DOCUMENTACIÓN PUBLICITARIA

TEMARIO GENERAL: Programa

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

1.Selección de la información.

2.Análisis de la información.

3.Almacenamiento de la información.

4.Búsqueda y recuperación de la información.

TECNOLOGÍAS EN LA DOCUMENTACIÓN Y EN LA PUBLICIDAD Y LAS RR.PP

1.Servicios publicitarios y documentales en Internet.

2.Campañas publicitarias en Internet.

3.Bases de datos para la actividad publicitaria.

DOCUMENTACIÓN EN LAS AGENCIAS DE PUBLICIDAD

1.Documentación al servicio de la publicidad.

2.Centro Nacional de Documentación Publicitaria.

3.Agencias de publicidad y RR. PP con centros de documentación.

4.Empresas que gestionan documentación para las Agencias.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

1.Selección de la información

1. Selección de contenidos.

El primer paso que tiene que dar un documentalista es la selección del material con el que va a trabajar el centro de documentación.

A la hora de seleccionar se siguen unas pautas marcadas por el director del centro, para que cuando haya que recuperar la información no se planteen demasiados problemas.

También hay que pensar en la vida que pueden tener los documentos. La mayoría de los documentos científicos quedan obsoletos cuando pasa un período corto de tiempo. No sucede así con las humanidades.

El constante aumento de documentos dio origen a una nueva ciencia, encuadrada dentro de la documentación y que hay que tener muy en cuenta a la hora de seleccionar documentos: La bibliometría.

1.1 La importancia de la información.

• ¿Toda la información se ha de seleccionar?

• ¿Cómo determinamos cuál es la más importante para nuestro centro?

• ¿Por secciones o constituimos un Centro Único en el caso de los medios de comunicación?

• ¿Quién debe precisar los contenidos?

• ¿Cada cuánto tiempo se han de actualizar?

• Considerar opiniones ajenas en temas conflictivos.

2. Criterios de selección.

¿Cómo determinados el valor de un documento?

• Estamos trabajando con información de actualidad

¿Qué significa actualidad para la documentación?

• Se han de eliminar aquellos documentos que parecen inservibles

• Existen posibilidades de cuantificar numéricamente la información

• Criterios que impone el centro para analizar cada uno de los documentos

• Clasificamos y valoramos los documentos en función del análisis

• Sometimiento de los documentos a una propuesta común de análisis

• Valoración por parte del documentalista de los resultados en el análisis efectuado con anterioridad

3. Elementos que intervienen en la selección de las informaciones (documentalista).

• Aportaciones del documentalista

• Lectura y comprensión de cada documento

• Análisis de los más importantes

• Transformación documental

• Evitar repetir documentos; eliminar los parecidos.

• Preparar la selección definitiva y someter al documento a los criterios de otros documentalistas

• Dar forma final al documento

• Buscar la mejor de las opciones documentales con el fin de entregar los contenidos pertinentes

• Elegir otros documentos que sirven como apoyo del documento base entregado al redactor, pero que no estén repetidos

• Hacer el seguimiento durante al menos un par de días antes de determinar el documento base

• Contabilizar otras posibilidades, pero desechando las inservibles

• Establecer prioridades entre los documentos definitivos y determinar su orden

• Colocar y clasificar para poder recuperarlos de manera inmediata.

3. Elementos que intervienen en la selección de las informaciones (comunicador).

• Aportaciones del hecho noticioso

• Determinar el verdadero valor de la información

• Es nueva, original o ya tiene antecedentes

• Descubrir nuevos aspectos informativos

• Descubrir nuevos aspectos documentales

• Documentos de otros medios de comunicación

• Contraste con los manejados en nuestro centro

• Eliminar opciones que no sean fiables

• Comparar con otros documentos del centro

• Administrar los documentos en función de:

1. Valorar lo fundamental de la petición de información

2. Concretar lo básico y contrastarlo con otras opciones documentales

3. Tomar parte en la elección de varios documentos

4. Buscar elementos comunes en otros centros

5. Entregar de forma ordenada y estructurada los contenidos valorados con anterioridad.

• Comparar con otros documentos del centro

• Hacer un seguimiento del documento, lo que implica:

1. Un estudio o seguimiento del mismo

2. Conocer el porcentaje de los documentos facilitados que se han utilizado

3. Corregir los errores en cada entrega de documentos

4. Especificar otras respuestas que han ido apareciendo a lo largo del proceso documental

5. Presentar opciones más actualizadas

6. Ofrecer siempre una respuesta al menos, próxima al enunciado de la pregunta

7. Tratamiento del material sobrante para la confección de nuevos documentos

8. Comprobar la optimización de todo el proceso

4. Tareas a desarrollar.

• 1. La selección y las fuentes de información: el centro de documentación tiene que crear un fondo (reunir una serie de obras, esto es la materia prima) para difundirlo y gestionarlo.

