Introducción

El objetivo de esta investigación es proporcionar una idea general de cómo funciona el subdepartamento de Caja en la industria del turismo y la repercusión que ha tenido durante los últimos años, lo que ha generado cambios significativos dentro de una operación cuyo fundamento es el servicio. Mostrándonos una idea clara de cómo se desarrollan las funciones dentro de este y al mismo tiempo ayudándonos en el desenvolvimiento dentro de el, para así capacitarnos y saber los pasos a seguir a la hora de llevar a cabo el trabajo del subdepartamento dentro de la empresa.

La Caja

El subdepartamento de Caja pertenece al departamento de Recepción.

En los hoteles con un gran numero de habitaciones, este departamento es considerado prácticamente independiente y las responsabilidades del mismo se le otorgan a un segundo jefe de recepción pero bajo la coordinación del jefe de recepción.

En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso no existe otro departamento con el mismo nombre como en el caso de hoteles con mayor numero de habitaciones.

Este departamento puede manejarse de diversas formas, ya sea manual, mecanizado o informatizado, con el único inconveniente de que un riesgo de error es muy difícil de resolver.

Actividades y funciones

Las actividades y funciones de la Recepción varían a gran medida según el tipo, categoría y ubicación del establecimiento. Estos son las siguientes:

• Cobro de facturas:

• Contado

• Crédito

• Control de:

• Caja fuerte

• Cofres de seguridad

• Cambio de moneda extranjera

• Confección de liquidaciones de:

• Caja (facturas cobradas)

• Recaudación del día

• Crédito

• Comisiones

• Deducciones

• Divisas

• Recogida de contados de otros departamentos

• Anticipos y pago de personal

• Pago de impuestos

• Pago de proveedores

• Pago de comisiones

• Cobro de créditos

Plantilla

El personal de este subdepartamento esta basado según el grado de mecanización del mismo, y sobretodo, según la cantidad de habitaciones y actividades que este debe desarrollar. También un factor infalible es el tipo de turismo que se aloja en el hotel.

En los hoteles informatizados mayormente es el personal del Mostrador quien se encarga de las funciones de Caja, salvo que el hotel tenga un elevado número de habitaciones.

Horarios

El departamento de Caja funciona las 24 horas del día en tres turnos:

• Mañana

• Tarde

• Noche

Su desarrollo tiene relación con la actividad desempeñada por el Mostrador y Mano Corriente, debido a la concatenación de funciones de estos tres subdepartamentos con algunas actividades típicas del propio departamento como sería el cambio de moneda extranjera.

El turno de la mañana se encarga del cobro de facturas puesto que en la mayoría de establecimientos hoteleros la hora de salida es a las 12 horas, y la mayor parte de los clientes abandonan el hotel antes de esta hora.

Dentro de este turno se recogen divisas y billetes extranjeros, no como “cambio” sino como medio de pago de facturas. En hoteles de ciudad se genera un gran movimiento de facturas debido a la rotación de clientes diariamente, pero generalmente las de crédito se pasan al turno de la tarde para que sea el cajero de este turno que haga la liquidación de estas facturas, o pasan nuevamente al departamento de Mano Corriente para que este realice los correspondientes asientos de deducciones, comisiones y créditos.

En el turno de la tarde es donde se produce el mayor numero de cambio de monedas extranjeras, entendiendo por tal la transformación de una serie de billetes o cheques emitidos por una entidad bancaria o financiera extranjera en su equivalente en moneda emitida por el país de origen, sin que medie ningún tipo de acción de compra-venta ni pago de servicio alguno, cosa que ocurre en la mañana con el pago de la factura del hotel.

La Caja no se ve afectada por el pago de facturas al producirse entradas en el turno de la tarde, que es en realidad una actividad del Mostrador; de ahí que tenga mayor tiempo disponible para la realización de la liquidación de créditos donde se recogen las deducciones y comisiones.

Ya para el turno de la noche las actividades se centran en el cuadre total de las liquidaciones con el dinero y con el departamento de Mano Corriente, y en el cierre administrativo.

