TEMA 5.- NATURALEZA Y PROPOSITO DE LA PLANIFICACIÓN

5.1 LA NATURALEZA DE LA PLANIFICACIÓN

Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.

La planificación establece un puente entre una situación actual y una situación deseada.

Se divide en dos partes;

• El establecimiento de los objetivos o fines de la organización; debemos responder a una serie de preguntas;

• ¿Qué queremos lograr?

• ¿A dónde queremos ir?

• ¿Por qué motivos?

En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.

• El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados; fijar los objetivos no sirve de nada si no desarrollamos un plan para alcanzarlos. Un plan es un medio para conseguir las metas. Es un esquema que indica de que manera pretende una empresa de obtener los fines.

Esta parte consiste en responder la pregunta siguiente;

• ¿Cómo lograr los objetivos fijados?

LAS VENTAJAS

La planificación se traduce en una serie de ventajas para la organización permitiendo el adecuado desenvolvimiento de las demás funciones administrativas (organización, etc…)

La planificación da sentido a las funciones de organización y administración, y hace posible llevar a cabo la función de control que no es viable si no se fija de ante mano unos objetivos que lograr.

La planificación es la base para decidir;

• Organización; solamente una vez que conocemos los objetivos que queremos lograr y los planes que debemos seguir para logarlos, podremos diseñar una estructura que nos permitan ejecutar dichos planes y alcanzar los objetivos.

• Dirección; la planificación nos permite seleccionar que tipo de personal y cuando contratarlo. Así como la manera de conseguir que los individuos colaboren de forma voluntaria a la consecuencia de los objetivos organizacionales.

¿Qué estilos de liderazgo y motivación? ¿Y que sistema de comunicación son más eficaces para dirigir al personal?

• Control; se define como la comparación entre los objetivos fijados y los resultados alcanzados. Con el fin de detectar las desviaciones y establecer las medidas correctores necesarios. Por lo tanto si no conocemos nuestros objetivos no podremos fijar los estándares y por lo tanto no podremos determinar el grado de consecuencia de los objetivos.

En general, la planificación ayuda a los directivos a afrontar el futuro incierto.

No garantiza el éxito, pero ayuda a alcanzarlo.

Y en general las empresas que planifican obtienen mejores resultados que aquellas que no lo hacen.

En definitiva planificar es la forma racional de asignar recursos escasos en las empresas.

5.2 EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

La función de planificación debe seguir un esquema lógico. La consideramos de 8 etapas;

Autores KOONTZ, WEIHRICH

• Toma conciencia del problema; la planificación es la toma de decisiones anticipadas y al igual que el proceso de decisiones se inicia con la percepción de un problema, un vacío entre la situación actual y una situación futura que puede consistir en una amenaza o una oportunidad.

Esta toma de conciencia, es una característica de las organizaciones preactivas que constantemente están intentando anticiparse a los cambios, observando la competencia, evaluación de las necesidades de los clientes y evaluando las fuerzas y debilidades.

• Establecimiento de objetivos; consiste en expresar en forma de objetivos y metas la situación deseada futura. Consiste en contestar a la pregunta, ¿Qué queremos lograr? ¿en que momento? y ¿qué utilidad esperamos de ello?

Los objetivos deben ser cuantificables y deben tener un plazo de consecución para que sean operativos.

Primero se fijan los objetivos globales y después se desglosan en objetivos funcionales y departamentales.

• Análisis de contingencias; antes de diseñar los planes debemos analizar las circunstancias en la que dichos planes se van a desarrollar, tendremos que llevar un análisis interno y externo de la organización.

• Definición de líneas alternativas; consiste en identificar los planes alternativos que podemos seguir para alcanzar los objetivos fijados.

• Evaluación de las alternativas; consisten en evaluar los cursos de acción alternativos en función de los requerimientos y de los resultados. Teniendo en cuenta los objetivos y las contingencias en las que se desarrollan las alternativas.

• Selección de una alternativa; consiste en determinar cual de los cursos de acción posible se va a poner en práctica. Es cuando la empresa decide que plan va a seguir.

