ACTIVIDADES EJECUTIVAS

“AÑO DE LA INFRAESTRUCTURA PARA LA INTEGRACIÓN”

ASIGNATURA :

Actividades Ejecutivas

CARRERA :

Secretariado Ejecutivo

Chiclayo - 2005

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS

Introducción:

Los ejecutivos frecuentemente realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren una cuidadosa planeación para lograr excelentes resultados. El trabajo secretariado en estas ocasiones se multiplica; debe desarrollar las labores cotidianas y las relacionadas: Programación, Realización y Finalización del evento.

Eventos:

En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:

Programación, Realización y finalización del evento o viaje.

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:

• Nombra comités para asignar tareas específicas.

• Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.

• Definir la fecha exacta de realización.

• Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.

• Coordinar actividades sociales extraevento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.

• Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.

• Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.

• Disponer de recursos necesarios: Papelógrafo, papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, etc.

• Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.

• Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.

Antes de realizar la reunión deben observarse los siguientes aspectos:

• Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.

• La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.

• La iluminación debe ser óptima.

• Los baños deben de estar impecables.

• El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar previamente

definidos.

• Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.

• Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para elaborar la nueva acta.

La Finalización: Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

• Si se tomó nota para el acta la secretaria debe:

• Estudiar detenidamente el acta anterior.

• Aclarar inquietudes con quien haya presido la reunión.

• Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.

• Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.

• Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.

• Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

REUNIONES EMPRESARIALES

Las empresas constantemente organizan reuniones con diferentes propósitos:

Sociales, laborales, académicas o la combinación de 2 o más de ellas.

En todo los casos es importante establecer con precisión el objetivo de la reunión, solo así la secretaria podrá iniciar los preparativos y la organización de cada reunión.

Reuniones Sociales y de Trabajo

• Desayuno de Trabajo: Dura aproximadamente 1 hora, es rápido económico y puede realizarse en la empresa normalmente se sirve jugo, café con leche, pan mantequilla, mermelada, queso, huevos (desayuno continental).

• Almuerzo de Trabajo: Debe ser aproximadamente de 2 horas debe ser ligero para poder continuar el trabajo.

Si se acostumbra ofrecer almuerzo en la oficina es necesario tener vajilla necesaria.

La invitación puede hacerse por teléfono o por escrito con la suficiente anticipación. El día anterior debe llamarse para recordar y confirmar la asistencia.

• Cóctel y Recepción: Se pueden realizar en los seminarios convenciones o foros, con el fin de permitir la integración de los asistentes.

No se colocan sillas ni mesas.

No es necesario esperar la llegada de todos los invitados para iniciar el evento.

Se puede ofrecer champaña, licor fuerte y bocadito (pasabocas), su duración es de 2 horas aproximadamente.

• Cena: Es mas formal y se puede invitar a los cónyuges, tiene una duración de 3 o mas horas generalmente se inicia a las 20 horas (8 de la noche), puede amenizarse con orquesta organista o con un buen equipo, el menú varia según la ocasión. Después de la cena se ofrece licor fuerte, whisky.

• Juntas Directivas: Es la reunión de personas autorizadas u directamente relacionadas con los objetivos de una organización.

Reuniones Deliberatorias y Académicas

• Las Asambleas: Reunión de numeroso personas pertenecientes a una asociación para liberar o tratar un tema específico; generalmente se realiza una a cada año como las asambleas de socios de cooperativas, instituciones, sindicatos, etc. Pueden durar de 4 a 8 horas, a los participantes de una asambleas se les llama asambleístas.

La situación se hacen de acuerdo con la ocupación de los miembros y se programan con la debida anticipación como mínimo deben ser 8 días y se hacen por medio de tarjetas cartas firmadas por el presidente o secretario de la junta.

La secretaria debe confirmar telefónicamente la asistencia de la reunión para verificar el quórum.

• Congreso: Es la Reunión de varias personas para deliberar sobre interés o estudios comunes. Es considerado como un gran evento que puede durar unos 3 días.

• Convenciones: Reúne a personas con intereses comunes. Ejemplo: vendedores, políticos, religiosos, agrupaciones o gremios y en su desarrollo eligen personas o se definen acciones.

