INDICE

TEMA PAGINA

1. CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS. 1

2. PROCESOS DE CONTROL 2

3. CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES. 5

4. TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DEL CONTROL. 8

5. CONTROL DE INVENTARIOS. 8

BIBLIOGRAFÍA 10

1. CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS.

1.1 Concepto: Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; el control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magnificos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal pronóstico, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas definiciones más aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles. Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Robert B. Bucéele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Elementos del concepto: del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

1.2 Importancia: El control es de vital importancia dado que:

1.3 Principios: Que deben de incluirse en todo sistema de control eficaz si se desea alcanzar el objetivo que se tiene en mente. Estos son los principios básicos de mayor importancia.

2. Procesos de control

La secuencia de etapas necesarias para efectuar el control aparecen en la siguiente figura 1.1

2.1 Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:

2.2 Tipos de estándares: Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementen:

Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus características, pueden ser: cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numéricas, o cualitativos, cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.

Una clasificación de los estándares más usuales, se presentan en el siguiente cuadro sinóptico.

2.3 Medición de resultados. consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente. Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.

2.4 Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integral las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

2.5 Retroalimentación. Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

2.6 Implantación de un sistema de control. Por último, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

• Eliminado aquellos que no sirven.

• Simplificándolos

• Combinándolos para perfeccionarlos.

2.7 Características. Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

2.8 Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la función del control no puede suplir una organización precaria.

2.9 Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

2.10 Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

2.11 Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

3. Control por áreas funcionales.

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiarán las más usuales.

3.1 Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficacia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempo y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende cuatro funciones:

3.2 Control de calidad. Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados elaborados por el hombre y, por lo mismo, las normas o estándares deben admitir tolerancias; éstas, a su vez, deben ser específicas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas técnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observación hasta técnicas más complicadas como: control estadístico y control por muestreo, mismas que utilizarán en la empresa dependiendo de su tamaño y características.

3.3 Control de la producción. El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas. Existen diversos sistemas de control y planeación de la producción, los que varían de acuerdo con el tamaño y la naturaleza del proceso de fabricación. Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:

• Disminución de tiempos ociosos.

• Reducción de costos.

• Evita demoras en la producción

• Permite cumplir, al departamento de ventas sus compromisos con los clientes.

• Incrementar la productividad.

En la planeación y en el control de producción se utilizan: desde técnicas simplificadas como diagramas, gráficos y estudios de tiempos; hasta la aplicación de métodos y modelos matemáticos.

3.4 Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

• selección adecuada de los proveedores.

• Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.

• Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.

• Determinación del punto de pedido y de reorden.

• Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

• compras innecesarias, excesivas y caras.

• Adquirir materiales de baja calidad.

• Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

3.5 Control de mercadotecnia. Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace el producto al consumidor; comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las compañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas. La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:

• toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.

• Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.

• Evaluación de la efectividad de los vendedores.

• Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadoctenia tales como:

• Planeación de producción.

• Inventarios.

• Compras.

• Investigación y desarrollo.

• Tráfico.

• Innovaciones en plantas y equipo.

• Finanzas: expansiones, fusiones, etc.

• Determinación de las necesidades de efectivo.

• Necesidades de planta y de recursos humanos.

3.6 Control de ventas. La función de esta sistema sirve para medir la actuación de las fuerzas de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el número de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.

3.7 Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Básicamente, comprende cuatro áreas:

3.8 Control presupuestal. Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para ampliar las medidas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestario debe:

• Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.

• Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.

• Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan.

• Servir de guía en al planeación de las operaciones financieras futuras.

• Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.

• Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente.

• Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.

• Contribuir a lograr las metas de la organización.

3.9 Control contable. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa. El objetivo primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones. El control contable debe:

• Proporcionar información veraz y oportuna.

• Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.

• Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.

• Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.

• Evitar malos manejos y desfalcos.

• Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta información a través, no sólo de registros, sino de los estados financieros, y de análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares, medidas o indicadores de la situación financiera de la organización.

3.10 Costos. Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que interviene en su fabricación. A través de esta información es posible no sólo establecer el precio más adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas, mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones más racionales.

3.11 Auditoria. La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:

• La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.

• Que los métodos utilizados están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.

Como se puede inferir, la auditoría es el “control” aplicado al control financiero y su utilización es trascendental en cualquier empresa.

3.12 Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.

3.13 Auditoría de recursos humanos. Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas. Incluye además la realización del inventario de recursos humanos a través del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, características y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.

3.14 Evaluación de la actuación. Esta mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos, estos a su vez se determinan con base en registros estadísticos y se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose, así, conflictos y apreciaciones subjetivas.

3.15 Evaluación de reclutamiento y de selección. Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:

• Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración los objetivos de la empresa.

