Introducción : Consultoría

La consultoría es un servicio prestado por una persona o varias personas independientes y calificadas en la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización, procedimientos y métodos; recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones.

La consultoría es un trabajo difícil basado en el análisis de hechos concretos y en la búsqueda de soluciones. Por tal motivo debe ser indispensable la cooperación entre cliente y consultor, lográndose conjuntamente un enriquecido resultado final.

El trabajo del consultor puede comenzar por distintas situaciones:

• al surgir algún acontecimiento juzgado insatisfactorio y susceptible de mejora.

• al renovar el perfil de una empresa, para que la misma no desaparezca en el mercado.

• al iniciarse una empresa, asesorando desde sus comienzos en lo ateniente a lo administrativo-contable, financiero, económico y demás aspectos que pudiera requerir el cliente.

El consultor no tiene autoridad directa para tomar decisiones y ejecutarlas, por esta razón debe asegurar la máxima participación del cliente, a fin de lograr un asesoramiento confiable y una satisfactoria aplicación de su consejo.

Consultoría en Organización Administrativo-Contable

Las empresas se desenvuelven en contextos dinámicos, haciéndose necesario que ellas cuenten con un adecuado sistema de organización interna para lograr adaptarse rápidamente a los constantes cambios.

A su vez toda empresa no se encuentra aislada, sino que por el contrario se relaciona continuamente con otros entes, organismos, empresas y personas, como así mismo con sus componentes internos.

Como consecuencia de esto se hace indispensable que la empresa cuente con información útil y verídica, que reflejen la realidad de sus operaciones; todo eso se encuentra expresado en los estados contables, los cuales sirven de base para la toma de decisiones externas e internas.

Para garantizar que los estados contables no pierdan los requisitos esenciales de la información es necesario que la empresa se encuentre bien estructurada desde sus comienzos, para ello se debe realizar un relevamiento de datos generales y particulares (objetivos, metas, recursos, actividad, cantidad de personal, cantidad de directivos, etc.).

De acuerdo al mencionado relevamiento el asesor podrá diagramar la estructura organizacional de la empresa, instrumentándose a través de un organigrama donde se refleja claramente la división o departamentalización empresarial. No debe dejarse de considerar la estructura informal, la cual se haya presente en todas las organizaciones.

Es imprescindible la ubicación de la autoridad para tomar decisiones dentro de la jerarquía de una organización, es decir, hasta qué punto la alta dirección delega autoridad para la toma de decisiones a los puestos de trabajo existentes en las organizaciones. Cuando se habla de delegación de autoridad, por lo general se hace referencia a la toma de decisiones y el control.

La diagramación del organigrama debe realizarse de manera tal que se hallen bien definidos los puestos de trabajo, su autoridad y responsabilidad respecto de las personas a su cargo, visualizándose también las siguientes situaciones:

• Personas de un mismo nivel jerárquico pueden tener distinta autoridad decisoria.

• Delegación de autoridad para la toma de decisiones operativas rutinarias y no para las decisiones estratégicas.
  

Una manera de subsanar la falta de responsabilidad y conocimientos de las tareas que le corresponden a cada uno dentro de la organización es redactar manuales de función. También se pueden utilizar diversas herramientas gráficas como cursogramas, diagramas de bloque, diagrama de interdepencia sectorial, entre otras, las cuales son una expresión sintética y visual de los procesos o rutinas administrativas que se realizan para alcanzar las distintas finalidades de la organización; estas permiten detectar las deficiencias de un proceso, ausencia o debilidad de control, duplicación de trabajo, etc.

Una vez elaborado y perfeccionado lo anteriormente detallado será necesario diseñar un sistema que permita la captación y validación, análisis y procesamiento de datos, como también su posterior registro y control.

El sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc., y que presentados, mediante informes, a la gerencia le permitirán tomar decisiones sobre su gestión.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos-metas fijadas por la alta dirección. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Deberá tenerse en cuenta para organizar sistemas contables y determinar los registros que integrarán el mismo algunos de los siguientes aspectos:

• Tareas asignadas al personal.

• Plan de cuentas a utilizar.

• Informes contables a preparar.

• Software a utilizar en las tareas.

• Medios materiales a utilizar (maquinas, tableros, ordenadores, etc.).

• Controles de validación de datos.

• Normas legales vigentes.

• Cantidad y característica de los registros.

• Formularios a ser utilizados.

De acuerdo a la estructura organizativa y definida y al volumen de información que la empresa maneje, se analizará la conveniencia de llevar una contabilidad centralizada o descentralizada.

