DIRECCIÓN Y GESTION DE PROYECTOS AUDIOVISUALES por RONIN

DEFINICION DE PROYECTO AUDIOVISUAL

Las características básicas de todo proyecto son:

• meta y objetivos de coste y calidad

• definición del “producto” o solución concreta que satisfaga los objetivos

• planificación de actividades o tareas necesarias para llegar a la meta

• ejecución del plan

La producción audiovisual entra en la categoría de proyectos que requieren planificación y gestión. Una producción cinematográfica pone en juego un fuerte capital u numerosos recursos humanos y materiales que hay que organizar y coordinar para obtener el producto deseado, dentro de unos limites fijados de coste plazo y calidad. Lo mismo ocurre en la producción televisiva, y aunque en menor medida, en la producción de un sencillo vídeo industrial.

Un proyecto es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, y con objetivos de coste, inversiones y plazos prefijados (caso de la producción de una película de cine) y otros autores añaden que los proyectos han de realizarse con la participación de varios departamentos de la empresa y tal vez con la colaboración de terceros (caso de la producción de programas en una cadena de TV).

La producción AV, cine y TV requiere inversiones cuantiosas, está destinada a conseguir un resultado de entidad y consecuencias posiblemente trascendentes para la empresa e incluso para el conjunto de la sociedad.

Al margen de la cantidad, calidad y coste económico de los recursos humanos y materiales, lo que depende del tamaño de cada proyecto concreto, se han de poner en juego recursos muy diversos y variados lo que dificulta la gestión de los mismos, al obligar a coordinar muy estrictamente el uso de cada recurso y a trabajar armónicamente a especialistas provenientes de campos técnicos a veces muy alejados.

El grado de complejidad se incrementa por el hecho de que los diferentes recursos no se necesitan de una forma estable sino que su disponibilidad varia a lo largo del proyecto. Cada recurso se necesita en momentos determinados y en cantidades precisas, siendo una de las condiciones del éxito que la intervención de cada recurso sea oportuna, lo que sólo es posible mediante serios esfuerzos de planificación y coordinación.

Cada obra es diferente, las circunstancias difieren de un caso a otro, más aún en aquellos casos como la TV, donde el aporte creativo y la originalidad son consustanciales al producto. En definitiva no hay dos obras iguales y cada proyecto es diferente.

El proyecto está en continuo cambio y transformación y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por parte de cuantos trabajan en él. Durante la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones que generalmente son irreversibles.

Si el proyecto es de importancia, su gestión resulta compleja, es inusual y esta sometida a fuertes influencias externas (entorno político, social o económico), no es de extrañar que pueda finalizar en ocasiones en un fracaso estrepitoso y, más frecuentemente, lejos de conseguir los objetivos de resultados, coste y plazo previstos.

El PROYECTO Y LA FORMA DE ORGANIZARSE

En la producción audiovisual se dan básicamente dos tipos de modelos. Los proyectos de tipo externos, que son los que encargan clientes o entidades ajenas y los internos que son los que la empresa acomete por si misma. También se dan muchas variantes de estas dos formas.

La mayor parte de las empresas están destinadas a actividades de tipo continuo y solo en ocasiones acometen proyecto. Para eso normalmente su estructura esta representada en un organigrama de tipo piramidal bastante rígida tradicionalmente que permite observar las relaciones entre si.

Este esquema no es valido para el desarrollo de proyectos, y se ha intentado resolver mediante la adopción de la denominada estructura matricial matrix organizatior.(figura 1)

La estructura matricial es una organización cruzada con un jefe de proyecto designado para planificar y controlar su project-team. El es responsable de los recursos para el proyecto, pero continua dependiendo jerárquicamente de su departamento.

