DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA

Tema 1. La necesidad de la documentación en los medios informativos.

El objetivo de este tema es conocer la importancia de la documentación en los medios de información. Un profesional no puede conocer todos los datos que desea para poder informar correctamente. Para esto existen los centros de documentación.

No hay ningún medio que no posea un centro de documentación, sobre todo si es un medio serio. Éste tendrá un centro de documentación muy bien organizado con dossier. Hay un total de once características:

Hay factores que contribuyen a la universalidad: la culturización, el turismo, e incluso el fenómeno de la solidaridad (el caso de las ONG's), esos factores que suscitan la atención hacia temas lejanos o cercanos, exóticos, importantes o banales. Esta universalidad es causa a su vez de la segunda característica de la información actual.

Esquema básico de la noticia. La vida de una noticia comienza con los primeros datos o rumores. Sigue con la confirmación de la misma a la que le sigue el boom de la noticia, y es aquí cuando se recogen en los centros de documentación. Poco tiempo pierde interés y cae en declive. Durante esa pérdida de interés pueden aparecer dientes de sierra, un

resurgimiento breve del tema, hasta que finalmente desaparece.

Centros de documentación Pérdida de interés

de cada medio

Declive

Confirmación

Primeros datos o Desaparición de la noticia

Rumores

(Bibliografía: Antonio García Gutiérrez y Ricardo Lucas Fernández. Documentación automatizada en los medios informativos. Editorial Paraninfo)

García Gutiérrez y Lucas Fernández extraen una serie de conclusiones tras estas características:

• En ningún campo del conocimiento humano inciden tantas variables como en la información de actualidad. Esto se explica porque son millones los datos que, incluso a diario, desbordan las previsiones especiales económicas de los medios de comunicación.

• La documentación es un resorte para el progreso de la ciencia como fuente aglutinadora de la cultura.

• Existe un doble desafío para los especialistas de la documentación. El primero es la creatividad para concebir e instalas sistemas adaptados a las necesidades específicas de cada medio, que sean a la vez sencillos y proporciones buenos resultados. El segundo es un mayor ofrecimiento de sus servicios a los profesionales de los medios de comunicación.

• Uno de los pilares básicos de un centro de documentación de hoy en día es la utilización y adaptación a su trabajo de las nuevas tecnologías. Todas estas características plantean numerosos problemas y retos a los servicios de documentación.

• Orígenes. Los orígenes de la documentación informativa se encuentran en los archivos de prensa del siglo XVIII, si bien hay que tener en cuenta que el concepto de documentación como tal no surge hasta finales del siglo XIX y principios del XX, al compás del desarrollo de la investigación científica. Es en este momento cuando surge la organización bibliográfica universal y es cuando proliferan las bibliotecas especializadas. Como hitos de este momento señalamos que, en 1895, los belgas Otlet y La Fontaine fundaron el Instituto Internacional de Bibliografía, que es el antecedente de la actual Federación Internacional de la Documentación (FID). Es entonces, además, cuando se marcan las distancias entre las labores bibliotecarias y las documentales. La documentación surgió para satisfacer las necesidades de información del mundo científico y como ciencia auxiliar de todas las demás ciencias ha obtenido su reconocimiento a partir del siglo XX.

Los antecedentes de la documentación se encuentran en tres necesidades básicas de los primeros periódicos, tan elementales como:

• El archivo de sus propios ejemplares.

• La utilización de otros periódicos para la reproducción de noticias. Hay que tener en cuenta que en el siglo XVIII no existían las agencias informativas, ni siquiera los corresponsales y los sistemas de transmisión se limitaban al correo, cuyo medio de locomoción más rápido era el caballo, con lo que el tiempo que tardaban en difundirse era demasiado. Cuando un periódico llegaba a la redacción de otro, hacían acopio de esas publicaciones y sacaban lo más interesante para transcribirlo.

• Lo que más los periódicos y/o sus lectores eran las necrológicas.

Los primeros avances de la documentación se dieron en Inglaterra, si bien más tarde sería la prensa estadounidense la que asumiera el liderazgo en esta materia. La prensa de esta época no correspondía a ningún fin de los que ahora podríamos pensar. Lo que menos importaban eran las noticias. El periódico era un editorial de principio a fin, estaban construidos para influenciar. La mayoría de los editoriales eran de carácter político, aunque en el fondo escondieran otros intereses.

Fue en Inglaterra cuando surgió, en 1781, una publicación que fue a contracorriente de lo anterior. Se especializó en noticias cortas y en aquellas que no tenían nada que ver con lo político. Tuvo un importante éxito. A efectos de la historia de la documentación, lo que más nos interesa no es esta publicación, sino una de 1790 para responder al éxito de este planteamiento. Surge el Review of reviews, que es un compendio semanal de la prensa de opinión política, lo que en esta época ya implicaba un primer trabajo de almacenamiento y selección de artículos.

Damos un salto hasta 1822, año en el que surge un acuerdo entre los periódicos británicos para extractar e intercambiar los informes policiales para los espacios dedicados a los sucesos.

En el año 1823 surge la primera oficina de intercambio, ya no sólo de ámbito internacional, en el que se suscriben 26 periódicos europeos. Se selecciona lo más interesante de cada uno y se lo intercambian.

En esta época, la conservación de los propios ejemplares era práctica común de todos los periódicos, aunque este trabajo no se realizaba de forma muy eficaz y rigurosa. La publicación de necrológicas marcaba en buena medida la calidad del periódico. Y esto no es raro porque todavía hoy hay gente que sigue fiel a un medio por las esquelas que publica. Las necrológicas se realizaban sobre personajes importantes, gente que más o menos tenía un papel conocido en la sociedad o gente allegada al periódico. Además de la conservación de ejemplares, la labor de los archivos de prensa se reducía a la formación de necrológicas. A esto en Estados Unidos se le conoció como el “depósito de las morgue”.

A finales de la primera mitad del siglo XIX se producen algunos hechos que van a ampliar la labor de los archivos de prensa. Por ejemplo, en 1830 aparecen los primeros corresponsales de prensa, pero sólo disponían de ellos los grandes periódicos. La labor de los corresponsales se ve favorecida ya que es en esta época cuando comienza la utilización del telégrafo. En 1848, además, nace la primera agencia informativa, que es la Associated Press. Para entonces, los archivos empiezan a coleccionar también las costosas ilustraciones de la época.

Entre 1860 y 1865, en Estados Unidos, la tarea de los medios de comunicación adquiere una dimensión importante; es entonces cuando ya se puede hablar del papel jugado por el New York Times, que se dedica a almacenar una amplia colección de recortes de prensa sobre la contienda, a seleccionarlos y a organizarlos bajo índices temáticos.

En la segunda mitad del siglo XIX, comienzan a ganar terreno las noticias de índole local, que van suplantando a los editoriales, es decir, se va aminorando la carga ideológica del periódico. Además, es en esta época cuando se inicia el género de la entrevista. Todo esto se produce en los periódicos más importantes, pero no quiere decir que desaparecieran los editoriales.

En Gran Bretaña las necrológicas siguen ganando terreno hasta el punto de que se empiezan a crear con antelación, cosa que sigue siendo trabajo de los servicios de documentación de la casa.

En 1880 se publica por primera vez un mapa en el diario The Guardian, un mapa de la guerra de Egipto que se producía en esos momentos.

En 1896 aparece el Daily Mail, que nace ya con un servicio de documentación propiamente dicho.

El primer desarrollo importante de los servicios de documentación ocurre en EE.UU. con a guerra de Cuba. Este conflicto despierta entre los lectores estadounidenses una gran demanda de información y ya no sólo sobre los episodios puntuales del conflicto, sino también sobre los medios económicos y militares desplegados por los contendientes. A los lectores les interesa saber lo que les cuesta la guerra y en qué se invierte el dinero que se destina para la misma. En esta primera etapa de desarrollo, que va desde la guerra de Cuba hasta 1920, hay otro episodio que despierta un gran interés público que obliga a los profesionales del periodismo a desplegarse para estar a la altura de esta demanda informativa. Este episodio es la I Guerra Mundial. La Guerra del 14 alimenta una gran demanda de información, no sólo sobre los hechos puntuales de la guerra, sino que la gente necesita de mayores explicaciones y especialmente reclama una visión completa de los antecedentes del conflicto. Éste se puede explicar desde muchas ópticas, no sólo tiene una explicación objetiva. Estamos, pues, en el origen del periodismo interpretativo, el cual necesita, para ser creíble, de sólidas fundamentaciones, es decir, se necesitan datos, antecedentes, causas, razones lógicas y reflexiones, tanto propias como ajenas, y esto lo proporcionan los servicios de documentación de los principales periódicos. Es en esta época cuando además se inician los primeros estudios sobre la actividad documental.

El desarrollo de los archivos de prensa, aparte de ser gradual, fue más bien anárquico; es decir, cada episodio lo hacía a su manera, no había pautas sobre cómo hacerlo, y en cada medio los criterios eran establecidos por cada director, que era el que se ocupaba de tener en su propio despacho los documentos más importantes y la pequeña bibliografía. Cada director tenía su método y no se había hecho todavía ningún esfuerzo para aunar criterios entre los diversos periódicos.

Una segunda etapa de crecimiento y exposición transcurre entre 1921 y 1945. en 1923, el encargado del archivo de un periódico de Filadelfia convocó la primera reunión de documentalistas del sector de la prensa de Estados Unidos, que hasta entonces permanecían aislados. A partir de esta reunión, de la que surge una asociación de documentalistas, empiezan a aparecer artículos sobre la tarea documental y se inicia el reconocimiento de ésta en las escuelas y universidades. De hecho fue en 1930 cuando tienen lugar los primeros cursos de documentación para estudiantes de las universidades de Illinois, Montana y Minessota. En la universidad de Minessota aparece el primer libro sobre la materia, en el que se sintetizan las aportaciones realizadas por los servicios de documentación. El autor de este libro es un tal Desmond, cuya publicación fue en 1933 y su título Newspaper Reference Methods. Además, enumera las funciones de los servicios de documentación y analiza y valora los aspectos de estructura y el método utilizado a la hora del establecimiento de clasificación empleados. Por ejemplo, según se desprende de este trabajo, con anterioridad a esta época, la mayoría de los periódicos tenían archivado su material en varios departamentos, y es a partir de entonces cuando sus archivos se centralizan. Desmond realiza una valoración importante de los primeros índices específicos que habían sido iniciados por el New York Times. Esto empieza a ser material para otros periódicos. Todas estas mejoras permiten reducir el volumen de los archivos, se gana espacio y tiempo, lo que es fundamental. Por ejemplo, un periódico de Chicago, el Chicago Tribune, tenía en 1928 tres millones de recortes de prensa y guardaba ya 700 mil fotografías.

