Logística empresarial: conceptos y relación con las áreas funcionales de la empresa.

Conceptos

La realización de actividades de movimiento y almacenamiento de productos y mercaderías se remonta a los orígenes de la historia. A pesar de todo, estas tareas se realizaban por separado hasta que, hace no muchos años, se comprendió que estaban estrechamente relacionadas. Actualmente la Logística Empresarial las incorpora en una disciplina y las trata de forma coordinada.

Si se busca la acepción del término logística, como palabra aislada, se observa que, al enmarcarse en un entorno militar, no responde verdaderamente a la esencia de la logística empresarial, cuya descripción podría ser:

La logística empresarial comprende la planificación, la organización y el control de todas las actividades relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la organización y como un sistema integrado. El objetivo que pretende conseguir es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la demanda de la manera más eficaz y con el mínimo coste posible.

La logística también incluye todo aquello que hace referencia a los flujos de información implicados.

Por tanto, se puede decir que el objetivo es conseguir que los productos y los servicios adecuados estén en los lugares pertinentes, en el momento preciso y en las condiciones exigidas. Esto supone una nueva clave competitiva entre las empresas a causa de la rápida evolución de las expectativas de los mercados (clientes y consumidores).

La definición actual más completa de la logística ajustada a la realidad de empresariales la siguiente:

“Dado un nivel de servicio al cliente predeterminado, la logística se encargara del diseño y gestión del flujo de información y de materiales entre clientes y proveedores (distribución, aprovisionamiento, almacenaje, y transporte) con el objetivo de disponer del material adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad adecuada, y en el momento oportuno, al mínimo coste posible y según la calidad y servicio predeterminados para ofrecer a nuestro clientes.”

En los últimos años, la función clave de la logística integral se esta incorporando rápidamente en las empresas, considerada como una coordinación y un enlace entre:

• Mercado (clientes y consumidores)

• Canales de distribución.

• Actividades operativas de la propia empresa.

• Proveedores

Descripción de las actividades logísticas

Las actividades logísticas dentro de una empresa se centran en tres de procesos básicos:

• Proceso de aprovisionamiento, la gestión de materiales entre los puntos de adquisición y las plantas de procesamiento que se tengan.

• Proceso de producción, gestión de las operaciones de fabricación de las diferentes plantas.

• Proceso de distribución, gestión de materiales entre las plantas mencionadas y los puntos de consumo.

Las técnicas logísticas en el proceso de aprovisionamiento y el proceso de distribución son muy similares y lo que pretende la logística empresarial es integrarlas y darle un grado alto de flexibilidad y rapidez de respuesta a las demandas del mercado.

En la tabla figuran las actividades logísticas fundamentales del procesote de aprovisionamiento y de distribución, lo cual no importa que siempre sean consideradas de forma exhaustiva por todas las empresas puesto que depende del grado de madurez en la implantación del concepto de logística integral.

Proceso de pedidos, Gestión de inventarios, Transporte, y servicio al cliente, son las actividades fundamentales, asociadas necesariamente a cualquier canal logístico, y resultan primordiales para la efectividad de las funciones logísticas, mientras que las demás, se denominan de apoyo, y a veces no son consideradas por la gestión logística de la empresa al comienzo del desarrollo de la función logística.

Características de las actividades logísticas

• El procesamiento de pedidos es la actividad que origina el movimiento de los productos y la realización de los servicios solicitados y, como recalcaremos posteriormente, tiene una gran incidencia en el tiempo de ciclo del pedido.

• La gestión de inventarios tiene como objetivo principal proporcionar la disponibilidad requerida de los productos que solicita la demanda.

• La actividad del transporte resulta indispensable en cualquier empresa para poder trasladar los materiales o productos propios, así como los productos finales (distribución).

• La definición del nivel de servicio al cliente establece el nivel y la calidad de respuesta que deben tener todas las actividades de la cadena logística.

• La actividad de compras afecta al canal de aprovisionamiento; a través de de ella se seleccionan las fuentes, se determinan las cantidades que es necesario adquirir, el momento de efectuar las adquisiciones y la planificación de los productos. De acuerdo con el canal de distribución se establece la cuantía de los componentes y la secuencia y el ciclo de producción, lo cual repercute en el funcionamiento logístico global, pero en particular, en la gestión de inventarios y la eficacia del transporte; es por esto que a veces, las dos actividades son consideradas como funciones del departamento de producción.

