REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEUELA.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMON RODRÍGUEZ”.

CONVENIO FUNIVIR-ASOPUTRE.

CATEDRA: SISTEMAS MECANIZADOS II.

F A S E I

Octubre, 2002

FASE I

Asunto: Descripción de la situación actual

División de Levantamiento de Información y Marcos Muéstrales.

Fecha: 17 de Octubre de 2.002.

El presente diagnostico tiene por finalidad, presentar una visión y observación general de la División de Levantamiento de información y Marcos Muéstrales del B.C.V., con el fin de determinar la situación actual en que se encuentra dicha unidad, con el objeto de mejorar los procesos que se ejecutan en ella y por ende optimizar la calidad de los registros.

En el Dpto. De Estadísticas Básicas específicamente en la División de Levantamiento de información y Marcos Muéstrales del B.C.V., El Problema es el siguiente: “Se presente un gran volumen de información tanto interna como externa, motivado al manejo manual de los registro de información, el cual trae como consecuencia que estos procesos se realicen de manera ineficiente”.

En la actualidad existen aproximadamente 30 trabajadores de campo o encuestadores, 5 supervisores, 3 revisores los cuales la gran parte de los datos, que se recolecta a nivel campo en las empresas los registros internos se llevan de forma manual.

Estos Datos o información es bastante valiosa para el B.C.V. el cual mediante estos se programan indicadores económicos, los mismos tiene importancia para la toma de decisiones en el ámbito económico.

Los encuestadores o trabajadores de campo tienen que cumplir mensualmente unos objetivos a comienzo de cada mes. El empleado se le entrega una serie de formatos el cual tiene que ser entregado a las distintas empresas del sector privado. Luego diariamente se elabora una relación o control de visitas el cual es archivado y revisado por el supervisor.

La información o datos que suministran las empresas del sector privado se ejecuta en la división de forma manual. Estos datos o informes son transferido a una carpeta de control de cifras y se procede al análisis de los datos verificando con respaldo de los anteriores. Por su puesto que esto trae como consecuencia la perdida de tiempo por parte del empleado, extravió de los datos, el volumen de archivos por módulos manejados que retarda la información (módulos I.P.M, I.P.P, etc.) entre otros.

Mediante una serie de entrevistas personales que realice, llegue a una conclusión o propuesta tentativa, de una automatización interna de los registros en la división mediante un sistema de base de datos el cual agilice el análisis en forma eficiente y sin ningún tipo de perdida de tiempo para el proceso entrega lo más oportuno posible.

Objetivo General:

Optimizar los procesos de tal forma que los funcionarios de la División puedan registrar sus datos eficientemente sin ningún tipo de contratiempos, ni perdida de tiempo en la ejecución de su trabajo buscando la excelencia y productividad.

Objetivo Especifico:

Diseñar un sistema que sea efectivo en cuanto a los controles de las cifras, control de visitas, etc. Que coadyuve ampliamente a una gestión efectiva del trabajo realizado.

Acceder a la información requerida fácilmente para una mejor efectividad de los procesos.

Analizar el sistema de información e informática existente en la División, sobre los procedimientos que realizan para agilizar los procesos a estudio.

Elaborar una base de datos que se registren todas las cifras, controles y demás datos de las empresas privadas.

Simplificar los procesos y dar mayor rapidez a los tramites requeridos.

Lograr la confiabilidad de los registros en consultas de datos y reportes del sistema.

ANÁLISIS

El trabajo realizado se fundamenta en el análisis de la información obtenida a través de cuestionarios, y entrevistas estructuradas al personal de la Unidad como encuestadores y supervisores de la división.

De un total de 22 encuestadores, 5 supervisores y 3 revisores, se tomo una muestra de 11 empleados aleatoriamente, existente en el área, se determina lo siguiente:

De las 11 personas entrevistadas al 91 % ejecuta sus procesos en la división de forma manual y el resto que es el 9 % lo ejecuta automatizada.

Análisis: La gran mayoría de los encuestadores de la división realizan sus trabajos en forma manual, por este motivo la propuesta es de automatizar los procesos para agilizar de una manera eficiente y eficaz el registro de información.

El 100% de los entrevistados esta de acuerdo con la automatización.

Análisis: El 100% están de acuerdo con automatizar los procesos en la División, porque de esta manera se beneficia la Institución prestando un mejor servicio de levantamiento de información de campo y sin ningún tipo de perdida de datos o información.

Cuando se pregunto acerca si han utilizado una computadora el 73 % contesto que SI y el resto 27 % que NO maneja computadoras.

Análisis: La propuesta de automatizar los procesos en la División es viable, ya que una muestra importante de encuestadores a utilizado y manejado una computadora, y en tal caso que una persona no maneje computadoras se puede adiestrar en el Dpto.

Se observo que el 100% maneja registros de cifras, controles, etc., de forma manual.

Análisis: Es importante señalar que el 100% de los encuestados registran cifras, pero de una forma manual, en este sentido es importante automatizar los procesos en la División, para que los mismos no se extravíen y mantenerlos resguardado confidencialmente, ya que esto se llevan por Carpetas.

5. El 73% considera que la División tiene organizados los registros de forma manual y el 27% no los considera así.

Análisis: Se observa que los registros de información están organizados, pero de forma manual, a fin de optimizar este proceso que se ejecuten, simplicandolo y haciéndola más funcional se plantea automatizar mediante un sistema de información.

6. Del total de la muestra, el 64%, considera que al registrar las cifras manualmente tarda de 2 o más horas, el 18% tarda 30Min y el 9% tarda entre 1 hora y 1hora y media.