Así, se empiezan a tomar medidas necesarias ya que el asunto empieza a desbordarse. Empiezan a hacerse índices diarios sobre el contenido de cada número, evitándose de esta manera los recortes de noticias ya publicadas. Hay que tener en cuenta que, por entonces, el papel fundamental de los servicios de documentación estaba volcados en los servicios de clasificación y en la acotación en tres grandes apartados: el tema de la noticia; las personas o protagonistas; y los países. Aspectos como la fecha o la firma eran cuestiones secundarias. Lo que hacían era fijar encabezamientos y subdivisiones simples y fáciles de recordar.

Es en esta época también cuando aparece ya material específico para los centros de documentación como archivos verticales, equipos específicos para material a custodiar, papel, fotografía, modelos de ficha, modelos de carpeta, carpetas de colores, etiquetas,... La recuperación de material de los servicios de documentación está orientada a la rapidez para atender a las peticiones realizadas por todas las secciones del periódico y, en mayor medida, de los editorialistas y de los departamentos de noticias.

Hay 11 funciones enumeradas por Desmond en su libro de los servicios de documentación que extrajo de los mejores de la época de EE.UU.:

En los años 30 se produjo en los departamentos de documentación una verificación de datos, es decir, se cuestionan lo que tienen, y su función principal sigue siendo el suministro de antecedentes a las redacciones bajo la perspectiva de que las informaciones fueran más inteligibles para que los lectores las comprendieran mejor.

Todos los departamentos del periódico se abastecían de los servicios de documentación. Todo este trabajo va incidiendo en el periodismo interpretativo. El periodismo interpretativo es un salto en la historia de los medios de comunicación a principios del siglo XX y se explica por las siguientes razones:

• Hay un tratamiento más amplio de las noticias.

• Hay un mayor número de noticias, por lo que hay un aumento de páginas.

• Se produce un aumento progresivo de la competitividad en los medios, lo que obliga a una mayor rapidez.

• Se produce un importante aumento de las fuentes institucionales.

El periodismo interpretativo entiende que los hechos en sí mismos no bastan y considera que hacen falta informaciones orientadas al análisis, que hay que proporcionar a los lectores causas, antecedentes, motivos, razones,... para que comprendan el origen de la noticia.

El periodismo interpretativo se consolida en las décadas de los 30 y 40, en un mundo en el que por entonces empezaba a convertirse en un escenario único. Se desarrolla en aquellos países donde políticamente era posible. No es posible pensar en este tipo de periodismo en la España de Franco. Fue ganando terreno gradualmente, lo que significa que también tuvo resistencias. No fueron pocos los profesionales y directores de los periódicos que preferían seguir el modelo de objetividad tradicional, proporcionando a sus lectores noticias escuetas y exactas y, en caso de controversia, las opiniones de cada parte.

El máximo exponente del periodismo interpretativo es el nacimiento, en este periodo, de las revistas. La primera de ellas fue la revista Time, fundada en 1923 por dos periodistas llamados Hadden y Luce. Éstos habían coincidido dos años antes en el Daily Mail, trabaron amistad y decidieron recoger asuntos que habían sucedido a lo largo de una semana. Lo que pretendían era simplificar a los lectores el caudal informativo mediante una ordenación y condensación de la noticia en una sola crónica. La filosofía podía reducirse a lo siguiente: narrar un suceso con sus antecedentes y dentro de su contexto uniéndolo de forma coherente.

Tras Time aparecieron revistas como Fortune (1930), Newsweek (1933), y Today (1937). Todas ellas subsisten hoy, lo que quiere decir que el periodismo interpretativo tuvo un considerable éxito que llega hasta nuestros días. Los antecedentes de las revistas hay que encontrarlos en los dominicales de los periódicos que con anterioridad a 1920 ofrecían lecturas intemporales y de entretenimiento. Fue en esta década de los 20 cuando los dominicales empezaron a ofrecer síntesis informativas de lo acontecido durante la semana.

Esta etapa llega hasta el año 1945, lo cual significa que se ve afectada por la II Guerra Mundial. Fue tanta la influencia que en 1943 la Associated Press decidió cambiar su técnica informativa ya que no podía permanecer impasible ante lo que estaba ocurriendo.

Es en estos años además cuando se premia públicamente por primera vez la labor documental, y un corresponsal del New York Times recibió el premio Pulitzer por una colección de artículos en los que explicaba los antecedentes económicos e ideológicos de la guerra emprendida por Alemania. Un año más tarde, el mismo periódico obtuvo una mención especial por el valor de la educación pública.

Entre 1921 y 1945, en Gran Bretaña, se dieron también importantes pasos. Continúa la labor informativa documental, se desarrollaron los servicios ya existentes y se crearon nuevos servicios. Sin embargo, ni en Gran Bretaña ni en Europa hubo una especial aportación teórica como la de Desmond en EE.UU., ni se desarrollaron de manera similar ni los dominicales ni las revistas.

En el resto de países europeos era escasísimo el número de servicios de documentación en esta época. En España eran poquísimos y hubo que esperar hasta 1945 para que un periódico español, el Diario de Barcelona, creara un servicio comparable a los que podía haber en el extranjero.

La II Guerra Mundial supuso un nuevo paso importante en el desarrollo del periodismo interpretativo, hasta el punto de que en 1970 una encuesta puso de relieve que todos los periódicos de EE.UU. y Canadá contaban con un servicio de documentación y éstos no sólo crecieron en cantidad, sino que los que ya existían conocieron un desarrollo importantísimo.

Fue en estos años cuando aparece, con tintes alarmantes, el gravísimo problema de los millones de recortes de prensa existentes en los servicios de documentación. Como datos: en 1950, Los Angeles Times contaba con más de cuatro millones de recortes, y The Washington Star, tenía cerca de seis millones.

En los años 60 se inicia un proceso de microfilmación de los archivos en algunos medios. La idea de la información interpretativa satisface las necesidades del lector fue progresivamente asimilada por medio, empresas y profesionales. El New York Times llegó a hacer de ello una pauta de conducta hasta el punto de pretender equiparar su labor con una tarea educadora que trata de sopesar y explicar la vida cotidiana. No obstante, la interpretación informativa no fue ajena a la controversia, ni siquiera hoy mismo. Los detractores sostenían y sostienen que este tipo de periodismo encierra un peligro: un cheque en blanco por editorializar todo tipo de informaciones, es decir, para verter en ellos la opinión del periodista o del medio. Por esta razón, bastantes profesionales siguieron aferrados a un concepto rígido de la objetividad entendida como una exposición de los hechos de forma lineal y escueta. En esta época proliferan no pocos estudios sobre interpretación y objetividad; aparecen bastantes artículos de prensa hablando de este tema, unos a favor y otros en contra.

Para tratar el periodismo interpretativo se necesita más tiempo del que el medio nos permite. Tal y como están hoy en día las cosas, que el periodista elabore una noticia es un esfuerzo añadido al trabajo y el tiempo que el medio le da. Uno de los argumentos principales que encontraron los defensores del periodismo interpretativo fue la competencia de otros medios emergentes como la televisión. Parece existir unanimidad a la hora de considerar que la competencia de la televisión fue un hecho decisivo para demostrar que los medios impresos necesitaban nuevas formas de explicar la creciente complejidad del mundo. Hasta tal punto que en 1965 es la Asociación Norteamericana de Autores la que convoca el primer congreso de documentación periodística en el que se ponen de manifiesto cuatro cuestiones:

• La necesidad de establecer una clasificación lógica y funcional de los archivos.

• La necesidad de microfilmar recortes.

• La importancia que adquiere la capacidad intelectual y la formación del documentalista.

• La necesidad de indagar sobre la ayuda que los instrumentos informáticos pueden prestar a los servicios de documentación.

La microfilmación se inicia en esta etapa (1965-1970) ante la acumulación de recortes, la falta de espacio y de operatividad de los servicios de documentación y ante la pérdida de documentos. En 1970 ya estaban microfilmadas el 70% de las colecciones de los periódicos de EE.UU.. Se empezó por filmar las colecciones completas, lo que liberó numerosos estantes, pero que rápidamente fueron nuevamente ocupados por millones de recortes. Después de microfilmar la colección propia del periódico lo que se hace es microfilmar aquellos temas que los documentalistas entienden que son temas cerrados y las biografías de personalidades fallecidas. La microfilmación era, evidentemente, una ventaja técnica pero en sí misma no representaba una idea integradora del proceso de clasificación, búsqueda y recuperación que no llegó hasta que no se realizaron los índices del material microfilmado.

Entre 1971 y 1984 se empieza a pensar en el uso de computadoras aplicadas a la microfilmación para seguir mejorando los servicios de documentación y reducir espacio. Es decir, colecciones y recortes microfilmados y primeros sistemas informáticos de búsqueda. En 1971, en Detroit, Free Press pone en práctica el sistema Miracle 12, que era un sistema de microfilmación de recortes. A cada microfilm se le asigna un código numérico conforme a una clasificación, código numérico que se imprimía en el microfilm mediante un sistema de manchas de distinto tamaño. Un año después, en 1972, el New York Times Information Bank inicia un almacenamiento de resúmenes (de cada noticia que quiere conservar hace un resumen) en un disco de ordenador y se recuperaban es pantallas terminales mediante la pulsación o la escritura de una serie de palabras clave recogidas en un tesauro. Un tesauro es una publicación que contiene los códigos de acceso a la información y utiliza un lenguaje controlado; es decir, hay sistemas abiertos donde cada uno escribe palabras para ir buscando las cuestiones que le interesan. Con un lenguaje cerrado no sirve cualquier palabra para conseguir lo que buscamos, sino que hay que seguir unos pasos que son los que vienen en esa publicación. Este banco de datos fue el primero al que se podía acceder desde fuera, no sólo a través de los ordenadores, sino también por conexión telefónica. A la vez que se sucedían estas mejoras, se suscitó un debate sobre los costes de estos sistemas, y en este periodo de 1971 a 1984 ganó la microfilmación sobre la informática pero lo que se impuso fue un sistema mixto. Los documentos fueron custodiados, los resúmenes se guardaban en discos magnéticos y los documentos microfilmados se recuperaban en máquinas lectoras. Hubo una apuesta por el uso completo de los ordenadores y así, en 1977, el Boston Globe pone en marcha el sistema Infotext, sistema que estaba basado en el almacenamiento de textos completos en discos magnéticos, en la indización

automática incorporada en el sistema, y en la recuperación a través de pantalla con impresora on-line. Además del debate de costes, hubo un debate sobre el tipo de lenguaje, que podía ser abierto o controlado, en los sistemas de documentación.

