Las existencias

Contabilidad. PGC (Plan General Contable). Cuentas grupo 3. Mercaderias. Materias primas

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EXISTENCIAS

Bajo esta denominación genérica, se agrupan aquellos bienes de la empresa que no pertenecen al inmovilizado de la misma. El Grupo 3 del P.G.C. incluye bajo este epígrafe:

- Mercaderias

- Materias primas

- Otros aprovisionamientos

- Productos en curso

- Productos semiterminados

- Productos terminados

- Subproductos, residuos y materiales recuperados

- Provisiones por depreciación de existencias.

Tiene extraordinaria importancia este Grupo de Existencias, pués en él se incluyen los elementos patrimoniales sobre los que la mayoria de las empresas llevan a cabo su actividad de gestión. Se trata de empresas comerciales (que compran y venden) o de producción (que compran, transforman y venden).No se incluyen, naturalmente, los servicios prestados, que son típicos de las denominadas “empresas de servicios

El juego contable de las existencias

1 - mercaderias. Esta cuenta es propia de las empresas comerciales, que adquieren los productos a empresas industriales para la posterior venta de los mismos. Se puede dividir en tantas cuentas como la empresa considere oportuno, siempre que la importancia de las mismas aconseje su desglose. Por ejemplo: “mercaderias A”, “mercaderias B”, etc.

La cuenta de Mercaderias no se acostumbra a llevar como cuenta única, dado que los motivos de cargo y abono de la misma se refieren a actividades de gestión que conviene tener representadas contablemente de la manera más explícita posible. Una cuenta única de mercaderias mezclaria en el debe de la misma las existencias iniciales, las compras, las devoluciones de ventas, los gastos de compra, etc., y de la misma manera, en el haber, se incluirian las ventas, las devoluciones de compras, los descuentos sobre compras, etc. Por este motivo, la cuenta de Mercaderias no juega contablemente a lo largo del ejercicio, sino que es sustituida por cuentas con una titulación adecuada al motivo por el cual se produciria el cargo o el abono de la misma. Así, por ejemplo, una compra de mercaderias, no se debe de cargar en la cuenta “natural” que le corresponde (Mercaderias), sino en una cuenta conceptual o “estadística”, subsidiaria de aquella, titulada “compras de mercaderias”. De la misma manera, una venta se abonaría a la cuenta de “venta de mercaderias”. Las mercancias, en su juego contable, no están representadas por una cuenta patrimonial, sino que ésta es sustituida por una cuenta conceptual. Ésto, como es lógico, exige una regularización al final del período considerado, para que la cuenta de “Mercaderias” presente su verdadero saldo, que es el valor de las existencias finales, las cuales se determinan por inventario físico, o por la información que facilite la Contabilidad Analítica”.

Consideramos a continuación un sencillo ejemplo, para exponer la forma de contabilizar los movimientos de “mercaderias” y su posterior regularización , tal y como lo establece el vigente P.G.C.:

1 - El 1/1/9X las existencias de mercaderias ascienden a 1.000 u.m.

2 - En el mes de enero se han realizado compras a crédito por valor de 5.000 u.m.

3 -De las compras realizadas, se han devuelto al proveedor por importe de 500 u.m.

4 - Se han realizado ventas a crédito por importe de 5.500 u.m.

5 - Las ventas devueltas por nuestros clientes ascienden a 200 u.m.

6 - Al 31/1/9X, las existencias ascienden a 700 u.m.

Los asientos que proceden son los siguientes:

Entre otras cuentas, en el asiento de apertura :

___________ 1 __________

----------------

----------------

1.000 Mercaderias (30)

Por las existencias iniciales

----------------

a ------------------

a ------------------

____________ 2 _____________

5.000 Compras de mercaderias (600)

750 H.P. Iva soportado (472)

15% s/5.000

a Proveedores (400) 5.750

____________ 3 ____________

575 Proveedores (400)

a Devoluciones de com-

pras (608) 500

a H.P. IVA soportado

(472) 75

_____________ 4 _____________

6.325 Clientes (430) a Ventas de mercade-

rias (700) 5.500

a H.P. IVA repercu-

tido (477) 825

15% s/ 5.500

______________ ______________

______________ 5 ______________

200 Devoluciones de ventas (708)

30 H.P. IVA repercutido (477)

a Clientes (430) 230

_______________ ______________

Para regularizar las existencias, utilizaremos las cuenta 610 “Variación de existencias de mercaderias”, a través de la cual anularemos las existencias iniciales (asiento 6.1), y daremos de alta las finales (asiento 6.2):

_______________ 6.1 _____________

1.000 Variación de existencias (610)

a Mercaderias (30) 1.000

Por las existencias iniciales

_______________ 6.2 _____________

700 Mercaderias (30) a Variación de exis-

tencias (610) 700

Por las existencias finales

______________ ______________

Haciendo las “TES” correspondientes a los asientos anteriores, el alumno podrá comprobar que el saldo de la cuenta de “Mercaderias” es igual al importe de las existencias finales. De otra parte, las cuentas “estadísticas” utilizadas (grupo 6 y grupo7) se regularizarán con la cuenta 129 “Pérdidas y Ganancias”.

2 - Las otras cuentas de existencias

Como hemos indicado al comienzo de estas notas, existen además de la de mercaderias, las siguientes cuentas de existencias:

31 - Materias primas (Ex)

32 - Otros aprovisionamientos (Ex)

33 - Productos en curso (B.O.)

34 - Productos semiterminados (B.O)

35 - Productos terminados (B.O)

36 - Subproductos, residuos y materiales recuperados (B.O)

(Ex) = Bienes adquiridos en el exterior

(B.O) = Bienes obtenidos en las empresas industriales.

La regularización se efectua de la misma forma que hemos hecho con la cuenta de mercaderias, pero utilizando en este caso, la cuenta del elemento patrimonial del que se trate. Por ejemplo:

____________ ______________

Variación de existencias de materias

primas (611) a Materias primas (31)

Por las existencias iniciales

____________ ______________

Materias primas (31) a Variación de existen-

cias de M. Primas (611)

Por las existencias finales

_____________ _______________

y de la misma manera para cualquiera de las otras cuentas señaladas. (Ver grupos 3, 6 y 7 del P.G.C.). Debemos de reparar que cuando se trata de cuentas de existencias de bienes adquiridos en el exterior (señaladas anteriormente Ex), las correspondientes cuentas de variación de existencias se encuentran en el subgrupo 61, y cuando corresponden a bienes obtenidos por las empresas industriales (señaladas antes con B.O) se encuentran en el subgrupo 71. Por lo que respecta a las cuentas conceptuales o estadísticas”, se siguen utilizando las ya señaladas de compras, ventas, devolucion de..., etc.

3 - Bibliografia

Saez Torrecilla, Angel / “Contabilidad General”-Mc Graw Hill - 1.991. Esta obra es la utilizada como libro de texto de la asignatura.

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