Unidad de información

Publicidad. Producción, análisis y conservación de la documentación. Servicios que ofrece. Demandas de usuarios. Difusión. Clases. Gestión y planificación

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TEMA 4: LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

4.1 Concepto

4.2 Servicios

4.3 Tipos de unidades de información

4.4 Gestión y planificación

4.1 CONCEPTO: UNIDAD ORGANIZADA QUE TIENE POR OBJETO LA PRODUCCIÓN, ANÁLISIS, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

  • Bibliotecas

  • Archivos

  • Museos

  • Centros de documentación

  • Empresas informativas

- Atendidas por especialistas en información

  • Sirven productos y/o servicios de información a las organizaciones donde se ubican

  • Se encarga del sistema de información de las organizaciones: documentalista-gestor

4.2 SERVICIOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

Dos grupos:

1.- Servicios sobre demandas o de respuesta a demandas preformuladas

- Servicio de información referencial:

  • Información general relacionada con la organización

  • Información factual de respuesta rápida a preguntas concretas (fechas, cifras, autores, etc.)

  • Información sobre organismos e instituciones

- Servicio de información bibliográfica:

  • Necesidad de información sobre un tema concreto

  • Búsquedas en bases de datos

- Servicio de acceso al documento primario:

  • Pone a disposición de los usuarios los documentos localizados a través del servicio de información bibliográfica

  • Necesidad de bibliotecas, centros de depósito o redes de bibliotecas

- Servicio de información elaborada o de Análisis de la información:

  • Analiza y evalúa la información

  • Usuarios muy especializados

2.- Servicios de difusión de la información (generadores de demanda)

- Servicio de difusión de la información de interés general para todos los usuarios

  • Elaboración de catálogos del centro de documentación

  • Boletín de novedades

  • Elaboración de sumarios

  • Página web

- Servicio de Difusión Selectiva de la Información -DSI-

  • Perfil por usuario

  • Formulario

  • Tema específico

4.3 TIPOS DE UNIDADES DE INFORMACIÓN:

- Centros especializados en documentos primarios o fuentes de información primaria

  • Acumulan documentos en función de distintos criterios

  • Dedicados a la conservación

  • Bibliotecas y archivos

- Centros especializados en la difusión de la información referencial:

  • Seleccionan la información

  • Analizan, indizan y desarrollan distintos servicios de información en función de los usuarios

  • CINDOC

  • Centros de empresas, periódicos, televisiones, etc.

- Centros para servicios especializados: realizan alguna de las funciones de la cadena documental

  • Centros de orientación o referencia:

  • No proporciona la información

  • Orienta sobre dónde obtenerla

  • Centros de depósito:

  • Bibliotecas científicas

  • Colección de documento primario especializado

  • CINDOC, British Library Lending Division

  • Centros de análisis:

  • Analizan los documentos especializados en una disciplina

  • Bases de datos comerciales: Index Medicus, Chemical abstracts

4.4 GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN

Factores que intervienen:

  • Planificación: proceso mediante el cual se determinan los objetivos que se quieren conseguir y se identifican los caminos para alcanzarlos

  • Organización: relacionada con el conjunto de técnicas conducentes a obtener una institución estructurada

  • Dirección o ejecución: es el proceso en el que se pone en marcha el plan

  • Control de resultados: comparación de la situación real y objetivos previamente fijados

Niveles de gestión:

Alta dirección:

  • Se ocupa de la planificación

  • Tareas de política y representación

Mandos intermedios:

  • Concretan estrategias generales: programas y proyectos

  • Elaboran informes para los mandos

  • Coordinan los diferentes departamentos

Gestores de “primera línea”:

  • Ejecutan programas y proyectos

  • Gestión cotidiana de recursos para conseguir objetivos a corto plazo

Planificación:

Tiene por objeto la determinación de los objetivos a conseguir y las estrategias y acciones para lograrlos

Dos fases:

  • Planificación estratégica: planteamiento de propósitos y objetivo que pretendemos alcanzar

  • Planificación operativa: fase en la que se producen los hechos u operaciones que van a provocar el cambio de situación