EQUIPOS DE TRABAJO

El hombre es un ser social que necesita mantener contactos en la empresa, los equipos de trabajo sustituyen cada vez más al trabajados individual que toma decisiones y ordena, los grupos asumen decisiones con más riesgo y aprenden con más rapidez.

Las organizaciones requieren normalmente equipos de trabajo multidisciplinares para desarrollar los procesos productivos, los cuales utilizan una tecnología que evoluciona a un ritmo rápido y son cada día más complejos.

El trabajo en equipo ha supuesto un cambio organizativo amplio, pues ha influido en aspectos como la dirección, la motivación, comunicación y participación, de hecho, es una de las técnicas de motivación laboral más empleada.

El temor al rechazo que algunas personas tienen es una de las razones más frecuentes para no participar en los equipos y para no tomar iniciativas.

Tres son las características generales del equipo de trabajo:

-Tiene un fin y un objetivo común.

-Sus componentes se relacionan unos con otros para lograr objetivos.

• Cada miembro se percibe a sí mismo como parte del grupo.

La necesidad de trabajo en equipo, llego de la mano de las propuestas de la calidad total, reducción de costes, e interrelación de diversos sectores funcionales de la empresa.

En los años 30-40 se consideraba que las empresas estaban constituidas por individuos aislados. No se tenia en cuenta las relaciones interpersonales que entre ellos se establecían. Hoy día, prácticamente se contemplan en todas las empresas dos grandes grupos de personas: Formales e informales, cuya diferencia radica en los objetivos que persigue.

Son grupos formales que se constituyen para atender las necesidades de la empresa, en el se integran los trabajadores para lograr un propósito y unos objetivos. En toda organización, es fundamental un equipo constituido por sus miembros desde el nacimiento de ésta el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto, o sea, formar un equipo de trabajo.

CARACTERÍSTICAS DE UN EQUIPO DE TRABAJO:

• Integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas.

• Responsabilidades compartidas por los miembros.

• Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.

• Necesita que los programas planificados en equipo apunten a un objetivo común.

Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo dado que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales para el desempeño armónico de su labor.

Existen diferentes aspectos necesarios para trabajar en equipo, entre ellos, podemos mencionar:

El liderazgo efectivo: Es decir contar con un proceso de creación de una visión de futuro, que tenga en cuenta los intereses de los integrantes desarrollando una estrategia racional para acercarse a dicha visión. Consiguiendo el apoyo de los centros del poder para lograr lo anterior e incentivando a las personas cuyos aspectos son esenciales para poner en práctica la estrategia.

Promover los canales de comunicación, eliminando barreras y fomentando la retroalimentación (feedback).

Existencia de un clima de trabajo armónico: permitiendo y promoviendo la participación de los integrantes y aprovechando el desacuerdo para buscar una mejora en el desempeño.

FORMACIÓN DE EQUIPOS:

El concepto de grupo, como un sistema social abierto, supone que si se buscan determinados resultados como la eficacia, hay que empezar por identificar, las condiciones en que el grupo debe realizar su actividad y deben de facilitarse aquellos procesos internos a través de los cuales el grupo pueda conseguir sus objetivos.

Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos:

• Cohesión: atracción que ejerce la condición de ser miembro de un grupo.

• Asignación de roles y normas: todos los grupos asignan roles a sus integrantes y establecen normas, las normas son reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo a tenerse a los roles explícitamente definidos permite al grupo realizar las tareas de un modo eficiente.

• Comunicación: una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier tipo de tarea.

• Definición de objetivos.

• Interdependencia positiva: sus miembros se necesitan unos a otros y cada uno aprende de los demás compañeros, con los que interactúa día a día .

CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS MIEMBROS DEL EQUIPO:

El ROL DEL LÍDER - MENTOR EN EL TRABAJO EN EQUIPO.

El líder es el que moldea o da forma a la estructura de cada grupo. Con su conducción el líder puede o no formar grupos de personas que funcionen como EQUIPO DE TRABAJO.

