T.- 1 TEORIA GENERAL DE SISTEMAS.

1.- Concepto de sistema. Clases.

Después de la II G.M. surge la Teoría General de Sistemas.

La Tª Gral. De Sistemas surge ante la necesidad el fenómeno que se ha relacionado con todos los demás.

El estudio estricto de una parte nos hace olvidar de todo lo de más y la Tª Gral. De Sistemas afronta este problema.

La Tª Gral. De Sistemas se basa en el isomorfismo.

Sistema: conjunto de cosas que ordenadamente relacionados entre sí contribuyen a un determinado objetivo.

Según la Tª Gral. De Sistemas el concepto de sistema es:

Sistema: conjunto de elementos relacionados entre sí en interacción dinámica. Actúan como un todo para conseguir un objetivo o propósito.

CLASIFICACIÓN

La clasificación atiende a una serie de criterios:

Si las relaciones que hay entre las partes de un sistema se pueden medir o no:

• Físicos

• Abstractos

Si atendemos al origen de la existencia de un sistema:

• Artificiales

• Naturales

Si podemos predecir con exactitud el comportamiento de las partes de un sistema o no podemos:

• Deterministas

• Probabilísticos

Los sistemas se pueden clasificar en:

• Sistemas cerrados: Sistema que en sus actuaciones se rige por leyes de tipo absoluto sin que influya ninguna variable de fuera del sistema. En la actualidad no existe ningún sistema cerrado

Ej: sistema comunista: sistema que excepto de unas cuantas muestras que hay en el mundo, cayó con el muro de Berlín.

Ej: hay algunas teorías del universo que dicen que el universo se va expandiendo = Teoría del Big Bang.

• Sistemas abiertos: sistemas que no se rigen por unas leyes rígidas y determinadas y que mantiene relaciones con el exterior, medio ambiente, etc. Su característica principal es que recibe unas entradas del entorno (inputs) los transforman mediante uno o varios procesos y devuelven al entorno unos resultados o unas salidas (outputs).

2.- Características.

• Feed - back: (control por retroalimentación o alimentación de retorno). Sobre la información que recibe el sistema abierto corrige su comportamiento. Selecciona la información y el sistema sólo reaccionante la información para la cual están preparados (sistema de alarmas). Todos los sistemas están codificados y esto nos permite admitir o rechazar ciertas señales informativas y los mecanismos de codificación se determinan en función de la información.

• Negentropía: la entropía es la actividad de un sistema o mecanismo que no se convierte en trabajo útil. Cuando un sistema aislado no puede absorber más entropía, el sistema desaparece.

En los sistemas abiertos la entropía se puede controlar y hasta se le puede disminuir.

El subsistema de mantenimiento cuida que la entropía de un sistema no aumenta.

• Equilibrio homeostático: la homeostasis es un proceso que sirve para mantener las constantes de un sistema.

En un sistema abierto son unas pautas de comportamiento programado que ejercen el papel de mecanismos autorreguladores para mantener el equilibrio de un sistema.

En todos los sistemas sociales existen una serie de mecanismos de mantenimiento para asegurar que todos los subsistemas están equilibrados entre sí y que el sistema total mantengan un equilibrio dinámico con el entorno.

En un sistema cualquiera los mecanismos de mantenimiento son antagónicos a los mecanismos de adaptación.

• Equifinalidad: un sistema puede llegar al mismo estado final utilizando diferentes caminos y partiendo de condiciones iniciales distintos, es decir, hay varias formas para llegar al mismo resultado.

3.- Las Administraciones Públicas como sistemas.

Cuando se asocian varias personas y desarrollan una acción coordinada con el fin de conseguir un objetivo para interés común, decimos que hay una organización.

A cualquier organización le conviene ser:

• Eficiente: es eficaz utilizando el mínimo de recursos.

• Adaptable: tienen que evolucionar de acuerdo con su entorno.

• Estable: tiene que quedar equilibrada frente al entorno.

Todas las organizaciones pretenden conseguir la eficiencia mediante la división del trabajo y con la especialización.

La coordinación de todos los trabajos favorece la aparición de sinergias: fenómeno según el cual el esfuerzo del conjunto es más eficaz que la suma de los esfuerzos individuales (2+2=5).

La eficiencia y coordinación consiguen la sinergia de las organizaciones.

Organización: conjunto de elementos humanos y médicos instrumentales adecuadamente coordinados según un esquema claro de interrelaciones y dependencias con el propósito de conseguir con eficiencia uno o varios objetivos de interés común. Nace cuando dos o más personas se ponen de acuerdo.

Si las organizaciones fueran simples cada miembro de la organización sabría lo que hace otra persona para cada vez son más complejas y se necesita una política de la organización ara dirigir el trabajo de los diferentes empleados.

Cada miembro de una organización tiene sus fines particulares y para conseguirlos necesita unos medios que sólo tendrá si la organización consigue sus fines.