Existen otros modelos de estructura que facilitan la dirección por proyectos. Todos ellos tienen en común la opción de privilegiar la transversalidad en el seno de la organización, con lo que se permite romper transitoriamente con el proceso piramidal y vertical. En este sentido la formula TASK FORCE (figura 2) es la que ofrece mayor autonomía al proyecto al tratarse de un grupo satélite bajo la dirección de un responsable y totalmente ajeno a la estructura “madre” de la empresa.

EL JEFE DE PROYECTO

El jefe del proyecto es el máximo responsable de la planificación, presupuestación, programación, ejecución, seguimiento y control del proyecto, y es el motor de la consecución de lo objetivos. Solo en el caso de que se modifiquen los limites del proyecto (plazo, entrega y calidad) debe informar a los promotores de las decisiones que más convenga. Todo jefe de proyecto tiene que contemplar tres variables. La primera de ellas es la dimensión técnica, y se trata de tener conocimientos técnicos de lo que se realiza o en su defecto poseer colaboradores de confianza en quienes consultar. La siguiente variable es la denominada dimensión humana. Las atribuciones dadas oficialmente a un director de proyecto son claves en sus relaciones con los jefes funcionales y por otro lado sus capacidades de gestión humana liderazgo, comunicación, negociación, motivación etc.) lo son en sus relaciones con el equipo del proyecto. La ultima de esas variables es la gestión propiamente dicha. La mera acumulación de recursos humanos y técnicos no produce ningún resultado importante; este solo se produce por la intervención de una buena gestión, que integra y armoniza el empleo de dichos recursos.

Algunas de sus funciones son:

• Planificación del proyecto

• Dirección del proyecto

• Conexión con clientes y proveedores

• Control del programa

• Modificación del programa

• Información sobre el proyecto

El jefe de proyectos es, como se ha dicho, una figura clave para el éxito del proyecto, pero su función requiere que se trate de un verdadero puesto de jefatura con autoridad para dirigir el equipo y para tomar decisiones en el ámbito del proyecto.

FASES DEL PROYECTO

La primera fase del proyecto es la definición de los objetivos, definiéndolos en concreción y documentación.

Tras esta fase se aborda el diseño, a veces incluido en la fase de definición y que esta subdividida en componentes para que puedan identificarse . En la planificación integramos: la planificación propiamente dicha (que hay que hacer y como), la organización (quien debe hacerlo), programación (cuando hay que hacerlo) y la preparación.

En la fase de ejecución agrupa todas las fases físicas de construcción de la obra audiovisual. Aquí podemos observar distintos subapartados: Información, seguimiento, control, impulsión del proyecto, toma de decisiones, gestión del personal, solución de problemas, reeplanificación, soluciones hipotéticas, y eventual renegociación de lo objetivos (limites).

Se completan todas esta fases con la de acabado, puesta en marcha y entrega en las que se entrega al cliente el producto en perfectas condiciones de funcionamiento para su explotación.

OBJETIVOS Y OFERTA

En todo proyecto debe existir una primera fase de definición que especifique qué es lo que se desea hacer, en que consiste, cuando queremos hacerlo, como realizarlo y a que coste.

En muchos casos el cliente tiene una idea, unos objetivos, más o menos definidos, un problema o una necesidad y se valora de forma más o menos precisa, llevándola a término.

El propio cliente o más comúnmente la productora (contratista) puede disponer de un director de producción (jefe de proyecto) o contratarlo, el cual asume la responsabilidad de llevarlo a buen fin en las condiciones fijadas, comenzando por definir con precisión los objetivos del proyecto y documentarlo por escrito para que el cliente lo apruebe y quede constancia de ello.

Todos estos objetivos se concretan en la elaboración de una oferta (normalmente por el departamento comercial). Esta oferta generalmente traduce los requerimientos definidos por las especificaciones del cliente de modo que se adecuen a la practica normal del la productora; estándares de calidad, métodos y capacidades técnicas, personal disponible, procedimientos de trabajo, etc. y que indefectiblemente se presentan en la oferta como los idóneos para el caso.

