6 de Marzo de 2002

Tema 1:

LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y LAS INSTITUCIONES DOCUMENTALES

Desde el inicio de la Revolución Industrial hasta la actualidad, con la Revolución Tecnológica e informativa, hemos experimentado un gran cambio cualitativo desde una Sociedad Industrial a otra Sociedad de la Información.

En este desarrollo y evolución, las tecnologías han tenido un papel determinante y fundamental, hoy son las Tecnologías de la Información las que modifican continuamente la forma e interior de la estructura social, económica y cultural de todas las sociedades. Así, en los países industrializados, entre el 40 y el 47 % trabajan en este nuevo sector (tecnologías de la información). Por tanto, aquellos factores que antes determinaban el poder de un país (Tierra, trabajo y capital) quedan relegados frente a este nuevo factor a considerar (la información).

Esto da lugar a su vez al paso de la competencia basada en economías de escala (mayor importancia cuanto más grandeza y poder) a la competencia basada en el conocimiento (datos e información).

Las TI (Tecnologías de la Información) permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar información en cualquiera de sus formas, sin importar la distancia, el tiempo o el volumen.

Este boom venido de manos de la Revolución afectó y está afectando a todos los sectores, agentes (empresas e instituciones) públicos y privados, y todos sus procesos en:

• Transmisión de datos e información (satélites, fibra óptica).

• Tratamiento de datos e información (desarrollo de procesadores).

• Almacenamiento de datos e información (cd-rom).

Pero para posibilitar ese desarrollo venido de manos de las Tecnologías de la Información ha sido necesaria la unión de tres áreas científicas: Informática, telecomunicaciones y microelectrónica.

La conjunción de ordenadores, periféricos e informática ha permitido y necesita de nuevo software y hardware adaptado a las nuevas necesidades y cada vez más económico y potente. Así encontramos:

• Redes de comunicación: LAN (Red de Área Local) y WAN (Red de Área Extendida).

• Telecomunicaciones: Teletexto, videotex (no llegó prácticamente a implantarse, pues su desarrollo se vio desbordado por la aparición de Internet), Internet, EDI (posibilita el intercambio electrónico de datos), TEF (Supone la transformación electrónica de los fondos), telefonía móvil, videoconferencia, correo electrónico, fibra óptica, banda ancha, satélites.

• A la vez, todo ello ha permitido el desarrollo de la Inteligencia artificial y los sistemas expertos, que actualmente se estudian enormemente.

• También la aparición de la ofimática (Informática aplicada a las necesidades y problemas que se plantean en las oficinas), la automatización y la robótica (aplicable a los procesos técnicos de empresas e instituciones).

De manera determinante, toda esta enorme evolución y desarrollo plantea nuevas necesidades para las Instituciones y Empresas Documentales. Para conseguir mantener su nivel de competencia en el mercado deberán adaptarse a las nuevas circunstancias, replantear sus métodos de actuación, sus recursos y productos y servicios. Esto es, el diseño de una Estrategia y Plan de Acción correlativo a la Sociedad de la Información.

En Murcia, ESSIMUR se encarga de la planificación y desarrollo de estas Estrategias y Planes de Acción en www.ifrm-murcia.es/essimur. También sería aconsejable mirar la página del Instituto Nacional Español (INE) en www.ine.es.

Las TI tienen una aplicación efectiva con su aplicación en diversos sectores y campos y la vez generan nuevas necesidades de adaptación a la nueva realidad:

• Eliminan la necesidad de contacto físico entre el usuario y el documento.

• Nuevo diseño del puesto de trabajo (Se requieren nuevas especialidades y conocimientos).

• Nuevo diseño de escenario informativo-documental (proveedores, clientes, globalización, competitividad). La globalización ha afectado a la competencia ampliando los campos de actuación y aplicación en materia de calidad, contenido y servicios añadidos, es decir, hace más fuerte la competencia.

• Nuevos diseños de instituciones y empresas de información y documentación.

Las bibliotecas del futuro comprenderán no solo un lugar físico, serán también virtuales, incluso algunas de ellas desaparecerán o no se crearán ya en un espacio físico, sino accesibles únicamente por PC. Por tanto, deberán poseer y serán bases de datos en línea, con textos completos e información ordenada.