• Seminarios: Es la reunión donde uno o varios conferencistas tratan temas específicos. Pueden realizarse con fines de actualización para resolver conflictos, presentar cambios administrativos o implementar nuevos procedimientos tecnológicos.

Como participante debe tenerse en cuenta:

• Cumplir los requisitos exigidos para la asistencia.

• Confirmar oportunamente la asistencia.

• Pagar a tiempo, en caso que tengo un costo.

• Participar activamente en la actividad.

• Integrarse con los participantes.

• No presumir ni pretender lucirse.

• Tener una excelente presentacion personal.

• Enviar una nota de agradecimiento o hacer una llamada telefonica a los organizadores del evento.

LOS VIAJES DEL JEFE

Es muy frecuente que los directivos realicen viajes de negocios. Estos pueden ser planeados o imprevistos por lo cual la secretaria debe estar preparada para coordinar todo lo relacionado con el viaje, sin dejar de lado sus actividades cotidianas de la oficina.

Organización del viaje:

• Debe de contarse con una agencia de viajes de confianza para asesorarse.

• Elaborar una lista detallada de lo que va a ejecutar.

• Preparar un itinerario y programa de viaje.

• Definir medios de transporte y rutas de recorrido.

• Hacer reservaciones de transportes y hoteles.

• Recoger los tickets oportunamente.

• Reunir información material y elementos que llevara el ejecutivo.

• Preparar etiquetas para identificación de material y equipaje.

• Realizar arreglos financieros del caso.

• Averiguar si hay eventos especiales como: cena, cócteles, etc.

• Prever la consecución de obsequios especiales si es necesario.

• Comunicarse con las personas u oficinas donde va a llegar el jefe.

* Al regreso del jefe se debe:

Organizar un resumen detallado de lo sucedido en la oficina.

Iniciar inmediatamente el tramite administrativo de: facturas de hoteles, restaurantes, gastos de representación, beáticos, etc.

Realizar los documentos que el jefe a traído de su viaje.

Preparar cartas y tarjetas de agradecimiento según las instrucciones del jefe.

Confirmar las citas establecidas en su ausencia.

* Obsequios empresariales en ocasiones especiales como:

• Navidad

• Año Nuevo

• Aniversario institucional

• Fechas conmemorativas, etc.

* Se suelen enviar regalos como:

• Bolígrafos

• Llaveros

• Agendas

• CDS

• Calendarios

• Sombrillas

• Relojes

• Porta tarjetas

• Maletines

• Gorras

• Camisetas

• Pisapapeles o lo que la empresa produzca.

* Algunos aspectos que deben tenerse en cuenta en época de Navidad y Año Nuevo:

Navidad: ambiente de paz y unión, felicidad, tener unos buenos arreglos navideños, comida especial, compromisos que tenga el jefe, envíos de obsequios e invitaciones oportunamente, música apropiada, etc.

Año Nuevo: Revisar asuntos pendientes del año pasado.

-Conversar con el jefe para hacer el balance del año anterior.

- Elaborar cronogramas para el año nuevo.

- Poner al día el archivo para el año nuevo.

- Verificar útiles de oficina.

Cuestionario N° 1:

1. ¿ Que criterios generales deben considerarse para la organización de cualquier evento?

Programación, Realización y Finalización.

2.¿ Qué conocimientos y aptitudes deben practicarse al participar en un Seminario o Congreso?

• Cumplir los requisitos exigidos para la asistencia.

• Confirmar oportunamente la asistencia.

• Pagar a tiempo, en caso que tengo un costo.

• Participar activamente en la actividad.

• Integrarse con los participantes.

• No presumir ni pretender lucirse.

• Tener una excelente presentacion personal.

• Enviar una nota de agradecimiento o hacer una llamada telefonica a los organizadores del evento.

3. ¿ Qué criterio debe contemplar una secretaria en época de navidad?

Tener ambiente de paz y unión, felicidad, tener unos buenos arreglos navideños, comida especial, compromisos que tenga el jefe, envíos de obsequios e invitaciones oportunamente, música apropiada, etc.

4. ¿ Qué sugerencia le darías al jefe para los festejos de aniversario institucional?

Bueno en las sugerencias que le daría al jefe por el aniversario institucional son:

Realizar una ceremonia especial con motivo de recordar el Aniversario Institucional.