Esta oferta primera suele revisarse, una vez conseguido el trabajo y tras especificar el director del proyecto los objetivos, de forma precisa con el cliente se establece un contrato de forma que cualquier cambio posterior por deseo del cliente pueda cobrarse como recargo al pedido original.

PREVISION PRESUPUESTARIA

Toda estimación presupuestaria parte de una estimación previa de tareas y estimación de medios necesarios para realizarlas contando con el factor tiempo. Su estimación puede estar entre más/menos un 10 %.

A continuación se pasa a un presupuesto definitivo que surge de un diseño detallado de producción en el que las tareas y recursos están perfectamente definidos, se ha planificado el trabajo y se ha programado en el tiempo, su precisión puede estar entre mas/menos un 5 % de los costos finales del proyecto.

Esta estimación exige, para resultar fiable, que el director de producción cuente con práctica, experiencias y conocimiento directo del mercado audiovisual, y por supuesto del proceso de producción; proveedores, empresas de servicios, parámetros de funcionamiento, horarios o jornadas laborales del personal, periodo de descanso, salarios, convenios, costumbres y hábitos, técnicas de realización (medios y personal implicados), legislación, etc.

Para poner todo este conocimiento sobre la practica o papel se deberá de realizar un plan de trabajo, capaz de organizar todos los recursos humanos y técnicos que requiere una obra audiovisual.

PLANIFICACION

Para una primera estimación se subdivide el proyecto en tareas, actividades o más normalmente en series de tares que constituyen una parte del proyecto. Cuando todas las actividades se han realizado, el proyecto se ha terminado y por ello la suma de todas las actividades constituye el alcance del proyecto.

La descomposición del proyecto en tareas significativas, identificables y asignables puede hacerse con muy diferentes grados de detalle.

Para el calculo de tiempo de realización se utilizan varios métodos mas o menos acertados en los que se calcula factores como tiempo pesimista, tiempo probable y tiempo optimista. Cada actividad debe enlazarse con las siguientes en el orden más conveniente para cumplir los objetivos del proyecto, ajustándose a los limites de plazo, coste y calidad. Las actividades en este caso pueden realizarse en paralelo con otras y no siguiendo un orden lineal. De esta forma podemos ahorrar tiempo y dinamizar el trabajo.

La utilización de técnicas y gráficos Gantt y PERT resulta de enorme ayuda para enlazar las actividades en el orden que más se adecue a los imperativos técnicos del proyecto al ajustarse a las limitaciones de plazo, costo y calidad.

El gráfico de Gantt es la forma más simple de representar el planing del proyecto y también es la más habitual. Debe ir acompañado de otro Gantt de recursos de modo que a cada actividad le corresponda los recursos correspondientes a emplear. Las criticas que se hacen de este diagrama es que solo da una idea de la evolución del proyecto y su duración total, pero no indica el tipo de relación entre actividades ni cuales deben ser terminadas en unas fechas para que se cumpla el plazo del proyecto, ni como repercute el cambio en una de ellas en las demás, problemas que se agravan cuando se amplia el numero de actividades.

Desde 1957 se utilizan gráficos para la representación de proyectos, mediante soportes informáticos para su almacenamiento y manipulación, desarrollándose multitud de variedades en los procedimientos: unos consideran costes, otros introducen el tratamiento de la incertidumbre y otros mas genéricos y muy utilizados que son los llamados gráficos PERT

En el PERT cada actividad se representa por un rectángulo que debe unirse por una línea con aquellas actividades que hayan de estar finalizadas para que ella comience y, por otra línea con aquellas que no pueden comenzar hasta que ella no este finalizada.

PROGRAMAS DE CONTROL DE PROYECTOS

Los actuales programas de gestión y control de proyectos de rango medio han dado muestras de su eficacia y facilidad de utilización.

Existen programas específicamente creados para la gestión de la producción audiovisual, que sin duda son los más adecuados para esta aplicación, sin embargo su alto precio los sitúa fuera del alcance de los directores de producción.

