TEMA 1.-

1.1.- Comunicación y documentación.-

En general, documentación es la ciencia que se encarga de la organización de la información. Nace de la necesidad de conocer y organizar la ingente cantidad de documentos para encontrar una parte dentro del todo.

Podemos decir que se trata también de una ciencia de la información, más que de una ciencia de la documentación. El documento es soporte más información. La información que va en un soporte es documentación.

Se puede llamar ciencia de la información, pero la no contingente (la contingente es la periodística: sobre algo que puede pasar o no pasar), sino de la información especializada, del conocimiento en general.

Es ciencia de las ciencias: permite que éstas puedan avanzar, organiza los contenidos de las ciencias.

Puede hablarse de tres tipos de documentación:

Documentación general, que es lo que se ha dicho: la forma de organizar documentos para encontrar lo que nos interesa.

Documentación especializada, que se aplica dentro de una especialidad, de una rama del conocimiento.

Documentación aplicada, supone aplicar procedimientos documentales para poder llevar a cabo determinadas rutinas, científicas o no, para poder elaborar información.

La teoría de la representación y de la recuperación documental supone unos métodos de representación de contenidos para poder organizarlos. Representan la información para crear referencias que cumplen una serie de normas que posibiliten organizar los contenidos. Los documentos pueden ser periódicos, libros, discos, cintas de vídeo, películas, etc. Al ser tan heterogéneos los soportes, no se pueden organizar todos a la vez. Esta teoría supone hacer una representación de todos los soportes que permita organizar los distintos medios.

La teoría de la representación consiste en crear un documento con lo que contienen todos esos soportes que sea relativo a Vilaflor. Se hace una referencia, una ficha de un libro o artículo que esté en un catálogo. La teoría exige que esas referencias estén normalizadas: que tengan un título, un autor, un resumen y unos descriptores (palabras claves). Cuando se busquen las referencias de Vilaflor, aparecerían todos los documentos de distinta clase que se refieren a Vilaflor.

Hay otra teoría, la de las fuentes, que supone la organización de los recursos que uno tiene para elaborar mejor un tratado científico o un artículo de un periódico, etc.).

1.2.- La documentación de la información de actualidad.-

La documentación, como queda dicho, es la ciencia de organización de los conocimientos. Se puede aplicar a segmentos diferentes del conocimiento. Las primeras aplicaciones fueron a campos científicos (medicina, química, derecho, etc.) y así surgió la documentación médica, química o jurídica.

En el campo jurídico, por ejemplo, se inicia un expediente. Después se van añadiendo infinidad de papeles y documentos y hay que organizarlos, para seguir el procedimiento de forma correcta. Igual sucede con los expedientes médicos. Cada paciente tiene un historial que se va formando por los sucesivos informes o pruebas que se le practican.

En el ámbito periodístico, los documentos también son importantes y también han de estar organizados.

La documentación de los medios de comunicación no es ciencia, pero puede servir para informaciones posteriores.

En un sentido estricto, documentación periodística es la relativa sólo a los periódicos; no a los otros medios. Por ello, sería mejor usar los términos documentación informativa, abarca a todos. Documentación en los medios es gestionar los documentos que se genera en ellos, la información de los medios.

Documentación de las ciencias de la información es organizar la literatura científica relacionada con las ciencias de la información. Y se genera por la gran cantidad de información que se publica, porque es inviable retener todos los datos. En información se publica mucho más que en otros campos científicos. Es inabarcable. Aparte de que, en éstos, suele haber revistas especializadas, multitud de soportes y un crecimiento exponencial de novedades.

Ello ha dado lugar a la formación de distintas especialidades dentro de la documentación informativa: fotográfica, auditiva, audiovisual, etc. Tiene una metodología propia, recursos y procedimientos específicos (como la indización o la condensación). El conocido lead es una creación de la prensa americana, para evitar que se cercenaran las noticias en una transmisión, por pérdida de la señal telegráfica, se enviaba un resumen de lo más relevante (origen de la llamada pirámide invertida).

Definimos la documentación informativa como estudio de la naturaleza, diseño y utilización de los sistemas de información documental, al servicio de la producción de actividad, del incremento de su calidad, para su almacenamiento y conservación, para su recuperación, difusión y rentabilización. La clave es la RECUPERACIÓN.

Lo que han dicho los medios, la documentación lo recupera y rentabiliza. La recuperación ha de hacerse “sin ruidos ni silencios”, es decir, sin nada que no pertenezca al tema que se busca (ruidos), pero con todo lo que le pertenece (silencios). Por ejemplo, si queremos recuperar noticias relativas a El Hierro, la documentación nos debe proporcionar todo lo que se refiera a esa isla, para que no haya silencios; pero sólo lo de El Hierro. Si nos da algo sobre La Gomera, se producen ruidos.

La documentación aporta calidad a la información.

Información a

+ redacción = información periodística, noticias...

tiempo real

Información a

+ documentación, que aporta información

inf. retrospectiva y prospectiva + redacción = periodística

tiempo real de calidad.

1.3.- Características generales de la documentación periodística.-

a).- Complementa la información. Ofreciendo mayor cantidad de datos que posibilitan una mejor información.

b).- Le da credibilidad. Cuando se va a hacer una entrevista, la documentación facilita al periodista el conocimiento de cosas del entrevistado, así como lo que ha podido decir en otras ocasiones.

c).- Aporta creatividad. A veces, las informaciones que se incluyen en los periódicos son exclusivamente documentales. La noticia la compone sólo el documento; es lo único que se tiene. Fundamental para el periodismo de precisión.

d).- Rentabilidad. La documentación cuesta, pero también proporciona ganancias a los medios.

TEMA 2.- La Documentación como disciplina en ciencias de la información.

La cadena documental son técnicas que se llevan a cabo. Son descripción formal, indización, condensación y recuperación. Técnicas básicas del tratamiento de la documentación informativa.

Las Guías de recursos y de expertos (relación de expertos).

Proporcionan recursos de manera sistematizada. Son procedimientos y vías para conseguir información.

Revistas.

Los avances técnicos y tecnológicos de ciencia se establecen primero en las revistas, antes que en los libros.

Cuadernos de documentación multimedia.

Revista española de documentación científica.

También otras revistas de periodismo, que valen más para periodismo que para documentación: Ámbito, Latina, Telos…

Información accesible en línea.

A veces no adecuadamente formateada; a veces hay ruido en internet. Hay guías, portales…

TEMA 3.- El concepto de documentación.

3.1.- La documentación: origen y naturaleza del concepto. Definición.-

La documentación se ha hecho necesaria por el gran volumen de información existente. No se puede conocer ámbito científico alguno si no se ordena la documentación y se clasifica, organiza.

* Por el volumen de libros editados. En Literatura, había más de un millón de autores. En información científica, ni siquiera en Química, donde se avanza más lentamente, se puede leer todo.

* Hay diversificación de soportes (escritos, sonoros, audiovisuales). La información ya no es sólo textual, sino también sonora, gráfica, audiovisual…Además, de lo efímero de algunas emisiones que si no se graban se pierden.

Al principio, el soporte fílmico era la única forma que había. Como resultaba muy caro, sólo se grababa lo más importante.

* Aparece la literatura gris (la que no se transmite por canales convencionales, como tesis doctorales o folletos) que también exige documentación.

* La divulgación y vulgarización de textos también necesita documentación. Los textos tienen diferentes versiones.

A finales del siglo XIX nos encontramos con que solamente existían los métodos bibliotecarios (colecciones de libros) y los bibliográficos. La bibliografía trataba de organizar toda la información, pero era insuficiente. Se señalaba lo publicado, pero no su contenido y su mensaje.

Aparecieron las figuras de Paul Otlet y Henry Lafontaine, que idearon las fichas de documentación. Profundización de la bibliografía, para dar respuesta a organizaciones complejas.

Inicialmente la bibliografía sólo daba respuestas simples, como ¿cuántos libros hay sobre un tema?¿ o de este autor?. Pero no era capaz de, por ejemplo, incidencia del SIDA en las conurbaciones de las grandes ciudades.

En documentación nos encontramos con tres cuestiones:

1.- Cómo recuperamos la información y la documentación; encontrar lo que queremos, buscar la parte dentro de un todo, de forma rápida, sin ruidos ni silencios; cómo hacer coincidir los datos, cómo hacer convivir soportes heterogéneos.

2.- El estudio de las fuentes. Cuántos tipos de fuentes hay. Qué centros organizan esas fuentes: archivos, bibliotecas, hemerotecas, centros de prensa, con lo que contiene cada uno. Supone el estudio de los mensajes en soporte, y de los centros donde se organizan esos mensajes.

3.- La teoría de la representación. Trata del proceso documental, de las diferentes técnicas de análisis documental. No podemos organizar la documentación tal y como aparece originalmente porque es muy heterogénea. Hay que representar el mensaje o contenido, sin que sea importante la diversidad de los distintos soportes, porque el mensaje es lo que tienen en común. Pero hasta 1930-40 lo que primaba era el soporte.

Supone reducir documentos originales a unas referencias en que se describen los elementos básicos de la información. Se trata de representar los documentos originales en una forma que recoja lo importante del mensaje y que permita combinarlo con otras formas, como un carnet de identidad del documento, una ficha básica de elementos científicos que permite extraer la información, basada en el contenido (un mínimo común denominador que contiene lo básico del mensaje: autor, título, lugar, edición, año y también resumen y palabras clave).

