UNIVERSIDAD MICHOACANA SAN NICOLAS DE HIDALGO

FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA

TEMA:

RESUMEN DE ADMINISTRACION

Concepto de la administración

Definición nominal

La palabra administración de deriva del prefijo “ad” hacia y “ministratio” que se deriva a su ves de “minus” que denota inferioridad y “magíster” que indica superioridad de aquí de muestra que la palabra administración se refiere a una función de mandato algunas de las definiciones mas usadas de la administración son:

• es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado (E. F. L. Brech)

• consiste en lograr un objetivo determinado con el esfuerzo ajeno (G. P. Ferry)

• administrar es prever organizar mandar coordinar y controlar ( Henry Fayol)

Su objetivo

el termino administrador es utilizado para la persona que delega en otros determinadas funciones así como dirigir y coordinar funciones que sean realizadas en un organismo social la tendencia natural del humano a reunirse en grupos en forma semántica hace necesaria la administración para la coordinación y cooperación de los mismos por lo que se dice que el objeto de la administración es el organismo social

Su finalidad

El alcance del hombre como individuo es reducido lo que lleva a unión de esfuerzos para alcanzar objetivos que solo no podría realizar pero es evidente que debe de existir alguna jerarquía cadena de mando o forma de organización lo que a su ves trae por consecuencia diferentes formas de organización unas mas eficientes que otras así pues la administración busca la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación para obtener los mejores resultados de recursos humanos y materiales.

Coordinar implica el ordenamiento armónico y simultaneo de varias cosas así pues la coordinación es la acción de quien esta administrando

Sus etapas

de observar las libres sociedades del hombre se nota rápidamente que se cuentan con 2 etapas:

• la primera etapa en todo organismo es la de estructuración o construcción del mismo en ella partiendo de una célula que se van diferenciando los tejidos y órganos hasta que se llega a integrar el ser apto ya para el desarrollo de actividades o funciones

• la segunda etapa es aquella en la que totalmente desarrolla su plenitud el organismo sus funciones

Su carácter técnico

De lo anterior la administración se deduce en como lograr la máxima eficiencia de la coordinación es pues un conjunto de reglas pero las opiniones en cuanto a que si la administración es una ciencia o una técnica es aun tea de debate ya que posee puntos de ambas por ejemplo:

La ciencia tiene por objeto el valor es tanto que la técnica busca realización del valor utilidad al científico le interesa saber lo que es sea útil inútil o inconveniente de lo anterior se deriva que la ciencia esta formada por un conjunto de principios o al menos se basa en ellos la técnica se compone de un conjunto de reglas e instrumentos así pues la técnica solo le interesa la mejor técnica disponible dejando las pasadas en el olvido

Es importante mencionar que a pesar de que hay ciertas personas con mayor habilidad para la administración esta no es empírica es necesario contar con principios y bases para el buen desarrollo de la administración

Características de la administración

su universalidad: el fenómeno administrativo de da donde sea que exista un organizo social porque en el siempre tiene que existir organización y coordinación

su especificidad: aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos el fenómeno administrativo es especifico y distinto en cada caso

su unidad temporal: aunque se distinga en etapas el fenómeno administrativo es único por lo mismo en toda la vida de la empresa los fenómenos administrativos de dan en mayor o menor grado

su unidad jerárquica: todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan en distintos grados de la misma administración

Su importancia

la administración se da dondequiera que existe un orden social

el éxito del organismo social depende directa e indirectamente de su buena administración

paras las grades empresas es esencial ya que sin la base de la administración esta no podría trabajar

para las empresas pequeñas es su posibilidad de competir así como de expandirse

la elevación de la productividad y eficiencia

Capitulo 2

Administration publica y privada

En la clasificación de la administración de presentan dos grandes partes la administración publica y privada la primera de estas es para cuando se trata de obtener la máxima

eficiencia en un organismo social de orden publico y la segunda es cuando se busca la máxima eficiencia en un organismo privado de esto se deriva el problema de distinguir el carácter publico del privado ya que las normas y reglas usadas en ambos casos son diferentes en el carácter publico se da con un poder de autoridad la privada se basa en la capacidad de convencer y entusiasmar

para la mejor distinción de ambos casos se usan una funciones propias del derecho

la naturaleza del órgano: esto nos dice que la función social debe considerarse publica cuando interviene una autoridad soberana

el fin buscado: el cual en latín dice “el derecho publico es el que mira la bien de la republica de roma el privado en cambio solo mira la bien particular”

la fuente inmediata: cuando este se emana a ley sin necesidad de ninguna aceptación o convenio sino que se impone por la autoridad es de carácter publico

existen casos de naturaleza mixta los cuales son los mas difíciles de considerar en algún criterio

Administración de personas y cosas

Para que se lleva acabo la buena administración es necesario tener varios elementos como las cosas que son medios para alcanzar la máxima eficiencia pero las cosas son medios exclusivamente pasivos ya que estos no aportan nada a la administración ya que carecen de inteligencia y libertad y personas que son elementos activos ya que se dirigen y dirigen a los demás también dirigen las cosas existen varios problemas con la administración de cosas y personas por ejemplo las cosas tienden a seguir la ley de la casualidad así que pueden ser predecidas y en algunos casos medidas

en cambio las personas son seres inteligente y libres por esto no pueden ser predecidas aun así las personas tienden a seguir la ley de la finalidad ya que se sobre entiende que todas las personas de un organismo social persiguen un fin común la administración de pende de ambos factores pero de puede decir que la administración se lleva a cabo por las personas y que las cosas son subordinados así pues la administración de las cosas solo puede ser llevada acabo por las personas