El primer problema que se plantea es la selección.

Por tanto, hay que saber seleccionar cuales son los contenidos que van a demandar los usuarios.

Se pueden conocer a través de una investigación o encuesta.

Coll-Vinent considera, a la hora de seleccionar, que hay que conocer de antemano el entorno informativo del centro de documentación, es fundamental para evitar repeticiones y para poder solicitar otros documentos nuevos.

• 2. El siguiente paso a la selección es el registro, investigación, catalogación y gestión.

Cuando llegan los documentos al centro se registran a través de números currens (el primer documento que llega es el número uno y así sucesivamente). Este tipo de registro sólo sirve para funciones administrativas o de control interno del centro.

Después del registro y el inventario se procede a la descripción bibliográfica mediante la extracción de la ideas básicas del documento (autor, título, etc.) y todos esos datos se plasman a través de la catalogación en los diferentes tipos de catálogos, de tal forma que ya estén listos para gestionarlos. A continuación, el análisis de contenido: indización y resumen si son necesarios.

• 3. Copias e intercambios de documentos. Para ello hay que determinar el valor de los documentos.

En la mayoría de los centros se trabaja con copias y sólo los investigadores tienen acceso a documentos originales.

Tradicionalmente la gestión de copias las hacia el documentalista, pero actualmente las hace cada usuario.

• 4. Los centros de documentación preparan ficheros y dossieres.

Fundamentalmente trabajan con dos tipos de fichas: fichas bibliográficas y fichas analíticas, que son las más importantes, ya que además de datos bibliográficos aportan un resumen del contenido.

Los dossieres son elaborados por los centros de documentación con carácter generalizado y tienen garantizado una serie de consultas. Y otros más especializados que se preparan previo pago.

5. Organigrama del centro.

Los centros de documentación trabajan, por lo general, con un director o responsable, dos o tres auxiliares y algún becario:

• Director: coordina y organiza todo el trabajo. Se encarga de elaborar las normas y pautas de trabajo del centro.

• Auxiliares: uno de ellos se encarga de la descripción bibliográfica y catalogación; otro se encarga de la indización y el resumen documental; el tercero trabaja atendiendo las peticiones del usuario.

En los centros de documentación, generalmente, no hay rotación en la labor que se desempeña.

• Becarios: se dedican hacer de todo un poco, pero en algunos centros han asumido responsabilidades importantes durante el tiempo de beca.

Además del equipo humano, hay un equipo técnico cuya idea a fundamental es que disponga de sistemas de consulta en línea con otros centros de documentación, dependiendo si es más especializado o generalizado. Resulta muy difícil generalizar qué tipo de herramientas deben emplear, ya que las usarán en función de sus necesidades y las de sus usuarios.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

2.Análisis de la información

1.- Criterios de análisis.

El origen de la información se muestra, fundamentalmente, a través de una serie de funciones documentales que surgen en el servicio interno de cualquier centro de documentación:

• Atención a las consultas externas:

• Realizar el análisis en función de estas necesidades.

• Los servicios internos se prestan a todo el personal del centro, institución o empresa.

• Confeccionar y mantener al día una lista de fuentes.

• Plantear un análisis dinámico y eficaz que sirva con prontitud las necesidades del usuario

El origen de la información implica también:

• La presencia de las tecnologías conlleva la aceptación de nuevos sistemas de análisis.

• Desarrollo de esa tecnología en beneficio del análisis documental.

• Dificultad para encontrar programas específicos.

• Que esos programas sean manejables por el usuario, de tal forma que todas las secciones o partes de la empresa o centro estén debidamente atendidas y sean eficaces.

• Atención a otros documentos parecidos o similares que pueden complicar luego el proceso de análisis

2. Valoración del análisis.

A la hora de llevar a cabo una valoración previa al análisis de los documentos que son considerados fundamentales dentro del centro, hay que partir de una metodología que se ha de aplicar con cierto rigor para que a la hora de acceder a los documentos no se produzca el "silencio in-formativo" y la consiguiente pérdida de un potencial usuario.

El responsable del centro ha de determinar el nivel de análisis que han de experimentar los documentos. Por ejemplo, en un medio de comunicación existe la obligación de hacer una análisis en profundidad, sobre todo porque ciertas informaciones exigen un apoyo documental completo.

La metodología clásica empleada en la documentación se realiza desde una doble perspectiva:

• 1. El análisis incluye una descripción formal, atendiendo a unas características establecidas y aceptadas por organismos internacionales o la elaboración de un método propio, pero que resulte eficaz en su recuperación.