Esta Teoría de la representación conlleva el análisis documental, e implica técnicas en cadena, como la indización, la condensación y la descripción formal. Esto nos permite tener todos los documentos del soporte en una base de datos que recoja lo principal de cada documento, y así poder recuperar la información.

La documentación no proporciona actualidad, sino una información reciclada. Una de las acepciones de la documentación es su consideración como ciencia de las ciencias, o el motor de organización de cualquier ciencia. Se supone que es una ciencia de la información porque su contenido es información; el emisor organiza la información y hay receptores que acuden a esa información para buscar lo que necesitan. En los países anglosajones se la llama ciencia de la información, conectada con otras ciencias como la archivística.

3.3.- Aspectos históricos de la documentación.-

La documentación es una ciencia nueva; nace a finales del siglo XIX, aunque hubo intentos anteriores. Ha evolucionado a lo largo del tiempo. Anteriormente, se organizaban los documentos para atender a las necesidades del momento.

El paso de la prehistoria a la historia está definido por la existencia de la escritura, del documento. La información sin documentos es directa, pero sin posterioridad. Con la documentación, la información supera la barrera espacio-tiempo. Se hace duradero. El Código de Hamurabi inscrito en la piedra no se podía mover de sitio.

Los primeros documentos podían superar el tiempo, pero no el espacio, por la imposibilidad de traslado. Más tarde, con la aparición de las tablillas de arcilla y el papiro, se pueden trasladar. Estos documentos se agrupaban en lugares concretos, como la biblioteca de Alejandría, pero había que ir a esos sitios.

Surgió la bibliografía, que supone libros o guías en que constan los libros que se han escrito y el lugar donde estaban. Galeno escribió un libro sobre los libros que se habían escrito hasta ese momento.

También apareció la copistería, sobre todo, en los monasterios de la Edad Media, que evitó que se perdieran los conocimientos clásicos y de los árabes.

Los españoles destacan en la ciencia de la documentación; por tanta documentación y burocracia. Se pasó a la bibliografía especializada, según materias. Fernando Colón, sobrino del descubridor, poseía una gran colección de libros que hablaban de América en Sevilla. Se le ocurrió hacer un inventario de los libros con su resumen, que fue un precedente de la documentación que, como ciencia, se inventó en el siglo XIX.

La imprenta facilita la copia y difusión de libros y genera el asentamiento de la gramática y la ortografía y hace que la ciencia avance más deprisa. Lebrija es hijo de la imprenta. La difusión crece de forma exponencial, sobre todo con la expansión de la imprenta desde Maguncia al resto de Europa. El éxito del libro se debe a su portabilidad y durabilidad.

Había un problema para saber todo lo que se estaba publicando. En 1545, Gesner escribe una “Biblioteca Universal” (tres volúmenes), que contiene todos los libros escritos desde la invención de la imprenta. En ese momento eran 15.000 ediciones.

Después, se publicó tanto, que era imposible reunir todo lo escrito en el mundo. Nacieron las bibliografías nacionales. En España existen dos de las mejores, debidas a Nicolás Antonio: “Biblioteca Hispana Vetus”, que contenía los libros escritos antes de la invención de la imprenta, y “Biblioteca Hispana Nova”, con los publicados después, desde 1470 hasta 1684.

Posteriormente, se pasa a gestionar toda la información en un mismo sitio como centro documental, gran paso en la documentación y en la ciencia documental. En España, merece mención especial el Archivo de Indias que permitió a los países americanos conocer la historia de su colonización (hoy en día está digitalizada).

Luego, se crearon las bibliotecas nacionales que guardan, al menos, un ejemplar de todo lo que se publica en ese país, y que a efectos de conservación son imprescindibles.

A principios del s. XIX aparecen Otlet y Lafontaine, que trabajan en Alemania. Pasan a dar mayor importancia a la información y no al soporte. Otlet crea esta ciencia, basada en los descriptores, palabras que indican los contenidos de los documentos. Pretendieron clasificar los libros, pero reuniéndolos en el mismo sitio, crear un depósito mundial de libros. La idea de Lafontaine fracasó: no se pudieron reunir los de todo el mundo.

(Un libro: documento de más de cincuenta páginas y que sea autónomo).

Entonces, tuvieron la idea de crear una bibliografía alfabética o repertorio mundial, pero tuvieron que desistir por culpa de Hitler (1930). Posteriormente, pasan al CBU (Control Bibliográfico Internacional) o CUP (control universal de publicaciones), a través de varias bibliografías.

Posteriormente, crean la FID (Federación Internacional de Documentación), como instituto internacional de documentalistas para cooperar en esta materia. Cada país crea su propia bibliografía y, después, al sumarse todas, se tiene la de todo el mundo. El trabajo era de las bibliotecas nacionales. De esta forma, se tenía el control de todo lo publicado, de todos los documentos.

Más tarde, se procuró facilitar el acceso a todo lo publicado, a través de la AUP (Acceso Universal a las Publicaciones). Supone procedimientos para conseguir los documentos; no sólo localizarlos. El propósito era gestionar toda la información del mundo y hacerlo de un modo cooperativo, haciéndolo accesible a todos.

Después, aparecieron figuras como el depósito legal, de carácter nacional, por el que se ha de entregar un ejemplar de todo lo publicado, que contiene el año y el número de la publicación. Y el ISBN, que supone el número internacional de cada publicación (libro) y contiene un número relativo al país (España, el 84), un número que corresponde a la editorial, más otro número que es el que le corresponde dentro de la editorial. Los números son traducibles a códigos de barras que contienen las referencias. Para las revistas se crea el ISSN.

En suma, cada vez hay más control para poder conocer todo lo que se ha escrito (no control político).Con la indización comienza la documentación como ciencia.

Otlet y Lafontaine auspician la cooperación internacional en documentación.

Se abre paso la normalización, procedimiento para resolver problemas de la forma más sencilla, unificando los conceptos. Por ejemplo, en tamaños de papeles existía la sábana, el folio, el pliego, la cuartilla, la holandesa, etc. Eran semejantes, pero había alguna pequeña diferencia. Como solución, se tomó como patrón la normalización internacional alemana (DIN). Aunque, además, existe la ISO (federación internacional de normalización, para todo el mundo).

Varios adelantos han favorecido a la ciencia de la documentación. Así, la informática y la telecomunicación. Ésta permite recabar información en sitios remotos.

Tema 4.- Evolución histórica de la documentación periodística.-

En documentación, primero, fue la documentación general. Después, la especializada (medicina, economía. Más tarde, pasó a otros campos como el periodismo. Ha sufrido una evolución: al final, se ha llegado al acceso instantáneo a cualquier tipo de información. Y cada parcela, científica o de interés social tiene una documentación para su ámbito (especializada).

Conviene tener en cuenta que una ciencia con mucho publicado, es una ciencia que avanza rápidamente. Y que la novedad no se publica en libros, sino en artículos. El tiempo que se emplea en la preparación de un libro puede hacer que, al salir, el tema ya sea obsoleto.

Desde mitad del siglo XIX, se empieza a guardar un ejemplar de cada periódico. Para buscar cualquier cosa, había que ir a la hemeroteca.

En documentación periodística, se empezó por guardar los datos biográficos. Las primeras informaciones que se toman en los periódicos son los obituarios. Para escribir algo sobre un personaje, había que conocer sus datos biográficos (al área de documentación se la llamó la “morgue”).

El segundo paso, se dio con los editoriales. Se precisaba algo que sirviera de aval a lo que decía el editorialista. Para no contradecirse con editoriales anteriores. La documentación aportaba rigor.

El inconveniente que presentaba el periódico es que su información es mayor que en cualquier otro campo científico. Para solventarlo, se acudió al procedimiento de los índices de temas y, después, a crear un sitio de referencia, para documentarse.

En 1913, el New York Times (primero en elaborar índice), publicó los suyos. El resto de periódicos cayó en la cuenta de la necesidad de los índices pero, como no los tenían, miraban los publicados por el NYT. Tenían que comprarlos y esto le supuso beneficios.

En los años 1930/40, se pasó del periodismo objetivista al de interpretación, de mayor profundidad. Consistía en aportar el contexto y, por tanto, requería documentación. La hace imprescindible.

Otra figura relevante en la evolución de la documentación es William Desmond. A él se debe la documentación periodística. Crea un catálogo de funciones de la documentación periodística. Este catálogo de funciones incluye: proporcionar antecedentes, evitar errores, mejorar la presentación de la información, que sirva a los editorialistas, que prepare el material por adelantado (prospectiva), para conservar la documentación valiosa, y servir a los departamentos de publicidad, etc.

Por ejemplo, ante la visita del presidente ruso, conviene tener documentación sobre la historia de las relaciones de ambos países, del tema a tratar por los dirigentes y, si van a hablar del gas o el petróleo, conocer la capacidad de explotación por Rusia.

También habló de guardar documentación valiosa y captó la necesidad de los servicios de documentación, en base a los índices.

Había índices de personajes, de lugares... Pero los índices sólo daban información indirecta, tan sólo de fechas y temas. Para superarlo, se inventó el archivo de recortes de prensa. Se seleccionaba lo importante y se recortaba. Más tarde, se organizaban los recortes. Se pegaban a cartulinas din A 4, de distintos colores, según los temas que abordaban y las cartulinas se archivaban en carpetas unidas a distintos expedientes.