En España. En 1972, el panorama fue expuesto por Manuel Piedrahita en un libro. La situación no era muy buena, pero fue cambiando a partir de este año cuando algunos periódicos antiguos establecieron sus propios servicios de documentación modernos. Las causas del retraso que había en España eran de tipo histórico-político. En enero de 1983, el diario ABC comenzó a realizar y

comercializar el índice de contenidos del propio periódico unido a la microfilmación de sus páginas en forma de microficha. Un año más tarde, El País siguió los mismos pasos.

Hay un factor que ha influido mucho en el desarrollo de la documentación, que es la revolución informática. La informática propicia una mayor rapidez a la hora de trabajar, lo que facilita a los profesionales un mayor aprovechamiento de tiempo. Se tiene acceso a una cada vez más elevada cantidad de información y está obligando a un cambio en la mentalidad de los profesionales. La revolución tecnológica da muchas facilidades pero también nos enfrenta a un mundo más complejo. La información tiene que centrarse en esa complejidad y en la incidencia que tiene en la opinión pública. También ha influido el aumento considerable en el nivel cultural de las sociedades, lo que ha dado como fruto el nacimiento de una audiencia especialmente exigente con los medios de comunicación. Hay audiencias cuyas curiosidades e inquietudes son de otro tipo.

Los periodistas y, en conjunto, los medios de comunicación estamos obligados a mantener un continuo esfuerzo para satisfacer las necesidades de esta audiencia, que cada vez se diversifica en más temas. Para esto hace falta un buen servicio de documentación. La relación de un profesional con la documentación afectará a sus necesidades, y ello dependerá del medio en el que ejerza su trabajo o de la modalidad de género periodístico que más trabaje. No es lo mismo acudir al servicio de documentación para conseguir una fecha o una foto de apoyo que para pedir todo un dossier sobre la oveja Dolly. Hay muchos grados de demanda en los servicios de documentación y depende mucho del género que cultivemos. En la cúspide de la demanda documental podríamos situar un tipo de periodismo que es el periodismo de investigación, el cual tiene muchos grados diferentes: a nivel local también se pueden hacer pequeños trabajos de investigación.

Departamentos de investigación.

Muy poquitos medios tiene un departamento de documentación propiamente dicho, específicos. La investigación lleva mucho trabajo y mucho tiempo y, seguramente, para quienes llevan las cuentas de la empresa periodística, representa mucho presupuesto con arreglo a los resultados que lleven a cabo esos departamentos. Puede ser que se esté tiempo investigando algo y luego no se saque nada.

Normalmente, las investigaciones periodísticas parten de la iniciativa de quien lo lleva a cabo, de profesionales con un espíritu inquieto. Las investigaciones se centran normalmente en materias que afectan a amplios sectores de la sociedad, asuntos que algunas personas o instituciones intentan mantener en secreto o discretamente controlados. En esta modalidad, la documentación juega un papel fundamental, pues en la mayoría de las ocasiones suele ser un documento escrito o gráfico el que constituye le prueba fehaciente (clave) de aquello que se está relatando, y es sobre el que el profesional sustenta su trabajo. Este documento o conjunto de documentos no es el único, es el que da la claridad al asunto, pero va acompañado de otra serie de documentos. Disponer de una buena documentación es la clave que va a legitimizar la información del profesional y es lo que nos va a ayudar a soportar el intento de echar por tierra o desacreditar el trabajo.

Lo que hay que hacer es buscar el documento original. Hay que acudir al centro de documentación para tomar una idea general del asunto, sobre los personajes que participan, y también se podría conocer el efecto de esa investigación en la opinión pública.

Aparte del servicio de documentación, en ocasiones tenemos que acudir a las obras de referencia, que a veces podrán estar en los servicios de documentación si éste es bueno y completo. Las obras de referencia son aquellas que están específicamente preparadas para facilitar la información de forma rápida. Están concebidas y pensadas para consultarlas puntualmente. La obra de referencia más común es la guía de teléfonos.

Existe una gran variedad de temas tanto por la variedad, como por su profundidad y por su manera de tratarlo como, como por su presentación física. Todas tienen la facilidad y la obligación de proporcionar la información al usuario y podemos clasificarlos por:

• La materia que trata (obras de referencia generales o específicas).

• El nivel de detalles que trate.

• El nivel intelectual.

• El alcance geográfico que tenga.

• El soporte en que se presenta (papel, CD, internet,...)

Hay un proceso llamado proceso de referencia, que se hace de forma muy simple. Consta de seis pasos:

• Expresar claramente la duda o consulta a resolver.

• Determinar con nitidez la materia o tema que se trate.

• Identificar el tipo de información que necesitamos y el tipo de obra donde hallarla.

• Conocer las fuentes de información disponibles.

• Seleccionar la que mejor puede responder a nuestra duda.

• Localizar la respuesta en la fuente elegida.

Lo tres primeros pasos son muy sencillos, pero en el tercero tenemos que prestar más atención a las obras que consultamos. Lo complicado empieza en el cuarto paso, ya que hay miles de obras de referencia y nos es imposible conocerlas todas. Existen bibliografías selectivas de obras de referencia: libros que nos ofrecen una selección de estas obras.

Además de los centros de documentación y de las obras de referencia, cada vez son más comunes las fuentes institucionales. Muchas dudas nos las pueden resolver en las instituciones y nos pueden facilitar muchos datos de ayuda. Esto se hace, normalmente, a través de los Gabinetes de Prensa. No hay institución que no disponga de un gabinete de información o prensa. En estos gabinetes, en el orden práctico, hay que tener en cuenta dos consideraciones: primera, si son fieles seguidores de una norma elemental, no sólo ética, no nos deben mentir; y segundo, lo anterior no implica que siempre digan la verdad.

TEMA 2. Documentación informativa: heredera de una ciencia.

La documentación está reconocida como ciencia por la UNESCO. Es una ciencia joven y se puede dudar sobre si es ciencia o no. Como toda ciencia joven, aquellos que se han acercado a ella lo que han hecho es buscar una definición de que es documentación.

La definición no es algo tan sencillo, y cada uno ha dado la suya propia, hasta tal punto de que, en 1989, se recogieron un total de cine definiciones en un libro monográfico. Estas definiciones las dividiremos en dos grandes bloques y otros dos menores:

• La que considera que la documentación consiste en recopilar, organizar, almacenar, recuperar documentos y difundir información especializada, científica o técnica.

• La que considera que la documentación es adquirir, organizar, almacenar y recuperar documentos.

Entre estas dos definiciones hay dos palabras clave: información y documentos. Con lo cual, la primera definición es la que vamos a asimilar a lo que es verdaderamente la documentación, en tanto que la segunda la asimilamos a lo que es la biblioteconomía. Estas dos son las más comunes y, mientras que en la primera definición lo que importa es la información que hay en el documento, la segunda se conforma con la administración de los documentos. La documentación difunde, por tanto, información, en tanto que la biblioteconomía lo que estudia es el manejo de los documentos (las bibliotecas son colecciones organizadas de libros). Ambas disciplinas no son opuestas ni contradictorias; son complementarias, no usurpan el terreno de la otra.

Asumiendo que la documentación es una ciencia, la vertiente científica que la estudia se dedica al análisis y estudio del proceso por el que se reúnen, analizan, tratan, se seleccionan y se difunden las informaciones contenidas en los documentos.

En comparación con la biblioteconomía, uno de los rasgos características de la documentación es que se trata de un proceso de comunicación. La documentación es más compleja, es un proceso de comunicación en el que existen, por lo menos, tres elementos:

• Un emisor (centro de documentación).

• Un receptor individual o colectivo (usuario/s).

• Un mensaje (texto escrito, fotografía, grabación sonora, película, canción,...).

Para que el proceso funcione son necesarios otros elementos:

• Un documento o conjunto de documentos debidamente tratados.

• Una intencionalidad comunicativa por parte del emisor.

• El emisor tiene que presuponer que el material que tiene puede ser interesante para alguien en algún momento.

• Tiene que haber una correspondencia específica entre lo que el emisor presupone que tiene interés y lo que realmente ocurre (demanda de esa información). Es entonces cuando, si además como usuarios hemos ido al centro de documentación adecuado, tiene lugar el proceso de comunicación entre agente, usuario y mensaje. Así pasamos de la carencia de información a poseerla. No es responsabilidad del servicio de documentación el uso que hagamos de esa información. Es conveniente recopilar cuanto más mejor, ya que siempre estamos a tiempo para desechar lo que no queramos.

Documento. La palabra viene del latín documentum, que procede del verbo docere (enseñar). Podemos definir la palabra documento como todo soporte de conocimiento o todo soporte de información susceptible de enseñar algo a alguien. Los documentos son, por lo tanto, herramientas indispensables para transmitir conocimientos y, en muchas ocasiones, para dar fe de determinados acontecimientos. Son, además, un medio de comunicación y de información que en su conjunto nos permite crear una memoria colectiva de las sociedades y de la humanidad entendido como el conjunto de las sociedades.

Los documentos se pueden clasificar bien por su naturaleza, bien por su difusión, bien por su contenido.

• Naturaleza: documentos textuales, sonoros (discos, cintas), fotografías, mapas, planos, documentos impresos, audiovisuales, informáticos.

• Difusión: documentos publicados, inéditos no editados, y también documentos reservados (editados pero sin publicar o al alcance de poca gente).

• Contenido: se dividen en:

• PRIMARIOS.

• Informes científicos y técnicos, que son elaborados por los centros de investigación y se recogen en los centros nacionales de documentación.

• Actas de los congresos, que son publicados por el organismo que lo organiza en forma de volúmenes o separatas.

• Tesis doctorales, que son un ejemplo de lo que en principio son documentos no publicados pero que si tiene interés se publican con la autorización del autor; sirven para obtener el título universitario de doctorado.

• Normas, que son pautas y consejos determinados por una autoridad o comunidad específica; son publicadas por las asociaciones de normalización (en España, AENOR), que son imprescindibles para realizar determinadas actividades laborales.

