TEMA 2: PROCESO DOCUMENTAL

Las funciones documentales se organizan en modo de cadena. Los elementos de esta cadena son las operaciones necesarias para el funcionamiento de todo el sistema documental y para proporcionar las informaciones adaptadas a cada tipo de necesidad: selección y adquisición, análisis, búsqueda y difusión documental.

Entendemos entonces por proceso o cadena documental, aquel proceso que se realiza en una unidad de información desde la selección de un documento, hasta la recuperación y utilización del mismo por parte de un usuario.

Así tenemos:

• Funciones de entrada: definición y recogida de los documentos que interesan al centro. Las operaciones básicas son la selección, la adquisición y el registro de los documentos. La selección documental consiste en escoger entre los millones de documentos producidos mundialmente aquellos que cubren el campo definido por el centro documental y que por su utilidad merecen registrarse en el fondo.

• Funciones de tratamiento o análisis: con el doble objetivo de organizar los depósitos de documentos y producir ficheros interrogables (manuales o automatizados) a los que habrá que recurrir posteriormente. El análisis documental es el conjunto de operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de un documento de forma diferente al original. Da lugar a la elaboración de un documento secundario o conjunto de referencias bibliográficas. Las operaciones del análisis se dividen en: análisis formal o catalogación, análisis de contenido (clasificación, indización y resumen) y constitución y ordenación de los depósitos.

• Funciones de salida: explotación de los recursos del centro mediante la interrogación puntual o la edición de productos documentales adaptados a las demandas de los usuarios.

La búsqueda documental consiste en aquellos procedimientos manuales o automáticos e intelectuales a seguir para obtener, de entre todo el fondo documental analizado, aquellos documentos o referencias que respondan a cada consulta especifica.

La difusión documental consiste en difundir la información mediante una serie de servicios específicos

• Funciones de mantenimiento: que incluye las funciones administrativas y de gestión de los centros y planificación de nuevos recursos, servicios, publicaciones, etc.

Para localizar los documentos que nos interesan utilizaremos las diversas fuentes de información que el documentalista tiene a su alcance: agencias de prensa, comunicaciones de empresas, colegas, etc. Estas fuentes deberán ser complementarias entre sí. Por otro lado, el centro tendrá que localizar y conservar la documentación interna (generada por el propio medio).

Una vez localizados los documentos que nos interesan, como primer paso tenemos que proceder a realizar una selección. La selección es el proceso mediante el cual se eligen los documentos que el centro de documento quiere adquirir o conservar, y la adquisición es el proceso administrativo que permite obtenerlos. Estas dos operaciones, junto con el registro posterior encabezan el proceso documental.

Se trata de escoger entre los millones de documentos producidos aquellos que cubran el campo definido por el centro y por las demandas de los usuarios.

En todo centro es importante tener una política de adquisición, pues las adquisiciones no pueden hacerse al azar, sino que se debe seguir una política de adquisición en la que entran cierto numero de factores:

• El presupuesto y los recursos disponibles: habrá que tener en cuenta el importe del presupuesto con el que el centro cuenta y puede dedicar a nuevas adquisiciones y también la capacidad humana, es decir, disponer de suficientes recursos humanos para “controlar” toda la documentación que entre.

• Especialización de la unidad: habrá que delimitar el campo y disciplina que abarca el centro para determinar así el interés relativo de los documentos, su importancia con respecto al fondo documental

• Los objetivos normales y las prioridades de la unidad: no todo se puede o debe adquirir.

• La naturaleza de la unidad: estatuto jurídico, tamaño, papel que desempeña, servicios que presta, usuarios a los que esta destinado

• Relaciones con otras unidades de información, que a veces permiten el intercambio o la utilización de fondos comunes. Así pues, el pertenecer a una red de adquisición puede modificar total o parcialmente la política de adquisiciones de una unidad de información.

• Novedad: el documentalista trata de valorar la información en función del grado de novedad que aportan al fondo documental.

Una vez realizada la petición y recibido el documento (identificado, acuse de recibo, archivo peticiones satisfechas) este debe ser inscrito en un registro de entrada (números consecutivos): el registro consiste en formalizar el ingreso del documento en la colección del centro.

Se anotan varios datos como la fecha de entrada, modo de adquisición, el autor, la fecha de la noticia, etc.. Este registro se hace preferentemente mediante una ficha por documento físico. Esta es una tarea puramente administrativa. El conjunto de estos registros forman el inventario del fondo documental del centro.

