Tema 1. La Documentación

Introducción

Según algunos autores, el desarrollo de la sociedad de la información ha supuesto un cambio radical en cuanto al papel que juega la información en la sociedad. Para otros en cambio, la transformación no se ha dado tanto en el valor de la información como en la cantidad ya que el hombre es un ser informatívoro que consume información ya sea para uso social o individual, por tanto la necesidad de información está en su mismo origen.

Por otra parte, se ha dicho que en la sociedad de la información el sistema de medios influye de manera evidente en el resto de estructuras (política, económica,...). Esto es cierto, si bien hemos de tener presente que el sistema de medios no determina por sí mismo los cambios que se dan en el resto de estructuras.

Por último cabe destacar el hecho de que la información tiene siempre un sustrato material, tangible, aunque sus procesos no lo sean. De cualquier modo se emplea un tiempo y una energía en su producción y procesamiento.

A partir de este último punto podemos entender algunas de las cuestiones que se plantean a la hora de referirnos a la sociedad de la información. Así, partiendo de la idea de que ha cambiado el modo en que se aplica el tiempo y la energía en el procesamiento de la información, la información disponible ha experimentado un aumento exponencial. Al mismo tiempo esto ha dificultado la búsqueda de una información pertinente, lo que supone una falta de información que plantea serios peligros. Es precisamente en ese momento cuando la información adquiere un carácter estratégico, es decir, aquel que disponga de la mayor cantidad de información pertinente según su objetivo, tendrá más posibilidades de alcanzar su propósito.

Pero a pesar del valor estratégico que pueda llegar a adquirir la información, en la táctica militar y empresarial éste no será suficiente, más importante será que la información sea fiable y válida, algo que acelera y facilita la toma de decisiones.

En las sociedades postindustriales la información es un activo fundamental, pero ésta es demasiado abundante, heterogénea en su forma y contenido y dispersa, además tiene una naturaleza cambiante, por lo que tendremos que afanarnos en la búsqueda de una información de calidad, pertinente y cuya obtención sea lo más rápida posible.

Con esta idea nacieron los buscadores de Internet como Google, aunque no son pocos los inconvenientes que plantean, por ello hemos de tener claro que la información recopilada tiene que ser necesaria a los objetivos presentados, obtenida en un momento preciso y estar ordenada. Además hemos de tener en cuenta un problema añadido: la accesibilidad, coincidiendo con el fin de la censura ideológica, se ha impuesto en internet una censura de carácter económico derivada del valor mismo de la información.

A finales del siglo XIX se concebía la documentación como una búsqueda de información que sirviera a la realización de tesis doctorales. Ya en 1905, sociólogos y _____ belgas comienzan a ver la documentación como la actividad específica de recogida, tratamiento, archivo y búsqueda de documentos (Paul Otlet y Henry La Fontaine), hasta que en los años '30, con el surgimiento de nuevos soportes como el audio, el término documentación termina por imponerse al de bibliografía, propuesta que partió del Instituto Nacional de Bibliografía, lo que dio una mayor amplitud al concepto de documento.

En torno a los años '60, la multiplicación de la información mundial y el tratamiento informatizado motivó que al manejo de la información se le empezara a llamar “Ciencia de la Información”.

En cuanto al sentido que adquiere hoy en día la documentación, podemos encontrar cientos de definiciones (desde 1934 a 1984, Félix Sagredo recopiló un total de 120 definiciones distintas). Una primera definición sería la que considera la documentación como el tratamiento sistemático y continuado de los documentos y de la información que contienen, es decir, que la documentación se preocupa no sólo de la conservación material de los continentes, sino también de los contenidos, el objetivo es poder difundir de manera precisa, exhaustiva e inmediata la información.

Como ocurre con la labor bibliotecaria, existe una serie de pasos con la que se intenta poner orden al trabajo documentativo, así las técnicas fundamentales de la documentación son:

• documentación,

• identificación,

• análisis,

• almacenamiento,

• búsqueda,

• difusión.