• Patentes, que son títulos de propiedad intelectual que otorgan al poseedor el derecho de explotar su invento; se registran en las oficinas de patentes y aparecen en los boletines nacionales e internacionales.

• SECUNDARIOS. Son condensaciones o síntesis de los primarios.

• Boletines de resúmenes. Son publicaciones periódicas ya que se actualizan periódicamente. Informan mediante resúmenes el contenido de artículos de revistas y de otro tipo de documentos. Pueden ofrecer índices para localizar los documentos que puedan interesarnos por los conceptos o temas que tratan. Cuando se trata de artículos de revistas, en estos boletines aparecen el nombre del autor, el título del artículo, el título de la revista, el número y la fecha, el número de páginas y un resumen del contenido. Cuando se trata de un libro aparece el nombre de la editorial responsable de la publicación.

• Boletines bibliográficos. Son publicaciones periódicas que contienen listados o fichas de referencias bibliográficas. En España el más importante es el CINDON, que es un centro documental que depende del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CESIC). Este consejo publica tres boletines bibliográficos: el índice español de humanidades, el índice español de ciencias sociales y el índice español de ciencia y tecnología. Con lo cual, cubre todo el panorama divulgativo de todos los campos del saber.

• Boletines de sumario. Documentos de rápida difusión que contienen reproducciones de los índices de revistas.

• Repertorios bibliográficos. Son publicaciones no seriadas, instrumentos básicos en las bibliotecas y en las secciones de referencia de los centros de documentación. Los hay de dos tipos:

• Bibliografías, que son documentos que identifican y describen conjuntos de libros pertenecientes a distintas colecciones y de los que nos ofrecen su localización.

• Catálogos, que describen los libros que forman parte de una colección y de los que no nos ofrecen su localización.

• TERCIARIOS. Son obras fruto de la transformación de documentos primarios o secundarios. Podemos hablar de bibliografías críticas selectivas, que ofrecen una valoración de los documentos anteriores. Nos informan sobre la calidad de los mismos, a qué clase pertenecen,... Podríamos decir que son una selección de documentos de prestigio que contienen información actual.

Objetivos de la documentación científica.

Disciplinas afines a la documentación.

• BIBLIOTECONOMÍA. Disciplina que estudia lo referente a la gestión y estructura de las bibliotecas.

• BIBLIOGRAFÍA. Otra disciplina que, como la documentación, difunde información pero con mecanismos diferentes, ya que se hace a través de citas bibliográficas de los documentos, mientras que la documentación difunde los conceptos contenidos en los documentos.

• TERMINOLOGÍA. Estudia las palabras pertenecientes a un área de conocimiento concreto o el conjunto de términos especializados de una disciplina concreta, lo cual es muy útil para la gente que trabaja en los centros de documentación muy especializados, de materias científicas y técnicas.

• LINGÜÍSTICA. La documentación utiliza el lenguaje para difundir la información y lo hace a través de un lenguaje propio que es el lenguaje documental, que es todo un sistema de signos.

• INFORMÁTICA. Permite el desarrollo y la difusión de la información documental.

• TELEDOCUMENTACIÓN. Aquí se funden tres disciplinas. Las telecomunicaciones, la documentación y la informática. Nos permite acceder a bases de datos de cualquier sitio.

• BIBLIOMETRÍA. Analiza mediante sondeos y estadísticas la repercusión de la literatura científica, y lo hace a través de dos campos:

• La infometría. Mide el crecimiento, el envejecimiento y la dispersión de la producción científica, es decir, se ocupa de medir el crecimiento exponencial de la producción científica, en qué intervalos de tiempo se duplica esta literatura,... Lo hace para planificar las necesidades de futuro de las bibliotecas y centros de documentación. El primer estudio sobre el crecimiento exponencial data del año 1956, año en el que se calculaba que el volumen de la literatura científica se duplicaba en intervalos de tiempo regulares de entre 10 y 15 años. Con respecto al envejecimiento o la obsolescencia de la información científica, la infometría lo intenta estudiar. Es muy importante porque esto es lo que permite eliminar de los centros de documentación y de las bases de datos la información que ha quedado obsoleta. Como último campo de la información está la dispersión, que mide la concentración de artículos sobre una determinada especialidad por grupos de revistas; es decir, en qué revistas se concentraba el mayor número de la producción científica. Esto tiene como utilidad tener un mayor acierto a la hora de que nuestro centro de documentación se suscriba a una revista u otra.

• La sociometría documental. Mide la productividad, la visibilidad o difusión y el impacto de los distintos trabajos científicos y de las obras. La producción intenta averiguar cuánto producen los autores y qué número de ellos lo hace en mayor o menor medida. Se decide que el 50% de las obras es producido por un 10% de los autores, es decir, un grupo reducido de autores con una elevada producción. Un 25% de la producción correspondería al 15% de los autores. La difusión se encarga de conocer exactamente cuál es la difusión que tiene una obra dentro de una comunidad científica. Es una manera de hacer un seguimiento y un control de la literatura gris, que no se publica por las vías cotidianas. En cuanto al impacto, se trata de cuantificar el impacto que tiene un trabajo sobre otros, es decir, cuántas veces se hace referencia a la obra en cuestión en obras publicadas más tarde. Este aspecto tiene importancia para los centros de documentación ya que le puede dar una pista sobre qué obras debe tener ineludiblemente en su centro.

• La figura de Paul Otlet, padre de la documentación.

El movimiento de la documentación se institucionaliza por la acción de dos abogados belgas. Uno de ellos es Paul Otlet y el otro Henry La Fontaine, pero fue el primero el más singular.

Otlet nació en Bruselas en 1868 y se puso de manifiesto en un diario personal que escribió entre los 11 y los 27 años. En él muestra una inclinación por el estudio de lo general y de la realidad, una gran capacidad de síntesis, una vocación casi maniática por el orden. Era un hombre curioso, inteligente y ordenado. Alos 20 años se traslada a París, donde estudia sociología, derecho, economía, política e historia. De regreso a Bélgica, muchas de sus inquietudes se recogen en el seno de la Sociedad de Estudios Sociales y Políticos fundada en Bruselas en 1891, que es donde traba contacto con La Fontaine, encargado de la sección bibliográfica. Una colaboración que fragua en la creación, en 1893, del Instituto Internacional de Bibliografía Sociológica. Otlet publica en 1892 su primer artículo sobre documentación, mostrando una preocupación no tanto por la cantidad sino por la calidad de las publicaciones y por la duplicación de trabajos en materia sociológica. Por esta razón, todo su afán se centra en obtener un registro de los hechos y las ideas sociológicas, cuyo primer paso es el establecimiento de las fuentes y de una catálogo de las mismas, un catálogo perfectamente indizado (con índices) y con resúmenes de las fuentes. En 1894 aparece el primer repertorio bibliográfico sobre esta materia. En paralelo, el instituto creado por Otlet y La Fontaine proyectó la elaboración de otros cinco grandes repertorios bibliográficos: un repertorio legal universal, otro de legislación comparada, otro de ciencias sociales, otro de estadística comparada y otro repertorio general por nombres de autores. Es de esta manera como van consolidando la idea de universalidad que debe presidir todas las actuaciones científicas.

El proyecto de documentación mundial concebido por Otlet y La Fontaine contemplaba una serie de servicios que como una oficina internacional de gestión, una biblioteca internacional, una oficina internacional de estadística y un servicio central de congresos.

En 1894, Otlet toma contacto con el sistema de clasificación decimal inventado por el norteamericano Melvin Dewey. Es un sistema de clasificación, un sistema decimal de divisiones con cuatro subdivisiones por el que se van despiezando todas las materias de la producción bibliográfica. Es un sistema de fácil aplicación en todo el mundo. Contiene una unidad en el método y el número de divisiones y subdivisiones es ilimitado. De esta clasificación se deriva la clasificación decimal universal conocida como CDU. Con esta herramienta de Dewey empieza a tomar cuerpo la idea de Otlet de elaborar un repertorio bibliográfico y universal por materias y autores. El primer paso fue la convocatoria de un congreso internacional celebrado en Bruselas en septiembre de 1895, del que nació el Instituto Internacional de Bibliografía, cuya misión era establecer y publicar el citado repertorio, es decir, catalogar todo lo publicado sobre cualquier materia a lo largo de la historia. Al Instituto Internacional de Bibliografía se le puede conocer como el primer centro de documentación existente en el mundo y, además, el germen de lo que hoy conocemos como Federación Internacional de Documentación, la FID. En 1905, el Instituto Internacional de Bibliografía ya poseía de forma manuscrita un importante número de repertorios bibliográficos temáticos, y así continuó su labor durante mucho tiempo.

Desde que Otlet regresa a Bélgica en 1891, hasta que se forma el Instituto, han pasado sólo cuatro años, lo que quiere decir que se lo tomaron muy en serio. Fruto de todas las experiencias habidas desde 1891 y, especialmente, en 1895, no es hasta 1939 cuando Otlet publica su Tratado de Documentación, primer libro de estas características del mundo, cuyo propósito es servir de base inicial en general a la tarea de los documentalistas. Se puede decir que s el punto de arranque de la documentación como ciencia de la información científica.

Una vez más, una de las cosas que caracterizan este trabajo es el concepto de universalidad tanto a la hora de tratar el concepto de documentación como a la hora de definir los conceptos de los documentos como en todo lo relativo al establecimiento de una organización institucional e internacional de la documentación. Según la concepción de Otlet, la ciencia general del documento o documentación tiene cuatro fines:

• Analizar, generalizar, ordenar y sintetizar la información contenida en los documentos y al tiempo de promover nuevas investigaciones destinadas a profundizar los por qués teóricos de ciertas experiencias.

• La elaboración de una serie completa de formas documentales en la que se reúnan todos los datos del pensamiento científico desde un simple catálogo, por ejemplo, hasta documentos más complejos como grandes colecciones, tratados y enciclopedias.

• Hacer progresar todo aquello que tiende hacia una exposición metódica y racional de los conocimientos y de las informaciones prácticas.

• Con todo lo anterior, provocar y despertar en el conjunto de la comunidad científica el desarrollo de ideas e inventos que pueden servir como punto de partida da transformaciones profundas en la sociedad.

Otlet menciona otros cuatro objetivos más concretos de la documentación:

• La documentación elabora los datos científicos y técnicos para registrar el pensamiento humano y la realidad exterior en documentos.

