Políticas y procedimientos

Políticas

Definición

Las políticas de una compañía por objeto orientar la acción, por la cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia de éstas en la administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada delegación de autoridad, la cual es muy importante, pues la administración consiste en hacer a través de otros.

A continuación se explicará lo que es una política, para lo cual existen varias definiciones que se complementan entre sí:

Política es:

• Una guía para las decisiones administrativas.

• El punto de vista de una organización.

• Un modo de explotación y de dirección de los diversos sectores de la gestión (acción y efecto de administrar).

• Una ley administrativa interna que rige las decisiones en el seno de la organización.

• Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción.

En seguida se explicará lo que una política, lo que no es una política, la clasificación de las políticas y los factores que influyen en la elaboración de la misma.

Lo que hace una política

Precisa el punto de vista y la filosofía de la dirección en determinados campos de explotación de la gestión

Suministra un marco que permite actuar rápidamente y controlar las delegaciones administrativas de autoridad.

Fija los límites y los campos en que las personas autorizadas pueden tomar decisiones y realizar actos administrativos.

Anticipa condiciones y situaciones e indica cómo enfrentarse a ellas.

Mantienen un clima administrativo favorable, crea sentimiento d confianza en las decisiones administrativas, facilita las decisiones, estimula la progresión y el perfeccionamiento de los mandos, así como la mejora de sus resultados.

Lo que no es una política

Respecto de este punto, es muy común incurrir en el error de confundir las políticas con objetivos y reglas, ya que en la formulación de las políticas suele ocurrir lo siguiente:

En muchas ocasiones se considera que, para formular un apolítica, basta con usar la expresión: “es política de esta empresa que ...”

Añadir a una regla el término: ”en lo posible”.

Hay reglas que fijan tan sólo márgenes o límites vgr: el sueldo que los jefes podrán autorizar para tal puesto deberá encontrarse entre $ 00.00 y $ 1000.00.

Es evidente que esto puede quitarle a las reglas su rigidez absoluta; sin embargo; sin embargo, no por ello crean políticas, por lo tanto no son políticas:

• Una norma, una orden, una instrucción.

• Un procedimiento, un sistema, un método.

Clasificación de las políticas

Por la forma de origen, se dividen en:

externamente impuestas, son aquellas que no nacen en el seno de la compañía, ya que son imposiciones legales, sindicales (contrato colectivo), costumbristas, etc.

Políticas de apelación. Son las que se forman a través de consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores; esto quiere decir en pocas palabras la jurisprudencia administrativa.

Expresamente formuladas. Son las que de una manera precisa, consciente y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirva para regir en términos generales un campo.

Por su extensión pueden ser:

Generales. son aquellas que rigen a todos los departamentos de la empresa.

Particulares. Son aquellas que rigen a un departamento o área específica de la empresa como: ventas, personal, etcétera.

Factores que influyen en la elaboración de una política

Influencias internas. Sentimientos personales, puntos de vista, conocimientos, experiencia, hechos, fuentes, comprensión, interpretación, ambiente y asociados.

Influencias internas. Sentimientos personales, puntos de vista, conocimientos, experiencia, hechos, fuentes, comprensión, interpretación, ambiente y asociados.

Influencias exteriores, opinión pública, actitud del estado, publicaciones técnicas, prácticas de las asociaciones profesionales, valor internacional, valor social, valor económico, sociedad profesional y agrupaciones concurrentes.

Técnicas para la aplicación de las políticas

Para la aplicación de las políticas fijadas por la organización, se siguen cinco pasos o etapas, a saber: elaboración, aprobación, difusión e interpretación, aplicación práctica y revisión.

Elaboración

Investigar. Determinar los resultados a obtener, determinar el objetivo que se persigue, reunir toda la información necesaria respecto al tema que se trate, verificar si existe una política o costumbre dentro de la empresa al respecto, comparar con otras empresas qué han hecho al respecto (si es posible), consultar con las personas más calificadas en la materia (si es posible).

Ejecución.

Definición. Hacer una exposición clara y precisa de asunto, enunciando las cualidades y características del tema a tratar, vigilando que sea lo más sencillo posible, pero son caer en omisiones.

