TEMA 5 LAS COMPRAS

1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras forman parte del aprovisionamiento:

* Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

* Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:

• Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.

• Planificación temporal de las necesidades

• Expresión de las necesidades en términos adecuados.

• Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.

• Compra de los productos que necesitamos

• Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas.

• Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.

Aprovisionamiento = Compras + Almacenamiento + Gestión de Stock

Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:

1º) Organización:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.

2º) Previsión:

Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

3º) Control:

Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

2. OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Los Objetivos de las compras son:

Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo coste.

Mantenimiento del nivel de calidad

Garantizar la continuidad en el abastecimiento

Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores.

Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

Los principales objetivos son los 3 primeros.

Una vez determinadas las características y especificaciones del productos que debemos comprar, habrá que determinar:

Precio

Cantidad

Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días)

Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.

Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercancía.

Fecha de entrega

Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione.

Unidad de entrega y transporte

Condiciones en las que debe realizarse el transporte.

Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía.

3. FASES DE LAS COMPRAS

1. Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un producto, dentro de ésta habrá que:

• Conocer cuáles son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos a comprar.

• Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de compra.

• Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.

2. Preparación:

• Investigación de mercados: buscar los proveedores.

• Realizamos una preselección de los posibles candidatos

• Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan una oferta.

3. Realización del Pedido:

• Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejores proveedores según nuestra necesidad.

• Negociación con los oferentes en aquellos puntos en los que estemos disconformes

• Elección del proveedor o proveedores.

• Confeccionamos el pedido.

4. Seguimiento (control):

• Vigilancia y reclamación de las entregas.

• Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo (con la calidad exigida, en la fecha comprometida,…) de los productos recibidos.

• Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.

• Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no estemos conformes.

5. Operaciones derivadas de realizar una compra:

• Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.

• Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

- Responsabilidades de la Función de Compras:

Administrativa: entrada de mercancías y salida del correspondiente contravalor en dinero.

Técnica: la buena selección de proveedores obliga al conocimiento detallado de características y variedades de las mercancías a adquirir, así como las alternativas posibles.

Comercial: mantener una relación comercial continua con nuestros proveedores actuales y potenciales.

Financiera: la compra inmoviliza capital y la escasez de éste obliga a limitar el volumen de compras que estemos realizando.

Económico: las operaciones de compra generan un coste que inciden directamente en los precios de venta, si se reducen aquellos se pueden general beneficios.

- Algunos conceptos:

• Unidad de Compra: se trata de líquidos, cuando se hace un pedido suelen estar expresados en unidades, litros, kilos, m3.

Cuando se trata de sólidos suelen expresarse en unidades, kilos, metros, m2.

• Unidad de entrega:

* Paquetes

* Garrafas

* Botellas

* Latas

* Cajas

* Bidones

* Bobinas

* Sacos

* etc.

• Unidad de Almacenamiento:

* Cajas

* Retráctiles: son unos cajones que se cierran solos (farmacias)

* Paletas

* Contenedores

• Unidad de Transporte:

* Camión

* Container

* Remolque

* Semiremolque

Ejemplos: 1 caja = 12 bricks = 12 litros

1 palet (1.200 * 800 ) = 72 cajas = 864 bricks

1 semiremolque de 12´20 m = 30 palets

4. LOS PROVEEDORES Y EL TRADE MARKETING

Normalmente, los fabricantes identifican a sus proveedores como aquellos fabricantes de materias primas que le proporcionan materias primas, piezas, componentes, bienes de equipo, máquinas o herramientas, es decir, cualquier producto o servicio que utilizan en su proceso de fabricación para producir sus productos.

Pero también, esa relación entre proveedores y clientes se da en el caso del fabricante y los distribuidores (clientes).

