DE ALGUNAS REFERENCIAS GENERALES

SOBRE LA CONTABILIDAD

GENERALIDADES

Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente técnico que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. Ya sea que se esté preparando un presupuesto para el hogar, conciliando la chequera, preparando la declaración de renta, o manejando una entidad estatal como un ministerio o una empresa industrial y comercial, se está trabajando con conceptos contables y con información contable.

Nos encontramos en una era contable. Aún cuando la contabilidad ha logrado sus más dramático progreso en el campo de los negocios, la función contable es vital para cada unidad de nuestra sociedad. Las personas privadas deben informar al gobierno sobre sus ingresos. El Estado, las ciudades y las pequeñas poblaciones deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus realizaciones.

La interpretación y análisis no sólo pertenecen al dominio de los contadores. Si los gerentes o directores, inversionistas, acreedores y la sociedad en general han de hacer uso efectivo de la información, también deben tener alguna idea de cómo se han logrado reunir las cifras y que significan. Un gerente administrativo, un inversionista, un acreedor o una persona particular que carezcan de información contable, se ve limitado en cuanto a la gestión de las organizaciones, en cuanto a la toma de decisiones y en cuanto al mismo control que puede o que debe realizarse.

DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Cualquier empresa o negocio de orden privado o público tiene objetivos determinados entre los cuales, los más importantes son obtener un beneficio, una utilidad y mantenerse solvente, es decir, disponer siempre de fondos suficientes para pagar las deudas a medida que vayan apareciendo.

En cuanto a la utilidad, es de destacar que, en el campo gubernamental, esta no siempre significa un aumento del patrimonio o de capital; por lo contrario, implica o tiene como punto esencial la obtención o la posibilidad de contribuir con el bienestar de la sociedad o de determinados sectores.

Pero, ¿Cómo saber cuándo se esta obteniendo utilidades o sufriendo perdidas?, ¿Cómo saber si la organización es solvente o insolvente?. La respuesta nos lleva a la contabilidad como herramienta fundamental en los procesos de gestión, toma de decisiones, control y evaluación.

Del análisis y evaluación económica-financiera:

Si nos detenemos a pensar, podemos expresar de una manera simple, el manejo de una entidad consiste: en decidir qué debe hacerse, ver que existan los medios necesarios y emplear el recurso humano para que lleve a cabo estas tareas.

En cada paso de este proceso el administrador o gerente se enfrenta con variadas opciones, y cada decisión para hacer algo, o para no hacerlo, representa una elección y en la mayor parte de los casos la posibilidad de tomar una decisión acertada depende de la oportunidad, cantidad y validez de la información disponible.

Diversos modelos y técnicas de análisis financiero son utilizadas cada día por los administradores-gestores, con el objeto de determinar las mejores opciones para la colocación de recursos. Así, las razones de liquidez de endeudamiento o de apalancamiento financiero, de productividad y de cobertura son tenidas en cuenta a la hora de tomar decisiones tanto en el sector público como en el privado. El establecimiento de dichas técnicas y modelos se realiza de acuerdo a la información disponible y los estados financieros, que son de gran utilidad en este campo.

DE LA EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD

Como un hecho generalizado, también en Colombia en el presente siglo el concepto de contabilidad en el sector privado, ha evolucionado de simples procesos de registro, como instrumento estático que aseguraba el cumplimiento de requisitos legales, hacia sistemas de información estadísticos y dinámicos, con objetivos de análisis, retroalimentación, gestión y control.

Al observar en el sector público colombiano, de acuerdo con el recorrido de los sucesos históricos de evolución de los organismos responsables de los aspectos contables, no se puede predicar lo mismo, por que a pesar de los profundos cambios y transformaciones en las funciones, misión, objetivos, estructura y operación de los entes públicos, la evolución de la contabilidad no ha tenido la capacidad de adaptación y respuesta a las cambiantes necesidades de información del estado; específicamente en este campo de lo contable, a los sistemas, diseños y procedimientos no se le ha dado la importancia debida, ni se le utiliza como instrumento administrativo y de gestión.

De los sustentos de la contabilidad:

La información contable y la contabilidad en si mismas, como todos los medios y acciones de poder descansan sobre un conjunto de ideas y postulados fundamentales, así como sobre unos propósitos que en especial buscan definir y determinar la razón de ser, su importancia y necesidad de sus desarrollos, para esta disciplina la información es el objeto central y básico.

La contabilidad informa acerca de las operaciones económicas-financieras que inciden y fluyen a través de la entidad, para satisfacer una determinada demanda de esos recursos, con orientación a determinados programas; los contenidos de las informaciones difieren de una organización a otra, de acuerdo con sus campos de acción y operatividad.

Del concepto general:

En términos generales la contabilidad es una disciplina del conocimiento humano, con fundamentos sistémicos, estadísticos y de gestión, que se encarga de ordenar, clasificar, sintetizar, analizar e interpretar datos económicos-financieros, que van a permitir la toma de decisiones de los distintos agentes, que confluyen directamente sobre la organización que emite tal información; con aplicaciones internas y externas a la entidad; por lo cual, tiene importancia en el nivel interno, para la propia institución en su dirección o gerencia y demás unidades; en el orden externo con todos los organismos que por cualquier circunstancia se esté relacionado.

Como resultados finales, la información producida a través de esta disciplina se agrupa y presenta por medio de los estados financieros, los cuales pueden ser de tipo cuantitativo y cualitativo, a los diferentes usuarios; sin embargo, así como aparece gran variedad de actores sobre las organizaciones también existe multiplicidad de entidades y áreas especializadas en las que se presenta la contabilidad, es el caso de la contabilidad de costos, la tributaria, bancaria, de cooperativas, la comercial y la gubernamental ente otras.

De la contabilidad en el sector público:

Aunque la connotación de la teoría general de la contabilidad se ha desarrollado con mayor rapidez y fundamentación en el ámbito del sector privado con ánimo de lucro, que en el sector de lo público o gubernamental; la utilización de la disciplina contable con sus principios y procedimientos en la contabilidad pública son manejados en el mundo entero; y en estos momentos se empieza a observar el papel relevante que ha comenzado a tener en nuestro medio sobre la política macroeconomía y social, como sobre las cuentas nacionales y las informaciones contables de los distintos entes públicos.

Cabe anotar, que en cumplimiento de sus funciones y siendo uno de los objetivos del estado introducir cambios a la sociedad a través de políticas, que estos cambios deben ser influidos por el impacto social y económico que puede generar; los conceptos aplicados en la contabilidad pública de valuación de gestión y resultados y la medición de los mismos, deben ser diferentes a los de la contabilidad privada cuyo principio general es el lucro, mientras en el sector público se observa la función social.

Del nuevo contexto de la contabilidad:

El objetivo como ya se mencionó de la contabilidad es la información, sin embargo no solo el registro y análisis de las transacciones es la fuente primordial de la contabilidad, en el nuevo contexto contable la información económica-financiera debe servir para la formación de las bases de datos estadísticos, para la evaluación del desempeño de la administración y gestión, para la calificación de los contratos realizados, como herramienta esencial de la toma de decisiones, como un factor preponderante en el manejo tributario; desde el punto de vista del gobierno y de la administración pública: como la fuente primordial de la eficiencia en la asignación de recursos, de la planeación, administración, gestión, toma de decisiones, control y evaluación del manejo de los recursos públicos.

QUE ES UN SISTEMA CONTABLE?

Un sistema contable es un proceso estadístico de información; en si, es el conjunto de acciones, operaciones y tareas mediante las cuales se reconocen, se autorizan, se calculan, se clasifican, se registran las transacciones, se acumulan, se resumen y se procesan las diferentes informaciones. Los procesos pueden ser manuales, mecánicos o electrónicos; y son la ejecución real de las etapas del sistema. Con base en las disposiciones legales que le enmarcan, cada organización define sus sistemas en forma particular y singular; los métodos de los proceso dentro de cada sistema son muy variados, dependiendo del volumen y naturaleza de las transacciones, como del campo y objeto de la actividad.

DE LA GERENCIA Y LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

La contabilidad administrativa es la producción de información estadística-contable permanente para efectos de gestión y toma de decisiones; generalmente tiene prioridad en los datos y los estados financieros relativos a sectores o divisiones en la organización, sin dejar de lado los estados financieros generales elaborados para la propia organización considerada como un todo; para su producción se debe tener encuenta:

Esta contabilidad es considerada como información interna restringida, ya que su finalidad primordial es la de proporcionar información de datos operacionales a los responsables de la toma de decisiones, sin olvidar que ésta información es básicamente estadística y financiera

La información contable administrativa debe adaptarse a las necesidades de la decisión y de la persona que debe tomarla, por lo cual, el objeto final de la contabilidad es el uso de esa información: su análisis e interpretación; sin embargo, los que han de manejar esa información deben tener en cuenta el cómo se ha logrado reunir las cifras y el qué significa las limitaciones que presenta

Debe observarse los factores que determinan la evolución de una organización tales como la imagen proyectada a personas ajenas a la administración, la ampliación y el crecimiento del mercado, los proyectos de inversión, etc., dependen en gran medida del manejo contable dado al interior de la organización. En lo anterior radica la importancia que la contabilidad tiene en el proceso de toma de decisiones y en los procesos administrativos de planeación, dirección y control

Toda decisión administrativa importante puede tomarse razonablemente sólo si se conoce el rendimiento obtenido en el pasado y la situación actual de la organización en su totalidad. Como consecuencia a lo anterior se puede evaluar la evolución de la organización en los últimos años y por lo tanto establecer proyecciones estimadas a corto y largo plazo

Para el gerente o director es de vital importancia la evaluación de los resultados, tanto como la de costos, situaciones que nos dicen como ha sido la gestión de la entidad en un momento dado

También para el análisis de cuestiones tales como la expansión, la diversificación o la especialización de la organización, es requisito previo la comprensión y evaluación de los estados financieros, tanto que puede considerarse al sistema contable como modelo de la organización y al gerente capaz de manejar dicho modelo puede considerar sus decisiones como operaciones contables, pues está en capacidad de medir sus repercusiones en los estados financieros y en el porvenir de la institución. Es preciso que esta comprensión se base en los principios de valoración, pues sin ello lo más posible es que sus conocimientos sean inútiles y fácilmente olvidables

De otras funciones de la contabilidad:

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadistica nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.

