Relaciones Laborales y Recursos Humanos

Sistemas de Información en la empresa

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INTRODUCCIÓN.

Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de los sistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al más bajo costo.

Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos sean coherentes y actúen como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha información.

¿ QUÉ ES UN S.IA.?

Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Información Administrativa), primero debemos tener conocimiento sobre ciertos conceptos:

- Información: Toda entidad por formar parte de un sistema económico- social, está expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de información elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.

Información es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, es toda señal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situación determinada. Es una selección de datos organizados con relación a un usuario, problema, tiempo, espacio y función.

- Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.

Los sistemas varían en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos desde este punto de vista la empresa es un sistema, así lo demuestran las diversas y múltiples interrelaciones que existen entre sus partes.

Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en que interactúan con el medio, o sea, obtienen de él los recursos que necesitan (corriente de entrada), y los transforman con lo cual generan el bien y/o servicio (corriente de salida).

La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En términos generales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidad administrativa, la información interna o externa que requieren las empresas.

El proceso del sistema es la transformación de la corriente de entrada a través de la mezcla de los distintos elementos que la componen en una corriente de salida.

La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la función u objetivo principal de la empresa que es la producción de un bien y/o servicio.

GRAFICAMENTE.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)

La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La toma de decisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión resultante.

El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.

Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesario identificar los objetivos que este persigue.

Objetivos del Sistema de Información.

Este trata fundamentalmente de:

Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, así como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.

Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en ordenes e información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.

Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relación precisa para conseguir los objetivos de aquella.

De acuerdo a lo señalado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a través de los siguientes puntos:

Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y transmitir la información, así como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilización posterior.
Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente.
Establecer causes para recoger la información interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa, transmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus decisiones.
Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.
Dar a conocer en forma sistemática y organizada la información, a los ejecutivos y directores de la empresa, a través de los sistemas de información, control y gestión.

En conclusión, podemos decir, que los “Sistemas de Información de la Empresa” son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeñen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La información puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La información tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.

Los elementos que conforman un sistema de información son cuatro:

INFORMACIÓN. Todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.
PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Hardware y software empleado en las tareas del sistema.
TÉCNICAS DE TRABAJO. Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.

Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de la empresa.

En este sentido, un sistema informático, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de Información. Sólo cuando este sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos para un propósito empresarial definido hablamos de “Sistemas de Información de la Empresa”.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA.

En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información, dependiendo del tipo de empresa los más comunes son:

El Sistema Contable:

Este sistema es el más usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.

El Sistema de Costos:

La contabilidad de costos es la técnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la producción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en un método de medida y en un medio de control.

Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo total de producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como también se puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricación.

La contabilidad de costos incluye también el análisis y la síntesis del costo total de producción en función de los costos por departamento o por centros de costos, así como por operaciones manuales o de máquinas.

Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad de costos tiene tres finalidades principales:

Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artículos terminados.

Proporciona datos para el control de costos.

Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.

El Sistema de Presupuesto:

Este sistema exige una previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se preveen para el futuro.

Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de información, ya que este es básicamente el esquema de un plan proyectado de acción del ente, para un período de tiempo definido.

Los pronósticos que se realizan a través de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la administración, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido en términos concretos sus juicios ponderados sobre lo que hará dentro del campo de su responsabilidad.

El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control de los diferentes aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los resultados obtenidos con las cifras del presupuesto, utilizando estás últimas como una base de comparación o medida para determinar la eficiencia de las operaciones.

USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMÁCIÓN EN UNA EMPRESA.

En esta era de información, el conocimiento está asumiendo el rol del capital como fuente impulsora de las empresas. Hoy en día el conocimiento es el recurso primario de las personas y organizaciones, donde las tecnologías de hardware, software y redes comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes de una nueva manera de hacer gestión.

En primer lugar, para la implementación de tecnología informática, la empresa debe realizar un análisis costo- beneficio, de manera que la adquisición de esta resulte productiva.

En el uso de esta tecnología informática es necesario incorporar computadores con una serie de características, que al estar interconectados entre sí, facilitan la rapidez y calidad de la información, gestión y posterior toma de decisiones.

En el poder de la decisión las empresas se encuentran organizadas en grupos relativamente autónomos, comunicados por tecnología computacional que manejan decentralizadamente con gran efectividad y eficiencia en los procesos claves de la empresa.

La mayoría de las personas tendrán equipos conectados a redes computacionales, tanto en las empresas como en el hogar. Estas redes son de carácter global, ya que permiten la conexión entre empresas y personas cualesquiera.

Las redes comunicacionales producen la contracción del tiempo y el espacio, por la facilidad que tienen las personas de realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en una empresa.

Es importante hoy en día que las personas que realizan gestión conozcan acerca de las tecnologías de información y así mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para que las empresas tengan una transición suave hacia los nuevos estilos de gestión.