La apertura de cofres de seguridad se produce en el turno de la tarde, ya que coincide con las llegadas, mientras que el cierre recae sobre el turno de la mañana. Pero cuando estos están centralizados en un cuarto al efecto, su uso afecta los turnos de la mañana y la tarde, y se precisa de un cajero para abrirlos. En hoteles donde hay solo una Caja General para todos los clientes, el horario utilizado es el diurno, por tanto, se avisa al cliente con anterioridad para así evitar reclamaciones durante el turno de la noche.

Sistema de cobro de facturas

Las facturas pueden ser cobradas por diferentes sistemas, debido a la forma de pago realizada por el cliente. Estos pueden ser:

• Efectivo

• Moneda nacional

• Moneda extranjera

• Billetes

• Divisas o cheques de viaje

• Cheque bancario (raramente permitido)

• Crédito

• Agencias de viaje

• Tarjetas de:

• Crédito

• Pago o debito

• Personales

• Empresas

• Invitaciones

• Gratuidades

También existe la posibilidad de que el cliente consiga marcharse temprano sin haber pagado a pesar de todos los controles de seguridad establecidos por la empresa. En este caso, aunque se hayan aplicado los controles correctamente, y aun así el cliente los ha superado, será la empresa quien tenga que asumir esa perdida. Sin embargo, casi la totalidad de los casos la falta de pago es por el fallo concreto de un empleado. En ambos casos, la mayoría de los hoteles establecen que la factura deberá ser pagada en proporcionalmente por entre los empleados que hayan descuidado la misma, o individualmente por el trabajador negligente.

Ya la factura paga, el empleado o empleador del hotel implicado canaliza la tarjeta de registro, la ficha de policía o el cardex y escriben al cliente para que este haga efectiva la factura, en cuyo caso se les entregara el importe de la misma a los trabajadores. Pero para salvaguardar todo esto existe la “Provisión para riesgos y gastos” que es una cuenta contable que cubre estas situaciones.

Cobro en efectivo

Este es aquel en el que el cliente paga su factura con dinero o cheque de viajes, ya sea de moneda nacional o extranjera.

Podemos enumerar dos tipos de moneda extranjera:

• Los billetes

• Cheques de viaje

Los billetes son los documentos bancarios emitidos por el Banco Central de cada país, y los cheques de viaje son emitidos por una institución financiera pública o privada.

Cuando el pago es realizado con moneda nacional es admitido tanto en billetes como en monedas, pero si es hecho con monedas extranjeras solo se aceptan billetes y únicamente los pertenecientes al sistema de cambio oficial permitido por los bancos de la ciudad donde esta establecido el hotel. Los cheques solo son admitidos los que están emitidos con monedas que sea recibida en el país.

Cuando un cliente paga la factura con billetes extranjeros, si queda algo de dinero a su favor se le devuelve en billetes o moneda nacional.

La cotización de moneda extranjera tiene dos valores: de comprador y de vendedor. El cajero debe de velar por la autenticidad de estos billetes, por tanto se le otorga una lámpara con una luz violeta que al aproximar el billete falso produce reflejos que permiten revelar los falsos.

Créditos

En algunos créditos las facturas deben de ser firmadas por el cliente cuando este pide la cuenta, y los créditos personales deben de ir acompañados de la “Nota de cargo a crédito”.

Tenemos en el mercado dos tipos de tarjeta:

• De crédito

• De debito

En las primeras es usuario realiza los pagos a los treinta días de su utilización, mientras que las de debito se carga directamente a la cuenta bancaria del usuario.

Para admitir tarjetas de crédito se debe observar:

• Que el hotel tenga contrato con la empresa que emite la tarjeta de crédito.

• Que el numero de la tarjeta no este dentro de las robadas, perdidas, vencidas o anuladas.

• Que no se llegue al límite de crédito establecido por la compañía.

• Que el usuario sea el titular.

• Misma firma en el voucher y la tarjeta.

Invitaciones

Estas se producen cuando otra persona o empresa distinta al cliente se responsabiliza del pago de la factura. Frecuentemente las invitaciones son hechas por alguien del hotel. Cuando esta invitación no se hace en efectivo, al momento de salida hay que pasar la factura por el departamento de Crédito, adjuntada a esta una nota de cargo a crédito.

