TEMAS 12 Y 13

LEGISLACIÓN DE LA CCAA EN MATERIA DE ARCHIVOS

• Ley 3/1984 de 09 de Enero, de Archivos;

• Decreto 323/1987 de 23 de Diciembre, por el que se crea el Archivo General de Andalucía;

• Decreto 233/1989 de 07 de Noviembre, por el que se establece el funcionamiento de los Archivos Centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el Archivo General de Andalucía;

• Ley 3/1999 de 28 de Abril, por la que se modifica la Ley 3/1984 de 09 de Enero, de Archivos;

• Decreto 97/2000 de 06 de Marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y el desarrollo de la Ley 3/1984 de 09 de Enero, de Archivos.

CONCEPTOS BÁSICOS.

• La CCAA tiene competencias exclusivas sobre “archivos que no sean de titularidad estatal…” (art. 13.28 de la Ley 3/1984), así como sobre el Patrimonio Histórico (art. 13.27 misma Ley);

• Según el art. 1.2) de esa misma Ley, son DOCUMENTOS “…toda expresión, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica, que constituye testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación editadas y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como, de las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica.”

• Según el art. 1.3) de la misma Ley, se define al ARCHIVO como “…el conjunto orgánico de los documentos conservados total o parcialmente, con fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación y cultura.”

• Según el Decreto 97/2000, se entiende por TRANSFERENCIA REGULAR “… el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro, siguiendo el ciclo vital de los documentos.” (Art. 50).

El art. 53 del mismo Decreto, establece que los traspasos serán del modo siguiente:

• El EXPURGO queda definido en el art. 34) del Decreto 97/2000 del modo siguiente: “La eliminación de documentos es la destrucción física, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización, sin perjuicio del posible aprovechamiento del material o de algunos de sus componentes”

Como norma general, las copias, reproducciones y borradores de los documentos, deberán ser eliminados (art. 36 del mismo Decreto), salvo algunos casos concretos, como p.e., que hayan desaparecido los originales.

• En la legislación autonómica, el DERECHO DE ACCESO se recoge en los arts. 26 y 27 de la Ley 3/1984, del modo siguiente “Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz y a la información en ellos contenida, siempre que estos cumplan las condiciones de consultabilidad pública que se establecen en la presente ley, que dicha consulta no suponga riesgo para la seguridad de los documentos y de acuerdo con las precisiones del artículo siguiente”. En ese artículo, se establece que la documentación sólo podrá ser consultada a los 30 años de haber finalizado su trámite o la vigencia administrativa; si además esa información afecta a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas, hay que esperar a los 30 años desde su fallecimiento o a los 100 años si no se conoce esa fecha, contados, en este caso, desde la fecha de los documentos. Se resalta, además, que no se autorizará el acceso a la documentación que contenga datos que conlleven peligro para la defensa o seguridad del Estado o pueda afectar los intereses vitales de Andalucía.

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS

El Sistema Andaluz de Archivos, se configura como una red de centros, de cuya planificación y coordinación se encarga la Consejería de Cultura. Está formado básicamente por:

• El Consejo Andaluz de Archivos, que es un órgano consultivo y asesor;

• Servicio de archivos de la Consejería de Cultura;

• Archivos de uso público y los privados que reciban de los poderes públicos subvenciones y ayudas superiores a la mitad de sus presupuestos.

ARCHIVO GENERAL DE ANDALUCÍA.

Se encarga de recoger, seleccionar, conservar y organizar como archivo definitivo, toda la documentación sin vigencia administrativa producida y recibida por toda la Administración Pública y sus organismos dependientes, excepto, la de los servicios periféricos. También el Parlamento de Andalucía y el Defensor del Pueblo, si así lo quieren, puede remitirles su documentación.

Del mismo modo, también recibirán la documentación de cualquier entidad pública o privada que lo solicite.

LOS ARCHIVOS EN LAS CONSEJERÍAS Y DEMÁS ÓRGANOS.

Según el Decreto 233/1989, art.1) cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía, han de tener un archivo central, que cuidará y conservará los documentos desde su creación hasta su eliminación o transferencia al archivo definitivo de la Junta de Andalucía, denominado Archivo General de Andalucía. Estos archivos centrales:

• Dependen orgánicamente de su Consejería, Organismo Autónomo o Empresa, a través de la Secretaría General Técnica u órgano equivalente;

• Dependen funcionalmente de la Consejería de Cultura, a través del Archivo General de Andalucía.

La transferencia de documentación, se harán anualmente (art. 10).

En los servicios periféricos (Delegaciones del Gobierno de la JA y Delegaciones Provinciales de las Consejerías), los Archivos Histórico Provinciales, cumplirán las funciones del Archivo General de Andalucía.

Según el Decreto 97/2000 (art. 16.2) “De acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los titulares y, en su caso, los gestores, podrán establecer la red de archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos…”que requieran para sus labores.

El Decreto 97/2000, cambió estos plazos y estableció en su art.85.2) que “…se requerirá bien el consentimiento del interesado, bien que transcurran 25 años desde el fallecimiento de las personas afectadas (si es una fecha conocida) ó 50 años a partir de la fecha de los documentos”