En este preciso momento vivimos en un mundo que se globaliza un poco más con cada segundo que pasa, los grandes consorcios y compañías comienzan a plantear con más frecuencia el desafío de desempeñar su labor en una escala mundial. Si bien es cierto que comienzan a surgir infinidad de nuevas interrogantes referentes a los métodos para manejar subalternos y seguir el ritmo de los cambios que se dan en las organizaciones y en la tecnología, no debemos descartar ni restarle importancia a todo lo sucedido en la administración antes de la aparición de la supercarretera de la información.

Para mi gusto, el libro de texto solo abarca y explica la evolución de la administración desde una óptica muy norteamericana, algo que a mi parecer es un error pues si bien la administración organizada comienza en la década de 1880, no se debe restar importancia a los miles de años de evolución administrativa que la humanidad a experimentado. Es por esto que antes de abordar los periodos evolutivos que abarca el libro, haré una pequeña síntesis de cómo a evolucionado la administración desde la prehistoria hasta la era capitalista.

Sabemos que la administración existe como actividad humana desde el momento en que el hombre apareció en la Tierra. No existió desde el principio como ciencia, pero sí como acción humana y como práctica social. Dondequiera que hubo acción humana para obtener algo, se probó alguna forma de organización y de racionalización del trabajo.

Veamos ahora a grandes rasgos las principales características de cada periodo histórico:

• Tiempos prehistóricos.- los antecedentes más lejanos sobre prácticas administrativas coinciden con las formas más primitivas de organización familiar, cuando se hizo una distribución de tareas entre sus miembros y la capacitación para desempeñarlos. Surgieron líderes para organizar las actividades colectivas. Las primeras “empresas” son aquellas que se forman para cazar, pescar, recoger frutos, etc.

• Tiempos antiguos.- la característica común en todas las culturas de la antigüedad es el sistema de esclavismo; en Egipto la administración tenía un alto grado de centralización, esto debido a que la mayor parte de las recursos los administraba el estado o los templos de diversos dioses, nace la industria primitiva dedicada a la explotación de canteras, minería, albañilería, alfarería, etc. Por su parte en Roma, la sociedad está ya más estratificada y el estado emite leyes para la regulación de la administración como Las Doce Tablas y después El Derecho Romano.

• La edad media.- podemos señalar como las principales características de este periodo: la formación de gremios artesanales y de comerciantes, la aparición de burgos o ciudades, la organización y expansión de la Iglesia Católica y , sobre todo, el Feudalismo como sistema de organización política y económica. El Feudalismo comprende la formación de feudos compuestos por tierras en donde ejercía su dominio una autoridad llamada Señor Feudal.

• Edad moderna y contemporánea.- al comienzo de la edad moderna la actividad económica se enfocaba a la organización de expediciones, viajes comerciales, tráfico de mercancías, construcción de barcos, etc. Entre las diversas naciones del Mediterráneo. Cae el sistema feudal y abre paso al sistema mercantilista. Dicho sistema consiste en poner énfasis en el comercio entre naciones y entre éstas y sus colonias.

• Revolución industrial.- se le llama así al proceso por el cual las máquinas se utilizan en lugar del trabajo manual. Esto generó cambios profundos en la organización del trabajo y transformaciones en la sociedad de los siglos XVIII y XIX.

Ya que vimos una muy breve síntesis de la evolución histórica de la administración, podemos comenzar a ver lo que plantea el libro de texto.

Como vimos hace un momento la revolución industrial provocó grandes cambios socioeconómicos en las naciones; Estados Unidos llegó al concierto industrial con un ligero retraso debido a la Guerra Civil que tuvo que enfrentar. Sin embargo las bases sólidas que había forjado antes de la guerra le permitieron reponerse rápidamente y expandirse con enorme facilidad.

Durante los 30 años que siguieron a la Guerra Civil, Estados Unidos surgió como nación industrial pionera. Este cambio fue abrupto. Por un lado, la nueva tecnología surgida de la guerra ofrecía la esperanza de progreso y crecimiento; por otro, el rápido cambio social y la creciente disparidad entre ricos y pobres generaban cada vez más conflictos e inestabilidad.

