CAPÍTULO 10 LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS

Los sistemas ofimáticos se utilizan para realizar de forma mecanizada las múltiples tareas de la oficina, generalmente poco estructuradas.

1. la ofimática en la empresa

El termino ofimática se puede definir como el conjunto eficiente de aplicaciones para la creación de documentos, comunicación y análisis de información de negocios.

La ofimática extiende la productividad del equipo de escritorio a la Web, con la modernización de los procesos de trabajo y simplificando la forma en que los individuos comparten, acceden y analizan información de negocios.

Las aplicaciones (software) que se incluyen en la ofimática tienen un amplio ámbito de utilización, por tanto estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática, abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina como:

Automatización de correspondencia

Presentación de informes y propuestas

Creación de documentos para imprimir

Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos, etc.)

Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos)

Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos

Los sistemas ofimáticos, con la mecanización de las tareas menos estructuradas, complementan a los S.I de gestión, que dan soporte al tratamiento de la información mas estructurada.

Los requerimientos demandados a las aplicaciones ofimáticas son:

• Fácil manejo

• Interfaz de usuario amigable y personalizable

• Necesidad de formación mínima

• Compatibilidad con los productos que ya se poseen

• Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.

• Interoperabilidad con otras aplicaciones.

• Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.

• Seguridad de los datos.

• Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.

• Soporte de los dispositivos requeridos.

• Manuales en castellano.

Se distinguen 2 grupos fundamentales dentro de los sistemas ofimáticos:

- Sistemas ofimáticos de trabajo individual. Estos proporcionan al usuario herramientas para

facilitar las tareas que realiza sin interaccionar con otros usuarios. Podemos citar los sistemas de tratamiento de textos, hojas electrónicas, programas de presentaciones. Fueron los primeros en aparecer, y se popularizaron con la generalización del ordenador personal (PC).

- Sistemas de trabajo en grupo. Estos sistemas facilitan el proceso de comparticion de información, especialmente información textual no completamente estructurada entre los distintos usuarios. Pueden estar limitadas a una empresa o unir usuarios entre varias empresas. Estos sistemas se han popularizado con la generalización en las empresas de las redes de comunicaciones (LAN y WAN).

2. Evolución de los sistemas ofimáticos

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina, y con este objetivo, aparecieron las primeras maquinas de escribir y calculadoras. Este concepto, hoy en día es completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de los ordenadores personales en la oficina. Actualmente cualquier puesto de trabajo en una oficina suele utilizar los sistemas ofimáticos.

Se distinguen las siguientes fases en la evolución de la ofimática:

Primera fase (1975-1980):

La ofimática se componía de elementos aislados, no tenia interrelación entre sí. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos (mainframes)

Segunda fase (1980-1990)

Aparecen conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. El inconveniente era tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y la formación costosa. En los últimos años 80 se abaratan los costes y aumentan las prestaciones de forma espectacular.

Tercera fase (1990-2000)

La ofimática esta apoyada por ordenadores personales con monitores en color y soporte lógico desarrollado. La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tiene que estar necesariamente en un mismo edificio “la oficina sin papel”.

Cuarta fase (a partir del 2000)

La utilización de la tecnología Internet comienza a generalizarse. Los sistemas ofimáticos permiten que las Intranet sean utilizadas como espacios de trabajo bidireccionales, donde los usuarios pueden publicar, compartir, colaborar y administrar documentos en un solo lugar. El beneficio más importante es que ese contenido de un fichero ofimatico puede ser visualizado universalmente por cualquier persona que tenga un buscador.

Aparecen nuevas versiones diseñadas para hacer más fácil y simple su utilización con las tareas de rutina y asistencia mejorada para el usuario.

3. Sistemas de trabajo individual

Son distintas herramientas informáticas que un usuario puede utilizar autónomamente. Pueden ejecutarse tanto en ordenadores personales como en grandes ordenadores. Estas herramientas consisten en un paquete estándar de programas de software, diseñado y desarrollado por alguna compañía especializada y luego comercializado para su utilización por parte de miles o millones de usuarios. Están diseñadas para facilitar una tarea frecuente y tener facilidad en su uso, por lo que una gran parte del trabajo de desarrollo se emplea en su interfaz de usuario.

3.1. Procesador de textos

facilita las tareas relacionadas con la creación, modificación y archivo de documentos escritos. Es la herramienta ofimática más básica y la más extendida. Es necesario matizar y diferenciar entre: “editores de texto”, “procesadores de texto” y “paquetes de autoedición”.

Los editores de texto son programas muy sencillos cuyo fin principal es el crear ficheros de texto. No ofrecen la posibilidad de dar formato a un documento.

Los procesadores de texto son programas que permiten dar formato a un texto y realizar un gran numero de operaciones, permiten la inclusión de gráficos, el diseño de pagina en varias columnas y otras funcionalidades.

Los programas de autoedición son el escalón superior a los procesadores de texto, aunque ambos poseen las capacidades de escritura y corrección de un procesador de textos y su potencia se encuentra en el formato y diseño.

(ver cuadros paginas 303 y 304)

3.2 Hoja electrónica

La hoja electrónica es la herramienta básica para los profesionales que requieren manipular cifras. Es la segunda herramienta en extensión e importancia, después del tratamiento de textos.

Es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos.

Las hojas electrónicas muestran en la pantalla del ordenador el equivalente a una hoja de papel cuadriculada, con las filas y las columnas numeradas. Las “casillas” o “celdas”, vienen identificadas, como en una matriz, por las correspondientes fila y columna.

Este grado de flexibilidad permite al usuario crear supuestos en función de parámetros introducidos y obtener los resultados de forma inmediata en la pantalla del ordenador.

En general cualquier información que se pueda organizar en forma de tabla será susceptible de ser tratada por una hoja de calculo.