Las técnicas documentales suelen realizarse en orden cronológico en la elaboración de una documentación, de esta forma se intenta evitar hacer un caos de la búsqueda documental, es lo que llamamos cadena documental. Hay cuatro coincidencias básicas en torno a este concepto:

Precisamente porque a lo largo del tiempo ha ido cambiando el concepto de documentación, sus clasificaciones también han sufrido alteraciones. Las primeras divisiones distinguían entre:

• Bibliografía general: concepto global y sintético que contempla el documento en su conjunto.

• Bibliografía específica: acercamientos parciales y analíticos, vistas desde la especialización.

A esta clasificación que Paul Otlet enunciara en 1934 seguirá la diferenciación entre documentación general y documentación especifica. No obstante, dirá José López Yepes, la documentación no puede desarrollarse de modo teórico y además la puesta en práctica de la documentación es siempre apelativa, específica.

A partir de esta idea, López Yepes (José) distingue entre documentación científica y operativa. La primera tiene como objeto de estudio el proceso de transmisión de las fuentes para la obtención de un nuevo conocimiento científico. Por otra parte, la documentación operativa es la aplicada a algún asunto, convierte la documentación en una herramienta que ayuda al desarrollo de una actividad social concreta.

La distinción entre documentación científica y documentación operativa adquiere un nuevo matiz, no distinto, pero sí más específico, si nos estamos refiriendo a esta clasificación en el seno del concepto de documentación informativa.

Según José López Yepes, la documentación informativa sería la parte de la documentación que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión de fuentes para la obtención de un nuevo conocimiento en la investigación en comunicación social y en el trabajo en el seno de la empresa informativa. A partir de esta definición podemos establecer dos tipos principales de centros en los que se desarrolla la labor de documentación informativa:

• centros especializados en la investigación en comunicación (vertiente científica),

• centros de documentación de los medios (vertiente operativa o profesional).

No debemos caer en la tentación de asimilar el concepto de documentación informativa al de documentación periodística, ya que no son sinónimos, sino que esta última es una parte de aquélla. Para aclararlo más podemos atender a distintas definiciones como la de Gabriel Galdón, para quien la documentación periodística es el modo de información que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo para el posterior uso de textos y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones con el fin de elaborar la información.

Por otra parte es necesario aclarar que la documentación periodística no hace exclusiva referencia a la documentación en los periódicos, esto es, en los medios impresos, sino que comprende también la que se realiza en los demás medios de comunicación. Acorde a esta idea, Alfonso López Yepes afirma que la documentación periodística es la parte de la documentación que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión de fuentes sonoras, escritas y audiovisuales para la producción y transmisión de nuevos conocimientos, de este modo López Yepes hace alusión al hecho de que no debemos considerar el soporte en que se presentan las fuentes, no podemos reducir la documentación periodística a la documentación impresa.

Más allá de esta consideración, Eulalia Fuentes i Puyol destaca la diferencia que existe entre la documentación periodística, la documentación aplicada a la publicidad y la documentación audiovisual, e insiste en que dentro del concepto general hay que hacer hueco a las demás áreas de la documentación. Del mismo modo, dependiendo del fin, el concepto de documentación varía, estando la labor documentativa encaminada a cubrir las necesidades que requiera el trabajo.

Hemos de tener en cuenta que por lo general el reflejo del trabajo documental no se explicita sino en la calidad del trabajo periodístico final. De esta afirmación podemos deducir que la documentación informativa ayuda esencialmente a elevar la calidad del trabajo periodístico resultante.

A partir de aquí, y para dar cuenta de las funciones y características de la documentación periodística, analizaremos cuáles son los rasgos diferenciadores y la finalidad de los centros de documentación de los medios en comparación con otros centros documentativos que pudieran servir en mayor o menor medida a la vertiente científica de la documentación, esto es, la investigación en comunicación.

La concepción tradicional de lo que debe ser un centro de documentación ha venido a identificar éste con fuentes informativas durables, imperecederas y estables, esto es, diccionarios, enciclopedias,... No obstante, en la actualidad, esta identificación ve anacrónicos sus presupuestos a propósito de la aparición de nuevos medios de comunicación y, por tanto, de nuevos centros de comunicación y nuevas técnicas de análisis, recuperación y archivo de las fuentes informativas.