Análisis: Para disminuir las tareas de control de cifras y evitar perdidas de tiempo valioso para toda organización y a su vez la División, la propuesta es de diseñar un sistema que se reduzca el tiempo operacional por cada encuestador y así la división ejecute sus objetivos, metas, proyecciones estimadas por la Gerencia.

7. El 73% de los entrevistados se queda después del horario de trabajo.

Análisis: El sistema actual que opera en la División esta obsoleto, en este sentido se diseñara con base tecnológica un sistema de información que el personal de encuestadores no disminuya su capacidad de recolectar información de campo, ya que el 73% del personal se queda después del horario de trabajo y esto repercute a largo plazo en reposos, desmotivación, abandono del trabajo, etc.

Se le pregunto a los entrevistados la cantidad de registros que elaboran diariamente, el 64% respondió elaboran entre 10 o más registro y el 36% entre 6 a 10 registro.

Análisis: Por la cantidad de módulos que se trabajan y operan es imprescindible orientar este proceso ha automatizar las operaciones y así tener una base de datos donde se manejen estos módulos de forma independiente y adaptarlo a la realidad de las Instituciones Publicas con mejoras tecnológicas.

El 55% respondió que los tipos de instrumentos que se utiliza para consultar una información son Buenos, el 36% son Regulares y el 9% respondió que es excelente.

Análisis: Siendo estos datos importantes para la División de Levantamiento de Información y Marcos Muéstrales debería de ser excelente, pero no es así, por este motivo es importante crear un sistema de información basado en base de dato que conlleve a gestionar buenos instrumentos de consultas, para verificación de cifras en un mes a otro o años anteriores y tener una visión clara de las reseñas históricas de las empresas del sector privado.

El 64% tiene resguardo de los registros en forma manual y el resto no 36%.

Análisis: Debido al exceso de controles se tiene respaldo de forma manual, esto puede traer como consecuencia la perdida de alguna cifra y se dificulte la labor desempeñada por los encuestadores en este sentido la propuesta sigue en diseñar un sistema importante de base de datos donde se tenga un respaldo para gestionar con exactitud la información recolectada en campo.

Se les pregunto si pierden tiempo en registrar la información manualmente, el 64% dijo SI y el 36% dijo NO.

Análisis: Para disminuir las tareas de control de cifras y evitar perdidas de tiempo valioso para toda organización y a su vez la División, la propuesta es de crear un sistema automatizado donde se reduzca el tiempo operacional por cada encuestador y lograr las metas deseadas por la Gerencia.

Según el estudio realizado en la pregunta 12, sobre si han olvidado registrar algún dato manualmente, el 73% contesto SI y el 27% respondió NO.

Análisis: La Mayoría de los encuestadores por la cantidad de módulos trabajados, ha olvidado registrar algún dato, cifras, controles de visitas, etc, en este sentido recomendamos desarrollar un sistema automatizado donde se incluya registros de valores, control por la gran cantidad de volumen de información manejada y así evitar este tipo de errores que puedan costar errores importantes a la Institución.

CONCLUSIÓN

Hemos concluido que en este departamento se puede realiza un sistema de automatización de los datos recibidos por los funcionarios encuestadores a la vez actualizando los datos del presente y realizando una comparación con los anteriores, por la cual ese sistema prestará ayuda no solo a los encuestadores sino también a todo el personal de la división, facilitando el trabajo y su vez realizarlo e menos tiempo dentro del horario establecido por la Empresa, cuya realización de esta automatización se logrará una confiable data de registro, reportes y ubicación de los mismos.

Esta conclusión se realiza a fin de encontrar la mejor solución del problema y brindar la mejor calidad de trabajo para el personal de dicha división, se busca la efectividad de los resultados a través de la automatización de este sistema de registro, controles de visitas.

CUESTIONARIO UTILIZADO PARA LA ELEBORACION DE PREGUNTAS.

CUESTIONARIO

Empresa:________ Fecha:_________

Cargo del entrevistado:__________________

¿Cómo ejecuta usted sus procesos en la División?

De forma automatizada ___ Pase a la pregunta 4.

De forma Manual ___ Pase a la pregunta 2.

De otra forma Especifique __________________________

¿Esta usted de acuerdo con la automatización de las actividades en la División?

Si ___

No___

¿Ha utilizado o manejado una computadora?

Si ___

No___

¿Lleva usted algún tipo de registro de cifras, como por ejemplo valores, control de visitas, registro de los precios, etc.?

Si ___

No ___

¿Considera que en su División están organizados los registros de cifras?

Si ___

No___

¿Que tiempo tarda usted a la hora de realizar el proceso manual de registros de cifras que proporcionan las empresas privadas y analizarlas?

30min____

1 hora____

1 ½ ____

2 hora o más____

¿Permanece usted en la institución organizando o terminando el proceso de registro de información después de la jornada de trabajo?.

Si ___

No___

¿Indique la cantidad de registro que elabora diariamente?

Entre 1 a 5 ___

Entre 6 a 10 ___

Entre 10 o más_____

¿Considera usted que el tipo de instrumento que se utiliza para consultar una información es:

Excelente ____

Bueno ____

Regular ____

Deficiente____

¿Tiene resguardo de los registros para garantizar la confiabilidad?

Si ___

No___

¿Considera que se pierde tiempo en registrar la información recolectada?

Si ___

No___

Por la cantidad de módulos que son manejados, ¿ha olvidado usted registrar algún dato?

Si ___

No___