• El almacenamiento comporta las decisiones asociadas tales como la determinación del espacio requerido, el diseño y la configuración de los almacenes y la disposición de los productos en su interior. Es una actividad de los productos defectuosos.

• La gestión de la información abarca la recorrida, el almacenamiento, el tratamiento y el análisis de los datos necesarios para desarrollar la planificación y el control, lo cual da soporte a todo el sistema logístico.

Evolución histórica de la logística

Estaba ya incluida en las actividades logísticas militares durante la segunda guerra mundial.

Los mercados en aquella época estaban en expansión. La producción era intensa y las ventas se potenciaban con el fin de absorberla.

Durante las dos décadas posteriores a la segunda guerra mundial se dieron unos cambios en las condiciones económicas y tecnológicas que favorecieron el desarrollo de la logística.

En efecto, los movimientos demográficos proporcionaron la ampliación de las cadenas de distribución, los costes aumentaron, y como consecuencia de una mayor demanda de los productos, también se incrementaron los costes de almacenamiento y de transporte, y tomaron relevancia aspectos ligados a la logística a la logística, tales como la distribución y la gestión de inventarios.

La situación económica debilitada a consecuencia de la guerra fue el inicio de la función logística empresarial. La función logística ha dado respuesta a esta necesidad de ver las operaciones de la cadena logística entre cliente y proveedor de una forma horizontal e integradora.

Paralelamente, aumentaron las modalidades y variantes tecnológicas de los servicios de transporte, la variedad de productos repercutía en la gestión de inventarios y en su manipulación.

La incorporación de la logística al mundo empresarial era moderada, ya que se demostraba más interés por obtener ingresos que por controlar los costes.

El embargo del petróleo y el incremento de sus precios en el seno de la OPEP, junto con la apatía de los mercados, el descanso de la productividad y los elevados índices de inflación, impulsaron la búsqueda de una optimación en la gestión de los recursos. Es entonces cuando aparece la logística integrada, que alcanza hasta la propia gestión de las mercaderías, además de su distribución, y permite incrementos de competitividad mejores gracias a una mejor eficacia en el flujo de los productos y de la información.

Esta es la línea que impera actualmente, en la que la logística empresarial tiene un gran protagonismo.

La logística tiene que extender su campo a empresas que, en lugar de productos materiales, están proporcionando servicios, teniendo en cuanta que la actualidad y cada vez más, la economía se apoya en este sector, además del industrial.

Flujos de materiales, productos e información en el sistema logístico

Considerando simultáneamente los dos grandes objetivos de la logística empresarial, un nivel de servicio al cliente que maximice las ventas y minimice los costes, es conveniente diseñar, planificar y controlar una red de distribución que permita que, situando los productos en su destino en el momento preciso, se consigan ambos objetivos al máximo nivel.

Esta red constituye una determinada configuración de puntos de fabricación, almacenamiento y ventas, y un sistema de transporte y de tratamiento de la información adecuados, cuyo funcionamiento global ha de ser efectivo y eficiente para cumplir con los objetivos enunciados.

Existe una red genérica a base de centros (que representan proveedores, factorías, almacenes o puntos de ventas, en los cuales se detiene temporalmente el flujo de los productos) y los enlaces entre ellos, que indican el movimiento al que están sometidas las mercaderías. Pueden situarse diversos enlaces entre parejas de centros para materializar la posibilidad de un tráfico de diferentes productos o la existencia de otras trayectorias o alternativas de transporte.

Es necesario decir que el flujo de materiales y productos se produce básicamente en el sentido del suministro a la demanda, y que se denomina descendente por el hecho de estar dirigido hacia el consumidor, situado en el canal.

Por otro lado, existe otra red muy parecida desde el punto de vista conceptual, la de información, por la cual y a través de enlaces transita la información relacionada con la gestión de las diferentes actividades logísticas que se intercambian entre todos los lugares de recepción y que son los centros de esta red.

El flujo de información, se dirige principalmente desde el consumidor hasta el lugar de origen de los suministros, por eso ahora se denomina ascendente. Los sistemas que le dan soporte constituyen una parte esencial de la organización, ya que proporcionan los elementos de juicio requeridos para los procesos de toma de decisiones, coordinación y control, y posibilitan con su gestión rápida y eficaz, la integración correcta de todos los centros de la actividad empresarial. El sistema logístico total resulta, de la combinación de las dos redes.