Y, esta relación, también se da en el caso de los distribuidores (proveedores) y los clientes finales (clientes)

Materias Primas

Piezas

Componentes

Bienes de equipo

Máquinas o herramientas

Proveedores - clientes

Proveedores - clientes

Nosotros vamos a estudiar la relación del fabricante con los distribuidores. Esta relación la podemos dividir en 2 etapas:

1. Hasta la década de los 80, en la cual esa relación obtenía las siguientes características:

* En el canal de distribución el poder lo ostenta el fabricante sobre los distribuidores, porque estos últimos eran pequeños, tenían poca capacidad de compra y había muchos donde elegir si perdía alguno. Las condiciones las imponía el fabricante.

* El fabricante conocía el mercado (hábito y necesidades de compra de los clientes).

El distribuidor solo es un nexo de unión entre los fabricantes y el consumidor final.

* Los fabricantes realizan campañas publicitarias y de comunicación para que el consumidor final tratara de satisfacer sus necesidades a partir de sus marcas y productos.

* Es una relación marcada por el enfrentamiento (margen).

2. Cambios que modifican la relación entre el fabricante y los distribuidores:

• Profesionalización de la distribución y gran concentración.

• La distribución comienza a utilizar las nuevas tecnologías de la información.

• Coste y tiempo más reducidos para la realización de determinadas tareas (distribuidores más eficientes).

• Los distribuidores también son una fuente de información sobre clientes.

• Clientes más exigentes y menos susceptibles a las campañas de publicidad de los fabricantes.

• Aumento del poder de los distribuidores frente a los fabricantes.

En la actualidad, tenemos que abandonar esta postura de enfrentamiento entre fabricantes y distribuidores e intentar hallar una colaboración.

Una forma de conseguir la colaboración entre fabricantes y distribuidores es a través de lo que se conoce con el nombre de Trade Marketing, que es una filosofía de gestión que implica que los fabricantes o proveedores consideren a los distribuidores como clientes y no como competidores.

El Marketing Externo del fabricante es el orientado a los clientes externos, que son: distribuidores y consumidores finales.

El Marketing Interno es el que realiza la empresa con sus empleados.

La relación de colaboración entre fabricantes y distribuidores de Trade Marketing tiene una serie de beneficios para ambas partes, que son:

A. Beneficios para el Fabricante:

• Mejorar las relaciones con la distribución

• Optimizar las ventas y la rentabilidad

• Reforzar la imagen de marca de los productos

• Obtener una ventaja competitiva (consecuencia de volverse mas eficientes).

• Producir sinergias interdepartamentales (colaboración entre los departamentos).

• Dar mayor valor añadido al departamento de ventas.

B. Beneficios para el Distribuidor:

• Mejorar las relaciones con los proveedores (fabricantes)

• Obtener productos y promociones más adaptados a su punto de venta (selección de productos que den una alta rentabilidad según estudios de mercado),

• Optimizar las ventas y rentabilidad

• Obtener una ventaja competitiva

• Producir sinergias internas (compras, marketing y logística).

4.1. El ERC ( Efficient Consumer Response) (Respuesta Eficiente al Consumidor)

El objetivo del ERC es elevar, mediante acciones conjuntas entre fabricantes y distribuidores, las cotas de eficiencia de los sectores de gran consumo en España.

Para ello intenta eliminar las ineficiencias en toda la cadena logística, optimizando el uso de las nuevas tecnologías (EDI, código de barras, …) y promoviendo los acuerdos entre fabricación y distribución para obtener la máxima rentabilidad de los recursos y ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor.

* Existen 4 estrategias para conseguir esto, son:

• Reaprovisionamiento eficiente

• Surtidos eficientes

• Lanzamiento de productos eficientes

• Promociones eficientes

A. Reaprovisionamiento Eficiente:

En el proceso de pedidos, los agentes de la cadena de suministro (fabricantes, distribuidores y operadores de transporte (transportistas) intercambian un flujo intenso de información y de mercancías, cuya eficiencia se manifiesta en la coordinación de ambos flujos que permite la agilidad y la ausencia de errores en los mismos.

El consumidor juega un papel secundario ( o casi nulo).

Se ha demostrado que las empresas incurren en costes innecesarios asociados a la gestión administrativa, a los rechazos de entregas, las devoluciones de facturas, a las incidencias en las cargas/descargas de mercancías, etc.

