Gestión de almacenes

Economía y Empresa. Transporte. Despacho. Descargue. Deterioros. Inventario. Metodología

  • Enviado por: Juan Carlos Zabala Humanez
  • Idioma: castellano
  • País: Colombia Colombia
  • 9 páginas
publicidad
cursos destacados
Viva libre y tome el control de su dinero
Viva libre y tome el control de su dinero
Mes a mes trabajamos duro por conseguir el dinero que necesitamos, sin embargo en muy poco tiempo nos quedamos con nada...
Ver más información

Curso básico de Mercados sobre Análisis Técnico y Gestión Monetaria
Curso básico de Mercados sobre Análisis Técnico y Gestión Monetaria
En este curso aprenderás los conceptos básicos sobre análisis técnico, gestión monetaria y con qué actitud debes...
Ver más información

publicidad

Dentro de las múltiples operaciones diarias que un CEDI debe realizar para su normal desempeño siempre hay que tener en cuenta una operación fundamental por el dinamismo y por lo que representa dentro del movimiento diario de materias primas, materias en proceso, productos terminados y materiales de desecho, esta actividad es el Transporte.

El Transporte por el mismo carácter de variabilidad inherente a esta actividad, conlleva retos importantes para la programación de actividades del CEDI, actividades que van desde el inventario, ventas, programación de equipos, cargues, descargues, recursos humanos, informáticos , financieros y contingencias.

La conjugación exitosa de todas estas actividades será el reflejo de la eficiente y eficaz gestión del CEDI tendiente a optimizar las actividades de apoyo ó alternas, porque es tan importante y valioso el tiempo y proceso en el CEDI como el tiempo muerto de un vehículo en espera de cargue, descargue ó documentos.

  • VARIABLES CRÍTICAS EN EL CEDI RESPECTO AL TRANSPORTE

  • Al acercarnos a la realidad de un CEDI para tratar de optimizar la actividad del transporte desde su punto de vista, debemos centrarnos en la detección de tres factores críticos ó que representan un grado de importancia dentro del tal actividad. Estos factores son básicamente las tres D en las operaciones conjuntas del CEDI y el transporte, veamos:

    • Despacho.

    • Descargue.

    • Deterioros.

    Despacho.

    El despacho es el acto de enviar una determinada mercancía a un destino final, tiene inmersas una serie de actividades tales como: seleccionar el vehículo, embalajes, ubicación en muelle de carga, personal y equipos de cargue, ubicación de la mercancía, facturas y remisiones, documentos de viaje e instrucciones de ruta , sellos de seguridad y entrega al transportador.

    Al despacho como tal no se le ha dado la importancia y peso que debiese, pero en realidad es la realización de la entrega planeada en una venta y la forma como nuestro producto sale de nuestro poder a ubicarse en las manos del cliente.

    Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea ágil y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organización.

    Descargue.

    El descargue es la actividad completamente opuesta al despacho, pero con los mismos factores de trabajo, básicamente es la recepción por lo general de materia prima ó productos terminados y que son vitales en nuestra operación.

    Estas actividades generalmente son: Conocimiento previo de mercancía en tránsito (Inventario Rodante), Programación de cita de descargue, Ubicación dentro del CEDI, Programación de equipo y personal de descargue, Firma de documentos ( Remesa).

    Mediante el descargue incorporamos físicamente las mercancías y materias primas que nuestra actividad demanda, es sumamente importante esta actividad pues desde el conocimiento de la mercancía en tránsito podemos avizorar los procesos sub-siguientes y programarlos y planificarlos de la manera que la operación sea óptima.

    Deterioros.

    Los deterioros son productos que no cumplen con las especificaciones de calidad, cantidad ó hermeticidad, básicamente por el rompimiento de su unidad de empaque ó embalaje, se pueden producir en la manipulación del almacenamiento, en los cargues, en el tránsito ó en los descargues.

    Son un elemento sensible en la carta de presentación a los clientes, pues básicamente los deterioros son una no conformidad, de la misma manera que los faltantes y errores en la entrega de estos productos.

    Cuando alguno de estos tres procesos fallan o se presentan inconsistencia, es indudable que se debe buscar la raíz del problema, pues de no hacerlo se conjugara con otro factor que nos hará incontrolable el proceso con la consabidas pérdidas en varios campos, analizaremos ahora más detalladamente cada uno de los factores y sus problemáticas.