En 1933, Robert W. Desmond señaló once funciones que él consideraba básicas. Aunque lo hizo refiriéndose a los centros de documentación de medios impresos, estos puntos son aplicables a cualquier medio de comunicación en la actualidad para que puedan constituirse como “memoria infalible y fuente de información principal”.

Posteriormente, Eulalia Fuentes i Puyol sintetizó las funciones de los centros de documentación de los medios en tres principales:

De manera más articulada, Gabriel Galdón distingue entre dos tipos de funciones:

b.1. Ayudan a conocer la realidad.

• Función previsoria.

Un servicio documental ha de ser capaz de adelantarse al trabajo periodístico para anticipar lo que pueda interesar al lector.

• Función preparatoria.

Atiende a las demandas concretas de los comunicadores, evitando así la superficialidad de la información y también la manipulación de las fuentes oficiales.

• Función crítico-verificadora.

Comprueba los datos, la finalidad es evitar la difusión de información errónea, permitiendo la verificación exacta de los datos y ayudando a comprobar el significado de la información.

• Función completiva.

Completar los vacíos con que pueda llegar la información recibida. Es algo importante ya que a menudo se dan errores en la labor periodística como dar por enunciados datos que pueden cambiar el sentido de la noticia.

b.2. Ayudan a transmitir la realidad.

• Función lingüístico-clarificadora.

El servicio documental ha de tener obras de referencia como diccionarios, enciclopedias,... para emplear correctamente el lenguaje verbal.

• Función modélico-narrativa.

Se han de ofrecer modelos que puedan resultar útiles para tratar asuntos complejos, también tiene que ver con el diseño.

• Función informativa en sentido estricto.

Elaboración de información documental.

Se ocupa de la actualidad diaria en general. Es el realizado por los medios de información general (radio, televisión, prensa, agencias, medios digitales,...) en los que el periodista está capacitado para informar acerca de cualquier ámbito.

Las fuentes son comunes a todos los medios, no hay pluralidad ya que las agencias, que son las principales fuentes de información, están determinadas de manera común por fuentes oficiales. Por ello el refuerzo con fuentes propias es muy importante, más aún en el ámbito local.

Este tipo de periodismo está dirigido a un público masivo y se nutre de cualquier fuente.

Tiene que ver con parcelas del ámbito intelectual a las que el periodista se acerca para tratarlas y hacerlas traducibles. Se dirige a un público más definido, interesado en el tema (médicos, abogados,...), por tanto la especialización viene marcada por el receptor.

Se manejan fuentes distintas al periodismo general para tener una interpretación autorizada del acontecimiento. Su intención última no es informar diariamente, sino en espacios temporales más amplios, por lo general, semanalmente (revistas científicas y especializadas).

Se utilizan fuentes oficiales, bibliotecas especializadas y fuentes personales. Su fin último es traducir la información científica en periodismo.

Se considera una iniciativa personal del periodista a la hora de tratar materias que afectan a grandes sectores de la sociedad y por tanto deben salir a la luz de la opinión pública a pesar de que existan instituciones o personalidades que pretendan mantener el secreto.

La documentación se utiliza aquí como prueba del hecho que se investiga, ya no dan seguridad sino que es lo que fundamenta y mantiene el trabajo periodístico. Por esta razón el volumen de documentos que se les exige es mayor pues cuantas más pruebas se tengan, mejor; al mismo tiempo, los confidentes, rumores, etc., pueden servir para orientar la investigación, pero han de dejarse a un lado y basarse en datos concretos. También habrá que evitar interpretaciones libres e interesadas.

En la actualidad este tipo de periodismo está en retroceso ya que se confunde con trabajos como los de cámara oculta. En realidad, el periodismo televisivo no tiene nada que ver con lo que conocemos como periodismo de investigación, pues en el primero se deja a un lado la ética periodística para ponerla a prueba, en el segundo no se debe hacer nada (y tampoco es necesario) fuera de la ley. Lo cierto es que existen notables dificultades de acceso a los documentos y fuentes. Hay dos clases: 1) los archivos públicos (registros), que sí se pueden consultar; y 2) los archivos oficiales que son casi imposibles de consultar por temas administrativos.