Administración y ciencias sociales

Es necesario que tengan que existir puntos de relación con otras disciplinas en el campo de la ciencia y la técnica pero la administración ha demostrado su utilidad en la resolución de problemas como anteriormente se ha mencionado no puede haber administración fuera de la sociedad y al mismo tiempo toda sociedad necesita de administración para su correcto desarrollo de sus funciones de aquí nace el termino llamado metafísica social cuya conexión con la administración radica en los principios que utiliza para deducir sus reglas estructuras he instrumentos administrativos por otra parte existe la sociología ligada a la administración ya que esta utiliza muchos de los principios sobre el comportamiento social y a su ves la administración aporta a la sociología muchas de las técnicas y experiencias de la coordinación de personas de esta cooperación entre disciplinas nació la sociología industrial la cual estudia los fenómeno sociológicos que se dan dentro de la empresa.

Estudiosos de la administración consideran que la administración debe tener la finalidad propia y especifica de conocer y describir las diversas relaciones interpersonales de la empresa para ello se consideran 2 especies de conducta individual

la conducta adaptiva que es la que asume es individuo al moldea a formas prefijadas sin buscar mejorarlas para la mejora de resultados

la conducta racional es aquella donde el hombre pretenda cambiar para mejorar todos los modelos prefijados con anterioridad para maximizar resultados

dentro de la empresa existen varios tipos de organizaciones entre las cuales se encuentra la organización formal ósea el conjunto de reglas preescritas y de actividades requeridas para la adecuada realización de de las operaciones y fines buscados y la organización informal que es la que surge de las relaciones de conveniencia de la empresa dentro del grupo de trabajo de los grupos que integran la misma y que de manera determinante ayuda o entorpece el fin buscado

Administración y derecho

La ley esta ligada a la sociedad y ya que la administración tiene como objeto el organismos social la administración y la ley están ligadas aun en la administración privada ya esta rige la exigencia y limites que se puede imponer pero la administración es de carácter meta-jurídico ya que no se basa en la ley para obligar el cumplimiento de sus objetivos sino que se apoya en esta para el buen cumplimento y búsqueda de la máxima eficiencia.

En otras ocasiones por si carácter cooperativo y la búsqueda de un objetivo común una norma administrativa puede ser elevada al carácter de ley.

El derecho proporciona a la administración la estructura jurídica indispensable para que cualquier organismo social pueda ser administrado la administración a su ves da al derecho la eficiencia jurídica de sus normas sobre todo aquellas que directamente tienden a la organización de la sociedad

Administración y economía

Se ha mostrado hasta el momento la interacción de la administración con varias otras disciplinas ahora toca el turno de la economía es clara la aplicación directa de los aspectos administrativos en la economía y la importancia de la economía para la administración ambas disciplinas se rigen bajo la misma ley el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo por el hecho anterior la administración y la economía pueden llegar a confundirse.

Las técnicas de la ingeniería aplicadas en la industria ha surgido así:

Ing. Industrial se conoce con este nombre y quizá mas frecuentemente con el de ing. Administrativa en lo programas de la carrera de ingeniería en ciertas materias propias de la administración por el hecho ineludible de que casi la totalidad de lo graduados en ingeniería tienen que prestar sus servicios en una planta industrial.

Se conoce con el nombre de ing. Industrial al conjunto de técnicas administrativas que se usan fundamentalmente para el mejoramiento de los procedimientos sistemas métodos etc.

Esto quizá sena mejor aplicados por ingenieros con estudios posteriores de los elementos de administración indispensables quisiéramos hacer notar que tales técnicas solo forman una parte de la administración de las cosas y el total de la administración que comprende y requiere además de la coordinación de la personas y la de estas con las cosas.

La aplicación de técnicas parcial o totalmente matemáticas ha permitido un enorme avance en campos de la administración y la ayuda en la toma de decisiones a través de la investigación de operaciones pero tómese en cuenta que jamás lo métodos matemáticos podrán sustituir al criterio del administrados sobre todo en la apreciación de los aspectos humanos

Administración y psicología

En este caso el administrador va a coordinar personas y al mismo tiempo a coordinar la actuación de estas mismas con las cosas sistemas etc. Necesita por lo mismo conocer del mejor modo posible los diversos métodos psicológicos para tratar de influir en el logro de la cooperación de los hombres como base para su coordinación.

La administración la dar sus regalas para la eficacia del aspecto funcional de dichos fenómenos no puede prescindir de los principios y leyes de la psicología.

El administrador necesita influir eficazmente en la conducta de los demás y de ello depende las psicología que proporciona bases técnicas para influir en la manera de actuar de quienes integran un organismo social.

En tres formas principales ayuda a la psicología al administrador

ofreciéndole algunas técnicas de carácter esencialmente psicológico

analizando los aspectos psicológicos de algunas técnicas de naturaleza ya substancialmente administrativa

proporcionado al administrador una serie de conocimientos y técnicas psicológicas que lo ayuden para comprender mejor a sus subordinados.