• 2. El análisis incluye también una descripción de contenido, mucho más importante, ya que es el documentalista quien aporta conceptos más personales, tal y como se entiende actualmente la documentación en los medios.

El grado de análisis depende de las necesidades del propio centro y sobre todo del número de documentalistas que puedan dedicarse a esta tarea, ya que lo más importante es la recuperación de la información, aunque ciertos directores de medios ignoran que previamente hay que analizar y preparar cada uno de los documentos que después van a demandar los redactores.

Existe la posibilidad -es real sobre todo en centros de documentación de televisión- de que sean empresas ajenas al centro quienes lleven a cabo el análisis de los documentos, lo que implica:

• 1.- Un compromiso en la entrega.

• 2.- Un análisis exhaustivo de cada documento.

• 3.- Un mantenimiento del producto.

• 4.- Una actualización y conservación de los documentos.

No siempre se realiza el proceso completo. En ocasiones, se encarga una parte del análisis, la que resulta más complicada. Los resultados -léase efectividad, calidad…- dependen del tipo de análisis que se efectúe:

• 1.- Son muy pocos los centros de documentación de medios que realizan las mismas tareas.

• 2.- Una tendencia generalizada a disponer de un centro muy particular, a la medida de los redactores que más lo emplean.

• 3.- Se impone la necesidad de llevar a cabo un mismo análisis, dependiendo siempre del producto final, bien sea un medio escrito, sonoro o audiovisual.

Además, una puesta en común entre directores de centros sería fundamental.

Hay medios que disponen de un centro que realiza todas las funciones, incluido el análisis, con el fin de conseguir ahorrar tiempo y dinero:

• 1.- Televisión Española y Radio Nacional, por ejemplo, comparten bases de datos comunes y cada uno se encarga de mantener y actualizar un número determinado de bases de datos.

• 2.- El Periódico de Cataluña, como cabecera de un grupo de periódicos dentro de España, atiende las peticiones, a través de un cónsul, pero no realiza las funciones documentales de cada uno de esos periódicos.

Es de esperar que algún día cambien de idea, sobre todo los directores y editores de algunos medios, -muchos son importantes- que no llevan a cabo ningún tipo de análisis y que consideran que a los documentos se accede sin "demasiados problemas".

3. Elementos que intervienen en el análisis de las informaciones (documentalista).

Han de conocer la realidad informativa para:

• 1.- Preciar el grado de análisis que requiere cada documento.

• 2.- Evaluar todos los aspectos que presenta un hecho noticioso.

• 3.- Anteponerse a futuras necesidades informativas -no siempre es posible-.

• 4.- Buscar otros documentos ya existentes en el centro y evitar la duplicidad.

• 5.- Conocer y aplicar el método más oportuno para cada documento.

• 6.- Conocer otras alternativas.

• 7.- Establecer las principales alternativas documentales en cada situación.

• 8.- Proponer los elementos esenciales del análisis de cada uno de los documentos.

• 9.- Desechar aquellos que son inservibles o los que pueden quedar infravalorados en un corto período de tiempo.

• 10.- Determinar que otros documentos pueden alcanzar una valoración suficiente para ser analizados.

• 11.- Formular un único análisis para los documentos urgentes.

3. Elementos que intervienen en el análisis de las informaciones (comunicador).

Han de conocer la realidad documental para:

• 1.- Determinar los principales tipos de análisis que efectúa el centro de documentación.

• 2.- Concretar su búsqueda para que los resultados documentales sean más eficaces.

• 3.- Poder precisar mejor su información porque dispone de documentos seleccionados y analizados en un óptimo nivel.

• 4.- Conocer previamente que posibilidades informativas tiene, a tenor de otros documentos solicitados previamente.

• 5.- Emitir, en ocasiones, algún juicio de valor sobre la tarea documental.

4. Proceso de análisis.

Hay muchas posibilidades para analizar un documentos, sobre todo porque dispone de muchos mensajes. Lo esencial es conocer la finalidad de su uso.

El proceso de análisis requiere:

• 1.- Mostrar cuál es el origen del documento, lo que se conoce como Análisis de Control.

• 2.- Descubrir el qué, es decir el Análisis de Contenido. Puede llevarse a cabo a través de datos del propio mensaje o estudiando el estilo de cada uno de los elementos de la organización.

• 3.- Un seguimiento de los medios -Análisis de los Medios-, es decir dónde se publican las informaciones que a su vez generarán otros documentos.

• 4.- Precisar el impacto del análisis, a través del Análisis de Audiencias. Para ello es preciso conocer a qué personas llega esa información documentada, es decir quién recibe la información.

• 5.- Un Análisis de los Efectos para conocer el impacto sobre las audiencias, es decir, con qué consecuencias.