    2. ANÁLISIS DE LOS FACTORES CRÍTICOS.

    Para poder lograr un análisis objetivo de cada uno de los tres factores críticos que mencionábamos anteriormente, es necesario describir el impacto que produce en las operaciones del CEDI, cuando no tenemos la calidad esperada en dichas actividades, empecemos por recordar las tres actividades críticas en el CEDI y recordar que cada una de ellas tiene inmersa otras actividades que se pueden influir determinantemente en el resultado general.

    • Despacho.

    • Descargue.

    • Deterioros.

    Cualquiera de las actividades relativas al transporte que dejen de efectuarse ó que se realicen parcialmente ó con inconsistencias producirá efectos a veces incalculables, no solo en la parte económica, sino que afectará el buen nombre de la empresa ya sea por incumplimientos, averías, mala presentación de los productos, etc.

    Observemos entonces más detenidamente que impacto tienen las actividades inherentes al Despacho:

    • Selección del vehículo:

    En la actualidad existe una gran variedad de servicios de transporte, variedad que surge no solo de la diferencia de medios, sino también por las alternativas dentro de cada uno de ellos. Por esta razón, la selección de un servicio para transportar una mercancía o un conjunto de ellas se convierte en una difícil tarea, complicada aún más por la cantidad de factores tangibles e intangibles que hay que controlar.

    Factores que tiene influencia en la elección de un servicio:

  • Las tarifas y precios totales de los diferentes tipos de servicios disponibles.

  • El tiempo del servicio, ya que en ciertas situaciones puede ser importante disponer de un servicio más rápido o más lento.

  • La conveniencia de un medio de envío como empaquetamiento, ubicación de los servicios del transportista en relación a los puntos de origen y entrega, equipo especial para un manejo eficiente de la mercancía, disponibilidad de servicios directos y de servicios de recogida y entrega.

  • La experiencia de la compañía de transporte en cuanto a la seguridad de la entrega y a la fiabilidad en el tratamiento de mercancías con requerimientos especiales, como puede ser el transporte refrigerado o el de seguridad.

  • Más, sin embargo, los principales factores que influyen en las decisiones sobre la selección del medio de transporte son:

      • La fiabilidad.

      • El tiempo de recogida y entrega.

      • El tiempo de transporte.

      • El precio.

    • Embalaje:

    Recodemos que embalaje son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar una mercancía, en este orden de ideas, algunos productos requieren un tratamiento especial a la hora del transporte.

    A menudo en el CEDI encontramos algunos factores que dificultan el proceso de despacho tales como:

  • La mercancía no está embalada.

  • La mercancía está mal embalada.

  • La mercancía se daño por mala manipulación en el embalaje.

  • La mercancía por sus características propias, requiere un embalaje especial.

    • Muelles de Cargue y Ubicación de la mercancía:

    En la gran mayoría de los CEDI existentes actualmente, el número y espacio de muelles ó bahías de cargue, coinciden matemáticamente con el movimiento de cargas y su ubicación dentro del almacén, pero aún así el desorden y la no gestión crean un caos a la hora del cargue de un vehículo, encontramos factores tales como:

  • Se han citado a cargue más vehículos que los que el flujo ordinario admite.

  • No hay designación de muelles de solo cargue ó solo descargue.

  • Los muelles de carga están ocupados con mercancía sin ubicar en almacén o sin despachar.

  • La mercancía esta mal ubicada dentro del almacén y su desplazamiento es demorado.

  • Cuando el cargue requiere de varias referencias, algunas de estas referencia no se han ubicado cuando el vehículo entra al muelle quedando parcialmente cargado.

  • La solicitud de despacho aún está abierta y admite cambios en el transcurso del cargue.

  • Factores climáticos como la lluvia, puede retrasar seriamente cualquier operación, si el CEDI no tiene la infraestructura debida.

    • Personal de carga y Equipos:

    En la gran mayoría de los CEDI el personal de carga es propio ó tercerizado, pero aún es frecuente encontrar casos en que el transportador debe llevar el personal para cargar. Más, sin embargo surgen factores tales como:

  • El personal y equipo de carga esta destinado a otras labores dentro del CEDI.

  • El equipo de cargue es obsoleto ó insuficiente.

