TEMA 3: Concepto y Tipología de los documentos

Un documento es todo objeto que ofrece información (soporte informativo). Los documentos tienen 2 tipos de características:

• En cuanto a soporte: Un objeto(soporte), signos utilizados, el tamaño, la forma de representación, accesibilidad y periodicidad.

• En cuanto a textualidad: Los documentos pueden ser:

. Textuales: Documentos impresos. Es un texto escrito con signos que debe interpretarse. Ej: Libros, prensa y medios de comunicación.

. No textuales: Los documentos no impresos; tales como los documentos visuales, audiovisuales, magnéticos, electrónicos...

EJ: Informe sobre gasto en educación en España:

• Finalidad del documento=>¿Quién lo ha hecho?

• Contenido=> ¿Qué es lo que contiene?

• Tipo de autor y postura=> Si es un autor personal o colectivo.

• Fuentes=>Que fuentes han utilizado(estadísticas por ejemplo)

• Originalidad=> Si se ha hecho otro antes o no.

Se establecen tipologías documentales a partir de los grados de elaboración de la información. Se habla de 3 tipos:

Dentro de los documentos existentes están las Fuentes referenciales o Literatura Secundaria.Se llama secundaria porque es una literatura de título informativo. Son obras de consulta y de referencia que están destinadas a orientar y solucionar necesidades informativas y no a ser leídas y utilizadas en su totalidad. Son documentos de utilización frecuente que contienen datos de información concretas de orientación, actualización y definición de ideas. Pueden ser de 3 tipos:

• De tipo documental: Bibliografías, catálogos y los boletines de resúmenes y repertorios que remiten a documentos e informaciones analizadas y descritos.

. Bibliografías: Listas de descripciones de documentos.

. Catálogos: Listas de documentos en órdenes específicos.

.Boletines de resúmenes: Son descripciones condensadas y textuales de documentos originales.

• De tipo informativo: Enciclopedias, diccionarios, manuales, anuarios que son documentos informativos que remiten a informaciones sobre significados, ideas, datos y procesos.

. Diccionarios: Son fuentes terminológicas.

. Enciclopedias: Conjuntos descriptivos de informaciones temáticas.

. Anuarios: Documentos temáticos que suministran visiones cronológicas de conjunto.

. Manuales: Documentos de gestión que se utilizan como orientación y guía para realizar procesos y procedimientos.

• De tipo indicativo: Son documentos que remiten a informaciones prácticas de situación y localización. Están:

. Directorio: Son descripciones condensadas de direcciones de personas, organismos y servicios. Pueden ser de muchos tipos.

. Organigrama: Descripciones gráficas de estructuras organizativas.

¿Cuales son los documentos primarios de criterio para los funcionarios?. 2 TIPOS:

• Documentación jurídica: Es el instrumento de trabajo de las AAPP que está sometido al derecho administrativo que se supone que dentro de las AAPP la actualización de la legislación vigente.

• Documentación Administrativa: Son los documentos administrativos que produce la propia AAPP y que son los documentos que varían en sus datos y que exigen en algunos casos seguimiento durante periodos de tiempo determinados, y que en otros casos necesitan seguimiento continuo.

Las valoraciones de las fuentes de referencia son:

1º Finalidad: Objetivos que van a condicionar la estructura y el contenido.

2º Autoridad: Depende de la autoría.

3º Los contenidos seleccionados: Las informaciones se pueden incluir o excluir.

4º La actualización: Es importante y la inmediatez de las obras.

5º La perspectiva

6º La organización de los contenidos y la presentación de la información.