Los programas genéricos de gestión de proyectos son, por otra parte, suficientes para gestionar los proyectos audiovisuales, tienen precios muy asequibles y son fáciles de aprender y utilizar.

Los más modernos permiten la creación de diagramas de Gantt, de PERT, relaciones de precedencia con intervalos y compensación automática de recursos, pero a la hora de seleccionarlos deben considerarse determinados factores.

Los programas de gestión considerando sus características deben tener los siguientes requerimientos:

• Facilidad de uso

• Facilidad de aprendizaje

• Versatilidad

• Planificación de tareas y recursos

• Diagramas de Gantt y Pert

• Informes gráficos

• Soporte de varios proyectos

• Calidad

• Calidad de diagramas

• Calidad de compensación

• Rendimiento

• Rendimiento de la impresión

• Rendimiento de recalcular y redibujar

LA GESTION HUMANA DURANTE LA FASE DE EJECUCION

En la fase de ejecución debe hacerse realidad lo planificado por el director del proyecto, la fase de escritorio ha concluido, el camino a seguir para llegar al destino ya ha sido escogido y a partir de ahora se trata de personas, acciones y situaciones en tiempo real.

Dentro de las posibles fórmulas para supervisar el desarrollo del proyecto, aparte de los informes y documentos para el seguimiento y control establecidos al efecto, el director puede convocar al equipo periódicamente, o reunirlo sólo en las ocasiones en que lo considere necesario. Del mismo modo puede obrar con cada miembro del equipo individualmente.

Los aspectos más relevantes para la dirección eficaz del equipo humano que interviene en el proyecto son:

• Liderazgo

• Comunicación

• Negociación

Si bien las limitaciones del proyecto - tiempo, coste y requisitos (calidad) deben estar claramente definidos desde el comienzo, pueden cambiar y de hecho cambian a medida que avanza y toma forma el proyecto; por ello el director debe conocer en cada momento que objetivo/s son prioritarios para el promotor de manera que pueda valorar adecuadamente las opciones a la hora de proponer soluciones al promotor.

ESTIMACION DEL COSTE

Para el primer presupuesto no se puede hacerse una estimación precisa del tiempo de rodaje, ya que para ello es necesario hacer una programación basada en hechos reales (localizaciones ya decididas, actores determinados con una disponibilidad ya comprometida, etc.). Lo que sí suele hacer el director de producción es una primera planificación del tiempo, como más elaborada mejor, ya que de su concreción dependen la fiabilidad en la estimación de las diversas partidas presupuestarias.

El presupuesto inicial, o estimación del proyecto, puede tener errores importantes que se irán corrigiendo al realizar el plan de trabajo y el plan de preparación (planificación de las actividades que deben realizarse para que todo esté a punto para rodar).

PLANIFICACION Y PROGRAMACION

Estimación del tiempo

La evaluación no considera el tiempo de instalación base, se considera que al inicio de la jornada de trabajo el decorado está listo, que los equipos técnicos iluminación, etc. Están dispuestos, así como la ambientación y el atrezzo. Es poco importante el orden de rodaje, y la agrupación de secuencias en un mismo decorado, ya que únicamente se evalúa en este caso el tiempo de realización de las tomas de una secuencia de producción, con el decorado y la instalación a punto.

Estimación por decorado

El primer desglose en secuencias de producción permite hacer una nueva agrupación del trabajo en función de los decorados donde se tienen que grabar dichas secuencias. La primera agrupación afecta a la ubicación del escenario, en segundo lugar se clasifican los escenarios por orden de importancia y se agrupan las secuencias que se han de rodar en cada escenario, en tercer lugar, cada escenario se clasifica en decorados o sets, agrupando las secuencias de cada decorado en orden cronológico.