También se hizo con las fotografías. Había un archivo o catálogo de fotografías, tanto de personajes, como de lugares.

Más tarde, se pasó al microfilm y a la microficha. Se reducía de cien a dos el espacio ocupado. Posteriormente, se inventa el sistema COM (computer output microfilm), para buscar con coordenadas la página concreta del microfilm. Era un procedimiento prolijo y fatigoso. En un primer momento se sustituyen por bases de datos que incluyen resúmenes. En USA se hacían bases de datos referenciales (resúmenes de los artículos publicados), cuando en España se microfilmaba. En cualquier caso, no había la capacidad de almacenamiento que hay ahora, con las memorias óptimas. En los ochenta las redacciones empiezan a informatizarse y se hacen los periódicos en soporte electrónico, lo que hace más fácil su almacenaje. Se digitaliza la prensa y desde cualquier sitio se accede a toda la información.

Tema 5.- La documentación periodística.

5.1.- Conceptos y etiología de la documentación periodística.-

general

La documentación puede ser de dos clases: y

especializada.

La información periodística incluye todo lo publicado en los medios de comunicación.

La documentación periodística es el conjunto de técnicas y teorías científicas encaminadas a la producción de información de actualidad, de lo que se publica en los medios, tanto periódicos, radio, TV, etc. Es la documentación de la información contingente. El contenido de la documentación informativa es lo que se publica en los medios, pero tras ser analizado. Se trata de reutilizar posteriormente las noticias de actualidad; contextualizar las noticias de forma retrospectiva. La noticia es un dato para ser reutilizado. Son los antecedentes de la información. Más que documentación periodística, sería más exacto llamarla documentación de los contenidos de los medios de comunicación social. Es el conjunto, el proceso y la organización de datos de interés informativo, mientras que lo publicado en los periódicos es espontáneo y fragmentario.

Se diferencia de las otras documentaciones especializadas en que tiene variaciones:

- Por el soporte: puede contenerse en periódicos, radio, TV, ordenador...

- Por la forma de transmisión de los mensajes.

- Por la facilidad de retención. La retención de lo visto u oído es menor (más efímero) que la que facilita el periódico, pero se conserva mejor en un periódico. A su vez, es más fácil entender lo que se ve o se oye. Lo escrito necesita decodificación.

Para organizar la documentación informativa es preciso conservarla. La contenida en la prensa es fácil. En cambio, la de radio y TV desaparece, si no se puede guardar por medios tecnológicos. En radio, a través del magnetófono (hoy, las grabadoras). En TV, se perdía, excepto lo que se filmaba, que era sólo lo más importante.

Habría una TIPOLOGÍA dentro de la documentación informativa:

-Documentación de prensa (escrita). Tiene por objeto la organización para la recuperación de mensajes que se presentan en forma de signos escritos, con independencia del soporte físico. Es la información de actualidad textual.

-Documentación fotográfica. Organiza las imágenes aisladas o en series, que normalmente se acompañan de mensajes escritos, con funciones como verificar, completar, etc. Para hacer inteligible la foto tenemos el pie de foto, que acompaña a la fotografía, que no suele ser autónoma y suele ir con lo textual o audiovisual.

-Documentación sonora. Organiza los sonidos. Pueden ser palabras o sonidos de la naturaleza. Se deben conservar en un soporte, requiere capacidad auditiva y una organización específica. Es la propia de la radio.

-Documentación audiovisual. Es la organización del conjunto de mensajes constituidos por imágenes en movimiento, acompañada habitualmente de elementos sonoros. Sirve cine o televisión. Puede ser sólo de información o entretenimiento y publicidad.

-Documentación multimedia. Integración de datos en distintos soportes, que pueden ser emitidos y percibidos de manera diferente. Cabe la integración de imágenes (fijas o en movimiento), textos y sonidos. No sólo es el almacenamiento sino su relación a través del hipertexto (capacidad de enlazar datos con independencia del soporte u origen del dato). Exige bases de datos multimedia, sistemas hipertextuales y también la integración en red de sistemas automatizados.

-Documentación publicitaria. Parcela específica de lo publicitado en los medios. Organización de los contenidos publicitarios. Prima lo audiovisual y es menos objetiva.

Etiología.- Es el estudio de las causas, de los porqués de la documentación.

La documentación coopera en ayuda del periodismo. Hay dos tipos de causas de la aplicación de la documentación al periodismo; científicas y deontológicas.

Las razones científicas son una exigencia para tener un conocimiento lo más completo y objetivo del contexto de los hechos, por varias razones.

- Por el aumento cuantitativo de la información. Si hay mucha documentación, hay que organizarla. También se ha diversificado el número de soportes.

- Por el desarrollo cualitativo de la información. Para conseguir mayor calidad, hay que estar bien documentado.

- Por las nuevas necesidades y exigencias del usuario, que requiere una información en profundidad.

- Por la especialización periodística. Al haber mayor especialización, se debe usar más documentación.

Deontológicas.- La ciencia documental debe cooperar es la elaboración de la información para que sea más veraz. Lo consigue:

- Promoviendo la aplicación correcta de las fuentes, comprobándolas.

-Aportando las comprobaciones de la veracidad, verosimilitud y objetividad aplicadas a los textos que se publican.

5.2.- Funciones de la documentación periodística.-

Tiene:

Funciones informativas autónomas.

Funciones previas a la elaboración de los mensajes informativos.

Funciones en el proceso de elaboración de los mensajes.

Funciones al final de la elaboración de los mensajes.

Funciones no informativas.

Funciones informativas autónomas o propias.-

En ocasiones, la documentación periodística, por sí misma, es una información completa (obituarios, estadísticas, cronologías o dossieres temáticos).

Funciones previas a la elaboración de los mensajes informativos.- Son:

* Función inspiradora.- Ayuda a inspirar al comentarista o editorialista. Le ofrece pautas a la hora de redactar y nuevos enfoques e ideas con datos y juicios. Proporciona nuevos enfoques e ideas al periodista y también información complementaria.

* Función preparatoria.- Da conocimientos previos sobre el tema a tratar.

* Función modélico-narrativa.- Suministra estructuras y modelos narrativos y expresiones que sirvan para elaborar una nueva información. Expresiones claras.

* Función de actualización.- Aporta actualidad (los datos más recientes), especialmente, en el periodismo científico.

Funciones durante la elaboración de la información.-

Son:

* Función verificativa.- Aporta veracidad y exactitud de los datos y declaraciones. Comprueba la exactitud de los datos.

* Función comprobatoria.- Proporciona fuentes; hace de “sabelotodo”.

* Función completiva.- Aporta antecedentes y relaciones.

Funciones al final de la elaboración.-

* Función lingüística-clarificadora.- Para mejorar una presentación, y observar una redacción correcta.

* Función de relleno.- Para completar una información.

5.4.- Características documentales en la información de actualidad.-

Relacionadas con los usuarios.-

- Diversidad de requerimientos.- La documentación periodística difiere de otros tipos de información en que interesa a todos los ciudadanos, mientras que la especializada, como la científica, sólo interesa a un sector concreto.

Interesa, en primer lugar, al director del medio, que necesita saber dónde se vende. Al periodista, para conocer lo que gusta al público. A los usuarios que buscan cualquier tipo de información.

- Rapidez en la respuesta.- En función del ritmo de creación de los mensajes. Sólo si se responde en corto tiempo, la información es válida. En otras ciencias, la noticia no pierde actualidad con tanta rapidez.

Relacionadas con el mensaje.-

- Variedad documental.- La documentación científica tiene siempre la misma estructura: antecedentes y conocimientos previos, estudios realizados por el investigador, postulados y, finalmente, conclusiones. En periodismo, no. Hay textos muy diversos (noticias de agencia, reportajes, editoriales...) que no tienen el mismo esquema.

- Documentos compuestos.- Se suelen usar textos, gráficos, textos más gráficos, documentos sonoros, etc. Mayor variación que en la científica.

-Dispersión.- De lugares, hechos, fuentes, medios, enfoques, audiencias, etc.

-Universalidad y enciclopedismo.- La información periodística se extiende a cualquier lugar (incluso al universo) y a cualquier tema (economía, política, moda...).

-Interdisciplinariedad.- Hay un entrelazamiento de conocimientos. A veces, se trata el mismo tema desde varios ámbitos. Por ejemplo, la inmigración se trata desde el punto de vista humano, económico, político, etc.

- Superficialidad/profundidad.- La información puede ser más superficial o profunda, dependiendo de medios, estilos y lugares.

- Modas informativas.- Negatividad, desviación, incertidumbre.

Relacionadas con los parámetros espacio-temporales.-

= Obsolescencia.- Hace referencia a la temporalidad de la actualidad de la información. A veces, se pasa enseguida. El ciclo de vida de los mensajes es tan breve que se hacen obsoletos. Vigencia temporal de la información de actualidad.

= Latencia.- Supone la recuperación de actualidad de informaciones que han quedado obsoletas. Explica la importancia de la documentación, que vuelve a aflorar lo que estaba fuera de actualidad. Capacidad de volver a estar de actualidad de la mayoría de los mensajes informativos.