Los libros de contabilidad son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios y comprobantes que respaldan las operaciones de la empresa; con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

 En el caso de implementar una contabilidad centralizada (manejo de poca información) deberán utilizarse:

• El libro Diario, en el cual se registran cronológicamente los hechos y operaciones. También se conoce como registros de primera entrada.

• El mayor general, aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros

Por el contrario en un sistema de contabilización descentralizada se empleará:

• Libro Diario: en el se contabilizarán los asientos de operaciones que no se registran en los subdiarios, y los asientos resúmenes de las operaciones de carácter repetitivo anotadas en los subdiarios.

• Libro Mayor: es el registro temático principal que agrupa todas las cuentas utilizadas en el Libro Diario.

• Subdiarios: se anotan los asientos de operaciones de carácter repetitivo, con la posibilidad de dividir el trabajo de registración. Los subdiarios típicos son: compras, ventas, ingresos y egresos.

• Submayores: consisten en el agrupamiento de cuentas analíticas, cuya utilización es conveniente por razones de control interno y beneficiosa, ya que evita que el mayor general se convierta en un registro voluminoso.

Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

• Proteger los activos.

• Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.

• Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad

Consultoría en materia de costos

Dentro de una organización, es necesario diseñar un sistema de costos. El mismo se basará según las necesidades y requerimientos del ente al cual se esta asesorando. El sistema se instrumentará mediante un subsistema de la contabilidad general: la contabilidad de costos.

Esta contabilidad se basa en el método de partida doble, requiriendo cuentas que individualicen los costos asignados a cada centro. Con la misma se podrá lograr un mejor control de las operaciones, facilitando la toma de decisiones.

Con la implementación del sistema de costos, el asesor deberá tomar decisiones con respecto a :

• Plan de cuentas a utilizar, considerando la implementación de cuentas que sirvan de enlace entre las distintas contabilidades.

• Costos reales o estimados.

• Conveniencia de implementar sistemas de costos standart para poder asignar responsabilidades.

• Detectar y analizar desvíos.

• A implementar costeo por órdenes, por procesos o continuos de acuerdo a la actividad de la empresa.

• Clasificación de costos por centros, ya sea de costos o de responsabilidades, controlables o no controlables, directos o indirectos, etc.

Presupuestación. Análisis de proyectos de Inversión

La planificación y presupuestación juegan un papel muy importante a la hora de tomar decisiones, por lo que es indispensable que todo profesional incluya en su asesoría estas cuestiones, dado que las mismas determinan el curso de acción a seguir por la empresa, sirviendo de base para las correcciones de posibles futuros desvíos.

Existen dos formas de planeación:

Periódica: es la proyección de las actividades generales de la empresas en término de costos e ingresos por un período de tiempo futuro de un año (presupuestos).

Proyectos especiales: es el análisis necesario que se realiza para llegar a una decisión sobre un proyecto, que incluye un estudio de cómo se afectarán los costos e ingresos futuros durante la vida total del proyecto.

El asesor debe incluir en todas las empresas, por más pequeñas que fueran, alguna forma de presupuesto, ya que el mismo sirve para proyectar las futuras acciones.

Presupuesto es un plan detallado de orígenes y destinos de recursos financieros y otros tipos de recursos durante un periodo de tiempo dado. El uso de presupuesto sirve para controlar las actividades de la empresa, lo que se denomina control presupuestario.

Es necesario que el contador a cargo de la consultoría informe al cliente acerca de las ventajas de confeccionar el presupuesto, las cuales son las siguientes:

• Proveer a los gerentes una metodología para formalizar lo planeado.

• Determinar metas definidas y objetivos que sirvan como marco de comparación para evaluar la ejecución.

• Prevenir problemas potenciales.

• Permitir el planeamiento de acciones contingentes.

• Coordinar las actividades de toda la organización, integrando planes de objetivo de cada unidad.

Presupuesto maestro

El presupuesto maestro es una red de varios presupuestos separados que son interdependientes.

Podemos esquematizarlo de la siguiente manera:

Cuadro tolon

Presupuesto operativo

Incluye la planeación de operaciones para el siguiente período, describe los principales programas que la empresa planea llevar a cabo.

Se deben realizar presupuestos por áreas o departamentos, donde es primordial partir del presupuesto de ventas hasta llegar al presupuesto de inversiones.

El presupuesto de ventas abarca las ventas potenciales de la firma. Hay ciertos factores esenciales para este pronostico:

* PLAN DE MARKETING

• Análisis competitivo ( Macro-Micro-Mercado)

• posicionamiento

• investigación y desarrollo

• desarrollo del negocio/ producto

• modelo de rentabilidad

• análisis competitivo

• plan piloto

* EXPERIENCIA PASADA EN TERMINOS DE VOLUMEN DE VENTAS

• Análisis estadístico

• Análisis del escenario.

