ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL

Contenido

• Modelo de organización

• Beneficios

• Flujo de Trabajo

• Proceso de implantación

• Sensibilización

• Soluciones informáticas

• Casos de estudio

Modelo de organización

Liderazgo

Enfoque al Cliente y Mercado

Administración por Procesos

Resultados del Negocio

Planificación Estratégica

Enfoque al Recurso Humano

Mediciones, Indicadores de Gestión, Análisis, Administración del Conocimiento, Flujo de Información

La información en las organizaciones

• La organización depende en gran medida el buen funcionamiento de la información.

• Toda organización debe ser capaz de gestionar información soportada en cualquier tipo de documento.

• La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable.

• El conocimiento se relaciona con la tecnología documental desde que ese conocimiento se encuentra plasmado en documentos.

Información de la empresa

Modelo de Gestión Documental

Beneficios

• Organización del archivo de documentos electrónicos e impresos.

• Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la empresa.

• Reducción de la circulación de documentos y registros en papel.

• Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos.

• Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.

• Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.

• Control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo

Objetivos de la Administración documental

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos

El nivel jerárquico de la Unidad de Administración documental va a estar dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o ser pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.

La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Los documentos que usa nuestra sociedad nos rodean y sumergen. Sin ellos no podemos vivir. Esta característica, agudizada y en crecimiento continúo después de la segunda mitad del siglo XX, ¿no puede ser usada para elevar el nivel de vida democrática mientras están vigentes y activos? ¿Por qué hemos de esperar a que se conviertan en Históricos para descubrir su utilización práctica? Las sociedades iberoamericanas -en mayor o menor grado- estamos padeciendo enfermedades de nuestros sistemas democráticos. Los llamados "documentos de archivo", su tramitación, y la circulación de la información en ellos contenida tienen una vinculación poco observada con lo que se llama burocracia. ¿Qué pasaría si nosotros, los Administradores de Documentos y Archivos, buscáramos convertir la tramitación y la circulación de información en una red de autopistas, en ves de una telaraña? En este libro se alinean los conceptos y definiciones de los términos fundamentales de la antigua Archivística -hoy Ciencia de la Administración de los Documentos y Archivos-, en prosecución de los objetivos arriba sugeridos. De ninguna manera desconocemos o menospreciamos los aportes anteriores. Tomamos de su virtualidad y riqueza lo que nos pide el tiempo y lugar al que nos toca servir.