas. Además, un director procedente de las filas de los trabajadores debe ser elegido miembro del comité ejecutivo. Este puesto es difícil. Se supone que estos directores deben representar los intereses de los trabajadores y, al mismo tiempo, tomar decisiones administrativas en beneficio de la empresa.