El líder basado en el lema “DIVIDE Y REINARAS”, gobierna con éxito el grupo de trabajo pero no produce equipos, sólo agrupa personas para realizar una tarea.

El buen líder con su accionar desarrolla equipos de trabajo, utilizando la mezcla adecuada de lealtad, motivación y confianza que todo ser humano necesita para creer y emprender en pos de los objetivos grupales.

La diferencia entre un grupo de personas y un equipo de trabajo es la determina la eficiencia de una empresa. El sentimiento de pertenecer a un equipo de trabajo perdura a través del tiempo, y aunque uno haya dejado de pertenecer a ese equipo, ese sentimiento de lealtad se mantiene.

Si las reglas claras conservan la amistad, entonces en un grupo, las reglas claras fomentan y mantienen la lealtad mutua entre el líder y seguidores.

¿Cómo liderar? ¿Cómo conducir? ¿Cómo dirigir? ¿Cómo hacer una empresa eficiente? Ese es el desafío de los empresarios. Con su emprendimiento motivan a sus seguidores, con sus acciones determinan el accionar de los grupos, con su capacidad de hacer se transforman en modelos empresarios.

¿ Qué tipo de líder es el mejor? La respuesta es muy sencilla: "EL QUE LA GENTE ELIJA".

La participación en los equipos de trabajo: el rol de los participantes.

El principio fundamental para que un equipo de trabajo funcione es la participación activa de sus miembros. Ésta determina la eficacia del equipo, sólo es posible mediante:

• Una cuidadosa planificación.

• Un compromiso real de los participantes.

• Un tratamiento sistemático de los problemas principales, con independencia de su conflictividad.

Cada equipo cuenta con un número de miembros mas o menos comprometidos en un proceso de relación social. Cada una de ellas desempeña un rol dentro del equipo que marca el tipo de tareas a ejecutar y dispone de cierto “status”. Para evitar malos entendidos, es preciso definir exactamente los roles que desempeña cada miembro del equipo.

El papel que desempeña cada miembro está en relación con lo que los demás esperan de él, así asume su lugar y se comporta de acuerdo con su posición respecto a los otros.

grupales. Roles positivos. Roles negativos.

Líder.

Fuerte personalidad, buena capacidad de expresión, convicción, influye sobre el equipo y se implica en los conflictos.

Dominador.

Ataca al equipo, influye a través del miedo, la manipulación y el chantaje.

Coordinador

Orienta y guía al equipo, lo reconduce a los objetivos, a las normas. Facilita las relaciones interpersonales y afectivas.

Resistente.

Se opone de forma sistemática por temor a perder su “status”. Desanima o bloquea cualquier iniciativa.

Investigador

Recoge los datos de los hechos acerca de la tarea que hay que realizar. Actúa ofreciendo informaciones objetivas.

Manipulador.

Orienta al equipo hacia sus propios objetivos personales, enmascarándolas en las tareas del grupo.

Experto.

Sus conocimientos sobre el contenido son superiores al del resto del grupo, actúa de forma raciona, lógica y científica.

Sumiso.

Se somete al grupo por miedo o vergüenza. Todos los miembros le atacan sistemáticamente. Busca la simpatía para esconder su debilidad.

Animador.

Amistoso, benévolo, comprende y estimula a los miembros. Ofrece satisfacciones personales no vinculadas con el objetivo del equipo.

Acusador.

No comprometido con las actuaciones del equipo. No participa, pero acusa a los demás de sus fracasos y errores.

Portavoz.

Recoge y expone con fidelidad los puntos de vista y las opiniones que se expresan. Registra el progreso del trabajo. Es la memoria grupal.

Retraído.

Se comporta de modo indiferente y pasivo. Cuando participa se desvía del tema.

Observador

Observa con objetividad los aspectos de la reunión. Supervisa la evolución del ambiente y el clima dentro del equipo.

Sentimental.

Busca la simpatía del grupo, exponiendo sus problemas y sentimientos para obtener el apoyo del grupo.

Jefe formal.

Tiene el poder oficial en el equipo, influye sobre el equipo por su “status” de poder formal.