• Para conservar, catalogar, descubrir, analizar y poner en circulación esos documentos.

• Elabora con documentos simples otros más complejos, y con documentos particulares elaborar conjuntos de documentos.

• Registra los datos de un modo rápido, directo, exacto, analítico y sintético.

Siento, por tanto, el documento la base de todo, Otlet ofrece también una definición de documento, sus propiedades y características. En su opinión, todo documento contiene:

• Una realidad objetiva.

• Un pensamiento subjetivo provocado por la confrontación entre el autor y el lector con la realidad.

• Un pensamiento objetivo que es el resultado de la reflexión sobre los datos que proporciona la realidad y que desemboca en la ciencia.

• Obviamente, un lenguaje o instrumento de expresión del pensamiento.

Resumiendo el pensamiento de Otlet se puede decir que la documentación tiene un carácter enciclopédico universal por cuanto los documentos pueden registrar conocimientos y daos relativos a todos los saberes, razón por la cual puede, además, considerarse como una ciencia general auxiliar de todas las demás ciencias.

El concepto de documentación en España se estudia desde tres corrientes de opinión:

• Quienes defienden que la documentación es una ciencia independiente con personalidad propia.

• Quienes consideran que la documentación es simplemente una prolongación de la biblioteconomía.

• Quienes la consideran exclusivamente desde el enfoque archivístico.

En España, la ciencia documental arranca con un retraso considerable a pesar de que hubo importantes esfuerzos como los realizados por el Consejo Superior de Investigaciones Científicas o la Fundación del Fondo de la Investigación de las Cajas de Ahorros Confederadas, que se dotó de un fondo de documentación del que fue el primer responsable el profesor Riviere y cuyo primer boletín o publicación fue obra del profesor Desantes.

No es hasta los años '70 cuando se inicia el despegue de la documentación en España, que figura por primera vez como disciplina en 1975 en la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid. La cátedra correspondiente se crea cinco años después y destaca la presencia en ella de José Luis Yepes, cuyo pensamiento encaja muy bien con las ideas de Otlet, es seguidor del padre de la documentación y desmiembra en tres los campos en que puede ser abordada la documentación.

• Según Yepes, considerándolo como ciencia, debe centrarse en el estudio de todos los aspectos desde los que puede ser examinado un documento, lo que no excluye la labor que desarrollan en este sentido los archiveros.

• Desde el punto de vista técnico, considera que debe abordarse el estudio de todas las reglas y los instrumentos relativos a las operaciones de producción, circulación, conservación y utilización de documentos.

• Y por último, señala que la documentación también puede estudiar los esfuerzos individuales y colectivos, institucionales o privados, en el trabajo intelectual y la operación documental, es decir, en la organización de la documentación con un carácter internacional.

Además, López Yepes, siguiendo el esquema de Otlet, señala que las informaciones que debe ofrecer la documentación ha de tener una serie de características: universales, seguras y verdaderas, completas, rápidas, actuales, fáciles de obtener (para lo cual deben estar reunidas con antelación y ha de haber una predisposición a comunicar esa información al mayor número de personas).

Desantes está en la línea de López Yepes, es autor del primer boletín y ante el debate eterno de la biblioteconomía, la archivística y la documentación, sale en defensa de la última y señala que la documentación encierra en sí misma un potencial dinámico de extraordinario valor por tres razones:

• Por ser depósito de datos, experiencias e ideas.

• Por ser inductora de procesos intelectuales.

• Por actuar como vehículo de contraste de métodos y resultados.

El pensamiento de Laso de la Vega, que considera que el proceso documental está formado por dos funciones sucesivas:

• La del bibliotecario, dedicado a la organización y clasificación de fondos documentales.

• La del documentalista, dedicado a la ordenación, extracto y selección de documentos.

Según esta óptica, la documentación no sería más que el desarrollo y perfeccionamiento del servicio que se presta en las bibliotecas de acuerdo con las necesidades que imponen el amplio volumen de la documentación generado en las últimas décadas. Desde el punto de vista conceptual, esta reconocida como ciencia por la UNESCO.

• Archivos, bibliotecas y centros de documentación.

Componen lo que genéricamente se conoce como ciencia de la documentación, si bien cada uno de ellas en su propio campo difieren básicamente en el soporte documental, las características de conservación de documentos y la difusión que hacen de los mismos. En cualquier caso, las tres son consideradas como contenedores de información.

La diferencia que existe entre archivo y biblioteca es la que dista entre las nociones de fondo de archivo y de colección. Fondo de archivo es un conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona física u organismo cuya reunión disfruta de un proceso natural por el que se generan y conservan esos fondos. Colección es el resultado de un proceso deliberado de reunir documentos. Además, los documentos de un archivo, en tanto que la mayoría son el resultado de una gestión administrativa, tienen un valor probatorio de carácter jurídico administrativo y muchas veces en el tiempo en el que tiene este valor probatorio no son libremente accesibles.

Entre archivo y centro de documentación podemos decir que en el archivo el expediente es un conjunto de documentos que tratan sobre un mismo asunto o persona, que no han sido elaborados por archiveros. La función del archivero es meramente guardar y custodiar aquello que le llega y que ha sido elaborado por terceras personas o por un servicio específico de la administración. Por el contrario, el dossier de documentación tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de las fuentes más diversas sobre una cuestión determinada. Con lo cual, podemos decir que el archivero recibe los expedientes ya constituidos y los conserva en su integridad y el documentalista fabrica los expedientes o dossieres en función de la demanda.

Puntos de encuentro entre archivística, biblioteconomía y documentación:

• Gestión de documentos y sus necesidades.

• Utilización de nuevas tecnologías.

• Uso de soportes comunes, desde el papel hasta los soportes de última tecnología.

• Elaboración de instrumentos de información documental (catálogos,...)

• Uso de lenguajes que sirven para indizar y recuperar.

• Las necesidades de sus usuarios.

• Tienen una clara función informativa.

ARCHIVO. El archivo es el contenedor de información más antiguo. Fruto de la tendencia del hombre a valorar y a conservar los acontecimientos que le han precedido. Su función ha sido la conservación y custodia de documentos escritos. Esta tendencia está cambiando por el avance de los medios de comunicación, de manera que también van contando en sus depósitos colecciones de gráficos, fotografías, carteles de fiestas y audiovisuales.

Podemos decir que el archivo tiene una finalidad doble:

• Garantizar los derechos de las personas que figuran en los expedientes.

• Como fuente de investigación.

Así como los expedientes pasan por distintas fases, puede hablarse también de las etapas del archivo.

Archivos de gestión. En él se conservan los expedientes en tanto que están en fase de tramitación. Sólo en los casos de las administraciones e instituciones se da un segundo archivo o derivación denominado archivo administrativo. Es éste se encuentran aquellos documentos que, por parte de la administración que ha estado tramitando el expediente, han sido finalizados pero que pueden estar pendientes de recursos o de cualquier otra circunstancia que pueda hacer variar el contenido del expediente. Estos archivos, que han estado 5 años en el archivo de gestión, estarán otros 15 años en el archivo administrativo.

Archivo intermedio. Son grandes depósitos donde los expedientes están entre 15 y 30 años, tiempo en el que se procede a su valoración y selección a fin de conservar lo que se considere pertinente.

Archivo histórico. Una vez seleccionados los documentos que se consideren como más importantes, pasarán a este archivo, donde permanecerán para siempre.

ESPAÑA.

La organización de los archivos es fruto de la organización política y social del país. El actual sistema archivístico se configura a la luz de la Constitución. El Estado ejerce competencia exclusiva sobre la organización archivística estatal. El sistema español no está completo, sino que haría falta una ampliación de ley del archivo histórico español. El sistema de gestión está formado por una serie de órganos dependientes del ministerio y existe una Junta Superior de Archivos.

El Instituto de Conservación y Restauración de Bienes Culturales es el que se encarga de elaborar planes para la conservación del patrimonio histórico. También hay un servicio nacional de microfilm que publica con regularidad un catálogo de todo lo que tiene microfilmado. El Consejo de Patrimonio Histórico surge para facilitar la comunicación y el intercambio de programas entre el Estado y la autonomía. Hay una comisión superior calificadora de documentos administrativos que es a la que le corresponde decidir en qué archivo se integran y cuál va a ser su utilización tras haber sido valorado.

Los dos principales archivo nacionales son:

• El Archivo General de Simancas (Valladolid). Su origen son los documentos reales que hasta en 1540 se custodiaban en Medina. Entre 1540 y 1544 se llevó a cabo el traslado de esta documentación al castillo de Simancas, según había ordenado Carlos I. Y ya con todo en el castillo de Simancas, se funda el Archivo General del Rey. Aproximadamente en 1565, Felipe II ordenó construir un edificio para guardar la documentación de la Corona y el real patrimonio. En 1588, la instrucción para el Archivo General de Simancas ordena la transferencia periódica de todos los documentos, orden que se mantiene en vigor hasta mediados del siglo XIX. Ahora están ordenados en 28 secciones, de las que 13 son sobre documentos hacendísticos.

• El Archivo Histórico Nacional (Madrid). Fue creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes religiosas que suprimidas a raíz de la desamortización de Mendizábal. Este archivo fue recibiendo otros fondos de procedencia muy diversas; se fue enriqueciendo de la administración del estado con fondos de archivos y colecciones privadas, hasta tal punto que sus fondos actuales ocupan 35 kilómetros de estanterías. Los fondos más importantes son: los de los Consejos de Castilla, Consejo de Aragón, Consejo de Indias y Consejo de Hacienda. Tiene además todos los fondos de monasterios, conventos, iglesias y colegios sobre los que incidió la desamortización, y tiene varias secciones dedicadas a la guerra civil y sus antecedentes, con fondos de organizaciones políticas, sindicales, culturales y religiosas. Al margen del catolicismo, hay también expedientes personales de individuos que fueron incautados. También están los fondos del ejército republicano, del gobierno de Euskadi y de la Generalitat de Cataluña.

• Dentro del sistema estatal están: el Archivo de la Corona de Aragón, el Archivo General de Indias, el Archivo General de la Administración (que es un depósito intermedio de valoración y selección. También hay archivos regionales, aparte de las comunidades autónomas, cuya titularidad es estatal. Estos archivos regionales son los de los reinos de Valencia, Galicia y Mallorca y los de las reales chancillerías de Valladolid y Granada (las reales chancillerías son unas audiencias territoriales a los que llegaban asuntos).