LA CONTABILIDAD Y LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

La gerencia o dirección de las entidades controlan las operaciones de la organización, a través de tres procedimientos principales:

1. De la planeación:

La planeación es el procedimiento para decidir la forma de actuar o proceso de toma de decisiones; es la forma para descubrir cuales son las opciones disponibles y para elegir entre ellas. Se basa en tres modalidades:

• La formulación de las normas políticas: corresponde a la implementación de las reglas que determinan el sentido que tomará la empresa y la forma por la cual optará,fijando asi los linderos dentro de los cuales ha decisido actuar la gerencia

• La forma de toma de decisiones, o sea la elección entre las soluciones a escoger para problemas concretos operativos o financieros, dentro del marco determinado por la norma política, y

• La formulación de presupuestos, es decir, la preparación de planes operativos y financieros, para un determinado periodo de tiempo.

De la contabilidad administrativa y la decisión:

Las características para decidir dentro de las tres formas de actuar, exigen que se elija entre las opciones que se ofrecen:

• Sirve de base a dichas opciones el principio marginal, según el cual la información para tomar decisiones debe indicar las diferencias entre las formas optativas de actuar

• Otra característica del proceso de planeación, radicada en la importancia que tiene el futuro en la organización

• Las decisiones sólo influyen en lo que está por suceder no en lo que ya ha sucedido

• Los datos históricos son útiles para tomar decisiones solo en la medida en que contribuyen a hacer las formas optativas de actuar

• La contabilidad administrativa tiene efectos micro-económicos, pues cuanto mejor sea la información contable provista, mejores decisiones podrán tomarse y mejores resultados obtenerse

• La contabilidad administrativa también tiene efectos macro-económicos, en el análisis y toma de decisiones frente a los agregados nacionales

Del control:

Los procedimientos de control de responsabilidades, exigen la valoración y la información de los resultados de las operaciones. La información para fines de control está íntimamente ligada al concepto de responsabilidad; es decir, es preciso informar a los funcionarios responsables de los resultados, acerca de estos.

Los informes para control son siempre comparativos, es decir, facilitan las comparaciones entre rendimientos registrados frente a lo presupuestado y algunos otros puntos de referencia; también puede hacerse con un periodo de tiempo anterior; en cualquier caso éstos deben indicar las desviaciones del desempeño actual, respecto de los planes o rendimientos anteriores que se usan como punto de referencia; el gerente o director debe investigar las causas y tomar las medidas apropiadas para corregir los posibles errores.

3. Ajuste de planes y análisis de resultados:

La tarea de estructurar los sistemas de acumulación de datos y de información, que sirven tanto para tomar decisiones como para satisfacer las necesidades de control por parte de la gerencia o director y para los informes externos, es de las que constituyen en si una difícil prueba y que a menudo causan reacciones puesto que los datos destinados a un objetivo pueden en cierto modo estar en pugna con los destinados a otro.

Para un buen análisis en materia de datos contables inminentemente se tiene que recurrir a la ayuda de otras ciencias como la estadística para evaluar los datos y lo que ellos expresan y la economía, puesto que, la contabilidad considera elementos económicos-financieros como el patrimonio y la riqueza. Respecto a la relación con la segunda podemos considerar que algunas valoraciones contables se basan en conceptos económicos, como los de costos o valor actual, por tanto es razonable buscar un acercamiento entre la contabilidad y la economía, pero esto no implica que la primera deba subordinarse a los criterios de la segunda. Antes de incorporar un criterio de la ciencia económica a la técnica contable debe analizarse:

• Si su empleo coadyuva al logro de la información útil para la toma de decisiones

• Si la teoría económica que dio lugar a su desarrollo guarda relación con las necesidades de los usuarios de los estados contables

Es importante distinguir y diferenciar, que la contabilidad como disciplina y como proceso de información para la toma de decisiones, no debe confundirse con la sola teneduría de libros, que trata sobre los aspectos mecánicos del procesamiento contable.

DE LOS HECHOS ECONOMICOS QUE AFECTAN LAS ORGANIZACIONES

Los hechos económicos que afectan a las organizaciones pueden ser de tres clases:

• Aquellos que implican una interacción con terceros, por ejemplo: pagos en efectivo para satisfacer obligaciones, entrega de bienes o prestación de servicios a terceros a cambio de promesas de pago

• Otros de carácter externo a la organización pero que no suponen una interacción con terceros, por ejemplo: cambios en las condiciones económicas, cambios en las leyes, accidentes naturales, tales como incendios e inundaciones, cambios en los domicilios de los proveedores y clientes, el transcurso del tiempo, que es también un hecho económico que produce la acumulación de intereses y la modificación del valor de activos

• Por último, están los hechos económicos internos de la organización, ejemplo: la modificación en el estado de los activos, como en el caso de materias primas que se transfieren al producto en proceso de fabricación; las decisiones operativas, como los cambios de precios y condiciones en las ventas, las correcciones de errores, como puede ser el ajuste de una nómina incorrecta.

Todos los hechos económicos incluidos en el primer grupo implican cambios en la situación de una organización y por tanto, deben ser registrados; en cambio, sólo algunos del segundo y tercer grupo suponen cambios en la situación de la entidad; el resto son modificaciones del entorno o decisiones de carácter interno que pueden afectar el desarrollo futuro de la actividad del ente pero en el momento en que tiene lugar, no suponen ningún cambio real para la misma; por ejemplo: un cambio en los precios de venta tendrá un efecto en los resultados de la firma, pero sólo cuando ésta empiece a vender a los nuevos precios; un alza en los tipos de interés encarecerá los nuevos préstamos que vayamos a solicitar, pero por lo general, no tendrá un efecto inmediato en el endeudamiento actual de la institución.

En conclusión y consecuentemente con lo prescrito, algunos pero no todos los hechos económicos que afectan potencialmente a la naturaleza y el valor de los recursos de una entidad se reflejan en sus registros contables, éstos pasan a ser de orden literal o cualitativos o simplemente informativos sin incidencia estructural; pero si hacen parte en su totalidad todos movimientos y hechos de orden financieros.

DEL PROCESO CONTABLE

La contabilidad, vista como un sistema, tiene por función registrar, clasificar y resumir sucesos traducibles en unidades monetarias; a partir de tal definición, se pueden identificar los distintos documentos contables en función de los sucesos económicos, a saber:

Los registra, por orden cronológico, en el diario

Los clasifica y acumula, según el plan de cuenta elegido, en el mayor

Al cierre de período los datos contables los ajusta, procesa y clasifica

Los resume y ordena, en los estados contables: balance, estado de resultados, estado de tesorería, cuadro de mandos, flujo de fondos, etc..

Los estados contables constituyen el marco conceptual de la contabilidad y son los que mejor ayudan a comprenderla, aunque por supuesto los elementos que sirven para elaborarlos pueden ser muy sofisticados y su manejo exigir una buena preparación.

Un periodo contable esta marcado por dos balances el de la fecha inicial y el de la fecha final; y por otros tres estados que explican lo sucedido durante todo este tiempo: estado de resultados, tesorería, flujo de fondos y estados e informes auxiliares.

RELACIONES DE LA CONTABILIDAD

Los diferentes diseños, sistemas y procedimientos de la contabilidad en su objeto de producir información económica-financiera con sus correspondientes medios, productos y resultados, se relaciona en diferentes aspectos, observemos algunos de ellos:

• se relacionan no solo con personas o grupos de personas con actividades socio-económicas definidas, sino con todas las personas cuya actividad tiene un desarrollo sistemático controlable numéricamente

Esto involucra entes naturales y jurídicos, privados y públicos, sociedades de personas, el estado y sus organizaciones, organizaciones civiles y comerciales, otros tipos de organizaciones nacionales y extranjeras, etc..

• El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad socio-económica en el sector al cual pertenezca; quienes toman las decisiones administrativas necesitan información económica-financiera para ayudarse en la gestión, planeación y el control de las actividades de la organización

• De otra parte, esta información también es requerida por personas externas, tales como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público, competencia, proveedores, etc., quienes han proporcionado dinero a la organización o quienes tienen interés en la entidad que puede servirse de información sobre su posición financiera y resultados de sus operaciones.

Es de ésta forma que el papel del sistema contable de la organización proporciona información hacia el interior y hacia fuera de la misma, por ello la función de la contabilidad es desarrollar y comunicar ésta información a los interesados internamente sobre la organización como también a los de fuera.

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CAMPO DE ACCION DE LA CONTABILIDAD

El campo de acción de la contabilidad es muy amplio, como múltiples son las acciones del que hacer humano y en todas ellas requiere la aplicación de los principios básicos de ella. La contabilidad en sus fundamentos es una sola con diversas aplicaciones, Por lo tanto, inicialmente se puede observar que se dan dos clases de contabilidad: la privada y la pública:

De la contabilidad privada:

La contabilidad privada contribuye a la administración, gestión, control y evaluación de todas las operaciones económicas-financieras y de hecho facilita la toma de decisiones que beneficien la actividad de las organizaciones privadas.

Contabilidad privada: es la que se lleva en las organizaciones privadas cuyos propietarios son personas particulares.

La contabilidad privada es la que se aplica a las entidades particulares o privadas; estos entes se distinguen porque a través de su actividad siempre persiguen lucro, esto es utilidades o ganancias, las firmas privadas son creadas o fundadas por personas particulares o por otras empresas particulares.

La información financiera que suministra un sistema de contabilidad la requieren quienes toman decisiones a nivel gerencial para ayudarse en el planeamiento, gestión, control y evaluación de las actividades de la entidad socio-económica.

La información financiera la requieren también los particulares: propietarios, acreedores, inversiones, el gobierno y el público en general; quienes o han aportado dinero al negocio, o tiene algún otro interés que pueda ser servido mediante información sobre su posición financiera y de los resultados de las operaciones.

De la contabilidad pública:

La contabilidad pública ejerce el control de las operaciones de las entidades públicas del estado y proporciona información que facilite las decisiones sobre el manejo de las finanzas públicas.

Contabilidad oficial: proporciona los mecanismos para registrar todas las actividades económicas y financieras de las entidades y empresas estatales.

Varios autores le señalan a la contabilidad pública, también como la contabilidad oficial y de ella se puede afirmar, que los empleados oficiales se basan en la información financiera como ayuda en la dirección de sus agencias, de la misma manera como lo hacen los ejecutivos de las sociedades; muchos problemas de contabilidad oficial son semejantes a aquellos que ocurren en la actividad privada. No obstante en otros aspectos la contabilidad de asuntos oficiales requiere de un enfoque algo diferente, puesto que no existe el objetivo de generación de utilidades en las empresas oficiales.

La contabilidad oficial es la que se aplica a las entidades del estado, tales como los municipios, los departamentos, la nación, etc. Esta contabilidad se caracteriza porque esta destinada a controlar las operaciones realizadas por la entidad estatal dentro de la rigidez de un presupuesto; generalmente estas entidades se sostienen con ingresos generados por impuestos y son sin animo de lucro. Sin embargo hay entidades llamadas institutos descentralizados o empresas comerciales e industriales del estado que funcionan con animo de lucro pero deben someterse a los controles de la contabilidad oficial.