= Proximidad.- En información periodística, tiene mucha importancia la proximidad. Los mismos hechos pueden suponer actualidad, o no, según la cercanía o lejanía del lugar en que ocurran. Cuanto más cerca, más actual.

Relacionadas con los medios.-

* Dualidad en el origen de las fuentes.- Supone la necesidad de tener fuentes propias y ajenas.

* Multiplicidad de soportes.- Cualquier información aparece en varios tipos de soportes: noticias de agencia, periódicos, noticiarios de radio o televisión. Hay que elegir el que permita organizar mejor los informes.

* Fragmentación.- En ocasiones, el medio no proporciona toda la información de que dispone. Parte de esa información se deja para días posteriores, bien porque no se dispone de toda la información, o porque trata de informaciones de temas que se desarrollan en el tiempo, como elecciones, guerras etc. Suele informarse “por goteo” o en trípticos, que contienen los antecedentes, el hecho en sí y las consecuencias.

* Coincidencia y redundancia.- Hay coincidencia cuando se dice lo mismo por varios medios, cuando hay una repetición sincrónica. Incluso llegan a plagiarse. Esto no ocurre en otras ciencias. No cabe la posibilidad de que dos personas escriban dando la misma solución a un problema de salud. Hay redundancia si se da una repetición diacrónica, es decir, cuando un medio (un noticiario horario) repite, a lo largo del día, las noticias más importantes.

* Superficialidad y profundidad.- Un hecho se recoge de una manera u otra según el medio, y también dentro del mismo medio; también en función de si se trata de una publicación generalista o especializada. También existe lo que denominamos moda informativa (negatividad, desviación, incertidumbre); en un periódico es relevante lo que no lo es en otros medios.

Relacionadas con el emisor.-

Existe un crecimiento exponencial de la información de actualidad, de carácter heterogéneo. Hay una serie de criterios subjetivos que está producida por:

- La presencia de todo tipo de intereses.

- Por el propio mediador, periodista.

- Por la distinta forma de decodificar el mensaje la audiencia.

Tema 6.- Los sistemas de Información.

6.1.- Concepto de sistema y de red.-

Sistemas de información son organismos que recopilan y tratan la información contenida en los documentos, para difundir información documental.

El sistema (bibliotecas, hemerotecas, etc.) guarda, custodia, elabora y difunde una documentación, que ya es distinta de la que hay en los propios documentos y nos permite acudir a ella de forma ordenada. Organizan la documentación para que se pueda encontrar y recuperar la información que interesa. Crean elementos de información, como índices, catálogos, bases de datos...

Deben incorporar y constituir depósitos documentales, guardarlos físicamente y tratar la información ordenándola y organizándola para, después, difundirla. Unos sistemas se preocupan más por conservar la información y otros, por difundirla.

Hay dos tipos de sistemas de información:

a).- Centros documentales.- Guardan documentos y permiten el acceso a ellos: archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas... Organizan documentos primarios. Recopilan y organizan documentos que pueden ser de utilidad. Para ello, forman depósitos documentales, a partir de una selección. Se trata el material, se identifica y se pone a disposición de los usuarios.

b).- Centros de documentación.- Pueden tener, o no, documentos, pero siempre tienen información sobre ellos. Dan información primaria (lo contenido en libros) o secundaria, elaborada, como catálogos o índices.

Centros documentales.-

Los hay de variada naturaleza: archivos, bibliotecas, fondos de referencia, museos, etc.

1.- Archivos.- Son conjuntos organizados de documentos, tratados con el fin de difundir la información que contienen. Tienen documentación original, no editada.

Suponen un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural que no se organizan de cualquier forma, sino que se respeta la forma u orden en que se gestó. Por ejemplo, un archivo de personal de la Facultad se hace sólo a partir de la documentación percibida de recursos humanos: docentes, alumnos, administrativos... No se mezclan con los documentos relativos a concursos o gastos.

Cumplen funciones importantes, aunque al periodista puede que no le interesen todos. En los archivos hay información única, por no estar elaborada.

Hay archivos del Estado y archivos privados. A los primeros, tiene acceso todo el mundo. Pueden ser históricos o administrativos, según el tiempo que haya transcurrido.

Algunos contienen documentos que no son periodísticos pero que, a veces, el profesional de la información los consulta (límites de Las Cañadas del Teide).

2.- Bibliotecas.- Son depósitos de libros, documentos impresos o editados que no son únicos, que sirven para completar la información, a diferencia de los archivos, en los que se guarda el documento original. En sentido estricto, organiza los libros para dar orientación sobre su contenido. Al hablar de libros, nos referimos a los que tienen más de 50 páginas (si tienen menos, serían folletos).

Las hay de dos clases: públicas o privadas, según quién sea el dueño, el Estado en sus diferentes manifestaciones o un particular.

En el terreno público, hay varias bibliotecas:

Biblioteca Nacional, que está en Madrid. Contiene todos los libros publicados en España, con su ISBN. La catalogación de libros se remonta a la época de Carlos V, en que se implantó el depósito legal. Se reguló de manera exacta desde 1955.

Bibliotecas de Autonomías, que también se llaman nacionales. Contienen los libros publicados en la Comunidad, los libros escritos por nacidos en ella y los que tratan de la misma.

Bibliotecas Provinciales (que también se llaman del Estado).- Son propiedad del Estado, pero están gestionadas por la provincia.

Bibliotecas Municipales, de distinta índole.

Además, hay otros tipos: bibliotecas de docencia (las de Universidades, Institutos y Colegios) y bibliotecas especializadas en alguna ciencia o materia especial.

En Canarias, tenemos las bibliotecas de las dos Universidades, las dos Provinciales, la de Libros Antiguos, el TEA, la de La Orotava, la del Museo Canario y el Centro Diocesano (ambas en Las Palmas) y la de la Sociedad Cosmológica (de origen masón).

Dentro de estos depósitos de documentación, los hay con distintos matices:

=Cartoteca.- Deposita y organiza mapas (p.ej: la de Capitanía General).

=Fototeca.- Depósito y organización de fotografías y grabados.

=Fonoteca.- Depósito y organización de documentos sonoros (cintas con programas de radio, declaraciones, cintas y discos musicales.

= Hemeroteca.- Depósito y organización de periódicos: hemeroteca en sentido estricto (periódicos de actualidad) o hemeroteca científica (periódicos y revistas especializados).

=Videoteca.- Para documentos audiovisuales.

=Filmoteca.- Para películas. En ocasiones, necesitan una temperatura específica. Hay una en Las Palmas y otra en Tenerife (Casa de la Cultura).

=Mediateca.- Supone el depósito y organización de todo tipo de medios.

Estos fondos documentales prestan ciertos servicios:

Permiten la consulta, hacen préstamos (las bibliotecas; los archivos, no), dan información bibliográfica: de lo publicado sobre un tema, y dan acceso a documentos que no están en el fondo.

3.- Centros de referencia.-

Son fondos adscritos, o no, a una biblioteca, que se caracterizan por tener obras de referencia. Están pensadas para proporcionar datos concretos a demandas concretas. Para ello, se ordenan de forma que puedan ser consultados de forma aleatoria. Ejemplo: diccionarios, enciclopedias, guías.

Contienen libros que pueden ser consultados de forma fácil. Como los diccionarios: al venir por orden alfabético, es muy fácil encontrar el tema que se busca. O como las guías de Parlamento o de las Universidades: pueden ser encontrados la relación de políticos, con sus direcciones y teléfonos, o las distintas carreras, con las asignaturas que las integran.

Agrupan documentos referenciales, de forma que se puedan obtener todos los datos.

6.3.- Hemerotecas o archivos de prensa.-

Son centros documentales que guardan colecciones de impresos que se publican de forma periódica: periódicos y revistas. Cada periódico contaba con un depósito de los suyos, por fechas y un fondo de referencia.

Tipos.-

Según el propietario, pueden ser privadas o públicas.

Privadas, por ejemplo, la citada, propiedad de las editoras de periódicos.

Públicas, las que pertenecen a la administración. Suelen recoger los diarios publicados en la zona. Incluso, a veces, los que ya han desaparecido.

Según la temática, pueden ser de información de actualidad y científicas.

-Las de información de actualidad pueden contener temas de actualidad reciente o que ya son historia. Surge, así, la distinción entre en curso y retrospectivas.

-Las hemerotecas científicas tienen periódicos y revistas especializados. Publicaciones con o sin periodicidad fija que tratan de temas científicos o especializados.

Principales hemerotecas.-

En España, para temas nacionales, la Hemeroteca Municipal de Madrid.

En Canarias, retrospectivas, la de Guajara, la del Museo Canario y la de la Sociedad Cosmológica de La Palma. Científicas, la única es la de la Facultad de Periodismo, que contiene gran número de revistas de la comunicación.

Tema 7.- El centro de documentación y su organización.

7.1.- Concepto de centro de documentación. El centro de documentación de prensa.-

Los centros de documentación son el desarrollo de los centros documentales. Lo que importa no es tener documentación, sino proporcionar información. Estos centros pueden tener, o no, documentación. Lo que sí tienen son catálogos y bases de datos que proporcionen información.

Son sistemas de información organizados que faciliten al usuario el acceso a los documentos referenciales que permiten un conocimiento exacto y completo de unos determinados contenidos, de una manera precisa, rápida y completa.