• Retiros y despidos (las causas que los provocan).

3.16 Evaluación de capacitación y desarrollo. Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

• Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.

• Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los recursos de capacitación.

3.17 Evaluación de la motivación. Es uno de los aspectos manos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:

• Encuestas de actitud.

• Estudios de ausentismo, retardos y rotación.

• Frecuencia de conflictos.

• Buzón de quejas y sugerencias.

• Productividad.

3.18 Evaluación de sueldos y salarios. Responde a la pregunta “¿son los salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:

• Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares.

• Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.

• Conflictos saláriales.

• Presupuestos de salarios.

• Evaluación de puestos.

3.19 Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones. La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:

• Índices de accidentes.

• Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.

• Análisis de ausentismo.

• Sugerencias y quejas.

• Estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cuál departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas variarán de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.

4. TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DEL CONTROL.

Camino crítico

Redes PERT

Modelos matemáticos

Método Investigaciones de operaciones

Cuantitativo Estadísticas

Cálculos probabilísticos

Programación dinámica

5. Control de inventarios.

Al hablar de control de inventarios se pretende determinar cuál es el nivel más económico de un inventario para mantenerlo a dicho nivel. Esto se aplica a la materia prima, a las partes que se adquieren, a la mercancía que está por terminarse y a los productos terminados. Es preciso establecer un control del inventario ya que cada unidad tiene sus ventajas de inventario que reducen en un costo global inferior que si se establece el inventario a otro nivel. Corresponde a la empresa descubrir cuál es el nivel más económico de un inventario esto permite.

• disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

• Evitar pérdidas considerables en las ventas.

• Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado.

• Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

• Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

Clases de inventarios:

• Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.

• Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.

• Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para su almacenamiento.

• Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.

En síntesis, la organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la pérdida de un cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras. Así podemos decir que los costos básicos que intervienen en el control de inventarios se dividen en tres categorías fundamentales:

• Los que se relacionan con el tamaño de lote que la empresa debe producir o adquirir.

• Los que obliguen a mantener un inventario.

• Los que desalientan la creación de inventarios

Costos que desalientan la creación de inventarios. Estos son los costos que tienden a desalentar la creación del inventario.

• deterioración.

• depreciación.

• impuestos.

• interés.

• derechos de almacenaje.

El problema del control de inventarios en perspectiva. De acuerdo con lo anterior se observará que el mantener un inventario de cualquier tamaño tiene aspectos positivos y negativos en materia de costos. En la mayoría de los casos es aconsejable contar al menos con un nivel mínimo de inventario para gozar de las ventajas que se derivan de los inventarios, las cuales en párrafos anteriores. Pariendo de un inventario pequeño, se observara que ha medida que aumenta el número de nuevos pedidos o el tamaño de los lotes, también aumenta el tamaño del inventario promedio. De modo que si aumenta el tamaño de los lotes, también aumentarán los costos de almacenaje, intereses, deterioración y de impuestos. Sin embargo, a medida que aumenta el número de nuevos pedidos o al tamaño del lote, se harán menor número de pedidos o se fabricarán menos lotes durante determinado tiempo. En este caso habrá una disminución en costo por concepto de nuevos proyectos, materia prima, mano de obra, precio de compra, manejo de materiales y costos para el desarrollo de gestiones.

En síntesis, existen dos fuerzas antagónicas, una que favorece la compra y producción en lotes de gran tamaño y otra que va en contra de este principio. Corresponde a la empresa determinar el tamaño adecuado de lote o la cantidad de nuevos pedidos que reducen aun costo mínimo. Existe una serie de técnicas para hacer las comparaciones necesarias en materia de costos. Las técnicas que son verdaderamente practicas son demasiado detalladas por naturaleza.

Bibliografía

Para la realización de este trabajo me he basado en textos encontrados en los siguientes lugares;

• Fundamentos de administración (Munich Galindo, García Martínez)

• Administración y Organización (Dr. Mario Sverdlik J Cliftón Willians)

• Internet

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Control

Establecimiento

de estándares

Medición de

resultados

Corrección

Retroalimentación

Figura 1.1

En cuanto Estadísticos.

al Por apreciación.

método Técnicamente elaborados.

Físicos. Unidades de producción, unidades rechazadas, etc.

De costo. Costo de operación, costos directos e indirectos

por unidad, etc.

Estándares Cuantitativos De capital. Rendimiento de inversión, utilización de activos,

Razones financieras.

De ingreso. Importe de venta, ingresos promedio por cliente.

De programas. De investigación de mercados, de ventas, etc.

Evaluación de la actuación.

Cualitativos Curvas de comportamiento.

Perfiles.