TEMA 3 METODOLOGÍA DE UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN

• La biblioteca: como un sistema

• Organización y gestión del proyecto

• Diseño de los puestos de trabajo

• La fase de selección (R+P) Request for Proposal

• Definición de los registros del sistema

• Formular la RFD

• Comparar y evaluar los sistemas del mercado

• La fase de realización

• Planificación del espacio

• Documentación de los puestos de trabajo

• Conversión de bases de datos

• Mantenimiento

• Instalación, aceptación y evaluación

FASE DE ESTUDIO

• La biblioteca como un sistema: La teoría de sistemas

• Etienn Bonnot de Condillac (1715-1780)

Un sistema es una totalidad organizativa compuesta de elementos unidos por un conjunto de relaciones. Un sistema es un todo y no es reducible a la suma de sus partes.

La puesta en funcionamiento de un programa afecta a todo el sistema, personal, usuarios, entorno, reconfiguración de los procesos del sistema.

La automatización de una unidad de información lleva intrínseca la idea de reorganización. No se trata de hacer las mismas cosas de mejor forma, sino una perspectiva diferente. Las funciones que desarrolla el centro deben revisarse como si fuera la primera vez que se llevaran a cabo.

Planificación y control del proyecto

• Objetivos generales que se quieren alcanzar

• Estudio de viabilidad

• Actualidades que se van a llevar a cabo

• Personal involucrado: comité de dirección, el director del proyecto, personal del área de usuario y personal del área de explotación (informáticos)

• El presupuesto

• Evolución del proyecto: documentación, calendarios.

Objetivos generales: ejemplos

• Encuesta a 119 bibliotecas de A.R.L (P. Johson)

• Mejorar los servicios a los usuarios

1.2. Organización y gestión del proyecto

• Objetivos que se quieren alcanzar con la automatización de cada función.

• Actividades de los funciones

• Organización y gestión de las unidades

• Identificación de los responsables.

• Establecer una cadena de mando

• El comité de dirección

• Canales de comunicación

• Comités y proyectos

• La organización informal → circunstancias excepcionales o que no se acomoden al calendario.

• La flexibilidad

Objetivos que se quieren alcanzar con la automatización de cada función.

• Definir el objetivo global y los secundarios que de él se derivan

• Ejemplo de objetivo:

• El primer objetivo de automatizar las adquisiciones es adquirir materiales, a través de compras, donaciones, intercambios, para incrementar los fondos del centro.

• Ejemplos de objetivos secundarios

• Verificación y búsqueda rápida de los pedidos. Tener los registros de facturación de los proveedores actualizados. Formular relaciones y cancelaciones de forma efectiva.

Compatibilidad entre los objetivos:

Estructura de los objetivos de una biblioteca

Actividades de las funciones

• Se derivan de los objetivos

• Definición: conjunto de trabajos, necesarios para lograr los objetivos de una función.

Adquisiciones Catalogación Préstamo

E. de pedido E. Registro Petición

Verificación Cat. Original Devolución

Preparación Autoridades Renovación

Recepción Ejemplares Ejemplar

Contabilidad Exp/imp Reclamación

• Las actividades deben agruparse en unidades

• Algunas veces una actividad igual a una unidad

• Otras dos o más actividades igual a una unidad.

• El número de actividades agrupadas depende de:

• Personal: asignado a cada actividad

• Complejidad de las tareas según las actividades

• Similitud entre las actividades

• Proximidad física de las actividades

Identificación de los responsables.

• Responsable del proyecto: funciones del director.

• Planificar

• Organizar

• Diseñar el presupuesto

• Elegir responsables

• Dirigir y liderar

• Controlar

• Coordinar

• Informar

• Responsables de unidad

• Supervisores

La automatización se realiza por parte de personal bibliotecario porque poseen los conocimientos necesario y porque los informáticos no conocen muy a fondo los programas de gestión bibliotecaria.

Establecer una cadena de mando

• La cadena de mando consiste en establecer una línea clara e inequívoca que enlace a cada miembro de la dirección del proyecto con los sucesivos niveles de autoridad.