Sus fines, por tanto, son difundir la información, permitir el acceso inmediato a la misma, de forma completa y de la manera más precisa posible.

7.2.- Objetivos y funciones.-

A diferencia de los centros documentales, no hacen hincapié en los documentos, sino en la información que contienen los libros, vídeos, etc. Responden a preguntas concretas. Por ejemplo, no se encontrará en una biblioteca o hemeroteca una obra que trate sobre la comunicación por cable submarino, en los dos últimos años y en inglés.

Como mucho, se podrá encontrar en un periódico una noticia publicada un día determinado.

Los centros de documentación utilizan bases de datos a las que se puede acceder a través de palabras clave que, combinadas, pueden encontrar respuestas muy complejas. Usando palabras como pesca, banco sahariano, Canarias, 2006..., se puede encontrar todo lo que se ha escrito en esas fechas, sobre los temas reseñados.

Estos centros deben analizar los documentos (libros, periódicos o revistas) y representarlos en otros más accesibles, a través de palabras clave, para poder facilitar la información a los usuarios. También pueden facilitar imagen visual del texto completo de un editorial o una entrevista.

Tipos de centros de documentación.-

1.- Que gestionan información.- No la analizan ni elaboran. Sólo proporcionan la información que han elaborado otros. Tienen bases de datos. Como en Centro de Estudios Europeos.

2.- Que analizan y elaboran información referencial.- Así, para la prensa, existía la “Base de Datos de Barats”: se leía casi 200 periódicos, analizaba los artículos, creaba una base de datos y la vendía.

3.- Centros que, además de analizar la información, proporcionaban la original, a texto completo, en soportes digitales.

Además, los centros de documentación que analizan y elaboran información pueden ser: especializados y generales; nacionales e internacionales.

A nivel internacional, en Norteamérica, existe el ICI, al que se accede mediante pago. Recogen lo publicado cada semana en América y Europa, sobre temas concretos, y lo meten en sus bases de datos.

También existen centros nacionales, que son generalistas, y no tan especializados. Analizan lo publicado en el país y hacen bases de datos (CINDOC). Para ello, analizan las revistas españolas, más las principales escritas en español (sudamericanas) y sus contenidos van a la base de datos.

En España existen:

El ISOC (Instituto de Ciencias Sociales), en cuya base de datos se encuentra todo lo relativo a ciencias sociales.

El ICYT (Instituto de Ciencias y Tecnología), para cuestiones tecnológicas.

El IME, para cuestiones médicas.

Además, existen centros de documentación que analizan la información de actualidad. Así, la “Agencia EFE”, que contiene unas veinte bases de datos de todo lo canalizado a través de la agencia, desde hace unos treinta años, tanto sobre hechos, como sobre personajes.

Los centros de documentación pueden ser:

Públicos, si pertenecen a la Administración, como el CINDOC.

Privados, si pertenecen a particulares, como el BARATS.

Los usuarios también pueden ser públicos o privados.

7.3.- Organización y estructura.-

¿Cómo se organiza un centro de documentación? Tiene varias etapas.

1.- El primer paso es el proyecto: el estudio de lo que se pretende hacer. Ver si ya existe otro, porque la viabilidad puede depender de que no haya otro.

2.- Organizar los imputs, las entradas, es decir, los recursos de información. Elegir el equipo informático idóneo con software para ordenar la información, ver qué datos se van a organizar y hacer una referencia de cada uno. Cuando se tengan miles de referencias, se podrá contestar a preguntas concretas. Se tendrán unos productos o resultados de la búsqueda (outputs) que podremos exportar. Datos sobre personas, partidos, declaraciones, etc. El centro los organiza, almacena y difunde.

3.- Medios que utilizaremos. Según como se quiera que sea la base de datos (textual, fotográfica, mixta), debemos contar con el equipo adecuado.

4.-Ver la calidad de lo que se ha hecho.

Para todo ello, se necesita tener un buen equipo humano. Suelen ser documentalistas.

Tema 8.- El concepto de documento y el de mensaje.

8.1.- Acepciones.-

Definición.-

Documento, del latín docere, equivale a enseñanza, testimonio. Es toda información en que existe una actividad del hombre fijada en un soporte duradero. Conlleva la finalidad de transmitir información, una intencionalidad. Tiene valor como elemento de prueba.

En el documento (forma objetivada de una experiencia o conocimiento relacionado con una actividad humana) podemos reseñar dos elementos:

a).- Información, que es el testimonio de una acción o actividad humana.

b).- Soporte, que es la forma objetivada de una experiencia, o un conocimiento, relacionada con una actividad humana.

En un principio, lo importante era el soporte. Hoy, lo fundamental es la información.

8.2.- Características.- El documento fija y transmite información, superando las berreras espaciales y temporales. En ese papel, tiene una serie de características: unas, físicas; otras, intelectuales.

1.- Características físicas.- Son:

a).- El material. Es el soporte físico en que se sitúa la información. Su naturaleza puede ser diversa: documento con foto, con foto y texto, etc.

b).- El soporte. Puede ser de diferentes clases: papel, plástico, cristal, soportes magnéticos, etc.

c).- La naturaleza de los signos. Con respecto a ella, los documentos pueden ser de dos clases:

*Textuales: presentados en forma de texto escrito. Requieren conocer el código para descifrar el texto. Podemos encontrar documentos escritos en lenguas antiguas o, incluso, muertas. Documentos textuales son los libros, periódicos, revistas, folletos, etc.

*No textuales: no tienen texto escrito Suelen requerir instrumentos intermediarios. Son las fotos, iconografías, discos, los documentos audiovisuales (combinan sonido e imagen), etc.

d).- El tamaño.

e).- La portabilidad o movilidad. Es la posibilidad de traslado de un lugar a otro. En un principio, los documentos eran de piedra, con lo que no podían salvar las berreras espaciales... La movilidad influye en la accesibilidad. Los primeros no eran portátiles; había que consultarlos in situ. Con la invención del papel, se salvaron las barreras de espacio y, más aún, con la entrada del disco.

Hoy es posible verlos en línea, con las nuevas tecnologías.

f).- El peso. También influye en la movilidad.

g).- La presentación.

h).-Los medios de producción. Pueden ser: grabados, litografías, impresos, duplicados, procedimientos fotográficos, microfotografía (para que ocupe menos espacio), etc. Los primeros medios de producción creaban un documento único. Por la falta de instrumentos para copiarlos, se inventaron elementos artesanales. En la Edad Media, las copias se hacían a mano. Con la invención de la imprenta, se facilitaron las cosas. Y hoy existe variedad de instrumentos de reproducción y copia.

i).- Los medios de publicación. Según este criterio, los documentos pueden ser: publicados, no publicados.

Hay diferentes gamas:

- Originales.

- Documentos secretos.

- Documentos reservados.

- Documentos restringidos. Estos tres tipos lo componen documentos de la Administración, a los que los usuarios tienen prohibido o restringido el acceso.

- Literatura gris, que no se difunde por circuitos comerciales, como las tesis doctorales o las patentes.

- Públicos. Algunos no editados.

- Editados. Los más difundidos.

j).- Las características de la consulta. La modalidad de utilización. El papel se consulta directamente, sin necesidad de artefactos. Los otros soportes de mayor capacidad necesitan intermediarios (lectores de microfilm, ordenadores...).

k).- La periodicidad. Hay documentos que no son periódicos; se diseñan para aparecer una sola vez (un libro). Otros, sí. Se piensa en su renovación periódica, como los diarios, las revistas y las publicaciones seriadas. Por ejemplo, los comentarios sobre un código civil o penal, que aparecen de forma irregular, sin tener fechas fijas, serían publicaciones seriadas.

2.- Características Intelectuales.-

Contenido.

Finalidad.

Originalidad.

Accesibilidad.

Podemos distinguir entre documentos primarios y secundarios.

Son primarios los que contienen una información. Secundarios, aquéllos cuyo contenido son los documentos primarios.

Serían primarios El Quijote o un periódico. Secundarios, un índice, un catálogo, una bibliografía, una base de datos... No tratan sobre hechos, sino sobre las informaciones que dan los primarios.

Desde un punto de vista formal, los documentos pueden ser:

-Monografías. Si tratan de un solo tema.

-Poligrafías. Si varios autores escriben sobre distintas cosas, aunque sea de un mismo tema (actas de congresos).

-Folletos. Son publicaciones con menos de cincuenta páginas.

-Separatas. Documentos que se publican formando parte de otro, pero que se pueden hacer autónomos. Un acta del congreso, con varias ponencias. Serían separatas, si se publican por separado.

-Colección facticia. Son distintos documentos que se coleccionan juntos. Suele ser para manejarlos más fácilmente.

Partes del documento.-

Su estructura depende de la finalidad que se persiga y es la siguiente:

1.- Los preliminares.- Indican lo que es el documento (portada, prólogo, proemio, introducción, índice general. Algunos documentos tienen un editorial o un artículo inicial.

2.- El desarrollo.- Supone la exposición de la información que se pretende dar. Suele estar dividido en capítulos (una publicación seriada o periódica tiene carátula).

3.- La parte final.- Es la conclusión. A veces, contiene un glosario, una bibliografía, notas, índices, etc.

Los documentos no textuales suelen tener una leyenda o carátula que explica su contenido.