En el año de 1886 hubo varios acontecimientos que influyeron en el pensamiento y la práctica de la administración moderna. Durante ese periodo los empleadores solían considerar a la fuerza de trabajo como una mercancía que podía comprarse al precio más bajo posible y mantenerse al costo mínimo, por lo que más de 600 000 empleados interrumpieron su trabajo con huelgas obreras y paros patronales. Además, también en 1886, surgieron varias de las empresas de carácter mundial más importantes como Sears, Coca Cola, Cosmopolitan y Johnson & Johnson.

El surgimiento de empresas comerciales a gran escala planteó problemas que hasta entonces solo se habían aplicado a los gobiernos.

Durante el último siglo han surgido varias respuestas a la misma pregunta: ¿cuál es la mejor forma de administrar una organización? A continuación expondremos cada uno de los 5 planteamientos más difundidos y que han evolucionado desde 1886 aproximadamente.

Planteamiento tradicional

Este es el concepto más antiguo y tal vez de mayor aceptación. Surgió a finales del siglo XIX y principios del XX. Este planteamiento se divide en tres grandes ramas administrativas que son: burocrática, científica y gerencial.

• Administración burocrática

La persona a quien más se asocia con esta administración es Max Weber, historiador social alemán. Esta administración se basa en reglas, una jerarquía establecida, una clara división del trabajo y procedimientos detallados. Ofrece además un programa sobre cómo debe operar una organización. Recomienda 7 características que juntas representan un método formal de la administración. Analicemos dichas características:

• Regla.- las reglas ayudan a ofrecer la disciplina que una organización necesita si desea alcanzar sus metas. Su cumplimiento garantiza la estabilidad organizacional.

• Impersonalidad.- la vigencia de las reglas lleva a tratar a los empleados de manera impersonal, lo que significa que se les evalúa en función de reglas y datos objetivos. Esto garantiza la imparcialidad para los empleados.

• División del trabajo.- consiste en descomponer obligaciones en tareas más sencillas y especializadas permitiendo el uso eficaz de los recursos humanos y de capacitación.

• Estructura jerárquica.- esta clasifica las labores en función del grado de autoridad concedido a cada una de ellas. Por lo general, la autoridad aumenta con cada nivel superior hasta llegar a la cima de la jerarquía.

• Estructura de autoridad.- un sistema basado en las 4 anteriores características, se mantiene unido por medio de una estructura de autoridad. Esta determina quién tiene derecho a tomar decisiones de diversa importancia. Weber identificó 3 tipos de autoridad:

• Compromiso profesional a largo plazo.- significa que tanto el empleado como la compañía se sienten comprometidos durante el periodo laboral del empleado. En otras palabras significa que la seguridad en el empleo está garantizada mientras el empleado esté técnicamente calificado y se desempeñe en forma satisfactoria.

• Racionalidad.- significa emplear los medios más eficaces de los que se pueda disponer. Además permite dividir las metas organizacionales generales en objetivos más específicos para cada parte de la organización.

Podemos servirnos de estas 7 características para clasificar de menor a mayor a las organizaciones con respecto a su orientación burocrática. Los organismos gubernamentales y algunas compañías privadas ocupan una posición elevada. Algunas empresas creativas e innovadoras son, en cambio, de grado inferior.

Los beneficios que se esperan de la burocracia son eficiencia y consistencia. Cuando es necesario realizar muchas tareas rutinarias lo mejor es la burocracia.

Se debe tener cuidado, pues los mismos aspectos de la administración burocrática que aumentan la eficiencia de una organización pueden producir gran ineficiencia en otra.

Algunos de los inconvenientes de la burocracia que no suelen preverse son:

• Reglas y trámites rígidos.- un sistema como este deja escaso margen a la libertad y creatividad individuales.

• Protección de la autoridad.- los gerentes de organizaciones burocráticas pueden olvidarse de los aspectos de productividad de sus empleados por tratar de proteger y ampliar su autoridad.

• Lentitud en la toma de decisiones.- en una organización muy burocrática el cumplimiento de reglas y procedimientos puede tener prioridad a la toma de decisiones oportuna y eficaz.

• Incompatibilidad con la nueva tecnología.- los adelantos tecnológicos pueden volver inoperante la administración burocrática.

