APUNTES DE CONTABILIDAD

Toda gestión empresarial se desenvuelve considerando 2 tipos de variables: Internas, que son controlables; Externas, que generalmente son incontrolables para el empresario o ejecutivo. La gestión empresarial se refiere a tomar decisiones y asumir sus riesgos. Todo empresario debe tomar decisiones. La empresa se mueve, camina, crece o desaparece, por la toma decisiones que haya hecho su empresario. Esto se denomina planificación y corresponde a la primera etapa del proceso administrativo. Todo empresario hace planes a corto, mediano y largo plazo, es decir, planifica la vida de la empresa.

Para una buena toma de decisiones, el empresario debe basarse en información confiable y para ello se vale:

I.- Internamente de la Contabilidad.

II.- Externamente de la Estadística.

La Contabilidad, pasa a ser, entonces, la herramienta de que se vale la Administración para obtener información interna; y la Estadística es la herramienta de información externa que señalará como se encuentran las condiciones económicas del país en general, especialmente en cuanto se relacionen con negocios de la misma índole.

El rol de la contabilidad, entonces es informar. Para que la información cumpla su objetivo debe sujetarse a ciertos requisitos.

Debe ser confiable y para que esto suceda debe ser óptima.

Significativa Exacta

Información - Racional Completa Veraz

OPTIMA Económica Clara

es Referida a Nivel

Confiable

- Oportuna

La información es:

Racional : Cuando se elabora pensando en los objetivos de la empresa.

Oportuna : Cuando se encuentra al día. Una información atrasada solo tiene un valor histórico, pero no sirve mayormente para tomar decisiones presentes.

Significativa : Debe tener significado con respecto al desarrollo de las actividades de la empresa, para ello debe ser exacta, es decir, no aproximada ni estimada. Debe reflejar valores reales.

Veraz : Significa que la información debe ser verdadera, no inventada.

Clara : Indica que debe tener presente que la información debe ser lo más fácilmente entendible y no entregar estados contables de gran complejidad que sólo los profesionales los comprendan. Por último referida a un nivel, indica que siempre debe entregarse información por niveles.

Completa : Debe abarcarse toda la empresa al entregar la información, el ejecutivo, por medio de ella, debe visualizar todos los aspectos de la firma.

Económica : Deben arbitrarse los medios para que la información no sea antieconómica, es decir, muy onerosa para la empresa, no justificándose el alto costo para tomar la decisión.

La Contabilidad deberá cumplir las siguientes funciones:

I.-Registrar

II.-Informar

III.-Controlar

El flujo grama es:

Registrar : Significa hacer anotaciones en los libros o registros contables.

Informar : Es dar a conocer una situación en un momento dado.

Controlar : Es vigilar, examinar y verificar si se ha cumplido lo planificado.

Hechos Económicos : Es toda operación mercantil o transacción. Ej: compra-venta de bienes, pago de sueldos, pago de deudas, etc.

LA CONTABILIDAD

Dice al respecto la Enciclopedia Universal Sopena: "La Contabilidad es siempre necesaria en mayor o menor grado para todos los actos de la vida económica, porque permite averiguar en cualquier momento si las fuerzas económicas de que se dispone son favorables o desfavorables a los intereses de un individuo o de una colectividad.

Se la presenta bajo dos aspectos: como ciencia, cuando se la considera como el conjunto de PRINCIPIOS ordenados sistemáticamente, que establecen o determinan la forma y manera de realizar las operaciones necesarias para administrar debidamente los bienes, riquezas y utilidades de que dispone una persona jurídica o individual; y como arte, cuando se define como la realización material del conjunto de reglas de las operaciones administrativas indispensables para la exacta organización económica del individuo o colectividad. La importancia de la CONTABILIDAD radica en que además de facilitar el conocimiento verdadero de un negocio, constituye, dentro del Derecho Mercantil, una obligación impuesta por la ley de los comerciantes de llevar la contabilidad mercantil.

La Contabilidad es una ciencia que tiene una técnica. La función de la ciencia contable consiste en hacer una larga serie de estudios de las cifras ordenadas previamente por esta técnica llamada Teneduría de Libros, para obtener conclusiones que permitan decir si la situación es buena o mala y como podría mejorarse. La Contabilidad debe interpretar las cifras, aplicar sus leyes y obtener conclusiones.

Entendemos por CIENCIA el conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas, elevándose su carácter positivo ya que investiga las causas de acuerdo a los hechos conocidos y que puede observar. La ciencia estudia lo que es, no lo que debe ser. La ciencia tiene leyes.

Definiéndose como TECNICA el conjunto de procedimientos de un arte o ciencia. La técnica tiene reglas.

Nuestro CODIGO DE COMERCIO, es su Libro I, Título II, Art.25°, plantea a los comerciantes la exigencia de llevar contabilidad y señala los libros obligatorios. En artículos siguientes determina otras normas legales que deben cumplirse para la correcta confección de la Contabilidad Mercantil.

El reglamento del Registro Nacional de Contadores, Decreto Supremo N°410. de Febrero 7 de 1955, Art. 1°, letra a plantea la siguiente definición de Contabilidad: "CONTABILIDAD es la ciencia que trata de la información y control de los hechos económicos y financieros, procurando los medios de organización y administración más adecuada para llevar cuentas claras y exactas de las operaciones que se realizan y de sus resultados."

Otra definición, del tratadista Boter y Mauri, dice: CONTABILIDAD es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de poder conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados. Resumiendo, la Contabilidad, por medio de su técnica, registra los hechos económicos, brinda información acerca de ellos y colabora eficazmente a su control.

Si imagináramos la Contabilidad como un edificio, éste tendría cimientos y sobre ellos se levantarían los pisos. El cimiento contable corresponde a los PRINCIPIOS y los pisos a los SISTEMAS y METODOS.

PISOS

CIMIENTOS

Los PRINCIPIOS de Contabilidad son leyes o reglas que deben respetarse para desarrollar esta ciencia y su técnica. Son guías de acción, son una base establecida de conducta o práctica.

Existen principios que rigen para su país determinado, conforme a su sistema económico, y otros que son de uso universal. De estos últimos veamos los más importantes:

1.1.- La moneda, común denominador: En Contabilidad sólo se registran aquellos hechos que puedan ser expresados en términos monetarios.

1.2.-La entidad mercantil : la empresa es diferente de las personas que la integran; luego, la Contabilidad se lleva para las empresas como entidades y no para las personas que las componen (propietarios o socios ).

1.3.-El concepto de continuidad de la empresa: si no existe buena evidencia en contrario, se asume que la empresa continuará operando por un largo e indefinido tiempo en lo futuro. Toda la planificación se hará tomando como base que la empresa tiene vida indefinida.

1.4.-.El costo como base de evaluación: los activos se registran al precio que se pagó por adquirirlos. Luego, las cifras de los activos, de acuerdo con la Contabilidad de una empresa, NO muestran el valor a que éstas podrían venderse.

1.5.-La partida doble: este principio lo volveremos a tocar más adelante debido a su extraordinaria importancia en la Contabilidad actual. Por ahora diremos que la Contabilidad equivale a una balanza de 2 brazos o 2 platos. Si en uno ponemos un valor determinado, para mantener el equilibrio, en el otro deberemos colocar otro valor equivalente lo que conducirá a balancear o equilibrar los valores. Obtendremos una nivelación.

1.6.-Invariabilidad del Capital: el capital es inventariado durante el ejercicio. Esto quiere decir, que el capital no puede ser modificado, durante el ejercicio, con las operaciones propias de la empresa significativas de pérdidas o ganancias.

1.7.-Realización: las ventas se materializan en el momento que las mercaderías salen de bodega rumbo al cliente, o en el momento que se prestan los servicios independientes de su forma de pago. Igual cosa sucede con los gastos de ventas. Las ventas no deben contabilizarse como tales cuando se recibe el pedido del cliente, ni cuando se firma un contrato ni cuando las mercaderías se manufacturan, sino cuando los artículos se embarcan o expiden al cliente.