• Formulación de planes derivados; el plan tiene un núcleo central cuya ejecución requiere una serie de acciones complementarias. Los planes derivados establecen las actividades necesarias para el sostenimiento y buen logro del plan principal.

Tiene como finalidad proveer los recursos necesarios en cantidad y calidad adecuadas y en el momento oportuno para desarrollar el plan principal.

• Presupuestación; es traducir los planes a números, concretándolos al máximo posible. Y la presupuestación afecta tanto al plan principal como al derivado.

5.3 TIPOS DE PLANIFICACIÓN Y DE PLANES

En primer lugar podemos distinguir varios tipos de planificación en función del nivel jerárquico del que se lleve a cabo. (transparencia 3.1)

Una segunda tipología de la organización es la de Anckoff, se fundamenta en la orientación temporal que presenta la planificación.

Esta clasificación distingue 4 formas de planificación;

• Planificación Reactiva; la intención del planificador es recuperar una situación anterior. Busca descubrir la causa perturbadora y eliminarla. Es una planificación autocrática, que valora la historia y la experiencia.

• Planificación Inactiva; en actuar para que todo siga igual. Evitando que se produzcan cambios. Cuando una crisis pone en peligro la estabilidad, es intenta eliminar la amenaza y no la causa. Se caracteriza en la recopilación exagerada de información y el abuso de comités.

• Planificación Preactiva; trata de anticipar el futuro y prepararse para aprovechar las oportunidades y eliminar las amenazas.

• Planificación Interactiva; considera que el futuro es controlable y que depende de lo que hace la empresa y los demás. Implica el diseño del futuro deseable y de los métodos que permiten llegar a él. Ejemplo; oligopolio.

Estos 4 tipos no se encuentran en la realidad de forma pura, una vez que hemos visto los tipos de planificación, vamos a ver los tipos de planes. Existen distintos criterios de clasificar los planes, de tal manera que podemos distinguir diferentes tipos en función de su extensión temporal (corto, medio y largo plazo), de su ámbito de aplicación (generales o funcionales), de sus caracteres (grado de complejidad, coste, nivel formalización, etc…).

Nosotros vamos a utilizar una clasificación que abarque todas estas dimensiones, así distinguimos dos clases de planes:

• Planes estratégicos; establecimiento de grandes líneas de acción para el logro de los objetivos de la organización, es decir, de los objetivos estratégicos. Características; es que son objetivos ambiguos vagos y extensos y a plazo no inmediatos.

• Planes tácticos u operativos; son los encargados de instrumentalizar los planes estratégicos, para que planes estratégicos tengan utilidad de ser concretando mediante planes de menor alcance y extensión.

Funciones;

• Especifican las responsabilidades individuales y de grupo. En el cumplimiento de los planes genéricos y el logro de las principales metas organizacionales.

• Sirven de apoyo a las tareas cotidianas.

Los planes tácticos pueden ser;

• Planes Permanentes; se utilizan para afrontar situaciones repetitivas, puede ser de 3 tipos;

• Política es un enunciado genérico que guía la toma de decisiones.

La política en tanto guía como define una zona de actuación por lo que limita el área en que se puede tomar una decisión.

La política en tanto genérica permite su interpretación.

Consecuentemente las personas al aplicarlas ejercerá algún grado de discrepacional.

Ejemplo; las vacantes se cubrirán con personal propio.

• Procedimientos es un conjunto de pasos sucesivos a seguir al realizar una actividad concreta. Deja escaso margen a la discrepcionalidad.

• Reglas es un enunciado específico de alguna que debe o no hacerse en una situación dada.

Ejemplo; no fumar en esta área, no desconecte este Terminal.

En general, estos planes permanentes tienen una serie de ventajas;

• Nos dan referencias para manejar tipos específicos de situaciones.

• Ahorra tiempo ya que no tenemos que elegir nuestro comportamiento.

• Asegura que el comportamiento de distintas personas ante situaciones parecidas sea consistente.

• Son medida de control en el empleo de recursos.