Gratuidades

Son una especie de invitación, pero la factura corre por cuenta del hotel. Por tanto, la diferencia entre invitación y gratuidad es solo a efectos del hotel, ya que para el cliente es igual, lo hace el responsable del pago de facturas. En la invitación siempre habrá alguien ajeno a la contabilidad de la propia empresa que hará efectiva esa factura, mientras que en la gratuidad es la propia empresa que hará frente al importe.

Cierre de facturas

Se dice que la factura esta cerrada cuando su saldo es cero, por haberse cancelado por los sistemas de cobro. A menos que se disponga de un sistema informatizado en el hotel, con sistema manual y mecanizado, las facturas están en el departamento de Mano Corriente y no salen hasta que el cliente solicite la factura en Caja. Hasta ese momento, la factura esta abierta y se puede generar cualquier importe hasta la salida del cliente. Otra razón sería si el departamento de Mano Corriente o el cajero no saben porque sistema va a pagar el cliente.

El proceso llevado a cabo para el cliente que paga en “metálico” sería el siguiente:

• Cierre de factura

• Presentación de la factura

• Cierre de la factura

• Cierre del día

Documentación

Este subdepartamento solo utiliza documentos o impresos para el control del dinero o divisas de las facturas pagadas y, en algunos casos, de los cofres de seguridad o caja fuerte.

Los impresos, de forma pormenorizada son los siguientes:

• Liquidación de facturas de:

• Caja

• Créditos

• Comisiones

• Deducciones

• Liquidación de

• Divisas

• Caja

• Impreso de cambio de divisa

• Libro de apertura y cierre de cofres de seguridad

• Fichas de cofres de seguridad

• Sobre de caja general

• Salida de equipaje

• Recibos

La liquidación de factura de caja se realiza dos veces al día, una al finalizar el turno de la mañana y la otra al finalizar el turno de la tarde. En ambos casos la liquidación debe cuadrar con el dinero efectivo que tiene cada cajero. Igualmente puede existir otra liquidación en el turno de la noche.

Los datos que deben figurar en la liquidación son:

• Numero de factura

• Numero de habitación

• Nombre y apellido del cliente

• Importe de las deducciones

• Importe de IVA

• Importe neto

• Total

• Firma del cajero

• Observaciones

Algunos hoteles hacen grupos dentro de estas facturas de liquidación con el fin de llevar un mejor control del tipo de clientela. Otros recogen solo datos como: numero de habitación, número de factura, nombre del cliente e importe pagado.

Liquidación a crédito

Es muy similar a la anterior, con la salvedad que incluye una columna mas en la que se refleja los importes de la comisiones, ya sea de las agencias de viajes o de las empresas de las tarjetas de crédito o pago.

Además de los datos comunes, también se reflejan en forma de columna los siguientes datos:

• Tipo de moneda extranjera:

• Cheque de viaje

• Moneda

• Clase de moneda:

• Dólar USA

• Dólar CN

• Libra esterlina

• Etc.

• Valor del billete

• Cambio oficial establecido

• Porcentaje de retención

• Importe pagado

Control de caja fuerte y cofres de seguridad

Actualmente la mayoría de los hoteles cuenta con el sistema de caja de seguridad en sus habitaciones para así ofrecer mayor protección de los valores del cliente y librar de responsabilidad al departamento de Recepción.

Impresos de salida de equipaje

En algunos establecimientos el departamento de equipaje no puede entregar a ningún cliente sus maletas sin el ticket o impreso de salida que hace el cajero de turno una vez que el cliente haya pagado la factura.

Este impreso recoge las siguientes informaciones:

• Numero de habitación

• Nombre del cliente

• Hora en la que pago su factura

• Firma del cajero

Se hace un original y dos copias del documento. El original y una copia pasa a la Conserjería y la segunda permanecerán en la caja.

Recibos

En algunos hoteles aun se le entrega al cliente un recibo en el cual se le indica la cantidad abonada por este como pago de su factura, pero actualmente con la automatización esta practica es un tanto obsoleta ya que, todo queda claro con la ayuda de los sistemas modernos de facturación de empresas hoteleras.

Conclusión

En el trabajo expuesto a continuación, nos pudimos dar cuenta cuales son las funciones del subdepartamento de Caja y los pasos esenciales para llevar a cabo dichos conocimientos, dándonos una capacitación exacta para su manejo y mostrándonos los pros y contras en los malos manejos de este.

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