1.8.-Consistencia: una vez que la empresa ha decidido el uso de un método o sistema, deberá manejar todas las subsecuentes operaciones iguales en la misma forma. Esto debe mantenerse durante todo el ejercicio y a través de los sucesivos ejercicios. De esta manera podrán hacerse comparaciones entre un ejercicio y otro sin riesgo a errores.

1.9.-Criterio Conservador: debe emplearse siempre una base conservadora para actuar. Esto significa que, existiendo 2 o más caminos que el contador pueda emplear para el más bajo valor de activo y por otra parte, registrará todas las pérdidas al momento de producirse, pero los ingresos SOLAMENTE cuando sean realmente ciertos.

1.10.-Materialidad o importancia: en Contabilidad sólo se registran los hechos económicos importantes vale decir aquellos que tengan una significación de los resultados de la empresa. Aquí impera el criterio y sentido común del contador.

Los SISTEMAS en Contabilidad se refieren a un conjunto de registros, libros y comprobantes relacionados entre sí, con el objetivo de entregar información confiable y brindar el máximo de control.

Los METODOS, en cambio, son formas de hacer las cosas. Estos indican cómo debe hacerse, cómo deben llevarse los registros, cuál es la técnica a emplear, etc.

Conforme a la clase de empresas y al objetivo que ésta persiga es el tiempo de Contabilidad que se deberá emplear. Así tenemos: Contabilidad de Costos, para las empresas que se dedican a la producción de bienes y /o servicios.

Contabilidad Bancaria : Para los bancos

Contabilidad Presupuestaria: para el sector público.

Nuestro interés versará sobre la Contabilidad Comercial, tradicional o Financiera, que es la que llevan las empresas comerciales.

ECUACIÓN DEL INVENTARIO Y SUS COMPONENTES.

La actividad contable se inicia con la ecuación que se conoce como "ECUACION DEL INVENTARIO"

En ella está contenido todo el misterio de esta técnica contable, Significa:

ACTIVO : Todo lo que posee la empresa y todo lo que le deben. Es decir, todo lo que tiene un valor potencial futuro para la empresa.

PASIVO : El total de deudas que tiene la empresa con terceros.

CAPITAL : Es la diferencia entre lo que tiene y lo que debe. Corresponde al aporte del dueño o dueños.

De conformidad al principio de Entidad Mercantil, la empresa es diferente de los propietarios, por lo que podemos decir que la empresa DEBE el Capital. Son deudas que tiene la empresa, entonces nuestra ecuación puede ser presentada:

Ahora bien, tanto el Activo como el Pasivo están formados por diferentes rubros, tales como dinero, mercaderías, maquinarias, letras por pagar, etc. Cada uno de estos rubros recibe el nombre de cuenta.

CUENTA : Cuadro contable representativo de bienes o valores de una misma especie o naturaleza.

Adopte el siguiente rayado:

NOMBRE FOLIO

Para simplificar su uso se usa el rayado esquemático o "esquema de cantidad" que consiste en una T.

DEBE NOMBRE HABER

La cuenta está dividida en dos partes principales: DEBE y HABER.

DEBE : Parte izquierda de la cuenta.

HABER: Parte derecha de la cuenta.

En cada cuenta se anotan valores monetarios tanto al Debe como al Haber. Las anotaciones al Debe se llaman CARGOS y se dice que la cuenta se carga, se debita o se adeuda. Las anotaciones al Haber se llama ABONOS y se dice que la cuenta se abona, se acredita o se adata.

La suma de los cargos recibe el nombre de DEBITO y la suma de los abonos se denomina CREDITO.

La diferencia entre Débito y Crédito se llama SALDO. Existe saldo deudor y acreedor. También la cuenta puede estar saldada, es decir, sin saldo.

DEBITO - CREDITO = SALDO

SI DEBITO > CREDITO = SALDO DEUDOR

SI DEBITO < CREDITO = SALDO ACREEDOR

SI DEBITO = CREDITO = la cuenta está saldada.

DEBE NOMBRE HABER

Cargos Abonos

DEBITO CREDITO

Como el Activo y el Pasivo están formados por cuentas, podemos hablar de Cuentas de Activo y Cuenta de Pasivo.

CUENTAS DE ACTIVO : Son aquellas que representan los bienes de Activo, es decir, todo lo que la empresa tiene y le deben.

CUENTAS DE PASIVO : Son aquellas que representan las deudas de la empresa. Existen, además otras clases de cuentas: de Orden y de Resultado.

CUENTAS DE ORDEN : Son aquellas que representan garantías y responsabilidades, dan origen a Activos y Pasivos eventuales, potenciales o latentes, que al cumplirse ciertas condiciones, se transforman en Activos o Pasivos reales. Si la condición no se cumple el Activo o Pasivo eventual desaparece.

Es lógico que el Capital se representa por una cuenta cuyo nombre es el mismo: CAPITAL. Esta cuenta representa el aporte del dueño . Cada vez que la empresa realiza un hecho económico que corresponda a un gasto, una pérdida o un ingreso, el capital varía, pero como existe un principio de INVARIABILIDAD DEL CAPITAL, que dice que éste es invariable durante el ejercicio, disminuciones y aumentos del Capital que ocurran durante el ejercicio se registran en un número de cuentas que se denominan CUENTAS DE RESULTADO y que son reemplazantes del Capital.

CUENTAS DE RESULTADO: Son aquellas que nos dan a conocer el resultado de la gestión económica de la empresa durante el ejercicio. Registran gastos, pérdidas o ingresos.

En resumen, cuatro son las clases de cuentas con que trabajaremos: Activo, Pasivo, Orden y Resultado. Para no olvidarnos recordemos la sigla APOR.

GASTOS : Todo desembolso necesario y recuperable, generador de utilidades. Ej.:arriendo, sueldos, propaganda, etc.

PERDIDA : Todo desembolso irrecuperable, salvo que existan seguros, producidos por causas externas a la empresa, de tipo catástrofe. Ej: siniestros , robos. etc.

GESTION ECONOMICA: administración de la empresa en la parte operacional, es decir, resultado de la operación.

PLAN DE CUENTAS TRATAMIENTO DE CUENTAS

1.-Plan de Cuentas : Es una agrupación sistematizada de todas aquellas cuentas que le son necesarias a la Contabilidad de una empresa, preparada especialmente para ella, clasificándolas en Activo, Pasivo, Pérdidas, Ganancias, Orden, etc. Al crearse el Plan de Cuentas debe tenerse como finalidad el logro de una amplia información y control, a fin de conocer lo siguiente:

I Conformación del Activo

II Composición del Pasivo

III Composición del Capital

IV Debe establecerse el máximo de información para determinar los gastos de explotación, al igual que las fuentes de utilidad. Aquí deben crearse tantas cuentas como sean necesarias para dar una visión clara del porqué de las Pérdidas y las ganancias.

Para que el Plan cumpla con la finalidad para la que se crea debe ser:

I Racional

II Amplio

III Flexible

IV Práctico

V Codificado

RACIONAL : Debe perseguir un objetivo, hacerse pensando en función del orden que se dé a las distintas clases de cuentas y no instintivamente y en forma desordenada.

AMPLIO : Debe abarcar todas las actividades de la empresa para expresar la información que la Contabilidad debe proporcionar. No debemos olvidar que las decisiones que toman los empresarios o ejecutivos de una empresa se basan en gran medida en la información que entrega la Contabilidad.

FLEXIBLE : Al confeccionarlo debe preverse una ampliación futura de él para adaptarlo a un posible crecimiento de la empresa.

PRACTICO : Al formularlo debe tenerse presente que sea fácil de manejar, tomando en consideración la situación económica y material de la empresa, como asimismo el personal que hará uso de él. Debe minimizarse su costo.