Gracioso

Interrumpe continuamente el trabajo del grupo con bromas o imitaciones desviándolo de sus objetivos.

La dinámica de equipos de trabajo es una técnica que permite estudiar la creación y evolución de dichos grupos y las interacciones que se producen entre sus miembros.

Para entender este concepto Eric Berné realizó un estudio de la conducta humana, en el analizó la dinámica que se genera en la interacción entre dos o mas personas, y como crear un modelo de trabajo que desarrolle relaciones sanas de crecimiento y no simbióticas.

La dinámica de grupos de trabajo se aplica en todas las áreas: psicología, educación empresas, organización.....

Cuando entramos a una organización o grupo de trabajo, nuestra interacción va a provenir de nuestra posición o tipo de adaptación que decidimos y ante la cual generamos conductas.

“Yo valgo y tu (el otro) vales” es desde una posición de autorespeto y valía, así es como de respeto a la otra persona y a su valía, que puede generarse una dinámica de grupo adecuada. Es entonces, que se da el trabajo en equipo y se generan conductas de equipo.

En una empresa conviven gran variedad de grupos de trabajo, pero su composición, las características o funciones difieren,, a la hora de establecer una clasificación de los diferentes grupos de trabajo nos encontramos con diversos criterios:

En general: los grupos o equipos son las unidades básicas de las organizaciones.

Todos deben tener presente que el trabajo en grupo y la colaboración de los grupos no ocurre de forma accidental, sino que debe de planificarse y promoverse, lo cual implica poseer las competencias adecuadas para dirigir y participar en grupos.

Tipos de grupos o equipos en las organizaciones:

Una de las notas características de las organizaciones es la variedad de grupos que conviven en su seno, cuya composición, en funciones y demás propiedades difieren notablemente. Se pueden tener en cuenta distintos criterios para establecer una clasificación de los mismos. Los más habituales ( sin tener un carácter excluyente) son:

• Grupos o equipos permanentes: se conciben como estables en el tiempo y se encargan de las tareas habituales de funcionamiento y mantenimiento de la organización. La permanencia temporal de estos grupos no impide que haya cambios en su composición.

• Grupos o equipos temporales o creados “ ad hoc”: se conciben para realizar tareas, proyectos o actividades de carácter transitorio. El grupo tiene una duración limitada, disolviéndose una vez concluida su función.

• Grupos o equipos formales: se trata de grupos definidos y planificados para la obtención de objetivos de la organización. Todos ellos, independientemente de otros criterios, comparten un carácter formal.

• Grupos o equipos informales: surgen de las relaciones espontáneas entre los miembros de la organización y están orientados a la satisfacción de necesidades personales y sociales de sus componentes. Grupos que se constituyen por lazos de amistad o atractivo, grupos de personas que comparten una misma problemática.

• Producción : grupos cuyos integrantes realizan conjuntamente un determinado trabajo. Configuran los equipos de trabajo, departamentos y unidades de la organización.

• Solución de problemas: se centran en problemas particulares de la propia empresa. Por ejemplo Círculos de Calidad o grupos para el estudio de proyectos.

• Resolución de conflictos: orientados para afrontar situaciones de enfrentamiento entre diferentes partes de la organización o de ésta con el exterior. Se trata fundamentalmente de grupos de negociación.

• Cambio y desarrollo organizacional: incluyen diferentes grupos y técnicas grupales. Entre otros, grupos de entrenamiento, desarrollo de equipos o grupos de sensibilización.

• Diferenciación vertical: Compuesta por los diferentes grupos que van desde la alta dirección, pasando por los grupos directivos intermedios hasta grupos no directivos.

• Diferenciación horizontal: incluye fundamentalmente los distintos grupos funcionales, grupos que proporcionan servicios especializados basados en competencias particulares, y comités temporales, creados con diferentes misiones, principalmente de asesoramiento y toma de decisiones.

• Actividad grupal: grupo con tareas independientes, objetivos e incentivos grupales, relaciones estables, etc.

• Actividad individual: el grupo como un contexto en el que predominan la actividad y los valores individuales. Los miembros apenas tienen un vínculo entre si que compartir un espacio, una tarea, una especialidad profesional o estar a las ordenes de un mismo jefe.