8.3.- El mensaje documentario.-

Es la información existente en los documentos y plasmada en un soporte. Lo que interesa no es el soporte sino el mensaje, la información, y es indiferente que se encuentre en un libro, una fotografía o un ordenador.

Los mensajes pueden ser de tres clases:

1.- Mensaje documentado. Es el mensaje formado, alojado en un soporte que no ha sido difundido, aunque pueda serlo. Se edita un libro, pero no se pone a la venta.

2.- Mensaje documental. Es el documentado, cuando ya se ha difundido. Se conoce por muchos, no sólo por el autor.

3.- Mensaje referencial. Cuando se hace una referencia de un mensaje documental. Es un sucedáneo del mensaje original. A veces, el mensaje referencial se hace autónomo; se independiza del documental para formar parte de bases de datos, registros, etc. Se utiliza mucho en documentación porque tiene un formato muy manejable.

Tema 9.- Documentación para periodistas.

9.1.- Fuentes de información para la actividad periodística.-

Los periodistas se informan en las fuentes u obras de referencia, que contienen y proporcionan información, pero que se estructuran de forma que sea fácil acceder a ellas. Se organizan en segmentos, ítems y con una ordenación fácil, normalmente alfabética. Pueden estar en soporte de papel o digital. Las obras de referencia son los instrumentos básicos de proporcionar información. Algunas, como la enciclopedia ESPASA, estaba en papel. Ante la dificultad que presentaba su actualización por medio de índices, ahora también está digitalizada. Entre estas fuentes de referencia, encontramos:

1.- Enciclopedias.- Definen y explican conceptos. Son síntesis del conocimiento. Suele haber una enciclopedia en cada país avanzado y contiene toda su cultura. La primera enciclopedia que se conoce es la francesa, pero existen otras, como la británica, la soviética, la española, etc. Las enciclopedias latinas tienen mayor componente humanístico. Las de origen alemán y anglosajón tienen mayor aportación técnica. Nos sirven para verificar datos y preparar trabajos. El problema que presentan como fuentes para periodistas es la falta de actualización. Contienen muchos volúmenes (la Espasa, más de 100; la francesa, 40). Se salva este inconveniente por medio de los soportes electrónicos.

Suelen tener orden alfabético. Algunas, como la LAROUSSE, sistemático.

Entre las principales, podemos citar:

En España, la Enciclopedia Espasa, Barcelona, Espasa, 1905-95, 110 volúmenes.

En Francia, la Gran Larousse Universal, Barcelona, Plaza y Janés, 1995, 40 volúmenes.

En Inglaterra, La Enciclopedia Británica, http:// WWW.eb.com/ y http://WWW.britannica.com/.

Además, digitalizada, la Wikipedia = http://es.wikipedia.org/wiki/portada.

2.- Diccionarios.-

Son inventarios o recopilaciones de términos, palabras, conceptos generales. No dan síntesis del conocimiento; sólo definen conceptos. Nos permiten verificar la lengua y sus especialidades. Tienen distintos niveles de rigor; los de mayor rigor son los especializados. Están organizados de forma alfabética.

Hay distintas clases de diccionarios. Unos son de la legua y otros, especializados en otras materias, como matemáticas, historia..., que usan términos propios de esa ciencia.

Entre los primeros, podemos citar:

La Página del Idioma Español http://WWW.el-castellano.org/ y http://WWW.el-castellano.com/

Vademécum Español Urgente http://WWW.efe.es/

El Diccionario de definiciones de la Real Academia (DRAE).

De uso, como El Diccionario de usos del español, de María Moliner.

Ortográficos, como El Diccionario de dudas y definiciones de la lengua española, de Manuel Seco.

De equivalencias, como el Collins.

De definiciones de términos de otras lenguas, como el inglés Oxford English Dictionary.

Especializados, como el Diccionario de siglas y acrónimos de Martínez de Souza.

Hay diccionarios específicos de periodismo, como el Diccionario de los medios de Comunicación, de Fagés y Pagano. La Comunicación, de Moles y el Diccionario de la Comunicación, de La Mota.

En una categoría inferior, tenemos:

Los glosarios, contienen términos científicos, adaptándolos al lenguaje común.

Los léxicos, que recogen los términos de una región o de una especialidad.

Las jergas, con las palabras específicas de alguna profesión.

Específicos para periodistas, están los libros de estilo (como el de El País o la SER), que suelen contener una pequeña gramática, con términos que se recomienda utilizar y con una serie de recomendaciones para redactar.

Otros documentos que pueden ser de utilidad al profesional de la información son:

Separatas.- Son documentos que, en principio, forman parte de un todo, como puede ser un acta del Parlamento, pero que tienen vida propia, como lo relativo a la intervención de un miembro.

Índices.- Informan sobre los contenidos.

Agendas de la comunicación.- Contienen datos de políticos y de todo lo que pueda interesar al periodista. Las hay de carácter nacional y autonómico.

Directorios y guías.- A veces. En los directorios figuran las personas de una institución, con indicación de distintos datos de ellas, como cargo, señas, teléfono, etc. Las guías son parecidas. Son una lista impresa de datos o noticias referentes a determinada materia (guía del viajero o de ferrocarriles) o a instituciones específicas (Universidad). Ofrecen datos sobre contenidos, estudios que se imparten. Hasta dan la relación de profesores, con sus números. Ejemplo de guía son las páginas amarillas. Hay directorios oficiales, referidos a cargos políticos y otros de menor rango, que sólo dan instrucciones.

3. Biografías.- Tienen por objeto narrar la vida de una persona, su trabajo y dedicaciones. Son imprescindibles para la preparación de entrevistas.

Si la ha escrito la misma persona, se llama autobiografía.

Si, además de la vida de la persona, reseña los libros que ha escrito, se llama biobibliografía.

Biografía como ensayo se da cuando el contenido de un libro es la vida de una o varias personas.

Diccionarios de biografías son conjuntos de biografías a modo de diccionarios, en que hay no una sola, sino muchas, normalmente ordenadas de forma alfabética. Cuentan, de manera sintética, la vida de personas, desde su nacimiento a su muerte (militares, periodistas de un territorio).

Hay colecciones como el “Quién es quien”, que son un inventario de la vida de personas relevantes actuales. Si son “en línea”, desaparecen de la relación cuando mueren. Si son impresas, desaparecen en las nuevas redacciones.

Índices biográficos. Contienen una biografía más o menos extensa. En ellos, aparecen los personajes con su nombre y apellidos y las referencias en que pueden encontrarse sus datos biográficos.

Memorias.- No so exactamente biografías. Hablan sobre la persona y el contexto en que se mueve, no sólo de la vida.

Diarios.- Son documentos en los que una persona escribe sobre lo que hace, donde descubre sus experiencias día a día.

Cartas.- Documentos que contienen la correspondencia de una persona. Pueden contener vivencias de quien las ha escrito.

Documentos que recogen información de un período.-

Los más usuales son los anuarios. Reflejan la situación de un tema, una organización o una realidad más amplia, referida al período de un año. Pueden contener artículos, opiniones de políticos, fotografías de sucesos, etc.

Se diferencia del informe en que el anuario sólo recoge lo sucedido en un año y el informe se publica sin carácter periódico. Se publica una vez y tiene vigencia hasta que se publica uno nuevo.

Memoria.- También tiene periodicidad de un año, pero se refiere a una empresa privada. Las memorias contienen informes relacionados con el balance y la cuenta de resultados.

Documentos que recogen datos sobre lugares.-

Los periodistas necesitan información sobre lugares. No sólo sobre su localización, sino también sobre las características del entorno. Para ello, emplean dos tipos de documentos: gráficos y textuales.

Gráficos son los mapas y atlas, que pueden representar muchas cosas, como orografía, accidentes geográficos, clima, pluviosidad... En un nivel inferior, están los planos.

Textuales son los diccionarios geográficos, entre los que destaca la “Carta digital de España”. Las estadísticas, que sirven para conocer la población, sus estratos, el números de teléfonos instalados o el de vehículos matriculados.

Hay, además, otras fuentes, publicaciones de la Administración, como los BOP (Boletines Oficiales de las Provincias) o el BOE (Boletín Oficial del Estado). A través de ellos, podemos conocer los presupuestos de organismos oficiales, proyectos aprobados. O el Boletín Oficial del Parlamento, por el que se pueden conocer los acuerdos y los diarios de sesiones.

También hay recopilaciones de jurisprudencia, como el Aranzadi y fuentes registrales. Los registros dan información de interés sobre empresas o propiedades.

Tema 10.- La cadena documental y su aplicación a la documentación periodística.

10.1.- El proceso de adquisición de documentos y su aplicación a la documentación periodística.-

La cadena documental es el conjunto de operaciones técnicas a que se somete una colección para hacerla controlable y utilizable.

La información que hay en los documentos primarios es tan amplia, que es imposible manipularla. Viene en todo tipo de documentos, con soportes y características tan distintos, que es imposible controlarlos todos.

De ahí, que la técnicas documentales traten de crear un documento referencial (registro), que contenga los datos y características imprescindibles de la información original, que nos permita manipular toda la información.

Es decir, crear un documento secundario, de referencia, en que se conserven las características del original, pero que se presente de forma que sea fácil de organizar y consultar. Se corresponde con las fichas o registros de la biblioteca.

