Control en procesos administrativos

Administración. Planificación y control. Actividad administrativa. Establecimiento de estándares. Medición de desempeño. Corrección de desviaciones. Metas. Estándares de ingresos y costos

  • Enviado por: Gonzalo Bravo y Juan Pablo Carvallo
  • Idioma: castellano
  • País: Chile Chile
  • 14 páginas
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Introducción

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados. De hecho, algunos autores piensan que estas funciones no son separar a pesar de ello, la planeación y el control se pueden considerar como de unas tijeras: éstas no pueden funcionar a menos que existan las dos. El no es posible sin objetivos y planes, debido a que el desempeño se debe medir criterios establecidos.

El control es la función de todo administrador, desde el presidente hasta supervisores. Algunos administradores, en especial en los niveles inferiores, que la responsabilidad principal del ejercicio del control compete a todos los tienen a su cargo la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tienen responsabilidad la ejecución de los planes y, por consiguiente, el control es una función administrativa básica en todas las áreas.

DESARROLLO

El proceso básico de control

Las técnicas y los sistemas de control son fundamentalmente los mismos para el efectivo, los procedimientos de oficina, la moral, la calidad del producto y todo lo demás. El proceso básico de control, sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos:

A: establecer estándares; b: medir el desempeño con estos estándares ; c: corregir las variaciones de los estándares y los planes.

Establecimiento de estándares

Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lógico en el proceso de control seria elaborar planes . Sin embargo , debido a que estos varian en detalles y complejidad, y puesto que los administradores en general no pueden vigilarlo del todo, se fijan estándares especiales. Por definición los estándares son simples criterios de desempeños. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se ven mediciones del desempeño para que los administradores puedan ver como van las cosas, de forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecución de los planes.

Hay muchas clases de estándares entre los mejores se encuentran las metas u objetivos verificabais.

Medición del desempeño

Aunque este tipo de medición no siempre resulta practico, la medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real es sencilla. Pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles de medir. Podría ser bastante sencillo establecer estándares de horas de trabajo para la producción de un articulo que se fabrica en gran escala e igualmente sencillo medir el desempeño con estos estándares, pero si él articulo se produce por pedido la evaluación del desempeño puede transformarse en una tarea muy difícil debido a lo difícil de establecer criterios para ello. Además en los trabajos menos técnicos no solo puede ser difícil elaborar estándares sino que también se complicara la evaluación.

Corrección de las desviaciones

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizaciones. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben exactamente donde se tienen que aplicar las medidas correctivas en la asignación de las tareas individuales o de grupos.

La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes modificando sus metas o pueden corregir las desviaciones ejerciendo

Su función de organización mediante la reasignación de las tareas. También se pueden corregir mediante la contratación de personal adicional. Se pueden corregir mediante una mejor dirección (la explicación más completa del trabajo o técnicas del liderazgo más eficaces).

Puntos críticos de control y estándares

Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado. En una operación sencilla un administrador podría ejercer el control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo que se esta realizando. Sin embargo, en la mayor parte de las operaciones esto no es posible de realizar debido a su complejidad. Solo puede escoger unos puntos de atención especial y observarlo para ver que la operación marcha bien.

Los puntos seleccionados por el control devén ser críticos, en el sentido de que son factores limitantes de la operación. Con estos estándares los administradores pueden manejar un grupo mayor de subordinado y de esta forma aumentar su tramo de autoridad, con los resultantes ahorros de costos y mejorías de la comunicación. El principio del punto critico de control, uno de los principios más importantes al respecto, dice: el control eficaz requiere presentar cuidadosamente atención a aquellos factores críticos para evaluar al desempeño con respecto a los planes.

Preguntas para seleccionar los puntos críticos de control

La capacidad para seleccionar puntos críticos de control es una de las artes de la administración, puesto que el control adecuado depende de ello. En relación con este tema, los administradores tienen que hacerse a sí mismos preguntas como ésta: ¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento? ¿Qué me mostrará mejor cuándo no se están cumpliendo estas metas? ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso? ¿Qué estándares costarán menos? ¿Con qué estándares se puede obtener, a bajo costo, información?

Tipos de estándares del punto critico

Todo objetivo, toda meta de los muchos programas de planeación, toda actividad de estos programas, toda política, todo procedimiento y todo presupuesto, se convierten en estándares con los cuales se puede medir el desempeño real o el esperado.