CODIFICADO : Por necesidades de control, facilidad y rapidez, se prefiere sustituir el nombre de las cuentas por números o letras, o ambos a un tiempo. Existen varios sistemas:

Numérico

Decimal

Alfabético

Mixto ( letras y números)

Mnemotécnico.

a) CODIFICACION NUMÉRICA : Se designa cada cuenta con un número. Para esto primero se agrupan las cuentas por clase y se destina a cada clase una determinada numeración. Ej:

1 al 100 = Activo

• al 200 = Pasivo

• al 300 = Orden

• al 400 = Pérdidas

• al 500 = Ganancias

Así tendríamos que las cuentas serían reemplazadas por números como sigue:

ACTIVO PASIVO

1.- Caja 101 Capital

2.- Banco 102 Letras por pagar

3.- Muebles y Útiles.

b) CODIFICACION DECIMAL : Es una derivación de la numérica, pero aquí cada clase tiene un número, cada grupo o subgrupo otro número y cada cuenta otro, etc..

c) CODIFICACION ALFABETICA : Se basa en el uso de letras y sus combinaciones. Se usan Mayúsculas y Minúsculas. Su uso es bastante restringido ya que las combinaciones serían innumerables para codificar las clases, grupos, subgrupos, cuentas de mayor, cuentas individuales, etc.

d) CODIFICACION MIXTA : Está basada en una combinación de letras y números.

e) CODIFICACION MNEMOTECNICA: Es un sistema muy especial ya que pueden usarse letras,

símbolos, abreviaturas ,iniciales, frases, figuras, señales, colores, etc.

f) MANUAL DE CUENTAS : Por último, es conveniente llevar un manual, que sea un texto-guía para la empresa, el que consiste en una ampliación del Plan de Cuentas, conteniendo detallada descripción de los distintos conceptos de cargos y abono de cada cuenta. Se analizan, también, su clasificación, uso, finalidad y conexión de las cuentas entre sí.

Asimismo, se da una amplia visión del manejo de los distintos registros que usa la Contabilidad y se

definen los términos de uso más corriente en la empresa.

2.- TRATAMIENTO GENERAL DE CUENTAS : Es el estudio que se hace con el ánimo de saber a qué grupo de la Ecuación del Inventario, o a que clase, pertenecen las cuentas, cómo las afectan los cargos, los abonos, qué saldo tienen, etc. Podemos distinguir dos formas de tratamiento: el general y el particular.

2.1.-Tratamiento general de Cuentas: consiste en saber cómo afectan a las distintas clases de cuentas un cargo y un abono:

AUMENTA las cuentas de

Activo.

UN

DISMINUYE las cuentas de AUMENTA las cuentas de

CARGO pasivo pérdida.

DISMINUYE la cuenta DISMINUYE las cuentas de

Capital ganancia.

DISMINUYE las cuentas de

Activo.

UN

AUMENTA las cuentas de DISMINUYE las cuentas de

ABONO pasivo pérdida

AUMENTA la cuenta AUMENTA las cuentas, de

capital ganancia.

En lo referente a las Cuentas de Orden el tratamiento es el siguiente:

UN AUMENTA las cuentas Deudoras

CARGO

DISMINUYE las cuentas Acreedoras

DISMINUYE las cuentas Deudoras

UN

ABONO AUMENTA las cuentas Acreedoras.

En una operación contable las cuentas que reciben cargos, cualquiera que sea su clase, se denominan Cuentas Deudoras; y las que reciben abonos se llaman Cuentas Acreedoras.

2.2 Tratamiento Particular : es un estudio particular de cada cuenta, estableciendo a qué clase.

pertenece, qué cargos y abonos específicos la afectan, su saldo, la comprobación de éste, etc. Los pasos a seguir para este tratamiento pueden resumirse de la siguiente manera:

1.- Tipo de valores que representa la cuenta.

2.- Clase de cuenta ( APOR ).

3.- Cargos específicos que la afectan.

4.- Abonos específicos que la afectan.

5.- Saldo que debe tener, Qué otro saldo puede tener, cuándo y porqué? ( Este último rige para las cuentas mixtas).

6.- Significado del saldo, o de los saldos.

7.- Comprobación del saldo, o de los saldos.

2.2.1. Cuentes Mixtas: aquéllas que normalmente son de una clase, pero que circunstancialmente cambian a otra, como por ejemplo:

BANCO, normalmente de Activo, pero por un sobregiro se transforma en Pasivo.

Mercaderías ( única ), de Activo, pero antes de regularizar y con saldo acreedor es de Resultado.

Cargas familiares más frecuentemente denominadas CCAF ó INP según sea el caso, de Pasivo, pero por un mayor pago de asignación familiar se transforma en Activo, etc.

Por ser esta materia de sumo interés, la que debe ser dominada por el estudiante al igual que por el profesional, ya que durante todos los años de estudio y luego en el ejercicio de la profesión estará "tratando cuentas," daremos algunos ejemplos tomando como base varias cuentas de uso corriente en el Contabilidad.

Tratamiento de las Cajas:

I.- Representa el dinero efectivo, su ingreso y egreso; los cheques recibidos de terceros y no depositados aún; y las especies valoradas que se mantengan en Caja: estampillas de impuestos, etc.

II.- Activo. Corresponde a bienes que posee la empresa.

III.- Se carga por las entradas de dinero, llamadas Ingresos. Ingreso: Entrada de dinero a Caja.

IV.-Se abona por las salidas de dinero, llamadas Egresos. Pueden ser pagos, inversiones, depósitos, etc. Egresos: Salida de dinero de Caja.

V.- Saldo Deudor.- Jamás podrá tener saldo acreedor ya que no puede salir más dinero del que entra.

VI.-Representa ( el saldo) el total de valores que quedan en Caja.

VII.-La comprobación (del saldo) se efectúa por medio del Arqueo. Arqueo de Caja: Recuento físico de los valores habidos en ella.

2.2.3. Tratamiento Cuenta Banco.

I.-Principalmente representa el dinero depositado en el Banco y los giros de cheques.

II.-Activo. Eventualmente podría transformarse en Cuenta de Pasivo por el monto de un sobregiro.

III.-Se cargan con:

a) Depósitos, en dinero y cheques de terceros.

b) Préstamos que conceda el Banco.

Valores a favor del comerciante (o de la empresa) por descuentos de letras, o cobranzas de letras que le efectúe el Banco.

IV.-Se abona con:

Valor de talonario de cheques.

Giro de cheques

Comisiones por cobranza o descuento de letras que cobra el Banco. También por el protesto de esas letras.

Cheques devueltos de terceros ( los que fueron depositados).

Intereses, impuestos y varios.

V.- a) Saldo deudor. b) Saldo acreedor. Tendría este último saldo en el caso que el Banco

concediera un sobregiro por girar en descubierto .

VI.- a) El saldo deudor representa el dinero a favor de la empresa depositado en el Banco.

b) El saldo acreedor significa que existe un sobregiro por ese valor y, por lo tanto, existe una deuda con el Banco.

VII.- El saldo, sea deudor o acreedor, se comprueba por medio de la Conciliación Bancaria.

Conciliación Bancaria: consiste en un punteo de la Cartola Bancaria con el Libro auxiliar de Banco o el talonario de cheques, a objeto de establecer los cheques girados y no cobrados: los intereses, impuestos, comisiones, cheques devueltos, etc., que cobra el banco, efectuando los

movimientos contables necesarios para igualar el saldo del Banco con el de la Empresa. Por razones de control, la Conciliación debe ser efectuada por un empleado diferente al que lleva el movimiento bancario.

Cartola Bancaria: es el estado de cuenta que envía mensualmente el banco a su cliente con el movimiento habido en el mes, indicando saldo anterior, cheques cobrados, depósitos, intereses impuestos, etc. y e l saldo actual.

2.2.4.Tratamiento cuenta muebles y útiles:

I.-Representa el movimiento de los muebles y útiles adquiridos para satisfacer las necesidades de la explotación de la empresa: escritorios, sillas máquinas de escribir, estantes, etc.

