Documentación de Prensa

Los centros de documentación periodística son los encargados de almacenar y difundir la información de actualidad, la noticia, la información aparecida en la prensa.

El desarrollo de la prensa en la actualidad, por un lado, y el cúmulo de noticias periodísticas, por otro, ha obligado a muchos diarios y agencias de prensa a transformar sus archivos en centros de documentación periodística.

De este modo, estos centros tienen la función, por un lado de almacenar en deposito todos aquellos documentos informativos útiles al periódico (recortes de prensa, publicaciones, etc.), por otro actuar de servicio de documentación auxiliar de la redacción del periódico, y finalmente, ser centro difusor de información periodística.

Los fondos documentales de estos centros son fundamentalmente, recortes de prensa, colecciones de diarios nacionales y extranjeros, obras de referencia como repertorios, bibliografías, anuarios, catálogos e informes diversos.

Estos fondos se caracterizan por la variedad y heterogeneidad de la información, así como la dificultad de dotar de una clasificación sistemática a esa información tan heterogénea.

En el siglo XVIII y principios del XIX, los periódicos no tenían corresponsales en el extranjero ni existían agencias de noticias, por lo que los periódicos, para publicar informaciones, recurrían a publicaciones de otros países o de otras zonas de su país.

Más tarde, en Gran Bretaña, una fuente de información importante sobre noticias locales y nacionales eran las comisarías de policía.

Esto hizo que surgieran las oficinas de intercambio, cuya misión fundamental era la cooperación entre distintos periódicos de un país y realizar suscripciones a los periódicos extranjeros. Estas oficinas serian los primeros precedentes de los centros de documentación.

Otra practica de los periódicos era la colección de las propias publicaciones: esta es una tarea de archivo y conservación, con un criterio cronológico, que permitía el acceso a la información pasada. Estas colecciones serán muy útiles como archivo patrimonial y para el inicio de la realización de los índices de los periódicos, importante para recuperar mas rápidamente la información.

Los primeros periódicos que empezaron a guardar sus colecciones fueron los norteamericanos, seguidos de los ingleses.

Desde que se establece el deposito legal (ya hablamos del s. XX), esta función conservadora también ha estado a cargo de las administraciones, conservándose colecciones completas de diarios y revistas en hemerotecas de las bibliotecas nacionales de cada país.

Otro hecho destacable de esta primera etapa fue el interés por las necrológicas: se trataba de tener información pasada de un personaje para documentar la noticia en el momento de su muerte.

Así se crearon los archivos biográficos, o morgues, en los que se preparaba el material biográfico que se acompañaría luego de material grafico o ilustraciones.

Ya en la década de los años 30, 40 y 50 del siglo XIX es cuando la documentación se introduce en el periodismo, consolidándose en la segunda mitad del siglo: el fondo documental se formaba con obras de referencia y las colecciones propias.

Los primeros servicios de referencia o documentación periodística se dieron en los años 30 en Estados Unidos: se trataba de archivos de recortes, en principio exclusivamente biográficos, que se empezaron a guardar en un sitio centralizado, junto con las obras de referencia y la colección completa del periódico.

Estos archivos de recortes son la base de archivos de prensa posteriores, ya con todo tipo de información, no sólo biográfica: se trataba de clasificar el documento primario (el recorte de la noticia o del articulo) en dossieres temáticos o biográficos, ordenados cronológicamente, para permitir una recuperación rápida y directa.

Esta elaboración de dossieres, junto con los recortes del propio periódico y de otros diarios y revistas nacionales y extranjeros ha sido (sobre todo a partir de los años 30) la principal actividad de los servicios de documentación de prensa.

Aun así, se tenia el problema de que buscan en dossieres las noticias de un modo cronológico es difícil y largo, se necesitaba un modo de recuperar la información mas rápidamente: así se paso a la elaboración de índices (temáticos y de autores), utilizando lenguajes documentales y ficheros manuales.

Esta misión de los archivos de prensa cambia junto con la función periodística:

• Se inicia un periodismo interpretativo, que necesita una mejor documentación de la noticia.

• También aparecen las primeras revistas de información general y los dominicales, con una selección de las noticias de la semana.

Desde finales de los años 50 se hace necesario un desarrollo de los centros de documentación, debido al constante aumento de los artículos periodísticos archivados y la diversidad de temas, que traía problemas de clasificación, de archivo, y de recuperación rápida. A esto se unían también problemas de conservación, pues al ser el papel de periódico de mala calidad, los recortes y materiales guardados se deterioraban rápidamente.

Por todo esto se empiezan a buscar sistemas y técnicas que permitan reducir espacio: aparecen las microformas (microfilms - carretes con fotogramas de paginas de periódico - y microfichas: tarjetas en las que se graban los periódicos.) A partir de los años 60 los periódicos de Estados Unidos y Gran Bretaña microfilman sus ejemplares, y en el resto de Europa solo se hace en los diarios más importantes.

La conservación de periódicos en microfilm solucionó los problemas de espacio y conservación, pero no mejoro el acceso a la información. Es a partir de la utilización de índices junto a estos microfilms cuando se empiezan a desarrollar sistemas mecánicos que permitían acceder de forma más rápida a la información.

En los años 70, dado que la microfilmación y la elaboración de índices no resolvían todos los problemas de gestión de los centros de documentación, se hacia necesario encontrar una tecnología integradora de todo el proceso documental. Los estudios sobre este tema se orientaron en dos direcciones:

• Por un lado, la utilización del microfilm como elemento básico de registro y archivo de material, conjuntamente con ordenadores para la búsqueda y recuperación de este material microfilmado,

• y por otro, comienzan a almacenarse en la memoria del ordenador los resúmenes de artículos para poder recuperarlos instantáneamente a través de terminales: se empiezan a crear bases de datos.