PRINCIPALES COMPONENTES DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Hardware

El componente de hardware más básico que sirve como plataforma para los sistemas de información y las aplicaciones, es el computador. El computador consta de dispositivos de entrada, los cuales proveen los elementos para comunicarse con otros elementos del computador. Los más populares de estos elementos son el teclado y el Mouse, que sirven para darle instrucciones al computador. Otro componente importante del computador es la CPU, que interpreta las instrucciones y los datos que ingresan por los dispositivos de entrada y toma las decisiones adecuadas respecto a ellos. También forman parte importante del computador, la memoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal (RAM) dice relación con la capacidad que tiene el computador para trabajar con varios programas simultáneamente. La memoria secundaria corresponde a la capacidad de almacenamiento de computador, es decir, el disco duro. El computador también posee dispositivos de salida, los cuales permiten que el computador pueda entregar los resultados del procesamiento realizado internamente. Los principales dispositivos de salida son: los monitores, las impresoras, los parlantes, etc.

Software

El SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el HW opera. Dentro de cada uno de los componentes del computador debe existir un SW adecuado que entienda las instrucciones y datos y que sea capaz de procesarlos. Por ejemplo, la CPU como unidad física no puede hacer nada si no cuenta con un conjunto de instrucciones generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas; éste está constituido por el Sistema Operativo, el cual es un software. El SW toma la forma de programas, que son un conjunto de instrucciones escritas en un determinado lenguaje. Los tipos de SW más importantes son:

Sistema Operativo y otros SW de base: el S.O. es el programa maestro que controla y dirige todas las operaciones del HW de un computador, por ejemplo, monitorea todos sus componentes y conoce su estado. También puede recibir requerimientos por la ejecución de múltiples programas y varios a la vez por un mismo programa, dándoles prioridades y tiempos de procesamiento a la CPU.
Compilador de lenguajes: traduce un programa escrito en un lenguaje de 3º o 4º generación y lo transforman en instrucciones en lenguaje de máquinas codificado en binario.
Software de Aplicación: es el que realiza una labor útil para un usuario final, puede ser empaquetado (se compra y no puede ser adaptado a las necesidades del usuario), parcialmente empaquetado (permite adaptaciones a las características particulares de una empresa) y ad-hoc (hechas totalmente a la medida de los usuarios).

Redes Organizacionales

La base de cualquier Red Organizacional es el medio físico a través del cual se integran las tecnologías de información. Este medio físico puede ser por trenzado, cable coaxial, fibra óptica o microonda. Cualquiera de estos medios, algunos más costosos y de mejor capacidad, permite la interconexión y transmisión de información entre distintos puntos físicos que componen una organización. Dependiendo de la amplitud del área que se desea comunicar (redes LAN o WAN), el tipo de información (voz, data, imagen) y del ancho de banda requerido, existen distintas alternativas de transmisión: Packet switching, Frame Relay, ISDN, ATM, ADSL, etc.

Las Redes de Area Local (LAN) son un conjunto de equipos, cableado y protocolos que permiten a un grupo de estaciones (habitualmente PC´s) comunicarse y compartir recursos. La motivación original de estas redes es la centralizar en un servidor los servicios de almacenamiento de SW, datos y de impresión, pudiendo las estaciones bajar tanto el SW como los datos y realizar procesamientos locales.

Redes Totales

Las redes totales no sólo permiten unir las diferentes unidades de una empresa, sino también interconectar empresas, y los clientes con éstas. Permiten integrar diversas tecnologías para dar una solución integral a las necesidades de comunicación de una empresa, tanto internas como externas (con clientes y proveedores), que haga indiferentes el lugar y el tiempo para los que necesitan interactuar. Estas interconexiones se basan en distintas tecnologías, como Internet, EDI, Gropware, Workflow, etc., siendo la más importante, sin lugar a dudas, Internet.

Internet es la red pública mundial, que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones internas de una empresa o de interconectar con clientes y proveedores. En su funcionalidad más básica, Internet es un correo electrónico mundial que permite el envío de mensajes entre todos aquellos computadores conectados a la red por medio de unos sistemas de direcciones. Por otro lado, el mayor potencial de la red Internet en las empresas está en el Web, conjunto de servidores que ofrecen sitios y páginas Web, documentos de hipertexto que organizan la información sobre un determinado tópico de una manera fácil y atractiva de utilizar. La importancia de los sitios y páginas Web es que ellos pueden ser utilizados por las empresas para proveer una gran gama de información de interés comercial.