Aplicación, en este punto es necesario explicar de una manera clara y sencilla a quién, cuando y por qué se consideran dentro de los casos de aplicación de la política en cuestión.

Procedimiento. Explicar clara y detalladamente cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo la aplicación correcta de la política en cuestión para lo cual es necesario seguir una secuencia cronológica de todos los hechos que forman el proceso.

Funcionario responsable. Definir al responsable o responsables de la correcta aplicación y coordinación de la política o políticas en los departamentos afectados por dichas aplicaciones.

Aprobación

Verificar la precisión y brevedad del proyecto de política, vigilando que esté completo, que sea necesario y que responda al objetivo propuesto.

Buscar una opinión técnica componente para verificar el fundamento correcto de su contenido, corroborando si es o no aplicable de acuerdo con la práctica, qué efecto producirá sobre la posición de la empresa, y si es necesaria otra investigación antes de recomendar l aplicación de la política.

Obtener la aprobación del comité y/o el director general de la empresa.

Obtener la opinión de todos aquellos jefes de departamento a quienes afectará la aplicación de la política propuesta.

Difusión e interpretación

Realizar la difusión de las políticas preferentemente por medios orales.

Hacer la difusión de las políticas en todos los niveles en los cuales se van a apliar.

Verificar si las políticas han sido entendidas perfectamente, sobre todo por los jefes de departamento afectados por la difusión de dichas políticas.

Designar a la persona, personas u órganos directivos de la empresa, los cuales en caso de duda o conflicto, interpreten las políticas de acuerdo con el tema que se trate, así como para reformar o derogar las políticas aprobadas.

Aplicación en la práctica

Asegurar la comprensión uniforme y el respeto en la aplicación de las políticas, por medio de las personas y órganos directivos autorizados. En caso concreto de varias empresas será el comité y/o el director general, tratándose de políticas del orden general, y el jefe de departamento afectados por la política, cuando ésta se refiera específicamente a estos departamentos, según sea en caso.

Asignar responsabilidad de los controles administrativos referentes a las políticas, a los jefes de departamento, cuando las políticas se refieran a sus departamentos, y al comité, cuando las políticas sean de orden general.

La coordinación de todas las políticas, así como sus aplicaciones y desviaciones, quedará a cardo del comité y se notificará a la dirección de la empresa de los trabajos al respecto.

Revisión de las políticas

Revisar periódicamente las políticas, fijando una fecha para tal efecto, procurando mantenerlas al día.

Vigilar y evaluar el respeto de las políticas en toda la organización, así como vigilar y verificar la correcta aplicación de las políticas en los diferentes departamentos e investigar, en su caso, por qué se han dejado de aplicar.

Tomar medidas correctivas para remediar la situación.

Procedimientos

Definición

El procedimiento es una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.

Serie de labores concatenadas. Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre sí, para que las anteriores sirvan como base a la siguiente y así sucesivamente hasta llegar al resultado deseado.

Sucesión cronológica. Porque se suceden una tras otra en tiempos subsecuentes y en orden lógico, dando respuesta a la pregunta ¿...cuándo?.

Manera de ejecutar un trabajo. Porque nos indica el ¿cómo?, el ¿alguien? Y el ¿dónde? De trabajo.

Características

Completas. Consideran elementos materiales y humanos, así como el objetivo deseado.

Coherentes. Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que tiendan al mismo objetivo.

Estables. Firmeza del curso establecido, que no cambie a menudo, sino únicamente por emergencias.

Flexibles. Que permita resolver son romper la estructura establecida y que se restablezca el procedimiento al cesar la emergencia.

Continuidad. Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las modificaciones sólo se agregan a las ya establecidas.

Naturaleza y clase de procedimientos

La naturaleza de procedimientos se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la línea del menor esfuerzo, es decir, en el trabajo diario evitar el estar decidiendo a cada paso, ¿que hacer?, ¿cómo hacerlo?... etc., Lo cual se logra estableciendo los procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolución de los diferentes aspectos del trabajo.

Los procedimientos pueden ser:

Para producir un artículo:............fábricas

Para tramitar un documento:......gobierno

Para lograr un servicio:...............bancos.