Lo último que queda por hacer de esta fase es dotar al documento de signatura topográfica, que señala la ubicación de éste en las estanterías (por ejemplo, un código de barras en una cinta de video). Es el dato que nos pone en comunicación con el documento. La signatura topográfica puede otorgarse por criterios de fecha de entrada del documento o, más práctica y frecuentemente según materias.

El análisis documental es el conjunto de operaciones que representan el contenido y la forma del documento bajo una forma distinta de la original, para facilitar su consulta o recuperación posterior.

Un documento no puede ser registrado en un centro de documentación en su forma primaria debido a su extensión, complejidad y presentación, sino que debe ser transformado, siguiendo un modelo general, para facilitar las tareas de almacenamiento y recuperación.

Se trata de crear de referencias documentales, ya sean manuales o automatizadas, y organizarlas en los catálogos: es la fase de preparación de los registros bibliográficos, el conjunto de operaciones que se realizan sobre los documentos de la colección para:

• Identificarlos y describirlos de manera unívoca a través de la descripción de cada uno de ellos.

• Poder localizarlos por varios puntos de acceso (autores, títulos, series).

Todas las operaciones del análisis documental han de quedar reflejadas en unos soportes, ya sean estos manuales (catálogos de fichas) o automatizados (bases de datos on line, catálogos cerrados en CD-ROM...) que forman los registros.

Los niveles de análisis están en relación directa con los elementos que integran el documento (d = inf. + sop.), el contenido (información) y la forma (soporte), distinguiéndose así entre análisis formal o externo y análisis de contenido e interno, cada uno con sus propias técnicas:

El análisis formal se concreta en dos operaciones:

Descripción física: operación encargada de escoger todos los elementos que posibiliten la identificación precisa y formal de cada documento en una colección determinada. Se trata de una descripción física o externa del documento.

Catalogación: es el proceso mediante el cual son transferidos, conforme a determinadas reglas, ciertos datos técnicos de un documento a un soporte documental. Esta operación completa los datos que se obtienen en la primera, permitiendo la identificación y localización física del documento. Esto se hace elaborando un catalogo que hará de intermediario entre los usuarios y el fondo documental.

La descripción de contenido recoge los datos del mensaje en dos niveles: uno en el que se indica el contenido temático (indización) y otro en el que se ofrece una versión reducida y elaborada del mismo (resumen):

Indización es un proceso que consiste en describir y caracterizar un documento con la ayuda de representaciones de los conceptos contenidos en dicho documento, para permitir la búsqueda eficaz de la información.

Se trata de extraer las ideas más representativas y transformarlas en unos términos de indización adecuados, bien procedentes del lenguaje natural empleado por los documentalistas, o de un lenguaje documental previamente seleccionado.

Resumen: es un proceso de recreación a escala reducida del documento original.

Con los distintos pasos del análisis documental el documento primario se transforma en documento secundario: así, tenemos como productos o documentos secundarios los asientos bibliográficos y catálogos (nos permiten identificar físicamente y dentro del centro un documento) y boletines de índices y resúmenes (funcionan como fuente de información para los usuarios de los documentos que existen en el centro y como ayuda imprescindible para las tareas de búsqueda de información).

El documentalista es el intermediario entre la información y el usuario, siendo la difusión el proceso por el cual un centro de documentación transmite la información o los documentos que la contienen, o bien, le da la posibilidad de conocer esos documentos y le facilita su obtención.

La difusión es la verdadera razón de ser del centro de documentación: los centros de documentación seleccionan, adquieren y procesan documentos en función de los intereses informativos propios de un colectivo de usuarios. Estas operaciones de entrada y tratamiento producen una serie de ficheros interrogables y un conjunto de documentos almacenados de forma ordenada.

A estos recursos informativos propios se le añadían los recursos externos, como el material de referencia (bibliografías, directorios, etc.), material editado por otros organismos, productos documentales disponibles en nuevos formatos (CD-ROM, etc.), acceso a bases de datos documentales, etc.