El análisis se lleva a cabo, para adecuar el mensaje documental a las necesidades de los usuarios, para revisar qué elementos de un mensaje son los más apropiados y, sobre todo, para mejorar su calidad. Un análisis descubre también la ideología del documento, el grado en que se modifica la realidad; permite comparar, además, el tratamiento documental llevado a cabo por varios centros de documentación. Esto viene determinado por el valor documental de cada una de sus informaciones y son los documentalistas quienes deben hacer este seguimiento de medios de comunicación.

Frente al análisis de contenido, esencial en los medios de comunicación, está el análisis de forma o análisis externo que indica cómo se dicen los mensajes, dónde están ubicados o con qué frecuencia aparecen.

Examen crítico de la conceptualización del análisis:

• 1.- Los conceptos: es decir, aquellos documentos que se han de analizar y cómo obtenerlos.

• 2.- El tema principal: delimitar dentro de un contexto lo más importante. No siempre hay que eliminar aquellas parte que parezcan superfluas.

• 3.- Los fundamentos del analista: dependiendo de su conocimiento así se practicará el análisis. Es importante conocer los antecedentes, el origen de las informaciones.

• 4.- El objetivo final: determinar con claridad las intenciones del analista y plasmarlas sin dejarse llevar por ideas vagas.

• 5.- La valoración: es decir, dar importancia a la relación entre los datos de una información y su contexto. Además es importante concretar su forma.

• 6.- La justificación: Deben hacerse pruebas para determinar qué tipo de documentos pueden ser interesantes o necesarios de cara a un análisis.

Una vez determinado el tema principal se pueden desarrollar los diferentes elementos. Es decir, que el tema principal presenta diversas categorías o matizaciones del análisis. Para ello, es necesario establecer previamente unas normas basadas en un código. Estas reglas permiten al documentalista desentrañar el mensaje principal. Por ejemplo: si analizamos un documento sobre la violencia, tendríamos que considerar además palabras como: golpes, disparos, insultos, amenazas...

Para que el análisis sea efectivo, se han de cumplir una serie de consideraciones lógicas:

• 1.- La información ha de ser pertinente, es decir relacionado con el tema a analizar.

• 2.- Ha de ser exhaustiva, lo que implica conocer la totalidad de los significados que se refieren al problema planteado a la hora de realizar el análisis.

• 3.- Tienen que ser excluyentes, ya que un mismo elemento no puede estar dentro de dos categorías distintas, si bien ciertos significados no pueden separarse.

• 4.- Han de ser objetivas, en el sentido de que todas las ideas puedan ser interpretadas por otros investigadores sin pérdida de tiempo.

• 5.- Demasiada información plantea una confusión. En ocasiones es mejor determinar el tema principal y no caer en conceptos unitarios.

• 6.- Una puesta en común entre todos los documentalistas para precisar y valorar cual de los documentos ha de analizarse previamente.

El siguiente paso es decidir qué se va a analizar, después de conocer las ideas más importantes y de estructurar la información en partes del análisis:

• 1.- Partes esenciales: aquellas que contienen ideas que se pueden considerar independientes unas de otras. En el análisis hemos de buscar las características que nos interesa descubrir.

Por ejemplo: Un presidente de un club de fútbol al ofrecer un discurso estructura su información siguiendo pautas de un orador; mientras que un lingüista que le escuche irá estructurando esas ideas en oraciones.

• 2.- Partes individuales: aquellas que permiten analizar la información de forma aislada, es decir, son unidades mínimas de significados.

Por ejemplo: Existen aspectos de la información que si no se dividen no se llega al punto central, como algunos procesos científicos.

• 3.- Partes del contexto: fijan límites a la información contextual que puede incorporarse a la descripción de una unidad de registro. Algunas carecen de significado.

Por ejemplo: Ciertas partes de ese proceso científico aisladas.

El análisis comienza cuando se hacen las revisiones preliminares del material de un modo todavía no riguroso, pero que permite ir determinando las categorías. En este momento se cuenta ya con el diseño y el material que se ha ido obteniendo.

En esta fase, el analista examina el material y realiza estas operaciones:

• 1.- Lee y relee cuidadosamente cada mensaje o cada parte del mismo para ir encontrando los significados más importantes. Cada uno de estos significados se muestra bajo expresiones semejantes o distintas.

• 2.- Una vez conseguida toda la información pertinente hay que ordenarla en categorías y luego comprobar esas categorías. En esta fase se buscarán las asociaciones de significados y significantes aunque no aparezcan a primera vista.

• 3.- Es el momento de buscar y establecer las relaciones entre las distintas categorías, es decir, las principales ideas que contiene el documento.