Invitar a autoridades regionales y locales y resaltar su presencia.

Hablar sobre los logros importantes de la empresa.

Dar un programa sobre lo que se a tratar en dicho aniversario a los asistentes.

Al finalizar dar recuerdos con productos que produzca la empresa y agradecer la asistencia de los asistentes.

5. Prepara una lista de labores para reanudar actividades a comienzo de año.

- Revisar asuntos pendientes del año pasado.

-Conversar con el jefe para hacer el balance del año anterior.

- Elaborar cronogramas para el año nuevo.

- Poner al día el archivo para el año nuevo.

- Verificar útiles de oficina.

TOMA DE DECISIONES Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Tomar decisiones y resolver problemas son técnicas que pueden aprenderse y es conveniente hacerlo cuando se aspira a ser un profesional eficiente que contribuye a la nueva marcha de las actividades empresariales.

Ser capaz de plantear soluciones es ser parte de la solución, tener solo problemas es ser parte del problema.

Toma de decisiones:

Para tomar decisiones acertadas es conveniente conocer los pasos a seguirse de esta importante técnica:

• Estar conciente de todas las alternativas de acción:

Conocer muy bien las posibilidades de alternativas a solución que pueden

manejarse.

• Examinar las experiencias previas a través de preguntas tales como:

- ¿ Ocurrió en el pasado algo similar? Y si ocurrió ¿cómo se manejo la situación

y con que resultados?.

- ¿ Es prudente proceder de igual manera?.

• Evaluar el costo y beneficio de cada oportunidad:

Ante la existencia de varias alternativas de solución, antes de tomar una decisión es muy útil evaluar el costo y el beneficio que tiene cada una de ellas.

Este análisis es un magnifico punto de referencia para decidir.

• Madurar la decisión:

Reflexionar sobre la decisión tomada hasta estar totalmente convencida de que es la mejor salida.

• Evaluar los resultados:

Una vez tomada la decisión y se ejecuta, es de mucha importancia evaluar los resultados, para verificar si efectivamente se recibió la información en forma intima, confidencial y oportuna.

• Aprender de las lecciones:

Equivocarse es humano, cometer errores corresponde a su naturaleza limitada, sin embargo, es inadmisible que se cometan los mismo errores en forma reiterada.

Ejercicio N° 01

Según el procedimiento para la toma de decisiones, intenta tomar la mejor decisión en los siguientes casos:

1. Terminando los estudios de secretariado, ¿ podrías tomar algunos cursos o entrar a trabajar?.

Bueno para empezar a trabajar y ser sumamente eficiente, quisiera tomar cursos de especialización y por fin buscar un trabajo donde se valoren mis aptitudes profesionales.

2. Si tienes la oportunidad de estudiar dos idiomas, ¿ cual escogerías?

Sin duda, el alemán, porque me gustaría viajar a Alemania y por que el ingles no me gusta mucho, es muy común.

3. Si te ofrecen un trabajo en tu ciudad y otro lejos de donde vives, con el doble de sueldo, ¿ cual escogerías?

Tendría que ver cuales son las ventajas de ambos por ejemplo si escojo el de fuera tendría que ver si me dan alojamiento o si me lo tengo que pagar yo misma, el transporte, comida, etc.

Creo que quedaría con el trabajo de mi ciudad porque no gastaría en alojamiento, ni comida.

4. Si necesitas hacer un viaje de turismo, ¿ lo puedes hacer en transporte terrestre o aéreo?.

Depende si es cerca terrestre, para que gastar tanto, pero si es lejos aéreo.

Resolución de problemas

Solucionar los problemas también requiere de técnicas que pueden aprenderse. No se pude pretender ser una ejecutiva sino se posee tal destreza.

Para la solución de problemas se recomiendan los siguientes pasos:

1. Definir detalladamente el problema:

Cuando se nos presenta un problema las situaciones o condiciones adversas suelen con mucha frecuencia ofuscar la mente, lo que no permite ver claramente las dimensiones reales de los problemas.

Conviene analizar cada problema de una manera serena y sin descuidar los detalles para evitar “ahogarse en un vaso de agua”.