Es la llamada teoría de la representación: de cada documento se hace una referencia (1 folio) que recoge todos los elementos de la información que hay en el original (documento referencial).

La descripción formal son los datos de identificación del documento.

Los (indización) descriptores atienden a los contenidos.

El resumen es el resultado de otra técnica documental: la condensación.

La cadena documental se organiza en tres fases:

Primera fase.- Fase de entrada. Contiene tres pasos:

1.- La selección. De todos los documentos originales disponibles, hay que hacer una selección de los que nos interesan.

2.- La adquisición. De un periódico, elegimos lo que se relaciona con nuestro tema.

3.- Después se pasa al registro.

Segunda fase.- Fase de tratamiento. Son las técnicas para transformar la información original en un mensaje normalizado (referencial). Incluye dos fases:

1.- Análisis documental: lleva consigo los siguientes elementos:

- Análisis descriptivo o descripción formal. Con él, se pretende identificar el documento, pero sólo desde el punto de vista formal. Se parece a la ficha de libros en una biblioteca. Se extraen del documento original el autor, título, lugar, año, etc.

Con eso, situamos el documento. También se usan los números ISBN, ISSN o el depósito general. En nuestra base de datos, le ponemos un número, que es su registro. Se indica también el tipo de documento que es: si es un artículo, un reportaje, un libro, una tesis, etc. Si es un libro, los volúmenes que tiene; si es un periódico, el número de páginas...

- Análisis del contenido. Supone un análisis de la información que contiene el documento. Exige su conocimiento, para lo que es preciso leer, ver o escuchar (según su soporte) el documento original. A partir de ahí, es preciso sacar los descriptores (palabras clave). La Indización forma parte del análisis de contenidos. Se abstrae del soporte y sólo mira los contenidos. Supone extraer lo más significativo de los contenidos de un documento, ver lo que es más relevante, para expresarlo de manera normalizada. Conlleva extraer “quién”, “qué”, “dónde” y “cuándo” (puede que, también, “por qué” y “cómo), es decir, las personas, el tema, el lugar y fecha. Con ello, se obtienen las palabras clave que hay que convertir en descriptores.

- Clasificación. Antes de guardar el trabajo, hay que darle un código, para poder guardar juntos los temas que sean del mismo asunto.

- Condensación o resumen. Supone la sintetización de la información que contiene el documento. En prensa, se utiliza el “lead” y la pirámide invertida. Es el modo más elemental y que da mayor información.

2.- Procesamiento o tratamiento de la información.-

Requiere varios pasos. El primero es la ordenación. Para ordenar la información, la referencia se plasma en una hoja que tiene varios campos: autor, título, publicación, lugar, fecha (de publicación), descriptores, personajes, lugares, fechas (de la información), resumen y número de registro.

Autor	Cecilio Fernández
Título	Accidente guagua
Publicación	El Día
Lugar	Santa Cruz de Tenerife
Fecha	23-03-09
Descriptores	Accidente (o suceso)
Personajes	El herido
Lugares	Tacoronte
Fechas	18-03-09
Resumen	En Tacoronte se produce un accidente de guagua con un herido grave.
Nº de registro	1

Es lo que se llama formato.

Formato.

El formato es el conjunto de campos que describen el documento original en sus documentos más significativos. Se hace para crear una base de datos y recuperar la información.

Otro paso es el almacenamiento de referencias, creando un recurso de recuperación. Se crea una base de datos a la que se podrá preguntar después.

El tercer paso es el de conservación. Supone unas tareas de mantenimiento para no perder la información (back up).

Tercera fase. Fase de la elaboración del output (salida).- Supone la organización de la información para, en su momento, encontrar lo que se quiere y todo lo que se quiere. Esta tercera fase, realmente, es la primera que se plantea. Y es la más importante: si no hay salida de la información, no hay nada.

Tiene tres partes:

a).- Recuperación.

b).- Difusión.

c).- Distribución de la información.

a).- La recuperación conlleva:

-Una memoria documental, que son las bases de datos. Es decir, el conjunto de datos que hemos almacenado.

-Instrumentos de recuperación de la información. Unos de éstos son los descriptores.

-Operaciones de selección. Supone buscar en profundidad, segmentando.

-Demanda documental. Para ello, hay que saber preguntar.

Los descriptores son palabras que van estrechando el cerco de lo que queremos encontrar. Si decimos “droga”, podemos encontrar miles de artículos. Si decimos “droga, Colombia” el número de artículos se reduce de forma muy considerable. Si decimos “droga, Colombia, paramilitares”, posiblemente el número de artículos sea asequible para su consulta.

Ejemplo:

Si usamos sólo el descriptor “paramilitares”, el resultado es un círculo, menos el espacio de las intersecciones de los otros dos círculos (lo que está remarcado en rojo), es decir, una gran cantidad de artículos que hablan sólo de paramilitares.

Si utilizamos los descriptores “droga” y “paramilitares”, el número de artículos se reduce al espacio que ocupa la intersección de los dos círculos, menos el de la intersección del tercero (lo remarcado en verde). Se reduce a los artículos que hablan, a la vez, de droga y paramilitares.

Cuando usamos los tres descriptores (droga, paramilitares y Colombia), el espacio se hace más pequeño; se reduce al triángulo curvilíneo que se forma en la intersección de los tres círculos (en azul, en el gráfico). A los artículos que tratan, al mismo tiempo de droga, paramilitares y Colombia.

b).- La difusión puede ser general o selectiva.

La general supone editar algo para todos.

Es selectiva, cuando se edita algo que interesa sólo a algunos.

c).- La distribución de la información puede hacerse de muchas formas: a través de dossieres, por CD, por internet, etc.

Tema 11.- El análisis documental formal: la descripción.

El concepto de análisis formal.-

Su objeto es identificar el documento. Se busca su identificación, su localización y su contenido, dentro de un conjunto de documentos. El análisis formal es como el DNI de un documento.

La descripción formal varía según el soporte del documento. Si es un libro, se tiene en cuenta el número de páginas; si es un reportaje, los números de las páginas en que se encuentra; si se trata de un disco o una cinta, si el disco es de 33 r.p.m. y su duración, o los minutos en que se encuentra.

Distinguimos entre:

a).- Documentos textuales:

- Libros.

- Periódicos y revistas.

b).- Documentos no textuales:

- Documentos gráficos.

- “ sonoros.

- “ audiovisuales.

- “ informáticos, etc.

Hay que diferenciar entre formatos de los libros, formatos de los periódicos y revistas y formatos de los artículos de periódicos y revistas.

Análisis formal de libros.- Es la descripción formal y externa de los mismos. Es como la ficha de una biblioteca.

Si tuviéramos que hacer el análisis de un libro, el formato contendría:

-Autor. Apellidos y nombre, por ese orden. Si son varios autores, sólo se reseña el primero. Los demás ocuparían un hueco en la identificación onomástica.

-Título. El del libro.

-Subtítulo. Si lo hay, el del libro.

-Mención de responsabilidades. En ella, se hace referencia a otros sujetos que intervienen, como puede ser el fotógrafo o el traductor. Son los colaboradores.

- Pie de imprenta. Lugar, editor y año.

- Colación. Descripción material: número de páginas, tamaño, forma de encuadernación, etc.

- Identificadores. Números que permiten identificar el documento: ISBN, número de depósito legal o número de registro en la biblioteca.

- Signatura. Sirve para la localización del libro en la biblioteca. P.ej.: número de estante, de balda, etc. Los libros suelen llevar una etiqueta que facilita su colocación, una vez consultados.

Formato de periódicos y revistas.- En estos documentos, a diferencia de los libros, no hay un autor único. Su formato contendría lo siguiente:

- Título.- El del periódico (El Día).

- Subtítulo.- Si lo tiene. Antes, El Día tenía “Diario independiente...”

- Fecha de publicación.- La fecha en que empezó el periódico (1939). Si ha dejado de publicarse, la fecha en que cesó.

- Lugar.- El de publicación. Santa Cruz de Tenerife.

- Editorial o propietario.- Leoncio Rodríguez.

- Periodicidad.- Si es diario, semanal, mensual, etc.

- Colación.- Se indica el tamaño del periódico o revista, medido en centímetros.

- Historia bibliográfica.- Debe explicarse si viene de otro título o si se convierte en otro título. En 1939, El Día sustituye al diario La Prensa.

Formato de artículos de periódicos y revistas.- Estos trabajos son susceptibles de ser tratados de forma autónoma, pero forman parte de un todo.

Primero, se describe el artículo y su autor y, después, el periódico o revista en que se encuentra. Se usan ciertos convencionalismos. Nos encontramos con dos títulos: el del artículo y el del periódico o revista y hay que distinguirlos. Así, en autor, se ponen los apellidos y nombre del que escribe el artículo o reportaje. Al poner el título, el del artículo va entre comillas; el del periódico o revista, en cursiva. Además, el número de periódico, la fecha y el número de páginas que ocupa.

El formato de artículos de revistas y periódicos contendría:

- Autor.- Primero, apellidos; después, nombre. No olvidar que, en las entrevistas, el autor es el entrevistador. Si hay más de un autor, se cita al primero. A los demás, en el campo de identificadores onomásticos.

-Título.- El del artículo.

-Subtítulo.- Si hay campo en el formato, se pone aquí. Si no, tras el título.