Ajenos a estos sistemas de archivos y vinculados a las instituciones, se encuentran los fondos del poder ejecutivo, es decir, la Presidencia del Gobierno, los Ministerios, el Consejo del Estado y organismos y empresas estatales. Todas estas instituciones archivan sus propios documentos. Pasa lo mismo con los del poder legislativo (Congreso y Senado), y con los del poder judicial (en el caso de la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo).

Ficha documental. Es una ficha que se elabora sobre un documento original.

• Nombre del autor del documento, y si no lo hubiere, el archivo donde se encuentra ese documento.

• La sección en la que se encuentra (Estado, Guerra Civil,...), y a continuación el legajo donde se encuentra, el número de legajo.

• Debajo el nombre del documento.

• Lugar y sitio donde fue impreso y el año de publicación.

• Después de estos campos básicos se encuentra uno que resume los contenidos.

BIBLIOTECAS. Su auge se inicia en la Edad Moderna con la aparición y el desarrollo de la imprenta. Pero su impulso definitivo se produce en el momento de la Ilustración, momento a partir del cual conoce una difusión creciente al ritmo de los trabajos científicos y técnicos y de la culturización de las sociedades. A partir de entonces se crea una red de bibliotecas de titularidad pública.

Como los archivos y los centros de documentación, las bibliotecas son contenedores de información, en este caso, de colecciones de libros, enciclopedias, revistas, folletos, cómics, legislación,... Los documentos monográficos se guardan por temas, y los seriados (revistas, periódicos, boletines) de forma cronológica. Las bibliotecas no facilitan más información de la que se contiene en los libros, sólo la que se elabora en la ficha bibliográfica.

Ficha bibliográfica. En las bibliotecas se elaboran las fichas mediante unas reglas muy precisas y en ocasiones muy complejas, y contienen los siguientes elementos:

• Nombre del autor.

• Nombre del autor del prólogo (si lo hubiere).

• Nombre del traductor (si lo hubiere).

• Título de la obra.

• Lugar de edición, editorial, año.

• Número de edición.

• Número de ISBN.

• Referencia, biblioteca, estante, tabla, tipo de publicación.

Con las fichas, las bibliotecas elaboran los diferentes catálogos de fondos que pueden ser por autor, por temas o cronológicamente. La biblioteca surgió como contenedor y difusor de libros aunque con el desarrollo tecnológico han aparecido nuevos contenedores: videotecas, fonotecas, discotecas,... también nos encontramos con las hemerotecas. En su conjunto reúnen los fondos documentales de la historia de la prensa. La principal colección se encuentra en la Hemeroteca Municipal de Madrid, que fue fundada en 1920 y que se nutrió de fondos del Servicio Nacional Bibliográfico y de la Biblioteca Central de Madrid. También encontramos fondos en la Biblioteca Nacional de Madrid, tanto en la sala general como en la sala de raros, donde están los periódicos más antiguos. En la Hemeroteca Nacional de Madrid, los fondos que se contienen son posteriores a 1940. También se encuentran fondos bibliográficos en la biblioteca del Ateneo de Madrid, en las bibliotecas del Congreso y del Senado (que posee una buena colección de periódicos del siglo XIX), en las bibliotecas de los Ministerios y en las Reales academias.

En Cataluña, encontramos en el Instituto Municipal dela Historia, en la Hemeroteca Nacional de Cataluña, en la Fundación Internacional de Estudios Históricos y Sociales de la Universidad de Barcelona, que está especializada en prensa de la guerra civil, en el Centro de Estudios de Historia Contemporánea, en el Ateneo de Barcelona, en la Biblioteca de Cataluña y en la Biblioteca Arús, cuyos fondos hemerográficos están especializados en prensa obrera.

En el País Vasco hay fondos hemerográficos importantes. Hay tres bibliotecas en las tres diputaciones. En la Casa de la Cultura de Vitoria, en la Biblioteca de la Sociedad Bilbaína, en la Institución Sancho el Sabio de Vitoria y en la Colección de Prensa Nacionalista que se encuentra en el barrio benedictino de Lazcano.

En Andalucía, la mejor colección es la de la Hemeroteca Municipal de Sevilla, que guarda prensa local desde mediados del siglo XIX y colecciona prensa de toda Andalucía desde el siglo XX.

Una ficha hemerográfica es todo un compendio de información sobre un periódico y se divide en dos áreas: una descripción morfológica y un expediente de identidad. La ficha hemerográfica no guarda ningún parecido con las anteriores, ni siquiera físicamente, porque los campos son mucho más numerosos. En la descripción morfológica hay un total de 15 campos y subcampos:

• El nombre del diario. A su lado, y como subcampo, se refleja también aquélla indicación que acompaña al nombre.

• Se deja constancia de la sede social del periódico o efectos fiscales y legales. Al lado aparece la residencia de la redacción.

• Periodicidad.

• Momento de la aparición del medio.

• La fecha del primer número publicado.

• Zona principal de difusión.

• Tirada (nacional, local,...)

• Precio.

• Formato.

• Número mensual de páginas, donde se refleja el número máximo de páginas que puede aparecer y el mínimo, y el número habitual de páginas. Como subcampo aparece el número de columnas por página.

• Nombre de la imprenta junto con el nombre y la dirección del impresor.

• Número de ediciones y zona de cobertura de cada una de ellas.

• Registro de las situaciones o momentos excepcionales en la vida del periódico (la primera vez que se imprimió en Offset, la primera fotografía en color, un día que no salió,...).

• Lugar donde se conserva la colección del periódico y si hay más de una colección.

• Nombre del fundador del periódico (persona o empresa). También se señala el actual propietario, el director, el subdirector, los redactores jefes y también los colaboradores más habituales y destacados.

Expediente de identidad del diario. Son cinco campos:

• Se registra la estructura jurídico-societaria y económica de la empresa (sus accionistas).

• Las condiciones de fabricación, los métodos técnicos más importantes (tipos de sistemas económicos,...)

• Condiciones de distribución (propia, por empresa externa, compartida con otros periódicos).

• Se refleja cuál es la organización de la redacción, en qué secciones se divide, cuánta gente hay en cada uno,...

• Un campo subjetivo donde se refleja la línea política del periódico.

CADENA DOCUMENTAL.

Es una cadena sucesiva de actividades para que un centro de documentación lleva a cabo su trabajo. Las fases de la cadena documental son:

• ENTRADA. Fondo de documentos y el fichero que luego estudiaremos para ver lo que tenemos. Si ese fichero es informático decimos que es la fase de datos.

• Selección. Operación un tanto compleja ya que es el momento en que se decide lo que se elige y lo que se descarta. Esta fase tiene una importante carga de subjetividad. En este punto entran en juego las reglas bibliométricas. Influye el presupuesto, la naturaleza del centro de documentación y el tipo de usuario.

• Adquisición de los fondos. Nos encontramos con

• Documentos provenientes de una donación.

• Documentos fruto de un intercambio.

• Documentos fruto de una compras (los archivos municipales no compran, pero las bibliotecas sí, y en los centros de documentación se producen intercambios y donaciones).

• Registro. Mero trámite administrativo para corroborar que es del centro.

• TRATAMIENTO. Fase en la que se llevan a cabo un conjunto de operaciones:

• Análisis documental. Tiene dos tipos:

• Análisis formal, propio de las bibliotecas. Desde el punto de vista físico son objeto de identificarlo y diferenciarlo de cualquier otro y localizarlo en un depósito. En el ámbito formal tenemos el conjunto de fichas y los catálogos.

• Análisis de contenido, propio de los centros de documentación. Tenemos una descripción o resumen y una característica o indización. Lo sustancial o resumen trata de condensar o recoger el sentido global del documento, una expresión o grupo de lo más característico. Pretende a través de la indización recorrer el documento y los temas que trata.

• Almacenamiento de los papeles de las ponencias, por ejemplo.

• Búsqueda, que será sencilla si tenemos bien hecho el análisis y el almacenamiento. La búsqueda puede ser:

• manual (fichero).

• informatizada.

• SALIDA. En un centro de documentación hay que hablar de una fase de difusión, que puede ser bajo demanda nuestra. Esta fase justifica todo el proceso de documentación. Consiste en facilitar la información al usuario sin necesidad de mayores intermediarios. Cuando un usuario llega a un centro de documentación, el documentalista interroga al sistema por los motivos de la búsqueda, detalles, tipos de documentos,... Lo que es importantísimo es que haya una buena relación entre el documentalista y el usuario. También se considera difusión bajo demanda la búsqueda en Internet o en cualquier parámetro sin la colaboración de un documentalista. La difusión documental es una actividad que implica una iniciativa por parte del centro de documentación, por lo que es necesario que conozcan al público para saber qué es lo que necesita.

El centro de documentación puede difundir documentos primarios, recibir y atender a usuarios que vayan a la unidad de información o al sistema de préstamo de bibliotecas, y también conseguir dossieres o revistas de prensa. Muchos de estos documentos primarios se difunden en soportes distintos gracias a las telecomunicaciones y a los soportes informáticos, como son las microfichas (microfilmes) que ocupan poco espacio, son poco costosos y fáciles de hacer llegar por correo. Lo único que necesitan es un lector de microfichas para poder leerlas. Otra manera de difundir los documentos es mediante fotocopias, un medio cómodo pero caro y aplicable a documentos poco voluminosos, y puede plantear derechos de autor. Otros vehículos de difusión podrían ser disquetes, cintas,...

Un conjunto de formas de difusión se está viendo afectado por la transmisión a distancia de información constituyendo una revolución en este campo, por ejemplo, Internet.

En cuanto a los documentos secundarios, son un producto propio de los centros de documentación. Éstos elaboran algún tipo de documento secundario para los usuarios. Hay gente que no quiere acercarse hasta los medios y centros y puede recibirlos en el trabajo o en casa. Para hacer documentos secundarios hay que tener en cuenta qué número de usuarios pueden tener interés en determinados documentos: biografías, retrospectivas, índices, boletines indizados,... Cuando hablemos de Internet estamos obligados a hablar de CD-ROM.

LENGUAJE DOCUMENTAL.