Durante estos últimos años, las compañías del sector de gran consumo han estado involucradas en el desarrollo y puesta en marcha de mejores prácticas relacionadas con las operativas del proceso de pedidos, como:

• Gestión del reaprovisionamiento

• Optimización de las entregas y recepción de mercancías.

• Facturación eficiente

Dos factores imprescindibles para alcanzar la Eficacia y la Eficiencia en los Procesos (e implantar mejores prácticas) para ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor son:

Disponibilidad, fiabilidad de la Información intercambiada (facturas ópticas)

Establecimiento de acuerdos logísticos entre las partes.

Los principales errores que se pueden corregir si realizamos un Reaprovisionamiento Eficiente son errores que atañen a los pedidos, éstos errores que se pueden corregir son:

• Elevar los niveles de inventario (cuanto mayor es el número de productos almacenados mayor es el coste).

• Elevado número de roturas de stocks (evitar que el cliente se encuentre con el problema de la falta del producto).

• Los retrasos en inexactitudes en los envíos.

• Ineficaz control de las promociones

• Fallos en las entregas.

• Etc.

Los Beneficios del Reaprovisionamiento Eficiente son:

• Adopción de una solución estándar (única) válida para todos los proveedores/clientes (cualquier distribuidor o fabricante).

• Estandarización de la comunicación

• Ahorro en los costes administrativos de gestión del aprovisionamiento

• Fiabilidad de los datos

• Mejora en la planificación de la producción

• Reducción de sotcks.

• Automatización de los procesos

• Mejora del nivel de servicio en entregas.

B. Surtido Eficiente:

Es el proceso de colaboración entre distribuidores y proveedores para determinar la oferta óptima de producto en una categoría que alcance la satisfacción del consumidor objetivo al mismo tiempo que mejora los resultados del negocio.

La metodología para el desarrollo de surtidos eficientes sigue un proceso en etapas que es dinámico y se retroalimenta. Las etapas son:

Análisis actual del mercado en el que estamos, y ver también que cobertura de mercado vamos a realizar. También se estudian los productos cuestionables, lo que no dan rentabilidad.

Fijación de Objetivos: fijar objetivos para establecer el surtido óptimo.

Análisis de las modificaciones en el actual surtido y propuesta. Es decir, que referencias vamos a eliminar, cuales van a seguir y cuales vamos a ingresa nuevas. Para ello debemos valorar: consumidor, rentabilidad, competencias, etc.

Plan Implementación: ejecución.

Evaluación

Si con el paso del tiempo vemos que se producen variaciones tendremos que volver a la etapa número 1.

C. Lanzamiento de Nuevos Productos Eficientes:

Hay 2 factores críticos de éxito en el lanzamiento eficiente de un nuevo producto:

• Un producto que aporte realmente valor a los consumidores

• Una buena distribución que asegure que los consumidores efectivamente encuentren el producto, lo prueben y, finalmente, repitan.

D. Promociones Eficientes:

Normalmente hay 2 tipos de promociones:

• Las del fabricante

• Las del distribuidor.

Para que estas promociones sean efectivas se requiere un proceso de colaboración entre proveedor y distribuidor para el desarrollo de eventos promocionales que asegure mejores resultados en el consumidor final, a la vez que optimiza el impacto total causado en las operaciones diarias a lo largo de la cadena.

Los beneficios que se pueden obtener son:

• Mejorar los resultados promocionales.

• Disminuir los costes de producción, almacenaje y distribución debidos a la estacionalidad promocional inducida.

• Reducir el coste global de gestión y control de las promociones en todas las etapas.

• Incorporar la medición de los resultados en el trabajo habitual de promociones.

El proceso de desarrollo de una promoción es el siguiente:

1. Se realiza una Planificación Anual.

Hay 2 tipos de promociones que podemos realizar:

• Las que realiza el proveedor (fabricante); de las que se puede beneficiar el punto de venta. De esta promoción surge un Plan Anual.

• Las que realiza el distribuidor. De esta promoción sale otro Plan Anual.