Si un miembro de la organización recibe menos satisfacción que el esfuerzo que ha puesto en la organización, abandonará la organización.

Hay dos tipos de presión sobre el esfuerzo: la que obliga al cambio, y la que hace una selección que favorece a las organizaciones que actúan correctamente y penaliza a los ineficientes.

Clasificación de las organizaciones:

Mecánicas: su actuación acostumbra a ser rutinaria y por lo tanto previsible. Normalmente se rige por ordenamientos estandarizados. Las actuaciones de sus miembros están claramente definidas. La autoridad acostumbra a estar muy centralizada. El personal está muy preparado y se incentiva a los trabajadores.

Ej: empresas de suministros domésticos de agua o gas, el transporte urbano.

Orgánicas: desarrollan su actividad en un medio ambiente muy cambiante, y por lo tanto impredecible. En principio este tipo de organizaciones se caracteriza por los pocos procedimientos que tiene. Las respuestas al entorno son muy rápidas. El personal es capaz de atender a situaciones muy diversas. La organización está descentralizada. Se valora la polivalencia y creatividad del personal.

Ej: organizaciones dedicadas a la moda, centros de investigación, etc.

Entorno genérico: afecta a todas las organizaciones.

Tipos de entornos

Entorno específico: aquella que está fuera de las organizaciones pero que afecta a alguna de ellas.

Una organización es un sistema inmenso en su entorno. Está orientado a unos objetivos e incluye otros sistemas que son:

Técnico

Subsistemas Estructural

Psicosocial

Administrativo: es quien planifica el esfuerzo total.

Cualquier AP sea cual sea su amplitud es un sistema que está compuesto por elementos interdependientes seleccionados entre sí con el objetivo de llegar a los fines que tiene asignada cada AP.

Las AP son sistemas socio-técnicos, es decir, sistemas formados por personas que utilizan elementos tecnológicos.

T.- 2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

1.- El sistema de información.

La información a lo largo de la historia ha sido un bien escaso, pero esto empezó a cambiar a partir del s. XIV con la imprenta y siguió en el s. XIX con el almacenaje en tarjetas perforadas inventadas por Babbage.

En el s. XX, Aiken puso los cimientos de la información de las empresas. El objetivo de la información está en lograr situaciones mejores y tomadas de una manera más científica.

Sistema de información: conjunto de técnicas y medios capaces de tomar tanto datos internos como externos de una organización y transformarlos en información útil para tomar decisiones en cualquier tipo de nivel y cualquier sector.

Es un conjunto de elementos que se encargan de coger datos necesarios y procesarlos a información que pueda almacenarla para cuando le sea de utilidad o pueda suministrarla en el momento adecuado.

Los elementos fundamentales que integran el sistema de información son:

• Datos: en forma de inputs.

• Información: en forma de outputs.

• Personal: es el elemento integrador.

• Usuario: interactiva con datos y información utiliza el sistema de información para comunicarse.

• Técnico: quien diseña el sistema.

• Elementos de soporte: son los que permiten acoger la información, manipularla y distribuirla. El “complejo urraca” comporta que las organizaciones quieran tener mucha información recopilada.

DATOS SITEMA INFORMATIVO INFORMACIÓN

Se tiene que adaptar el sistema a la información, no al revés.

Un buen sistema tiene que aportar algo improvisto. La elaboración de la información ha de ser adecuada a la organización.

Es distinta la información (receptor de conocimiento que implica ampliar el conocimiento) que la comunicación (indica participación). Pero tanto una como otra necesitan un emisor y un receptor.

Hay que codificar la información y adecuar el canal de llegada para el receptor.

El receptor deberá tener un descodificador. Todo lo que interfiera en la señal, por el canal, será ruido.

El buen sistema de información garantiza plenamente todas las relaciones entre entorno y organización y las relaciones dentro de la organización.

El sistema de información no debe aportar más información que la que sea necesaria para poder hacer un control efectivo para corregir las desviaciones.

La información que proporciona un sistema de información tiene que cumplir una serie de condiciones:

• Fácilmente intelegible.

• Flexible: que se puede adaptar al cambio de necesidad.

• Datos comprobables y comparables: para poder detectar posibles errores.

• Rápida: tiempo mínimo para dar una respuesta.

Hay 3 tipos de información:

Programada: está previsto que reciba el usuario por parte del sistema de información.

Necesaria: la que necesita el usuario para hacer bien las funciones que tiene encomendadas.

Recibida:

La capacidad de un sistema de información estará en función de la capacidad que tenga que estos 3 grupos coincidan entre sí, todo lo que queda fuera de esta coincidencia supone malgastar.

2.- Atributos de la información y utilidad de la misma.

La comunicación es el mecanismo que utiliza la dirección de una organización para transmitir y obtener información.