II.- Activo. Corresponde a bienes que posee la empresa.

III.-Se carga por las compras de muebles y útiles, llamadas Adquisiciones o Altas.

IV.-Se abona por las bajas, depreciaciones directas y ventas ocasionales.

V.-Saldo deudor.

VI.-Representa (el saldo) el valor de los muebles y útiles que tiene la empresa.

VII.-Se comprueba (el saldo) por medio de un Inventario Físico Valorizado.

Este estudio de las cuentas debe hacerse con cada una de ellas, existiendo algunas de fácil tratamiento y otras un poco más complicado. Deben considerarse todas las situaciones que dan origen a un cargo o un abono. Mientras más amplio, profundo y completos sea el tratamiento, más sencillo resultará entender su empleo en contabilidad.

ANALISIS DE TRANSACCIONES

La contabilidad registra hechos económicos que terminológicamente se denominan "transacciones".

Transacciones: equivale a una negociación. Puede decirse que es todo hecho económico ejecutado por una empresa que debe ser registrado contablemente.

Toda transacción se compone de dos partes: un deudor y un acreedor y para poder contabilizarla correctamente es necesario saber, qué cuentas intervienen, ubicar su clase y establecer si actúan como deudoras o acreedoras, vale decir, si reciben cargos o abonos. Hay que tener presente, en todo momento, que debe cumplirse el principio esencial de la partida doble:

El deudor y el acreedor de una operación lo son por cantidades iguales.

Toda transacción tiene un ORIGEN y un DESTINO. El origen corresponde a la FUENTE, de donde procede el recurso y el destino al USO que se da al recurso.

CUADRO DE RECURSOS

USOS (Destino) FUENTES (Origen)

1° Interna (aporte de los dueños)

Aplicación de los recursos 2° Externas (préstamos y créditos de terceros

3° Utilidades

Suma de Usos = Suma de Fuentes.

Con el objeto de registrar las transacciones en los libros previamente adecuados, es necesario hacer un análisis de ellas para saber qué cuentas intervienen, cuál es su clase y cómo se afectan.

Para facilitar el estudio seguiremos un ordenamiento lógico, generalizado dentro de la contabilidad y que corresponde al siguiente cuadro:

Hay que tener presente que en toda operación comercial, de cualquier índole, el valor se expresa en moneda y cualquiera que sea el número de cuentas que intervengan, debe cumplirse con la partida doble.

Analicemos las siguientes transacciones:

1.-El Dr. José Cárdenas inicia un negocio aportando $5.000.000 en efectivo y una máquina de escribir que se valoriza en $50.000.-

2.-Abre cuenta corriente en el Banco del Estado depositando $3.000.000.

3.-Compra mercaderías afecta al 18% IVA, en $ 1.180.000 total que cancela con cheque.

4.-Arrienda un local en $300.000- cancelando $100.000, restantes acepta una letra.

5.-Compra papel y sobres, calco lápices y otros materiales por $50.000- que paga en efectivo.

Veamos el análisis de estas transacciones:

Cuentas que Clase de Cómo se Debe Haber

Transacciones intervienen cuenta afectan

José Cárdenas inicia Caja A + 5000000

Actividades aporta Muebles y A + 50000

$ 5000000 efectivo Útiles

1 máq. Esc.$ 50000 Capital P + 5050000

Abre cta. cte. Banco Est. Banco A + 3000000

Deposita $ 3000000 Caja A - 3000000

Compra mercadería Mercaderías A + 1000000

Afectas a IVA en Iva-C.F. A + 180000

$ 1180000c/cheque Banco A - 1180000

Arrienda local en Arriendos R- + 300000

$300000 paga en Caja A - 100000

efectivo, saldo c/ Letras por P + 200000

letras Pagar

Compra material de Materiales R- + 50000

Oficina $ 50000 en Oficinas

Efectivo Caja A - 50000

En la página 6 definimos Cuenta. Si cada cuenta es representativa de un tipo de valores

homogéneos, lo correcto es darle un nombre que sea representativo de estos bienes. Hay algunas cuentas que tienen un nombre convencional, como MUEBLES y UTILES , que representa todos los muebles y útiles de oficina, incluyendo las máquinas de escribir, calcular, etc. que se refieren a bienes físicos

inventariables ,no materiales, los que se llevan a la cuenta MATERIALES DE OFICINA O GASTOS GENERALES.

Por tratamiento particular y general de cada cuenta (página 9 ), sabemos su clase, cómo se afectan y, por ende, si reciben cargos o abonos.

A = Activo

P = Pasivo

R- = Pérdida (Resultado Negativo)

R+ = Ganancia (Resultado Positivo)

0 = Orden

+ = Aumenta

• = Disminuye

El análisis de transacciones tiene una elevadísima importancia en la contabilidad ya que de él se desprenden los asientos que deben registrarse en los Libros Contables.

LIBROS PRINCIPALES.

Todas las transacciones, respaldadas por un documento, que recibe el nombre de Comprobante de Contabilidad, deben registrarse en los libros o registros debidamente adecuados para ello.

Comprobante de Contabilidad: Todo documento emanado de un tercero, o de la misma empresa, que permite respaldar una operación asentada en los libros.

Documentación Contable: Está formada por el conjunto de comprobantes de contabilidad y constituye una constancia escrita de las transacciones comerciales o de un aspecto de ellas.

La documentación se registra en los libros permitidos y exigidos por la ley. Nuestro Código de Comercio, en su artículo 25, dice:"Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia:

El Libro Diario

El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes.

El Libro de Balances.

El Libro copiador de cartas.

Contablemente se ocupan sólo los tres primeros. E l copiador de Cartas se ha transformado, en la práctica, en un archivador en el cual se llevan en forma ordenada y correlativa copias de las cartas despachadas y recibidas. A fin de cada ejercicio la correspondencia debe ser empastada en un libro, el que pasa al archivo documental de la empresa.

Libro Diario : En este libro deben asentarse o registrarse o anotarse, en orden cronológico y día por día, todas las operaciones que ejecute el comerciante, expresando en forma detallada el carácter o circunstancia de cada una de ellas. Esta obligación la impone el articulo27 del Código de Comercio. De ahí su nombre "DIARIO" encargado de registrar día por día todas las operaciones.

Las transacciones que se registran en el Diario reciben el nombre de ASIENTOS.

Asiento o Partida : Es el registro en el Libro Diario de una operación mercantil, en virtud a lo dispuesto en Art. 27 del Código de comercio.

Todo asiento consta de :

Número Correlativo

Fecha

Cuenta o Cuentas deudoras

Cuenta o Cuentas Acreedoras.

Cantidad que se debita y acredita a cada cuenta; y

f) Glosa o breve descripción de lo registrado.

Los asientos se dividen en:

1.-Asientos Simples: son aquellos que tienen una cuenta deudora y una acreedora.

2.-Asientos Compuestos o Complejos: de tres tipos a su haber:

Aquellos que tienen una cuenta deudora y 2 o más acreedoras.

Aquellos que tienen varias deudoras y una acreedora.

Aquellos que tienen varias deudoras y varias acreedoras.

La correcta confección de un asiento en el Diario requiere de técnica y cuidado como veremos más adelante.

Rayado del libro Diario : Extraordinariamente sencillo en su diseño no presenta problemas en su uso técnico.

En la columna -1- se registra el número de folio del Libro Mayor correspondiente a la cuenta. Si

se encuentra anotado este número significa que el valor por el cual se cargó o se abonó, la cuenta fue traspasada al Libro Mayor.

En la columna -2- se registran las cuentas que intervienen en la operación comercial y componen el asiento. Las cuentas deudoras se anotan al margen izquierdo y las acreedoras un poco más a la derecha, anteponiendo a la primera cuenta acreedora la preposición "a". En esta misma columna, en el reglón correspondiente anterior a la primera cuenta deudora anotada, se hace una línea horizontal dejando dos espacios, el primero para el número correlativo del asiento y el segundo para el día en que se registra; ya que el mes y el año se ubican al comienzo de la página. Terminadas las cuentas se escribe la glosa. Esta debe ser una síntesis de la transacción.