Una vez tenemos ambos planes anuales, debemos de elaborar un Plan Anual único, común a ambas.

2. Ejecución del Plan Anual.

1º) Planificación de cada una de las planificaciones concretas.

2º) Ejecución de cada una de las promociones.

3º) Evaluación de los resultados de cada una de las promociones. Hay que tener

en cuenta el coste y los beneficios.

3. Valoración del Plan Anual (de todas las promociones realizadas)

También en este proceso existe retroalimentación hasta la etapa 1.

* Los Instrumentos para gestionar bien el E.C.R. son:

* EDI

* Gestión por Categorías

A) EDI (Electronic Data Interchange) (Intercambio Electrónico de Datos):

Se trata del intercambio electrónico de datos entre fabricantes y clientes.

El EDI permite el envío y recepción de docuemtnos estandarizados con meidos telemáticos con el fin de posibilitar su tratamiento de forma automática. Este sistema pretende que el emisor y receptor de un determinado documento comercial puedan ser directamente los respectivos ordenadores centrales, ganando así tiempo y evitando errores.

Las ventajas con las que cuenta el sistema EDI son:

• Se gana tiempo.

• Se evitan errores.

Los componentes de un sistema EDI son:

• Mensajes normalizados

• Programas EDI o softwares de Estación de Usuario (SEUs)

• Comunicaciones necesarias para llevar a cabo este intercambio de mensajes comerciales (línea telefónica y un móvil)

Las ventajas que tiene son:

• “Entregas Perfectas”:

• Entendido como cumplimiento de cantidades y plazos.

• Incremento del 72% al 88% de entregas perfectas.

- Los Beneficios mínimos que obtenemos implantado el EDI son:

1. Menores costes de explotación: mayor productividad del personas antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos.

2. Mayor disponibilidad de los datos:

• transmisión electrónica (minutos)

• no introducción de datos (no demora)

• los datos no contienen errores

• simplificación del funcionamiento al normalizarse las transacciones (facturas o pedidos iguales para todos).

3. Disminución de gastos de transmisión (tratamiento) de una transacción.

B) Gestión por Categorías (Category Management, CM)

Las 4 estrategias de E.C.R. vistas anteriormente están basadas en el concepto de “categoría”, o lo que es lo mismo, cuales son las necesidades de los consumidores.

Una Categoría se define como el conjunto de productos o servicios que son percibidos por le consumidor como complementarios y/o sustitutivos, y que satisfacen una misma necesidad (ejemplos: productos para el desayuno, productos de higiene corporal, etc.).

Se define la Gestión por Categorías como un proceso basado en los hábitos de los consumidores a partir del cual se determinan 3 variables de tipo táctico, que son el merchandising, promociones y precios, con el objetivo de optimizar la rentabilidad de esa categoría.

Merchandising = donde colocar el producto, en que lugar de la estantería, anchura de los pasillos, etc.

Promociones = cuando realizarla, objetivos que nos vamos a poner, etc.

En definitiva, se trata de tratar a una categoría como si fuese una unidad de negocio.

* Los resultados obtenidos con la Gestión por Categorías son:

• Mayor eficiencia en:

• Variedad

• Surtido

• Almacenamiento

• Precios

• Introducción de nuevos productos

Todo esto es posible gracias al análisis de los datos del escáner que permitan:

• desarrollar planes estratégicos por categorías.

• Controlar las asignaciones de espacio

• Medir la marcha de cada categoría con el fin de realizar ajustes.

- Los resultados de la Gestión por Categoría son:

• Incremento de las ventas por metro cuadrado

• Permite distinguir las categorías con mayor (menor) rentabilidad para potenciarlas (mejorarlas).

* LAS VENTAJAS DEL E.C.R. SON:

1) Ventajas para el Distribuidor:

* Elimina el fuera de seguridad

* Reducir el stock de seguridad

* Aumentar las rotaciones

* Recibe mejor servicio

2) Ventajas para el Fabricante:

* Programación de las actividades.