Entendemos por información útil aquella que contiene unos atributos:

- Velocidad - Frecuencia

- Precisa o específica - Exactitud

- Actualidad - Interpretable

Los rasgos distintos de la información son:

• No es apropiable

• No se devalua

• Difícil de dividir en partes

• Valor extraordinario o ningún valor

• El valor es subjetivo

CONCLUSIÓN:

Una persona percibe el valor de la información como el coste de valor de un recurso que tiene cualquier organización en contraposición de los que consideran que una información es importante

La relación entre información y toma de decisiones es importante, son inseparables.

Toda información de una organización desemboca siempre en una decisión, es decir, llevar a cabo una serie de actuaciones.

Si administrar es gobernar, se puede decir que la administración es el proceso para convertir la información en acciones.

Los gerentes procesan decisiones para relacionar los miembros de toda organización.

El sistema de gestión se sirve de la información para tomar decisiones.

ENTORNO

INFORMACIÓN

DECISIÓN ACCIÓN

El subsistema de administración toma datos del entorno y esta información les sirve para tomar decisiones y llevarlas a cabo mediante la acción.

Si es tan importante la tecnología de la información, todos los miembros de la organización tienen que tener calor el valor y el coste de la tecnología.

El valor de la información es una función de la utilidad que tiene la información para resolver problemas (decidir).

Cualquier información adicional que permita mejorar una solución es útil, por lo tanto, la información será valiosa siempre que contribuya a mejorar el resultado que se derive de una determinada decisión.

Ej: resultado perfecto x

Resultado real y

Y < x, por lo tanto x-y = 0. A la diferencia x -y es el valor de la información que nos permite pasar de la solución “y” a la solución “x”.

x-y = 0 % es el valor de la información adicional, por lo tanto, caer en un coste para obtener mejor informaciones justificaría siempre que ese coste fuera menor que esto.

(x-y) - K > 0 : resumen de lo anterior.

La calidad de los outputs del sistema de información y los tiempos de respuesta de los sistemas de información.

3.- Métodos para incrementar la eficiencia de la información.

Los sistemas de información generan más información de la que los miembros humanos podemos digerir. Se utilizan 2 métodos para mejorar la eficiencia:

Síntesis: clasificaciones que se hacen en una organización. Una manera de sintetizar la eficiencia. La síntesis depende del nivel que tenga la organización.

Orientación: el mensaje informativo tiene que ir única y exclusivamente a los sujetos que la necesiten para tomar una decisión, es decir, enviar copias de la información a las personas o departamentos que tienen relación con el asunto a dilucidar.

4.- Métodos para influenciar el contenido de la información.

Demorar el mensaje: se utiliza para distorsionar el contenido del mensaje

Ej: evitar que se enteren que ha habido un error.

Modificar el mensaje o filtrarlo: el mensaje se modifica antes de transmitirlo, esta modificación es un resumen mediante el cual es sujeto receptor del mensaje pierde los detalles del mismo.

Ej: en cualquier organización las estadísticas son resúmenes de datos.

Filtrado: eliminar información que no se considera necesaria para elfin de la finalidad, aunque a veces el filtrado se hae de forma interesada.

Ej: un servicio con una serie de quejas de usuarios porque inspectores no actúan de manera correcta, es posible que el cargo correspondiente retenga estas quejas para que no lleguen e niveles más altos.

La omisión o añadido de pequeños detalles a una información puede cambiar el significado de la misma.

Absorción de incertidumbre: consiste en modificar el mensaje en el sentido de sacar deducciones a partir de un conjunto de datos, esta postura se hace en las estadísticas que en principio no se dan todos los datos (se omiten) y el receptor de la información tiene que fiarse de lo que dicen otras personas.

5.- El sesgo y los errores.

El sesgo es mostrar una inclinación hacia algo.

Ej: en un gráfico el sesgo puede inclinarse hacia el crecimiento de la población).

El sesgo proporciona a la información:

• El ordenamiento de los datos en la presentación.

• Puede afectar a la percepción de la importancia.

El método ABC empezó a aplicarse para controlar las existencias de un almacén.

El tipo de ordenación basado de menor a mayor es otro de los sistemas que sesgan la información.

Otra forma de sesgar al información es mediante selección de límites de excepción: solo figuran en los informes, los elementos que figuran a nivel aceptable.

Selección de diagramas gráficos: el gráfico acostumbra a mirar tendencias. En un informe escrito el sujeto que recibe la información mira volúmenes concretos.

El tamaño del gráfico es importante por las diferencias: en un gráfico pequeño las diferencias se minimizan y en uno grande se maximizan.

El color también es importante porque los asociamos.

Los errores para corregirlos es difícil. Pueden ser debidos por:

Medidas incorrectas de los datos y métodos de captación.

Fallos para seguir los procedimientos correctos de un proceso.

Perder datos o dejarlos por procesar.

Datos a corregir y se han corregido mal.

El archivo histórico de datos sea incorrecto.

Errores en los programas.

Falsificación deliberada.

Para paliar los errores:

Establecer controles internos entre diferentes partidas.

Auditorias internas y externas.

Añadir los datos lo que se llama límites de confianza.