Las diferencias entre la psicología y la administración es que la psicología se basa en el mejoramiento del hunazo y administración utiliza la psicología como herramienta para obtener el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo

CAPITULO 3

Elementos de la administración

La administración no se puede separar es un conjunto pero para conceptos de estudio y mejor normalización se hará las divisiones más comunes son:

A) división tripa tica

1) planeación

2) organización

3) supervisión

B) división en 4 elementos

1) planeación

2) organización

3) ejecución

4) control

C) división en 5 elementos

1) prever

2) organizar

3) mandar

4) coordinar

5) controlar

Elementos de la mecánica administrativa

Previsión comprende tres etapas:

A) previsión consiste en prever las condiciones futuras que se subdivide en:

1) objetivos

2) investigaciones

3) cursos alternativos

B) planeación consiste en la determinación de acciones futuras y se subdivide en:1) políticas

2) procediéndoos

3) programas

C) organización que es la estructuración de las jerarquías funciones y obligaciones se subdivide en:

1) jerarquías

2) funciones

3) obligaciones

Elementos de la dinámica administrativa

D) integración es la integración de electos y personas y se divide en:

1) selección

2) introducción

3) desarrollo

E) dirección que es impulsar coordinar y vigilar el organismo social y su subdivide en:

1) mando o autoridad

2) comunicación

3) supervisión

F) control consiste en un sistema que permita medir los resultados actuales y pasados para corregir y mejorar

1) establecimiento

2) operación de controles

3) interpretación de resultados

Elementos de la administración de las cosas

A) operaciones financieras son las que tienen por objeto al organismo social

B) operaciones productivas son las que se realizan bajo técnicas con el fin de crear los bienes o prestar servicios

C) operaciones de ventas son las que tienen por objeto hacer los bienes servicios cuya producción tiene como fin el organismo social

D) operaciones de conservación se refieren a la mejor forma de proteger los bienes y materiales de la empresa

E) operaciones de registro que fija los resultados de la empresa

F) operaciones de compras que busca adquirir los bienes que requiere la empresa para sus labores al mejor precio posible

CAPITULO 4

Razones y problemas de su estudio

la administración enfocada la empresa requiere de un estudio especial debido a su particularidad por eso se debe definir el concepto de la empresa para esto nos apoyaremos en una técnica de investigación:

1) que elementos forman la empresa?

2) que es lo que da unidad a esos elementos?

3) cual es la causa que produce esa unidad?

4) que fines persiguen la empresa y cada uno de los elementos que la forma?

Elementos que forman la empresa

La empresa esta formada principalmente por tres clases de elementos:

A) bienes materiales

1) edificios instalaciones maquinaria herramientas etc.

2) materias primas consumibles materiales lubricantes etc.

3) dinero que lo que se encuentra disponible para pagos diarios urgentes etc.

B) hombres

1) obreros calificados y no calificados empleados

2) supervisores

3) los técnicos

4) altos ejecutivos

5) directores

C) sistemas

1) sistemas de producción tales como formulas patentes métodos etc.

2) sistemas de organización y administración

Unidad emperesarial y sus distintos aspectos

Posee 4 ángulos distintos

1) aspecto económico ya que la empresa se considera como una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un mercado destaca que toda la maquinaria sistemas y personas tiene un fin común que es satisfacer un mercado

2) aspecto jurídico

debido a la propiedad de la empresa esta se encuentra regida bajo las normas jurídicas de la sociedad de lo anterior se deduce que cuando jurídicamente existe una sola sociedad propietaria de distintas unidades económicas es indivisible es in división patrimonial se refleja principalmente en los resultados contables

3) aspecto administrativo

ya que lo administrativo es la esencia de la coordinación que se realiza por medio de la unidad sea este mando concentrado en una persona (unidad real) o en un grupo de personas (unidad ficta) estas disposiciones se encuentran contenidas ante todo en la constitución política de loa estados unidos mexicanos (Art. 123) complementada por la ley federal de trabajo

4) unidad sociologica

esta surge de la comunidad de vida que e desarrolla en la empresa la unidad de ideas y el interés de la empresa la influencia de la unidad sociológica en la empresa es de gran impacto afectando directamente a la empresa y su personal por ello las corrientes modernas exigen la dignidad del trabajador su necesidad de calidad de vida en la empresa

El empresario

Es la persona central de la empresa quien coordina la unidad y coordinación de la misma y quien directamente hace actuar a la misma los principales elementos que integran la función empesarial son:

1) Asunción de riesgos es el empresario quien liga su suerte con la de empresa

2) creatividad o innovación amplia y presiona para que aumente la empresa

3) decisiones fundamentales y finales decide en último término de forma inapelable las decisiones de las que depende la vida de la empresa

4) designación de funcionarios es consecuencia del inciso 3

5) delegación igualmente consecuencia del inciso 3

6) fijación de grandes objetivos y políticas es consecuencia del inciso 2

7) control

8) aprobación de los lineamientos generales de la empresa esto suele ser vinculado al empresario pero no es su responsabilidad directa

Análisis de la función en aspectos empresariales

1) emperezas auténticamente artesanas son aquellas donde el trabajador labora con objetos de su propiedad sin utilizar trabajo ajeno (zapateros herreros etc.)