Se trata de una creación posterior al periodismo de investigación que consiste básicamente en aplicar métodos científicos de la investigación social al trabajo periodístico. Nace en los '80 en EEUU con el fin de mejorar la imagen y la calidad de la prensa escrita, menospreciada tras el impacto televisivo.

Las fuentes que utiliza son principalmente estadísticas, datos electorales, etc...

Cada vez más deviene en una especialización favorecida por el desarrollo tecnológico y la actividad empresarial. Uno de los elementos esenciales es la personalización de la información, siendo así más fácil para el público escoger o acceder a la información que desea.

La convergencia entre documentación y periodismo es aquí muy importante, ya que es el periodista quien maneja la documentación y crea la noticia con el fin de evitar la espera del trabajo del documentalista, cambiando el perfil de éste, a quien se le pide una selección y actualización de fuentes para disponer así de una Intranet (selección, valoración y búsqueda). Además el documentalista ya no trabaja para el periodista, sino que su trabajo está al alcance del lector a través de internet.

Cuando las fuentes no se refieren a documentos, es decir, son fuentes personales o institucionales, también se tratan dentro del campo de la documentación, ya que también proporcionan información. Se trata pues de fuentes o canales, personales o institucionales, que proporcionan datos sustanciales o complementarios para confeccionar noticias, reportajes, informes, crónicas,... La información que proporcionan es relevante ya que en la mayoría de los acontecimientos los periodistas no están presentes, no obstante conviene contactar con personas que sí hayan sido testigos directos o indirectos. Aquí radica la importancia de las fuentes personales que incluso pueden ir más allá de una mera aportación de datos y convertirse en productoras de noticias (periodismo declaratorio).

Por otra parte, las fuentes han de medirse por su número, calidad y pluralismo. Asimismo, la información aportada debe ser contrastable y contrastada (otras fuentes, interpretación,...), a fin de que el periodista no se convierta en mero transcriptor. Para Héctor Borrat, cuanto mayor sea la calidad, la cantidad y la diversidad de las fuentes, mayor será su credibilidad e influencia y, por tanto, el uso de fuentes adecuadas aumenta la profesionalidad del periodista ya sea de información o de opinión.

En cualquier caso, la información recibida a través de estas fuentes puede llegar por dos vías distintas:

• Búsqueda del propio medio o sus profesionales.

En este caso hay que tener en cuenta la red de fuentes de cada medio que dependerá del prestigio del medio y sus profesionales.

• Notificación de la fuente (la fuente toma la iniciativa).

Normalmente son sectores promotores de noticias interesados (gabinetes de prensa,...) los que se dirigen al medio. Esto marca una tendencia hacia la institucionalización de las fuentes y, en este sentido, la espontaneidad con la que se recibe la información será un factor que determine su publicación.

Existen cuatro tipos de fuentes no documentales:

número y carácter dependerán de la importancia del medio y el prestigio de sus redactores.

• Exclusivas

• No exclusivas

afán propagandístico.

• Exclusivas

• No exclusivas: Agencias:

• gubernamentales (EFE)

• empresariales (Europa Press)

conocimiento previo de su existencia.

• Exclusivas

• No exclusivas

suelen estar relacionadas con el poder.

La cuestión del tratamiento de las fuentes nos conduce a un nuevo y complicado ejercicio: la atribución de fuentes, que es el modo en que el periodista revela de donde viene la información. Aunque una fuente puede exigir el anonimato, si se hace de manera adecuada, la atribución de fuentes...

• ...otorga veracidad a la noticia.

• ...permite mostrar varios puntos de vista dando una visión imparcial.

Existen cuatro formas principales de atribución que concuerdan en mayor o menor medida con los cuatro tipos de fuentes no documentales:

La fuente se identifica y se cita la información.