Otra modalidad de Internet es Intranet, que permite compartir información interna de la empresa (procedimientos, manuales, informes, catálogos, etc.), la cual está protegida por un firewall. También existe la modalidad Extranet, según la cual, algunos datos contenidos en un servidor Web se ponen a disposición de usuarios externos, particularmente clientes (disponibilidad de productos, stock de productos, planes de producción relevantes para un proveedor, etc.) (*)

Vale la pena mencionar la red EDI, que fue creada para facilitar el comercio electrónico y hace posible el envío de formatos preestablecidos, por ejemplo; órdenes de compra o facturas entre empresas en forma electrónica, eliminando el papel. La comunicación EDI es de computador (enviador) a computador (receptor). En el computador del enviador se genera el formato a traspasar y un SW propio de la solución EDI lo transforma a señal electrónica transmisible por el protocolo y las líneas que usa la empresa que provee el servicio. Esta empresa se encarga de rutear el mensaje a la empresa receptora, velando por la seguridad y exactitud de lo transmitido.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES.

Dentro de las organizaciones la contabilidad juega un rol importante, ya que, es una base sobre la cual se toman una gran variedad de decisiones, ya sean económicas o financieras, también influye en el control de la gestión y las operaciones de las empresas, por esa razón los Sistemas de Información Contable (SIC) son tan necesarios dentro de la misma. Pero ¿qué es la Contabilidad?, es una parte de los SIA de un ente, técnicamente es el procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de una empresa.

El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactúan con el fin de proporcionar información correspondiente a las operaciones realizadas por la empresa, susceptible de ser valorizadas en términos numéricos, lo cual permite a sus administradores, en forma fácil, tomar las decisiones que cumplan sus objetivos.

Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y necesidades que posee la Empresa, y pueden adoptar diversas formas. Los SIC más utilizados por los entes económicos y más destacados son:

El sistema Jornalizador: sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles en el “DIARIO” o libro único, en forma detallada a través de asientos, de este modo se cumple con el principio contable de la partida doble, dichas operaciones deben ser registradas en forma cronológica y posteriormente, traspasadas al Libro Mayor, para ser llevadas al Balance General.

El Sistema Centralizador: El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traía varias complicaciones, por esta razón se creo este nuevo sistemas, el cual registra todas las operaciones en diferentes libros, para que este sistema sea eficiente se han creado diarios nuevos, tales como: Caja, Documentos por Pagar, Documentos por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc.

El Sistemas de Caja Diario: Este sistema es utilizado por empresas pequeñas que utilizan solo dinero en efectivo ya que se registran los ingresos y egresos de caja. (*)

El Sistema de Comprobante: Sistema utilizado por empresas que no poseen muchas transacciones ya que utilizan para cada transacción un comprobante enumerado en forma correlativa, divididos en comprobantes de ingresos y comprobantes de egresos.

Los sistemas de RUF: Se utiliza un libro diario en el cual se registran las transacciones en forma periódica y fichas las cuales reemplazan a los mayores, este sistema posee tres principios básicos que son: las cuentas y diarios se llevan en hojas sueltas, los asientos se registran simultáneamente por calco en la cuenta y en el diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.

ESQUEMA DE SISTEMA JORNALIZADOR.

ESQUEMA DE SISTEMA CENTRALIZADOR.

CONCLUSIÓN

Hoy en día, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Información adecuado y eficaz que le permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar las decisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.

Además las empresas deben ir adecuándose a las nuevas tecnologías (Informáticas), para así tener una visión más amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.

Por último, podemos decir que dentro de los sistemas de información el principal es el contable, pues toda entidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.

BIBLIOGRAFÍA.

Para la confección de este informe se ha recolectado información, la cual detallaremos a continuación:

LIBROS:

Autor : BARROS V., Oscar.

Título : Tecnología de la Información y su uso en Gestión.

(Una visión moderna de los Sistemas de Información).

Edición : Ultima edición.

Año : 1998.

Ciudad : Santiago, Chile.

Editorial : McGRAW-HILL Interamericana de Chile LTDA.

Autor : BARROS V., Oscar.

Título : Sistemas de Información Administrativos.

Edición : Quinta Edición.

Año : 1988.

Ciudad : Santiago, Chile.

Editorial : McGRAW-HILL Interamericana de Chile LTDA.

Autor : ILLANES F., Pablo.

Título : El Sistemas de Empresas.

Edición : Sexta Edición.

Año : 1999.

Ciudad : Santiago, Chile.

Editorial : Manepa.

Nota: En cada píe de página se menciona el libro que fue utilizado, no se menciona página por que nada fue sacado textual del libro.

ENTREVISTAS:

Nombre : SADE C., Alejandra.

Profesión : Ingeniera Comercial.

Universidad : Universidad Internacional SEK.

Empresa : Empresa Nacional de Telecomunicaciones ENTEL.SA

Cargo : Directora de Marketing.

INTERNET:

www.sie.efpol.ua.es/sisinf.html

Sistemas de Información Administrativos; BARROS Oscar.

Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.