2) empresa familiar con frecuencia loe miembros mas directos de la familia son los que laboran con instrumentos de su propiedad

3) empresas cooperativas de producción y consumo se caracteriza por que los trabajadores deben apartar partes iguales del capital quienes deben recibir partes iguales de las utilidades

Funciones de la empresa

Su subdivide en:

A) fines de la empresa objetivamente considerada

1) su fin inmediato la producción de bienes y servicios para el mercado

2) fines mediatos se supone analizar lo que se busca con la predicción de estos bienes y servicios la empresa privada busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de una necesita y la empresa publica busca satisfacer una necesidad de carácter social

B) finalidades subjetivas del empresario la finalidad natural es la obtención de de utilidades justas

Los problemas de la magnitud de la empresa

Existen problemas de definición en cuanto al tamaño de la empresa ya que la mediana empresa no es ni grande ni pequeña

La importancia del problema

Parte de este problema radica en caracterizar a la empresa basado es su tamaño cual seria el criterio a usar? ya que por ejemplo una empresa grande en un país en vías de desarrollo es considerada mediana en un país del primer mundo también existe la clasificación por tipo de merado capital etc. por esto se toman los siguientes criterios

a) criterio de mercadotecnia una empresa puede ser grande o pequeña en razón del mercado que maneja

b) criterio de producción este puede variar en razón de la maquinación que se de el numero de empleados la cantidad de mano de obra etc.

c) criterio financiero se hace por razón de su capital puede ser por la propiedad individual causantes menores mayores etc.

CAPITULO V

LA PREVISIÓN.

Para hacer previsiones es indispensable

Fijar objetivos o fines que se persiguen

Investigar los factores positivos y negativos de estos objetivos

Coordinar los diversos medios en distintos cursos alternativos de acción.

Podemos pues definir la previsión como el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.

El principio de la previsibilidad.

Este principio puede formularse como sigue:

“Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa, ya que por el numero de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es valido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta.

Aplicación del principio.

Para la previsión del futuro encontramos tres situaciones básicas:

• Certeza: excluye el temor a equivocarse; la certeza moral para cada caso individual constituye en el fondo una mera probabilidad.

• Incertidumbre: implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir como se presentaran los acontecimientos del futuro.

Probabilidad: la constituye aquel estado en el que, sin estar seguro en el sentido que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, tenemos motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro.

De lo anterior deducimos que nuestras previsiones serán tanto mas validas y confiables:

Cuanto mas analíticamente estudiemos cada uno de los factores que han de intervenir en la realización de los hechos futuros.

Cuanto mas nos fundemos en hechos objetivos, y no en meras opiniones.

Cuanto mas podamos aplicar a estos factores medidas, sobre todo estadísticas y de calculo de probabilidades.

Principio de la objetividad.

“Las previsiones deben descansar en hechos mas bien que en opiniones subjetivas”.

Principio de la medición.

Las previsiones serán tanto mas seguras tanto mas podamos apreciarlas, no solo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.

REGLAS PARA LA FIJACIÓN DEL OBJETIVO.

La palabra objetivo, implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones.

La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitiva. En nuestra definición están señalados al decir “lograr resultados de máxima eficiencia”.

Clasificación de los objetivos.

Objetivos individuales y colectivos. Debe ante todo distinguirse el objetivo que persigue una persona física concreta, de los objetivos de un grupo humano.

Objetivos generales y particulares. Se entiende que un objetivo es general, cuando es mas amplio en relación con otros que están subordinados.

Objetivos básicos, secundarios y colaterales. Los objetivos secundarios son meros medios para la consecución de los objetivos básicos o primordiales. Objetivos colaterales son aquellos que, sin ser buscados directamente como los principales, se obtienen casi espontáneamente al desarrollar los secundarios.

Objetivos a corto y a largo plazo. En razón de la finalidad económica de las empresa, los objetivos deben realizarse en estas en el plazo mas corto posible. Pero existen algunos que de antemano se prevé que no podrán obtenerse si no es después de un tiempo determinado, estos son a largo plazo.

Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios. El objetivo natural es aquel que, por sus propias características, busca determinada función, organización, etc.

Para fijar los objetivos se tienen dos tipos de reglas:

Reglas negativas:

No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan solo sus síntomas o elementos.

No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo.

No debemos como posibilidades contradictorias, las que quizá solo son contrarias.

Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con las mas parecidos.

Reglas positivas:

Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios.

El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia

Debemos aplicarle las seis preguntas: Que, Como, Quien, Donde, Cuando y Por que.

El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlo.

Los objetivos deben ser estables.

LA INVESTIGACIÓN Y SUS REGLAS

La investigación tiene como fin determinar los medios mas aptos para alcanzar los objetivos

Reglas de investigación

Para investigar los factores positivos y negativos, lo haremos por medio de algunas reglas:

Regla 1. “ Debe tenerse a la vista el mayor numero de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto.”

Regla 2ª. “Deben distinguirse los factores mensurables de las de mera apreciación”

Regla 3ª. “ Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance.”

Regla 4ª. “ Deben seleccionarse los factores estratégicos”

Regla 5ª. “ Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que puedan producir.”

TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN.

Los medios a que se vale el administrador para investigar son dos fundamentalmente:

La observación

La encuesta.

Toda técnica comienza con la observación y termina con ella. La observación podemos hacerla en:

1 Hechos

2 Experimentos

3 Registros

1 La simple observación de hechos actuales. Distinguen dos técnicas principales de observación a) de participantes y b) de no participantes. La diferencia depende de si, quienes la realizan, forman o no parte del medio social observado.

2 Observación experimental. Requiere tener un control sobre los elementos del problema, en forma de poder variarlos a voluntad, para recoger sistemáticamente las observaciones.

3 Observación a través de registro. Este tipo de observación se clasifica según se trate de:

a) Registros contables

Registros estadísticos

Registros administrativos.

La observación que se realiza a través de sistemas de esta naturaleza, es una de las mas valiosas.

La encuesta

Nos referimos aquí a dos instrumentos de los mas usados para preguntar a los demás los datos que nos interesa en la función administrativa: el cuestionario y la entrevista.