Durante los años 70 comienzan a desarrollarse en Estados Unidos bases de datos bibliográficas o referenciales, consultables en línea, dirigidas al ámbito científico y académico. Este desarrollo se produjo paralelamente, aunque a pequeña escala, en la documentación periodística.

Las primeras bases de datos de prensa se limitaron a recoger información de los índices manuales. Estas bases de datos en principio eran referenciales, pero más tarde, con la evolución tecnológica de los sistemas informáticos, y la informatización del proceso de producción del periódico, se fueron incorporando bases de datos de texto completo.

Así pues, la existencia de dos tipologías distintas de bases de datos coexistirá durante mucho tiempo:

• Por un lado, las bases de datos que indizan las referencias de los artículos, documentos secundarios resultado del análisis documental, donde la recuperación se hace mediante descriptores o palabras clave y que necesita posteriormente obtener el documento original, en papel o microforma.

• Por otro, bases de datos a texto que se elaboran a partir del formato informático del propio periódico, indexándose automáticamente. La búsqueda puede hacerse por cualquier palabra del texto y se obtiene directamente el articulo en pantalla. Este tipo de bases de datos se desarrolla en estados unidos a partir de los años 80.

El trabajo de los periodistas se enriquece enormemente con la aparición de las bases de datos, puesto que cada periódico puede crear su propia base de datos, y sus periodistas pueden consultarla, así como consultar las de otros periódicos, o bases de datos de prensa colectiva (que engloban varios periódicos), o las de agencias de noticias de texto completo o incluso bases de datos de los guionistas de emisiones informativas de radio y televisión.

Se crearon empresas que agrupan y distribuyen bases de datos de algunos periódicos, lo que hace que las empresas periodísticas no tuvieran que soportar los costes del diseño, creación y mantenimiento de su propia base de datos, disponiendo además de una enorme cantidad de información.

A pesar de las ventajas de las bases de datos, estas no sustituyen totalmente a los dossieres de prensa, que permiten una visión amplia sobre un tema, o ver directamente el documento primario.

La incorporación de las memorias ópticas a finales de los años 80 y principios de los 90, junto con la posibilidad de digitalizar las imágenes de los documentos hace posible la reproducción de todo tipo de material: recortes de prensa, paginas de periódicos, fotografías, etc. Estamos hablando de la gestión electrónica de documentos (GED), sistemas que terminarán sustituyendo a las microformas, con lo que se mejoran problemas de consulta y recuperación, espacio y conservación.

Los sistemas GED se utilizan en periodismo en una doble vertiente:

• Por un lado, empleando la edición electrónica de obras de referencia de consulta habitual en los periódicos (enciclopedias, directorios, etc.) y de las propias ediciones retrospectivas de los periódicos en CD ROM.

• Por otro lado, estos sistemas permiten almacenar las imágenes de los periódicos digitalizadas mediante un escáner y relacionarlas con un sistema de gestión de bases de datos que índice los contenidos. Esto permite la informatización de los sistemas de dossieres de prensa y su recuperación en pantalla.

Una aplicación muy importante de estos sistemas ged en los periódicos ha sido la informatización de las fototecas. La digitalización de fotografías y su conservación en soportes informáticos facilita enormemente la consulta y selección de imágenes, aunque sigue siendo necesaria la indización humana.

Actualmente, las bases de datos de prensa, consultables en línea o editadas en CD ROM permiten la integración de los dos sistemas:

• Bases de datos de texto completo donde se recuperan directamente los documentos en formato informático.

• Bases de datos referenciales en lo que se realiza la búsqueda mediante descriptores y permiten incluso enlazar con la recuperación de paginas de periódico almacenadas en soportes ópticos.

• 5ª etapa: Redes de Información (S.XXI)

Esta etapa se caracteriza por el gran desarrollo en el ámbito de las telecomunicaciones. La aparición de las autopistas de la información marca un importante camino en la forma de comunicarse y de transmitir información. Junto a ellas, la aparición de las publicaciones electrónicas consultables en línea, el acceso a base de datos de todo el mundo y la posibilidad de intercambiar datos rápidamente mediante foros electrónicos de debate están transformando los hábitos de consumo de información y previsiblemente modificaran las estrategias documentales para conservar esta información.

Actualmente es posible que un usuario acceda directamente a los documentos mediante redes de telecomunicaciones. También mediante correo electrónico se accede a los sumarios de revistas o periódicos, con descripción de los artículos y en algunos casos con un breve resumen. Se da ya en casi todos los periódicos una versión electrónica con una estructura similar a la publicación convencional, ofreciendo a sus lectores servicios añadidos (foros, información retrospectiva, correo electrónico, etc.)

• Desarrollo en España

De forma paralela a lo ocurrido en el extranjero, pero mucho mas lentamente, los centros de documentación de prensa española han ido también automatizándose.

Solo el ABC y La Vanguardia tenían a principios de siglo centros de documentación, bastante rudimentarios.

Luego, desde la guerra civil hasta 1975 la documentación de prensa deja de desarrollarse.

Desde entonces, el uso de los archivos por parte de los periodistas ha ido creciendo. Ho y en día sus servicios han ido creciendo. En 1994 (¿) aparece el ABC cultural en CD ROM, al que se unió en 1995 El Mundo y El Periódico de Catalunya.

En su conjunto, los medios de comunicación escritos tienden a cambiar de soporte hacia formatos electrónicos que permitan al lector leer todo el periódico en un formato similar al de papel, hacer búsquedas sobre los contenidos, etc.

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