Tema 4 LAS OBIGACIONES PROFESIONALES DEL COMERCIANTE II. LOS DEBERES CONTABLES.

LA OBLIGACIÓN DE LLEVANZA DE LA CONTABIDLIDAD.

Los empresarios sometidos al estatuto jurídico del comerciante tiene la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. La transgresión o manipulado de ésta obligación es un acto ilícito que tiene consecuencias jurídicas, por ejemplo en los casos de quiebra y suspensión de pagos.

Al cumplimiento de éste deber está obligado todo empresario, persona física o jurídica, con independencia de su importancia económica y de la inscripción o no en el Registro Mercantil. También tienen ésta obligación entidades no consideradas comerciantes, como las cooperativas, las fundaciones, las comunidades de bines, los sindicatos y asociaciones empresariales, etc.

La responsabilidad por incumplimiento de éste deber recae sobre el empresario, cuando éste es persona física, y los administradores en el caso de sociedades mercantiles, no obstante, no es un deber personalisimo, por lo que puede delegarse la función en otras personas, práctica

Ésta habitual. Por tanto no está exento de su responsabilidad el empresario en caso de delegación.

FUNDAMENTO DE ESTA OBLIGACIÓN.

La llevanza de una contabilidad ordenada y adecuada al tamaño de la empresa responde ala protección de diversos intereses.

En primer lugar, el propio empresario para conocer la marcha de la empresa y sus resultados.

Interesa por otro lado, a los socios de las sociedades, pues su principal derecho al reparto de dividendos resulta de la información contable y de su cuenta de resultados.

Los propios trabajadores, por cuanto les interesa la marcha de la empresa. Además existe la obligación de facilitar a los representantes de los trabajadores en iguales condiciones que a los accionistas.

Al estado, por cuanto la recaudación, es decir, los impuestos que gravan las rentas salen de la contabilidad.

Así mismo está el interés de los acreedores de la empresa por su lógico interes en cobrar, para acreditar la existencia de la deuda y como para conocer el patrimonio para resarcirse de la misma. (art. 25 sgtes C. Comercio 1989).

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: OBLIGATORIOS Y FACULTATIVOS O VOLUNTARIOS.

Sin perjuicio de lo establecido en las Leyes Especiales, el artículo 25 del C. De Comercio establece que son dos los libros contables obligatorios.

En primer lugar, el libro diario, donde se recogen cronológicamente todas las operaciones relativas al ejercicio de la actividad de la empresa, así como Cualquier hecho jurídico, económico o material que tenga repercusión económica en el patrimonio.

En segundo lugar, el libro de inventarios y cuentas anuales. Este libro se inicia con el inventario detallado del comienzo de la actividad, trimestralmente los balances de comprobación y sumas y saldos y anualmente el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

Además de estos libros contables obligatorios, existen otros libros corporativos de llevanza obligatoria. Por ejemplo el libro o libros de actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, el libro de registro de acciones nominativas en las SA y el libro de registro de socios en la SL.

LOS REQUISITOS FORMALES DE LLEVANZA.

Los libros obligatorios de los empresarios han de ser legalizados por el Registrador mercantil que corresponda al domicilio de la empresa. Este pone una diligencia firmada por él en el primer folio y sella todas las hojas.

Lña legalización se puede hacer de dos maneras:

A priori, antes de su utilización, a saber, cuando los libros están debidamente encuadernados se legalizan antes de su utilización.

A posteriori, cuando la contabilidad se lleva por procesos informáticos, es decir, una vez cerrado el ejercicio y por tanto la contabilidad, se imprime ésta, se “forman” los libros, se encuadernan para que no se puedan manipular, es decir, quitar o añadir hojas, y entonces se llevan al Registro Mercantil cuatro meses después del cierre de ejercicio. La finalidad que se persigue con la legalización es la de lar autenticidad a os libros obligatorios. No en cuanto a su contenido, sino a su forma.

-Las formas intrínsecas de la legalización.

El artículo 29 del Código de Comercio establece la forma en la que se debe elaborar la contabilidad: con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, no ralladuras, ni tachaduras etc. Además el Código de Comercio establece la presunción IURIS TAN TUM de que la contabilidad que no se ajuste a éste artículo se presume falsa. No obstante, éste articulo 29 ha perdido toda su trascendencia con los sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad y la legalización a posteriori que éste hecho a generado.

-El deber de conservación de la contabilidad.

El ámbito subjetivo, es decir, quien tiene la obligación, correspondiéndole ésta al empresario, aun cuando cese en la actividad. A los herederos si éste fallece y a los liquidadores hasta que la deposite en el Registro Mercantil.

El ámbito objetivo, que se tiene que guardar. Pues ha de conservarse la totalidad de la documentación contable y empresarial, correspondencia, albaranes, facturas, etc., debidamente ordenada.

El ámbito cronológico, durante cuanto tiempo. Ha de ser durante seis años, a partir de la fecha del último asiento realizado.

EL SECRETO DE LA CONTABILIDAD Y SUS LIMITACIONES.

El Código de Comercio, en su artículo 32, parte del principio general de que la contabilidad de los empresarios es secreta sin perjuicio de lo que se derive de las leyes. Pero no es un secreto absoluto, sino relativo, pues se protege la contabilidad de conocimiento ilícito o difusión abusiva. Pero éste secreto decae por prevalencia de otros intereses en los siguientes casos:

-ante la inspección de Hacienda, pues prevalece el interés general de la recaudación de impuestos.

