UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA

FACULTAD DE CIENCIAS

INGENIERÍA EN INFORMÁTICA

TEORÍA DE SISTEMAS

“ANÁLISIS DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS”

AUTORES :

FECHA :

RESUMEN.

Se estudia el funcionamiento de la sección de consumos básicos de la Ilustre Municipalidad de Viña del Mar y conforme a nuestras observaciones, se le aplican mejoras tanto en el ámbito estructural como en el informático, con el fin de optimizar este sistema, todo esto, en base a los conocimientos adquiridos durante el actual semestre en el curso de Teoría de sistemas.

ÍNDICE.

RESUMEM.......................................................................................................... 1

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA........................................................................... 2

1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN......................... 2

1.2 DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO............................... 3

ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL............................................................................. 5

2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL............................................. 5

2.2 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL........................................... 12

MODELO DEL SISTEMA NUEVO........................................................................ 17

3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO............................................. 17

3.2 DÓMINIO DEL CAMBIO........................................................................... 21

3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACIÓN.................................... 21

3.2.2 ESPECIFICACIONES DE LA AUTOMATIZACIÓN...................... 21

DOCUMENTACIÓN DE LOS

PROCESOS MANUALES DEL SISTEMA PROPUESTO........................ 22

3.4 DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.................... 23

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN.

La Ilustre Municipalidad de Viña del Mar tiene como objetivo ofrecer las

condiciones necesarias para una vida grata de sus residentes y turistas velar por el bienestar de ellos prestando una innumerable cantidad de servicios a la comunidad, ayudando a impulsar las actividades económicas a través del rubro inmobiliario, turístico comercial y educacional. También destaca la importancia que la Ilustre municipalidad de Viña del mar da a las actividades culturales.

Para lograr estos y muchos otros objetivos, la Ilustre Municipalidad de Viña del mar está organizada jerárquicamente como muestra el siguiente organigrama.

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO.

Los límites de nuestro sistema serán la dirección de administración y finanzas en el departamento de finanzas y en el departamento de infraestructura y recursos materiales abocándonos principalmente a su sección de servicios generales y consumos básicos, tal como muestra el diagrama siguiente.

La sub-sección de consumos básicos es la encargada de llevar todas las cuentas y/o gastos que tiene la Municipalidad (llámense electricidad, telefonía, etc.), se encarga de recibir dichas cuentas, archivarlas y enviarlas al departamento de finanzas para su posterior cancelación.

En la siguiente tabla se especificarán los servicios

contratados, en que son ocupados, y sus respectivos proveedores.

SERVICIO USO PROVEEDOR

ELECTRICIDAD	Semáforos, instalaciones, estadios	CHILQUINTA Y CONAFE
AGUA POTABLE	Instalaciones, estadios, grifos	ESVAL
INTERNET	Computadores de instalaciones	TERRA, ENTEL
TELEFONIA FIJA	Todas las instalaciones	TELEFÓNICA
ARRIENDO FOTOCOPIAS	Instalaciones, imprenta	XEROX
GAS LICUADO	Instalaciones en general, estadios	GASCO
SEGURIDAD	Instalaciones con valores (museos, tesorerías)	ADT Y GUARD SERVICE
CORREOS	Instalaciones en general	CORREOS DE CHILE
TELEGRAMA	Cargos importantes y emergencias	TELEX CHILE
TELEFONIA MOVIL	Funcionarios, alcalde, concejales	TELEFÓNICA MOVIL Y BELLSOUTH
SISTEMA RED TELEFÓNICA	Todas las instalaciones están conectadas con anexos	DATA RED
RADIO TRANSMISORES	Radio-patrullas municipales.	GALLYAS

2. ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL.

2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL.