1 La encuesta por cuestionario. Suele comprender estos pasos:

Determinación de su universo o ámbito

Muestreo

Formulación del cuestionario

Recolección de datos

Tabulación de los mismos

Interpretación de los resultados.

Determinación del universo. Consiste en determinar exactamente que es lo que vamos a investigar.

Muestreo. La encuesta moderna se funda ordinariamente en la fase de que si se escoge una muestra representativa del todo, en una proporción adecuada, tendrá las características de ese todo, y el resultado será el mismo valor que si se hubiera hecho una investigación total del universo.

Formulación del cuestionario. Un cuestionario podrá definirse como un mecanismo para obtener respuesta a ciertas preguntas por medio del uso de una forma escrita. Como reglas para formular el cuestionario veremos: Naturaleza de las preguntas: Estas pueden se abiertas o cerradas según permitan una contestación única o categórica o respuestas variables que incluyan en si explicaciones. Unidad , secuencia , claridad y facilidad.

Recolección de datos. Para que el cuestionario sea contestado deben tenerse en cuenta también ciertas reglas: a) Debe ante todo explicar los objetivos que busca la encuesta. b) Debe ofrecerse algo de interés para quien se va a tomar la molestia de contestar. C) Debe dirigirse la solicitud de contestación a la persona que tenga autorización suficiente para poder contestar el cuestionario. d ) Debe facilitarse la devolución. e) debe reiterarse la suplica de contestación.

Tabulación de datos. Es por la necesidad de organizar el medio y la conveniencia de usar números índices.

Interpretación de los resultados. Debe tenerse mucha cautela, pues no hay error mas peligroso que el de una mala interpretación.

2 La entrevista su importancia y sus fines.

La entrevista constituye uno de los medios mas sencillos usados por el administrador técnico.

La entrevista puede usarse para muy diversos fines:

Para admisión de personal

Para examinar las razones que ocasionan la salida del mismo

Para obtener información de los trabajadores

Para tratar de ajustar su conducta cuando esta no es tan satisfactoria

Para investigar causas generales de descontento

Para obtener informes de personas extrañas a la empresa sobre muy diversos tópicos

Para conseguir colaboración por parte de los trabajadores, etc.

Concepto y elementos

La entrevista es una comunicación o conversación, oral y personal, entre dos personas. Requiere ante todo de dos personas, el entrevistador y el entrevistado.

La entrevista supone un propósito dado no se hace por el mero hecho de conversar.

Los fines de la entrevista pueden reducirse a tres básicos:

obtener información

proporcionar información

indicar sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.

Entrevista espontánea y dirigida

En toda entrevista el entrevistador se desarrollara mejor tanto menor pueda apreciarse esa dirección.

La técnica de la entrevista se desarrolla en tres puntos principales

A Como se prepara

B Como se desarrolla

C Como se sumariza

A Preparación de la entrevista

Debe precisarse con toda exactitud lo que se desea obtener. Debemos comprobar si no existen otros medios de investigación mas útiles. Debe prepararse una guía muy breve para la conducción de la entrevista.

B Como se desarrolla

Debe comenzarse por explicar el objeto de la entrevista.

Cuando se trate de personas tales como publico, consumidores, etc., es muy usual el recurso de ofrecer algún regalo.

Debe comenzarse por cuidar y mantener el rapport mas adecuado.

Deben lanzarse primero las preguntas mas sencillas.

Debemos permitir que el entrevistado exponga los hechos a su modo.

Debe formularse una pregunta cada vez por razones obvias de claridad.

Debe anotarse todo dato u observación importante.

Debemos escuchar con atención e interés, solo interrumpir para ampliaciones o aclaraciones.

No debemos dar sensación de que tenemos prisa.

Nunca debemos implicar juicios sobre lo afirmado.

Debemos aplicar en forma intensa nuestra observación.

Las preguntas difíciles deben prepararse con otras que faciliten su respuesta. Deben evitarse las preguntas capciosas.

Debemos garantizarnos de que hemos preguntado todo lo que deseábamos saber.

Al terminar debemos hacer un breve resumen de lo que a nuestro juicio logramos conseguir.

Hay que procurar entrevistar y no ser entrevistados.

C Como se sumariza

Después de terminada la entrevista, con el fin de que no se escapen datos debemos hacer un resumen.

Deben distinguirse los hechos de las interpretaciones del entrevistador y del entrevistado.

Debemos tratar de comprobar las respuestas siempre que sea posible.

Debemos procurar tabular las opiniones recogidas.

REGLAS SOBRE LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCION.

Su sentido

Las reglas del objetivo se refieren a la determinación del fin buscado.

Algunas reglas auxiliares

Debemos esforzarnos por pensar como podríamos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios.

Podemos analizar si la investigación de los medios no nos indica modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado.

Debemos aplicar la regla de no tomar el dilema “se hace o no se hace” sino analizar combinaciones intermedias.

En todo caso es necesario a la empresa que confronte un problema:

Definirlo con exactitud

Separar los factores básicos que intervienen en el.

Tratar de definirlos y hacerlos mesurables

Ensayar distintas combinaciones de los factores para lograr una solución.

Poner por escrito dichas soluciones.

Ponderar ventajas y desventajas para la situación.

Escoger la solución mejor.

Tratar de ver si las otras soluciones pueden quedar incorporadas en el plan.

TÉCNICAS SOBRE CURSOS ALTERNATIVOS.

Concepto de investigación de operaciones.