El documentalista se ha de comprometer a señalar los temas más valorados dentro de un documento y para ello ha de ver la frecuencia con que aparece, la superficie o tiempo que le dedican los medios de comunicación e incluso el número de gráficos, fotografías, etc. , que contiene.

No siempre se puede determinar el valor de la información de esta manera, pues a veces informaciones amplias no llevan ilustraciones o explicaciones mediante diagramas. En todo caso, el analista debe saber que si la información pertenece a un conjunto de teorías o de hechos importantes, el material que tiene delante terminará teniendo un valor documental importante.

Sólo queda valorar e interpretar los mensajes. En esta operación el analista relaciona unos con otros. En ocasiones, el marco para interpretar cada documento sometido al análisis es el que determina el conocimiento que tiene el propio analista.

Por último, en la conclusiones se recoge toda la información que se ha obtenido. Aquí se sintetizan todos los aspectos sustantivos de los mensajes que se han examinado. Es también el momento de comprobar si se ha respondido con acierto a la idea inicial del análisis, lo que demostrará que es correcto el trabajo realizado.

Cuando se redacten las conclusiones ha de mostrar el analista modestia y precaución, puesto que observar la realidad no es fácil y los métodos de las ciencias sociales, como el análisis de contenido no son tan perfectos como para dar respuestas absolutas e infalibles.

Por ejemplo: no se deben utilizar términos como: “no cabe duda de que…? “a partir de lo que los mensajes demuestran, la intención del autor es...? “se comprueba que estos mensajes tendrán un efecto intenso en el público?. Por contra, se recomiendan expresiones como “es posible afirmar...? “se ha comprobado que...? “puede deberse a…?

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

3.Almacenamiento de la información

1.- Criterios de almacenamiento.

La documentación tiene como fin último guardar, conservar y almacenar los documentos para que luego se puedan recuperar fácilmente.

La tarea fundamental de la documentación, especialmente en los medios de comunicación, es la recuperación de la información.

Los centros de documentación llevan a cabo el proceso documental pensando en el usuario-redactor. Por tanto, desde que llega el documento hasta que lo recibe el redactor se prepara el documento pensando en la necesidad informativa.

No siempre coinciden los documentos con los que trabaja el centro de documentación con las necesidades reales del redactor. Para ello, el documentalista deberá conocer la realidad informativa y anticiparse a los hechos noticiosos. En ocasiones, implica un riesgo que ha de ser asumido por el director del centro de documentación.

Otra parte de los documentalistas trabaja con documentos no tan urgentes, pero importantes, pues no todas las informaciones son de actualidad; es más, en ocasiones, ni siquiera necesitan apoyos documentales. Sin embargo, estas pequeñas noticias que abundan en casi todas las secciones de los medios terminan por constituir entes informativos y documentales importantes. Así, si un robo de unas características especiales se lleva a cabo con demasiada frecuencia y en determinadas zonas, aquellas informaciones que tenían un escaso valor documental pasan a ser con el tiempo documentos determinantes.

Es responsabilidad del documentalista encargado de la sección, actualizar y considerar válidas documentalmente informaciones que no tienen inicialmente un contenido documental.

En resumen: A la hora de recuperar la información es importante conocer la realidad informativa presente e intuir qué valor documental tienen ciertas informaciones.

Algunas tienen una continuidad informativa clara, pues no terminan de manera inmediata. El centro hace el seguimiento documental diario, pero puede esperar a que finalice para tratar documentalmente la información. Por ejemplo, una guerra.

Cuando los documentos han sido analizados se procede a almacenarlos en alguna de las dependencias del centro de documentación. El almacenamiento implica un orden de los documentos, para que en la siguiente fase del trabajo documental, su recuperación, la entrega sea inmediata. Aunque parece una tarea sencilla y de escasa importancia dentro del proceso de análisis del documento, el constante crecimiento de los mismos obliga a disponer de un orden.

El tamaño del centro influye en la forma en que se han de guardar los documentos. Existen centros muy pequeños que con unas cuantas directrices internas permiten tener controlados los documentos; por el contrario, en los centros de documentación con un elevado número son necesarias una serie de medidas que ordenen y clasifiquen cada documento.

Guardar un documento siguiendo unas pautas es la garantía de un trabajo documental bien desarrollado.

2. Duración de los documentos.

A la hora de llevar a cabo el proceso de almacenamiento tenemos que conocer las características de cada documento. El conocimiento del documento es previo al análisis documental. La mayor parte de la veces se determina el valor de un documento cuando se hace la selección. Es entonces cuando se piensa, incluso, cuanto puede durar el documento. Antes no se tenía en cuenta si el documento permanecería mucho tiempo.