Se cita la información pero no se identifica la fuente de manera concreta, sí por su contexto, pero no explícitamente.

Es el modo de atribución más arriesgado ya que ni siquiera se cita la fuente, el medio da la información como si fuese suya.

La información no puede atribuirse ni publicarse, normalmente se utiliza para guiar una investigación.

En cualquier caso, las fuentes personales han de identificarse, siempre que sea posible, por su nombre, cargo o profesión, edad, actos o sucesos. De la misma manera, las fuentes institucionales tienen que ser citadas por completo. En televisión se deben rotular los totales con el nombre y el cargo y en la radio hay que identificar la fuente antes de pasar el corte ya que el lector, oyente o espectador no tiene porqué conocer la fuente, por obvio que parezca.

Para concluir conviene dar algunas anotaciones sobre el uso de las fuentes personales e institucionales:

• Es necesario revisar continuamente la agenda.

• En el trato con las fuentes pueden establecerse relaciones personales que pueden provocar intoxicaciones, deseadas o no, por lo que hay que mantener cierta familiaridad, conservando la independencia y colaboración, y teniendo en cuenta que no son las fuentes quienes realizan la noticia, sino el periodista.

Lo primero que hay que tener en cuenta al llevar a cabo una búsqueda informativa es que la cuestión a investigar debe estar muy clara. Hay que definir de manera muy precisa el objetivo y excluir todo lo que no es pertinente a nuestra investigación ya que si el objetivo no está claro podemos fracasar.

Primero debemos definir las necesidades informativas y luego buscar los datos pertinentes, para ello hay que descomponer el tema de manera clara, haciéndonos preguntas, empezando por las más generales y terminando por las más concretas para así desmenuzar mejor los datos y llevar a cabo una buena investigación.

Una vez se han averiguado las necesidades informativas, hay que ver cómo y de dónde se va a obtener la información. Podemos clasificar las fuentes en:

• Fuentes personales: suelen ser fuentes autorizadas (fuentes formales), son aquellas personas que por su especial relevancia ya son fuentes. Las fuentes informales son aquellas que el periodista toma porque le interesa, no por su posición, sino porque pueden aportar información pertinente.

• Fuentes institucionales: la policía, el ayuntamiento, los partidos políticos... las bibliotecas, archivos públicos y centros de documentación se tratan como lugares institucionales porque son lugares públicos que albergan documentos públicos.

• Fuentes documentales: aquí podemos distinguir entre documentos primarios y secundarios. Los primarios aportan información directa, los secundarios son el resultado del tratamiento documental de la información documental.

El método elegido vendrá determinado por las fuentes que vamos a utilizar, pudiendo ser distinto según qué fuente (entrevistas, consulta en archivos,...).

En primer lugar hay que establecer qué fuentes vamos a consultar primero (no es recomendable en ningún caso acudir al encuentro de una fuente autorizada sin tener un conocimiento previo del tema). Después es conveniente que se realice un reparto de tareas entre los miembros del grupo de trabajo, generalmente de menor a mayor implicación, de la bibliografía más general a la más concreta,...

Es en esta etapa donde acaba el proceso de documentación que determinará el análisis final.

La selección tiene que pasar por comprobar tres puntos: la fiabilidad de las fuentes, la consistencia de las mismas y su actualidad. Para ello existen tests como el test de la evidencia de Ward y Hansen (1997), a partir del cual podremos garantizar la fiabilidad, la consistencia y la actualidad de las fuentes.

Con este último paso creamos un nuevo documento, una creación con arreglo a un tema, basándonos en nuestras fuentes, que comenzará a formar parte de los documentos que se pueden consultar.

Según Gómez Mompart, el periodismo actual está muriendo, aunque sigue teniendo un importante papel democrático. El problema viene dado sobre todo por el imperio del ocio y el entretenimiento, las informaciones son más triviales y lo único que se busca es aquello que se enmarque dentro de los criterios comerciales.