En las columnas -3- y -4- se anotan las cantidades deudoras y acreedoras correspondientes, las que deben cumplir con el principio de la partida doble.

Cuando una página se completa debe sumarse y arrastrarse las sumas a la página siguiente. Si queda algún reglón en blanco se utiliza con una llave.

Folio : Se entiende por "folio" toda hoja de un libro contable. Todo folio lleva el número de página. Cada folio consta de 2 páginas. Por lo tanto, cada página lleva un número.

Ejemplo de registro de un asiento en el Libro Diario:

MARZO 2001 14

F DETALLE DEBE HABER

------73---------10------

Caja 300.000.-

“a” Banco 300.000.-

Giro cheque para caja

Libro Mayor : Otro de los libros principales exigidos por el Art. 25 del Código de Comercio. Vimos anteriormente que todas las transacciones deben registrarse en el Libro Diario en forma de asientos, pero interesa conocer el estado particular de cada cuenta, saldo inicial, débito, crédito y saldo final. Para ello debe resumirse el movimiento que afecta a cada una. El Libro Mayor fue creado especialmente para representar las cuentas en forma concreta y contable, y registrar su movimiento. En otras palabras, en el Mayor todas las operaciones contables se clasifican por cuentas. Este libro no es independiente, sino que debe cumplir los requisitos que fija el ciclo contable del sistema uso. Los asientos a que dan origen las transacciones deben contabilizarse en el Libro Diario y luego pasarse al Libro Mayor, cuenta a cuenta. En ningún caso deben comenzarse las anotaciones por el Mayor, sin pasar primero por el Diario.

La foliación del Mayor es, generalmente, simple. En este caso se ocupa una página para cada cuenta. El rayado más generalizado y más fácil de usar es el que presentamos. Sin embargo, cualquier rayado en uso deberá cumplir con el proceso básico que explicaremos a continuación.

CUENTA:

En las columnas -1- y -2- se anotan el mes y el día, respectivamente.

La columna -3- se usa para registrar la Contra-cuenta que corresponde a la cuenta, según el asiento de Diario.

La columna -4- tiene por objeto registrar el Nº. del asiento y el Nº del folio diario. Así se cuenta con la información del origen del cargo o abono de la cuenta, v.gr: el asiento N° 73, correspondiente al folio 14 del Diario,, se registrará en esta forma: 73/14.

La columna -5- registra los cargos.

La columna -6- registra los abonos.

El saldo de la cuenta, sea deudor o acreedor, se registrará en las columnas -7- u -8- respectivamente.

Contra-cuenta : Como los asientos constan de cuenta o cuentas deudoras y cuenta o cuentas acreedoras, se entiende por el contrario-cuenta a la deudora con respecto a la acreedora y viceversa. Al pasar el asiento de diario al Mayor, si es simple, en el Mayor se anotará el nombre de la contra-cuenta, y si el asiento es compuesto se usará la palabra VARIOS para representar el nombre de más de una cuenta.

Libro de Balances : En este libro se registran los Balances de la empresa y también los inventarios.

Dice el Art. 29 del Código de Comercio que: " Al abrir su giro, todo comerciante hará en el Libro de Balances una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos activos pasivos." En el inciso 2°, señala que al fin de cada año registrará en este mismo libro un Balance General de sus negocios.

El término Balance lo estudiaremos más adelante. Veamos sí ,que se entiende por " inventario"

Inventario: es un detalle valorizado de todos los bienes, de cualquier naturaleza, que posee una persona o una empresa, a un momento dado. Para establecer la existencia de los bienes se procede a contarlos, medirlos, pesarlos o ubicarlos, dándoles el valor monetario que les corresponde según facturas, registros, etc.

Una clasificación que podemos hacer en cuanto al tipo de inventarios, es la siguiente:

Inicial

Periódico

Perpetuo, Permanente o Continuo

INVENTARIO Selectivo

Parcial

General

Analítico

Final

Etc.

Inicial : El comerciante que inicia actividades debe efectuar una "enunciación estimativa de todos sus bienes" y registrar este inventario en el Libro de Balances. Los valores que asigna a los bienes dependen del criterio del comerciante ya que en este inventario no interviene autoridad alguna. Claro está que los valores que se asigne a los bienes muebles deben estar de acuerdo con el valor real de ellos y la estimación debe efectuarse con criterio objetivo.

Este inventario reviste suma importancia ya que sirve de base para establecer el patrimonio de la empresa e iniciar su contabilidad, dando origen a la Ecuación del Inventario o del Patrimonio :

A-P = C. Una vez registrado en el Libro de Balances, esta Ecuación se transforma en una igualdad del inventario, ya que el Capital se representa en el Pasivo: A=P. En este momento el

Pasivo está representando las deudas con terceros (Capital de Terceros) más las deudas con los dueños (o dueño) que corresponde al Capital propiamente tal.

Periódico : Aquél que se efectúa cada cierto tiempo, teniendo como objetivo verificar las existencias y sus valores, evitando que se mantengan diferencias producidas por errores, fraudes o robos.

Perpetuo, Permanente o continuo: Según Diccionario de Contabilidad de Secane " Sistema contable que permite determinar constantemente la existencia de mercaderías y valores en los libros, sin la necesidad del recuento físico, mediante el descargo de los valores salidos a precio de costo y la eliminación de los que inutilizan.

Selectivo : Se emplea como herramienta de Control y consiste en verificar, en lo posible diariamente, la existencia de un número reducido de bienes, los que son seleccionados previamente.

De esta manera el Bodeguero (encargado de la existencia de bodega), no sabe que activos le serán controlados cada día. Es conveniente repetir el control de aquellos bienes ya seleccionados para no dar lugar a posibles fraudes, robos o mermas.

Parcial : Es el recuento periódico circunscrito a secciones, grupos de bienes, mercaderías, etc.

General : Recuento de todos los bienes de la Empresa.

Analítico : Aquél en cuyo detalle se dan a conocer los elementos constitutivos de los bienes, discriminando minuciosamente sobre la conformación de sus valores.

Final : Se efectúa al cierre de un ejercicio contable y sirve de base para los ajustes que deben hacerse con motivo del Balance General.

Rayado Libro Inventarios y Balances y Presentación de un Inventario Inicial: Su foliación es simple, su rayado generalmente, es de dos columnas, aún cuando puede ser de tres o cuatro.

Asiento de Apertura: Una vez confeccionado el inventario inicial y registrado en el Libro de Balances, es necesario hacer la contabilización en el Libro Diario. Llevamos en este libro, en forma de asiento, el inventario inicial y, por ser el primero de la contabilidad, lo llamamos asiento de apertura. Decimos entonces que: Asiento de Apertura es él que registra en el Libro Diario el inventario inicial o la iniciación contable de una empresa.

INVENTARIO INICIAL DEL NEGOCIO “ VENTA DE REPUESTOS DE AUTOMÓVILES “

DE DON PEDRO CASTRO, AL 15 DE MAYO DEL 2001.-

Activo

Caja

Dinero efectivo 500.000.- 500.000.-

Muebles e Utiles

• escritorios madera, de 1,50x1m.

3 cajones ,c/u 80.000 160.000.-

5 sillas madera, asiento cuero, c/u 20.000 100.000.-

1 máquina de escribir Underwood, 190.000.- 450.000.-

con carro 14”Nº 1213550

Letras por Cobrar

AB, vence 30-7-2001 50.000.-

CD, vence 12-8-2001 80.000.-

EF, vence 20-9-2001 120.000.- 250.000.-

TOTAL ACTIVO $ 1.200.000.-

PASIVO

Letras por Pagar

Importadora de Repuestos

Vence 30-10-01 600.000.- 600.000.-

Varios Acreedores

Hugo Salinas 250.000.-

Heriberto Acevedo 20.000.- 270.000.-

SUMA PASIVO 870.000.-

Capital

Aporte Sr. Pedro Castro 330.000.-

TOTAL IGUAL ACTIVO $ 1.200.000.-

Del inventario Inicial presentado se desprende que éste no es más que un ordenamiento de los diferentes bienes, valores y deudas ( a favor y en contra) que aporta el capitalista o dueño de la empresa, en este caso D. Pedro Castro.

