TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

ORÍGENES DE LA TEORÍA.

La teoría general de sistemas no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son:

• Existe una nítida diferencia entre las ciencias naturales y sociales.

• Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas.

• Dicha teoría puede ser una manera mas amplia de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico.

• Esa teoría de sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia.

• Esto puede llevarnos a una integración de la administración científica.

La comprensión de los sistemas solo ocurre cuando se estudia globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.

La TGS (teoría general de sistemas) se fundamenta en tres premisas básicas:

El concepto sistema paso a dominar las ciencias y en especial a la administración y en la actualidad el enfoque sistémico es tan común en administración que no se nos ocurre pensar que estamos utilizándolo en todo momento.

La organización es una estructura autónoma con capacidad de reproducirse, y puede ser estudiada a través de una teoría de sistemas capaz de pr4opiciar una visión de un sistema de sistemas, de la organización como totalidad.

La teoría de sistemas penetro rápidamente en la administración por dos razones básicas:

• Por una parte, debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, lo cual se llevo a cabo con bastante éxito cuando los behavioristas aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización.

• Por otra parte la cibernética y la tecnología informática trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, sino una resultante de ella, que permite una visión comprensiva, amplia y gestáltica de un conjunto de elementos complejos y les da una configuración de totalidad. La teoría de sistemas permite reconceptualizar los fenómenos dentro de un enfoque global para lograr la interrelación e integración de aspectos que son, la mayor parte de las veces, de naturaleza completamente diferente.

CONCEPTO DE SISTEMAS.

El sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

Características de los sistemas.

Sistema es un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares.

De la definición de Von Bertalanffy, según la cual un sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: propósito y globalismo que reflejan dos características básicas de un sistema.

El sistema total esta representado por todos los componentes (subsistemas) y las relaciones necesarias para la consecución de un objetivo, dado cierto numero de restricciones. Así, tanto la jerarquía de los sistemas como el numero de subsistemas depende de la complejidad intrínseca del sistema total. Los sistemas pueden operar simultáneamente en serie o en paralelo. No hay sistemas fuera de un medio especifico (ambiente): existe en un medio y son condicionados por él. El medio es todo lo que existe afuera, alrededor de un sistema , y tiene influencia sobre la operación de éste. Los límites o fronteras definen que es el sistema y cual es el ambiente que lo envuelve.

Tipos de sistemas.

En cuanto a su constitución los sistemas pueden ser físicos (hardware) y los abstractos (software), existe complementariedad entre estos dos tipos de sistemas pues los primeros necesitan de sistemas abstractos para operar y cumplir sus funciones. Lo recíproco también es verdadero: los sistemas abstractos se vuelven realidad cuando se aplican en algún sistema físico . Hardware y software se complementan.

En cuanto a su naturaleza los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

• Sistemas cerrados: los autores han denominado sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinista y programado, y operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. El termino también es utilizado para los sistemas completamente estructurados , en que los elementos y relaciones se combinan de manera peculiar y rígida para producir una salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como máquinas y equipos.

• Sistemas abiertos: presentan relaciones con el ambiente a través de entradas y salidas. Son eminentemente adaptativos , pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio.

En los sistemas cerrados la entropía tiende a aumentar al máximo, es decir, tienden a desarrollarse a un estado de creciente desorden y desorganización. los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse hacia un estado de creciente orden y organización.

Parámetros de los sistemas.

Los parámetros de los sistemas son:

• Entrada o insumo es la fuerza o impulsor de arranque o partida del sistema, suministrada por el material, la información o la energía necesarios para la operación de éste.

• Salida, producto o resultado es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un sistema son las salidas . estas deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados del sistema son concluyentes, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios.

• Procesamiento, procesador o transformador es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de entradas en salidas. El procesador caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos empeñados en la producción de un resultado .