El gobierno nacional, los departamentos, los municipios, las provincias; todos deben usar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus realizaciones.

Todas las entidades gubernamentales de cualquier nivel, ya sean estatal, local o nacional, deben tener contadores para poder llevar a cabo la función contable como base de sus responsabilidades; las universidades, hospitales, iglesias y otras instituciones sin ánimo de lucro, también y en sierta forma siguen un patrón de contabilidad semejante a la contabilidad oficial.

De los campos de especialidad contable:

Por los diferentes avances y multiplicación de los campos y actividades económicas, hacen que la contabilidad tienda a encontrar campos de especialización. De acuerdo con la actividad de las organizaciones en las cuales se lleve, la contabilidad se subdivide en:

• La contabilidad de costos: que es una aplicación especial de los principios de contabilidad general, con el objeto de suministrar información sobre el costo de producir un bien o un servicio

Contabilidad de costos; se utiliza en las empresas industriales, registra todas las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados.

• La contabilidad comercial: que registra todas las operaciones mercantiles

Contabilidad comercial; se utiliza en las empresas comerciales, se encarga de registrar y controlar todas las actividades que giran alrededor de la compra-venta de mercancías.

• Contabilidad de servicios: su aplicación permite registrar las actividades de las empresas dedicadas a la prestación de servicios.

• La Contabilidad bancaria: relacionada con la prestación de servicios monetarios y todas las operaciones propias del sector bancario

Contabilidad bancaria; se aplica en las entidades bancarias o financieras, para registrar las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro y crédito, como son los depósitos en cuenta corriente y de ahorros, liquidación de intereses, giros, remesas, comisiones, créditos y otros servicios bancarios.

• La contabilidad hotelera: relacionada con la actividad turística

Así como las contabilidades enunciadas, se puede anotar, que todas aquellas actividades que por su especificidad e importancia vayan generando particularidades que requieren de tratamientos de formaciones estadísticas y de registro, que unifican su manejo contable; otras como: contabilidad consolidada, contabilidades internacionales de multinacionales, contabilidad macro-económica, contabilidad de cuentas nacionales, contabilidades sectoriales, contabilidad globalizada, etc..

De algunos aspectos especiales:

• El control contable genera necesidades de tipo teórico, técnico y práctico, que se traducen en el desarrollo de conceptos específicos y de elementos especiales, que facilitan la utilización de los mismos

• Estos elementos especiales son, por ejemplo, los libros de contabilidad, que a su vez requieren de un manejo especial y de una regulación legal que haga válido su contenido

• Al llegar al campo de lo legal, nos damos cuenta que es una actividad reconocida por la ley y por lo tanto sujeta a las disposiciones generadas para su control.

DE LA CONTABILIDAD GENERAL

La contabilidad es de vital importancia para cada unidad u organización socio-económica, de ahí que comúnmente se le ha llamado "el lenguaje de los negocios" - “el lenguaje económico-financiero” - “la expresión económica de las organizaciones”

Inicialmente su propósito fundamental es suministrar información financiera a cerca de una unidad socio-económica u organización: empresarial, comercial, social o pública; la cual es requerida por quienes toman las decisiones, en las etapas de formulación, planeación, gestión, control y evaluación de las actividades de la entidad.

La contabilidad y la teneduría de libros:

La contabilidad se extiende más allá del hecho de crear registros e informes, esto es de la teneduría de libros, que se ocupa de anotar los hechos contables lo cual es un proceso mecánico y repetitivo y es el proceso más simple; adicionalmente participa en otras tareas de mayor importancia y envergadura como:

• el procesamiento y producción de información económica-financiera, en la programación, la planeación, la gestión, el control, el análisis de la información contable, la evaluación de resultados, la evaluación gestión, la retroalimentación de información, la formación de tableros de control, etc.

• La contabilidad tiene como otros objetivos el uso de las informaciones que arroja los registros, su análisis e interpretación, para buscar con ello relaciones o enlaces entre los sucesos o acontecimientos y los resultados económicos-financieros

• Además, la contabilidad incluye el diseño de sistemas de información contable, la preparación de estados financieros y presupuestos, estudios y análisis de costos, trabajos de auditoria y control, trabajos sobre impuestos y el análisis e interpretación de la información contable como elemento primordial en la toma de decisiones.

Por lo anterior, queda claro entonces que la contabilidad se diferencia de la teneduría, puesto que la información contable tiene un carácter de fundamental en la actividad de las organizaciones, como para limitarse a producir, llevar o a crear solo los registros de las transacciones económicas financieras.

La contabilidad, el control y la medición de resultados:

La contabilidad como mecanismo de control y de medición de resultados cumple con las siguientes funciones:

• proporciona información oportuna y es un medio de comunicación puesto que ayudan a informar a la administración sobre los planes tomados y los cursos de acción que se deben seguir

• Igualmente, la contabilidad no solamente nos permite medir la rentabilidad y solvencia o no de una unidad económica, sino que proporciona información oportuna como base para la toma de decisiones que permiten conducir a la entidad dentro de un cauce productivo, solvente y eficiente.

La contabilidad y los informes financieros:

Para cumplir con los distintos procesos, son importantes los estados financieros, pues éstos representan los medios por los cuales se muestra una imagen concreta de la situación económica-financiero y de los resultados de la entidad, así como sus causas efectos y condiciones de sus evoluciones y cambios; algunos aspectos de éstos son:

• Los estados financieros resumen toda la información incorporada en los procesos de teneduría de libros y cierre de ciclo contable, que constituye la piedra angular del análisis e interpretación de la información financiera.

• Los datos deben captarse a través de un sistema de control interno que excluya la posibilidad de no registrar alguna operación de la entidad, para después medirla en términos monetarios y clasificarla como activo, pasivo, capital, ingresos, costos o gastos, registrarla en los libros de contabilidad y por ultimo, resumir con claridad la información financiera.

• La significación de la información esta basada en la capacidad de representar simbólicamente o en palabras y cantidades, los resultados de operaciones y su situación económica-financiera, y sus resultados, y no abrumar al lector con detalles y cifras que distraigan su atención de lo importante.

DE ALGUNAS REFERENCIAS GENERALES SOBRE

LA CONTABILIDAD PRIVADA

Por los diferentes aspectos anotados la contabilidad privada cuyo objeto es servir de herramienta para maximizar el ánimo de lucro de la entidad privada, se inscribe en el paradigma de la utilidad, donde no solo es necesaria la información contable para la organización internamente, si no que también lo es para todos los agentes externos que sobre ella interactúan, es decir, el entorno que la rodean; además, las entidades en si son un sistema abierto y su funcionamiento se basa en la teoría de los sistemas, que inscribe a las instituciones o entidades, entes u organizaciones en el sistema abierto del entorno y condiciones externas.

Así aunque de la información económica-financiera contable hoy en día hacen uso diversos agentes, los realmente interesados y para quien se acondiciona mejor la información es para los tomadores de decisiones y para los grupos de inversionistas, como también, para todos los agentes internos y externos relacionados con la actividad y la estabilidad de la organización.

De las normas contables en Colombia:

En Colombia la aplicación de normas contables ha sido unificada a través del decreto 2649 de 1993 y en el se establecen criterios generales de la clasificación, el registro, la interpretación, el análisis y la valuación de los sucesos económicos de las personas obligadas a llevar contabilidad.

Desde otro punto de vista de la contabilidad privada a nivel gobierno, se puede comentar que ha mantenido una evolución un tanto lenta en nuestro medio, ejemplo de ella es la ausencia de casi toda la normatividad con respecto al tema y toma definición sólo hasta 1993, a partir de esta fecha y en respuesta a los procesos y avances de la economía aplicada, se pretende unificar los criterios generales de la contabilidad con los decretos 2649 y 2650, con los cuales se expiden las “Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia” y se unifica el plan de cuentas; se puede afirmar que aunque el proceso de registro a pasado de ser un instrumento estático a uno de tipo dinámico con objetivos de análisis, control y gestión, a un nuestro procesos de adaptación al paradigma de la utilidad del sistema contable a sido muy laxo.

De la extensión de las normas contables:

Luego, los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia son “el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas” lo expresa el Decreto 2649 de 1993, por lo tanto se parte de la premisa de que estos principios deben ser observados desde la perspectiva de la información tanto pública como privada, puesto que las entidades públicas son configuradas también con personería jurídica en su gran mayoría.

CONTABILIDAD EN LAS DISPOSICIONES ACTUALES

En efecto, el decreto 2649 de diciembre 29 de 1994: "por el cual se reglamente la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia"; este decreto reglamenta y gira en torno a la operatividad de la contabilidad y las normas básicas para su ejercicio.

La norma en mención, define y establece los principios de contabilidad generalmente aceptados (pcga) en Colombia; observemos algunos apartes de los primeros cuatro artículos:

Articulo 1o. ... se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

Articulo 3. Objetivos básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tengan de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.

Articulo 4. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

• La información es útil cuando es pertinente y confiable.

• La información es pertinente cuando posee valor de retroalimentación, valor de predicción y es oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

• La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

DEL PRINCIPIO DE LA CONTINUIDAD

Al evaluar la continuidad de un ente económico se deben tener varios aspectos en cuenta para saber si el ente económico no continuara funcionando normalmente.

• Tendencias negativas: como perdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos.

• Indicios de posibles dificultades financieras: como el incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta importante de activos.

• Otras situaciones internas o externas. Restricciones jurídicas o la posibilidad de huelgas, catástrofes naturales.

CONDICIONES QUE HA DE REUNIR LA CONTABILIDAD PRIVADA

Seguidamente enumeraremos, como premisas de trabajo contable, las condiciones que según los tratadistas ha de reunir la contabilidad privada, para que sea eficaz instrumento de análisis de la actividad desarrollada, información de las decisiones y justificación de la rectitud con que ha sido administrada la organización y el uso de sus recursos económicos-financieros.

La contabilidad en sus cuentas, libros y anotaciones ha de recoger y reflejar las variaciones patrimoniales de la organización y las relaciones capaces de producirlas

Debe reflejar las previsiones administrativas y controlarlas

Debe producir la especialización de periodos de tiempo, para señalar sucesivas situaciones de la empresa

Estas situaciones han de presentarse de forma continuada, sin retrasos, a medida que las operaciones se realicen

Debe utilizar una unidad estable a medida de valor

Ha de responder a la verdad de los hechos y a la exactitud de las valoraciones a los mismos asignados

No debe enmendarse nunca, lo escrito debe permanecer

Ha de estar rodeada de garantías legales

Los métodos utilizados han de responder a un correcto sistema técnico adaptado a las necesidades de la empresa

Toda anotación contable ha de tener unqa justificación lógica, juridica y matemática en una operación administrativa demostrable documentalmente.