• Las ordenes e instrucciones deben fluir de arriba abajo

• Cada miembro de al dirección debe entender a quien debe informar y de quien debe recibir instrucciones

• Debe ser lo más corta posible

Comité de dirección

• Funciones

• Formular objetivos

• Discutir problemas de área y sus soluciones

• Establecer planes para las funciones a corto, medio y largo plazo

• Coordinar las actividades de las unidades

• Discutir planes, presupuestos, etc..

• Compuesto por: director y responsables de unidad

• Reuniones semanales

Canales de comunicación

• Reuniones con los empleados

• Boletines de noticias internos

• Actas de las reuniones

• Políticas de puertas abiertas

• Accesibilidad del comité de dirección y supervisores.

• Buzones de sugerencias

• Entrevistas con personas ajenas a la biblioteca

Comités y proyectos

• Sirven para involucrar a los responsables en el proceso de toma de decisiones. Su organización depende del director del proyecto

• Comisiones para resolver problemas específicos su duración depende del trabajo que tenga que realizar.

• Proyectos: para obtener financiación para la automatización de una o varias secciones.

1.3. Diseño de los puestos de trabajo.

• Revisión de los puestos de trabajo adecuándolos a las funciones automatizadas

• Determinar los puestos de trabajo que se necesitan

• Introducción del cambio en el personal

• Selección del personal

• Desarrollo de indicadores de rendimiento

• Educación y formación del personal

Revisión de los puestos de trabajo

• Las tareas y responsabilidades cambian inevitablemente con la automatización. La magnitud del cambio dependerá de:

• La naturaleza de las funciones automatizadas

• El tamaño del proyecto de automatización que se lleva a cabo

• La extensión de los servicios que ofrecen la biblioteca.

• Los usos “innovadores” que la dirección de la biblioteca puede poner en práctica a partir de la propia automatización

Revisión de los puestos de trabajo: análisis y ordenación de tareas

• Deben ordenarse de mayor a menor complejidad y dificultad

• Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Fiabilidad , nivel de habilidades necesarias para que una persona desarrolle su trabajo correctamente (sin conocimientos previos, algunos, alto nivel de conocimientos)

• Conocimientos especiales y nivel de conocimientos que se precisan (ninguno, alguno, moderado…)

Revisión de puestos de trabajo. Descripción

• Hay que actualizar el catálogo de puestos de trabajo por ello es necesario revisar las descripciones

• Unas tareas seguirán siendo las mismas y otras tendrán que cambiar

• Las descripciones de los puestos elaboradas en fichas deben ser:

• Denominación del puesto, descripción, tareas relaciones con otros puestos, cualificaciones.

• Las descripción deben ser sencilla y comprensible

• Es necesario normalizar las descripciones

Introducción del cambio en el personal

• Un proyecto de automatización lleva consigo cambios radicales en procedimientos, trabajos y gestión. Para que tenga éxito es necesario contra con el apoyo del todo el personal.

• Se debe:

• Indicar un plan de formación

• Involucrar al personal en el proyecto de automatización

• Incrementar la comunicación interna.

• Explicar los nuevos contenidos profesionales

• Introducir el cambio poco a poco.

Selección del personal

• Se debe decidir la planificación:

• Que puesto de trabajo va a ocupar cada empleado

• Que empleados van a cambiar de puesto de trabajo

• Que puestos de trabajo, si hay alguno, se deben ocupar con nuevos trabajadores.

• Reuniones con todos los empleados

• Reuniones individuales con los trabajadores

• Contratación de nuevos empleados.

Desarrollo de indicadores de rendimiento

• Definir objetivos mensurables dentro del proyecto y comunicarlos a los trabajadores.

• Un objetivo es una medida de rendimiento que se espera alcanzar de la media de los empleados durante un determinado tiempo: hora, día, semana o meses.

• Los indicadores sirven para:

• Definir objetivos que ayudan a trabajar mejor

• Identificar que empleados necesitan formación

• Tener medidas objetivas para: promociones, incentivos, etc...

• Hay departamentos en los que es fácil fijar indicadores porque dependen de un trabajo fijo y otras en las que es más difícil porque el flujo de trabajo es aleatorio.