Se piensa en la duración cuando el documento tiene un valor histórico, económico, de testimonio, etc., con el que en un futuro se ha de demostrar algo. Esa labor social de la documentación es muy importante. Así, aspectos de la historia que hoy tienen un gran trascendencia apenas serían conocidos si alguien no hubiera pensado en que esos documentos deberían tener una duración Duración, en definitiva, para conservar y preservar el valor de lo humano.

A lo largo de la historia casi nadie se ha preocupado de lo que iba a durar el documento. Simplemente, se utilizaba el soporte que mejor permitía plasmar una idea o el que abundaba más en ese momento. El soporte papel, a pesar de que se deteriora, se moja, se quema, etc., sigue siendo uno de los más valiosos dentro del mundo de la documentación. De esta manera y a pesar del avance de las nuevas tecnologías, entre el 70 y el 80 % de los documentos siguen siendo en papel, aunque la tendencia es a la baja.

Otros soportes aún no han experimentado el tiempo suficiente como para que determinemos su valor histórico. Así como el papel, en sus diferentes formas y gramaje ha permanecido durante varios siglos, los nuevos soportes, CD-ROM, por ejemplo apenas llevan dos década de uso. Los soportes que nos han traído las nuevas tecnologías, guardan más cantidad de información, tanto textual como gráfica, pero aún no podemos valorar con exactitud cuál será su duración exacta.

Existen estudios científicos en este campo, pero los resultados son tan dispares y se mueven por unos intereses comerciales muy elevados, que la realidad es difícil de determinar.

En este sentido, hay empresas japonesas que han financiado este campo, porque tienen en el mercado soportes propios y aseguran que un CD-ROM puede guardar información con garantía de recuperación de más de cien años. Por el contrario, empresas nórdicas no creen que la duración sea mayor a 25-30 años.

En todo caso, los procesos químicos empleados en la elaboración del papel también deterioraban su estructura. Ahora sucede lo mismo con los nuevos soportes, pero es posible que se cree alguno con garantías de almacenamiento para varios siglos como lo ha sido el papel. Lo fundamental no es solo el soporte. También es importante saber dónde se conserva. Unas condiciones óptimas de temperatura, durante su almacenamiento y uso son una garantía para que el documento dure más tiempo.

3. Proceso de almacenamiento.

En los medios de comunicación, el proceso de almacenamiento se realiza en función de una recuperación rápida. El análisis al que se somete el documento ha de ser los suficientemente rápido como para que en la misma jornada de trabajo se disponga de cada uno de los documentos. Las nuevas tecnologías obligan a un proceso sencillo y rápido, porque la información cambia constantemente y la presencia de documentos es instantánea.

Una vez llevado a cabo el análisis se ha de proceder a guardar el documento; pero no es así siempre. En documentos de actualidad, sobre todo en la televisión, los periodistas disponen de esos documentos durante dos semanas, que es el tiempo en el que generalmente una noticia está de actualidad.

En ocasiones, el proceso documental no se completa, pues una vez que se ha analizado ya es requerido por el periodista para su utilización. Por tanto, dependiendo del medio y de sus necesidades informativas, así se almacenará la información.

En la actualidad, la tendencia es a disponer cuanto antes de los documentos, obligados por la interactividad informativa. Así pues, no siempre se ha de almacenar, puesto que existirán documentos que serán requeridos en el instante en el que están entrando a formar parte de la colección documental.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

4.Búsqueda y recuperación de la información

1. Búsqueda documental.

Es necesario seguir un proceso para llegar a la información pertinente que el usuario necesita. El documentalista se convierte así en gestor de la información, para atender con garantías de éxito los requerimientos de los usuarios.

1.1 Etapas de la búsqueda documental.

• El primer paso es la petición de información por parte del usuario, si bien algunos centros elaboran dossieres sobre aspectos generales.

• El usuario y el documentalista se entrevistan con el fin de precisar al máximo la petición.

• Entonces, se formula la pregunta en lenguaje documental y se determinan las estrategias y ecuaciones de búsqueda.

• Para ello, hay que traducir el documento a un lenguaje de indización. La expresión que resulta de este proceso se conoce como modelo de búsqueda del documento.

• A continuación, se hace la petición de información en el mismo lenguaje o en un lenguaje compatible. Se obtiene así el perfil de búsqueda.

El perfil de búsqueda es una ecuación de búsqueda permanente de información formulada por un documentalista con la ayuda de descriptores o palabras claves que se encuentran en el lenguaje del sistema hacia el que se dirige. Se consigue a través de una entrevista usuario-documentalista.