-en la información a los socios y a los trabajadores, es decir sus representantes, pues prevalece el interés de éstos sobre el interés del empresario.

-información judicial de quienes acrediten interés legítimo de acceder a la contabilidad, de dos formas, en primer lugar, el reconocimiento general o comunicación, que es cuando se revisa toda la contabilidad solo en los supuestos tasados por la ley. En segundo lugar, el reconocimiento particular o exhibición, que es el examen de parte de la contabilidad sobre aspectos que tienen relevancia en el pleito concreto.

-el deposito y publicidad de las cuentas en el registro mercantil.

LAS CUENTAS ANUALES EN EL CÓDIGO DE COMERCIO.

-Noción general.

El Código de Comercio recoge el deber del empresario de formular, al cierre del ejercicio, las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de perdidas y ganancias y la memoria.

Esta obligación corresponde a todo empresario, persona física o jurídica, y si bien su formulación es por ejercicio anual, como su propio nombre indica, no se exige que coincida con el año natural.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Para ello, para que la contabilidad refleje la imagen fiel, es necesario aplicar obligatoriamente los principios contables.

-Documentos que forman las cuentas anuales.

El balance: refleja el estado patrimonial de la empresa. En el se deben incluir, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo, es decir, lo que tienen, y las obligaciones que forman su pasivo, es decir, lo que deben, especificando los fondos propios, es decir, lo que es de la empresa.

La cuenta de pérdidas y ganancias: refleja el resultado de la empresa. Se deben incluir, con la debida separación, los ingresos, gastos del ejercicio y, por diferencia, el resultado del mismo. Distinguirá los resultados ordinarios, propios de la explotación, de los resultados extraordinarios.

La memoria: completa, amplía y explica los otros dos documentos. Es decir, es un documento complementario que explica con palabras lo que las cuentas muestran con cifras.

-Normas sobre valoración de las partidas de cuentas anuales.

El Código de Comercio se preocupa, además, de los criterios de valoración de los elementos que integran las distintas cuentas del balance y perdidas y ganancias. Entre los principios contables que recoge el Código de Comercio nos encontramos con:

El principio de empresa en funcionamiento.

El principio de prudencia valorativa.

El principio de devengo.

El principio de no-compensación.

El principio de precio de adquisición o coste de producción.

El principio de importancia relativa.

RESPONSABILIDAD POR LA FORMULACIÓN DE LAS CUENTAS.

De los responsables de la formulación de las cuentas anuales son el propio empresario individual o los administradores de las sociedades mercantiles. Por eso, las cuentas deber ser firmadas por el empresario o todos los administradores, habiéndose constar el motivo de la falta de alguna de éstas firmas, y la fecha de la formulación. Los que firmen las cuentas, serán responsables tanto en el ámbito tributario, como en el penal, de las falsedades o inexactitudes de éstos documentos.

OBLIGACIÓN DEL DEPOSITO.

Salvo el empresario individual, las cuentas anuales de las sociedades mercantiles deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, para que puedan ser publicadas en el registro. La falta de depósito tiene entre otras consecuencias, el cierre del Registro Mercantil hasta que el depósito de las mismas se efectúe.

Esquema de Plazos:

Cierre de Ejercicio=3 meses=formulación de cuentas por parte de los administradores=6 meses para auditar(desde el cierre de ejercicio)=junta ordinaria de accionistas, aprobación e informe de auditoria=un mes para el depósito en el R.Mercantil.

VERIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD: LA AUDITORÍA DE CUENTAS.

La auditoría de cuentas consiste en el examen de las cuentas anuales por profesionales independientes, (los analistas de cuentas) que, mediante determinadas técnicas de revisión contable, emiten un informe sobre la veracidad y exactitud de la contabilidad, es decir, si las cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio, su situación financiera y el resultado de las operaciones. Sólo pueden auditar aquellas personas, físicas o jurídicas, que figuren inscritas en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas, (ROAC), QUE LLEVA EL Instituto de contabilidad y auditoría de cuentas, (ICAC).

Tres son los supuestos en los que cabe la Auditoría de Cuentas, según establece el articulo 40 del Código de Comercio:

La auditoría obligatoria:

Entre otras, tienen la obligación de auditar sus cuentas las empresas que coticen en bolsa, las entidades bancarias y financieras, las compañías de seguros y las sociedades anónimas, limitadas y comanditarias por acciones que superen dos de estos tres requisitos: 1) que su volumen de activo sea superior a 300 mill. De pts. 2) que su volumen de negocio sea superior a 600 mill. De pts al año 3) que tengan una media superior a 50 trabajadores en dos ejercicios consecutivos.

La junta general suele nombrar su propio auditor, sin embargo, éste tiene ciertas limitaciones, éstas obvias, como el no tener un interés personal y familiar en la empresa, etc.

La auditoria voluntaria, es decir, que el empresario o sociedad, con el fin de elevar su prestigio y demostrar que es una empresa con garantías para operar en el mercado, decide auditar sus cuentas.

La auditoría judicial. Cuando alguien acredita interés legítimo a juicio del magistrado, solicita de éste que se audite la contabilidad de una empresa. Si el juez accede a la petición, los gastos de la auditoria correrán a cargo del solicitante, si la contabilidad está en orden y el informe es sin tacha. En el caso opuesto, es decir, que la auditoría descubra incidencias en las cuentas, correrá ésta a cargo del auditado.

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