Que el usuario del sistema de información reciba el máximo de datos posibles para que en un momento determinado pueda detectar algún error.

T.- 3 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN.

1.- Objetivos del sistema de información.

El objetivo genérico del sistema de información es proporcionar la materia prima para tomar decisiones.

El sistema de información tiene que recoger datos, almacenarlos, procesarlos y distribuirlos, y para que exista el sistema de información hay que saber que información se va a necesitar para resolver estos problemas los datos necesarios para elaborar información.

Se necesitan unos medios concretos para transformar datos en información y unos medios concretos para conseguir esos datos.

La información es propiedad de la organización en su conjunto, es decir, la organización tendrá la información y quien no esté en ella o no pueda conseguirla, tardará en hacerlo.

La información se genera en el seno de las organizaciones, por lo que esta información es propiedad de toda la organización y debe estar a disposición de todo miembro o departamentos que la necesite en el momento que la exija, siempre y cuando esté autorizado para acceder a dicha información.

Todas las tecnologías que se aplican a los sistemas de información no deben considerarse como instrumento.

Su objetivo es conseguir manejar mejor los volúmenes crecientes de información que recibimos para conseguir ventajas organizacionales.

Ventaja organizacional: ser más eficiente.

El concepto de CALIDAD TOTAL quiere decir que las organizaciones tienen que adoptar normas de calidad que pidan los usuarios más exigentes.

Todos los usuarios y miembros de la organización tienen que tener la información cuando la necesiten “Just in time”.

No tenemos que preguntarnos que información tenemos, si no que tenemos que preguntarnos que información necesitamos para solucionar el problema.

El auténtico protagonista de un sistema de información es la propia información se tiene que adaptar la información a la organización.

ORGANIZACIÓN PÚBLICA

Hay 3 flujos básicos de información:

• Procedentes del entorno (información ambiental): en principio son un conjunto de documentos que se generan fuera de la organización. No corresponden al sistema de información.

• Flujo interno: información generada con el inventor de la propia organización que está relacionada a su funcionamiento.

• Va desde el interior de la organización pública correspondiente hacia el exterior: informa a los administrados, otras organizaciones y resto de AP.

Concepto:

La información administrativa es el conjunto de documentación utilizada en estos 3 grandes grupos. Acostumbre a ser de naturaleza científica, estadística, etc. En principio es la información que se utiliza para tomar decisiones.

En cuanto a la documentación interna tenemos:

• Expedientes administrativos.

• Documentos muy específicos contemplados en toda la normativa del Derecho Administrativo.

• Grupo de documentación más diverso ya que depende de cada AP.

2.- Clases de información.

• Considerando su finalidad

• Considerando la automatización.

Hay dos partes

Oficiales

Privadas: la establecen o desarrollan para completar la información que les proporciona el sistema oficial.

Tanto una como otra puede tener una estructura formal o informal.

Los de estructura informal son los que surgen espontáneamente entre los miembros de la organización. Muchas veces es más fiable el sistema de estructura informal que el formal.

Podemos distinguir la parte formalizada entre:

• Información automatizada

• Información no automatizada.

3.- El subsistema de información informal.

El subsistema informal surge en unas redes de comunicación de manera espontánea, no hay normas no procedimientos, no está dirigida desde la cúspide de la pirámide jerárquica.

Gira alrededor de las relaciones interpersonales de los miembros por la necesidad de comunicarnos entre nosotros.

Ej: teléfono entre departamentos, correo electrónico, las conversaciones “de pasillo”.

Las ventajas que tiene son que es más espontánea, más satisfactoria, más rápida y exacta, incorpora sentimientos, actitudes y valores, y se da por “clusters” (por grupos de gente) que no tiene que tener el mismo nivel jerárquico no igual de trabajo.

Los canales de comunicación informales transmiten rumores, es decir, propagación de información no oficial y que despierta un interés muy grande entre los miembros del grupo.

Responden a la necesidad de tener conocimiento sobre diversos temas.

La comunicación informal siempre va a seguir siendo necesaria.

4.- El subsistema de información formal: resultados para los usuarios.

Todos los miembros utilizan el sistema de información de la organización, proporcionan entradas y reciben salidas (resultados para usuarios).

Dichas salidas pueden ser de 5 categorías:

Documentos de transacción: son todos los documentos que se refieren directamente a las operaciones de la organización. Lo normal en la organización es que se tipifiquen todos los documentos y a la vez sirvan de recogida de datos de apoyo al sistema de información y también sirven de constancia jurídica por si hace falta.

Informes predeterminados: tipo de salidas con formato y contenido unificado y que el sistema de información lo pone periódicamente a disposición de los usuarios que lo necesiten. (ej: gastos mensuales comparados con gastos presupuestarios).

Los informes pueden referirse al pasado (presupuesto año pasado) o al momento presente, también pude hacer referencia al futuro avanzando datos con tendencia al futuro.