Las Instituciones Documentales deben entenderse más bien como organizaciones. Es decir como: Un conjunto de elementos humanos y materiales, que trabajan bajo una dirección y que persiguen la consecución de un objetivo común: Dar un servicio que satisfaga a los usuarios.

La organización es un sistema (conjunto de elementos orientados a un fin). Es un sistema social (porque lo compone un conjunto de personas) y técnico (porque usa tecnología y se vale y genera procesos tecnológicos). Incluye una serie de procesos que requieren de inputs (libros, personal, etc.) que permitan outputs (salida de servicios y productos que requieren los usuarios). Consecuentemente, se trata de un sistema abierto (se relaciona con otras personas, instituciones y empresas).

Por tanto, podemos entender la unidad documental como:

Institución o empresa documental con personal especialista en I + D, y otros procesos técnico-económicos, que recoge, analiza y trata información interna y externa de la organización de la que forma parte a fin de añadirle valor (generar utilidad).

Las organizaciones van a caracterizarse por tener:

• Una finalidad. Da lugar a dos tipos de organización: Económica (empresa, con ánimo de lucro) o social (institución que busca satisfacer a la sociedad).

• Un objeto: producción, análisis, conservación o difusión de información y documentación (caso de empresas o instituciones documentales).

• Titularidad. Son públicas (si dependen de la Administración Pública) o privadas.

• Financiación. Esta está directamente ligada a la titularidad. Podrán ser, por tanto, públicas o privadas.

La organización es un sistema sociotécnico abierto, así puede representarse:

Todos estos son subsistemas con objetos e índices para medirlos

POR TANTO:

Una unidad documental es una institución o empresa documental, constituida por un conjunto de elementos humanos, materiales e inmateriales. Que cumple con un proceso tecnológico en el que hay entradas (Input) y salidas (Output). Es un sistema de poder y cultura, enmarcado en una economía política.

EFICACIA: Conseguir el objetivo propuesto.

EFICIENCIA: Conseguir el máximo aprovechamiento, el mejor resultado al menor coste.

EJEMPLO DEL TEMA: La biblioteca universitaria.

El Artículo 1º del Reglamento de la Biblioteca Universitaria la define: “Una unidad funcional (esto es, integrada en otra unidad mayor: la universidad) en la que se organizan, procesan, custodian y ponen a disposición de los usuarios (fin social) todos los fondos documentales de la Universidad, con independencia del soporte en que se hallen, del lugar en que estén depositados y de los conceptos presupuestarios con cargo a los cuales hayan sido “adquiridos”. Se estructura en: Servicios Centrales; Biblioteca de Campus y Centros de Documentación especializados.

EJEMPLO DEL TEMA: La biblioteca regional de Murcia.

Es una institución social con financiación pública. Tiene 3 funciones a cumplir:

• Responsable del Patrimonio informativo Regional.

• Gestora de la Biblioteca Pública del Estado en Murcia.

• Cabecera de la red de Bibliotecas Públicas.

3

4

SISTEMA SOCIAL Y TÉCNICO ABIERTO (Procesos tecnológicos)

INPUT

OUTPUT

Engloba a personas con capacidad de toma de decisiones. Se agrupan en 3 niveles: De alta dirección (Dirección General); media dirección (Al frente de los departamentos funcionales o geográficos); dirección operativa (supervisores). Define los objetivos de la empresa y busca y mide su eficiencia mediante unas herramientas.

ENTORNO

ENTORNO

Sistema

político

Sistema

cultural

Sistema

humano

Sistema

dirección

Sistema

técnico

Persigue la satisfacción del trabajador y su promoción en la empresa.

Venden u ofrecen servicios al exterior

Se relaciona con otros sistemas y organizaciones

Determinado por los grupos de influencia según la teoría de los grupos, esenciales para el estudio de las empresas no lucrativas. Grupos: Usuarios, financiadores, administradores de los que dependen.

Es una cultura organizativa: Una forma de entender y ver las cosas. Se puso de manifiesto con 2 profesores norteamericanos que realizaron encuestas y estudios en distintas empresas y países.

NETO PATRIMONIAL

NETO PATRIMONIAL

ACTIVO

PASIVO