• Incompatibilidad con valores de los trabajadores.- entre los valores de estos trabajadores se hallan desempeñar un trabajo que plantee desafíos, servir a los clientes y encontrar soluciones innovadoras a los problemas. Con frecuencia estos valores son incompatibles con la necesidad burocrática de eficiencia, orden y consistencia.

Este sistema es más eficaz cuando deben procesarse grandes cantidades de información estándar y se cuenta con un método eficaz de procesamiento; se conocen las necesidades de los clientes y es poco probable que éstas cambien; la tecnología es rutinaria y estable, de manera que se puede capacitar a los empleados fácil y rápido; la organización debe coordinar las actividades de numerosos empleados para brindar un servicio o producto estandarizado.

• ADMINISTRACION CIENTIFICA

Cuando las fábricas se volvieron más grandes y complicadas a fines del siglo XIX, surgió la necesidad de especialistas en las operaciones que pudieran resolver los problemas de personal y productividad que, de no abordarse, amenazarían la eficiencia operativa.

“La administración científica” de Frederick Winslow Taylor, se concentra en los individuos y en sus máquinas y herramientas. Su filosofía consiste en que las prácticas administrativas deben basarse en hechos y observaciones, no en rumores o conjeturas.

Taylor, ingeniero mecánico estadounidense, consideraba que el aumento de la productividad dependía de la identificación, mediante técnicas científicas objetivas, de medios para lograr que los trabajadores fueran más eficientes. Taylor analizó flujos de trabajo, técnicas de supervisión y cansancio de los trabajadores mediante estudios de tiempos y movimientos, que consisten en identificar y medir los movimientos de un trabajador mientras desempeña una tarea y luego analizar los resultados. Se eliminan los movimientos que retardan la producción.

La eliminación del esfuerzo físico innecesario y la especificación de una secuencia exacta de actividades reducen la cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo necesaria para elaborar un producto.

Taylor consideraba que lo que motivaba a los empleados a trabajar al máximo era el dinero. Propuso que si los trabajadores cumplían cierta norma de producción, se les debía pagar de acuerdo con un índice salarial estándar. Aquellos cuya producción excediera la norma habrían de recibir un índice más elevado por su producción.

Los esposos Frank y Lilian Gilbreth habrían de realizar varias contribuciones a la administración científica. Frank utilizó un nuevo instrumento, las imágenes en movimiento, para estudiar a los trabajadores. Lilian prosiguió el trabajo de Frank abogando por la idea de que los trabajadores tenían derecho a jornadas uniformes, recesos y horas de comida.

Henry Gantt, un colaborador de Taylor, se concentró en los sistemas de “control” para programar producción. Ideó las “gráficas de Gantt” que son un informe visual de planeación y avance.

Por desgracia casi todos los partidarios de esta administración interpretaron mal el aspecto humano del trabajo. Taylor y Gilbreth no se dieron cuenta que éstos también tienen necesidades sociales y que las condiciones de trabajo y la satisfacción laboral son igual o más importantes que el dinero.

• ADMINISTRACION GERENCIAL

Esta administración se concentra en los gerentes y en las funciones administrativas básicas. Evolucionó a principios del siglo XX y se identifica con Henri Fayol, industrial francés. El estaba convencido de que para tener éxito, a los gerentes les basta conocer las funciones administrativas básicas y aplicarles ciertos principios administrativos, siendo el primero en agrupar las funciones de los gerentes.

Fayol elaboró los siguientes 14 principios administrativos:

• División del trabajo.- a mayor especialización, mayor eficiencia.

• Autoridad.- los gerentes tienen el derecho de dar órdenes para la realización de las tareas.

• Disciplina.- los miembros de la organización deben respetar las reglas y acuerdos.

• Unidad de mando.- cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona a fin de evitar confusiones.

• Unidad de dirección.-los gerentes deben coordinar a los empleados.

• Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales.- los intereses particulares no deben anteponerse a los organizacionales.

• Remuneración.- el pago a los empleados debe ser justo.

• Centralización.- los gerentes deben tener la responsabilidad final de la organización.

• Cadena de mando.- una sola línea de autoridad debe correr de un puesto a otro.

• Orden.- materiales y personas deben hallarse en el lugar correcto en el momento justo.