Organización logística. Desarrollo del proceso logístico

De acuerdo con el enfoque de sus actividades logísticas, las estructuras organizativas de las diferentes empresas pueden ser muy diversas.

En el primer esquema la organización es tradicional, con las actividades logísticas dispersas; en cambio en el segundo de los gráficos, bajo una organización funcional, las responsabilidades logísticas aparecen consolidadas en una unidad específica.

Existen otras posibilidades de integración de la función logística dentro del organigrama de una empresa, pero dejaremos con esenciales éstas que hemos mencionado: las funciones logísticas “dispersas” en distintos departamentos o integradas en un único departamento.

El contenido detallado de una dirección logística funcional que se detalla en el tercer grafico, se caracteriza por la intervención directa en el plan operacional de explotación pero con competencia para desarrollar métodos, escoger medios, realizar previsiones de actividad y diseñar la implantación, lo cual tiende a asegurar la eficacia de la coordinación global.

Desarrollo del proceso logístico

Para desarrollar de la manera mas adecuada el proceso logístico, primero se ha de considerar en su totalidad, evaluando los puntos requeridos para establecerlos, los medios que se pondrán en juego, el volumen de operaciones resultantes y sus diferentes fases, así como las previsiones futuras y el tráfico.

Se podrá hacer la distribución de los centros de producción y la ordenación relativa que han de mantener, para acabar efectuando la distribución en planta de los diferentes puntos y de las mercaderías y productos que son afectados.

Por otro lado, de las etapas de transporte y almacenamiento (o el escalonamiento que se haya fijado en el plan), dependerá el numero y la localización más adecuada de los almacenes, las dimensiones, el diseño y la implantación que se ha de realizar. Se especificará a qué procesos concretos tendrán que responder, obviamente en función de los productos, la forma de presentación, etc., pero que en general pueden ser la entrada del material, su descarga y recepción, el control de las mercaderías y su embalaje para el almacenamiento.

También tendremos en cuenta los procesos de traslado de los elementos a la zona de distribución con el fin de preparar los envíos y el control de sus salidas, requeridos por las expediciones que se carguen en los medios de transporte utilizados.

Gestión de los flujos de información y de materiales

La logística integral y la tendencia del entorno competitivo

La importancia de las actividades logísticas (que se desarrollan entre el proveedor y el cliente), no siempre está explícitamente reconocida y reflejada en la organización de las empresas. La organización de las empresas se ha basado en dos funciones principales: la de producción y la de marketing o comercialización, considerando al resto de actividades como funciones auxiliares y de apoyo a estas últimas.

Al ser muy distintos los objetivos funcionales de las unidades de marketing y de producción es posible que las responsabilidades y la atención requerida por las actividades logísticas queden diluidas, por lo que resulta una coordinación defectuosa que puede traducirse en una reducción del nivel de servicio al cliente y unos costes logísticos totales más elevados, lo que nos conduce en definitiva a no cumplir los principales objetivos de la logística y a perder una ventaja competitiva.

La tabla siguiente muestra la relación de las principales tareas propias, que corresponderían a los departamentos de producción, comercialización y logística, suponiendo que entre las funciones de este último se hayan incluido todas las actividades que guardan relación con el transporte y el almacenamiento de productos.

El área de producción se incluirían todas las actividades específi­cas relacionadas con la creación del producto (o servicio) tal como la acti­vidad en la planta, el mantenimiento, la implantación de procesos, el con­trol de calidad y la evaluación de trabajos.

Para la comercialización, la política de marketing incluiría las actividades promocionales, de investigación de mercados, de selección de gamas de pro­ductos a fabricar y vender, la fijación de precios y la gestión del personal de la unidad.

El área de logística figurarían actividades escalonadas como el transporte, el almacenamiento, la gestión de inventarios, la mani­pulación de mercancías y el establecimiento del ciclo para el cumplimien­to de los pedidos, todas ellas añadiendo valor tiempo o espacio al producto o servicio. Puede apreciarse que también se han relacionado unas activida­des comunes entre la logística y cada una de las unidades de producción y comercialización, que corresponden a tareas para las que hasta ahora no existía una organización que las pudiera encuadrar de forma exhaustiva y que a la vez las gestionase con eficacia, ya que para ello se precisa la cooperación de las unidades funcionales adyacentes.