Estimación del orden de rodaje

En una primera fase de valoración es difícil conocer de antemano la situación geográfica de todos los escenarios, ello se decidirá en la fase de preparación, de acuerdo con el director, y se exigirá tareas de localización.

Todo ello marca las pautas para realizar una primera aproximación a la organización del rodaje y permite prever, además del tiempo de rodaje, gastos de desplazamientos, personal, etc. Que no sería posible evaluar de forma fiable sin la agrupación y ordenación realizada.

Establecer un orden de rodaje equivale a realizar una primera planificación sobradamente conocida y muy empleada en la primera fase de planificación de proyectos industriales, el GANTT.

A partir del plan de trabajo o plan de rodaje, y en función de él, se ha de realizar el PLAN DE PREPARACIÓN, en el que se planifican las actividades de preparación para que cada escenario esté disponible y a punto para la grabación en el lugar y fecha previstos en el plan de trabajo ( localización de exteriores, permisos, construcción y ambientación de decorados, contratos, ensayos, etc).

Con el plan de preparación es posible realizar un presupuesto mucho más preciso si bien, como ya hemos dicho durante la preparación de desviaciones respecto a lo previsto, obligarán a una nueva corrección del presupuesto o a encontrar alternativas que permitan mantenerse en los márgenes establecidos en este momento, opción que desde el punto de vista de gestión del proyecto sería la más acertada.

Herramientas informáticas en la elaboración del plan de trabajo en cine

Estos programas utilizan los estándares de presentación de guiones, permiten realizar el desglose de tareas operando de forma similar a como se viene haciendo manualmente ( subrayados, códigos de color, etc.) pero con la gran ventaja de que cada tarea lleva asociados sus recursos, actualizándose de forma automática en cada modificación y haciendo repercutir sus efectos en las demás actividades.

Entre otras cosas, permiten la elaboración instantánea de listados de recursos, costes y tiempos, histogramas de representación, etc.

La producción audiovisual, cinematográfica o televisiva, en su proceso de producción, sigue necesariamente las mismas fases que cualquier proyecto industrial y es preciso realizar las mismas operaciones (desglose de tareas, evaluación de recursos, planificación, )

Plan de producción y plan de trabajo

El plan de producción o plan de trabajo es el nombre que se da al plan de registros( programación de la fase de grabación). El plan de producción se hace en la medida de lo posible a partir del plan de trabajo y solo a partir de él tendremos el presupuesto definitivo. Sin embargo, como hemos visto el primer presupuesto factible, lo hemos hecho a partir del desglose del guión.

• Plan de trabajo

Al elaborar el plan de trabajo hay que organizar los registros de modo que se optimice el tiempo de rodaje. El director de producción ha de programar las actividades considerando las jornadas de trabajo del personal, estableciendo las secuencias de la jornada y el orden de rodaje de los diferentes decorados. Se determina el mejor orden de rodaje posible y se establece el orden de construcción de los decorados.

• Redacción del plan de trabajo

El plan de trabajo definitivo se esquematiza la organización y el proceso del rodaje. En él puede leerse qué se graba, dónde se graba, y en que se fecha

La elaboración del plan de trabajo está lejos de ser una labor mecánica. Se trata de una auténtica programación con el objeto de optimizar el tiempo y los recursos, para obtener el mejor producto en las mejores condiciones de plazo, coste y calidad.

En la actualidad el plan de trabajo comienza a confeccionarse mediante software de ordenador lo que facilita los cambios y el análisis de las relaciones entre actividades; sin embargo, lo más común es el plan realizado manualmente en una enorme lámina de papel que impresiona.

FASE DE PREPARACIÓN

Para realizar el plan de rodaje definitivo hemos de contar con datos concretos y reales que nos permitan programar las actividades en el tiempo. Es decir, que existe una fase de preparación antes de la elaboración definitiva del plan de trabajo que conlleva una serie de actividades derivadas del desglose.