2. Buscar las posibles causas:

Seria identificar las posibles causas del problema y preparar una lista.

3. Verificar las causas:

Identificar la verdadera causa del problema.

4. Definir la solución:

Con el origen del problema, se planteara al jefe inmediato superior la solución tomada.

5. Ejecutar la solución:

Poner en marcha la solución.

EJERCICIO N° 2

Según el procedimiento para la resolución de problemas, ayuda a resolver las siguientes situaciones problemáticas:

• Impuntualidad de personal:

Una vez me dijeron que el ser impuntual es signo de inmadurez y falta de carácter si es el caso de que sea voluntario. Ante esta problemática seria bueno averiguar el ¿por qué de las tardanzas?, si es justificable por motivos personales o de fuerza mayor, se le puede pasar; pero solo por ese día o ayudarle en lo que se pueda con su problema. Pero si ya es costumbre el faltar hay que recalcarles de forma muy sutil que “el tiempo es oro”, y que cada vez que llega tarde la imagen que proyecta es cada vez mas negativa y ponen en riesgo su prestigio y su empleo.

• Exagerado desperdicio de papelería:

En una empresa, el trabajador desperdicia papelería porque él no paga ese material: no es suyo.

Ante esto hay que lograr que todo el personal sienta suya la empresa, otorgando seguridad laboral conscientizándolo y haciéndole responsable hasta de la utilización de un lápiz y así comprender que todos salimos ganando, si nos esforzamos por minimizar costos, la empresa economiza y así también saldríamos ganando no solo la empresa sino también el personal.

Otra estrategia para evitar este desperdicio seria organizar campañas de posters muy bien pensados y colocados estratégicamente en: baños, en las entradas y salidas de las zonas de trabajo.

• Facturas telefónicas costosas:

Bueno seria casi lo mismo que lo anterior, con la diferencia que deberíamos tener un control de los contactos telefónicos de la empresa y así al llegar la factura telefónica, si vemos que es excesiva, con los contactos en mano tenemos que pedir las justificaciones de cada llamada que no se debió de hacer.

• Renuncias frecuentes de personal:

Averiguar las razones de tales renuncias, si son serias hacerle saber a su respectivo supervisor, o tratar de solucionar en lo posible los problemas. Uno de los problemas puede ser: el mal trato de su superiores, o en todo caso, la presión que tienen los empleados en el trabajo.

CUESTIONARIO N° 2

1. ¿ De que manera puedes ayudarte para la toma de decisiones?

• Estar conciente de todas las alternativas de acción.

• Examinar las experiencias previas a través de preguntas.

• Evaluar el costo y beneficio de cada oportunidad

• Madurar la decisión

• Evaluar los resultados

• Aprender de las lecciones

2. ¿ En que consiste la evaluación de costo o beneficio de una oportunidad?

Consiste en analizar cada una de las alternativas para la solución antes de decidir.

3. ¿ Cual ha sido la más importante decisión tomada recientemente por Ud.? Y

¿ como llegaste a tal decisión?

Bueno una de las ultimas decisiones difíciles que he tomado fue cuando me

me propusieron ir a vivir a España.

Aparentemente todo bien, pero el problema era que tenia que decidir en ir a Madrid o dejar a mi hijo tan pequeñito, aunque iba a trabajar por él, opte por quedarme ya que me daba mucha pena al pensar que tenia que dejar a mi hijo, lo iba a extrañar muchísimo, y deje ir dicha oferta.

Y decidí mejor ocupar mi tiempo en algo que me sirva para mi futuro, y ahora estoy estudiando y me siento mucho mejor.

4. ¿ De que manera puedes ayudarte para resolver un problema?

• Definir detalladamente el problema

• Buscar las posibles causas

• Verificar las causas

• Definir la solución

• Ejecutar la solución

5. ¿ Qué significa “ahogarse en un vaso de agua” ?

Significa que uno se deja abrumar por las circunstancias y cede ante ellas sin intentar pensar en una salida o solución al problema cuando en realidad no es tan serio como parece. Dar mucha importancia a algo que no la tiene.

6. ¿ Cuales consideras que sean las causas de la problemática social: inseguridad, indigencia y violencia?.

