Organización empresarial

Reuniones. Tipos. Funciones. Preparación y desarrollo de la reunión. Participantes

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REUNIONES

Conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor(más de 2 personas y cómo máximo 30)

TIPOS DE REUNIONES

  • reuniones para informar

  • reuniones para recoger información

  • reuniones para formar

  • reuniones para intercambiar puntos de vista

  • reuniones para llegar a un acuerdo

  • reuniones para generar ideas

  • reuniones para tomar decisiones

  • El papel del conductor de la reunión:

    Tiene que desempeñar las siguientes funciones:

  • Función de Clarificación:

    • Al comienzo de la reunión, para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.

    • Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es así intentarlo aclarar.

  • Función de Control:

  • Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación.

    También permite:

    • regular la reunión impidiendo que alguien monopolice

    • traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión

    • estimular a los que no participan

    • Administrar bien el tiempo.

  • Funciones de Relajamiento:

  • El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión, provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc...

    El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armonía en los mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión.

  • Función de Dinamización:

  • Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar “algo”, motivarlo, llenarlo de entusiasmo, etc...

    Características de un buen conductor de reuniones

  • Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De entrada existe este miedo, pero después ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensación al grupo y este acaba poniéndose nervioso. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.

  • Para evitar este miedo se puede hacer:

    • Preparación física: Como colocar el cuerpo.

    • Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.

    • Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.

    • Luchar contra posturas defensivas

    • Moverse para ocupar espacio

    • Preparación psicológica: superar el miedo para juicios de grupo.

    • Pensar que no funcionará la reunión --- hemos de superar esto.

    • Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía.

  • Saber adaptar la función de animador del grupo:

  • Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz, el vocabulario. Podemos adaptar el estilo.

    Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los métodos que se utilizarán y se ocupa constantemente de quem grupo no se desvíe e intente conocer la naturaleza del problema.

    Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos, sus intervenciones se remiten a regular la reunión y a reformular, deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misión de ayuda.

  • Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas:

  • Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunión (falta tiza en la pizarra, no tenemos suficientes fotocopias para repartir...)

    Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se puede crear un ambiente agresivo, el animador tiene que:

    • No entrar en la situación emocional.

    • Buscar causas de la situación. La mejor manera es interrumpir la reunión y preguntar a los miembros que es lo que pasa.

    PREPARACION DE LA REUNION

    Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales:

    Podemos dividir la preparación en 5 pasos:

  • Definición de los objetivos: fijar los objetivos de la reunión. Tipos de objetivos.

    • Los que se han de lograr.

    • Los objetivos secundarios: los que serían interesantes.

    Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

    2-La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.

    3-Planificar el desarrollo de la reunión: viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.

  • Organización del material de la reunión: tenemos que tener en cuenta:

    • los documentos

    • preparar la sala

    • Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos...

    • hacer un recordatorio de la convocatoria

    • Asegurarse que asistirán.

    DESARROLLO DE LA REUNIÓN

    INICIO DE LA REUNION

  • Presentar los participantes

  • Darles confianza

  • Presentar el tema de la reunión

  • Fijar los objetivos de la reunión

  • Presentación de los participantes:

  • Es importante saber que es especializado, y de que es bueno que se conozcan.

  • Darles confianza:

  • A través de la presentación se crea un clima de confianza. Para que se encuentren bien los participantes y el animador se tiene que encontrar a gusto.

    En un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.

  • Presentación del tema de reunión:

    • De que se habla

    • Porque hablamos de este tema

    • Porque les interesa hablar de este tema

    • Cuales son los problemas planteados.

  • Fijar los objetivos de la reunión:

  • Explicar el orden del día que tenemos, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión, si hay tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y así sucesivamente.

    TIPOLOGIA DE LOS PARTICIPANTES

    LÍDER: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los demás le escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los demás guarden silencio por no estar seguros de lo que quieren decir.

    MODERADOR: es el que procura calmar los nervios y las tensiones.

    EXPERTO: es el que da al grupo las informaciones que se precisan. Resulta muy útil si no se las da de sabelotodo.

    CLARIFICADOR: es el que pide explicaciones, precisa los términos, averigua si se ha entendido bien lo que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería ha hacer.

    ACELERADOR: es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en discusiones triviales.

    ALENTADOR: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno de la intervención que su participación o propuesta ha sido buena.

    LIDER INSTITUCIONAL: es el de mayor autoridad de la reunión.

    CRÍTICO: el que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se hace.

    EL JOVIAL: el que lo único que hace es hacer reir. (Hay que controlarlo)

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