Consultas predeterminadas: están asociadas a informes limitados en nº de apartados.

Informes ad hoc: informes en los que no se han establecido ninguna normativa y en algún momento se pueden utilizar. Se hacen al momento y se utilizan para algo concreto. Se hacen para una necesidad puntual.

Dialogo usuario - máquina: es de gran utilidad para los mandos intermedios. Se puede hacer estudios de la organización interactuando con los datos.

Este tipo de informes nos proporciona:

Información de seguimiento: información que confirma al interesado de la organización que la acción se ha llevado a cabo.

Información sobre el estado de la acción.

Puede servir como información de base para localizar problemas. No dirige, ni muestra, ni supone ninguna acción.

Proporciona también la información adecuada para localizar problemas.

Ej: si la información supone una proyección de datos hacia el futuro, podremos ver si la información conviene o no para su uso.

También proporciona “información de movimiento”. Información que se proporciona con una acción implícita.

También conlleva ser soporte de la toma de decisiones.

Los criterios informáticos se establecen de manera horizontal o vertical.

5.- El sistema de información en relación a los medios técnicos.

Toda información elaborada en una organización puede tener unos orígenes automáticos (se basa en la informática) y manuales.

La frontera entre sistemas de información manual y automatizado cada vez más difusa.

En principio la automatización de todos los sistemas de información organizacionales se caracteriza por la difusión de ventas de los ordenadores personales porque son fáciles de utilizar, cada vez su coste es menor y tienen una gran capacidad operativa.

Los sistemas de información existen desde el primer día que existió una organización humana a pesar de los medios utilizados, aunque desde siempre los directivos han introducido medios tecnológicos para conseguir una información más eficiente.

En el 2001 corremos el peligro de confundir sistemas de información con informática, esto es el subsistema de información del sistema global.

Antes de la aparición de los ordenadores la información se trataba de manera segmentada en los niveles de información.

La automatización pretende conseguir ventajas en tiempo y proceso, y esta automatización se basa en el ordenador.

Este sistema basado en ordenadores sobre sistemas de información consta de hardware (parte mecánica del ordenador y periféricos) más software (conjunto de programas tanto de base como de usuario). El software es la parte “intelectual” del ordenador, también es lo que permite el funcionamiento de los ordenadores.

Otro componente son los datos (materia prima que utiliza el ordenador para transformarla en información y distribuirla al elemento decisorio).

Otro elemento son los procesos: es la actividad que lleva a cabo el ordenador mediante las cuales transforma los datos de entrada en información utilizando el hardware y software necesarios.

Por último están los informáticos: personas que participan en el sistema de información.

Un sistema basado en sistemas informáticos pasa por varias etapas:

Informatizar todas las transacciones.

Sistema de información para la dirección (MIS): cuadros de mando, resúmenes contables, etc.

Sistema de ayuda a las decisiones (DSS).

Sistema de información a la alta dirección: cuadro de mandos en tiempo real.

Sistemas de expertos: el software aprende.

T.- 4 DOCUMENTOS Y CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS.

1.- Circuitos administrativos.

Los datos deben efectuar un recorrido desde el lugar donde se generan hasta el lugar donde se matan, pero no es el único recorrido porque una vez los datos se han elaborado como información deben efectuar otro recorrido para ser distribuido o también debe realizar un recorrido para ser almacenada hasta el momento adecuado.

Circuito informático: es el recorrido que deben seguirlos datos desde su registro hasta que la información llega a su destino, es decir, es el recorrido que efectuará la información desde el punto que se elabora hasta el lugar que se ha de utilizar.

Circuito horizontal: la información llega a las personas de un mismo nivel jerárquico, ya sea personas de la misma sección o miembros de servicios diferentes, este circuito es el típico para coordinar el trabajo de las diferentes secciones y departamentos.

También sirve para solucionar problemas, incrementar la satisfacción personal y también para rendir soporte emocional. Este tipo de circuitos se da entre:

• Personal line: órgano ordenado jerárquicamente que tiene una dependencia con el superior.

• Personal staff: especialistas de departamentos y órganos asesores, pero no tienen autoridad sobre los miembros de la empresa. Lo es cuando se corre el riesgo de que haya conflicto, porque el personal staff tiene una movilidad mayor.

Circuito vertical ascendente: recoge la información cada vez de forma más sintética para facilitar la toma de decisiones de las personas situadas en la cúspide de la pirámide.

El objetivo de esta información es determinar si los subordinados han recibido o entendido los mensajes, esto hace posible evaluar el sistema de comunicación de la organización.

Además esta información sirve de retroalimentación para la dirección en el sentido que así puede darse cuenta que los resultados se adecuan a lo previsto.

A la vez es importante porque aporta un canal para la participación del personal y esto supone fomentar la crítica. Contribuye al conocimiento y a las necesidades del personal.

Contiene todo aquello que cada miembro de la organización dice sobre otros, de manera explícita o no.

Circuito vertical descendente: engloba las órdenes y normas que emite la jerarquía.