COORDINACION

Mecanismos de coordinación:

Orgánicos

• Adaptación mutua: Es un mecanismo informal, simplemente vamos a trabajar en equipo pudiendo cambiar la tarea a realizar con total flexibilidad. Para crear una organización en la que va a imperar una lógica de trabajo en equipo, en la medida en la que aumenta el número de trabajadores, el sistema pierde eficiencia porque los agentes se comportarían de manera oportunista y tratarán de escaquearse. Además cuantos más trabajadores, más costosos en ponerse de acuerdo sobre las tareas que cada uno va a realizar. En este sistema no es la autoridad la que dirige sino el acuerdo entre las partes.

Ejemplo: Estructura adhocrática: agencia de publicidad, equipo de investigación. Hay buenos profesionales y normas pero lo más importante es el trabajo en equipo.

• Supervisión directa: Uno de los agentes se convierte en jefe introduciendo mecanismos de autoridad y va a ser él el encargado de dividir el trabajo y encomendar a cada agente la tarea que debe realizar y en que momento hacerlo. La división del trabajo puede ser la misma y la forma de coordinarlo distinto. Para la supervisión directa la empresa suele ser pequeña ya que si tiene muchos trabajadores, un solo jefe no puede supervisarlos eficientemente a todos y la solución podría ser la división del trabajo por especialidades y dar normas de procesos.

Ejemplo: Taller o pequeña empresa, se hace lo que dice el jefe, lo importante es definir la autoridad.

• Normalización de procesos: En el momento en el que aparecen las normas, la estructura se burocratiza. Aparece una tercera persona o unidad que llamamos analista que diseña y normaliza los procesos, el jefe solo controla que cumplas las normas. La normalización introduce reglas que pueden ser de tres tipos:

A cada trabajador se lo sitúa al frente de una tarea y se le da una serie de normas para realizar esa tarea y el agente o trabajador sigue esa rutina. Para cada tarea se elaboran una serie de normas precisas para llevarla acabo, se desarrolla un proceso y se detalla.

Ejemplo: Fábrica industrial con una cadena de montaje, el proceso se define al diseñar la cadena de montaje.

• Normalización de habilidades: Se trata de buscar agentes que traigan las normas consigo, es decir se trata de contratar a los trabajadores que ya saben como hacer el trabajo. Esta normalización se basa en un buen sistema de selección de personal.

Ejemplo: Hospital, compañía aérea. Para el cliente lo importante es que le atienda un buen profesional.

• Normalización de resultados: Se le concede libertad al empleado pero se le fijan unos resultados no se le dice cómo hacerlo ni las habilidades que debe tener. Se juzga el resultado y en caso de incumplimiento se le sanciona.

Ejemplo: Concesionario, multinacional en la que a cada sucursal se le fija una rentabilidad mínima que debe obtener y se le da total autonomía.

• Normalización de reglas: Mucho menos importante que las anteriores y solo la nombramos.

La normalización de habilidades es más descentralizador que la normalización de procesos, el hecho de descentralizar y no burocratizar en principio es más costoso ya que si se deja al libre albedrío se tiende a estructuras burocráticas y centralizadas.

Cuando una organización empieza a funcionar puede seguir la siguiente secuencia lógica:

Adaptación mutua (estructura muy pequeña y sensible) Supervisión directa (la organización sigue creciendo) Normalización de procesos de resultados de habilidades. Si consideramos una estructura que hace tareas sencillas, cuando estas tareas son muy sofisticadas se debe utilizar la normalización de habilidades, por otro lado si los problemas son complejos y no standard lo fundamental es el trabajo en equipo con lo cual el mejor sistema organizativo es la adaptación mutua. En resumen podemos decir que dependiendo del tipo de problemas que queramos resolver la estructura organizativa será distinta.