  • Los costos de esta operación superan ampliamente los costos comunes por operación.

  • El personal externo debe demostrar la afiliación a ARS y EPS.

  • Personal sin experiencia en el arrume y protección de la mercancía.

  • No se verificaron datos como lotes, fecha de vencimiento, etc

  • Cargue de mercancía equivocada.

  • La mercancía cargada lleva un destino diferente al programado.

  • Se carga sin importar el orden de entrega de la mercancía.

    • Facturas y Remisiones, Permisos especiales y Documentos de Báscula:

    Esta serie de documentos son indispensables para el control de salida del almacén, para la entrega de la mercancía, para la autorización de tránsito especial por parte de las autoridades y para la cancelación del flete al transportador, por ello es indispensable su elaboración en el CEDI, pero este proceso presenta frecuentemente factores negativos tales como:

  • La persona encargada de tal proceso no sabia que se estaba cargando algún vehículo.

  • No se tienen datos sobre las cantidades y productos cargados para elaborar la remisión.

  • No hay sistema.

  • Las personas que elaboran estos documentos, tienen un horario diferente al desarrollo de actividades del CEDI.

  • No concuerdan los datos de productos, cantidades y presentaciones sobre lo cargado a los solicitado por el cliente.

  • No concuerda el peso en Báscula con los promedios de peso de la mercancía en bodega.

  • Ahora detengamos en los impactos se tienen en el proceso de descargue y todas sus actividades inherentes:

    • Inventario Rodante:

    Es muy importante para el administrador del CEDI conocer por parte de los proveedores ó en caso sumo por parte del transportador que hay mercancía en tránsito con destino al CEDI y más importante aún, conocer su hora aproximada de llegada al CEDI. Estos datos le abren una perspectiva sobre el manejo integral de su operación.

    El desconocimiento de esto crea factores como:

  • No hemos pedido tal mercancía.

  • No tenemos espacio para descargar.

  • No tenemos personal, ni equipo para descargue.

  • No tenemos autorización de dejar ingresar el vehículo.

  • Esta mercancía no viene para este CEDI.

    • Programación de citas para descargue:

    Este ítem es el resultado de el conocimiento del inventario rodante, teniendo como cierto el estimativo de llegada del vehículo se programa su descargue con la actividades implícitas propias de él. Más, sin embargo, en algunas ocasiones hay factores que alteran el descargue como:

  • Los factores climáticos que impiden actividades donde no hay la infraestructura adecuada.

  • El desperfecto de los equipos de descargue.

  • El atraso que genera cualquier inconveniente anterior a la cita de descargue.

    • Ubicación dentro del CEDI:

    Del correcto dimensionamiento, organización e infraestructura del CEDI, depende el almacenamiento eficiente y por ende permite los flujos normales de entrada y salida de mercancía ó producto terminado; cuando esto no es frecuente, escuchamos algunas veces frases como:

  • No hay donde descargar, hay mucha mercancía.

  • Están almacenando muy lejos y el descargue es lento.

  • Hay que descargar en otra bodega.

  • Descargamos su camión hasta dentro de dos días.

  • Estamos buscando espacio para descargar.

    • Programación de personal y equipo de descargue:

    Este aspecto es calcado de la misma situación de los cargues, por lo cual nos permitimos copiar los aspectos relevantes.

    En la gran mayoría de los CEDI el personal de carga es propio ó tercerizado, pero aún es frecuente encontrar casos en que el transportador debe llevar el personal para cargar. Más, sin embargo surgen factores tales como:

  • El personal y equipo de carga esta destinado a otras labores dentro del CEDI.

  • El equipo de cargue es obsoleto ó insuficiente.

  • Los costos de esta operación superan ampliamente los costos comunes por operación.

  • El personal externo debe demostrar la afiliación a ARS y EPS.

  • Personal sin experiencia en el descargue.

  • El descargue se hace sin cuidar los empaques, embalajes ó la mercancía misma.

    • Firma de Documentos:

    Esta operación es similar y de igual responsabilidad a la expedición de facturas, remisiones y documentos en el cargue.

    Con este documento el transportador cierra el ciclo de transporte, se genera la certeza de que el transportador entregó a satisfacción su encargo, pero a menudo se encuentran factores como:

  • Nadie está autorizado para firmar las remesas.