• Inseguridad:

Diariamente somos testigos de incrementos alarmantes en los niveles de la inseguridad. Las posibles causas serian: el desempleo y la pobreza por el que esta pasando el país.

• Indigencia:

Falta de recursos, pobreza suma, miseria.

• Violencia:

Las causas de esta problemática serian:

. La manera que tienen algunas personas para expresar su ira, porque creen que sus problemas no tienen solución , o para expresar su machismo, al creerse

superior a las mujeres.

. El abuso de alcohol y drogas, deteriora el sistema cognitivo de la persona, lo cual hace que se comporte de forma violenta e incluso agreda sin razón alguna, solo

con la intención de conseguir dinero para sus vicios. Su sistema nervioso puede

llegar a alterarse tanto que puede suicidarse o asesinar a alguien.

. El ambiente familiar, los problemas que pueda tener la familia, en su entorno, puede causar trastornos emocionales al niño, haciendo que crezca en un ambiente de violencia y al ser adulto sea una persona violenta.

CONTROL DE TIEMPO Y MANEJO DE PRIORIDADES

Con frecuencia las secretarias se quejan de falta de tiempo y de cantidad de tareas prioritarias que tienen por ejecutar. En las que afirman que para sus jefes todo es urgente y que quisieran que tuviera cuarenta y ocho horas al día.

Algunas veces tiene razón, es demasiado trabajo para una sola persona, por lo que se necesita para cumplir sin angustias con las tareas un control eficiente de tiempo y un adecuado manejo de prioridades.

Los avances tecnológicos buscan facilitar y hacer agradables las actividades secretariales, así pues tenemos:

• La memoria en los teléfonos.- Libera el marcado repetido de un mismo número.

• Teléfonos celulares.- ayuda a ubicar al jefe cuando se encuentra fuera de la oficina.

• Computadoras.- Simplifica la preparación de documentos libre de errores.

• Fax.- Garantiza la recepción de documentos inmediatamente.

• Fotocopiadoras.- Reproduce rápidamente cualquier documento.

• Internet.- Da información inmediata y actualizada de cualquier tema.

Para la organización del tiempo se requiere:

• Una agenda para apuntar los compromisos.

• Tener en cuenta las prioridades.

• Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado.

• Dedicación exclusiva para cada tarea.

Control del tiempo:

Administrar el tiempo es de vital importancia porque este es un recurso no renovable, no hay manera de recuperar el tiempo que se pierde.

Es fundamental establecer criterios de manejo y de control del tiempo en la oficina. Para tal fin es importante:

• Programar el trabajo según el ritmo de rendimiento:

Hay secretarias a quienes se le facilita la redacción de documentos a comienzo de la mañana. Otras al final de la mañana o al comienzo de la tarde.

La secretaria debe identificar que horas del día son mas propicias para las diversas rutinas secretarial.

• No postergar las tareas que ofrecen algún grado de complejidad:

Generalmente la secretaria se siente tentada a posponer lasa tareas que por alguna razón le resultan tediosas.

Al comenzar su tarea la secretaria piensa que es mejor realizarla por la tarde, pero por la tarde cree que es mejor al otro día, al otro día se hace el mismo planteamiento. Mientras la tarea este pendiente de ejecución, va a mantener latente la preocupación que ella ocasiona.

Es mejor acostumbrarse a realizar a realizar este tipo de actividades de inmediato.

• Trabajar con base en prioridades:

Aun cuando para el jefe todo parece tener carácter prioritario, es prudente que la secretaria determine el orden mas adecuado para realizar las tareas;

Ejemplo:

Entre empezar el día con una llamada telefónica o escribir una carta, es

comenzar con la llamada telefónica; por cuanto es más probable ubicar

telefónicamente a una persona a primera hora y disponer de mas tiempo para redactar la carta y colocarla en el correo.

• Realizar cada tarea con la mejor eficiencia:

Las causas de mayor perdida de tiempo tienen que ver con la repetición de tareas por falta de atención o eficiencia.

Por tanto, tendrá que convertirse en habito secretarial la ejecución con calidad de cada tarea.

Se debe acostumbrar a repasar todas las instrucciones antes de proceder a ejecutar una tarea.