• Planes de 1 solo uso; son aquellos que se crean para una finalidad y un tiempo específico, tras el cual se modifican o desaparecen. Existen 2 tipos;

• Programas es un plan que contiene especificaciones de tiempo, lugares y recursos para la realización de tareas concretas.

• Presupuestos es todo plan en términos numéricos, suelen estar referidos a expresiones monetarias de asignaciones de recursos para periodos de tiempo.

5.4 LA PROBLEMÁTICA DE LOS OBJETIVOS

La fijación de los objetivos es la fase inicial de la planificación a partir de la cual diseñamos los planes para alcanzar los objetivos.

Un objetivo es un estado o condición futura deseada por la organización. De esta definición se deduce dos características fundamentales;

• Los objetivos deben ser definidas por adelantado

• Definir una meta hacia cuyo logro se dirigirán los esfuerzos

Todos los objetivos deben reunir unos aspectos fundamentales;

• Deben ser medibles, deben recoger de la forma más concreta posible lo que se quiere alcanzar y cuando. La cuantificación facilita la consecuencia y seguimiento de las acciones.

• Deben estar centrados en resultados, las medidas deben establecerse en relación a los output y no en relación de actividad para conseguirlos.

• Deben ser realizables, los objetivos deben ser percibidos como alcanzables por las personas encargadas en ellos por que si no es así, producen falta de motivación.

• Deben ser flexibles, deben poder ser modificados en caso de que surjan acontecimientos no previstos.

El enfoque sobre los objetivos de la organización no han permanecido constante a lo largo del tiempo sino que evoluciona a medida que lo hace la realidad empresarial.

En la actualidad el enfoque de los objetivos se resume;

• Superación del planteamiento tradicional, sobre la maximización del beneficio como único objetivos.

• Reconocimiento de la existencia de objetivos múltiples, variables y susceptibles de conflictos entre sí.

• Aceptación de que las empresas puedan tener distintos objetivos en función de sus características, tamaños, estructura, etc…

5.5 LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Los objetivos se pueden establecer de distinta forma. Tradicionalmente la persona de más alto rango en la organización fijaba los objetivos de los que se encontraban en niveles inferiores. Una vez que el superior fijaba los objetivos se los comunicaba a sus subordinados.

Este enfoque tradicional es autoritario, de tal manera que no tiene en cuenta para nada a los subordinados a la hora de establecer tareas futuras.

En el otro extremo tenemos el enfoque de participación, que es el de la administración por objetivos divulgada por P. DRUCKER.

Este enfoque se basa en la idea de que la participación del subordinado en la traslación de los objetivos generales a objeto particulares, tendrá una influencia más sobre la actuación futura del subordinado. Existen distintas fases en el proceso de la APO;

1ª fase Reunión inicial en la que el superior transmite a sus subordinados las directivas establecidas por la alta dirección. El subordinado suministra información sobre sus condiciones de trabajo.

2ª fase Lista previa de objetivos. tras la reunión el subordinado desarrolla personalmente una lista de metas que reflejen sus obligaciones potenciales. Estas metas deben recoger la información que le proporcionó el superior.

3ª fase Compromiso. El superior y subordinado debe llegar a un acuerdo sobre los objetivos a alcanzar. El superior no debe imponer objetivos y el subordinado no debe aceptar objetivos que consideren inviables. Del acuerdo surge el compromiso de los logros de los objetivos.

4ª fase Revisiones periódicas para evaluar el proceso del subordinado hacia el cumplimiento de los objetivos. Estos objetivos se pueden modificar en caso de que sea necesario.

5ª fase Evaluación de resultados. Debe ser siempre en términos positivos. Si ha existido problemas deben de tratar de evitar y si ha existido éxito debe premiarse.

5.5.1 VENTAJAS

• Mejora de la comunicación y del conocimiento de los objetivos y responsabilidades individuales

• Mejora de la motivación

• Mejora del proceso de valuación de los subordinados

5.5.2 INCONVENIENTES

• Falta de implicación de la alta dirección

• Consideración de que el tiempo consumido en el proceso es una pérdida de tiempo

• Personas (directivos y subordinados) inadaptados al sistema