ADMINISTRACION GENERAL

DEFINICIONES TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

SISTEMA

Sistema: Un conjunto de partes ó subsistemas coordinados y en interacción para alcanzar un conjunto de objetivos. Forman un todo unitario.

Sinergía: La suma del todo es mayor que la suma de todas sus partes. El comportamiento de un elemento no representa el comportamiento del todo.

Subsistema: Sistema de un sistema mayor. Cada una de las partes de un sistema es un subsistema. Es decir es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentra estructural y funcionalmente en un sistema mayor, ya que posee sus propias características.

Recursividad: Es saber reconocer que un sistema esta compuesto por subsistemas que tienen las mismas funciones y características de los sistemas. SUPRASISTEMA - SISTEMA - SUBSISTEMA.

Viabilidad de un Sistema Abierto: Capacidad de supervivencia (legalización) y adaptación de un sistema en un medio en constante cambio. Gran intercambio de energía e información entre el sistema y el medio.

Niveles de Organización (Jerarquía): A medida que vamos pasando de un subsistema a un sistema y de este a un suprasistema vamos pasando por distintos niveles de organización de los más simples a los más complejos.

Sistema Complejo: Cuando las interacciones y la variedad aumenta.

Enfoque Sistema: A medida que integramos sistemas vamos pasando de una

complejidad menor a una mayor, lo cual nos permite una mayor

comprensión del todo y las interrelaciones de sus partes.

Enfoque Reduccionista : A medida que desintegramos los sistemas en subsistemas vamos pasando de una complejidad mayor a una menor. El objetivo de este enfoque es aislar sus partes y determinar el origen de los problemas.

Frontera del Sistema: Es aquella línea divisoria que separa el sistema de su entorno y define lo que le pertenece a él y lo que esta fuera de él. Sin embargo a veces es difícil establecer fronteras debido a que en sistemas abiertos los flujos de información y energía son muchos y continuos, entre el sistema y el entorno.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA

Corriente de Entrada (C.E.): Importa energía y recursos del medio (recursos humanos, informáticos, financieros, físicos, etc.).

• Ley de Conservación: C.E. > ó = C.S.

Cantidad de energía de un sistema = Energía C.S. - Energía C.E.

• Ley de los incrementos: Propiedad de la información, que permite la no-existencia de pérdida cuando es parte de la C.E..

Proceso de Conversión: Proceso de transformación de la energía importada del medio, en otro tipo de energía que representa la C.S.

Corriente de Salida: Es la exportación que hace el sistema al medio a través de un producto final (bienes y Servicios). Hay dos tipos de C.S. que son valoradas por la sociedad de la siguiente manera.

• Corriente positiva: Útil a la sociedad ( Bs. Y Ss.)

• Corriente negativa: Inútil a la sociedad ( Contaminación).

• Externalidades: C.P. ó C.N. generada y prevista ó no prevista por el sistema.

• Si la C.P. > C.N., es posible que el sistema logre la legalización por parte del medio.

Retroalimentación: Proceso donde parte de la C.S. vuelve a la C.E. en forma de energía ó información, lo cual permite realizar una autoevaluación ( Control ) del sistema con el propósito de saber si esta cumpliendo su objetivo, si no es así deben generarse medidas correctivas. Proceso de control que posee el sistema para cumplir con su meta.

Objetivos del Enfoque Sistema:

1.- Identifica claramente los sistemas y subsistemas, estudiando sus relaciones, permitiendo maximizar su eficiencia.

2.- Identifica los subsistemas que son críticos y que limitan la acción del sistema para alcanzar sus objetivos.

Entropía: Es el grado de desorden de una organización. Es la pérdida permanente de vida útil.

Neguentropía ó Entropía negativa: No toda la energía importada debe ir al proceso de transformación, sino que parte de ella debe ir a combatir los efectos de la entropía. (sistemas de información, gastos de reorganización, etc.)

Autorregulación: Este principio señala que los sistemas abiertos poseen características que le permiten autocontrolar su comportamiento ó funcionamiento de tal modo que mantienen ciertas variables dentro de ciertos valores permitidos, sin necesidad de pedir ayuda a otros sistemas ó instancias superiores.

MECANISMOS DE CONTROL O AUTOREGULACION.

Neguentropia: Ya esta definido, si luego de la aplicación de mecanismos neguentrópicos, persiste el problema, se activan los mecanismos homeostáticos.

Mecanismos homeostáticos.: Son los mecanismos encargados de corregir el problema no resuelto por la neguentropía, llevando la conducta ó los resultados a los valores normales. Estos mecanismos son viables y eficientes dentro de ciertos rangos de desviación posible.

Algedonia: Son los mensajes que envían los mecanismos homeostáticos al sistema central (cerebro) para indicar que estos son incapaces de superar el problema.

Dirección por Excepción: Mientras el sistema autónomo (bajo mecanismos homeostáticos) sean capaces de solucionar el problema, los centros superiores se desligan de esos problemas y se preocupan solo de los que caen bajo sus campo de acción.

Si el problema es mayor a los mecanismos homeostáticos, es ahí cuando se envía la información (algedonia) al centro superior y se hace cargo del problema. Es por ello que la función del centro superior es controlar y actuar por excepción.

Autonomía Relativa: Señala que un centro de decisiones es autónomo mientras su conducta ó resultado se encuentre dentro de los límites de normalidad.

DIFERENCIACION E INTEGRACION.

Diferenciación: Todo sistema cuando nace es prácticamente una totalidad no diferenciada. Pero a medida que se desarrolla aparece el fenómeno de la diferenciación, o sea van apareciendo subsistemas que comienzan a especializarse en materias y funciones concretas.

Ejemplo: En la puesta en marcha de muchas empresas, las personas tienen un comportamiento poco diferenciado, todas se preocupan de todo y a medida que pasa el tiempo cada subsistema se encarga y se concentra en lo suyo ( su rol y funciones). Existe otra forma de diferenciación a través del crecimiento, ya que la aparición de más subsistemas tiende a presionar las fronteras de la totalidad, pudiendo en algunos casos aislar subsistemas incapaces de sobrevivir sin la interacción.

Es decir la diferenciación mal administrada involucra desintegración.

Es por ello necesaria la:

Integración: Fuerzas internas que buscan la aglomeración del sistema, impidiendo la fuga de los subsistemas producto de la diferenciación. Objetivo: Interdependencia y supervivencia a través de la coordinación y el poder.

REALIDAD - MODELO

Subsistema Realidad: Representa la parte real de la organización, no los elementos simbólicos, si no los elementos reales: la gente, las máquinas, las plantas industriales, el equipo, etc..

La Administración va a tratar de armar un modelo que permita manejar al subsistema realidad, es decir un modelo que permita manejar la realidad - organización.

Subsistema Modelo: Estará formado por todas las herramientas y técnicas que crea la administración para manejar la realidad: la comunicación, los sistemas de información, de control, de influencia, etc. Este modelo puede tener distintas formas en relación al subsistema realidad, puede ser más grande, más chico ó diferente. Se intentará que sea lo más parecido posible.

Si el modelo supera a la realidad = burocracia y excesivo control

Si el modelo es menor a la realidad = perdida de control

Teorías administrativas y Subsistemas realidad y modelo.

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