Para vender un producto:...........comercios

Ubicación de los procedimientos (planeación) en la teoría de la administración

Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeación; es decir, en el primer plano se encuentra los objetivos; en el segundo las políticas y en el tercero los procedimientos.

Niveles

1° El objetivo señala la meta a alcanzar.

2° las políticas trazan un camino de cómo llegar a esas metas; esto lo hace en términos generales, conscientes.

3° Los procedimientos indican paso a paso cómo realizar las actividades fijadas o trazadas por la política. Se hace trabajos específicos y no deben ser interpretados para su aplicación.

Es muy factible confundir el método con el procedimiento, por lo que es necesario tener presente que: método es una determinación de cómo efectuar una labor tomando en cuenta el objetivo, las facilidades disponibles y el gasto total monetario en cuestión de tiempo y esfuerzo. Es decir, el método se refiere a las labores que constituyen un paso dentro de un procedimiento. El método en sí es más limitado que el procedimiento.

Importancia de los procedimientos

Se puede concebir a los procedimientos como los hábitos o costumbres de un organismo social. Estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona, se puede ve la importancia que estos tienen en su vida. Si una persona tiene hábitos o costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá realizar plena ni satisfactoriamente. Del mismo modo, sí todo organismo social tiene procedimientos complejos, ilógicos, contradictorios, etc. Tampoco podrá realizar los objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio y mejoramiento de los procedimientos.

Objetivos de su estudio

El objetivo primordial básico de todo estudio de procedimientos es simplificar los métodos de trabajos, eliminar las operaciones y la papelería innecesarias, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades.

Sin embargo, existen objetivos secundarios o accesorios como:

Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas.

Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia.

Eliminar transportes innecesarios o reducirlos el mínimo para ahorrar tiempo.

Eliminar las demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo.

Centralizar las inspecciones conservando el control interno.

Situar las inspecciones en los puntos clave.

Eliminar estacionamientos aparentemente necesarios para evitar los “ cuellos de botella”(amontonamiento, difícil fluidez de trámites) etcétera.

Lineamientos que se deben seguir para el estudio de procedimientos

Seleccionar el trabajo o procedimiento que se va a estudiar.

Registrar todos los datos relativos al procedimiento.

Examinar críticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuenta las seis preguntas.

Desarrollar el procedimiento más adecuado, según los objetivos y políticas del organismo de que se trate.

Adoptar el procedimiento propuesto.

f) Mantener actualizado el procedimiento, estableciendo los controles adecuados.

Selección del procedimiento a estudiar

Se deben considerar tres tipos de factores para la selección:

De orden económico.

De orden técnico.

Las relaciones humanas.

Registros de datos

Para un registro de datos se deben cumplir simultáneamente las técnicas de la entrevista dirigida y de la observación directa, cuidando de anotar todos los datos que se vayan recabando y observando del entrevistado en el área de trabajo, en la práctica diaria. Para registrar estos datos se debe hacer uso de formas diseñadas especialmente para este efecto, por ejemplo:

				Puesto	Unidad admva	Descrip.	Observaciones
							Describirla

Una vez que se han registrado todos los datos del procedimiento, se deberán revisar para asegurarse que están todas las operaciones. Después se deberán diagramar, utilizando los símbolos mencionados en la forma de registro del procedimiento, con el fin de observar gráficamente el flujo de las operaciones y el de documentos.

En el primero, se driagraman todas las operaciones que se dan en el procedimiento, impliquen o no el uso de las formas de documentos; y en el segundo, sólo se diagrama el flujo de las formas, es decir, su distribución.

Durante el acopio de datos, el analista deberá tener mucho cuidado para no desviarse de línea que se fijó, pues al profundizar en la multitud de operaciones se pierde de vista el objetivo original, incurriendo en ese estado de ánimo llamado bloqueo, ya que el anasita se bloquea mentalmente y no puede avanzar.

En estos casos es necesario volver atrás y recapacitar en el objetivo deseado; incluso se recomienda comentar el problema con otro analista o con el superior para que lo ayude a resolver e problema antes indicado, ya que estos no tienen el bloqueo mental, como la persona afectada.