• Utilizar recordatorios y agendas:

Las secretarias deben caracterizase por tener una buena memoria, si espera convertirse en verdadera asistente de su jefe. Sin embargo no reviste dificultad tener una memoria poco privilegiada, sólo es suficiente tener una agenda o recordatorio para anotar las instrucciones, lo que se debe revisar permanentemente.

• Agrupar materiales y tareas:

Entre las actividades diarias hay tareas que se repiten muchas veces;

Ejemplo:

Sacar fotocopias y archivar. Estas tareas deben agruparse para asignarles un tiempo exclusivo.

• Planificar las tareas a corto y mediano plazo:

Es conveniente establecer diariamente un plan de trabajo, definiendo las

actividades que deben ejecutarse en forma inmediata.

Esta costumbre evita el estrés y ofrece mayores garantías de cumplimiento.

• Identificar el tiempo que se desperdicio:

Hay que identificar el tiempo perdido y establecer los ajustes necesarios para poder cumplir las tareas con responsabilidad, honestidad, eficiencia y profesionalismo.

EJERCICIO N° 3

1.- Analiza como distribuyes actualmente tu trabajo diario e identifica el tiempo que pierdes.

Bueno por las mañanas de lunes a jueves y sabados estudio, por las tardes, dedico un tiempo para hacer mis tareas o trabajos, y tambien cuido a mi hijo, por las noches ayudo en los quehaceres de la casa. Casi todo el dia lo paso ocupada, pero si de ves en cuando veo television, más por las noches. Este ultimo seria el tiempo que pierdo durante el dia.

2.- Describe tus planes a corto, mediano y largo plazo.

A corto plazo me gustaría tener un negocio propio.

A mediano plazo viajar a conocer todo el Perú.

A largo plazo ir a vivir y trabar fuera del país.

3.- ¿ En que momentos del día crees que eres mas eficiente?

Más eficiente pues por las mañanas cuando estudio.

4.- ¿ Que actividades te causan la tentación de aplazarlas?

Lavar mi ropa y la de mi hijo.

Manejo de prioridades:

Una de las principales virtudes de la secretaria es el manejo de prioridades para ello

debemos tener en cuenta algunos criterios que permitan determinar; el grado de criterios son:

• Cronológico:

Algunas actividades tienen sus propias exigencias de tiempo;

Ejemplo:

Llamar a un cliente antes de que salga de la oficina.

• Económico:

Preparar una cotización de 100.00 soles es más prioritario que otra de 20.000 soles.

• Servicio:

Hay ciertos clientes a los que hay que atender prioritariamente por su antigüedad, fidelidad, amistad con algún ejecutivo, etc.

• Técnico:

Algunas tareas deben ejecutarse antes que por razones técnicas;

Ejemplo:

Primero debe escribirse la carta antes de enviarla por correo o archivar la copia

• Engranaje:

La secretaria es parte de un equipo de trabajo y hay otros empleados que esperan que ellos cumplan con su labor para poder ejecutar la suya;

Ejemplo:

El vendedor espera que esté lista la cotización para tomar el pedido. El despachador aguarda el pedido para alistar la mercancía.

• Solicitud especial:

El ejecutivo puede solicitar a su secretaria, que le dé prioridad a determinada tarea por conveniencia o interés particular o personal.

EJERCICIO N° 4

Analiza el siguiente listado de tareas: son las 8 horas y determina el orden en el que las ejecutarías:

1.- Hacer un pago en el banco. La obligación se vence en la fecha.

2.- Dar al chofer un anticipo para la gasolina.

3.- Hacer tres llamadas telefónicas a algunos clientes, que casi no permanecen en la oficina.

4.- Escribir un informe para la reunión del jefe en la oficina.

5.- Redactar y preparar una carta para solicitar referencias comerciales.

6.- Preparar un memorandum para llamar la atención a un empleado por impuntualidad.

Las ordenaría de la siguiente manera:

• Hacer tres llamadas telefónicas a algunos clientes, que casi no permanecen en la oficina.

• Dar al chofer un anticipo para la gasolina.

• Hacer un pago en el banco. La obligación se vence en la fecha.

• Escribir un informe para la reunión del jefe en la oficina.

• Preparar un memorandum para llamar la atención a un empleado por impuntualidad.

• Redactar y preparar una carta para solicitar referencias comerciales.