  • Se firma la remesa pero no hay sello.

  • En el caso de los deterioros, que pueden ser más frecuentes de los que se cree, no solo basta con saber que buscamos hacer las cosas bien, hay que observar cuidados especiales y buscar que factores son determinantes, veamos los principales:

    • La incorrecta elección del tipo de vehículo.

    • El cargue con producto ya averiado.

    • El uso inadecuado de equipo de cargue.

    • El incorrecto cargue y arrume de la mercancía en el vehículo.

    • El mal estado e incorrecto uso en el vehículo de elementos de sujeción, mal estado de la carpa, piso y suspensión.

    • La nota en la remesa que se genera en destino no contiene la información detallada de las inconformidades.

    3. METODOLOGÍA DE SOLUCIÓN.

    Para darle una solución efectiva a cualquiera de las tres actividades mencionadas: Despachos, Descargues y Deterioros debemos seguir una serie pasos, por lo demás muy sencillos que relacionamos a continuación:

    • Lo primero que debemos determinar es nombrar una persona con experiencia en los procesos operativos del CEDI, para que inicie el levantamiento de los procesos existentes.

    • Detectar el elemento ó elementos que interfieren y causan inconvenientes, básicamente no se sale de los elementos anteriormente descritos.

    • Diseñar un mapa de operaciones, e incluso si fuese necesario, levantar filtros y controles a las operaciones traumáticas.

    • Proceder a implementar las mejoras al proceso.

    • Estandarizar los procesos ya mejorados.

    • Nombrar personas a cargos para el control, seguimiento y solución de procedimientos.

    • Evaluar mensualmente los casos presentados, las soluciones dadas y los casos de mejora.

    Ya específicamente en el tema de cargues hay que atacar de lleno los aspectos mas frecuentes en el CEDI, esto básicamente es con capacitación del personal a cargo de la operación y su compromiso con la mejora de los procesos, porque con ello lograremos:

    • La selección del vehículo adecuado, en óptimas condiciones de carpas, amarres, pisos, suspensiones, etc.

    • El correcto manejo de los materiales de envase y embalaje, así mismo su mejor manipulación.

    • Una programación coordinada de cargues en los diferentes muelles y la colocación de la mercancía a cargar en los momentos previos al arrivo del vehículo.

    • Con la salida de la mercancía de sus anaqueles ó estantería para el cargue, inmediatamente se debe tener una pre-factura ó guía de despacho, para agilizar los documentos de viaje ó remisiones.

    • Coordinación con el Departamento de seguridad de las ruta, horarios, sellos de seguridad y consideraciones para el viaje, para dar una completa instrucción al conductor al momento de cargar el vehículo.

    • Levantar datos estadísticos de las operaciones, tiempos, uso de equipos, personal, errores y datos accesorios, tendientes al mejoramiento de la totalidad de la operación.

    • Estandarizar estos procesos y encontrar situaciones ó actos de mejora.

    Respecto al tema de los descargues, como lo dijimos anteriormente , debe ser un tema calcado a la situación de Despachos, básicamente porque son la misma actividad pero desde distintos puntos de vista, más aún, el proceso se tiene que integrar con los Despachos, veamos las ventajas:

    • Darle un direccionamiento en cabeza de una sola persona.

    • No haya ambigüedades a la hora de utilizar las plataformas, los equipos y el personal.

    • Para que al conocer que mercancía vienen en camino, pueda saber que mercancías debe mover a determinada ubicación dentro del almacén.

    • Así mismo, aprovechar los vehículos que llegan para retornarlos inmediatamente.

    • La unificación en torno al proceso documental tanto de recepción como expedición de los mismos.

    Para el caso de los deterioros, el asunto es menos complejo, basta con observar las mejoras y correctivos a los dos procesos anteriores y la expedición de algunas normas claras al respecto, podemos citar algunas:

    • El correcto almacenamiento en el CEDI.

    • Conocimiento de su lote y fecha de expedición.

    • Reporte a ventas sobre la estacionalidad de ese lote de producto.

    • La correcta manipulación en equipos apropiados para tal fin.

    • Cargue en vehículos apropiados y con buen piso, buena carpa y con elementos de sujeción apropiados y en buen estado.

    • Descripción en documentos de remesa sobre las condiciones del despacho.