Los objetivos que persigue son coordinar unidades de la organización, mantienen informados a los miembros.

La alta dirección lleva a cabo la planificación estratégica, marca los objetivos a largo plazo.

La planificación táctica (corto plazo) es la que lleva a cabo la media dirección.

La planificación inmediata es realizada por los niveles inferiores.

Los contenidos que circulan en el canal vertical descendente acostumbran a ser: como hacer una tarea, justificación de esta tarea, información de procedimiento y prácticas de la organización, incluso in feedback al empleado sobre su rendimiento.

También circula información de tipo ideológico.

Las redes de información se extiende hacia el exterior, hacia un servicio de prensa, de comunicación y de imagen.

El soporte de la información es el documento, aparte es la prueba de una organización, también el documento es el registro de las decisiones y las relaciones con los administrados y de todas las organizaciones.

El circuito administrativo es el recorrido que efectúa un documento en el seno de la organización desde que se genera hasta su archivo definitovo.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO " CANAL.

2.- Tipología.

• Hay documentos que recogen datos previsibles y estructurales.

Ej: declaración de la renta.

• Hay otros documentos que combinan datos previsibles con variables

Ej: certificado.

• Documentos que no se puede prever nada

Ej: carta.

En las AP no se ha hecho catálogo exclusivo de los documentos que se utilizan.

Clasificación de documentos:

De decisión: son documentos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia.

Ej: resoluciones, acuerdos, etc.

De transmisión: comunican la existencia de hechos o actos a otras entidades.

Ej: comunicaciones, notificaciones, publicaciones, etc.

De constancia: declaran el conocimiento que tiene un órgano administrativo de algo, acreditan hechos.

Ej: actas, certificados.

De juicio: sobre cuestiones de hecho o de derecho que son objeto de juicio. Se emiten en los procedimientos administrativos.

Ej: informes.

De los ciudadanos: instrumento de relación con las AP.

Ej: solicitudes, alegaciones, recursos, denuncias, etc.

Esta clasificación cumple con los canales de comunicación del exterior hacia el interior de la AP

3.- Diseño de documentos.

El procedimiento administrativo en España se caracteriza por un nº bajo de impresos que no están normalizados. Cada órgano diseña su documento y tienen diferente aspecto.

Se ha de mirar si los documentos se pueden reducir a una plantilla por:

-

• Aumenta la productividad

• Reducir errores

El diseño de documentos se deja en manos de departamentos de organización, de métodos, etc., o bien en manos del departamento de informática.

El personal informático sólo conoce el entorno tecnológico, nada más.

El diseño se realiza mediante una pequeña comisión para saber lo que existe, lo que hay que suprimir, lo que hay que modificar, etc.

Su objetivo es definir los documentos necesarios para las diversas funciones, identificando los documentos, comprobando su adecuación a las funciones a realizar.

PRINCIPIOS DEL DISEÑO:

Exactitud.

Continuidad.

Tienen que intentar capturar la información con lógica.

Tienen que tener en cuenta las personas que van a introducir la información.

Hay que considerar las condiciones bajo las cuales se va a introducir la información.

El tipo de soporte y su calidad, porque si el documento se tiene que guardar mucho tiempo se utilizará papel normal, no reciclado.

El orden en que tienen lugar las actividades.

El documento tiene que ser sencillo.

Tienen que haber un área de encabezamiento y otra de identificación del documento.

Tiene que indicar el nº de páginas.

Si el documento tiene que tener instrucciones, estas tienen que ser breves.

Estructura externa: encabezamiento

Estructura interna: 3 C Claro: lenguaje simple y sencillo.

Correcto: sin errores ni defectos.

Concreto: tiene que excluir lo accesorio.

Al hacer un circuito se nos muestra las diferencias que pueden haber en:

• Control

• Eficiencia: conseguir objetivos al mínimo coste

• Seguridad.

Cuando se diseñan circuitos y documentos hay que tener presente 2 objetivos:

• Minimizar los documentos.

• Maximizar la rotación de los documentos.

T.- 6 DOCUMENTOS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN II.

1.- Modelos económicos y financieros.

Hay organizaciones que buscan los beneficios, y otras que pretendan dar servicios con el mínimo coste.

Las aplicaciones mejoran la eficiencia y la relación con el precio, también su capacidad de almacenamiento.

Las tecnologías de la información han alcanzado un nivel de madurez que ha supuesto el abandono de ser un auxiliar de las organizaciones, con el tiempo ha pasado a ser un recurso imprescindible en todo tipo de organizaciones.

Al Gore decía que si había problemas en la administración, había que investigar lo que hacían las empresas similares.

También decía que los funcionarios están limitados por un sistema en el que tiene poco poder, y esto significa que nadie escucha las ideas de los funcionarios y las decisiones en las administraciones se toman en niveles muy por encima del nivel del funcionario que trata con el público = HIPERJERARQUIZACIÓN DE LAS DECISIONES.