Es un procedimiento científico que busca proveer las bases mas objetivas y cuantitativas que sea posible con el fin de apreciar mejor los diversos factores que intervienen en un problema y analizar su relación, a través de un modelo, para encontrar una solución optima entre varias posibles.

Sus etapas básicas.

Formulación del problema. Implica la precisión mas exacta de los objetivos y de la relación de los elementos.

Construcción de un modelo matemático. Lo consideran como la representación lógica del sistema. En realidad, constituye un símbolo o representación de objetivos. Este modelo expresa la efectividad del sistema bajo estudio. La formula mas general es:

E = f ( x, y )

E = efectividad del sistema

X = variables del sistema sujetas a control

Y = variables no sujetas a el

Análisis del modelo. Consiste en el uso de deducciones matemáticas a base de calculo, álgebra de matrices etc.

Comprobación del sistema y de la solución. Debe determinarse la precisión con que predijo el efecto de los cambios.

Establecimiento de controles para la solución.

Iniciación del nuevo procedimiento, o solución a que se llego.

Principales técnicas de investigación de operaciones.

I Modelos para adopción de decisiones

Existen modelos descriptivos, que solo se destinan a describir.

Los modelos mas usados son los llamados de política directriz, que expresan en ciertos términos técnicos los objetivos deseados.

2 La utilización del calculo de probabilidades.

Las desviaciones de la probabilidad; caen así, dentro de un margen que puede predecirse y, por consiguiente, dicha probabilidad es un substitutivo de datos.

3 Teoría de juego.

Ha servido principalmente para el análisis y la previsión de los problemas de competencia.

4 La teoría de las “colas” o líneas de espera.

Utilizan formulas matemáticas para equilibrar el costo de las colas, en comparación con el que representaría suprimirlas mediante un mejoramiento del servicio.

5 La programación lineal.

La mas extendida e importante de las técnicas de investigación de operaciones. Busca determinar la combinación optima de recursos limitados para lograr un objetivo.

6 Otras técnicas.

Suelen emplearse también el uso de la lógica simbólica, la teoría de la búsqueda, la teoría del valor , los métodos Montecarlo y la introducción a la servo-teoría en los problemas de la administración.

Algunos ejemplos de su utilización industrial.

Inventarios. Producción los quiere lo mas amplio que sea posible.

Localización. Lugar en que están en mejores condiciones las distintas unidades de una empresa para su mejor coordinación.

Reemplazo de equipo. Puede determinarse el tiempo mas conveniente para el reemplazo de equipo.

Problemas de competencia. Se trata de adivinar los cursos de acción que otros competidores seguirán.

Procesos combinados. Pueden multiplicarse hasta el infinito las posibilidades.

Limitaciones de la investigación de operaciones.

No substituye el criterio del administrador.

No puede usarse con un numero ilimitado de factores.

Los factores de índole humana no pueden ser medidos con exactitud.

Sus beneficios.

Permite analizar los probables resultados de miles o millones de soluciones.

Limita el área de decisión.

Da objetividad y solidez en la toma de decisiones.

Permite encontrar cuales serian los resultados de muestras mas importantes.

Nos revela en ocasiones cursos de acción que de otro modo difícilmente se nos ocurrirían.

Capitulo VII

La organización

Su concepto e importancia

Se utiliza para mejor utilisar la palabra organismo que necesariamente implica

Partes y sus funciones, unidad funcional y coordinación

Definición real

Terry define la organización diciendo que: es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicación de autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas

Pretersen y Plowman dicen: es un método de distribución de la autoridad y la responsabilidad y sirve para establecer canales prácticos de comunicación en los grupos

Aquí se definirá como: la organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones niveles y actividades de de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados

Su importancia

1.- la organización por se un elemento final del aspecto teórico recoge y complementa todo lo que previsión y previsión ha señalado con respecto a la empresa

2.-tiene gran importancia para construir el punto de de enlace entre los aspectos teóricos llamados por algunos como la mecánica administrativa y los aspectos prácticos de la misma o lo que debe ser y lo que es.

Principios de la organización

Principio de la especialización

Cuanto mas se divide el trabajo dedicado para cada empleado a una actividad mas limitada y concreta se obtiene de suyo mayor eficiencia preescisión y destreza pero

1.-la especialización es solo útil cuando se tiene conocimiento general del campo del que dicha especialización es parte

2.-la especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del trabajo cuando no se conocen se llega fácilmente a la súper especialización que arroja resultados no deseados

Principio de la unidad de mando

este principio establece que la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas esto es esencian ya que el orden y eficiencia exigen organización

Principio del equilibrio de responsabilidad autoridad

Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella esto es que la autoridad se ejerce de arriba hacia abajo y la responsabilidad de abajo hacia arriba

Principio del equilibrio de dirección control

A cada grado de delegación debe corresponder al establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando esto es que la administración no puede existir sin alguna delegación ya que aquella consiste es hacer a través de otros

La funcionalizacion: reglas y técnicas

Reglas sobre la división de funciones

La división en el primer nivel jerárquico siempre es funcional existen innumerables reglas para realizar esta división de funciones aquí se presenta un conjunto de reglas consideradas como practicas

1.-teniendo en cuenta los objetos y planes que se pretenden realizar debe hacerse ante todo una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren deben establecerse en el primer nivel jerárquico

2.-deben definirse en forma sencilla o precisarse al menos cada una de las funciones listadas de ello puede resultar:

a) que se encuentren dos a mas idénticas eliminado alguna de ellas o dejándola sin titulo

b) que se encuentran algunas superposiciones parciales en el caso que se combinarían funciones