Sin embargo, en la práctica existe la tendencia a que los estándares sean de los tipos siguientes: 1) estándares físicos, 2) estándares de costos, 3) estándares de capital, 4) estándares de ingresos, 5) estándares de programas, 6) estándares intangibles,7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico.

Estándares físicos.

Los estándares físicos son mediciones no monetarias muy comunes

en el nivel operativo donde se insumen materiales, se utiliza mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades tales como horas de trabajo por unidad de producción, libras de combustible por caballo de fuerza producido, toneladas de carga transportada, unidades de producción por hora máquina. o metros de alambre por tonelada de cobre. Los estándares físicos también pueden reflejar la calidad, como puede ser la dureza de los rodamientos, el cumplimiento de las tolerancias, la velocidad de ascenso de un avión, la durabilidad de una tela o la firmeza de un color.

Estándares de costos.

Los estándares de costos son mediciones monetarias y, al igualque los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo. Asignan valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Algunos ejemplos de estándares de costos muy utilizados son las mediciones de los costos directos e indirectos por unidad producida, el costo de mano de obra por unidad o por hora, el costo del material por unidad, los costos por hora-máquina, los costos por reservaciones en los aviones, los costos de venta por importes o por unidades de ventas y los costos por metro de pozo petrolero perforado.

Estándares de capital.

Existen diversos estándares de capital, todos derivados de la

aplicación de mediciones monetarias a elementos físicos. Estos estándares están más relacionados con el capital invertido en la empresa que con los costos de operación y, por consiguiente, se relacionan principalmente con el balance general y no con el estado de resultados, Quizá el estándar de más amplia utilización para nuevas inversiones, así como para el control general, es el rendimiento sobre la inversión. El balance general típico mostrará otros estándares de capital, como son las relaciones del activo circulante con el pasivo circulante, del pasivo con el capital neto, de la inversión fija con la inversión total, del efectivo y las cuentas por cobrar

frente a las cuentas por pagar y de los documentos o bonos con las acciones, así como el tamaño y la rotación de los inventarios.

Estándares de ingresos.

Los estándares de ingresos se obtienen al asignar valores

monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como el ingreso por pasajero-kilómetro de autobús, la venta promedio por cliente y la venta per cápita en un área de mercado determinada.

Estándares de programas.

A un administrador se le puede asignar la puesta en marcha

de un programa de presupuestos variables, de uno para seguir de un modo formal el desarrollo de nuevos productos, o de otro para mejorar la calidad de un equipo de vendedores. Aunque puede ser necesario aplicar algún criterio subjetivo para evaluar el desempeño del programa, la oportunidad en el tiempo y otros factores se pueden usar como estándares objetivos.

Estándares intangibles.

Más difíciles de fijar son los estándares que no se expresan ni en mediciones físicas ni monetarias. ¿Qué estándares puede usar un administrador para determinar la competencia del agente de compras de la división o del director de personal? ¿Qué se puede utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple con los objetivos, tanto a corto como a largo plazo? ¿O si el programa de relaciones públicas tiene éxito? ¿Son leales los supervisores a los objetivos de la compañía? ¿Es activo el personal de oficina? Estas preguntas demuestran la dificultad de establecer estándares o metas para una medición cuantitativa o cualitativa clara.

En los negocios existen muchos estándares intangibles, en parte debido a que las investigaciones adecuadas sobre lo que constituye el desempeño deseado no se han realizado más allá del nivel del taller, de la oficina de ventas del distrito, del departamento de embarques o del departamento de contabilidad. Quizá una razón más importante es que cuando en el desempeño intervienen relaciones humanas, como sucede después de los niveles básicos de operación, es muy difícil medir lo

que es "bueno", "eficaz" o "eficiente". Las pruebas, encuestas y técnicas de muestreo desarrolladas por los psicólogos y sociólogos han hecho posible sondear las actitudes y los impulsos humanos, pero muchos controles administrativos sobre relaciones interpersonales tienen que continuar basándose en estándares intangibles, en el criterio cuidadoso, los tanteos e incluso, en ocasiones, en simples corazonadas.

Las metas como estándares.