Tras el análisis formal y el análisis de contenido, entran en juego los lenguajes documentales que nos permiten la representación formalizada del documento, tanto para su almacenamiento como para su posterior correcta localización. Dentro de lo que, generalmente, se llaman lenguajes documentales, podemos diferenciar:

• Lenguaje de clasificación o sintético. Llamados así porque representan de forma sintética el contenido de los documentos, preferentemente libros y los reúne por la afinidad de sus contenidos en los estantes de las bibliotecas y en los catálogos. Este tipo de lenguaje tiene una representación sintética, lo que quiere decir que cada número o código representa una materia, siendo ésta la razón por la que su utilización sea universal. Los lenguajes se organizan en un sistema de clases y subclases:

• La primera clasificación bibliográfica importante fue la del francés Brunet en 1804, y estableció cinco clases históricas: teología, jurisprudencia, historia, literatura y una última que englobaba las ciencias y el arte. Fue un sistema muy apreciado en todo el siglo XIX y se fue revelando como insuficiente a medida que proliferaban los nuevos campos de interés y del saber.

• Las innovaciones que han desembocado en los esquemas de clasificación o en lenguajes que todavía están vigentes, tuvieron lugar en Estados Unidos a mediados del siglo XIX, debido al gran crecimiento que tuvieron las grandes bibliotecas. Así es como surge la Decimal Clasification o Dewey . La primera versión data de 1876 y lo más original en ella es la utilización del sistema decimal para dividir cada clase en subclases. En este sistema se establecieron nueve clases principales: filosofía, religión, ciencias sociales, lenguas, ciencias exactas, técnicas, arte, literatura e historia y geografía. A su vez, clase se dividía por ejemplo, 31 en estadística, 32 en ciencias políticas,..., 37 educación; y a su vez se dividen en más campos: 371 a escuela, 372 a enseñanza primaria,...

• Se creó la clasificación decimal universal, que permite la realización de divisiones analíticas mucho más precisas. Como fusiones de temas mediante la asignación de signos de puntuación:

669.71 - aluminio 018.2 - propiedades del aluminio

669.71.018.2 - propiedades mecánicas del aluminio

• Lenguaje analítico o documental. El lenguaje analítico es el que nos permite realizar el análisis de contenido mediante un conjunto de operaciones a través de las cuales describimos de qué trata el documento. Además, a través de la indización, se seleccionan los términos más apropiados que representan el contenido del documento. Si además incorporamos un resumen obtenemos una breve exposición de lo sustancial del documento. Los lenguajes documentales o analíticos tienen sentido si en el centro de documentación hay sistemas informatizados, es decir, si trabajamos con una base de datos. Este lenguaje nada tiene que ver con el lenguaje de clasificación, pero si se pueden establecer diferencias entre unos lenguajes y otros:

• Por su naturaleza se puede decir que el lenguaje documental se divide en:

• Lenguaje libre. Aquel por el que, mediante la introducción de cualquiera de las palabras o conceptos que aparecen en el documento nos permite recuperarlo.

• Lenguaje controlado. Viene determinado por una serie de pasos, una jerarquía. En el sólo se introduce un término por concepto y sólo se admite ese término para recuperarlo. Por lo tanto, necesitamos un instrumento de control de vocabulario admitido: un TESAURO. Un tesauro es un glosario de términos que debemos utilizar para la búsqueda de documentos e información en un centro de documentación que utilice un lenguaje controlado.

Entre estos dos tipos de lenguaje existen gradaciones: a veces se usa un lenguaje libre, pero no un libre puro, y viceversa. Cada centro de documentación establece el rigor de su base de datos de acuerdo con sus fondos y el tipo de usuarios.

• Por su estructura pueden ser:

• Lenguaje jerárquico. Es un lenguaje de clasificación porque desglosa los conceptos desde lo general a lo específico.

• Lenguaje combinatorio. Son, por ejemplo, los lenguajes documentales porque permiten combinar los términos y conceptos entre sí de forma lineal.

• Por su coordinación pueden ser:

• Lenguaje precoordinado. Podemos encontrarnos con sistemas que nos permitan combinar palabras y encontrarnos con sistemas que permitan combinar las palabras según hayan sido introducidas en la base de datos.

• Lenguaje poscoordinado. Un nivel de coordinación donde sólo se nos permite combinar. Esto no lo determinado el centro de documentación sino el usuario.

	Lenguaje de clasificación	Lenguaje documental
Naturaleza	CONTROLADOS	LIBRES O CONTROLADOS
Estructura	JERÁRQUICOS	COMBINATORIOS
Coordinación	PRECOODINADOS	PRECOORDINADOS O POSCOORDINADOS

DOCUMENTACIÓN DE ACTUALIDAD.

Nos referimos a lo que son los servicios de documentación de los medios de comunicación que van a estar condicionados por todas las características de la información de actualidad, las variopintas gamas de formas, estilos y géneros que existen.

Considerando:

• Que el objetivo de la documentación informativa es complementar las informaciones, facilitar a los profesionales antecedentes, casos de daños próximos a los que están tratando, proporcionar material gráfico a de archivo, estadísticas, datos,... y siempre bajo el prisma de la veracidad.

• Que se constata una utilización más racional y oportuna de la documentación en el periodismo. La documentación de recepción textual (escrita) se presta más fácilmente a comprensión del lector u oyente porque localiza en bloques contiguos los datos documentales específicos.

• El caso de la imagen audiovisual. Hay que diferenciar lo que realmente es una información complementaria retrospectiva, contextual y adecuada, de lo que en muchos casos es un mero recurso auxiliar.

• Que la documentación de actualidad es un conjunto y proceso de datos no novedosos pero sí de interés informativo.

• Que la documentación informativa, frente al carácter espontáneo e imprevisible de la información de actualidad, supone un acto de racionalización, síntesis y canalización de datos retrospectivos.

Cualquier centro de documentación informativo debe ceñirse a una serie de funciones:

• Verificación de la exactitud de la información y la corrección de datos (fechas, términos en declaraciones,... han de ser exactas).

• Utilización de datos que apoyen las informaciones, es decir, cronologías, biografías, dossieres temáticos,... que han de servir como complemento de una información y como soporte ineludible de cualquier trabajo que tenga una carga interpretativa, y no digamos nada si se trata de un comentario editorial o de un artículo de opinión.

• Apoyo audiovisual de la información, proporcionando fotografías, gráficos, testimonios sonoros, material bibliográfico,...

• El centro de documentación debe actuar como memoria de la propia empresa informativa (su línea, la trayectoria e historia del medio,...).

• Los centros de documentación deben preparar y editar su propio material y debe tenerlos a punto para proporcionar la información cuando sea necesario.

Cualquier género informativo y todo tipo de artículos son, a efectos documentales, simplificables a lo que son las formas con que trabajan los servicios de documentación. Lo mismo ocurre en el caso de los estilos periodísticos: quedan despersonalizados a la hora de entrar en un centro de documentación. Cualquier tipo de contenido informativo es simplificable a la forma escrita, y es la forma escrita la base mental y física para la ejecución del análisis del documento. Así, una vez determinados los rasgos de la base de datos y los registramos, vídeos de una hora de duración, fotografías de todo tipo, reportajes de varias páginas y entrevistas radiofónicas, acaban condensadas en una minúscula fijación escrita.

La documentación escrita no es patrimonio exclusivo de los medios. Siguiendo el esquema de la cadena documental, el centro de documentación debe empezar por la fase de selección. Su política en un medio ha de tener una serie de aspectos derivados del propio carácter de la información de actualidad aunque lo primero que debe tener en cuenta es a qué tipo de medio informativo va a servir, porque no es lo mismo que se trate de un medio de información local, que básicamente debe centrar sus objetivos en la conservación y el análisis de los documentos que se han generado en su comunidad o provincia que se trate de un medio informativo a nivela nacional. Otro aspecto que debe tener en cuenta es la redundancia de la información. Una misma noticia puede desarrollarse, y normalmente así ocurre, a lo largo de varios días, lo que hace conveniente en ocasiones fundir esa sucesión de noticias sobre un mismo asunto en una sola ficha. Otra cuestión es la obsolescencia. Cuando lo que tenemos se queda obsoleto estamos obligados a una política de depuración de fondos y a pensar que algunos hay que tenerlos guardados aunque se retiren pronto. Lo que debemos conservar son noticias definitivas y documentos definitivos (comunicados, actas, ponencias de congreso, resultados electorales,...). Debemos evitar las repeticiones (cosas que ya tenemos), utilizar las fuentes y los medios más fiables. Tenemos que elegir las noticias que tengan un tratamiento más profundo sobre las que consideramos más superficiales, las que dan un tratamiento más objetivo sobre las manipuladoras. Algo importante es que los criterios con los que trabajan sean parecidos.

Para la selección de documentos en el centro, se recomienda la aplicación de los siguientes criterios de selección:

• Criterio de exclusión: no escoger lo que ya se tiene.

• Criterio de perdurabilidad: para determinar el grado de permanencia y validez de la información y, muy especialmente, la de los artículos de opinión y análisis.

• Criterio explicativo: para seleccionar aquellos artículos que potencian la explicación cabal de los hechos.

• Criterio editorial: relacionado con la recopilación de artículos de análisis, opinión e ideas que sirvan para fundamentar la línea editorial del medio.

• Criterio de seguridad y novedad: consiste en evaluar lo que realmente va a ser susceptible de ser utilizado.

Los documentos que a priori le interesan a un centro de documentación son los siguientes:

• Todo el material editado por el propio periódico.

• Los despachos de agencias informativas.

• Informaciones de periódicos nacionales y extranjeros.

• Revistas de información general.

• Comunicados de prensa.

• Revistas especializadas.

• Estadísticas.

• Informes técnicos.

• Publicaciones oficiales.

• Obras de referencia.

¿Cómo se organiza la documentación escrita?

Una de las decisiones más importantes de la documentación es la de qué hay que hacer con la documentación, cómo tratarla y qué análisis documental efectuar. No encontramos con dos opciones, que no son excluyentes:

• La más tradicional, que es la organización de los documentos en dossieres temáticos clasificados.

Se basa en la constitución de dossieres compuestos por noticias y organizados en índices temáticos. Lo más normal es que la organización sea jerárquica y que se pueda seguir hasta un esquema como el que se utiliza en los lenguajes de clasificación.

Este sistema puede ir acompañado de un fichero o ficha con los datos puntuales de cada noticia y, evidentemente, el lugar que ocupan en el archivo o centro, un fichero susceptible de ser automatizado. Esto quiere decir que nos podemos encontrar ante un sistema mixto: la gestión está informatizada. Cada noticia se recopila en el dossier y presenta la ventaja de ofrecer al usuario toda la información que quiera sobre un tema.