La difusión consiste en la explotación de todos estos recursos documentales para satisfacer las necesidades informativas del usuario, y comprende otros subservicios como serian el servicio de búsquedas bibliográficas retrospectivas (encontrar aquellos documentos que respondan a un tema de interés del usuario), servicio de difusión selectiva de la información (en el que, a partir de un perfil o necesidad informativa determinada por cada usuario, este recibirá periódicamente las referencias bibliográficas entradas en el centro que respondan a su perfil), servicio de referencia de consulta (que ofrece la información directamente a partir de obras de referencia), servicio de obtención de documentos primarios (mediante la distribución de fotocopias, documentos en préstamo, etc.). Estos cuatro servicios se pueden realizar de forma manual o mediante un servicio de teledocumentación o acceso on line a bases de datos. También puede existir un servicio de publicaciones periódicas, en el que el propio centro informara sobre su propio fondo bibliográfico.

Planificación de la difusión

Todo centro de documentación debe planificar perfectamente la difusión. Para ello tiene que tener en cuenta diversos factores:

• Conocimiento de los usuarios: para saber que tipo de información necesitan y como desean recibirla (lugar, periodicidad, grado de elaboración, etc.)

• Factor económico: cuanto menos recursos económicos se dispongan, el centro deberá crear productos menos elaborados o personalizados (se trata de satisfacer al mayor numero de usuarios posible).

• Factor institucional: también hay que tener en cuenta el hecho de que el centro dependa de otra institución superior, ya que esta puede ser la que determine el tipo de difusión que se va a hacer o a que tipo de usuarios se le va a permitir el acceso al centro.

• Factor técnico: hay que tener en cuenta la infraestructura tecnológica de la que se dispone: suficientes ordenadores, con capacidad de gran almacenamiento, tecnología de telecomunicaciones, software de control administrativo, programas de gestión de bases de datos, etc.

• Además de una política de difusión, los centros de documentación dirigidos hacia un usuario general, deberán tener además una función de marketing, para darse a conocer lo más posible hacia los usuarios, tratando siempre de buscar nuevos usuarios.

Mientras que las redacciones de los medios de comunicación se han adaptado mas rápidamente a las nuevas tecnologías de la comunicación, no ha sido así en los centros de documentación, aunque se ha visto la necesidad de la informatización de los mismos, ya que la gestión automatizada permite y facilita un acceso más rápido y selectivo a la información. La creación y diseño de una base de datos permite gestionar informáticamente los fondos del centro. Ahora bien, informatizar un centro de documentación no supone solo la compra de unos equipos informáticos, sino que hace necesario un proyecto de diseño de su estructura y funcionamiento según las necesidades y forma del trabajo del propio centro: análisis del futuro centro, diseño de una base de datos, aplicación del sistema automatizado.

Primero habrá que ver que tipo de información y de documentos quieren gestionarse automáticamente.

En nuestro caso se trataría de la llamada información de actualidad, que son documentos de extensión diversa, de material tanto textual como grafico, que abarca todo tipo de temas y con un volumen y crecimiento muy elevado.

Serra necesario establecer distintos tipos de gestión para la información textual y para la información grafica (fotografías, mapas, etc.)

Habrá que determinar cuál va a ser la base documental: si la base de datos va a tener solo información lo publicado en nuestro medio de comunicación o también otras publicaciones exteriores.

Hay que tener en cuenta que, en un principio, la gestión automatizada se lleva a cabo en los documentos a partir del momento de informatización, no con visión retrospectiva, por lo que durante algunos años convivirán el sistema tradicional (que será el de recortes y clasificación temática por dossieres) y el sistema informatizado.

En esta fase de análisis inicial habrá que definir ya la organización y recursos humanos: en primer lugar es necesario determinar las necesidades de los usuarios para prever sus necesidades actuales y futuras.

Además, el personal que vaya a gestionar la base de datos deberá contar preferentemente con unas determinadas características: tener amplios conocimientos sobre información de actualidad así como conocimientos de nuevas tecnologías.

Refiriéndonos a los requisitos que deberá cumplir la futura base de datos. Lo adecuado seria trabajar primero con una muestra de los documentos, hasta comprobar la validez y el correcto funcionamiento de la Bd.

Se deben seguir una serie de pasos para diseñar una base de datos:

• Tipo de base de datos: deberemos elegir entre distintas posibilidades como será la creación de una base de datos referencial (referencias de diversos artículos), opción adecuada para un medio de comunicación pequeño que no pueda realizar una inversión muy grande, y además no tiene un exceso de material, creación de una base de datos de texto completo, o almacenar la imagen facsímil de los documentos (bases de datos que contienen los documentos digitalizados en forma de imagen, explotadas por la gestión electrónica de documentos -GED-). Esta opción y la anterior seria para empresas grandes que puedan realizar una gran inversión en su automatización.