Debido a la tendencia actual en las empresas mejor administradas a establecer una red completa de metas cualitativas o cuantitativas

verificabais en cada nivel de administración, el uso de estándares intangibles, aunque sigue siendo importante, está disminuyendo. Los ejecutivos modernos han descubierto que, en operaciones complejas de programas, así como en su propio desempeño, es posible definir, mediante la investigación y el razonamiento, metas que se pueden usar como estándares de desempeño. Aunque es probable que las metas cuantitativas tomen la forma de los estándares que se acaban de señalar, la definición de las metas cualitativas representa un desarrollo importante en esta área. Por ejemplo, si el programa de una oficina de ventas de distrito se expone en forma tan detallada que incluya elementos como capacitar a los vendedores de acuerdo con un plan con características específicas, tanto el plan como sus características proporcionan estándares que tienden a objetivarse y, por consiguiente, a adquirir "tangibilidad".

Los planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico.

Se ha escrito mucho sobre la planeación estratégica, pero es relativamente poco lo que se sabe sobre el control estratégico. De acuerdo con un libro sobre este tema, el control estratégico comprende la verificación sistemática en puntos de control estratégico, así como la modificación de la estrategia de la organización con base en esta evaluación. Por consiguiente, los planes estratégicos requieren control estratégico. Además, puesto que los controles facilitan las comparaciones de las metas deseadas con el desempeño real, también proporcionan oportunidades para aprendizaje, lo cual a su vez es la base para el cambio organizacional. Por último, mediante el uso del control estratégico se obtienen conocimientos no sólo sobre el desempeño organizacional sino también del siempre cambiante medio, al estar supervisándolo.

El control como un sistema de retroalimentación.

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a sí mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios. En otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energía para retroalimentar información que compara el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general, el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se considerara solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en práctica, a fin de llegar al desempeño deseado.

Técnicas de control dirigido hacia el futuro

El descuido del control dirigido hacia el futuro no significa que no se haya hecho algo al respecto. Una forma en que normalmente muchos administradores lo aplican es mediante el uso cuidadoso y repetido de pronósticos basados en la última información disponible: al comparar lo que se espera con las proyecciones, pueden modificar los programas para que éstas sean más prometedoras. Por ejemplo, si una compañía elabora un pronóstico de ventas que señala que éstas estarán en un nivel inferior a lo deseable, los administradores pueden desarrollar nuevos planes de publicidad, promociones de ventas o el lanzamiento de nuevos productos con el fin de mejorar el pronóstico de las mismas.

En igual forma, la mayor parte de los negocios y otras empresas realizan control dirigido hacia el futuro cuando los administradores preparan con cuidado la disponibilidad de efectivo para hacer frente a sus necesidades. Por ejemplo, es difícil que una empresa considere sensato esperar un informe a mediados o finales de mayo para determinar si tenían el efectivo suficiente en los bancos para cubrir los cheques emitidos en abril.

Una de las mejores técnicas actuales de control dirigido hacia el futuro es la planeación de redes, de la cual el PERI (Program Evaluation and Review Technique; Técnica de evaluación y revisión de programas o TERP), es un ejemplo, . Esta técnica de planeación y control permite a los administradores anticipar que tendrán problemas en áreas como los costos o las entregas a tiempo, a menos que lleven a cabo acciones inmediatas.

Requisitos para controles eficientes

Todos los administradores alertas desean tener un sistema adecuado y eficaz de controles que los ayude a estar seguros de que los acontecimientos responden a los planes. En ocasiones no se comprende que los controles utilizados deben diseñarse para la tarea y la persona específicas a las que se supone servirán. Aunque el proceso y los principios fundamentales del control son universales, el sistema real requiere de un diseño especial. Desde luego que si se quiere que los controles funcionen deben diseñarse para cada caso particular. En resumen, deben estar hechos a la medida de los planes y de los puestos, de los administradores y sus personalidades y las necesidades de eficiencia y eficacia.

Adaptación de los controles a los planes y puestos

Todas las técnicas y los sistemas de control deben reflejar los planes para los que han sido diseñados. Cada plan y cada clase y fase de una operación tienen características únicas. Los administradores necesitan información que les diga cómo están avanzado los planes de los que son responsables. Desde luego, la información necesaria para seguir el avance de un programa de mercadotecnia es bastante diferente de la que se necesita para verificar un plan de producción.