Este Inventario debe registrarse ordenadamente en el Libro de Balances. El orden es de vital importancia en la Contabilidad, ya que de otra forma no existiría claridad en la información. Es conveniente identificar al máximo los bienes, valores y deudas, para evitar confusiones futuras. En los muebles la identificación debe abarcar su modelo, tipo de madera, dimensiones, color, número ( si tiene), etc. En las cuentas por cobrar y por pagar conviene identificar fechas de vencimiento. En caja, es necesario detallar la composición del monto existente, señalando el dinero, cheques de terceros, especies valoradas, etc.

Al proceder de la forma señalada se tiene la seguridad de no errar en el desarrollo contable futuro, no hay que olvidar que del Libro de Balances se pasa al Libro Diario y de éste al Mayor abriendo las cuentas necesarias.

Trabaje con cuidado. Si es necesario haga primero un borrador y luego formule el registro definitivo en el Libro de Balances. Este es su primer paso contable. Hágalo bien.

SISTEMA JORNALIZADOR.

Antes de entrar en materia sobre el sistema en estudio, debemos definir algunas herramientas que serán necesarias para comprenderlo en toda su magnitud.

Sistema : Combinación de partes reunidas para obtener un resultado.

Lo expuesto significa que existe un conjunto de partes o elementos que se combinan entre sí a fin de alcanzar un objetivo predeterminado.

Sistema contable: Corresponde a un plan sistematizado confeccionado en forma ordenada y estudiada, a la vez que analítica respecto de los detalles de registro y acumulación de las cifras correspondientes a las operaciones de una empresa.

Incluye la clasificación de las cuentas, los libros, las formas, los procedimientos, mediante los cuales se registran y controlan los activos, los pasivos, los ingresos, los gastos y los resultados de las transacciones.

Aclarando un poco lo anterior es posible decir que un sistema contable está formado por un conjunto de libros, documentos, transacciones y procedimientos que sirven para registrar, informar

y controlar las operaciones de una empresa

Sistemas Contables según número de Libros: Dos son los sistemas principales en esta materia:

a) Jornalizador o Básico.

b) Centralizador o Diarios múltiples.

Nos corresponde estudiar el Sistema Jornalizador. Es el más sencillo de todos y se reduce a una anotación cronológica de las operaciones comerciales, día a día, y luego su acumulación hasta llegar al Balance General. Su nombre, Jornalizador viene del italiano y corresponde a la traducción de "IL Giornale" registro que se empleaba desde muy antiguo para anotar las transacciones. En castellano se denomina a este libro DIARIO y en él se registran o asientan todas las operaciones de la jornada.

Su base legal, en cuanto a los libros que ocupa, está en el Art.25 del Código de Comercio, que dice: "Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia

El Libro Diario

El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes

El Libro de Balances

El Libro Copiador de cartas

Contablemente se ocupan los tres primeros. El copiador de cartas se ha transformado, en la práctica, en un archivador en el que se llevan en forma ordenada y correlativa copias de las cartas despachadas y recibidas. A fin de cada ejercicio, la correspondencia debe ser empastada en un libro, el que pasa al archivo documental de la empresa.

En el Libro Diario deben contabilizarse todas las operaciones efectuadas en el día. Ésta exigencia legal, que a su vez le da el nombre de Jornalizador, está contenida en el Art. 27 del Código de Comercio, que dice: "En el Libro Diario se asentarán en orden cronológico y día por día las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancias de cada una de ellas."

Por su parte, el Art. 26 ordena: "Los Libros deberán ser llevados en lengua castellana".

Y esto, aunque parezca de Perogrullo, es importantísimo. ¿Qué pasaría si cada comerciante extranjero, o cada empresa extranjera, llevara su contabilidad en su lengua natal?- Por razones obvias esto no es posible y nuestro código, para no dejar lugar a dudas así lo establece.

Para visualizar con mayor facilidad el funcionamiento del Sistema, a continuación se presenta un Flujo grama que muestra la secuencia que deben seguir las operaciones de registro hasta llegar al Balance, cumpliendo así el objetivo contable.

(3)

A

(1) R

T.

29

I

N

C

I

S

O 2°

La explicación al flujo grama anterior es la siguiente:

Toda empresa, o persona ,que inicie actividades debe confeccionar un INVENTARIO INICIAL. Su exigencia legal está contenida en el Art. 29, inciso 1°. , del Código de Comercio, que dice " Al abrir su giro, todo comerciante hará en el libro de balances una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos activos y pasivos".

Este inventario, en calidad de ASIENTO DE APERTURA (primer asiento de contabilidad de una empresa) se registra en el Libro Diario, donde se llevan posteriormente todas las transacciones del ejercicio.

Del Diario se pasa al Mayor y luego se confecciona un Balance de Comprobación y Saldos.

Con esta base, normalmente al término del ejercicio, se efectúan las operaciones de ajuste que luego se traspasan al Diario y de ahí al Mayor. Para estos ajustes se ocupa una hoja de Trabajo.

Del Mayor, ya ajustadas todas las cuentas se procede a confeccionar el Balance General, que debe registrarse en el Libro de Balances, de conformidad a la exigencia legal del Art. 29.Inciso 2° que dice: "A fin de cada año formará en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las responsabilidades que se establecen el Libro IV de este código.

Todo lo expuesto será analizado paulatinamente en lecciones posteriores.

Registro Completo de la Operación de una Empresa con el Sistema Jornalizador.

A continuación, haremos un ejercicio en base al Sistema Jornalizador, pero no consideraremos los ajustes por ser materias específicas, llegando sólo hasta Balance de Comprobación y saldos.

Sea el ejercicio:

1.- El 15 de Abril del 2001 el Sr. José López inicia actividades en el ramo de venta de abarrotes. Su aporte consiste en:

Dinero $ 1.200.000.-

2 Escritorios madera, c/u 40.000.-

5 Sillas madera c/u 15.000.-

1 Máquina de escribir Underwood 60.000.-

Varias cuentas por cobrar a:

Rosa Pérez 30.000.-

Alberto Rojas 50.000.-

José Sepúlveda 10.000.-

2 letras por cobrar aceptadas por:

Alfonso Hidalgo, venc. 10-06-01 20.000.-

Carlos Manterola, venc. 20-07-01 30.000.-

Local de 6 x 8Mts. Ubicado en calle,

Esperanza N° 777 380.000.-

2.-Contratará los servicios de un Contador para iniciar sus actividades, quién hace los trámites legales ante el Servicio de Impuestos Internos y Municipalidad. Posteriormente compra los libros necesarios y los timbres en Tesorería, procediendo luego a registrar el Inventario Inicial y las operaciones siguientes. Por estos trámites y los libros cobra $40.000.- que le son cancelados en efectivo.

3.-El 20 de Abril abre cuenta corriente en Banco de Chile depositando $600.000.-

4.-Compra mercaderías por $ 472.000.- a crédito. Cancela 100.000.-de pié, con cheque. Toda compra está afecta al 18% de IVA(impuesto al valor agregado) por lo que los $472000.- se descomponen en $400.000.- de mercaderías y $72.000.- de IVA.( en lección posterior estudiaremos el IVA)

5.-Adquiere materiales de oficina por $25.000.- que cancela en efectivo.

6.-Contrata al maestro carpintero Sr. Jorge Godoy para hacer algunas instalaciones en el local. El trabajo es vendido por $200.000.- Le anticipa, con cheque $20.000.-

7.-Vende mercaderías en efectivo por $236.000.- (IVA $36.000.- Venta Neta $200.000.-)

8.-Deposita $200.000.-

9.-Cancela propaganda impresa por $50.000 con cheque.

10.-Retira para sus gastos $30.000.- en efectivo

En este momento el Contador decide hacer un balance de Comprobación y Saldos.

Veamos a continuación el desarrollo del ejercicio.

De conformidad al fluxograma del Sistema Jornalizador, debemos comenzar por establecer y registrar el Inventario Inicial en el Libro de Balances.

Se procede:

Inventario inicial del negocio de abarrotes del Sr. José López al 15 de Abril del 2001.-

ACTIVO

CAJA

Dinero efectivo 1.200.000.- 1.200.000.-

MUEBLES Y ÚTILES

2 escritorios madera , c/u 40.000.- 80.000.-

5 sillas madera c/u 15.000.- 75.000.-

1 máquina escribir”Underwood” 60.000.- 215.000.-

CUENTAS POR COBRAR

Rosa Pérez 30.000.-

Alberto Rojas 50.000.-

José Sepúlveda 10.000.- 90.000.-

LETRAS POR COBRAR

Alfonso Hidalgo venc. 10-6-01 20.000.-

Carlos Manterola venc. 20-7-01 30.000.- 50.000.-

BIENES RAICES

Local 6*8 mts. En calle Esperanza

Nº 777 380.000.- 380.000.-

TOTAL ACTIVO $ 1.935.000.-

PASIVO

CAPITAL

Aporte Sr. José López 1.935.000.- 1.935.000.-

TOTAL IGUAL ACTIVO $1.935.000.-

RESUMEN:

Caja $ 1.200.000.- Capital $ 1.935.000.-

Muebles y Útiles 215.000.-

Cuentas por Cobrar 90.000.-

Letras por Cobrar 50.000.-

Bienes Raíces 380.000.-

TOTAL ACTIVO $ 1.935.000.- TOTAL PASIVO $ 1.935.000.-

Ya registrado el Inventario Inicial en el Libro de Balances se efectúa la apertura en el Libro Diario y luego se siguen registrando todas las transacciones normales.

LIBRO DIARIO.

ABRIL 2001

F DETALLE DEBE HABER

------------1-----------15------------------

2 Caja 1.200.000.-

1 Muebles y Útiles 215.000.-

3 Cuentas por Cobrar 90.000.-

4 Letras por Cobrar 50.000.-

5 Bienes Raíces 380.000.-

6 Capital 1.935.000.-

Inventario inicial Sr. José López

------------2----------15------------------

7 Gastos Generales 40.000.-

2 Caja 40.000.-

Honorarios y gastos varios por

Iniciación actividades

------------3----------20------------------

12 Banco 600.000.-

2 Caja 600.000.-

Apertura cta.cte. Banco de Chile

A la vuelta 2.575.000.- 2.575.000.-

Continúa Abril 2001 02

F DETALLE DEBE HABER

De la vuelta 2.575.000.- 2.575.000.-

----------- 4 ---------- 20 ---------------

8 Mercaderías 400.000.-

9 Iva C-F 72.000.-

12 Banco 100.000.-

10 Proveedores 372.000.-

Compra mercaderías

------------5----------- 22-----------------

7 Gastos Generales 25.000.-

2 Caja 25.000.-

Compra materiales de oficina

------------6-----------23------------------

3 Cuentas por Cobrar 20.000.-

12 Banco 20.000.-

Anticipo a Sr. Jorge Godoy,

Carpintero.

------------7-----------23------------------

2 Caja 236.000.-

11 Ventas 200.000.-

13 Iva D-F 36.000.-

Venta de mercaderías

------------8----------24-------------------

12 Banco 200.000.-

2 Caja 200.000.-

Depósito cta. cte. Banco de Chile

------------9-----------25------------------

14 Propaganda 50.000.-

12 Banco 50.000.-

Cancela propaganda

-----------10----------28------------------

15 Cuenta Particular 30.000.-

2 Caja 30.000.-

Retira para gastos personales

SUMAS IGUALES $ 3.608.000.- $ 3.608.000.-

A medida que se ha ido confeccionando el Diario, los registros se han traspasado al Libro Mayor, por cuentas.

LIBRO MAYOR

CUENTA: MUEBLES Y UTILES 1

Fecha Contracuenta Debe Haber Saldo

Deudor Acreedor

2001

Abril 15 Capital 1/1 215.000.- 215.000.-

CUENTA: CAJA 2

Fecha Contracuenta Debe Haber Saldo

Deudor Acreedor

2001 15 Capital 1/1 1.200.000.- 1.200.000.-

Abril 15 Gastos Grales. 2/1 40.000.- 1.160.000.-

20 Banco 3/1 600.000.- 560.000.-

22 Gastos Grales. 5/2 25.000.- 535.000.-

23 Varios 7/2 236.000.- 771.000.-

24 Banco 8/2 200.000.- 571.000.-

28 Cta. Particular 10/2 30.000.- 541.000.-

Sumas 1.436.000.- 895.000.- 541.000.-

CUENTA: CUENTAS POR COBRAR 3

Fecha Contra cuenta Debe Haber Saldo

Deudor Acreedor

2001 15 Capital 1/1 90.000.- 90.000.-

Abril 23 Banco 6/2 20.000.- 110.000.-

Sumas 110.000.- 110.000.-

CUENTA: LETRAS POR COBRAR 4

Fecha Contra cuenta Debe Haber Saldo

Deudor Acreedor

2001 15 Capital 1/1 50.000.- 50.000.-

Abril

CUENTA: BIENES RAICES 5

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

Deudor Acreedor

2001

Abril 15 Capital 1/1 380.000 380.000.-

CUENTA : CAPITAL

6

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

2001 Deudor Acreedor

Abril 15 Varias 1/1 1.935.000.- 1.935.000.-

CUENTA: GASTOS GENERALES 7

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

Deudor Acreedor

2001

Abril 15 Caja 2/1 40.000.- 40.000.-

22 Caja 5/2 25.000.- 25.000.-

Sumas 65.000.- 65.000.-

CUENTAS : MERCADERIAS 8

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

2001 DEUDOR ACREEDOR

Abril 20 Varios 4/2 400.000.-

400.000.-

CUENTA: IVA CREDITO FISCAL 9

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 20 Varias 4/2 72.000.- 72.000.-

CUENTA : PROVEEDORES 10

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 20 Varias 4/2 372.000.- 372.000.-

CUENTA: VENTAS 11

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 23 Caja 7/2 200.000.- 200.000.-

CUENTA: BANCO 12

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 20 Caja 3/1 600.000.- 600.000.-

20 Varias 4/2 100.000.- 500.000.-

23 Ctas.x cobrar 6/2 20.000.- 480.000.-

24 Caja 8/2 200.000.- 680.000.-

25 Propaganda 9/2 50.000.- 630.000.-

SUMAS 800.000.- 170.000.- 630.000.-

CUENTA: IVA-DEBITO FISCAL 13

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 23 Caja 7/2 36.000.- 36.000.-

CUENTA: PROPAGANDA 14

FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 23 Banco 9/2 50.000.- 50.000.-

CUENTA: CUENTA PARTICULAR 15

Fecha Contracuenta Debe Haber Saldo

DEUDOR ACREEDOR

2001

Abril 28 Caja 10/2 30.000.- 30.000.-

BALANCE DE COMPROBACION Y SALDOS.

AJUSTES GENERALES SIMPLES.

En la lección anterior dejamos presentado un Balance de Comprobación y Saldos. En esta lección entraremos al análisis del concepto Balance y al estudio del Balance de Comprobación y Saldo (B.C.y S., en lo sucesivo).

Al estado demostrativo de todas las cuentas que una empresa hace funcionar en sus libros se le denomina Balance. Como definición, para nuestro estudio, adoptaremos la siguiente:

BALANCE.

Estado demostrativo de la situación de una empresa en un momento dado.

Un estudio más profundo sobre la materia haremos en una lección siguiente, dedicado al Balance General.

BALANCE DE COMPROBACION Y SALDOS.

También se denomina Balance de Números. Es un estado que se confecciona con cierta periodicidad: diario, semanal, mensual, semestral, etc. Esta periodicidad depende de las necesidades de control de cada empresa, ya que este Balance tiende a comprobar ciertos hechos contables.

Consiste en una lista de las Cuentas de Mayor estableciendo débitos y créditos; y saldos deudores, y acreedores. Debe y Haber deben entregar totales iguales. Igual cosa los saldos deudores y acreedores. Su finalidad es comprobar si todas las transacciones han sido registradas en el Diario y trasladadas al Mayor.

El B.C. y S. Tiene factores positivos y negativos, a saber:

FACTORES POSITIVOS.

La suma de Débitos y Créditos debe ser igual, comprobándose así la Partida Doble.

Las sumas de Débitos y Créditos deben ser iguales a las sumas de las mismas columnas del Libro Diario y la suma de la documentación contable del período en control. Se comprueba así, que todas las transacciones registradas en el Diario han sido traspasadas al Mayor.

Para la comprobación que se pretende en este punto es necesario que en el Balance de Comprobación y Saldos se presenten todas las cuentas, con o sin saldo, ya que es la Suma de débitos y créditos lo que se comprueba.

Permite detectar los errores de importe ( o errores de números) no compensados.

FACTORES NEGATIVOS.

Pueden existir errores en el registro de la documentación en el Diario y su traspaso al Mayor.

a) Errores de Cuenta: Aún que las sumas de la documentación, del Diario y el Mayor sean iguales, es imposible comprobar si hay error en el traspaso de las cuentas, es decir, si el cargo o abono de una cuenta determinada fue registrada en la misma cuenta en el Diario y en el Mayor, o en otras . Ejemplo: Un cargo de la cuenta Muebles y útiles por $100.000 , fue traspasado del Diario al Mayor pero erróneamente en el Mayor, se registró en la cuenta Vehículos.

El total de débitos del Mayor será igual al total de la columna DEBE del Libro Diario, e igual a la documentación, pero el error de registro en el Mayor persistirá hasta que se revisen las cuentas por medio de un punteo (“Cotejo de anotaciones que se marcan con un punto o tilde, en uno o más libros de contabilidad, para determinar la exactitud de las anotaciones"), con los totales que entregue el Inventario General Final. En este momento podrán detectarse y aclararse estos errores.

b) Errores de Importe: Existen errores compensados y no compensados. Como se trata de errores de importe o errores numéricos, estos pueden estar compensados o no. Por ejemplo al traspasar al Mayor una partida al Diario, anotamos cantidades diferentes al DEBE y al HABER con lo que no se cumple la partida doble, encontrándonos ante un error no compensado, v.gr. Debe 643, Haber 634.

Podría suceder que al traspasar varias partidas una diferencia se compense con otra, no resultando diferencia en la suma total; como también, que fraudulentamente se preparan diferencias y se las haga compensar entre sí. En ambos casos se está ante errores compensados. Sólo con un buen Inventario General Final y una seria revisión de éste con los saldos de las cuentas ,pueden establecerse los errores.

Toda la revisión, con sus técnicas especiales para establecer si la información contable es confiable, está en manos de la rama de la contabilidad llamada Auditoria. El ayudante de Contador también debe ser capaz de hacer un poco de Auditoria, como sería en el caso del B.C.yS.

En resumen, el B.C. y S. sirve para saber si nuestros registros en el Diario y en el Mayor están correctos, por lo menos en el registro de la documentación y en la partida doble.

AJUSTES GENERALES SIMPLES.

Toda vez que se pretende llegar a un Balance General deben efectuarse los ajustes necesarios a las cuentas que han intervenido en el ejercicio.

Consisten en la realización de operaciones precisas para que los registros contables se igualen a los reales valores del patrimonio manifestados en el Inventario General Final.

Para realizar los ajustes es necesario conocer el saldo numérico o aritmético que presenta la cuenta de Mayor y el saldo real que entrega el Inventario General Real. Si los saldos son diferentes procede el ajuste, que consiste en igualar el saldo numérico con el real. Para ello se confecciona un asiento de ajuste o regularización, que se contabiliza en la forma normal y acostumbrada.

Una vez regularizadas las cuentas, éstas revelarán con la mayor exactitud posible el estado patrimonial, financiero y económico de la empresa y se podrá determinar contablemente las pérdidas y ganancias habidas en el ejercicio.

Ya formulados los asientos de regularización o ajuste, se registran en el Diario General, para, para luego cargar o abonar a las cuentas participantes las cantidades determinadas, a fin de que los saldos numéricos se igualen a los del Inventario General Final.

“FORMA DE PROCEDER PARA EFECTUAR UN AJUSTE”.

Se establece el saldo aritmético o numérico de la cuenta.

Se establece el saldo real de los bienes por medio del Inventario.

Se comparan ambos saldos y se establece la diferencia, positiva (saldo real mayor) o negativa (saldo real menor)

Se analiza la diferencia para establecer porqué se produjo.

Se hace el asiento de ajuste para igualar el saldo numérico al real.

Veamos ahora algunos ejemplos de ajustes.

Supongamos que al término de un ejercicio contable las cuentas que se detallan presentan los siguientes saldos numéricos.

CAJA saldo deudor $ 50.000.-

BANCO saldo deudor 230.000.-

LETRAS POR COBRAR saldo deudor 80.000.-

PROVEEDORES saldo deudor. 250.000.-

El Inventario General Final indica que los saldos reales de las mismas cuentas son las que siguen:

CAJA arqueo $ 45.000.-

BANCO según cartola 226.950.-

LETRAS POR COBRAR según nómina 85.000.-

PROVEEDORES según nómina 222.000.-

1

Hechos Económicos

Registros

Información

Toma de decisiones

Planificación

Control

METODOS

SISTEMAS

PRINCIPIOS

A - P = C

Activo - Pasivo = Capital

A = P + C

FECHA DETALLE DEBE HABER S A L D O

DEUDOR ACREEDOR

> Mayor que

< Menor que

Transacciones Cuentas que Clase de cuenta Cómo se Debe Haber

Intervienen afectan

Mes: Año folio DETALLE DEBE HABER

1 2 3 4

Fecha contra-cuenta debe haber saldo

Deudor Acreedor

1 2 3 4 5 6 7 8

INVENTARIO INICIAL

Art. 20, Inciso 1°)

L. BALANCES

TRANSACCIONES

(Documentación)

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

BALANCE

COMPROBACION Y

SALDOS

AJUSTES

HOJA DE TRABAJO

BALANCE GENERAL

INVENTARIO INICIAL DEL NEGOCIO DE ABARROTES DEL SR. JOSE LOPEZ AL 15 DE ABRIL DEL

AÑO 2001.-

ACTIVO

CAJA

Dinero en efectivo 1.200.000.- 10.000.- 10.000.-

Muebles y Utiles

2 Escritorios madera. C/U 3.000.- 6.000.-

5 Sillas madera C/U 150.- 750.-

1 Máquina de Escribir Underwood 6.000.- 12.750.-

CUENTAS POR COBRAR

Rosa Pérez 3.000.-

Alberto Rojas 5.000.-

Jose Sepulveda 1.000.- 9.000.-

LETRAS POR COBRAR

Alfonso Hidalgo, venc. 10-06-92 2.000.-

Carlos Manterola venc.20-07-92 3.000.- 5.000.-

BIENES RAICES

Local de 6 x 8 Mts. Ubicado en calle 80.000.-

Esperanza N° 777 116.750.-

PASIVO

CAPITAL

Aporte Sr. Jose López 116.750.-

------------

TOTAL IGUAL ACTIVO 116.750

SALDO