De la intervención del estado:

El papel que desempeña el gobierno dentro de la contabilidad administrativa es de vital importancia y fundamentalmente tiene dos orígenes:

• como organismo reglamentador a través del legislador, y

• por medio de los impuestos que gravan los ingresos y las utilidades personales y de las organizaciones.

DE ALGUNAS CONCLUSIONES

Seguir hablando de contabilidad, seria posible pero muy largo; en este pequeño ensayo para finalizar; sobre contabilidad podemos hacer los siguientes comentarios:

La contabilidad surge como una forma especial de la historia, consagrada a describir el capital y los movimientos de capitales, en el engranaje analítico de la teneduría de libros de cuentas

Con los adelantos tecnológicos los servicios que presta la contabilidad se han modificado, al tiempo con las estructuras de las organizaciones y como resultado de la modificación de las relaciones entre el gobierno y las distintas entidades, como consecuencia de lo cual el contador debe asumir la responsabilidad en el suministro de la información a la gerencia o dirección, sin llegar a contradicciones provocadas por las diferentes formas de llevar la información al público, aunque en juntos propósitos se hace énfasis en la evaluación y previsión del rendimiento, las diferencias son básicamente de grado y sin llegar a ser incompatibles

El estado ejerce un control a las empresas a través de la contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del código de comercio:

Artículo 19, numeral 3: es obligación de todo comerciante "llevar la contabilidad de sus negocios de acuerdo a las prescripciones legales"

Artículo 48: "todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás normas sobre la materia".

En el curso de las transacciones económicas-financieras se producen beneficios o pérdidas que aumentan o reducen el patrimonio y esos cambios pueden ser observados por la contabilidad a través de sus libros, los que revelan el origen de los resultados por medio de la información que suministran las cuentas

La contabilidad permite resguardar los bienes y derechos de la organización mediante sistemas de control que impidan substracciones, fraudes y errores y tienden a lograr un alto nivel de eficiencia en la ejecución de las tareas a cargo del personal. De nada valdría la información que proporciona la contabilidad, si ésta no ofreciera seguridad en cuanto a maniobras dolosas, equivocaciones y eficiencia del personal.

ASPECTOS LEGALES Y GENERALES DE LA

CONTABILIDAD PUBLICA

BASES CONSTITUCIONALES Y LEGALES DE LA CONTABILIDAD PUBLICA O GUBERNAMENTAL

La constitución política de Colombia propende por la justicia, la Igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz y es así como lo consagra en su preámbulo. Sin embargo para que puedan darse estas situaciones es necesario que se cumplan otros factores, los cuales el mismo texto los consagra.

Bien se ha dicho que quien posee la información posee el poder, en los tiempos modernos, una información bien manejada puede valer tanto como el más poderoso de los medios y así mismo puede ser un elemento fundamental de la paz, puede procurar la felicidad a los ciudadanos o conducirlos inevitablemente al hambre, la pobreza y la desesperación.

La Constitución Nacional es prolija tratando los aspectos relacionados con la información y consagra la obligación de la presentación de algunos tipos de ella como son los libros de contabilidad y documentos privados en su artículo 15º; siguiendo las condiciones y procedimientos que ella y las leyes regulan; por tanto la información que se derive del que hacer contable no puede sustraerse a ella y es por esto que debemos hacer énfasis en su calidad, para que se permita el cumplimiento de los preceptos esbozados en el primer párrafo de estos comentarios.

Del mandato constitucional:

Una de las más importantes formas, para la puesta en marcha de los procesos de participación social, es la generación de información pública, para lo cual y en relación con los aspectos económicos-financieros públicos y para el control de bienes, derechos, obligaciones y resultados de la gestión pública, creó la figura y unidad administrativa independiente, autónoma y del ejecutivo, del Contador General de la Nación, en el artículo 354 de la Constitución Nacional.

“Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien lleva contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría”

“Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley”

“Seis meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional enviará al Congreso el balance de la Hacienda, auditado por la Contraloría General de la República, para su conocimiento y análisis”

Del mandato legal:

Por mandato legal y en desarrollo de la constitución, se le asigna y encarga a la Contaduría General de la Nación de las siguientes funciones:

• suministrar la información contable, pertinente a los manejos económicos-financieros y de los demás recursos públicos, y

• establecer el plan general de cuentas y regular los sistemas y procedimientos de la contabilidad pública que deben regir en el estado colombiano.

El nuevo organismo administrativo con funciones de prescribir los sistemas contables para todo el territorio nacional y llevar la contabilidad de la nación se le denomina La Contaduría General de la Nación, fue establesida y desarrollada mediante el decreto 85 de Enero 10 de 1.995.

Posteriormente en cumplimiento del artículo 354 del mandato constitucional, se promulgó La ley 298 de 1996, con la cual define este organismo como una Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica. La figura constitucional del Contador General de la Nación y esta norma obedece a las políticas internacionales de la necesidad en todos los estados de producir información veraz, clara y oportuna.

DE LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Aunque la preparación de la información contable pública en Colombia no nació precisamente con la creación de la Contaduría Pública, es a partir de ésta que se busca unificar los criterios propios de realización de la generación de la información y el control de la misma, funciones que hasta antes de la constitución del 91 realizaba en forma muy irregular la Contraloría General de la República.

De esta forma se consolida la creación y búsqueda de nuevos objetivos de la Contabilidad Pública en Colombia, atrás han quedado los controles de co-administración previos y perceptivos soportados en las informaciones presupuestales y de tesorerías preparadas y avaladas por la Contraloría, hoy a este organismo se le asigna el control posterior y selectivo fundamentado en información contable, que involucra metodologías como la acusación, la depreciación los ajustes por inflación y la valuación de los costos ambientales entre otros.

Del sistema contable:

Un sistema contable no es más que un sistema integrado de información institucional, con el cual se pretende lograr un adecuado y total control de las acciones de la entidad, ya que como lo entienden los nuevos pensadores contables y las Ciencias Económicas y Administrativas, la Contabilidad ha pasado de ser un sistema de conteo numérico legal a convertirse en un complejo sistema de relaciones administrativas de gestión, control y evaluación, basado en los movimientos administrativo-económicos-financieros de las entidades.

De las áreas nuevas contables:

Áreas nuevas de análisis como son los costos ambientales que toman un nuevo auge como la Contabilidad Social, ocupan actualmente las páginas de la investigación contable, ya el concepto del Contador-tenedor de libros y Contador-Verificador de cifras y de legalidad, se traslada y da lugar a una nueva generación de Profesionales, los Contadores Públicos con espíritu disciplinal que además de los requerimientos puramente del diario, son capaces de comprender su responsabilidad social y responder a ella en los términos que la misma Constitución Política ha consagrado, con economía, eficiencia y equidad.

Por la misma razón de que la función del Contador Público no es de manera alguna una función neutra, con la cual las personas no se ven afectadas, sino que es una función de carácter social y que debe responder a unos preceptos constitucionales, es menester que sea ejercida por unos individuos con calidades morales excepcionales, en el cual se conjuguen la honradez y el sentido de servicio a la comunidad.

De los estados contables:

En los estados contables en los cuales la labor del Contador Pública se refleja, por ser su producto final; una información que a todas luces es de carácter general y de interés público, que por lo tanto debe ser reglamentada, primero que todo por el consejo técnico de la profesión por ser de carácter técnico y en segundo término debe ser ascendida al carácter de norma legal, para que toda la comunidad se vea obligada a su cumplimiento y pueda por tanto ser una herramienta de control eficaz.

DE ALGUNOS ASPECTOS DE INDUCCIÓN A LA

CONTABILIDAD PUBLICA

ASPECTOS GENERALES

En los últimos años se han venido transformando los métodos de incorporación de la contabilidad pública o del gobierno, debido al empeño de funcionarios como los del Ministerio de Hacienda y entidades como la Universidad Escuela Superior de Administración Pública U-ESAP, implicados en el proceso de investigación de los sistemas y procedimientos de control de las finanzas del Estado, que permanentemente trabajaron el tema y dejaron sentadas las bases de lo que hoy es la contabilidad pública; ya con el nacimiento de la Contaduría General de la Nación, este organismo asumió la tarea de dar orden a esta importantísima disciplina a todos los niveles de la nación.

Transformación que ha permitido poner de manifiesto, que los métodos y sistemas de incorporación de las partidas se basaban en técnicas contables prescritas para las organizaciones privadas y llevadas a resoluciones para los entes públicos; y en actitud basada en el principio de la legalidad se implantaban a ultranza por la Contraloría General de la República, en desmedro de la aplicación integral de los principios contables y en particular de la causación, el cual tiene carácter universal de aceptación para los sistemas de la contabilidad pública.

DE LAS ORGANIZACIONES PUBLICAS

Las entidades estatales son de gran utilidad y persiguen, de alguna manera, los mismos objetivos de una organización privada, pero determinados por el bienestar general de la sociedad a la cual sirven. Para el logro de dichos objetivos se requiere de procesos administrativos, financieros, de control, de gestión, de planeación y de muchos otros. Así mismo involucra recursos económicos, humanos, financieros, tecnológicos y de conocimiento.

A través de la implementación de programas y proyectos se busca satisfacer necesidades sociales y para ello se requiero que los recursos disponibles sean utilizados de la forma más racional posible con miras a solucionar las deficiencias más apremiantes que la sociedad presenta ya que, como es bien sabido, los recursos son limitados para atender las diversas necesidades.

De ahí que una buena administración y gestión, necesita manipular correctamente los recursos públicos para cumplir con su tarea social, lo cual implica no sólo la consecución de los mismos sino su manejo y su distribución eficiente y con equidad.

Es de observar que la finalidad de la administración pública no es la obtención de un beneficio o utilidad, como ocurre en la mayoría de las organizacines privadas, su misión consiste en satisfacer intereses colectivos y su objetivo es proporcionar a la sociedad servicios que quedan fuera del juego normal de una economía de mercado, por lo que deben ser realizados por los órganos estatales, o varios niveles del gobierno central, gobiernos regionales y gobiernos locales.