CUESTIONARIO N° 3

1. ¿ De que manera una secretaria puede optimizar el manejo del tiempo?

• Programar el trabajo según el ritmo de rendimiento.

• No postergar las tareas que ofrecen algún grado de complejidad.

• Trabajar con base en prioridades.

• Realizar cada tarea con la mejor eficiencia.

• Utilizar recordatorios y agendas.

• Agrupar materiales y tareas.

• Planificar las tareas a corto y mediano plazo.

• Identificar el tiempo que se desperdicio.

2. ¿ Que sugerencias darías para el uso eficiente de una agenda?

Para su uso tendría que organizarse en forma alfabética y a la vez cronológica, ya que así tendría el control de los compromiso y llamadas, con nombre y hora de dicha reunión.

3. ¿ Cuáles son tus metas académicas a corto, mediano y largo plazo?

Mis metas a corto, mediano y largo plazo serian:

Corto plazo, seria terminar mi carrera secretarial.

A mediano plazo, especializarme estudiando idiomas(alemán), computación.

A largo plazo, conseguir un buen trabajo fuera del país, y si se pudiera establecerme por allá.

4. ¿ Qué aspectos pueden considerarse para la definición de prioridades?

• Cronológico

• Económico

• Servicio

• Técnico

• Engranaje

• Solicitud especial

5. ¿ Cuales son tus actuales prioridades?, Explique cada una de ellas?

Mis prioridades actuales son ser una de las mejores alumnas del curso, y ser cada vez mejor como persona y como madre.

MANEJO DE RECURSOS EMPRESARIALES

Dentro de las labores secretariales se encuentra la coordinación del personal a su cargo y la conservación y mantenimiento de los recursos físicos de la empresa( infraestructura, bienes que posee la empresa), para ello debemos tener en cuenta primero lo siguiente:

• Definir prioridades sobre los asuntos de la empresa.

• Atender necesidades particulares.

• Manejar eficazmente el tiempo.

• Coordinar las tareas de los mensajeros y personal de servicios generales.

• Controlar las existencias de elementos de consumo para oficina y cafetería.

• Garantizar el adecuado mantenimiento de los equipos y de las maquinas.

• Verificar las licencias y funcionamiento de los equipos de seguridad.

Recursos disponibles:

En la planificación diaria de las tareas que debe realizar la secretaria es importante que administre eficientemente los recursos y sobre todo el manejo adecuado del tiempo.

Conviene tener en cuenta que la prioridad es todo lo relacionado con la empresa:

• Asuntos legales.- notarias, impuestos, cámara de comercio, aduanas, entre otros.

• Las diligencias bancarias y financieras.- retiros y consignaciones, pago de obligaciones, cuentas por cobrar, etc.

• Diligencias comunes.- mensajería urbana, envíos por correo, carga, etc.

• Necesidades particulares.- es posible que los directivos y empleadores de algunas empresas, se les permita utilizar a los mensajeros para realizar esporádicamente diligencias personales. Para esto es importante manejar un formato en el cual se consigne los datos necesarios para dejar constancia escrita de lo realizado.

Coordinación y manejo eficaz del tiempo:

• Mensajero:

Es necesario coordinar las labores de mensajería según la importancia de la diligencia, ubicación geográfica y tipo de desplazamiento.

Para facilitar esta labor puede asignarse equipos.- teléfono celular, vehículos como bicicleta, moto, etc.

Un aspecto importante que debe tenerse en cuenta es la cuidadosa presentación de personal de mensajería: uniforme, zapatos, maletín y demás accesorios deben lucir impecables, así como su corte de cabello.

• El conductor:

El control de los vehículos de la empresa es delicada y exige gran responsabilidad de la persona que va a conducir.

Desplazamiento a sitios distantes (aeropuerto), y a horas especificas deben planificarse por:

- Mantener una excelente presentación personal.- Que estén limpios en todo momento, porque ellos representan a la empresa en donde vayan.

• No dejar pasar fechas o controles para el mantenimiento preventivo y correcto del correcto del vehículo.

• Conservar bien aseado el automóvil y que siempre tenga combustible.

• Demostrar responsabilidad en la utilización de herramientas, pasacintas, teléfonos móviles, radios asignados al vehículo.