• Equidad.- los gerentes deben ser amigables y justos.

• Estabilidad y permanencia del personal.- los índices elevados de rotación de empleados no proporcionan eficiencia.

• Iniciativa.- se debe dar libertad de formular y realizar sus planes.

• Espíritu de grupo.- fomentar en el grupo un sentido de unidad.

• EVALUACION DE LA ADMINISTRACION TRADICIONAL

Las tres ramas de la administración tradicional destacan los aspectos formales de la organización. Se interesan en las relaciones formales entre departamentos, tareas y procesos de una organización. Weber, Taylor, los Gilbreth, Gantt y Fayol reemplazaron técnicas administrativas improvisadas por principios teóricos y científicos bien fundados.

Si bien los tradicionalistas reconocen que las personas tienen sentimientos, su interés primordial apunta al desempeño laboral eficiente y eficaz. Hay que recordar que estas primeras obras teóricas se vieron influenciadas por las condiciones socioeconómicas que enfrentaron en su época.

Planteamiento conductual

Durante la Gran Depresión, el gobierno federal estadounidense comenzó a desempeñar un papel de mayor influencia en la vida de la población. Uno de los cambios más drásticos de la época fue que los trabajadores no calificados aumentaron su influencia en las decisiones gracias a la formación y pertenencia a poderosos sindicatos.

Luego de la Gran Depresión y de la II Guerra mundial, una nueva oleada de optimismo invadió la economía de los Estados Unidos.

Frente a este fondo de cambios y reformas, los gerentes fueron tomando conciencia de que los individuos tienen necesidades, profesan valores y desean respeto; se hallaron de pronto al mando de trabajadores que no parecían manifestar lo que los primeros teóricos llamaron comportamiento económico racional. Al examinar estos fenómenos, los que consideraban a la administración desde una óptica relacionada con el comportamiento humano fueron obteniendo reconocimiento. El planteamiento conductual se encarga de los aspectos humanos de las organizaciones.

Mary Parker Follet consideraba que la administración es un proceso continuo -no estático- y que a menudo el método empleado para resolver un problema genera nuevas dificultades. Llegó a la conclusión de que para una buena administración es vital la coordinación. Concibió 4 principios de coordinación:

• La coordinación se logra cuando los responsables de tomar una decisión se hallan en contacto directo.

• La coordinación resulta esencial durante las primeras etapas de planeación de proyectos.

• La coordinación debe abarcar todos los aspectos de una situación.

• La coordinación debe ejercerse en forma permanente.

Chester Barnard realizó dos aportaciones significativas a la administración, en primer lugar, concibió las organizaciones como sistemas sociales que exigen, para ser eficaces, la cooperación de los empleados.

En segundo lugar propuso la teoría sobre la aceptación de la autoridad, en la que sostiene que los empleados tienen libre albedrío y optarán por seguir o no las órdenes de la dirección.

El respaldo más sólido al planteamiento conductual provino de estudios efectuados entre 1924 y 1933 en la planta Hawthorne, en Chicago. Las “pruebas de iluminación de Hawthorne” fueron desarrolladas y aplicadas por ingenieros quienes dividieron a los empleados en 2 grupos: uno de control y otro de prueba. Se dieron una serie de sucesos incongruentes en referencia a la producción de los empleados y las condiciones en que lo hicieron, por lo que los estudiosos llegaron a la conclusión de que los incrementos en la productividad se debían a una compleja reacción emocional en cadena. Como los empleados de ambos grupos habían sido objeto de una atención especial, manifestaron un orgullo que les motivó a mejorar su desempeño. Al fenómeno ocurrido cuando se presta atención especial a los empleados y su productividad cambia, sin importar si se modifican o no las condiciones de trabajo, se le conoce como efecto Hawthorne.

Como resultado de sus estudios, los investigadores recomendaron que los gerentes debían considerar al empleado en un contexto personal para comprender las necesidades particulares y las fuentes de satisfacción de cada sujeto.

• EVALUACION DEL PLATEAMIENTO CONDUCTUAL

El planteamiento conductual va más allá de la concepción mecanicista del trabajo de los tradicionalistas, pues destaca la importancia de la dinámica de grupos, las complejas motivaciones humanas y el estilo de liderazgo de los gerentes. Pone especial énfasis en las necesidades sociales y económicas de los empleados y en la influencia del entorno social en la calidad del trabajo producido.