DE LOS ENTES PUBLICOS

Los entes públicos se entienden como tales, aquellos que presenten cualquiera de las siguientes situaciones, en desarrollo de su actividad administrativa o cometido estatal:

• Origen: su creación, autorización o transformación, está prevista en la Constitución Política, o en disposiciones legales

• Actividad: su función administrativa o cometido estatal se encamina a satisfacer intereses de la comunidad, mediante la producción de bienes o la prestación de servicios individuales o colectivos

• Ausencia de ánimo de lucro: cualquiera sea la finalidad, sus resultados tienen como propósito la distribución del ingreso y riqueza nacional

• Fondos Públicos: para desarrollar su actividad se provee de fondos públicos, obtenidos de ingresos fiscales, recursos parafiscales, venta de bienes, prestación de servicios, transferencias o aportes de capital

• Sistema presupuestal: su actividad se desarrolla bajo el contexto de un régimen presupuestal limitativo y vinculante

• Sujetos de control fiscal: por mandato constitucional, su control incluye aspectos financieros, de gestión y de resultados

• Régimen legal propio: su actividad se encuentra enmarcada en el ámbito del ordenamiento jurídico público

Del sector público:

Se reconoce como sector público: el sector gubernamental, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta, así como a las empresas públicas, entre otras.

DEL ORIGEN DE LA CONTABILIDAD PUBLICA

Se hace la alusión de que inicialmente la contabilidad gubernamental, nacional o pública, tubo su origen bajo los criterios del control de la burocracia imperante y promovida por el estado benefactor promulgado por John Maynar Keynes; esquema que creó grandes problemas en economías sobre todo en países en vía de desarrollo, los cuales se vanagloriaban de sus grandes monopolios estatales llenos de ineficiencia y despilfarro; se le atribuyen El los primeros ordenamientos de la contabilidad al servicio del estado.

Sin embargo, los procesos de globalización y apertura han permitido que en el mundo entero el estado entre a competir con su sector público con el privado en los sectores susceptibles de producir rentabilidad; es en este preciso momento donde la necesidad de reducir el tamaño y las funciones de estado entran a ser piezas claves en el proceso de modernización, por tanto, se convierte en necesario evaluar la gestión de los funcionarios públicos con el fin de reducir los costos y convertir en competitivas estos grandes monstruos típicos de los estados; la ausencia de mecanismos de valuación de la gestión y de los recursos con llevo a la búsqueda de mecanismos de información, que pueden servir de base para la asignación de responsabilidades en el sector público.

LA INFORMACION TRADICIONAL DE REGISTRO PRESUPUESTAL

Hasta entrado el año 1995, los procesos de obtención, registro y control de la información financiera generada por los entes públicos, se han venido desarrollando, conceptual y normativamente, con fundamento en proceso presupuestal que comprende las etapas que van desde su programación hasta su ejecución; en concordancia con la actual propuesta constitucional de administrar el Estado, en un contexto de descentralización política y administrativa con autonomía en la ejecución.

Este enfoque eminentemente legal, del registro y control de los actos de la administración pública, esta circunscrito a verificar la aplicación del conjunto de normas que rigen la conformación, aprobación ejecución y control de los presupuestos públicos, así como también a determinar las responsabilidades de los diferentes agentes administradores en procura de alcanzar la mayor eficiencia, eficacia y transparencia de su gestión.

En consecuencia, durante este prolongado período, la administración pública, motivada fundamentalmente por el afán de cumplir con la rendición de cuentas y frente a la imperiosa necesidad de justificar sus gastos, de conformidad con las normas existentes, adoptó un sistema de registro presupuestal de caja, para determinar su estado de tesorería. Ello no le permitió establecer esquemas de información para tomar decisiones y apreciar objetivamente la gestión financiera pública de la entidad, ni el control de los recursos económicos por parte de las autoridades fiscales.

En adición a las anteriores consideraciones, no se puede olvidar que operativamente el registro presupuesta implementado por la administración pública colombiana, presenta aspectos críticos, la insuficiente técnica contable empleada y la precaria infraestructura disponible para la obtención y registro de la información, los cuales requieren atención prioritaria.

DE LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Así mismo, vale la pena recalcar la importancia de la información contable dentro del desarrollo de la actividad pública a nivel de cada institución y a nivel global ya que la utilidad de la misma radica en que sirve de base para la toma de decisiones de los llamados gerentes públicos de cada entidad particular, a nivel interno y externo, y debe ser tenida en cuenta en la formulación de políticas que interesan a la globalidad de la nación.

Lamentablemente vemos como la contabilidad en el sector público colombiano, no ha tenido la capacidad de adaptación y respuesta a las cambiantes necesidades de información del Estado. La adopción del Plan General de Contabilidad Pública, es el camino que permitirá instaurar una cultura organizacional para la gestión y el control de los recursos de la administración de lo público.

Cabe aclarar que la contabilidad no es el único instrumento utilizado para llevar a cabo los procesos que las organizaciones públicas tienen que realizar; es más, debe tenerse supremo cuidado en el manejo de este instrumento, ya que en la actualidad nuestras instituciones no han desarrollado sistemas lo suficientemente confiables y por lo tanto su utilidad se puede ver reducida; de ahí la importancia de entender que la contabilidad puede tener, y de hecho presenta, fallas cuyo desconocimiento puede acarrear serias consecuencias para la actividad pública; aún así sigue siendo una ayuda fundamental dentro del desenvolvimiento de la actividad estatal y lo seguirá siendo hacia el futuro.

ALGUNOS CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD PUBLICA O GUBERNAMENTAL

Con relación a algunos de los diferentes conceptos generales que se hacen de la contabilidad pública o gubernamental, veamos los siguientes:

La contabilidad pública es una rama especializada de la contabilidad, que permite desarrollar los diversos procesos de medición, información, control y evaluación de la actividad económica-financiera de la administración pública.

Es con base en la contabilidad pública que los hechos económicos-financieros en los cuales interviene los entes públicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento puedan conocerse el estado de los derechos y obligaciones, así como el grado de cumplimiento de recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, costos, gastos inherentes al proceso económico, financiero, social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de la función administrativa pública o cometido estatal.

A la contabilidad pública o gubernamental se le considera como el sistema de información contable que registra todas las acciones financieras y patrimoniales del estado; ella permite medir y registrar, en términos monetarios las operaciones, programas y actividades llevados a cabo por el estado y sus organismos que lo integran y comprende las actividades de procesamiento, registro clasificación, resumen, evaluación, informe e interpretación de los resultados de las operaciones y transacciones de los organismos del estado.

El sistema contable de un gobierno o entidad pública comprende los métodos y procedimientos de organización financiera, documentos, archivos y registros de transacciones y el flujo de procesamiento de la misma, desde su entrada en el registro contable hasta los informes, presentación, valuación y por que no en el mismo control.

La contabilidad pública al nivel internacional nace con la necesidad de valorar elementos inherentes al proceso de producción macro-económico, que no han sido tomados en cuenta en otros mecanismos de medición, tales como el producto interno bruto o la renta nacional.

DE LOS CAMPOS DE ACCION DE LA CONTABILDAD

En su origen, la contabilidad gubernamental existía principalmente con fines de proporcionar la confianza de que los fondos públicos habían sido recaudados, mantenidos y gastados legalmente y sin irregularidad, es decir mostraban la legalidad de las operaciones financieras. Hoy en día, el objeto de producir información operativa para la toma oportuna de decisiones informadas y ejercer control dentro y fuera del gobierno se considera el fin más importante de la contabilidad, sin disminuir la importancia de otros fines.

Con relación al campo de acción que le corresponde a la contabilidad pública, se le demandan tareas como: la función de unificar y uniformar los planes de cuentas sistemas y procedimientos de la contabilidad pública para todo el territorio nacional, la determinación de los niveles de eficiencia institucionales y sus relaciones con la descentralización:

De la función de uniformar la contabilidad pública:

La contabilidad pública permite uniformar el proceso contable en cada ente público con el fin de reconocer, clasificar y valorar la información financiera y económica, facilitando la consolidación de las operaciones y la elaboración de los informes financieros del Estado, como una sola entidad u organización.

Hace posible la optimización de la gestión administrativa de lo pública tanto al nivel macro-económico, al constituirse en el instrumento más adecuado para elaborar las estadísticas de la gestión económica-financiera del Estado

Así como al nivel micro-económico para cada entidad pública en particular, conocer sus derechos, obligaciones y resultados de la administración y gestión de los bienes y recursos económicos-financieros públicos

De la determinación de los niveles de eficiencia:

Asimismo la contabilidad pública permite en relación con los planes, programas y objetivos propuestos identificar el nivel de eficiencia con el cual éstos son desarrollados por parte de quienes han asumido la dirección del Estado.

De la contabilidad pública en la descentralización:

La importancia de la contabilidad pública es más evidente a partir del proceso de descentralización, toda vez que se redefinieron responsabilidades y se asignó a las entidades territoriales un papel más protagónico, en especial en la prestación de servicios públicos y en la planificación de inversiones productivas que habían estado en cabeza de entidades del orden nacional.

DE LO QUE DEBE SER LA CONTABILIDAD PUBLICA

En el sector privado a la contabilidad se le ha llamado el lenguaje de los negocios, pero la contabilidad pública no es el lenguaje de los gobiernos, por que no se le ha dado la importancia debida y es muy baja su utilización y aplicaciones en el sector público, en contraste con la dinámica de los usos y aplicaciones que tiene en el sector privado.

Lo curioso de la situación de la contabilidad pública, es que el origen de uno de los principios básicos y fundamental aplicados como soporte de los procesos de la misma contabilidad, es el principio de la partida doble, que tuvo sus orígenes en el sector público.

La contabilidad del sector público debe ser más que el simple registro de las transacciones, ésta debe tener otros usos y aplicaciones, tales como:

El empleo de dicha información para ejercer control fiscal y control administrativo, control de gestión y resultados

Conocer los resultados de las actividades del estado incluyendo el costo de sus programas y proyectos

Servir de fundamento para la evaluación de todos los aspectos de manejo económicos-financieros

Proporcionar elementos de juicio contable para la toma de decisiones

Consolidar la información micro y macroeconómica producida en un periodo de tiempo

Evaluar los costos ambientales, y

Generar un verdadero índice del crecimiento de la economía influido por la depreciación y correcta valuación de los activos.

Otros aspectos básicos y fundamentales que se esperan de lo que debe ser la contabilidad pública para un futuro muy próximo, como fuente de información con fines administrativos y de gestión, son:

La contabilidad pública entra a jugar un papel preponderante en la valuación y búsqueda de eficiencia del sector público, objetivo que se complementa con los mecanismos de control que hoy imperan y en los que el ciudadano es pieza clave, así no solo en la participación ciudadana si no también en el control ejercido por los mecanismos gubernamentales, la contabilidad ha permitido que se promueva el control expost de resultados dejando atrás el control previo de resultados

Otro aspecto clave que entra a desarrollar la contabilidad pública en el proceso de las cuentas nacionales, es el mecanismo de ajuste de los activos depreciables y los que deben sufrir ajustes por inflación; desde este punto de vista, la contabilidad entraría a ser parte importante el la valuación de los activos de la nación, puesto que en las metodología propuestas la depreciación o desgaste, la amortización del uso de los recursos agotables, la valuación del costo de los recursos renovables y la perdida del valor por exposición a la inflación no habían sido tomadas en cuenta.