(ver cuadro paginas 305 y 306)

3.3Gestion de bases de datos individuales

Las empresas utilizan Sistemas de Gestión de Bases de Datos para almacenar los datos utilizados en el negocio y compartidos por múltiples usuarios.

Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos, modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de datos a través de un campo común.

(ver cuadro pagina 307 y 308)

3.4 Herramientas de presentaciones (PowerPoint)

Estos programas ofrecen la posibilidad de generar diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento en la pantalla de un ordenador a modo de película, o bien, apoyándose en hardware especial.

(ver cuadro pagina 308 y 309)

3.5 Otras herramientas

Existen otras herramientas disponibles para facilitar las tareas de transformación de información realizadas a nivel individual. Podemos citar: herramientas de gráficos, gestión de agendas, paquetes estadísticos...

3.6 Tendencias de la integración

• integración de unas herramientas con otras

• integración con los S.I. corporativos

4. Herramientas de trabajo en grupo

Son distintas herramientas informáticas orientadas a facilitar el trabajo en equipo, simplificando los flujos de información entre sus usuarios.

Estas herramientas requieren que exista una infraestructura de comunicaciones que una los puestos de trabajo de los distintos usuarios. El auge de estas se ha producido por la coincidencia de dos factores:

• A nivel tecnológico, la creciente disponibilidad de infraestructuras de comunicaciones

• A nivel organizativo y de negocio, la creciente globalización de las empresas y el énfasis en el trabajo en equipo, que requiere herramientas eficientes no solo para los flujos de información estructurados y formales, sino también para el resto.

Herramientas más comunes:

4.1 Correo electrónico

Permite que un usuario envie “mensajes”, por medios informaticos, a los usuarios destinatarios.

Los mensajes consistían tradicionalmente en texto escrito. En los últimos años, los sistemas de correo electrónico han avanzado para permitir transmitir cualquiera de los tipos de información: texto, hojas electrónicas, graficos, e incluso imagen y sonido.

El correo electrónico se ha convertido para la mayoría de las empresas en una herramienta esencial para el trabajo diario. Algunas ventajas a citar son:

• Rapidez y fiabilidad en la recepción de los mensajes

• No requiere que el usuario que envía el mensaje y el que lo recibe estén disponibles simultáneamente

• Facilidad de archivo, reenvío, e integración con el resto de las herramientas.

4.2 intranet

La intranet es una herramienta software que permite un acceso sencillo por parte de los usuarios a la información, se apoya en la infraestructura informática y de comunicaciones general de la empresa.

4.3 Conferencias electrónicas

Facilitan los flujos de información, generalmente horizontales, que se producen entre empleados que trabajan en temas relacionados.

Están organizados por áreas de interés “conferencias”. El usuario que tiene un problema concreto o una experiencia que desea compartir pone una “nota” en la correspondiente conferencia. Otros usuarios interesados aportan “notas de respuesta”. Tanto las notas originales como las respuestas quedan almacenadas, a disposición de cualquier empleado para futuras consultas.

4.4 Flujos de trabajo o encaminamiento de expedientes

Los sistemas de encadenamiento de expedientes permiten definir, de una forma sencilla, la “ruta” (la secuencia de personas o puestos de trabajo) que debe seguir cada tipo de expediente, así como las acciones que puede tomar cada involucrado (aprobar, rechazar, añadir información, etc.) y las implicaciones

5. Sistemas de gestión y tratamiento avanzado de imágenes y sonido

Las principales aplicaciones de los sistemas de gestión de imágenes son:

• Gestión de planos. En instalaciones industriales, existen decenas de miles de planos que es necesario consultar para reparaciones, mantenimiento... La gestión electrónica de sus imágenes evita su degradación con el tiempo y el uso, y permitir su consulta simultanea por varios usuarios.

• “Archivos muertos”: permite almacenar los documentos que previsiblemente ya no vayan a ser actualizados, con unos requerimientos de espacio muy inferiores y una facilidad de localización muy superior a la de los archivos en papel.

El almacenamiento de imágenes, actualmente la mayoría de los sistemas de gestión de imágenes utilizan sistemas de discos ópticos.

Tipos fundamentales de sistemas con capacidad de gestión de sonido:

• Sistemas en los que el intercambio de sonido con el usuario es unidireccional; “envían” sonido al usuario como las enciclopedias electrónicas (que almacenan no solamente las imágenes o videos de los objetos descritos, sino también los sonidos asociados).

• Sistemas que interaccionan bidireccionalmente mediante sonido con el usuario. En estos sistemas, percusores de los futuros ordenadores gestionados por voz, “reconocen” ordenes sencillas.

La aplicación quizá más significativa actualmente es la de los sistemas automatizados de atención telefónica, gestionados por software IVR (Interactive Óbice Recognition).

6. El mercado de los sistemas ofimáticos

En la actualidad, el mercado de productos ofimáticos esta prácticamente copado por los productos de Microsoft (su suite Office)

En los últimos tiempos, esta apareciendo software libre, con código abierto, dedicado a este fin. El fabricante Sun ha creado el software StarOffice, actualmente en su versión 6.0, parte de cuyos programas utilizan códigos fuente abiertos. Disponible para Solaris, Linux y Microsoft.

La introducción de competencia en este mercado supondrá los siguientes beneficios:

• Incremento en el ratio calidad/ precio para el usuario.

• Descenso de las altas cifras de piratería de software existentes.

Otra suite ofimática de software libre y gratuita, basada en StarOffice, es el OpenOffice, disponible para linux y para Windows. La suite OpenOffice contiene cinco aplicaciones:

• Herramienta para la edición de textos

• Realización de hojas de calculo

• Presentación de diapositivas

• Diagramas, dibujos y gráficos

• Representación de formulas matemáticas.