En la misma forma, los controles se deben adaptar a los puestos. Lo que es apropiado para un vicepresidente a cargo de la producción no es conveniente para el supervisor de un taller. Los controles del departamento de ventas son diferentes a los del departamento de finanzas y ambos son diferentes de los controles del departamento de compras. Un negocio pequeño necesita algunos controles a los existentes en un negocio grande. La propia naturaleza del control hincapié en el hecho de que, cuantos más controles se diseñen para poner práctica y reflejar la naturaleza y la estructura específica de los planes, mayor la eficacia con que responderán a las necesidades administrativas.

Ciertas técnicas, como las relacionadas con los presupuestos, las horas costos estándar y diversas razones financieras tienen aplicación general en situaciones. Sin embargo, ninguna de estas técnicas de uso tan amplio es por completo a cualquier situación determinada. Los administradores deben identificar los factores críticos de sus planes y operaciones que control y deben usar las técnicas y la información apropiadas para ellas.

Los controles también deben reflejar la estructura de la organización. Al medio principal para aclarar los roles de las personas en una empresa, la organizacional muestra de quién es la responsabilidad de la ejecución de y de cualquier desviación de los mismos. Por lo tanto, mientras mayor sea el con que se diseñen los controles para que reflejen el lugar en la organización recae la responsabilidad de la acción, mejor permitirán a los gerentes desviaciones de los planes.

Adaptación de los controles a cada administrador

Los controles se deben adaptar también a cada administrador. Por supuesto que los sistemas de control y la información tienen la intención de ayudarlos a realizar su función de control. Si no son de un tipo que el administrador pueda comprender, no serán útiles. En realidad no importa si las personas no pueden comprender una

técnica de control o una información de control o si simplemente no quieren., comprenderlas. En cualquiera de los casos no se comprenden. Las personas no confiarán en lo que no pueden comprender. Y si no confiar en algo, no lo usarán.

Algunas personas (por ejemplo, algunos estadísticos y contadores) prefieren ordenar la información en forma de complejas tablas de datos o voluminosos impresos de computadora; en esos casos deben recibirla así. A otras personas les agrada en forma de gráficas; si es así se les debe entregar en esa forma. Y a unas pocas personas (por ejemplo, los científicos y matemáticos) les gusta recibir su información en forma de modelos matemáticos : en este caso así se les debe entregar en ocasiones se dice que si las personas no comprenderán la información que necesitan en ninguna otra manera, debe pensarse en dársela en forma de libros de aprendizaje básico . Lo importante es que quienes deben recibir la información la necesitan en una forma que comprenderán y usarán.

Lo que se dice sobre adaptar la información para su comprensión es cierto también de las técnicas de control, Incluso personas bastante inteligentes pueden sentirse "desalentadas" por algunas de las complicadas técnicas que utilizan los expertos. Las técnicas muy perfeccionadas de planeación y control, como son la elaboración de presupuestos variables o la planeación por redes, pueden fracasar únicamente debido a que los sistemas no son comprensibles para las personas que tienen que usarlos o les parecieron demasiado complicados. Los expertos en estos

asuntos no tienen que intentar demostrar a otros lo expertos que son: más bien deben diseñar un sistema con un nivel de comprensibilidad mayor para que las personas lo utilicen. Obtener 80% de los beneficios posibles de un sistema bastante rudimentario es mucho mejor que no obtener beneficio alguno de un sistema más perfecto, pero inoperable.

Seguridad de que los controles señalen excepciones en puntos críticos

Una de las formas más importantes de adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y eficacia es asegurarse de que se les diseñe para señalar las excepciones.

En otras palabras, los controles que se concentran en las excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de excepción consagrado por el tiempo y detectar aquellas áreas que requieren de su atención.

Sin embargo, no es suficiente observar las excepciones. Algunas desviaciones con respecto a los estándares tienen poca importancia y otras mucha. Las desviaciones pequeñas en ciertas áreas pueden tener mayor importancia que desviaciones grandes en otras áreas. Por ejemplo, un administrador debería preocuparse si el costo de la mano de obra de la oficina se desviara un 5% del presupuesto, pero puede no inquietarse si el costo del franqueo de la correspondencia se desviara un 20%.