Gore, decía también que había que liberar la capacidad creativa de los funcionarios, había que delegar e invertir en recursos humanos, porque supondría decisiones mejores, ideas nuevas.

ANALIZAR INVERSIONES:

Inversión: es toda adquisición de bienes y derechos que facilitan la consecución de los objetivos propios de la organización. También puede ser la compra de materiales.

Invertir supone siempre inmovilizar recursos financieros, es decir, cualquier inversión supone un dinero inmovilizado.

Normalmente se hace una inversión porque se espera que el bien produzca, mientras dure, unos ingresos superiores a lo que hemos gastado.

La decisión de invertir supone un riesgo que será más elevado cuanto más tiempo dure el periodo de tiempo de la inversión.

• Principio de economicidad: que las consecuencias positivas sean superiores a las consecuencias negativas.

Todo proyecto de inversión se puede reducir a una corriente de pagos y cobros.

En un proyecto de inversión hay que considerar el vencimiento que tienen las unidades monetarias que genera el proyecto.

Un proyecto de inversión empieza con un pago (compra), pero luego se generan unos cobros (ingresos).

Flujos monetarios de caja = Entradas en caja - Salidas en caja.

(Fi) (Ci) (Pi)

CLASES DE MODELOS :

Estáticos: no tienen en cuenta el tiempo, es decir, el distinto valor monetario según su vencimiento.

Dinámicos: tienen en cuenta el valor monetario que viene dado por la distancia temporal (n) y por el coste del dinero (i).

Se ha de homogeneizar el dinero o proyectarlo al final del proyecto de inversión (x).

Normalmente se homogeiniza el dinero al inicio o al final del proyecto.

Capitalización: es cuando unas cantidades futuras las pasamos a la situación actual (actualización).

Actualización del dinero final a la situación actual: Cn = Co (1 + i)

Otra fórmula es 1

(1+i)

Métodos estáticos:

Flujo neto de caja total x unidad monetaria comprometida: por cada unidad monetaria que entrego en el proyecto, saber cuantas recibo. Da la rentabilidad total de la inversión.

Flujo neto de caja medio anual x unidad monetaria comprometida:

Da la rentabilidad anual de la inversión.

Cuando los flujos netos son idénticos ( F1 = F2 = F3) el plazo de recuperación viene dado por la siguiente fórmula: PR = Po / F

Métodos dinámicos:

VAN (valor actualizado neto): es la suma de los flujos menos el pago inicial debidamente actualizado.

Si da positivo el proyecto de inversión es aceptable.

El proyecto de inversión más eficiente es el del VAN más elevado.

TRI o TIR (tasa de rendimiento interno): sabemos exactamente el rendimiento de una inversión, el rendimiento necesario para que su VAN = 0 y compensen el pago inicial.

Es una tasa de interés o descuento que hace que el VAN de un proyecto de inversión sea 0.

T.- 7 DOCUMENTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS.

1.- Conceptos básicos de bases de datos.

Entidades: son sujetos que interactuan entre sí. Transmiten y reciben datos de otras entidades, cualquier tipo de organización (ej: organizaciones públicas). Hay que tener un sistema para poder almacenar todos los datos e información, este sistema aprovecha toda la capacidad de almacenaje de los ordenadores, a este sistema se le conoce como Base de datos (BD).

Para diseñar las bases de datos se han de dominar bien las matemáticas.

Los ficheros de la base de datos son informáticos y se agrupan en:

• Ficheros maestros / permanentes / históricos.

• Ficheros de movimiento de transacciones: reflejan las operaciones de todo tipo que lleva a cabo la organización. Se actualizan día a día porque es un flujo de información, a la larga esto nos puede hacer cambiar los ficheros maestros.

Una base de datos es una colección de información que hace referencia a un tema. La información es muy estructurado que utiliza la organización para gestionar sus trabajos administrativos.

Se accede a la base de datos mediante aplicación informática, estas aplicaciones pueden adquirir un sistema gestor de bases de datos.

Los ficheros tienen que adecuarse al sistema gestor de la base de datos.

Una base de datos de información elemental se almacena en campos que son zonas de memoria del ordenador, a las cuales se les da un determinado nombre. Se escriben datos de un mismo tipo en esos campos cuya información corresponde a un mismo elemento y se agrupan en un registro.

Un conjunto de registros, cada uno de los cuales tiene información correspondiente a un elemento, constituye una tabla y en un sistema gestor de bases de datos no relacionales, cada tabla se guarda como un fichero independiente, sin embargo en un sistema relacional la bases de datos incluye todas las tablas, consultas, informes etc., todo lo que forme parte del tratamiento de la información, este es el caso de Acces.

Los sistemas de bases de datos deben garantizar que la información almacenada sea fiable, a pesar de las caídas del sistema. En principio la parte esencial de la estructura de bases de datos = modelo de bases de datos = colección de herramientas conceptuales para describir los datos, sus relaciones entre ellos y describir los enlaces.