• Retroalimentación, es la función del sistema que busca comparar la salida con un criterio o un estándar previamente establecido. La retroalimentación trata de mantener o perfeccionar el desempeño del proceso para que su resultado sea siempre el adecuado al estándar.

• Ambiente, es el medio que rodea externamente el sistema.

Diferencia entre el sistema abierto y el sistema cerrado.

• El sistema abierto está en constante interrelación dual con el ambiente. Dual, en el sentido de que influye en él y es influenciado por el ambiente. El sistema cerrado no interactúa con el ambiente.

• El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta autorreproducción en ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tienen esta capacidad. Por tanto, el estado actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria ni rígidamente condicionado por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tienen reversibilidad. En cambio, el estado actual o futuro o final del sistema cerrado será siempre su estado original o inicial.

• Competir con otros sistemas una característica del sistema abierto, lo cual no se presenta en el sistema cerrado..

Funciones primarias de las empresas:

Homeostasis o estado de equilibrio.

La organización solo puede alcanzar un “estado de equilibrio” cuando se presentan dos condiciones:

• Unidireccionalidad o constancia de dirección: a pesar de los cambios en el ambiente o de la empresa, se alcanzan los mismos resultados o condiciones previstos. A través de otros medios, el sistema continua orientado hacia el mismo fin.

• Progreso con respecto al fin: el sistema mantiene, con relación al fin deseado, un grado de progreso que esta dentro de los limites definidos como tolerables. Tal grado puede mejorarse cuando la empresa alcanza la condición prevista con menor esfuerzo y mayor precisión, y en condiciones de gran variabilidad.

Morfogénesis.

El sistema organizacional, a diferencia de los sistemas mecánicos y aún de los sistemas biológicos, tienen la capacidad para modificar sus formas estructurales básicas: propiedad morfogénica de las organizaciones que, según Buckley, es su principal característica identificadora. Una máquina no puede cambiar sus engranes y un animal no puede crear una cabeza adicional. Sin embargo, la organización puede modificar su constitución y estructura mediante un proceso cibernético que permite a sus miembros comparar los resultados obtenidos y detectar los errores que deben corregirse para modificar la situación.

Reduccionismo.

Se basa en la creencia de que todas las cosas pueden ser descompuestas y reducidas a sus elementos fundamentales simples, que constituyen sus unidades invisibles. En la administración, el taylorismo, es un ejemplo clásico de reduccionismo.

Pensamiento analítico.

El reduccionismo se sirve del pensamiento analítico para explicar las cosas o para intentar comprenderlas mejor. El análisis consiste en descomponer el todo, tanto como sea posible, en partes más simples, independientes e invisibles, que pueden solucionarse o explicarse con mas facilidad; luego, estas soluciones o explicaciones parciales se integran en una explicación o solución del todo, que constituye la suma resultante de las soluciones o explicaciones de las partes.

Mecanicismo.

El mecanicismo es el principio que se basa en la relación simple de causa-efecto entre dos fenómenos.

Expansionismo.

El expansionismo sostiene que un fenómeno es parte de otro fenómeno mayor. El desempeño de un sistema depende de cómo se relaciona con el todo mayor que lo contienen y de la cual forma parte. Aun que el expansionismo no niega que cada fenómeno este constituido por partes , enfatiza en el todo del cual hace parte aquel fenómeno. Esta sustitución de la visión orientada hacia los elementos fundamentales , por una visión orientada hacia el todo, se denomina enfoque sistémico.

Pensamiento sintético.

Según el pensamiento sintético, el fenómeno que se pretende explicar es visto como parte de un sistema mayor, y es explicado en términos del rol que desempeña en dicho sistema. El enfoque sistémico esta mas interesado en unirlas partes que en separarlas.

Teleología.

La teleología es el principio según el cual la causa es una condición necesaria, mas no siempre suficiente, para que se produzca el efecto.

Análisis.

En un concepto muy simple , el sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, para formar un todo cuya característica y función es total mente diferente a cada uno de sus elementos en forma aislada.