Por consiguiente, en la práctica el principio de excepción debe ir acompañado por el principio del control de punto critico. No es suficiente tan sólo buscar las excepciones; hay que analizarlas en los puntos críticos. Desde luego que cuanto más concentren los administradores sus esfuerzos de control en las excepciones, más eficiente será su control. Pero es mejor tomar en cuenta este principio a la luz del hecho de que el control eficaz requiere que presten atención principalmente a los aspectos más importantes.

Búsqueda de la objetividad de los controles

Por necesidad, la administración tiene muchos elementos subjetivos pero, idealmente, que un subordinado haga un buen trabajo no debe ser un asunto de determinación subjetiva. Si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o de un subordinado podría influir sobre los criterios de desempeño, con lo cual perderían precisión; pero a las personas se les dificulta disculpar la falta de control en su desempeño, en especial si se mantienen actualizados los estándares y las mediciones a través de revisiones periódicas. Este requerimiento se puede resumir diciendo que el control eficaz requiere estándares objetivos, precisos y pertinentes.

Logro de controles más económicos

Los controles deben justificar su costo. Aunque este requisito es sencillo, frecuencia resulta difícil cumplirlo. Quizá le resulte difícil a un asegurarse de lo que vale un sistema de control en particular, o cuál es su La economía es relativa, puesto que los beneficios varían según la actividad, el tamaño de la operación, el gasto en que se podría incurrir si existiera el control y la aportación que pueda hacer al sistema.

Un factor limitante de los sistemas de controles es su costo; a su vez, dependerá en gran medida de que los administradores seleccionen para sólo factores críticos en áreas importantes. Si está adaptado al trabajo y al de la empresa, probablemente el control será económico. Una de las la gran empresa es que pueden mantener sistemas de control caros y sin embargo, con frecuencia, la magnitud de los problemas, el área más planeación, la dificultad de coordinar los planes y una deficiente los niveles administrativos de la gran organización requieren de controles costosos que su eficiencia general se diluye cuando se los compara con controla menores en un negocio pequeño. Las técnicas y sistemas de control son eficientes cuando revelan las desviaciones reales o potenciales de los planes con el mínimo de costo.

Conclusiones

La función gerencial de control es la medición y la corrección del desempeño fin de asegurar que se están cumpliendo los objetivos de la empresa y los para lograrlos. Es una función dé todo administrador, desde el presidente supervisor.

Las técnicas y los sistemas de control son básicamente las mismas,

independencia de lo que se controle. Donde quiera que se encuentre,

sea el aspecto que se controla, el proceso de control básico incluye tres etapas: 1)establecer estándares, 2) medir el desempeño con estos estándares y 3) corregir las variaciones con respecto a los estándares y los planes. Hay diferentes clases de estándares y deben señalar las desviaciones en puntos críticos. Por lo general, el control administrativo se considera como un sistema sencillo de retroalimentación similar al termostato común que se usa en los hogares. Sin embargo, sin importar la rapidez con que se disponga de información sobre lo que esté ocurriendo [incluso información de tiempo real, es decir, sobre lo que está ocurriendo en el momento en que sucede), existen demoras inevitables en el análisis de las desviaciones, el desarrollo de planes para llevar a cabo la acción correctiva y la puesta en práctica de éstos. Con el fin de superar estas demoras en el control se

sugiere que. los administradores utilicen un enfoque con corrección anticipante y que no se apoyan tan solo en la retro alimentación simple.

Este enfoque requiere diseñar un modelo de un proceso o un sistema y supervisar los insumos del mismo con la idea de detectar desviaciones futuras de los resultados con respecto a los estándares y planes, con lo que darán tiempo a los administradores para llevar a cabo acciones correctivas.

para que los controles funcionen deben adaptarse especialmente a: 1) los

planes y los puestos, 2) cada administrador y 3) las necesidades de eficiencia y eficacia. Para que sean eficaces, los controles también se deben diseñar para señalar excepciones en los puntos críticos, ser objetivos, flexibles, adaptables a la cultura organizacional, económicos y permitir la aplicación de acciones correctivas.

Bibliografia

Administración (Heinz Weihrich; Harold Koontz)

Comportamiento Organizacional (Stephen Robins)

Administración (Pablo Illanes)