• Definición del modelo de registro: una vez identificado el tipo de información, se hace necesario identificar también cual va a ser la unidad de registro, así como de que campos va a contar y cuales van a ser indizados, es decir, que campos volcaran su contendido en los índices (fichero inverso) y serán recuperables.

• Después se establecen los campos de los documentos que vamos a insertar en la base de datos. A efectos prácticos, es conveniente distinguir tres tipos de campos:

• Campos de descripción formal o identificación: nos dan información sobre características externas del documento que la identifican unívocamente dentro de una colección de documentos.

• Campos de contenido: son los que recogen cualquier faceta importante del contenido del documento p.ej.: las materias un campo de resumen...

• Campos de control: recogen una serie de informaciones que son importantes para el control de la base de datos: persona que hace el documento; fecha de la última modificación, quien la ha hecho, etc.

• Diseño: consiste en determinar de una manera detallada la estructura de la base de datos, con las características específicas de cada campo.

Con ellas construimos un “diccionario de datos” que es una lista detallada de cada uno de los campos que formarán la base de datos con información acerca de una serie de aspectos de cada campo:

• Nombre del campo

• Dominio del campo (conjunto de valores del que puede tomar datos el campo)

• Tipo de indización (determinar si un campo indizará o no)

• Tratamiento documental (determinar un lenguaje controlado o libre: lenguaje controlado: es un lenguaje que permite términos de una lista autorizada. Lenguaje libre: es un lenguaje que permite cualquier término).

• Controles de validación (una serie de condiciones o requisitos que debe reunir el contenido del campo).

• Por otra parte, tendremos que confeccionar unos instrumentos básicos para el análisis, serán pues imprescindibles los lenguajes documentales (como tesauros) para clasificar e indizar bien y de forma homogénea los documentos.

• Tipo de recuperación: la consulta a la base de datos tiene que tener distintos niveles adecuados a usuarios distintos y a diferentes tipos de consulta:

• Browse (u hojeo del fichero lineal): permite avanzar y retroceder en los registros de la base de datos, siguiendo su orden de entrada.

• Consulta a los índices (fichero inverso): facilita el movimiento dentro de los índices para tener así una idea general del contenido temático de la base de datos.

• Búsquedas simplificadas: se trata de interfases de consulta especialmente útiles para aquellos usuarios no expertos en la consulta de bases de datos. El sistema les ayuda a formalizar su consulta en el lenguaje de interrogación del programa sin necesidad de conocerlo.

• Búsquedas utilizando el lenguaje de interrogación: lo que permite realizar búsquedas más complejas y precisas. Normalmente, es tan solo usado por los documentalistas, que actúan como intermediarios entre el usuario (periodistas) y la información almacenada en la base de datos.

• Difusión: el servicio de documentación ha de decidir que tipo de productos secundarios se elaboraran: dossieres específicos según el interés de los usuarios, edición en papel de actualizaciones de la base de datos, accesibilidad a través de las redes de telecomunicaciones a usuarios externos, edición en soporte óptico

• Seleccionar un personal informático con conocimientos para la gestión del sistema.

• Primero se elige un sistema informático (hardware y software), introducir elementos y hacer pruebas con ellos para saber como funcionan.

• Redacción de unas normas de tratamiento documental

• Formación del usuario mediante cursillos o folletos informativos.

• Implantación del sistema: una vez definido el proyecto por completo, con los equipos y los programas informáticos, es necesario instalarlos y crear la base de datos. Antes de una implantación definitiva, seria conveniente alimentar la base de datos con una muestra experimental de registros para comprobar el funcionamiento del sistema y detectar posibles errores no previstos.

• Una vez que la base de datos ya ha pulido y corregido los errores y dispone de un diseño definitivo, puede empezar a ser explotada de forma continuada, teniendo como tareas básicas: la actualización diaria de los datos, la atención de consultas y la elaboración de productos impresos junto con un control de calidad que implica el mantenimiento del tesauro, revisión de las operaciones de análisis documental y supervisión de diccionarios de palabras vacías y diccionarios, y la realización de copias de seguridad para evitar la posible perdida o deterioro de los registros introducidos.

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