Tres tipos de perfiles en los centros de documentación:

1. Perfil personal o individualizado: el que se adapta exactamente al tema preciso que demanda el usuario.

2. Perfil normalizado o estándar: que recoge aquellos temas de interés seleccionados por el propio centro de documentación que en forma de listas propone a sus usuarios.

3. Perfil de grupo: el que se realiza para un grupo de usuarios que necesitan similares documentos.

• Concretado el perfil de búsqueda y formulada la pregunta se hace una selección de las referencias más pertinentes en función de las especificaciones de la demanda y sus características.

• A continuación se comunica al usuario los resultados de búsqueda.

• La última etapa es la verificación por parte del usuario de la validez de la respuesta, y si es necesario, formular de nuevo una petición y volver a seguir los mismos pasos.

En ocasiones, se presenta al usuario un formulario para que conteste al grado de acierto en la búsqueda realizada por el documentalista.

Lo mismo que en la recuperación se puede BUSCAR:

Búsqueda en texto completo: posibilidad de buscar palabras o combinaciones de palabras de un texto completo almacenado en la memoria del ordenador, utilizando a éste como herramienta.

Las búsquedas en texto completos se realizan de dos formas:

1. Las palabras que no son vacías son incluidas en un archivo invertido mostrando para cada palabra cual es el documento en que ella aparece.

La búsqueda luego se hace en estos índice para evitar la lectura secuencial de todo el texto cada vez que se hace una búsqueda.

2. La alternativa es efectuar una búsqueda secuencial en todo el texto.

Búsqueda en texto libre: términos extraídos directamente de un texto -lenguaje natural- por un analista humano, que serán luego almacenados y recuperados.

De gran utilidad es la posibilidad de realizar búsquedas con fragmentos de palabras: truncamientos.

1.2 Factores que favorecen la búsqueda.

• Extensión: Número de puntos de acceso.

• Redundancia: Será usualmente mayor en texto libre, aumentando las posibilidades de encontrar un ítem específico. No obstante, la gran variedad de maneras en que un tema puede representarse en una base de datos dificulta la obtención de aciertos.

• Especificidad: texto libre usualmente será más específico, favoreciendo la precisión. La diversidad de maneras en que los conceptos son representados, mientras tanto, dificulta mucho la obtención de un alto acierto en búsquedas conceptuales generales.

• Actualidad: Las representaciones en texto libre serán siempre más actuales. Para encontrar un tema nuevo en un sistema de vocabulario controlado, quien hace la búsqueda tal vez tenga que experimentar con diversos términos.

• Familiaridad. Los especialistas en formación lo usarán más eficazmente que aquellos que no lo están. El usuario final puede manejarse mejor con el lenguaje natural que encuentra en los documentos de su campo temático.

1.3 Problemas de la búsqueda documental.

• A veces, aparecen elementos que pueden producir distorsiones en la demanda, acarreando respuestas no pertinentes o inexactas.

• Desconocimiento del usuario de sus necesidades reales de información y por consiguiente mala presentación y formulación.

• Ignorancia del usuario ante las posibilidades de la unidad de información o de las fuentes documentales almacenadas.

• Falta de entendimiento entre el usuario y el analista.

• Mala utilización de las demandas por los documentalistas, sea al traducirlas a un lenguaje documental o al corregir y precisar cada uno de los términos de la pregunta.

• Uso deficiente de los operadores lógicos en el momento de estructurar la búsqueda.

• Desconocimiento de las posibilidades del programa gestor de base de datos, que podría derivar en una subutilización del mismo y como consecuencia una búsqueda no exhaustiva.

2. Modelos de recuperación.

Existen varios modelos para recuperar la información, aunque todo depende del análisis efectuado al documento. El proceso de referencia es fundamental para hacer búsquedas de información y sirve para hacer cualquier búsqueda en un centro de documentación.

Los pasos a seguir son los siguientes:

•. presentar la consulta que se quiere resolver.

•. determinar la materia o el tema sobre el que se quiere hacer la petición.

•. identificar el tipo de información que estamos buscando; precisar un poco más.

•. seleccionar lo que puede responder mejor a nuestra pregunta; de las diferentes posibilidades que tenemos hay que ir eligiendo para ir determinar la más adecuada.

•. localización de las respuestas en las principales fuentes de información.

En los medios de comunicación, la independencia con la que trabajan unos y otros impide que alguno de los modelos utilizados pueda servir. Ni siquiera en periódicos que forman parte de una cadena se trabaja con el mismo método y se recupera con idénticos planteamientos.

La búsqueda documental puede realizarse sobre la base del texto completo del documento almacenado, sobre los descriptores establecidos por los documentalistas al efecto o mediante la utilización de ambos sistemas simultáneamente.

2.1 Sistema de recuperación mediante descriptores.

• Se basa en el trabajo previo sobre el documento destinado a traducir el contenido de descriptores.