NIVEL 0

NIVEL 1 / 1 “CORREOS DE CHILE”

NIVEL 2 / 1.1 “SECRETARÍA DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA”

NIVEL 2 / 1.2 “DEPARTAMENTO DE FRANQUEO”

NIVEL 2 / 1.3 “DEPARTAMENTO DE CLASIFICACIÓN”

NIVEL 2 / 1.4. “DEPARTAMENTO DE REPARTIDORES”

NIVEL 3 / 1.4.1 “CARTERO O REPARTIDOR”

NIVEL 1 / 2 “ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE VIÑA DEL MAR”

NIVEL 2 / 2.1 “DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES”

NIVEL 3 / 2.1.1 “DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS”

NIVEL 4 / 2.1.1.1 “RECEPCIÓN DE CUENTAS”

NIVEL 4 / 2.1.1.2 “CONTADOR Y ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS”

NIVEL 2 /2.2 “DEPARTAMENTO DE FINANZAS”

NIVEL 3 / 2.2.1 “CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

NIVEL 4 / 2.2.1.1 “SECETARÍA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

NIVEL 4 / 2.2.1.2 “ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

NIVEL 3 / 2.2.2 “DIRECTOR DE FINANZAS”

NIVEL 3 / 2.2.3 “TESORERÍA”

MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL.

NIVEL 0

NIVEL 1 / 1 “CORREO”

NIVEL 1 / 2 “MUNICIPALIDAD”

NIVEL 2 / 2.1 “DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES”

NIVEL 3 / 2.1.1 “DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS”

NIVEL 4 / 2.1.1.1 “ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS”

NIVEL 2 / 2.2 “DEPARTAMENTO DE FINANZAS”

NIVEL 3 / 2.2.1 “CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

NIVEL 4 / 2.2.1.1 “ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

NIVEL 3 / 2.2.2 “DIRECTOR DE FINANZAS”

NIVEL 3 / 2.2.3 “ TESORERÍA”

NIVEL 0

NIVEL 1 / 1 “MUNICIPALIDAD”

NIVEL 2 / 1.1 “DEPARTAMENTO DE FINANZAS”

NIVEL 3 / 1.1.1 “SECCIÓN DE CONSUMOS BÁSICOS”

NIVEL 3 / 1.1.2 “CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO”

NIVEL 3 / 1.1.3 “DIRECCIÓN DE FINANZAS”

NIVEL 3 / 1.1.4 “TESORERÍA”

NIVEL 1 / 2 “TRANSACCIÓN BANCARIA”

NIVEL 2 / 2.1 “BANCO”

3.2 DOMINIO DE CAMBIO

EL PROBLEMA.

El problema que se detecta en esta área es la gran cantidad de procesos por los que tiene que pasar la recepción, y luego cancelación de cuentas, deben pasar por dos departamentos y en cada uno de ellos por sus distintas secciones, lo que aumenta el tiempo entre que llega la cuenta hasta que es finalmente cancelada.

3.2.2 ESPECIFICACION DE LA AUTOMATIZACION

INICIO

SI LLEGA_CUENTA AND VERIFICA_CUENTA ENTONCES

ENVIAR_A (DEPARTAMENTO_DE_FINANZAS.CONSUMOS_BASICOS , CUENTA)

RESPALDAR_EN_CONTABILIDAD

ENVIAR_POR_EMAIL_A(DEPTO_DE_PRESUPUESTO_Y_CONTABILIDAD,CUENTA)

FIN-SI

SI NO_APRUEBA_PRESUPUESTO(CUENTA) ENTONCES

ENVIAR_A(CONTRALOR , CUENTA)

SI CONTRALOR_APRUEBA(CUENTA) ENTONCES

ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA)

FIN-SI

SINO

ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA)

SI ESTA(TESORERIA,CUENTA) ENTONCES

ENVIAR_A(CUENTA_EN_LINEA_INF,CUENTA)

CUENTA_EN_LINEA(CUENTA,BANCO,EMPRESA)

FIN-SI

FIN

3.3 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUALES DEL SISTEMA

PROPUESTO.

Se pueden apreciar diferencias entre el actual y el nuevo, por ejemplo está el ahorro de tiempo al incluir en sólo un departamento tanto la sección de consumos básicos como el departamento de finanzas, lo que agiliza el movimiento de documentos entre estos por estar ubicados en las mismas dependencias.

