TEORIA ADMINISTRATIVA

PARCIAL II

R/ Dentro de el proceso administrativo, la planeación tiene por objeto establecer políticas, procedimientos, reglas, programas, presupuestos y estrategias para determinar futuras actividades. Así mismo, la organización tiene por objeto distribuir o señalar las actividades necesarias de trabajo entre los miembros y su participación en el grupo. Tanto el planear como el organizar son procedimientos tendientes a formular prescripciones de error y así, ambos funcionan como mediadores que mejoran los insumos. Ambos contribuyen a la consecución de objetivos organizacionales.

De este modo, el sentido dado en el proceso administrativo a la actividad organizacional es el de defender lo ya planeado (las metas ya establecidas, la definición de la sociedad actual - factores externos e internos - , identificación de las ayudas y barreras para lograr las metas y el plano conjunto de acciones para alcanzar dichas metas), establecer líneas formales de comunicación (diseñar modelos de comportamiento racional), división y especialización del trabajo (dividir, simplificar y estandarizar tareas).

La actividad organizacional también permite que la dirección se encargue de las relaciones interpersonales para lograr determinados objetivos, y así mismo permite que el control pueda corregir el desempeño individual y grupal para asegurar que los hechos se ajusten a los planes.

R/ Al hablar de estructura burocrática nos podemos referir a una estructura jerárquica ya determinada donde se da una relación de autoridad superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización al escalón más bajo, siguiendo la llamada cadena de mando. Un concepto muy ligado al de estructura burocrática es el de la racionalidad, la cual implica adecuación de los medios a los fines, es decir EFICIENCIA (logro de los fines con la menor cantidad de recursos). Entonces, podemos decir que la racionalidad predominante en la estructura burocrática es la eficiencia en términos de relaciones interpersonales, pues estas se dan de una manera formal, la cual permite mayor productividad y mayor ahorro de recursos.

CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA

• Carácter legal de las normas y reglamentos: la burocracia es una organización unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito para tener una interpretación sistemática y univoca.

• Carácter formal de las comunicaciones: la burocracia es una organización unida por comunicaciones escritas, asegurando la interpretación univoca de estas.

• Carácter racional y división del trabajo: la burocracia se caracteriza por la división sistemática del trabajo en aras de la racionalidad, es decir, se adapta a los objetivos por alcanzar.

• Impersonalidad en las relaciones: la distribución de actividades es impersonal y se desarrolla en términos de cargos y funciones y no de las personas involucradas.

• Jerarquía de la autoridad: la burocracia establece los cargos según el principio de jerarquía (orden y subordinación). Cada cargo inferior debe estar bajo el control de uno superior.

• Rutinas y procedimientos estandarizados: la burocracia fija reglas y normas técnicas para el desempeño de cada cargo.

• Competencia técnica y meritoria: la burocracia basa la selección de las personas en el merito y la competencia técnica y no en preferencias personales.

• Especialización de la administración: la burocracia se basa en la separación de la propiedad y la administración, es decir, los administradores no son dueños de la empresa, sino profesionales especializados en administración.

• Profesionalización de los participantes: cada funcionario de la burocracia es un profesional ya que es un especialista, es asalariado, ocupa un cargo, es nominado por un superior jerárquico, hace carrera dentro de la organización, es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa

• Completa previsión del funcionamiento. El comportamiento de los miembros en la organización es perfectamente previsible pues las personas se comportan de acuerdo a normas ya establecidas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA BUROCRACIA

VENTAJAS

• Racionalidad en relación con el logro de los objetivos de la organización

• Precisión en la definición del cargo y de la operación

• Rapidez en las decisiones

• Interpretación univoca garantizada por la reglamentación escrita

• Uniformidad de rutinas y procedimientos

• Continuidad de la organización mediante la sustitución de personal que se retira.

• Reducción de la fricción entre las personas

• Coherencia los tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias

• Subordinación de los mas nuevos a los mas antiguos

• Confiabilidad

• Beneficio desde el punto de vista personal, pues las personas se entrenan en un campo especifico

DESVENTAJAS

• Integración de las normas y apego extremo a los reglamentos.

• Formalismo y papeleo excesivo.

• Resistencia al cambio.

• Despersonalización de las relaciones.

• Jerarquización como base del proceso decisorio.

• Conformidad extrema con rutinas y procedimientos.

• Exhibición de símbolos de autoridad.

• Facultad en la atención de los clientes.

• Conflictos en el publico

R/ En sentido organizacional, las relaciones se hacen manifiestas por medio de las líneas formales de comunicación. Así, el carácter que ha predominado en ellas es de racionalidad (expresada en forma de organigrama) e irracionalidad (expresada en emociones).

La racionalidad permite la imposición de la jerarquía y de funciones especificas a cada trabajador, así como la cadena de mando.

La irracionalidad de paso a relaciones interpersonales o informales que dan equilibrio a la organización ambas (racionalidad e irracionalidad) definen una cultura organizacional donde se pueden desenvolver, de determinada manera, los individuos.

R/ Las razones para plantear una estructura adhocrática se presentan por las necesidades de:

• Cambio, tanto interno como externo.

• Novedad de procesos en la estructura.

• Incertidumbre ante la competencia.

• Flexibilidad en las relaciones (formales e informales) y en los procesos.

• Colaboración tanto vertical como horizontal.

• División del trabajo sin estandarización de puestos.

• Imponer autoridad descentralizada para una mejor rapidez en la toma de decisiones.

• Cambiar una estructura burocrática definida.

PROBLEMAS DE LA ADHOCRACIA

Tomando la organización matricial como ejemplo de estructura adhocrática, los problemas son:

R/ una estructura organizacional es el arreglo e interrelación de las partes - componentes y de las posiciones de una compañía. La estructura de una organización especifica su división de las actividades y muestra como están relacionadas las diferentes funciones o actividades; en cierta medida también muestra el grado de especialización del trabajo. Indica además su estructura jerárquica y de autoridad, así como sus relaciones de subordinación. Asegura la estabilidad y continuidad que le permiten sobrevivir a las llegadas y salidas de empleados y coordinar sus relaciones con el ambiente.

Para planear una estructura organizacional se necesita contar con: una determinada tecnología, un medio ambiente donde desarrollarse, una cultura organizacional definida capacitación del personal, planes estratégicos y tácticos y valores gerenciales, así como aplicar algunos elementos como: especialización, estandarización y coordinación de actividades, centralización y descentralización de la toma de decisiones y definir el tamaño de la unidad de trabajo.