Como se logra la coordinación:

Coordinación y Rutinas

Cuando los problemas se repiten y son de rutina, puede realizarse la coordinación planeada. Aquí se puede efectuar la coordinación mediante programas preestablecidos, que especifican qué actividades se van a ejecutar y en qué momento. En cambio en las situaciones que están cambiando rápidamente y en las cuales se están presentando siempre nuevos y diversos problemas, para este caso puede ser mas adecuada la coordinación por retroalimentación. En ésta se crea en el sistema de coordinación la capacidad específica de percibir desviaciones e informar a los interesados.

Coordinación Jerárquica

Tal vez la forma más familiar de buscar coordinación es atenerse a la organización jerárquica formal. La coordinación jerárquica puede tomar muchas formas, desde la muy sencilla de que sea un ejecutivo central, como el presidente, el que hace el seguimiento y enlace de las actividades de los vicepresidentes de ventas y de producción. Un ejemplo es, en un estudio de toma de decisiones gerenciales en varias sociedades anónimas de las más grandes, se encontró que el jefe ejecutivo era casi siempre el árbitro final cuando se presentaban puntos de vista distintos entre los vicepresidentes.

Integración Estructural

Se han usado diversos integradores especiales para actuar como mediadores de conflictos potenciales y facilitar la coordinación. Esto no es una idea nueva; inclusive Fayol, quien recomendó una conferencia semanal de los jefes de departamentos para facilitar la coordinación a la luz de los hechos corrientes. Si esto no era posible, aconsejaba el uso de empleados especiales como funcionarios de enlace.

Que es coordinación

Coordinar es introducir la armonía entre todos los actos de una empresa, con objeto de facilitar su funcionamiento y su éxito, es tener en cuenta, en una operación cualquiera las obligaciones y las consecuencias que esta operación entraña para todas las funciones de la empresa; es subordinar lo accesorio de lo principal.

En una empresa bien coordinada se observa lo siguiente:

Los signos siguientes indican una mala coordinación:

Una conferencia de coordinación por semana es suficiente para establecimientos mineros metalúrgicos que ocupan unos cuantos centenares o millares de gente.

EVALUACION DE RESULTADOS:

Consiste en medir la ejecución y los resultadas, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas de aspectos eminentemente cualitativos. 

Para llevar acabo su función, esta etapa se vale primordialmente del sistema de información, por lo tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna. 

Análisis de resultados.-

Análisis Critico

Las organizaciones públicas presentan innumerables conflictos que pareciera que en vez de solucionarse con el diálogo cada vez se agudizan más, demostrando así cuán difícil puede ser el proceso de comunicación dentro de las empresas.

Las manifestaciones de conflicto que se producen en estos organismos, son frutos del mal funcionamiento de las partes en el proceso de comunicación, ya que es evidente y obvio que ambas partes (trabajador - patrono) tengan intereses distintos, sin embargo no es justificable que los involucrados rompan conversaciones, porque debe ser a través del diálogo que se logren los propósitos y no mediante huelgas y violentas manifestaciones que a fin de cuenta termina por poner en tela de juicio la capacidad de solventar problemas de los altos directivos de las empresas.

En estas empresas se hace necesario que la comunicación se ejecute en forma efectiva y fluida para que asegure la información oportuna entre los gerentes y los subalternos, lo que facilitará una mayor compenetración sobre las tareas que deben desarrollarse, y por ende una mayor producción.

Los objetivos de una comunicación efectiva es eliminar la incertidumbre, fortalecer la imagen, aprovechar los recursos, estimular un buen clima organizacional y servir de balance entre la organización y el entorno.

La comunicación eficiente, se basa en dos escenarios fundamentales, la estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de calidad en la proyección y una coordinación para integrar toda la comunicación que se proyecta; una de las características específicas es identifica los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de la estrategia comunicacional, los planes de implantación y el cálculo de la efectividad del programa de comunicación corporativa.

El sistema de comunicaciones a nivel interno de las empresas publicas, comprende las comunicaciones de tipo formal e informal. Las formales se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa; tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de la organización.

Las comunicaciones informales que constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo. En este tipo de comunicación la información que se transmite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la empresa; el compartir la información con todos los miembros de la organización tiene como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera al ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización.

La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de evaluación de resultados..