Uno de los inconvenientes de este sistema es la lentitud, sobre todo cuando lo que estamos buscando es simplemente un dato concretos (una fecha, un nombre). Pero el principal problema es la gran cantidad de espacio necesario para almacenar toda esa información.

Lo primero que se propone son los dossieres de países. Cada país, comunidad autónoma, provincia,... se puede organizar en carpetas según el siguiente esquema:

• Su estructura: historia, mapas, cronologías, ciudades, principales instituciones,...

• Política interior: gobiernos, elecciones, parlamento, organizaciones políticas, partidos,...

• Cuestiones relativas a la defensa: Ejército y Policía.

• Cuestiones sociales: justicia, medio ambiente, salud, trabajo, juventud, mujeres,...

• Cuestiones de economía; estructura económica, principales empresas, sindicatos, multinacionales, temas agrarios y ganaderos, temas de comercio y consumo,...

• Temas de cultura: educación, ciencias, artes, medios de comunicación,...

• Religiones: organizaciones religiosas, relaciones estado - iglesia.

• Relaciones exteriores con países vecinos.

Más tarde se proponen los dossieres biográficos. Los criterios a establecer para elaborar un dossier de una determinada persona a partir de su relevancia social son:

• Datos biográficos y familiares.

• Ocupación principal.

• Cronología (ascensos, logros, etapas, récords,...)

• Extractos o contenidos de entrevistas y declaraciones.

• En algunos casos los viajes que ha realizado, su

contactos, con qué gente ha tratado, por dónde ha desplegado su actividad,...

• Relación de curiosidades, aficiones,...

• La derivada de la aplicación de la informática al proceso documental periodístico que nos conduce a la creación de una base de datos.

Consiste en la creación de bases de datos en soporte informático compuestas por fichas de cada noticia. Se puede proponer un diseño de formatos de ficha compuesto por los siguientes campos:

Autor, agencia (si es de agencia), periódico, edición (Madrid, País Vasco), fecha, página, género, título, resumen, identificadores (Elecciones 2000, Liga de Campeones), temas, personas y lugares.

r fichas de cada )

La elección de este sistema implica la aplicación de un lenguaje documental adecuado para poder recuperar esta información. Podemos elaborar un tesauro y decidir qué palabras vamos a utilizar para cada tema. Cada noticia deber ser indizada extrayendo descriptores onomásticos (personas), temáticos y geográficos. Puede optarse también por programas que utilicen un lenguaje libre.

Los inconvenientes de este sistema es que el coste es mayor por la necesidad de material informático y personal auxiliar para la introducción de datos en la base.

Cada medio decide cuál de los dos sistemas es más apropiado a sus necesidades.

La fase más técnica del proceso documental se encuentra entre la selección y el almacenamiento de las noticias y tiene por objeto facilitar las claves necesarias para poder localizar lo más rápidamente posible la información demandada por el usuario.

El método analítico en un archivo de prensa debe regirse por dos imperativos:

• Agilidad para la búsqueda en una masa documental que está en continuo crecimiento.

• Máxima rapidez en la recuperación.

La pérdida de información en depósitos tan densos como lo son los centros de documentación se evita mediante la elaboración de las fichas analíticas. Se puede decir que estas fichas son como una serie de cuestionarios que obligan al documentalista a responder a unos datos mínimos sobre el contenido de la noticia. El análisis se realiza en tres niveles:

• El asiento (identificadores): autor, agencia, periódico, fecha, página, sección, género, título.

• El resumen.

• Los descriptores (temáticos, onomásticos y geográficos): identificadores, temas, personas, lugares.

Una vez realizado todo es cuando se produce una bifurcación en la trayectoria de la noticia dentro del servicio de documentación: el documento original (la noticia) va a su carpeta correspondiente, si estamos en un sistema de documentación normal, o bien se incorpora a la memoria del sistema informático y la ficha queda archivada en la base de datos, si estamos en un sistema automatizado.

En el caso de las informaciones en diarios y revistas, la búsqueda se centra en los descriptores. De ahí que sea aún más importante el método de indización, que es el que requiere un análisis del documento. Así, la indización requiere un esfuerzo de síntesis para extraer las palabras clave del contenido del documento.

La indización por descriptores debe tender a la simplicidad y la economía de signos (palabras, no frases). Y ello para cualquiera de los tipos de documentos que utilicemos, tanto para textos como para fotos como para vídeos.

Uno de los mayores problemas que plantea la información de actualidad es el proceso de indización, la gran cantidad de conceptos, expresiones y fechas que dan la sensación de ser importantes cuando en realidad no son más que citas coyunturales. Por lo tanto, indizar supone aislar los temas suficientemente informativos y relevantes del documento de los que no lo son.

Existen una serie de condicionantes de la indización que están íntimamente relacionados con las primeras características de la información de actualidad:

• Se produce una bifurcación informativa, cuando una noticia es susceptible de pertenecer a más de un campo informativo, pero también cuando se producen dos niveles de información como ocurre, por ejemplo, en la televisión con el texto y la imagen.

• Hay un desequilibrio con respecto a la extensión de las noticias, pero esto se desprecia en la indización.

• La indización no debe influir por la importancia que dé el medio a la noticia (editorial) a la hora de realizar el trabajo. Tampoco debe influir en las técnicas de indización los libros de estilo.

• El envejecimiento y la precariedad de la información. Lo propio es cerrar el capítulo de la indización sobre temas esclarecidos o acabados y mantener ficheros para noticias dudosas que tengan la posibilidad de aumentarse.

• La saturación de la información de actualidad es un factor que causa...

A mayor producción de noticias, las que van siendo suplantadas quedarán obsoletas antes. La documentación de la información de actualidad debe tener en cuenta un doble objetivo o grado de urgencia:

• Atención a la labor periodística diaria (las demandas de compañeros de redacción) en lo que puede hablarse de una pérdida casi absoluta de interés de informaciones de hace más de 5 años. En ese sentido es donde se puede determinar qué genero de noticias puede albergar algún interés.

• Un centro de documentación debe atender a la investigación retrospectiva e histórica, que es lo que hace que determinadas informaciones deban permanecer de manera indiscutible en el centro de documentación.

Así pues, es necesario que el centro de documentación disponga de una memoria en dos fases o tiempos sobre la que aplicar un doble criterio de control, siendo recomendable la utilización de dos equipos compatibles, uno para la documentación más actual y otro para la que tiene un carácter histórico.

CONDICIONANTES DE LA INDIZACIÓN.

• El primer condicionante que se da sobre todo en los medios audiovisuales es la bifurcación informativa, es decir, cuando se producen dos niveles de información. Sería, por ejemplo, un texto acompañado de imágenes. A su vez, sería una bifurcación documental, por una parte el texto, y por otra la imagen, ya que cada cosa se clasifica en diferentes sitios.

• El desequilibrio y la extensión de la información. Hay noticias (flashes), crónicas, reportajes,... La extensión de cada una es diferente. La indización no se deja influir por este aspecto, por lo que es un condicionante del que hay que prescindir. También se desprecia la línea editorial del medio.

• Libro de estilo. También es conveniente prescindir de él, ya que no debe influir en las técnicas de indización.

• Los grados de indización deben obedecer a una estricta gradación de prioridades.

Los descriptores de la información surgen de las 5 W's:

• Quién.

• Qué

• Cuándo.

• Dónde.

• Por qué.

Los 5 elementos suelen explicarse al principio de la noticia (título, subtítulo y entradilla).

RESUMEN: Es un campo complejo. Los resúmenes tienen que estar redactados brevemente, pero no de forma telegráfica. Por lo tanto, para extraer los temas, lugares,... nos tenemos que fijar en el cuerpo principal de la noticia y, para encontrar datos de interés más bien futuros, hay que buscarlos en el desarrollo de la noticia o información.

En la prensa escrita, las 5 W's vienen repartidos en el primer párrafo de la noticia. Pueden aparecer temas importantes al principio. En los reportajes y crónicas no hay que obviar las palabras con diferenciación tipográfica y los despieces a la hora de la indización. Es de gran ayuda resaltar las palabras clave; también es muy útil la elaboración a priori del resumen. Metáforas, neologismos, familiaridades,... no deben formar parte de la indización.

DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL GRÁFICO.

Podemos decir que un fotografía admite distintas lecturas e interpretación en función del marco en que se contemple y de la persona que realice esa interpretación. Desde el punto de vista del documentalista se podría decir que una foto existe y tiene un significado en tres momentos distintos:

• Momento de su creación: la foto está cargada de subjetividad. Desde el punto de vista del fotógrafo, ninguna imagen es neutra.

• Momento del tratamiento documental de la imagen: aquí la imagen puede analizarse desde el punto de vista neutro, objetivo, quitar la carga subjetiva.

• Momento de la reutilización de las fotos: la foto vuelve a adquirir una intencionalidad (se buscan intencionalmente estas fotos). Existe el riesgo de utilizar fotos que cambien el significado original, sobre todo cuando en ella aparecen personas.

El documentalista nunca es objetivo. En el caso de análisis de imágenes y fotos, además de su formación, experiencia, conocimientos, ideologías,... hay otras cuestiones relativas a las fotos que también inciden, por ejemplo, si la imagen corresponde a una serie o a un reportaje gráfico.

Hay otro referente que es el textual, que es el pie de foto. También puede afectar al lugar que ocupe en el periódico o en qué periódico salga.

El análisis documental de fotografía se articula en dos niveles totalmente diferentes:

• Análisis morfológico, que afecta a todos los aspectos técnicos y compositivos de la imagen. Describía las características técnicas, formales y la composición, si la foto era blanco y negro o color, el soporte, la luz, etc.

• Análisis de contenido, que afecta al fotografiado y a sus posibles significados, porque en toda imagen nos encontramos con dos campos claros:

• Lo denotado. Lo que se denota a simple vista.

• Lo connotado. Lo simbólico y lo sugerido.

La denotación es una lectura descriptiva de la imagen (señala los personajes, los lugares y las acciones que se desarrollan). Los componentes de una imagen se podían dividir en:

• Componentes estables (montaña, árbol, casa,...).

• Componentes móviles (medios de locomoción, mar,...).

• Componentes vivos (seres humanos y animales).

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• Exhaustividad, esto es, la recopilación de toda la información posible.

• Pertinencia: recogida de la información relativa al tema.

• Precisión: la información recogida debe ser exacta y definida.

• Rapidez: facilitar la información en el mínimo tiempo posible.

• Economía: que el proceso sea lo menos costoso posible.

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