3.-para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento

4.-se repite en forma idéntica esta operación hasta alcanzar los últimos niveles y agotar todas la funciones que se deben analizar

5.-cuando se tiene una división funcional teórica se reúnen la funciones obtenidas en unidades concretas de organización

Unidades de organización

Se forman agrupando las funciones de cada línea básica de acuerdo a tres criterios prácticos principales:

1.-el trabajo que se debe hacer

2.-las personas concretas de que se puede suponer

3.-los lugares en que dicho trabajo se debe realizar

otra de las formas básicas de criterios son:

por producto

por territorio

por comprador

por proceso

por numero

Organización lineal o militar

Es aquella en la que la autoridad y responsabilidad correlativas se transmiten íntegramente por una sola línea para cada base o grupo las ventajas de este sistema no hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad facilita la rapidez de acción las desventajas son que se carece casi totalmente de los beneficios de la especialización se carece de flexibilidad en los casos de crecimiento de la empresa

Organigramas

Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los organigramas conocidos también como cartas o graficas los organigramas nos sirven para:

1.- la división de funciones

2.- los niveles jerárquicos

3.- las líneas de autoridad y responsabilidad

4.- los canales formales de la comunicación

5.- las naturaleza formal del staff del departamento

6.- las jefes de cada grupo de empleados trabajadores etc.

7.- las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección

Los organigramas deben ser ante todo organizados no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados deben contener nombres de funciones y no de personas no pueden presentar un numero muy grande de elementos de organización.

Las clases de organigramas son:

Organigramas verticales: en los cuales cada puesto subordinado se muestra con recuadros descendentes ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de la responsabilidad y autoridad

Organigramas horizontales: son similares a los anteriores solo que comenzando del nivel máximo jerárquico a la izquierda y descendiendo a la derecha

Organigramas circulares: están formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima de la empresa a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos cada uno de los cuales es un nivel de organización

Organigrama escalar: consiste en señalar con distintas sangrías en el margen de la izquierda los distintos niveles jerárquicos

Los niveles jerárquicos: sus reglas

Crecimiento horizontal y vertical

Cuando al aumentar las funciones un jefe nombre nuevos auxiliares pero sieguen dependiendo de directamente de el a esto se le llama crecimiento horizontal por el contrario cuando un jefe considera que ya son muchas las personas a supervisar se coloca bajo la supervisión inmediata a uno o dos de los demás a esto se le llama crecimiento horizontal

Limitaciones del crecimiento vertical: este dificulta la rapidez y eficacia de la comunicación

Limitaciones de crecimiento horizontal: este aumenta lo que se llama amplitud de control lo que organiza recargo de trabajo para el jefe que tiene que mantener la eficiencia del proceso

Centralización o descentralización

A este efecto debe mencionarse que es imposible la centralización o descentralización total el problema real se presenta en los niveles que estas dos opciones deben presentarse ya que la administración centralizada delega poco y conserva en los altos jefes el control máximo y la administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir y conservar solo los controles necesarios

De acuerdo con las ideas de Farol se debe hacer lo siguiente:

que se fije con precisión en grado que se delega y se controla

que ese grado este de acuerdo con las características de la empresa en concreto

que haya estabilidad es la delegación esto es porque lo mas peligroso es estar en cambio constante de sistema

La definición de funciones y obligaciones

Es necesario una ves establecida la administración que exista la definición precisa de cada unidad de trabajo esta se refiere a lo que cada hombre tiene que hacer lo especifico del puesto se refiere a que es lo que se debe hacer la parte impersonal del puesto se refiere a que el puesto es el que se define y no la persona

Análisis de puestos

Esto significa separar y ordenar la técnica para hacer esto es la mostrada a continuación la cual comprende 3 aspectos

1.-como obtener los datos de lo que constituye el puesto

2.-como ordenar dichos datos

3.-como organizar los mismos

El análisis comprende la definición del puesto o sea su aspecto específico y en la descripción se distingue:

el encabezado

la descripción genérica

la descripción especifica

Manuales departamentales de organización

Los manuales departamentales favorecen la organización y mejor administración de un departamento y estos suelen contener:

los objetivos generales de la empresa los departamentos y las secciones a las que se refiera

las políticas y algunas normas muy generales tanto de la empresa como del departamento

la carta de organización general del departamento

la reglamentación precisa de los aspectos que requisen coordinación

la definición precisa de la autoridad y responsabilidad

los análisis de puesto de los jefes de departamento

la presentación grafica de los procedimientos y tramites mas importantes

Carta de distribución de trabajo

Este instrumento es considerado por algunos como técnica de planeación su función directa es la de dividir las funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo y sirve para analizar las labores de grupos pequeños y se formula de la siguiente manera

de forma la lista de los deberes o actividades que corresponden a cada persona

de hace una lista de de las grandes funciones que corresponden a ese grupo

se vacían tanto las actividades o funciones gerenciales como los deberes de cada uno de los individuos

se suman horizontalmente dentro de cada actividad las horas que corresponden a los deberes específicos

se procede al análisis del cuadro (Que? Quien? Como? Etc.)

con los cambios que se sugieran de hace una nueva carta de distribución que servirá para explicar el nuevo sistema

Preguntas para el análisis de cuadro

Se recomiendan una serie de preguntas clasificadas en 3 pasos:

1.-analizar las actividades en conjunto

2.-analizar las actividades separadamente

3.-analizar los deberes de individuo

Para las actividades en conjunto:

¿existe alguna actividad que pueda ser eliminada?