Como característica general esencial la información generada por la contabilidad gubernamental, tiene como ventaja frente a las otras metodología de valoración de la riqueza generada en el estado, la capacidad de servir como fuente y base de la toma de decisiones, así inscrita en el paradigma de la utilidad contable, coadyuva en la gestión de lo público.

Otro aspecto relevante en que la contabilidad pública es la consolidación de estados financieros a nivel territorial, ya que en políticas internacionales de descentralización y eficiencia en la búsqueda y ejecución de los propios recursos, el papel de la contabilidad es el de establecer las fuentes de ingresos y la manera de ejecutarlos de tal forma que se pueda integrar su utilidad o perdida en el balance nacional consolidado

Todo lo expresado le permitió al sistema de contabilidad pública, establecer esquemas de información para tomar decisiones y apreciar objetivamente la gestión económica-financiera pública de cada entidad de orden pública y del consolidado macro-económico del estado y de las cuentas nacionales; así mismo permite el control de los recursos y bienes públicos, y de los económicos-financieros por parte de las autoridades fiscales.

En adición a las anteriores condiciones, no puede olvidarse que operativamente el registro presupuestal implementado por la administración pública colombiana, presenta como aspecto crítico, la insuficiente técnica contable empleada y la precaria infraestructura disponible para la obtención y registro de la información, los cuales requieren también de atención prioritaria.

DEL CONTROL DE LOS RECURSOS AMBIENTALES

El impacto que puede tener en una economía la valoración de los costos de los medios ambientales, pueden llevar a que en una economía superavitaria cuya producción depende únicamente de la explotación de recursos no renovables, puede convertirse en deficitaria al momento de introducir estos en las cuentas nacionales. Por tanto la valuación de los costos ambientales debe verse desde dos puntos de vista:

• el primero consiste en crear el sentido de responsabilidad de quienes contaminan el medio ambiente a través del cobro directo de tasas que beneficiaran al erario público, y

• el segundo aspecto hace referencia a la explotación directa de los recursos no renovables, lo cual implica la perdida de capacidad de producción de renta en el largo plazo, ello debe suplirse con la creación de reservas, que tengan la capacidad de generar nuevos recursos en el futuro por medios diferentes a los actuales.

DE LA CONSTITUCIÓN Y EL ENTE CONTABLE PUBLICO

La constitución nacional de 1.991 señaló como funciones para el Contador General de la Nación las de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables con que debe regirse el país.

Tan solo en 1995 consientes de la necesidad de dotar al estado de instrumentos que le permitan alcanzar la transparencia en la obtención, registro y revelación de la información contable de los hechos y actividades de la administración pública y en procura de enfrentar el creciente estado de corrupción administrativa, se tomó la decisión, de darle vida a la actual Dirección General de la Contabilidad Pública

Las funciones señaladas por el constituyente en un país que se caracteriza por la ausencia de adecuada información financiera, económica y social de la administración pública, deben entenderse no solo como referidas a la preparación y presentación de un balance; se trata de una facultad al Contador General de la Nación, para que se implante y desarrollen mecanismos cuantitativos y cualitativos, que además de generar la información básica para la gestión de los entes públicos, aseguren y garanticen la coordinación de la política macroeconómica en un contexto administrativo, definido por la coexistencia de un plan nacional de desarrollo plurianual, con una ejecución presupuestal anual descentralizada y autónoma.

La realidad en nuestro país, propiciada en parte con la promulgación y desarrollo de nuestra nueva constitución política exige un mayor rigor de fiscalización, el cual depende de los criterios con los cuales se reconozcan y registren los diferentes hechos económicos y la capacidad para expresar simultáneamente derechos y obligaciones, ingresos, costos y gastos de los entes públicos inherentes todos al proceso contable.

El PGCP, aplicable a partir de enero de 1996 con la resolución 4444 se erige como el “libro blanco” de la contabilidad pública y constituye el mecanismo para determinar información financiera, económica y social con las características indicadas, de manera que hiciera viable una adecuada ejecución de las políticas, planes y presupuestos de los entes públicos y facilita el ejercicio de novedosos modelos de fiscalización y control.

DEL PROPÓSITO FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA

Los propósitos fundamentales de la contabilidad pública se observan en los siguientes:

El propósito fundamental de la contabilidad pública es proporcionar información financiera sobre la actividad económica de una entidad pública. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de la entidad para ayudarse en la planeación, en el control y en la evaluación de las actividades de la organización.

La información financiera también la requieren personas externas a las entidades públicas, tales como inversionistas, las empresas privadas y en especial el público en general, que deposita en estas entidades la gestión de las políticas de nivel estatal que propenden por su bienestar

Otro propósito fundamental de la contabilidad es suministrar información económica-financiera acerca de una determinada entidad socio-económica de cualquier orden. La información financiera que suministra un sistema de contabilidad la requieren quienes toman decisiones a nivel gerencial o de dirección para ayudarse en la planeación y control de las actividades de la entidad socio-económica. De esta forma, la contabilidad se extiende mas allá del proceso de “crear” registros e informes; con propósitos tales:

• del objetivo final de la contabilidad es el uso de esa información, su análisis e interpretación

• se pretende hallar el origen y significado de las cifras producidas

• se busca enlaces significativos entre los sucesos y los estados financieros

• alimenta el estudio de las diferentes opciones financieras, e

• investiga las incidencias significativas que puedan dar luz sobre lo que pueda ocurrir en el futuro

DE LA PLANEACION Y LA CONTABILIDAD

En las etapas de la planeación la Contabilidad Pública contribuye para su óptimo desarrollo, ya que en todas las entidades deben se deben soportar las decisiones en la contabilidad administrativa y valiéndose de otros medios igualmente importantes como los presupuestos y los modelos económicos que facilitan el cumplimiento de los objetivos, que la ley les dicta a las entidades gubernamentales para el periodo fiscal o con proyecciones a mayor tiempo; según las normas vigentes la planeación está centrada en la programación y formulación a corto, mediano y largo plazo, y una de sus finalidades es la de realizar las proyecciones combinando los recursos: humanos, económicos-financieros, tecnológicos y materiales, con los que debe contar toda organización para sus desarrollos.

De la contabilidad y los programas de gobierno:

Así mismo, el gobierno central y los gobiernos territoriales requieren apropiarse de un conjunto de medidas encaminadas a desarrollar un programa de gobierno, a ponerlo en marcha y para ello se valen de la contabilidad; incluso, el hecho mismo de formular un programa de gobierno y traducirlo en un plan de desarrollo nacional o territorial o institucional, hace necesaria la presencia de información contable y estadística, que indique la forma en el tiempo de como se desarrollaron los planes anteriores y como se han venido desarrollando los planes actuales, y sirvan de base para la proyección de los planes y programas futuros a ejecutar por los entes públicos.

De algunas referencias de la contabilidad y la planeación:

De la contabilidad frente a la planeación en las organizaciones públicas se hacen muchas especulaciones, por ser la contabilidad un instrumento de apoyo para sus distintos procesos de desarrollo, puntualmente observemos:

• Que la contabilidad proporciona información para la planeación y específicamente en lo económico-financiero, para la presupuestación

• Que la contabilidad representa un medio que permite medir los resultados de las operaciones económicas-financieras frente a lo planeado

• Que la contabilidad comunica informaciones a los niveles de gestión

• Que el sistema de contabilidad debe proporcionar información oportuna a quien toma las decisiones, a fin de que pueda decidir de la mejor forma posible

• Que la contabilidad proporciona información para el cumplimiento y desarrollo del ciclo administrativo en lo referente a la función económica-financiera

De la confiabilidad de la información contable:

Para la planeación económica-financiera en sus diferentes etapas de formulación, ejecución, control y evaluación, la administración necesita asegurarse de que los datos contables que recibe son exactos y confiables; esta seguridad se obtiene mediante un adecuado sistema de contabilidad que involucre los mecanismos necesarios para abarcar e interpretar de manera lógica y coherente los diferente hechos económicos y sociales que se presentan.

Para todo lo anterior y para que se pueda desarrollar correctamente el proceso de la planeación, es posible y se facilita en la medida en cada entidad cuente con un sistema de contabilidad adecuado a las necesidades y mediante el cual se satisfagan o se logren cumplir con los requisitos, cualidades, principios, normas y especificaciones propias de la información contable, con el objeto de cumplir con los requerimientos de los usuarios y garantizar la confianza pública, la confiabilidad y la utilidad, que a la contabilidad se le demanda en las organizaciones públicas.

DE LA EVALUACION Y EL CONTROL GERENCIAL

La contabilidad de las entidades públicas permite constatar, que los recursos con que cuenta la entidad son destinados de acuerdo a la ley, a las estrategias y programas desarrollados; debe llevarse a cabo mediante el seguimiento a las operaciones realizadas en las diferentes áreas de la entidad, a través de procedimientos como el análisis de la ejecución presupuestal, medición de resultados por áreas de responsabilidad u otros procedimientos suministrados por la contabilidad, de tal manera que se logre comprobar la eficacia, efectividad y eficiencia en la utilización de recursos tanto económicos y técnicos como humanos, en síntesis medir la productividad institucional y realizar el control de resultados y de gestión.

Del seguimiento a los procesos contables:

De lo anterior se desprende que el proceso contable requiere de un seguimiento que facilite o que permita la obtención de información útil y confiable, no sólo para la entidad sino para los diferentes organismos o personas interesadas en la misma; pero al tiempo se requiere de someter la información contable y sus diseños a ciertos controles y auditorias de verificación y seguimiento.

De la contabilidad como soporte del control:

De otra parte la contabilidad facilita y sirve de primera fuente en la función de control que desarrollan las entidades y organismos estatales; en tal sentido organismos como la contraloría, la contaduría, el congreso y muchos otros, se sirven de la información contable para verificar, vigilar y controlar las actividades desarrolladas por el Estado a través de sus diversas entidades; de este modo el sistema de control posterior y selectivo que ejerce la Contraloría solo es posible gracias a la existencia de documentos de soporte y de los registros en libros, estos últimos finalmente se manifiestan en los estados e informes contables.