• Posteriormente en la fase de búsqueda, el sistema sólo reconoce como válidos en la interrogación a estos términos.

2.2 Sistema de texto completo.

• En este sistema, el documento se ingresa como elemento de búsqueda y se elimina todo un trabajo previo de determinación de descriptores por los documentalistas.

• El ordenador utiliza el texto completo de los documentos almacenados en la base de datos, para buscar en ellos las palabras que integran la consulta del usuario al sistema.

• Resulta muchos menos costoso que el sistema de descriptores, ya que no requiere un análisis previo -salvo la definición de las palabras vacías, o sea, de las que se han determinado como carentes de significado o trascendencia.

Sin embargo, en el momento de la recuperación este sistema presenta poca precisión en los resultados obtenidos, debido a:

• la ambigüedad del lenguaje natural

• La ausencia de definición semántica de los términos empleados para expresar la búsqueda

• Las referencias vacías empleadas por el autor del documento.

2.3 Sistema mixto.

• Este sistema combina los métodos anteriores, permite la búsqueda basada en los descriptores y mantiene además como elemento de recuperación documental cada palabra o sintagma interesante del texto del documento almacenado.

2.4 Sistema de recuperación de la información en un medio de comunicación.

Depende:

1. De la importancia que se da a la documentación

2. De la profundidad a la que se someten los documentos

3. De la respuesta por parte del usuario-redactor

4. Del volumen de documentos con los que trabaja el centro

5. De las necesidades reales de cada redactor

6. De la valoración que se da a cada información

7. De la calidad informativa que quiere la línea editorial del medio.

8. De la respuesta inmediata que puedan dar los documentalistas

9. Del fondo documental con el que trabajan los documentalistas

10. Del rendimiento que puedan obtener los documentalistas al emplear las nuevas tecnologías

11. De la forma en que los redactores hacen las peticiones. Por lo general, emplean la frase: Deme todo lo que tenga sobre…., lo que implica una pérdida de tiempo para el documentalista y también para el redactor.

12. De una adecuación del documentalista a la petición formulada por el redactor

13. De una aportación definitiva de los documentos, pues un documentalista es siempre responsable y ha de conseguir los documentos donde sea.

3. Valoración de estos servicios.

Durante muchos años, los centros de documentación de los medios de comunicación apenas valoraron este servicio; pero tampoco valoraban la documentación en general. No se hacía un análisis a los documentos y lo máximo era recoger las fotos, que no los textos, en carpetas o sobres.

Actualmente, la recuperación y difusión de la información es esencial en el proceso informativo y los editores son quienes han reforzado con personal el centro de documentación y también dotándole de herramientas válidas para analizar con rapidez la documentación.

El fin último de la documentación es gestionar los documentos. Esa tarea de gestión incluye la entrega inmediata al usuario. En los medios de comunicación, la rapidez es extrema. Si el centro funciona, la calidad de la información es patente en los lectores y el medio gana lectores. Tan importante es preparar y analizar los documentos como hacerlos llegar a la persona que los necesita en las condiciones que ella requiere.

No existe un sólo tipo de usuario, pero tampoco los teóricos de la documentación se han puesto de acuerdo a la hora de hacer una clasificación. De momento, podemos afirmar que puede haber cuatro tipos: el científico investigador, el industrial, el político y el profesional. Si exceptuamos el último, donde se puede hablar más de divulgación empresarial, el resto de usuarios va a requerir un tipo concreto de información, por lo que el documentalista va a tener que elaborar diferentes perfiles.

USUARIO: persona o grupo de personas que recibe el producto informativo-documental, una vez elaborado por el documentalista.

El usuario no participa en la elaboración documental, aunque puede ayudar a realizar la entrevista que el documentalista le hace cuando intenta saber qué tipo de consulta necesita.

Es el protagonista principal de la actividad de un centro de documentación y el personaje en función del cual se lleva a cabo el conjunto de trabajos que constituyen la cadena documental. Si queda satisfecho con la búsqueda, habrá que pensar en un adiestramiento impartido por los mismos gestores del centro para hacerlo más accesible.

Conociendo sus necesidades sabremos hacia dónde hay que enfocar el trabajo documental; de ahí la importancia de los estudios de usuarios. Estos estudios se orientan hacia el conocimiento de las necesidades para, basándonos en ellas, diseñar mejor los sistemas y servicios de información, de tal manera que respondan a dichas necesidades del mejor modo posible. La mayoría de estos estudios utilizan técnicas habituales, basadas en cuestionarios, entrevistas o en los registros de utilización de los propios servicios.

También es tarea del centro de documentación la formación de usuarios, a través de cursos y visitas guiadas.