La parte mas importante de esta teoría es la cooperación o interacción que surge entre sus partes, lo cual transforma al sistema en un ente un poco complejo. Todo sistema fue estructurado por un motivo o fin a alcanzar esta es la razón de ser de los sistemas, ayudarnos a cumplir nuestros objetivos. Dentro del funcionamiento de los sistemas surge un acontecimiento llamado globalismo, el cual se presenta cuando un elemento presenta un cambio que inevitablemente repercutirá en todos los demás afectando así al sistema.

Los sistemas se pueden clasificar según se naturaleza en abiertos o cerrados. Los sistemas abiertos se caracterizan por su interdependencia con el ambiente que lo rodea, esto se da atraves de los insumos que el sistema obtienen del ambiente y representan las entradas y con las salidas que son los insumos ya procesados y que se integran de nueva cuanta al ambiente. Estos tipos de sistemas presentan un grado de desorden interno por la influencia del ambiente conocida como homeostasis y entropía.

Este grado de desorden que se da en los sistemas abiertos no es necesariamente malo pues representan a los ajustes que las empresas han tenido que realizar por los cambios en el ambiente como los gustos del consumidor estos cambios ayudan a la empresa a seguir vigente y seguir punteando con respecto a las de mas por lo tanto les ayudan a a alcanzar el éxito gracias a los ajustes que han hecho.

Inferencias.

• La teoría general de sistemas nos ayuda a producir teorías y conceptos que nos faciliten la generación de conocimientos científicos.

• La teoría de sistemas busca integrar las diferentes ciencias en un todo.

• La teoría de sistemas genera conocimientos científicos de campos no físicos como lo es el turismo.

• La comprensión de un sistema solo puede existir cuando se estudia como un todo y no por sus elementos separados.

• Los sistemas existen dentro de los sistemas.

• Se dice que son sistemas abiertos por que interactúan entre sus por partes dependiendo de la estructura.

• Actualmente los administradores trabajan con la teoría de sistemas sin darse cuenta pues es mas común de lo que pensamos.

• Debido a la necesidad de reducir e integrar las teorías administrativas y gracias a la informática que nos permite desarrollar las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración fue que la teoría de sistemas fue aceptada con tanta rapidez.

• El sistema es un conjunto de cosas que forman un todo unitario.

• A pesar de que un sistema esta integrado por varias partes o varios sistemas todos buscan un mismo objetivo.

• Todas las partes del sistema están interrelacionadas, por lo tanto, el cambio en una parte genera un cambio en todo el sistema .

• Hay una relación de causa-efecto entre todas las partes de un sistema.

• La delimitación de los sistemas puede variar dependiendo de lo que la persona quiera estudiar.

• Según el objetivo del sistema total se define la finalidad para la cual fueron ordenados los componentes.

• Los limites o las fronteras marcan como es que debe operar el sistema.

• Un sistema esta integrado por subsistemas y estos a su vez están integrados por secciones o sectores.

• Los elementos de un sistema van a variar de acuerdo a la complejidad que este tenga.

• En cuanto a su constitución los sistemas son codependientes por que uno depende del otro para poder funcionar.

• Los sistemas totalmente cerrados no pueden existir por que se colapsan al no tener ninguna especie de intercambio con el ambiente.

• Los sistemas totalmente abiertos no existen por que se contaminarían y perderían su esencia y por lo tanto no alcanzarían su objetivo.

• Cada uno de los elementos o parámetros de los sistemas son importantes pero hay uno en especial que nos permite saber si lo que estamos realizando esta de acuerdo con lo que se había planeado en un principio y este parámetro es la retroalimentación.

• No solo dentro del sistema es afectado el mismo, también se afecta por cambios en el exterior por lo que al desarrollar un sistema hay tomar en cuenta el medio ambiente en el que se va a desarrollar.

Bibliografía.

Introducción a la teoría general de la administración.

Idalberto Chiavenato

Ed. Mc Graw Hill