De la utilidad de la contabilidad para algunos controles:

Es preciso señalar que la utilidad de la contabilidad como instrumento de control se da diversas maneras y para diferentes campos, observemos algunos:

En lo tributario: En cuanto al campo tributario es útil para la determinación de cargas tributarias y para hacer seguimiento a los procesos de recaudo, manejo y distribución de dichos recursos; así mismo puede reflejar las deficiencias relacionadas con dicho sistema y proponer o desarrollar mecanismos y sistemas para garantizar la eficiencia de la actividad tributaria, que impidan la evasión y la elusión

Respecto al sistema presupuestal, la información contable es útil en la medida que brinda un cuadro detallado de los ingresos y de los gatos de las entidades estatales y al mismo tiempo de la ejecución presupuestal, lo cual permite tomar medidas relacionadas con recortes, transferencias o aumentos presupuestales.

Para el control de los recursos públicos: igualmente es una herramienta que permite detectar el despilfarro, la mala utilización y la desviación de fondos y consecuentemente es una fuente primaria para llevar a cabo procesos disciplinarios, fiscales, penales o civiles que puedan presentarse

Para el control ciudadano: de otra parte la contabilidad es un instrumento que puede ser utilizado por la ciudadanía para ejercer seguimiento a los programas de gobierno de cualquier administración y en cualquier nivel, hecho que puede traducirse en la revocatoria del mandato de los gobernantes o en la presentación de propuestas para mejorar la actividad estatal su presencia es fundamental y no sólo se reduce al campo fiscal sino que bien puede aplicarse al control político, ciudadano e incluso judicial.

Para el control interno: la contabilidad no sólo sirve a los organismos externos de control una de sus acciones fundamentales es a nivel interno de cada entidad del Estado, la contabilidad pasa de ser un simple estado de resultados que muestra una situación estática, en un momento dado, a convertirse en un medio eficaz para controlar a las personas y los procesos y al mismo tiempo, como ya se dijo, sirve para planear las actividades y para orientar y/o reorientar los objetivos y estrategias de la misma.

Así, la actividad de control interno se basa en la información disponible y la contabilidad es información de primera mano; en tal sentido un sistema de control interno consta de un conjunto de medidas establecidas por una entidad con el fin de proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o la ineficiencia, asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas y evaluar el rendimiento en las diferentes tareas.

DE LA TOMA DE DECISIONES

Como hemos venido comentando, es gestión de la dirección o gerencia señalar el destino de la entidad, lo que ya en principio es factor definitivo para el éxito o fracaso de la misma; de tal manera que los resultados que finalmente se presentan, reflejan la forma como la alta dirección y gestión elige conducir las operaciones.

La Contabilidad Pública con sus diferentes procesos y tipos de informaciones, ofrece los elementos indispensables para facilitar la acción directa en la toma de decisiones ejercida por la gerencia o dirección de la entidad, permitiendo que todos sus ordenamientos y derroteros estén enfocados a dar curso a los objetivos señalados y a poder establecer correctivos en sus desarrollos.

Siendo esta etapa definitiva dentro del proceso administrativo, se requiere de informaciones oportunas, fidedignas y adecuadas, que deben ser suministradas por los diferentes sistema de información, en especial al cual nos venimos refiriendo como es la relacionada con las informaciones de lo económico-financiero.

De algunos aspectos de confianza en la contabilidad:

La toma de decisiones es este un compromiso que obliga a establecer un estudio profundo que soporte la elección de bases y herramientas a utilizar; es allí donde la contabilidad protagoniza uno de los papeles más importantes, pues la experiencia señala que a pesar de un ser medio básico para la dirección, es indispensable para los propósitos comentados, por ello lo trascendente es::

• Esta herramienta se centra básicamente en la oportunidad y confiabilidad de la información que se ofrezca para inicialmente cuantificar las metas

• En segundo término, permite verificar el cumplimiento de los objetivos, y

• Finalmente permite analizar, evaluar y tomar la decisión sobre los resultados.

DEL DIAGNOSTICO PARA EL DISEÑO DEL NUEVO PLAN CONTABLE

Con el nacimiento de la Contaduría General de la Nación, se buscó hacer un diagnóstico surgía entonces el gran interrogante, si las “Normas y principios contables generalmente aceptados”, que rigen la contabilidad privada, tienen aplicación en los procesos y en la formación de los balances del gobierno. La respuesta es que hay que hacer distinción entre normas y principios generales, entre métodos y sistemas de incorporación, para lo cual se establecieron los siguientes criterios:

Las normas y principios generales señalan reglas de conducta universal extensivas a todos los sistemas contables públicos y privados, que en nada influyen sobre la estructura y el contenido de los balances

En cambio, los métodos y sistemas de incorporación de las operaciones que dependen obviamente de los fines que persigue cada sector que los utiliza, modifican tanto la estructura como el contenido de los balances

Que los métodos y sistemas de incorporación de partidas prescritas por la técnica contable para las organizaciones privadas, no todas tienen aplicación en la formación de los balances del gobierno

La Contraloría, al carecer de uniformidad de criterios respecto a las normas de control fiscal que se deberían adoptar, expidieron normas y principios de legalidad para los empleados de manejo que se contraponían a principios contables universalmente aceptados. Como el de causación, con lo cual se dio al traste con la estructura de los balances

Existía una grandes falencias, por que a pesar de que todo proceso de incorporación de partidas se utilizaba la partida doble, se empleó un método en la conformación de los balances en el que los dineros en tránsito figuraban como disponibles, no obstante estar comprometidos, pues no tenían compensación en el pasivo con las deudas que estaban destinadas a servir. De todo ello, se concluyó que los balances del gobierno necesitaban una nueva estructura, pues la que tenía no le otorgaba credibilidad a los resultados

El país ha carecido de una sólida estructura contable para el sector público como consecuencia de la poca importancia que con anterioridad se le otorgaba al tema. Ello ha contribuido al desconocimiento de nuestra verdadera situación financiera, a que en múltiples oportunidades hubiesen hecho uso indebido de los mismos; igualmente por falta de información financiera, en diversas circunstancias se han tomado decisiones administrativas inadecuadas

Los sistemas actuales de información financiera del sector público, se caracterizan por un acentuado énfasis en los registros presupuestales, o en lo que se ha venido denominado “Contabilidad Presupuestal”

Además, existen diversos sistemas de información extracontable, implantados por los usuarios o por las oficinas interesadas (Ministerio de Hacienda, Contraloría General, Confis, DNP, entre otros), que arrojan resultados distintos creando difusión entre quienes analizan los estados financieros

Dentro las principales falencias en la estructura de la contabilidad gubernamental enunciamos las siguientes:

• Inexistencia de registros contables sobre la base de un sistema de causación, que incorpore la totalidad de los ingresos, costos y gastos; se contabilizan inadecuadamente, tanto en el monto como en el periodo correspondiente

• Ausencia de asientos diarios y libros auxiliares, ello conlleva a la falta de soportes que imposibilitan la ejecución del control.

• Los saldos que se presentan son inconsistentes, desfigurándose la razonabilidad de las cifras incorporadas en la información contable pública

• Los entes públicos no han demostrado interés por la creación de los centros contables, permitiéndose así la generación de desorden administrativo y de un ambiente propicio para la corrupción

• Inexistencia de formatos unificados y de fácil aplicación para la presentación de la información financiera que dificultan la razonabilidad en las cifras de los estados financieros, afectándose en efecto la confiabilidad

• Falta de uniformidad en la normatividad contable, propiciada por la presencia de numerosos planes de cuentas, impidiéndose así la práctica consistente de principios, normas y procedimientos contables de un periodo a otro

• Las entidades públicas no incluyen, en debida forma los bienes de su propiedad ni las obligaciones por concepto de deuda pública o de carácter laboral, desvirtuando así el valor del endeudamiento real y de su estructura patrimonial

• Resulta frecuente encontrar que la estructura de las cuentas de balance es incompleta, por la exclusión de provisiones, amortizaciones o depreciaciones, entre otras, lo cual impide determinar el valor real de los activos y pasivos en una determinada fecha.

Ante estas circunstancias es que se empieza a concebir el desarrollo de un sistema de contabilidad del sector gubernamental, que garantice la confiabilidad y la razonabilidad de la información contable en la administración económica-financiera pública; con la finalidad de mayor eficacia en la toma de decisiones gerenciales. Es entonces cuando nace el sistema Nacional de Contabilidad Pública que tendrá una correlación directa con el Plan General de Cuentas-PGCP, el proyecto de Modernización para la Administración Financiera del sector Público - MAFP y el sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA

Con el fin de lograr un manejo eficiente de los entes públicos, se viene imponiendo en el mundo la tendencia de integrar las diferentes fases de la administración financiera pública, a través de un sistema de información.

Este sistema de información integrado, permite que converjan articuladamente los procesos contables con los de planeación y presupuesto; así como también los correspondientes al manejo de los recursos del tesoro y las operaciones de crédito público; es por esto que la contabilidad pública debe concebirse como un área fundamental de la entidad y de la actividad financiera, por cuanto brinda la base contable indispensable para la obtención de información financiera económica y social prioritaria para la toma de decisiones y para el control interno y externo.

De otra parte es necesario destacar la importancia que para el sistema Nacional de Contabilidad Pública, tiene Sistema Integrado de Información financiera - SIIF, por cuanto a través de este se integra a nivel nacional y territorial, toda la información contable presupuestal y financiera necesaria para la elaboración de los Estados Contables y demás informes, por parte de la Contaduría General de la Nación, en cumplimiento del mandato constitucional y legal.

De lo que pretende el SIIF

Con el sistema de información integrado financiero para todo el sector gubernamental público, se pretenden aspectos como:

• Se puede afirmar que el SIIF es un sistema que permite agrupar los distintos componentes de la política fiscal es decir, los gastos y el financiamiento

• El SIIF, mediante una gran base de datos, posibilita obtener la información contable y oportuna, proveniente tanto de entidades del sector central, como del Ministerio de Hacienda y crédito Público, La contraloría General de la República, El Departamento Nacional de Planeación, entre otros, e igualmente, información generada por entidades territoriales, departamentales, municipales, distritales, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta

• Dicha información es utilizada, además por la contaduría General de la Nación, con el objetivo de elaborar el Balance General de la Nación, el Balance Territorial y el balance Consolidado del Sector Público

• La información del SIIF, es fundamental por su confiabilidad y oportunidad para las etapas de formulación, ejecución, auditoría y control de gestión, a fin de mejorar los procesos de toma de decisiones, y desde luego, incrementar la eficiencia en el manejo de los recursos públicos

• En la misma forma, el SIIF facilita la transparencia y la pulcritud en los actos de la administración pública y asigna responsabilidades a las entidades y a los agentes involucrados en el proceso de ejecución de la política fiscal.