¿existe alguna actividad que debe hacerse en el departamento y no se hace?

¿hay actividades que podrían realizarse mejor en otro departamento?

¿cual es la actividad más importante del departamento?

¿existe duplicidad?

¿es lógica la distribución del tiempo entre las actividades?

¿están balanceadas las cargas de trabajo?

Para analizar las actividades separadamente:

¿todos los deberes de los empleados son necesarios para dicha actividad?

¿existe alguna cosa que falte para la realización de dicha actividad?

¿Cuál de esos deberes exige más tiempo?

¿existen repeticiones de la misma función?

¿es posible que una sola persona realice deberes que hoy relazan varios?

¿existe fuga de responsabilidad en alguno de los puntos?

¿están asignadas las cosas por mayor importancia a los funcionarios mas preparados?

¿existe en todos los casos una supervisión adecuada?

Para el análisis por individuo:

¿están debidamente utilizadas las capacidades de los individuos?

¿Qué porcentaje de su actividad esta empleando en las actividades importantes?

¿tienen asignadas tareas si relación alguna entre si?

¿están balanceadas y bien distribuidas las actividades?

Los comités

El empleo de los comités es una de las actividades mas realizadas hoy en día es definido como un grupo de personas al cual le es encomendada una materia administrativa los comités se clasifican de la siguiente manera:

Comités consultivos: su función es discutir algún asunto con el fin de aportar puntos de vista a quien habrá de decidir

Comités decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de de algún funcionario

Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar a que se lleve acabo alguna función

Los fines de un comité son:

contar con un grupo que ayude a la deliberación que conduzca a una decisión

limitar la autoridad

representar los intereses de los diversos grupos de una institución

coordinar mejor planes y políticas

transmitir información

consolidar la autoridad

motivar a los funcionarios inferiores

CAPITULO 12

EL CONTROL

SU CONCEPTO Y SUS TIPOS

Definición de Maddock

Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin, corregir, mejorar, y formular nuevos planes.

Es la recolección sistemática de datos para reconocer la realización de los planes.

SU IMPORTANCIA

Cierra el ciclo de la administración. De hecho los controles son a la vez medios de previsión.

Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

SUS PRINCIPIOS

Del carácter administrativo del control

Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control.

La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación, esta no se podría dar sin control, como ya se hizo notar. “las operaciones” son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones.

De los estándares

El control es imposible sui no existen “estándares” de alguna, manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos cuantitativos sean dichos estándares.

Del carácter medial del control

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De el se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan.

Del principio de excepción

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

SU PROCESO Y REGLAS

1.- Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control.

Establecimiento de los medio de control.

Operaciones de recolección y concentración de datos.

Interpretación y valoración de los resultados.

Utilización de los mismos resultados.

2.- Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.

3.- los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización.

La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control, por eso, cuando el control “rompe” los canales de la organización, sistemáticamente distorsiona y trastorna esta.

Además los mismos controles pierden eficacia.

4.- Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controlada para aplicar el que sea mas útil.

Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control, puramente personas.

En lo que se refiere a “la naturaleza de la función controlada”, véase lo que se afirma, acerca de los medios de control.

5.- Los controles deben ser flexibles.

Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión hace que o bien no pueda realizarse adecuadamente la función, o bien que se tienda a abandonar el control, considerándolo inservible.

6.- Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones.

7.- Los controles para todos cuantos de alguna de manera han de usarlos.

8.-los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible a los niveles administrativos, que los han de utilizar.

9.- los controles deben de conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva.

10.- En la utilización de los datos del control debe seguirse un sistema.

Análisis de los “hechos”.

Interpretación de los mismos.

Adopción de medidas aconsejables.

Su iniciación y revisión estrecha.

Registro de los resultados obtenidos.

El control puede servir para lo siguiente:

Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).

Corrección de los defectos.

Mejoramiento de lo obtenido.

Nueva planeación general.

Motivación del personal.

CLASIFICACION DE LOS MEDIOS DE CONTROL

Clasificación de las principales áreas de control

• Controles de ventas.

• Controles de producción.

• Controles financieros y contables.

• Control de la calidad de la administración.

• Controles generales.

Principales controles sobre ventas

Por total de las mismas ventas.

Por tipo de artículos vendidos.

Por volumen de ventas estaciónales.

Por el precio de los artículos vendidos.

Por clientes al menos los principales.

6. Por vendedores.

Por territorios.

Por utilidades producidas en cada uno delos cuatro inmediatamente anteriores.

Por costos de los diversos tipos de ventas.

Principales controles en producción.

Control de inventarios.

De operaciones productivas.

De calidad.

De tiempos y métodos de operación.

De desperdicios.

De mantenimiento y conservación.

Controles contables y financieros.

Los estados financieros.

Sistemas de contabilidad de costos.

Auditoria interna y externa.

Control de depreciaciones y adiciones.

Control de efectivo en caja.

Control de recuperación de inversiones.

Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa.

Control de acciones, obligaciones y valores en general.

Control de la calidad de la administración.

Estos controles constituyen en la realidad lo estudiado en cada uno de los elementos administrativos analizados anteriormente.

Controles generales

En esta categoría están comprendidos todos aquellos que pueden ser utilizados en todos los campos y con toda clase de fines. Deben considerarse mas bien como “instrumentos” para controlar la operación de un área cualquiera.