INDICE

INTRODUCCIÓN

Para que una organización pueda ser exitosa y sus productos estén en constante movimiento dentro del mercado, este tendrá que adaptarse a los constantes cambios de tecnología para una mayor productividad y de acuerdo con las necesidades de los consumidores; para ello se requieren hacer recomendaciones a la entidad y con ello lograr el mejor funcionamiento y productividad, y como resultado obtener las máximas utilidades.

De lo anterior, a continuación se explica como se formulan las recomendaciones para un nuevo diseño de estructura organizaciones, las consideraciones que se deben tomar, los tipos de recomendaciones, ya que de acuerdo al asunto o problema a tratar serán estas, así como la elaboración de informes donde se exponen las razones fundamentadas, en que consiste la revisión, la autorización y por último el resultado, es decir, como ha quedado la nueva estructura.

DIAGNOSTICO Y FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que originó el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción y de actuación, evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones.

Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva” del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuesta adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigación.

CONSIDERACIONES PREVIAS

Antes de proceder a la determinación de recomendaciones, se deben tener presentes algunos de los siguientes criterios:

• No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

• Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y administrativas cuando éstas presenten dificultades para su modificación.

• La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrón.

• Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.

• Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad administrativa, cuando ésta sea problemática de lograr.

• Dar preferencia a recomendaciones prácticas o víables, entendiendo por tales las que dentro de las condiciones que prevalecen en la organización sean las más factibles de aplicar en la realidad.

• Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización, la asesoría de especialistas, la opinión de organizaciones análogas o líderes en su campo de trabajo, así como las propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores de bienes y servicios, grupos de filiación, corporativos o sectoriales e instituciones normativas.

PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES

El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginación y habilidad creativa.

Después debe seleccionar las más viables, evaluando cuidadosamente las ventajas y limitaciones de cada una de ellas. Para su presentación no tiene que incluirse toda la gama de recomendaciones posibles cuando éstas sean muy numerosas, sino que conviene jerarquizarlas considerando su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe ser acompañada de una estimación de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológico necesarios para su instrumentación.

TIPOS DE RECOMENDACIONES

• DE MANTENIMIENTO, es la conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales, preservando, en términos generales, la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.

• DE ELIMINACIÓN, supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etcétera.

• DE ADICIÓN, introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporación de nuevas unidades administrativas, aumento de personal, programas, formas, etcétera.

• DE COMBINACIÓN, Intercalar y el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.

• DE FUSIÓN, Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.

• DE MODIFICACIÓN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, informes y programas, etc.

• DE SIMPLIFICACIÓN, Reducción de pasos en un procedimiento, introducción de mejoras en los métodos de trabajo. Agilización de sistemas de trabajo, disminución de formas, reportes, registros, programas, etc.

• DE INTERCAMBIO, Definición de sistemas de apoyo, redireccionamiento de funciones, racionalización de recursos, optimización de personal, reestructuramiento de procedimientos, flujo del trabajo, etc. Entre áreas o con organizaciones del mismo grupo o sector.

ELABORACIÓN DEL INFORME

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, además de exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes áreas que participaran en su puesta en práctica.

Es conveniente que el informe contengan como mínimo las siguientes secciones:

• Introducción. Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismo de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.

• Análisis de la estructura organizacional. Exposición del origen y evolución de la organización, es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisión de preparar el estudio.

• Diagnóstico de la situación actual. Definición de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles.

• Propuesta para el mejoramiento de la organización. Presentación de alternativa de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se estimen lograr.

• Estrategia de implantación. Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el estudio. Asimismo cómo se efectuarán los cambios, previniendo las expectativas de actuación de los integrantes de la organización.

• Seguimiento, control y evaluación. Determinación de los mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así como para la detección de desviaciones y adopción de medidas correctivas.

• Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

REVISIÓN

Una vez que el informe he quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al grupo de trabajo para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo.

Este paso es muy importante, pues aquí se realizaran modificaciones y cambios para que el informe quede concluido, es importante mencionar que si no se revisa con detenimiento, el mas mínimo detalle puede afectar a toda la organización, por ello una vez finalizada la revisión, el documento definitivo tendrá que someterse a discusión para su modificación y/o aprobación ante las siguientes instancias:

AL TITULAR DE LA ORGANIZACIÓN. Como máxima autoridad de la organización recaerá en él la responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su validación por parte del órgano de gobierno y dictar las medidas conducentes para que se prepare su difusión hacia todos los niveles de la estructura orgánica, precisando la forma y contenido que habrán de considerarse para lograr el mayor efecto y participación posibles.

AL ORGANO DE GOBIERNO. De acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe haya sido aprobado por el titular de la organización, deberá presentarse ante la asamblea de accionistas, consejo de administración, o su equivalente, para su ratificación. De surgir alguna observación, ésta tendrá que incorporarse en forma inmediata en el informe.

A LOS NIVELES DIRECTIVOS. Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis derivado del informe, para que en caso de ser analizado, permita disponer del tiempo necesario para ampliar la exposición, así como para comentarios u observaciones.

Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del estudio exclusivamente con el apoyo de quipos de cómputo, láminas o audiovisuales donde se destaquen los elementos más relevantes de su contenido.

A OTROS NIVELES JERÁRQUICOS. La misma guía temática definida para la presentación a los niveles directivos puede ser utilizada para los niveles departamentales, de oficina o de área, pero ampliando los alcances operativos; de esta manera el documento se puede convertir en un instrumento de apoyo a la capacitación del personal, así como para el seguimiento y evaluación del cambio.

A GRUPOS DE FILIACIÓN, CORPORATIVOS O SECTORIALES. Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinación, esquemas convencionales y/o relación con el medio ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el trabajo en conjunto.

AUTORIZACIÓN

Es la aprobación y consentimiento del titular de la organización, el orégano de gobierno, y/o los niveles jerárquicos, hacen documento final para que este pueda ponerse marcha dentro de la organización; en el documento final para que pueda tener validez, tienen que constar las firmas autógrafas de las autoridades ya sean internas (niveles jerárquicos) o externas (órganos de gobierno) de la organización.

DISEÑO DE LA NUEVA ESTRUCTURA

BIBLIOGRAFIA

ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS: ANALISIS, DISEÑO Y ESTRUCTURA

BENJAMÍN FRANKLIN ENRIQUE

PAGS. CONSULTADAS: 21-32

EDITORIAL: MC GRAW HILL

ENCILCOPEDIA DE MICROSOFT ENCARTA 2000

ADMINISTRACIÓN III

1