Se observa también un mayor aprovechamiento de los servicios "en línea" para el envío de documentos importantes y para hacer transacciones comerciales, depósitos y giros bancarios.

En fin, el sistema es optimizado minimizando el tiempo de espera en el pago de cuentas, también se evita el extravío de documentos por correo o por baliza, pues ahora todos estos son "movidos" por Internet.

3.4 DICCIONARIO DE DATOS

Nivel 0 :

Proveedores: Entidades encargadas de suministrar los servicios básicos que la Municipalidad necesita, tales como agua, electricidad, telefonía, etc.

Cuenta: Documentos en el que se indica el valor de un servicio cualquiera luego de un determinado tiempo de la entrega de este servicio.

Correo: Entidad encargada de transportar la correspondencia dentro y hacia fuera del pais. La correspondencia después de este proceso sale franqueada, con timbres que indican que dichos documentos u encomiendas están a cargo de correos hasta que llegue a su destino.

Cuentas Franqueadas: Documento o carta timbrada por correos que indican el pago del servicio de transporte o de correspondencia, quedando esta bajo responsabilidad del correo mientras hasta que llegue a su destino,

Municipalidad: Organización encargada de velar por la ciudad o un término jurisdiccional regido por un ayuntamiento en ella existen varios departamentos vinculados al progreso de esta.

Pago: Satisfacer [una deuda o una carga pública]:

Nivel 1

Servicios: Utilidad o provecho que a uno resulta de lo que otro hace en su favor.
Oficio: Comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del estado y, por extensión, la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellos.

Valija : Saco de cuero, cerrado con llave, donde llevan la correspondencia los correos. La cerrada y precintada, que contiene la correspondencia oficial entre un gobierno y sus agentes diplomáticos en el extranjero y que, por su importancia, no se confía al servicio de correos. O bien El mismo correo.

Contralor : funcionario encargado de examinar la contabilidad oficial.
Inspección, control.
Contabilidad : Orden adoptado para llevar las cuentas en debida forma. La que llevan algunas empresas, para falsear los resultados con fines fiscales. Sistema contable que permite una representación cuantitativa simplificada de la economía. Conjunto de procedimientos que rigen la ejecución financiera y la comprobación de las operaciones del estado y demás entes públicos.

Informe de sobreconsumo: este documento se entrega en caso de que las cuentas sobrepasen el presupuesto estimado de acuerdo al promedio de años anteriores.

Tesorería: Cargo administrativo de la persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una colectividad.

Recursos: Medio para conseguir algo en caso de apuro. Bienes, medios de subsistencia

Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa . Expedientes, arbitrios para salir airoso de una empresa

3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACION

Analizando el diagrama de flujo se visualizo una manera de agilizar el pago de cuentas , un método que se inicia a partir del auge de Internet, en la cual nos vamos a apoyar para también agilizar la "valija, con lo que se incrementa el flujo de información cuando las cuentas llegan , hasta cuando son despachadas vía Internet

*

valija

Bodega de cuentas

Bodega de cuentas

proveedores

Departamento de clasificación

Bodega de cuentas

Departamento de repartidores

Departamento de franqueo

Depto de clasificación

I. municipalidad de viña del mar

Depto de clasificación

viña del mar

Correos de Chile

Correos de Chile

Contador y encargado de consumos básicos

Recepción de cuentas

Libro de ingresos

Encargado de contabilidad y presupuesto

valija

Secretaria de contabilidad y presupuesto

Oficio

Tesorería

Contabilidad y presupuesto

Director de finanzas

proveedores

Informe de sobreconsumo sólo si el monto es superior al presupuesto

órgano contralor

Proveedores

municipalidad

Depto de finanzas

Correos de Chile

Depto de finanzas

Director de finanzas

Depto de servicios generales

Director de finanzas

Órgano contralor

Dir. De finanzas

proveedores

3 MODELO DEL SISTEMA NUEVO.

3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO.

Consumos básicos

Dirección de finanzas

Tesorería

transacción bancaria

municipalidad

Proveedores

municipalidad

*

valija

valija

valija