-Publicación.- El nombre del periódico o revista en que se publique.

-Número.- El de ese ejemplar de la publicación.

-Lugar de publicación.- La localidad en que se publique el periódico. Santa Cruz de Tenerife. Si no se trata de una capital de provincia española o de la capital de un Estado extranjero, hay que añadir, entre paréntesis, el nombre de la provincia o el país.

-Fecha.- Se indica año, mes y día, por este orden. Ello, para unir información próxima en el tiempo. Si se empieza por el día, puede tratarse de años muy distantes.

-Página.- Se debe indicar la o las páginas que ocupa el artículo. Sirve para localizarlo dentro del periódico o revista.

-Material complementario.- Si lo hay. Por ejemplo, incluye fotografía de..., o cuadro estadístico de...

-Sección.- Nacional, internacional, sociedad, deportes, etc. Hay que uniformizar, es decir, usar siempre la misma palabra. “Local” puede tener diferentes significados, según el lugar de edición: puede significar tanto “de Santa Cruz”, como “de la Isla”.

-Género.- Se usan los géneros periodísticos: artículo, reportaje, obituario, biografía, crónica, editorial, columna, entrevista, crítica, cartas al director, reseña, etc.

-Signatura.- Suelen llevarla, para mejor localización en la hemeroteca.

Tema 12.- La condensación.

12.1.- El resumen. Concepto y características.-

Tras la descripción formal, hay que tratar los contenidos del documento. El resumen es el resultado de la técnica de condensación. Supone hacer una representación abreviada y concisa de una unidad documental, destacando los elementos importantes, sin añadir elementos subjetivos y de una forma normalizada. Sustituye a los originales y permite saber si el tema interesa, o no. También uniformiza y normaliza la extensión del documento.

Tipos de resúmenes.- En función de la base de datos que se tenga, podrán ser más o menos profundos. Los resúmenes informativos suelen ser más cortos. Los que se dan en materias científicas son más amplios.

Los resúmenes se clasifican por el número de palabras. Los hay:

Indicativos. Indican únicamente el contenido. Dicen sólo de qué se trata. Contienen hasta 50 palabras.

Informativos. Son más profundos. Contienen hasta 150 palabras. Suelen tener antecedentes, desarrollo y conclusiones. Suele usarse en las ciencias. No sólo indican; también informan.

Analíticos. Contienen hasta 250 palabras. Permiten la crítica y la opinión de quien hace el resumen.

Ciñéndonos al periodismo, encontramos otros dos tipos de resumen:

El lead. Es un resumen que se hace conteniendo, en 40-60 palabras, las 6 W. Coincide bastante con el resumen indicativo.

La reseña sintética o síntesis acumulada. En prensa, existe el problema de que hay muchos artículos sobre un mismo hecho. Hay muchas informaciones, en varios diarios y durante muchos días. Si se pretende recoger todas las noticias, pueden salir muchas referencias en una semana. Para solucionarlo está la reseña sintética. Es el resumen no de las informaciones de varios periódicos, en distintas fechas, sino el resumen de todo lo que se ha publicado sobre un asunto. El protagonista es el acontecimiento y debe hacerse al final del mismo. Hay que reseñar todos los diarios que han hablado del tema, con sus fechas y los números de las páginas que contienen la información. Es una síntesis de todo lo publicado diacrónica y sincrónicamente sobre un acontecimiento.

Características del resumen.-

1.- Debe ser completo. Sintetizar toda la información o el hecho. No parte, si no todo.

2.- Pertinente. Adecuarse al tema y a las necesidades de los usuarios.

3.-Preciso. Que nos dé una idea exacta y real del contenido del documento con el menor número de palabras posible.

4.- Conciso. Evitando las expresiones divagatorias.

5.- Coherente. Que dé el mismo resultado, con independencia de quien lo haga. Lleva consigo el objetivismo: cualquiera lo haría igual.

6.- Autosuficiente. Hace referencia al resumen informativo y a la reseña sintética: Debe ser inteligible y suficiente para permitir discernir si se puede eliminar la lectura del texto completo y para saber si el artículo interesa, o no.

Características propias del resumen periodístico.-

Debe tener:

a).- Estilo informativo.- El resumen debe seguir las pautas del estilo periodístico. Reseñar el “qué” y las demás W. Hay que dejarlos explícitos.

b).- Entropía.- Que sea capaz de decir las cosas con el menor número de palabras.

c).- Objetividad.- Sin opiniones personales.

d).- Claridad.- Usando términos que conocemos todos, no los científicos. Lo mismo con las siglas. Decir “aspirina”, en vez de “ácido acetil salicílico.

d).-Brevedad.

e).-Pertinencia.

f).-Coherencia.

¿Cómo hacer el resumen?

- Usando expresiones claras, neutras y objetivas, con términos de uso corriente, inteligibles; describiendo el hecho o los hechos, con un contenido esquemático de ellos y los resultados, si los hay; usando frases enteras relacionadas con formas sintácticas que permitan su lectura; utilizando los verbos en voz activa y en tercera persona, para no subjetivar ni personalizar; sin incluir ideas que no estén contenidas en el texto; eligiendo las ideas principales y ponerlas de la forma más concisa posible; evitando elementos de precisión que sean innecesarios. Se pueden utilizar frases distintas de las del texto. Es preferible usar términos generales y conocidos; no repetir el título del original.

Tema 13.- El análisis de contenido: La indización.

Concepto y sistemas de indización.

Hacer índices de manera normalizada es analizar los documentos, describir sus características principales, extraer los conceptos contenidos en dicho documento, representarlo en un lenguaje normalizado, con vistas a ser utilizados en la recuperación de la información. Significa extraer las principales cuestiones que aparecen en los textos. Hay que convertir términos polisémicos en descriptores, que son unas convenciones estandarizadas entre todos.

La indización se utiliza tanto cuando se carga información, como cuando se utiliza como recurso para recuperar la información. Los términos se convierten en datos de acceso a los contenidos de las bases de datos (las documentales). Todos los elementos de la indización son nombres o palabras sustantivadas. La combinación de palabras es mucho más precisa.

Hay distintos tipos de indización:

-Por materias. Más propia de las bibliotecas. Es alfabética y hay una serie de entradas.

-Por unitérminos. Es un término que se puede plasmar con una palabra o varias. La representación mental de un concepto que se representa sólo con una palabra. Tiene el inconveniente de la ambigüedad.

-Por descriptores o palabras clave. Es la más útil para nosotros.

Los descriptores son nombres, sustantivos o palabras sustantivadas que, cuando se corresponden con un lenguaje documental aceptado (incluido en un thesauro) estaríamos hablando de un descriptor. Su ventaja es que pueden ser una combinación de palabras (sintagma), lo que da mayor precisión que los unitérminos. Son instrumentos para recuperar la información. Hay que evitar los sinónimos, las metáforas, homonimia, polisemia, transliteraciones; y utilizar instrumentos de rectificación de estos fenómenos (por ejemplo, utilizando el término más aceptado, que sería el descriptor).

Descriptor: Término significativo, sustantivo o expresión sustantivada (sintagma), que utilizamos para describir de manera incompleta un contenido.

Los no descriptores también están en el inventario para remitirnos al descriptor.

Las palabras vacías son aquellas que no tienen significado relevante (después, conjunciones, etc).

Palabra clave: se usa como sinónimo de descriptor pero en realidad es una palabra significativa extraída de lo que dice un artículo. No tiene el refrendo del thesauro. Ejemplo: en un artículo sobre drogas la palabra clave es drogas pero el descriptor puede ser drogodependencia.

El concepto. De los temas que trata un reportaje obtenemos el concepto, que convertimos en el término aceptado que está en el listado.

-Las listas de autoridades no tienen por qué ser personas: lista de términos aceptados. Si se hace de manera científica, hablamos del thesauro, que son una especie de diccionarios o inventario que reúnen unas características documentales.

Para los descriptores geográficos o topográficos se escoge el nombre del sitio.

La representación no siempre es posible con un solo término.

Procedimiento:

Extraemos los términos más significativos o palabras clave.

Transcribimos los términos significativos a los términos aceptados por todos.

Evitar la sinonimia, homonimia, polisemia, metáfora, etc

A la hora de hacer la colecta de palabras significativas, debemos aspirar a ser pertinentes (adecuación a una relevancia cualitativa y cuantitativa que se revela en que el término aparezca muchas veces en un artículo), exhaustivos (hay que ser más o menos completo y sacar lo principal), específicos (atiende al nivel de profundización en la indización).

-Un solo descriptor no puede representar un editorial, pero un conjunto de descriptores puede darnos una imagen general del artículo.

-Siempre se usa un sustantivo y formas nominales.

-Siempre se usa el idioma del centro donde se realiza la indización.

-En cuanto al género y el número; lo que se puede contar va en plural, lo incontable en singular. En cuanto al género se usa el masculino y en plural.

-Si un término no explica suficiente (homónimos), usamos un paréntesis explicativo. Ejemplo: cataratas (oftalmología).

-Con las personas se ponen primero los apellidos y luego el nombre.

-Cuando se trata de un descriptor geográfico si el apelativo se corresponde con una ciudad va ese término (Cádiz), pero si el artículo trata de la Bahía de Cádiz, se pone la palabra aclaratoria (Bahía) al lado.

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