• Los indicadores no deben ser muy bajos, ni muy elevados, deben ajustarse a un trabajador medio.

• Ejemplos:

• Adquisiciones - ejemplar recibido....

FASE DE SELECCIÓN

• Objetivo: definir y especificar las características que debe reunir el sistema automatizado

• Es necesario para:

• Formular la RFP (Informe de solicitud de propuestas)

• Comparar y evaluar sistemática y objetivamente los diferentes sistemas automatizados.

• Servir de guía para la instalación del sistema una vez adquirido.

• Evaluar el sistema después de su instalación y valorar si se adapata a lo que se quería conseguir.

2.1. Definición de los requisitos del sistema : metodología

• Subdividir los requisitos

• Preparar un borrador de requisitos

• Estudiar el borrador

• Re escribirlos si es necesario

• Aprobarlos

• Funcionales: ¿qué es la que debe y lo que no debe realizar el sistema? Descomposición en sub-sistemas

• Requisitos de la base de datos

• Informes de gestión → estadísticas...

• Requisitos de flujos de trabajos: tamaño de los trabajos que va a soportar.

• Rendimiento del sistemas: tiempos de respuesta → Artículo de Cataluña Pautas de selección

• Hardware

• Software

• Documentación del programa

• Formación

• Mantenimiento del hardware

• Mantenimiento.

2.2. Formular la R.F.P: Definición

• Definición: informe remitido a los proveedores proporcionándoles información detallada de las necesidades de la biblioteca.

• Es necesario porque:

• Acentúa con exactitud las necesidades de la biblioteca

• Asegura a los proveedores lo que realmente quiere la biblioteca

• Facilita la fase de evaluación del sistema

• El documento formará parte del contrato final

Estructura:

• Introducción:

• Propósito de la RFP

• Descripción de la biblioteca

• Descripción del sistema o de la situación actual

• Vista general del sistema que se espera

• Aspectos administrativos

• Presentación de ofertas

• Forma de entrega de la oferta

• Modificación de las ofertas

• Conclusión y evaluación de las ofertas

• Adjudicación

• Calendario

• Requisitos generales:

• Presupuesto u oferta del vendedor. Fechas de vencimiento. Impuestos.

• Demostraciones del sistema

• RFP como parte del contrato

• Test de rendimiento

• Entrega del sistema

• Instalación

• Garantías

• Forma de pago

• Titularidad sobre el programa o el software

• Requisitos de la oferta del vendedor:

• Perfil del vendedor

• Resumen de su oferta

• Respuestas a los requisitos de la biblioteca

• Lista de los componentes de su oferta y coste de cada una de ellos

• Especificaciones físicas y de ambiente que se requieren

• Condiciones especiales

• Listado de usuarios de su sistema

• Requisitos del sistema:

• OPAC

• Préstamo

• Préstamo interbibliotecario

• Adquisiciones

• Gestión de revistas

• Referencias

• Hardware y Software

• Documentación

• Formación

• Apéndices:

• Tablas con flujos de trabajo que soporta el sistema

• Equipos deseables adicionales

2.3. Comparar y evaluar los sistemas:

• Adecuación a nuestros requisitos:

• Requisitos imprescindibles

• Requisitos adicionales o deseables

• Costes:

• De equipos más software

• De implantación

• Mantenimiento

• Ratios efectividad/coste

• Solidez, prestigio y fiabilidad del vendedor

• Condiciones de venta: plazas, descuentos, etc.

Evaluación de las respuestas del RFP

Requisitos imprescindibles	Puntuación	Puntuación
Catálogo monografías	90	100
Catálogo mapas	100	100
Operadores booleanos	75	100
Suma total	275	300

• Evaluación del hardware

• Evaluación de los costes iniciales

• Evaluación de los costes de mantenimiento

• Evaluación de los vendedores:

• Bibliotecas similares

• Realizar una entrevista con guión

• Eficacia del vendedor

• Realizar fichas por vendedor

• Vistas a centros

• Demostraciones en la biblioteca

Comparar y evaluar los sistemas: ficha de software

• Producto: Nacionalidad

• Distribuidor

• Requisitos: PC o compatibles…

• Características: en castellano, redes locales…

• Precio

• Demostraciones

• Instalaciones en España

Selección

• Seleccionar el mejor sistema:

• Contrato de compra

• Contrato de mantenimiento

LA FASE DE REALIZACIÓN.