Es de Tener en cuenta que este sistema entró en vigencia a partir del 1 de enero de 1999 e inicialmente en sesenta entidades del orden Público, incluyendo a los organismos de control, La contraloría General de la república, la Procuraduría General de la Nación, La dirección del Tesoro, esto no solamente para incluir la información de ellos mismos, sino que también, para el control de las demás.

DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PUBLICA

Al sistema nacional de contabilidad pública o gubernamental se le define de las siguientes dos formas:

• El sistema nacional de contabilidad pública es el conjunto organizado de políticas, principios, normas y procedimientos, estructuras lógicamente en el Plan General de Contabilidad Pública, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de las entidades públicas.

• El sistema de contabilidad gubernamental es el elemento integrador del Sistema de Administración Financiero y está constituido por un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar en forma sistemática toda la información referente a las transacciones del sector público, expresable en términos monetarios, con el objeto de proveer la información financiera y presupuestaria.

En esta perspectiva es necesario enlazar a los diferentes entes públicos, tanto del orden nacional como del territorial, con el propósito de sentar las bases que permitan la elaboración de un Catálogo de Cuentas, instrumento de gran importancia para el desarrollo del Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, que a su vez se constituye en el eje del Sistema Nacional de Contabilidad Pública - SNCP.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Los objetivos del sistema de contabilidad gubernamental o pública se ordenan en dos grupos, unos como fundamentales y otros como específicos:

De los objetivos fundamentales:

El sistema de contabilidad Gubernamental, tendrá como objetivos fundamentales generales:

• Establecer, poner en funcionamiento y mantener en cada entidad y organismos del sector público, un modelo específico y único de contabilidad y de información que integre las operaciones financieras, tanto presupuestales como patrimoniales, e incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptables, aplicables al sector público

• Proveer información de apoyo la toma de decisiones de las distintas instancias jerárquicas administrativas responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, en el ámbito del sector público, así como para otros organismos interesados en el análisis de la misma

• Obtener de las entidades y organismo del sector público información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable; y

• Posibilitar la información de los datos contables del sector público en el sistema de cuentas nacionales.

De algunos aspectos específicos:

También es muy importante para cumplir con los objetivos generales, observar los siguientes de orden específicos, que se enfocan a los aspectos administrativos y de gestión:

• La contabilidad, entendida como el registro, análisis e interpretación de los diferentes hechos económicos y sociales de una entidad estatal, se convierte en una pieza fundamental para alcanzar los propósitos fijados ya que esta permite tener una idea clara y precisa, si se cuenta con un sistema adecuado, de la situación en que se encuentra cualquier entidad estatal

• Su importancia va más allá: además de mostrar una situación particular, la contabilidad permite y facilita controlar y tomar las medidas correctivas que puedan necesitarse en determinado caso. Es así como la utilidad de la información que proporciona la contabilidad puede ser usada para cambiar las estrategias cuando los existentes no arrojan resultados favorables, para reorientar los objetivos cuando estos no se ajustan a la realidad, para formular nuevos programas o reajustar los existentes, en fin, para llevar a la entidad por el camino apropiado y adecuado para la administración y para la sociedad a la cual sirve

• Los empleados oficiales se basan en la información financiera como ayuda en la dirección de sus agencias, de la misma manera como lo hacen los ejecutivos de las firmas privadas. Muchos problemas de la contabilidad oficial son semejantes a aquellos que ocurren en la industria privada

• No obstante, en otros aspectos, la contabilidad de asuntos oficiales requiere un enfoque algo diferente puesto que no existe el objetivo de generación de utilidades en las empresas oficiales

• Todas las entidades gubernamentales a cualquiera de sus niveles: nacional, departamental y municipal, debe tener contadores para poder llevar a cabo sus responsabilidades. Las universidades, hospitales, iglesias y otras instituciones sin ánimo de lucro también siguen un patrón de contabilidad semejante a la contabilidad oficial

• Del estudio de la contabilidad pública como un elemento de gestión dentro de las entidades gubernamentales. Entonces partimos de la premisa que la Contabilidad Pública se desarrolla con el fin de permitir a los administradores, el análisis de la información que soporta cada paso del proceso de dirección que debe contemplar diferentes etapas

• Desde otro punto de vista la contabilidad sirve como instrumento de gestión no sólo a la propia entidad sino que es a su vez una herramienta para el gobierno nacional y que se utiliza para la formulación de políticas al nivel macroeconómico y al nivel sectorial

• La información contable no sólo la maneja la contaduría, sino que organismos como la Contraloría, El Departamento Nacional de Planeación, El DANE, el Ministerio de Hacienda o el Banco de la República, son usuarios permanentes de dicha información. Y es precisamente en estas instancias donde se trazan las políticas nacionales en materias como la monetaria, la fiscal, la cambiaria, la tributaria y muchas otras. Desde luego, la formulación de aquellas implica un conocimiento oportuno de la situación económica-financiera general del país, conocimiento que gracias a la contabilidad se hace posible

• En áreas más puntuales, la contabilidad puede utilizarse de formas diversas dependiendo de la situación que muestre los estados contables en un momento dado

• Con base en la información presentada se puede cambiar el destino de los recursos, aumentar o disminuir el monto de los mismos

• También se pueden diseñar proyectos ajustados a las nuevas condiciones externas o internas o rediseñar los proyectos en marcha

• se puede focalizar el gasto

• se pueden negociar nuevas contrataciones.

En síntesis, la información contable es de gran utilidad en cuanto a la planeación que debe hacer cada una de las entidades que conforman la estructura estatal, planeación fuera y hacia adentro. Obviamente, las medidas y las políticas a adoptar van a depender en gran medida del conocimiento del comportamiento de la entidad en el tiempo, información que la contabilidad proporciona y sin la cual sería imposible la toma de decisiones o por lo menos la certeza sobre los resultados sería mínima, sino escasa.

DE ALGUNAS CONCLUSIONES

De lo que se ha visto como marco inicial de la contabilidad pública, podemos dar unas conclusiones finales que sintetizarán lo dicho hasta el momento:

• Resumiendo, la contabilidad se convierte en herramienta fundamental en los procesos de gestión y control al proporcionar información con base en la cual las entidades estatales toman las decisiones pertinentes y planean las actividades futuras con miras al cumplimiento de un objeto social determinado

• La contabilidad facilita la planeación y la programación de actividades a la vez que se convierte en elemento que contribuye a ejercer un seguimiento oportuno a dichas actividades facilitando las labores de control interno y de control exterior que ejerce las entidades especializadas

• Cabe destacar, en todo caso, que tanto la gestión como el control, son procesos inseparables, que se sirven mutuamente y que la contabilidad es clave para desarrollar de manera eficiente ambos procesos.

• Podemos decir entonces que el contenido del plan general de contabilidad pública, tiene como objetivo principal, lograr la uniformidad, centralización y consolidación de la contabilidad pública, para atender las necesidades de información en los procesos de gestión y control, en procura de la eficacia de la administración pública

• Este plan de contabilidad se convierte en la base de una moderna cultura contable para la gestión pública, constituyéndose en el mecanismo idóneo para llenar el vacío de una información tendiente a facilitar el desempeño oportuno, eficiente y eficaz, de quienes tienen la responsabilidad de administrar el sector público del país

• El éxito de la información contable en cuanto a la utilidad que los usuarios pueden obtener de ésta, depende en gran medida de un sistema eficiente que satisfaga las necesidades de cada entidad y que cumpla o se ajuste a las concepciones teóricas desarrolladas en el Plan General de Contabilidad, para que de esta forma la interpretación, análisis y divulgación sea o se haga de manera más oportuna y confiable y así evitar equivocadamente o errores irreparables para la administración.

ALGUNAS REFERENCIAS DE LA CONTABILIDAD

PRIVADA Y LA PUBLICA

ELEMENTOS COMUNES DE LA COTABILIDAD PUBLICA Y PRIVADA

Los elementos comunes que se observan en la contabilidad pública y privada, se fundamentan en la base de la aplicación de los principios contables universales generalmente aceptados y la utilización de los mismos títulos, tipos y conceptos en las ecuaciones económica-financiera, patrimonial y de resultados, observemos primero las ecuaciones y luego otros aspectos comunes:

• De las ecuaciones:

- De la económica financiera:

ACTIVOS + COSTOS + GASTOS = PASIVOS + INGRESOS + PATRIMONIO

- De la patrimonial:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

- De la de resultados:

INGRESOS = COSTOS + GASTOS + SUPERÁVIT O DEFICIT

2. de otros aspectos comunes:

• Las normas aplicables a la contabilidad general se aplican indistintamente

• Se soportan en documentos básicos conocidos como comprobantes de contabilidad

• Los informes realizados son muy similares y se presentan a través de estados financieros.

DIFERENCIAS ENTRE CONTABILIDAD PUBLICA Y PRIVADA

Algunas de las principales diferencias que se detectan entre la contabilidad privada y la contabilidad pública, son las siguientes:

• La información contable en el sector privado tiene características propias de entidades con animo de lucro, mientras tanto la información de tipo gubernamental tiene que encajarse en aspectos tales como el impacto social de las decisiones

• Aunque en ambos sectores existen estados financieros de naturaleza cuantitativa, en el sector público su utilización es fundamental en la medición del impacto social, mientras que en el sector privado se encamina como base de toma de decisiones del administrador-gestor

• El manejo de la información contable en el sector público está encaminada mas a la evaluación del desempeño de los administradores y gestores de lo público, que a diferencia con lo privado el propósito es de ser herramienta de gestión

• La contabilidad pública consolidada se presenta como información para el análisis de la política macro-económica, mientras la contabilidad privada se escenifica en el ámbito micro-económico

• La contabilidad privada puede ser enmarcada dentro de la pública, en la media en que la consolidación de la primera hace parte del ámbito general de la segunda

• Para la contabilidad privada la medición del impacto ambiental representa un costo evaluado por el sector público, mientras tanto para la contabilidad gubernamental la valoración de lo ambiental representa asignar valores reales a las cuentas del medio ambiente y en general del balance nacional

• La naturaleza de las decisiones de lo público, involucra consigo aspectos de valoración social en los cuales se han evolucionado con metodologías como el balance social, en el sector privado la valuación del impacto social tiene relación con los mercados

• En el sector público el establecimiento de los registros de las transacciones de las entidades del estado permite que mecanismos como la participación ciudadana los utilice y se pongan a prueba, en el sector privado no se permite tal participación por el principio de propiedad privada

• Como diferencia central, la contabilidad pública debe tener un criterio de control social de las decisiones sobre los bienes públicos y el uso de los recursos económicos-financieros de los entes públicos, mientras que el criterio de la contabilidad privada es servir de base para la gestión: diseño de políticas, planes de acción a seguir en la organización, y el control y evaluación de sus desarrollos.

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