Estos modelos de datos se agrupan en:

Modelos lógicos basados en objetos: está el modelo entidad - relación (e-r) que se basa en una percepción del mundo real a base de unos objetos llamados entidades, una cosa que es distinguible de otros objetos. Cada una de las entidades se describe en la base de datos mediante un conjunto de atributos. Este modelo entre la relación que es una asociación entre varias entidades.

Los atributos describen las propiedades que posee cada miembro de un conjunto de entidades.

Dominio: es el conjunto de valores permitido para cada atributo.

Modelos lógicos basados en registros: los registros se estructuran en un formato fijo dependiendo de los tipos de la entidad que represente, para cada conjunto de entidades. En los registros se define un nº fijo de campos o atributos, cada campo tiene una longitud fija.

Modelos físicos.

Los 3 modelos son: racional, de red y jerárquico, los 2 últimos utilizan punteros que es lo que señala los registros. Para el usuario final se le habla en chino.

2.- Base de datos relacional.

Es una colección de tablas para representar los datos y las relaciones entre ellos. Cada tabla tiene varias columnas y cada una de ellas se identifica con un campo que tiene un nombre único dentro de la tabla.

Todos los datos de una sola tabla se pueden consultar desde todas las tablas.

Una tabla tiene que tener datos sobre un tema único y necesita una clave primaria que sirve para identificar un registro de la tabla de manera única. Hay que procurar que el tamaño de la clave sea lo más pequeño posible.

Hay 3 tipos de relaciones:

Relación uno a uno: implica una correspondencia única entre cada uno de los registros de las tablas relacionales. Puede ocurrir que el registro de una tabla no tenga su registro correspondiente en la otra tabla, es decir, que la relación uno a uno sea incompleta.

Relación uno a varios: supone que un registro de la tabla principal le corresponden varios registros de la tabla relacional. La clave de la tabla principal se llama clave primaria y la de la tabla relacional se llama clave externa.

Relación varios a varios: supone asociar varios registros de una tabla a varios registros de otra, y varios registros de ésta 2ª tabla a un registro de la 1ª.

Propiedad de integridad referencial: va asociada a las relaciones entre tablas. Supone que en el momento de añadir un registro a una tabla relacionada, cuando introducimos el valor en el campo de relación, este valor debe existir previamente en la tabla principal.

Las relaciones se establecen entre campos cuando pasamos a modelos relacionales y los atributos son los campos.

Cardinalidad: es el nº de ocurrencias que intervienen en una relación entre dos entidades.

Ej: una organización tiene una serie de proyectos a estudiar y que estos proyectos se están estudiando y otros están a la espera. La organización pone unos límites a los mpleados a poner a estudiar un proyecto. El límite es de 0-5. Un empleado como mínimo estudia un proyecto y como máximo 10.

La cardinalidad se establece mediante reglas de gestión.

Las ventajas que se derivan de un sistema de base de datos gestor son:

• Que los datos y programas son independientes.

• Cada vez que se utiliza un programa a nivel usuario, no pasa nada con los atos porque son independientes.

• No se tiene que dedicar tiempo, esfuerzo y técnicas a la programación.

• Supone un coste menor que una aplicación hecha a medida.

3.- Estructuración de una base de datos: normalización.

Normalización: es fragmentar un fichero en otros más pequeños y simples para que sean más manejables, y además para evitar información duplicada (redundancia de los datos).

Codd definió una serie de reglas para proceder a esta fragmentación para evitar redundancias y sin perder datos. Estas reglas son las 3 formas normales. Codd demostró que las relaciones en la 3FN respecto a la relaciones en 2FN o 1FN tenía ventajas.

Para normalizar se actua:

Averiguar los datos que vamos a necesitar.

Ver lo que puede o no puede hacerse en la organización (reglas de gestión).

Aplicar las 3 formas normales de Codd.

Las 3 formas normales son:

• 1FN: consiste en agrupar los datos de tal manera que no haya grupos repetitivos, e intentar ver cual es la clave de cada entidad / agrupación.

• 2FN: una estructura está en 2FN si está en 1FN y además si los campos no clave de las entidades con clave mixta dependen de la totalidad de la clave, es decir, de los grupos de 1FN hemos de sacar el campo de clave que no está en los ficheros de clave única.

Los campos no clave de las entidades mixtas dependen de la totalidad de la clave.

Norma práctica: hay que sacar el campo de clave que no forma parte de los ficheros de clave única.

• 3FN: sólo afecta a las estructuras con clave única, a partir de estas estructuras se pueden crear otras más simples atendiendo al volumen de los atributos.

Al normalizar se evitan o se eliminan las redundancias, también evitamos pérdidas de información.

Se puede perder la integridad de los datos por dejarlos en manos del usuario.

Hay que analizar el esquema relacional para comprobar que no presenta anomalías, especialmente para evitar la pérdida de información y que no aparezcan estados no válidos en el mundo real.