Toda esta situación está estrechamente relacionada con que la televisión se haya erigido como medio dominante y con los avances que se han producido desde la Guerra del Golfo. El periodismo televisivo está consiguiendo así que se ponga en cuestión la calidad del periodismo en general y el poder de transmisión de la información.

Por todo esto Gómez Mompart señala las características críticas del periodismo actual:

• Crisis del periodismo de investigación: el periodista actual se dedica a reinformar de aquello que le cuentan.

• Crisis del periodismo interpretativo-racional: antes informar era sinónimo de revelar, ahora podemos traducirlo por “mostrar algo a través del espectáculo” más allá de que se pueda entender.

• Crisis del periodismo de servicio público.

• Crisis del periodismo de información de lo nuevo: la información que se ofrece está normalmente programada, incluida en la agenda, no hay investigación del propio medio.

• Sobreabundancia de elementos.

• El periodista es menos independiente, menos crítico, ha perdido su papel de intermediario, de agente cultural.

A finales de la década de los 80 y principio de los 90, surge en EEUU una corriente de renovación de la profesión periodística: el periodismo cívico. Esta tendencia no se limita a argumentar críticas contra el sistema, sino que propone medidas que beneficien a la comunidad, de modo que no se trata sólo de contar lo que va mal, sino de imaginar también cómo sería si las cosas fueran bien. Periodistas y editores determinan así decálogos éticos en lo que se constituye como una lucha contra la trivialidad de los contenidos, de modo que el elemento central ya no son sólo los asuntos de interés general, renace la investigación.

Gómez Mompart propone dos maneras de afrontar una noticia. Estos dos enfoques representan la diferencia entre la espectacularización y el periodismo cívico que viene determinada por el distinto tratamiento de la información.

La diferencia entre un enfoque y otro estriba en realidad en el problema del tratamiento y desarrollo la noticia y en la relación con la opinión pública. En este sentido es importante no considerar al público como mercancía y devolverle por tanto su condición de ciudadanía. A partir de aquí ha de decirse que la documentación y la búsqueda y consecución de fuentes son esenciales para llevar a cabo un enfoque racional (épico). Así, J. L. Gómez Mompart enunció algunas propuestas para calibrar la calidad periodística de los medios de información referidas a las fuentes:

• Comprobar los hechos.

• Indagar e investigar los temas.

• Utilizar fuentes de primera mano para evitar la intoxicación.

• Trabajar con fuentes plurales.

• Verificar las fuentes.

• No asumir fuentes ajenas sin identificar.

• Explotar bancos de datos (periodismo de precisión).

• Consultar a expertos.

• Buscar antecedentes de los hechos.

• Contextualizar y relacionar los casos.

Otro de los mayores problemas del periodismo es el referido a los contenidos y a cómo éstos se trasladan. La televisión es sin duda el medio donde más ha sido degradada la imagen del periodismo y donde más se ha mostrado un periodismo como actividad social carente ya de esencia. Dos son las principales proposiciones que aspiran a ofrecer una solución:

• La intervención de los contenidos a través de códigos no normativos, recomendaciones y autorregulación.

• Educar a los ciudadanos para la recepción de los medios, enseñando a comprender los contenidos.

Pero en un marco de competencia, teorías e ideologías como la neoliberal afirman que, al final, todo el mundo trabaja por ofrecer el mejor producto, aunque en realidad no está relacionada la competencia con la mayor calidad, pues con los productos culturales se compite en los costes de producción. Para Victoria Camps existe una serie de circunstancias a partir de las que se produce esta infravaloración del periodismo actual, así define como causas:

• Tiranía de la audiencia: en el mercado lo que funciona es lo que se repite.

• Tiranía de la velocidad: lo que prima es el enfoque dramático ya que es más rápida una emoción que un pensamiento.

• Tiranía del espectáculo: la competencia no ayuda a mejorar los contenidos ni el uso de las fuentes.

• Teoría de la simplicidad: determina la producción de mensajes simples, más económicos, que son los que se trasladan a las nuevas generaciones.

A partir de ahora entenderemos documentación informativa referida a la labor de documentación periodística y no como concepto general.

Que no sean documentos escritos.