Sin embargo mejorar las condiciones de trabajo y las habilidades de los gerentes para relacionarse con los demás no siempre aumenta la productividad. Los aspectos económicos siguen siendo importantes para los empleados. Por ejemplo, aunque a cualquiera le agrade trabajar con compañeros amigables, los bajos salarios suelen conducir a ausentismo y rotación.

Planteamiento sobre los sistemas

Un sistema es una asociación de partes interrelacionadas e independientes. Una organización esta enlazada en el exterior con proveedores, clientes, accionistas y organismos reguladores. Un gerente que se orienta a los sistemas, sólo toma decisiones después de identificar y analizar los posibles efectos de éstas en otros gerentes, departamentos o en los clientes.

El planteamiento sobre los sistemas representa un método de resolución de problemas que se basa en el diagnóstico de las dificultades en un marco que incluye insumos, procesos de transformación, productos y retroalimentación. El sistema puede estar constituido por un individuo, un grupo de trabajo, un departamento o una organización.

• Los insumos, son los recursos físicos, humanos, materiales, financieros y de información que intervienen en el proceso de transformación.

• Los procesos de transformación, comprenden las tecnologías utilizadas para convertir insumos en productos.

• Los productos, son los insumos originales una vez modificados mediante un proceso de transformación.

• La retroalimentación, es información sobre el estado y desempeño de un sistema.

Hay dos modalidades de sistema: el cerrado y el abierto. Un sistema cerrado limita sus interacciones con el entorno. En cambio un sistema abierto interactúa con el entorno externo.

Muchos partidarios del análisis de sistemas crearon técnicas cuantitativas para apoyar la toma de decisiones administrativas. Las técnicas cuantitativas poseen cuatro características básicas:

• El enfoque fundamental está en la toma de decisiones.- en la solución se identifican las acciones directas a emprender.

• Las opciones se basan en criterios económicos.- las acciones alternas se presentan en términos de criterios mesurables.

• Se utilizan modelos matemáticos.- se analizan problemas por medio de estos modelos.

• Las computadoras son esenciales.- se usan para modelos matemáticos complejos.

En las últimas dos décadas ha crecido la variedad de instrumentos cuantitativos para la toma de decisiones de que dispone la administración.

• EVALUACION DEL PLANTEAMIENTO SOBRE LOS SISTEMAS

El análisis de sistemas y las técnicas cuantitativas se han utilizado principalmente para manejar procesos de información y aspectos de plantación técnica y toma de decisiones de la administración.

La investigación y el desarrollo siguen ampliando la aplicación de los sistemas de información en las empresas. Tales sistemas exigirán cambios en muchos aspectos de las operaciones cotidianas; los gerentes deben utilizar sistemas cada vez más complejos en la toma de decisiones.

Planteamiento sobre las contingencias

La esencia del planteamiento sobre las contingencias consiste en que las prácticas administrativas deben ser congruentes con las exigencias del ambiente externo, la tecnología utilizada para elaborar un producto o proporcionar un servicio y las capacidades de la gente que trabaja en la organización. Como bien lo expuso un gerente, el planteamiento sobre las contingencias significa en realidad que “todo depende”.

Los partidarios de este concepto defienden el uso de los otros tres planteamientos de la administración de manera independiente o en combinación, según se necesite, para abordar diversas situaciones.

La importancia relativa de cada variable de contingencia -ambiente externo, tecnología y personas- depende del tipo de problema administrativo que se presente.

La tecnología es el método utilizado para transformar los insumos organizacionales en productos. Las tecnologías de que se sirven los empleados van de simples a sumamente complejas. Una tecnología simple comprende reglas para la toma de decisiones. Una compleja exige que los empleados tomen numerosas decisiones, a veces sin orientación.

• EVALUACION DEL PLANTEAMIENTO SOBRE LAS CONTINGENCIAS

Este planteamiento es útil en razón de su método de diagnóstico. Insta a los gerentes a que analicen y entiendan las diferencias situacionales y elijan la solución que mejor corresponda a la empresa, el proceso y a las personas relacionadas con cada situación.

Los críticos de este planteamiento afirman que se reduce a una combinación de técnicas de los demás enfoques de la administración, pues este esquema sostiene que un gerente puede utilizar los principios de los planteamientos tradicional, conductual y de sistemas sólo después de diagnosticar en forma adecuada la realidad de la situación.

Planteamiento sobre la calidad

Las organizaciones actuales son dinámicas, sin importar si son grandes o pequeñas. Es probable que la demanda de productos y servicios de alta calidad por parte de los clientes sea el tema dominante del futuro inmediato. La calidad consiste en cuán bien cumple un producto o servicio el objetivo que se supone debe cumplir.

La Administración por Calidad Total, es el proceso continuo para asegurar que cada aspecto de la producción incorpore calidad al producto.

El padrino del movimiento a favor de la calidad fue W. Edwards Deming. Al principio, los gerentes estadounidenses rechazaron sus ideas y no fue sino hasta que estas contribuyeron a la reconstrucción industrial de Japón, después de la II Guerra Mundial, que las aceptaron plenamente.

El proceso de control de calidad suele concentrarse en la medición de los insumos, las operaciones de transformación y los productos. Los resultados de estas mediciones permiten que los gerentes tomen decisiones sobre la calidad del producto o el servicio en cada etapa del proceso.

• Insumos.- con ellos suele iniciarse el control de calidad, en especial las materias primas y las partes utilizadas en el proceso de transformación. En cuanto a los servicios, se basan en la información que da el cliente.

• Operaciones de transformación.- las inspecciones de control de calidad se efectúan durante las etapas de transformación y entre éstas. La inspección del trabajo en proceso puede ocasionar la repetición de una tarea o el rechazo de un artículo antes de que éste pase a la siguiente etapa.

El control estadístico de procesos es el uso de métodos y procedimientos cuantitativos para determinar si las operaciones se realizan correctamente, detectar desviaciones y si las hay, corregirlas. Sigma es una unidad de medición estadística que se emplea para la calidad del proceso. La escala va de 2 a 6 y describe defectos de partes por millón.

• Productos.- la modalidad más conocida de control de calidad es la evaluación que se realiza tras la conclusión de un componente, producto o la prestación de un servicio.

La medición por variables es la evaluación de las características de los productos respecto de las cuales se cuenta con normas cuantificables.

Con la medición por atributos se evalúan las características de los productos o servicios como aceptables o inaceptables y por lo común es más sencilla que la medición por variables.

Generar productos o servicios de gran calidad no es un fin en sí mismo. Ofrecer calidad a los clientes en general da por resultado tres beneficios importantes para la organización que son:

• Imagen positiva de la empresa.- una imagen positiva facilita la contratación de nuevos empleados, el aumento de salarios y la obtención de financiamientos por parte de los principales organismos.

• Costos bajos y participación de mercado elevada.- en las plantas manufactureras, la calidad elevada aumenta la productividad y disminuye el tiempo de reprocesamiento, costos de chatarra y de garantía, lo que genera mayores ganancias.

• Menor responsabilidad, los fabricantes de productos y prestadores de servicios enfrentan con más frecuencia juicios legales por daños ocasionados por productos y servicios defectuosos, peligrosos o falsos.

En general, los esfuerzos de la administración por calidad total dan lugar a mejores productos, mayor rendimiento de éstos y menores costos por responsabilidad.

Integración de los planteamientos sobre la administración y las competencias gerenciales

Cada uno de los cinco planteamientos sobre la administración hace hincapié cuando menos en una de estas competencias más que en otras. Es decir que:

• Planteamiento tradicional.- abarca la competencia de Planeación y administración.

• Planteamiento conductual.- hace hincapié en las competencias de Comunicación y en la de Trabajo en equipo.

• Planteamiento sobre los sistemas.- menciona aspectos de las competencias Comunicación, Acción estratégica y la de Conciencia global.

• Planteamiento sobre las contingencias.- hace referencia a las competencias de Comunicación, Planeación y administración y la de Trabajo en equipo.

• Planteamiento sobre la calidad.- abarca las competencias de Comunicación, Acción estratégica, Manejo personal, Conciencia global y la de Trabajo en equipo.