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Protocolo: Correspondencia protocolar
CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR
Como no debe descuidarse ningún aspecto en alguna actividad protocolar, la correspondencia es muy importante, ya que implícitamente habla de la persona que la envía y nos da una imagen positiva o negativa de ella. Además de esto, existen diferentes tipos de correspondencia según la actividad a la cual se refiera y según el grado de formalidad que implica.
El ceremonial establece que el estilo de la correspondencia protocolar varía conforme el nivel de las personas que participa de ella y sus propósitos.
Las comunicaciones pueden ser de diverso tipo, pero las más comunes, son: la nota protocolar, la esquela y la tarjeta de invitación.
A continuación, daremos una reseña de cada tipo de correspondencia protocolar.
NOTA PROTOCOLAR
Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado.
También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides (sucesos especiales de algún día) o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos; y para expresar una condolencia.
ESQUELA
Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para:
-Agradecer atenciones recibidas
-Aceptar una invitación
-Excusarse por no poder asistir a ella
-Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos
-Para expresar una condolencia
TARJETA DE INVITACION
Es una comunicación formal, impresa en cartulina o en algún tipo de papel más grueso y con presencia, por lo general de tamaño sobre comercial, que lleva impreso el logotipo de la institución y establece un compromiso entre invitante e invitado.
Normas protocolares generales que debemos considerar al enviar tarjetas de invitación:
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La invitación de una acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.
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El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles, como mínimo, y veintiún días, como máximo.
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Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseños adecuados, reservando espacios relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano, como nombre del destinatario, hora y clase de reunión y demás pormenores que sean del caso.
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Toda invitación -sea tarjeta o nota protocolar- debe redactarse en tercera persona.
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La jerarquía del invitado determinará el modo de formular la invitación.
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Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.
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La respuesta a toda invitación que la solicite según la fórmula S.R.C. (Se Ruega Contestar), debe darse en el término de 48 horas o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.
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Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para recordar”, “To remind”, “Pour mémoire” o las iniciales “P.M.”), cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (“S.R.C.” o “R.S.V.P”).
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Para las comidas y almuerzos formales debe procurarse siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el equilibrio y distribución de la mesa.
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Para banquetes, comidas y otros actos formales es imprescindible llegar con exactitud a la hora indicada.
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Para los cóctel y vino de honor, en que se señala la hora de inicio y de término, el invitado deberá llegar y retirarse de ellos dentro de las horas señaladas.
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En aquellas invitaciones en que señalan el tipo de vestimenta que deberá usar el invitado, se debe prestar atención a los trajes de ceremonia:
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De noche: Frac se indica con la mención “Corbata Blanca” o “White Tie”. Las señoras deben usar traje largo y elegante.
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Smoking: Se indica con la mención “Corbata negra” o “Black Tie”. Las señoras también deben usar traje largo y elegante.
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De día: “Jaquette” (Chaqué) Frac con chaleco negro y corbata blanca para ciertos actos oficiales muy solemnes. Las señoras deben usar un traje elegante.
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En algunos casos es usual el llamado “Media Etiqueta”, que consiste en
pantalón rayado, chaqueta negra y chaleco negro.
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Cuando en las invitaciones no se haga ninguna indicación o se señale “Traje de Calle”, debe usarse ropa oscura y calzado negro, especialmente para almuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menos que la costumbre nos indique otro vestuario. Las señoras deben usar traje de dos piezas o camisero.
FELICITACION
Existen diversos motivos que originan una esquela o nota protocolar de felicitación. Entre las más usuales, se puede mencionar:
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Efemérides o aniversarios institucionales.
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Nombramientos o ascensos.
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Distinciones.
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Onomásticos.
Otras notas protocolares son los agradecimientos, saludos y condolencias, que expresan fundamentalmente sentimientos.
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Enviado por: | Susana Zamora |
Idioma: | castellano |
País: | Paraguay |