3.1. Planificación del espacio

• Sala del ordenador:

• Tomas de corriente, temperatura, aire acondicionado, protección antifuego, suelos especiales, iluminación, etc.

• El lugar de trabajo

• Numero de terminales que se requieren, condiciones telefónicas y de los equipos. Puestos de trabajo, mesas, estanterías, sillas, condiciones ambientales. El control de acceso y la seguridad de los equipos.

3.2. Documentación de los puestos de trabajo

La biblioteca debe generar documentación para entregar a los empleados en la que conste:

• Información general

• Estructura de la biblioteca y funciones por departamento

• Descripciones de los puestos de trabajo

• Entrega de manuales de funcionamiento

• Manual de la política de la biblioteca

3.3. Conversión de la base de datos

• Los registros de información son el componente principal de la base de datos, la materia prima de la biblioteca automatizada. A veces se pueden reconvertir aquellos registros de la etapa previa a la automatización.

• Registros bibliográficos

• Registros de autoridades

• Registros de copias o ejemplares

• Registros de usuarios de la biblioteca

• Registros de contabilidad

3.4. Operaciones de mantenimiento de la base de datos

• Operaciones en el ordenador central:

• ¿Quién reinicia el ordenador?

• ¿Quién configura el ordenador central los ordenadores de al biblioteca?

• Las tareas de mantenimiento: errores, formatos de presentación, conexiones, etc.

• Seguridad: errores de hardware, de software comunicaciones, (LAN o externa) caídas de corriente eléctrica.

3.5. Instalación, aceptación y evaluación

• Existen 4 formas distintas de poner en marcha la automatización:

• De forma total: se abandonan los procedimientos antiguos y se inicia a trabajar con el nuevo sistema.

• Piloto se elige una sección inicial y progresivamente se extiende al resto

• Por módulos: vendedores- económica

• En paralelo: funcionan por un tiempo los dos sistemas a la vez.

• Evaluación.

• Evaluar la finalidad del sistema.

• Evaluar el rendimiento de los distintos módulos.

• Evaluar el tiempo de respuesta: análisis de las transacciones.

CLASES DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS SEGÚN SU FORMA DE ADQUISICIÓN.

SISTEMA DE LLAVE EN MANO.

Ventajas:

• instalación en un tiempo limitado y predeterminado;

• ahorro del tiempo y dinero de diseño, programación y prueba;

• los proveedores son los únicos responsables;

• el centro puede exigir un funcionamiento óptimo;

• mantenimiento técnico por parte del proveedor;

• los costes suelen ser menores.

Inconvenientes:

• falta de flexibilidad, no abarcan todas las funciones.

SISTEMA ADAPTADO.

Ventajas:

• la principal, el proceso puede resultar más barato que el diseño de uno ad hoc;

• al igual que en los sistemas llave en mano, la biblioteca puede examinarlo antes de decidirse a adquirirlo y adaptarlo.

Inconvenientes:

• el sistema que se va a adaptar puede reflejar toda la política, idiosincrasia y circunstancias particulares de la biblioteca original;

• se necesitan especialistas;

• el coste suele ser superior al de uno de llave en mano.

SISTEMAS AD HOC.

Ventajas:

• El sistema se diseña para solucionar las necesidades específicas de una biblioteca;

• La biblioteca controla todos y cada uno de los aspectos relativos al desarrollo, instalación e implementación.

Inconvenientes:

• es el procedimiento más difícil y que más tiempo lleva;

• se necesita un equipo altamente cualificado;

• proceso de larga duración;

• coste elevado, superior a los otros 2;

• no hay garantía en los resultados.

Metodología de un Proyecto de Automatización 2

Misión de la biblioteca proporcionar acceso al conocimiento

Nivel 1 La biblioteca como un todo