Casting

Actividad de selección de los actores que han de encarnar a los personajes. También se llama así a las pruebas realizadas con actores que concurren para obtener un papel.

Localizaciones.

No basta con encontrar las localizaciones. Aparte de ser adecuadas para la escena del guión, deben permitirnos realizar los registros sin ocasionarnos demasiados problemas.

Lista de comprobación para localizaciones

Para efectuar la visita provechosamente es preciso no olvidarse de llevar un cuaderno de notas, mapas, grabadora de sonido, camascopio de vídeo o cámara de fotos (tipo Polaroid), fotómetro, etc..., con objeto de analizar el terreno convenientemente y registrar los datos de forma clara y comprensible.

Decorados en plató

El director artístico debe proveer esquemas y dibujos en planta de aquello que se ha de construir para disponerlo en el plató

Es importantísimo que el equipo de producción sepa donde pretende colocar el director artístico trapas o paneles móviles, espejos o cualquier otro elemento que condicione la posición de las cámaras.

Plan de trabajo detallado y presupuesto definitivo

A medida que se van realizando las actividades preparatorias, derivadas del desglose, se conoce qué actor actuará, cuando y durante cuanto tiempo, en qué escenario, qué personal intervendrá en el registro y qué medios técnicos se emplearán, si estará listo el vestuario, los decorados, etc. En definitiva, será posible realizar el plan de trabajo (programación de los registros) de forma detallada y realista.

Modelo de presupuesto

Existen diferentes modelos de presupuestos, según se trate de cine, vídeo o TV, dependiendo también de la zona geográfica, y en el caso de las productoras de vídeo y las TV, cada entidad suele contar con un modelo propio.

En España existe un modelo oficial para la producción cinematográfica que es de obligada utilización para la solicitud de subvenciones al Ministerio de Cultura.

FASE DE EJECUCIÓN (APLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO)

Planificado el proceso y establecidos los objetivos de forma precisa durante un periodo de preparación en que se gestiona todo lo necesario para ejecutar lo programado con personas y equipos concretos y en lugares y momentos programados y reservados a tal efecto, de modo que no falte nada en el momento de actuar, se proceda la ejecución de las tareas según el plan previsto.

Documentos para el seguimiento y control

El plan de trabajo es el instrumento base de planificación, a partir del cual se elaboran los documentos que guían el día a día de la ejecución, así como aquellos que han de servir para efectuar el seguimiento y control de lo realizado.

• Orden de trabajo

• Citaciones o convocatorias

• Parte de cámara (cine). Parte de grabación (TV)

• Informe diario de producción

El día de la ejecución

La aplicación diaria del plan de trabajo requiere del equipo de producción la planificación detallada del día a día y la comunicación con el personal responsable para que todo esté a punto para actuar de acuerdo con lo planificado.

La fase de ejecución en comedias de situación

No se limita supervisar, sino que exige una constante planificación detallada, coordinación, seguimiento y control de numerosas actividades. El modo de trabajo descrito es:

• Planificación del rodaje- grabación en localizaciones

• Planificación de las grabaciones en plató

• Lectura del guión (actores)

• Primeros ensayos

• Pruebas preliminares

• Pruebas preliminares técnicas

• Reunión de planificación del siguiente capítulo

• Ensayo escena a escena y ensayo general

• Grabación

• Edición

• Sonorización

El proyecto no acaba hasta que se obtiene el producto y cumple su función. El director del proyecto es responsable de que esto no ocurra dentro de unos límites de plazo, coste y calidad, gestionándolo y dirigiéndolo desde el comienzo hasta el final.

La obra audiovisual no debe olvidar ninguna de sus vertientes, ni la artística ni la industrial, ya que ambas se necesitan mútuamente para que siga siendo posible el mantenimiento y desarrollo de este tipo de producción, en un entorno competitivo y cambiante, cada día más sujeto a las leyes del mercado, donde un producto sólo es bordado valorando su posible rentabilidad.