Examen crítico del procedimiento

Cuando ya se ha registrado totalmente el procedimiento y se ha diagramado como mejro convenga, dará principio el examen crítico del mismo, el cual se basa en que en todo procedimiento pueden distinguirse dos clases básicas de actividades:

Aquellas en que sucede efectivamente algo al sujeto de procedimientos, se modifica, se le añade algo o s examina.

Aquellas en las que no le ocurre nada, sino que queda almacenado o indicativo por alguna espera.

Las de primera categoría se pueden dividir en:

• Actividades preparatorias.

• Actividades activas.

• Actividades de salida.

Las actividades activas son las operaciones verdaderamente producidas, de las cuales no se pueden prescindir, todas las demás, por necesarias que sean, se consideran no productivas.

El examen se debe iniciar por estas últimas operaciones, ya que implican almacenamientos y demoras que significan inmovilización de recursos.

El examen se basa en una serie de preguntas con el fin de determinar:

Las preguntas se pueden cambiar:

Propósito: ¿qué se hace? Eliminar partes innecesarias

¿es necesario?

Lugar: ¿donde se hace?

¿es necesario ahí? Cambiar cuando sea posible

Sucesión: ¿cuándo se hace?

¿es necesario entonces? Ordenar de nuevo la sucesión

Persona: ¿quién lo hace?

¿mejor otra persona?

Medios ¿más económico en esta Simplificar la operación

forma?

Cada presunta se puede ampliar con:

¿Qué?

¿Por qué?

¿Podría?

¿Debería?

Quizá algunas preguntas resulten un tanto infantiles al plantearlas; sin embargo, son tantos los problemas que integran un procedimiento, que el analista deberá saber manejarlos con habilidad y rapidez.

Al terminar esta etapa se tendrá el suficiente conocimiento de las deficiencias del procedimiento analizarlo para preparar un procedimiento propuesto, a fin de dar las respuestas acertadas a cada pregunta

Desarrollar el procedimiento más adecuado

Una vez contestadas las preguntas que se plantean en el punto anterior, se deberá registrar y diagramar el procedimiento propuesto, elaborando una comparación con el cual y demostrando las ventajas en ahorro de operaciones y simplificación de las mismas, reducción de transportes y distancias de los mismos, ordenamientos de las demoras innecesarias, ordenamiento de las inspecciones, etcétera.

Adoptar el procedimiento

Para obtener el procedimiento propuesto

Para obtener este punto es necesaria la aprobación de la dirección, y para solicitarla es necesario preparar un informe que contenga básicamente los siguientes puntos:

Costos relativos a cada procedimiento, tanto del actual como del propuesto.

Costo de la implantación del nuevo procedimiento

Decisiones ejecutivas necesarias para implantar el nuevo método.

Antes de someterlo a aprobación es preciso discutirlo con el jefe del departamento y lograr su apoyo y colaboración.

Por lo tanto, se puede resumir su implantación en los siguientes puntos:

Obtener aceptación de los jefes de departamento.

Obtener aprobación de la dirección.

Obtener la aprobación de los empleados afectados con el cambio.

Enseñar el nuevo procedimiento a quienes habrán de aplicarlo.

Supervisar su aplicación para asegurarse de que se lleva a cabo según se planeó.

Mantener actualizado el nuevo procedimiento

Básicamente este punto se refiere a un tema que se sale del campo del que se comenta, pues la hablar de mantener actualizado un procedimiento, se está hablando de lo que se conoce como auditoría se sistemas, dentro de ésta se encuentra la actualización de procedimientos. Sin embargo, en pocas palabras, la actualización de procedimientos. Sin embargo, en pocas palabras, la actualización consiste en modificar los procedimientos actuales cada vez que las condiciones físicas, materiales, ambientales, etc. Sobre las que se planearon se modifique.

Láminas auxiliares

Lámina 1

Elementos de procedimiento

Bibliografía

Guillermo Gómez Ceja

Editorial Mc Graw Hill

el propósito para el que

el lugar donde

la sucesión en que

las personas por la que

los medios por los que

Se emprenden tales actividades

Con el fin de

eliminar

combinar

ordenar de nuevo

simplificar

dichas actividades

Conjunto de

políticas

Conjunto de

actividades

permiten

• Fabricar un bien

• Realizar un servicio

• Diagnosticar una situación

• Proporcionar información