Presupuesto De Ventas

Es el programa detallado de las ventas esperadas en los períodos siguientes.

Se expresa tanto en unidades físicas ( volumen) como en monto de facturación ( $). Se dedica mucho tiempo y esfuerzo a este presupuesto, ya que es el que dá el escenario de generación de los ingresos de la operación del negocio.

Presupuesto De Producción

Una vez que se dispone del presupuesto de ventas, deberán tomarse decisiones a nivel de Producción, para definir el nivel de actividad que deberá presupuestarse para satisfacer las ventas.

Presupuesto De Disponibilidades

Una vez que los presupuestos operacionales ( ventas, producción, etc) han sido establecidos, puede ser elaborado el presupuesto de disponibilidades y otros presupuestos financieros.

El presupuesto de disponibilidades (o caja) detalla los requerimientos de fondos en el tiempo y su aplicación para poder cumplir el Plan.

Presupuesto de capital

El asesor debe evaluar la conveniencia de invertir en edificios industriales y comerciales, equipos de transporte, maquinarias, equipos, muebles y útiles, etc.

El presupuesto de capital es una lista valorizada de los proyectos que se presumen realizables para la adquisición de nuevos activos fijos.

El problema de la inversión de capital fijo es esencialmente la determinación de si la utilidades previstas para un proyecto propuesto, son suficientemente atractivas para garantizar la inversión de fondos en ese proyecto. La inversión se hace en una fecha determinada, mientras que las utilidades están esparcidas a lo largo de plazos en el futuro.

Para analizar la conveniencia de inversiones a través del estudio del rendimiento del capital, es posible utilizar modelos como el T.I.R y el V.A.N, los cuales

tienen en consideración la tasa de interés de mercado, permitiéndonos evaluar los costos de oportunidad entre una u otra alternativa.

Es importante destacar, una vez que se adoptó la decisión de invertir en activos fijos, la necesidad de mantener una política de control respecto a esa inversión. Por ejemplo tenerlas con una individualización de rápido conocimiento, contratar seguros, adoptar medidas de prevención contra siniestros, brindándoles un mantenimiento adecuado para conservar o prolongar su vida útil.

Anexo

A continuación mostramos un listado que hemos elaborado sobre aspectos que no deben dejar de tomarse en consideración en una consultoría sobre organización administrativa y contable de una empresa:

A) Organización y clasificación de la empresa

• Nombre y dirección de la empresa.

• Sucursales y Agencias, nombre y dirección.

• tipo de actividad que realizan.

• Clase de sociedad o negocio de único dueño.

• Socios.

• Consejo de Administración.

• Capital.

• Base de distribución de las ganancias y pérdidas.

• En caso de compañía por acciones

• Clase de acciones

• Número de acciones de cada clase

• Valor nominal de las acciones en cada clase

• Acciones de cada clase circulando

• Registros de la empresa.

• Personas responsables de estos registros.

• Lugar donde se mantienen registros.

• Fecha de cierre del ejercicio.

B) División funcional y derpatamental.

• División funcional.

• Lista de departamentos de la empresa, acompañada de

transacciones principales realizadas en cada departamento.

• Personal de cada departamento.

• Localización de cada departamento

C) Libros y registros usados o a usarse.

• De entrada original.

• De entrada secundaria

D) Código de cuentas

• Número o letras o números y letras combinados.

• Clasificación de las cuentas en el código

E) Informes y estados

• Balance General.

• Estado de Resultado.

• Estado de origen y aplicación de fondos.

• Estado evolución del Patrimonio Neto.

• Etc.

F) Equipo mecánico a usarse

• Computadoras.

• Máquinas calculadoras.

• Etc.

G) Control administrativo sobre operaciones

• Recibos y salidas de caja.

• Inventarios.

• Cuentas a cobrar.

• Costos.

• Gastos.

• Listados de pago.

• Listados de cuentas a pagar.

• Inversiones.

• Activo Fijo.

• Presupuestos.

• Auditoría Interna

 H) Departamento de contabilidad

• Personal.

• Sistemas de registro.

• Equipo mecánico.

• Condiciones de la oficina.

Bibliografía

• Anthony, Robert. La contabilidad en la administración de empresas. Editorial Limusa. 1994.

• Fowler Newton, E. Contabilidad Básica. Ediciones Macchi. 1996.

• Fowler Newton, E. Cuestiones Contables Fundamentales.

• Apuntes Cátedra Principios de Administración. Licenciada Chueque.

• Apuntes Cátedra Organización Administrativo Contable de empresas. Contador Elgarrista.

• Apuntes Cátedra Costos y Actividades Especiales. Ingeniero Pedro Tolón.