* Planificación de las necesidades de materiales con un coste mínimo de stocks

* Reduce los plazos de fabricación y de entrega

* Proporciona un mejor servicio.

El Consejo Ejecutivo de E.C.R. fue creado a finales de 1995 por una veintena de empresas líderes de la fabricación y de la distribución de productos de gran consumo. Posteriormente se han integrado 36 empresas más (distribuidores, fabricantes y operadores logísticos).

4.2. EL ABC (Activity Based Costing) (Análisis Basado en los Costes).

Los métodos tradicionales de contabilidad no facilitan el cálculo del coste real total que supone la fabricación de un producto o servicio hasta que llega al consumidor final.

Hay 2 tipos de costes:

• Costes directos: son fáciles de identificar con el producto.

• Costes Indirectos, como almacenaje, administración, etc., que son mucho más difíciles de repartir para cada producto.

El ABC es un método de cálculo de costes basado en las actividades que tratan de determinar con exactitud los costes reales de un producto o servicio de forma independiente.

El ABC ayuda a los directivo en la toma de decisiones, porque identifica las actividades y costes que genera cada producto/servicio, pudiéndose eliminar las actividades que consumen recursos y no aportan valor al usuario.

Actividad: todas las tareas que conlleva un producto o servicio.

Todos aquellos trabajos o actuaciones que se requieren durante un proceso determinado, que finalmente conduce a un resultado o valor añadido a un objeto (producto/servicio).

“Los costes de las actividades se imputan al producto o servicio sólo si éste consume actividades”.

* El proceso de Cálculo de Costes es el siguiente:

1. Identificar las actividades que están relacionadas con las funciones de la empresa.

2. Valorar los costes ligados a esas actividades.

3. Determinar las bases de asignación según los criterios de gestión de la empresa.

* Las Ventajas del ABC son:

• Permite calcular de fomra precisa los costes, especialmente los indirectos.

• Aportan más información sobre los costes de las actividades que se realizan en la empresa.

• Permite la identificación de productos o clientes no rentables.

• Permite relacionar las causas con sus costes.

• Se puede aplicar a cualquier tipo de organización.

* Los Inconvenientes del ABC son:

• Si se seleccionana demasiadas actividades se puede complicar su cálculo

• La determinación de algunos costes indirectos por cada producto puede resultar difícil.

* Efectos (beneficios) que tiene el ABC:

Los productos o servicios con mayor volumen de ventas reducen los costes que tienen asignados.

Aquellos productos o servicios con menor volumen de actividad aporta un mejor resultado a la empresa.

4.3. MERCHANDISING

El Merchandising se define como el conjunto de técnicas destinadas a estimular la interacción en el punto de venta del producto y el comprador, con el objetivo de responder adecuadamente a sus necesidades y maximizar las ventas y resultados del detallista.

(Para que el consumidor compre mucho más de lo que pensaba comprar).

* Los beneficios para el consumidor final son:

Permite que los consumidores vean los productos que están situados en los lineales (estanterías) de una forma mucho más adecuada.

El consumidor “entiende” la organización de las distintas secciones del punto de venta.

Permite que el consumidor encuentre con facilidad los productos.

Encuentra una mayor información sobre los productos y sus características.

Entorno agradable del punto de venta.

* Los Beneficios para el distribuidor son:

Responde a las necesidades de su clientela.

Mejoran la exposición de los productos en el establecimiento.

Aumenta la cifra de ventas.

Mejora la imagen de la tienda.

Aumenta la fidelidad de los clientes.

Aumento del margen bruto

Aumenta la rentabilidad del espacio

* Los beneficios para el fabricante son:

Mejora la imagen de sus productos.

Le permite obtener ventajas competitivas

Aumenta su cuota de mercado.

* Los Beneficios para el equipo de ventas son:

Obtienen un mayor poder de negociación frente a los fabricantes.

Mejora de la remuneración y de la satisfacción del equipo.

Proveedores = Fabricantes

Fabricante

Proceso

fabricación

Producto

Distribuidores

Clientes Finales