• Observar todas las normas de tránsito y acomodarse a las restricciones vehiculares, si es el tránsito.

Servicios Generales:

La responsabilidad de mantener una excelente imagen dela empresa no solo es de la secretaria, jefes o directivos; las personas que realizan labores de servicios generales también forman parte importante de la imagen corporativa de la empresa.

La secretaria como parte de sus funciones debe coordinar las siguientes tareas:

• Cumplimiento adecuado del programa de aseo y cafetería.

• Suministro oportuno de los insumos para cafetería y aseo.

• Seguimiento de las instrucciones y recomendaciones dadas por los expertos en el manejo del control de los equipos que tengan en la oficina.

• Excelente presentación de personal.

• Uso adecuado e impecable del informe de la empresa.

• Esmerada atención del publico interno y externo.

• Trato formal para todas las personas.

• Realización del trabajo con eficiencia.

Recursos físicos:

Elementos de consumo para la oficina:

Es importante el contenido de los documentos como su soporte físico ( papel de buena calidad, utilización de cubiertas y sobres adecuados, y nitidez en la impresión ayudan a fortalecer la imagen de la empresa.

La secretaria no debe dejar agotar la existencia de papelería y elementos de consumo para la oficina.

En términos generales los pedidos deben racionalizarse para cuidar que se deteriore o que falte.

Elementos de consumo para cafetería:

La compra de insumos como azúcar, café, leche, galletas, etc, debe calcularse bien para evitar que no falte o se dañe, pierdan su aroma o sabor.

Las maquinas y equipos:

Teléfono celular, buscapersonas, las maquinas de escribir, calculadoras, fax, fotocopiadoras, etc. Se encuentran generalmente en las oficinas, su manejo, utilización y conservación es responsabilidad de la secretaria.

Para ello es aconsejable: conservar y utilizar los manuales y planos de ensamblaje.

Los teléfonos celular y buscapersonas debe hacerse racionalmente y para casos de importancia.

CUESTIONARIO N° 4:

1.- Consideras que una secretaria debe estar preparada para coordinar el trabajo de otras personas, explica.

Claro que si, por eso es secretaría ejecutiva para no solo coordinar y resolver su trabajo, sino también debe ser capaz de resolver el trabajo de sus compañeros de su centro de labores, por falta de uno por ejemplo, y hasta de su propio jefe .

2.- Elabora un manual de funciones para el chofer.

• Mantener una excelente presentación personal.- Que estén limpios en todo momento, porque ellos representan a la empresa en donde vayan.

• No dejar pasar fechas o controles para el mantenimiento preventivo y correcto del correcto del vehículo.

• Conservar bien aseado el automóvil y que siempre tenga combustible.

• Demostrar responsabilidad en la utilización de herramientas, pasacintas, teléfonos móviles, radios asignados al vehículo.

• Observar todas las normas de tránsito y acomodarse a las restricciones vehiculares, si es el tránsito.

3. ¿ Qué criterios deben tenerse en cuenta para la compra de insumos de oficina y los servicios generales?

Deben racionalizarse los siguientes puntos: la calidad, el precio y la cantidad.

4. ¿ Como puede una secretaria contribuir a la racionalización de gastos en la oficina y en los servicios generales?

• Teniendo un control exacto de todo lo que se compro en una lista detallada.

• Dando al personal un limite de material y hacerles saber que les tiene que durar un tiempo determinado.

• No confiarse de nadie para que entre al almacén de papelería, ya que si se pierde algo las perjudicadas serian las secretarias encargadas.

5. ¿ Consideras que tienes actitudes para coordinar el trabajo de otras personas?, ¿por qué?.

Creo que me falta mucho por aprender, considero que para coordinar el trabajo de otras personas primero tendría que saber coordinar mi trabajo y como todavía no tengo experiencia , tendría que aprender para así ayudar a los demás a resolver sus problemas laborales.

En cualquier caso debe de ser de excelente calidad y enviarse a tiempo.

Solicitud de Diligencia

Fecha: Hora:

Solicitante:

Solicito efectuar la siguiente diligencia:

Dirección: Teléfono:

Observaciones:

Firma del Visto

Solicitante: Bueno: