TEMA IV PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

OBJETIVOS:

• Como se rediseña la organización mediante el uso de las nuevas tecnologías.

• Conocer cuales son las TI principales.

• Como actúan las TI para adoptar decisiones (SAD)

• Cuales son los programas y utilidades que sirven para tomar decisiones.

• Que ventajas podemos obtener si utilizamos las tI (a nivel de negocio y corporativo)

• Desventajas que nos encontramos.

4.1 EL PAPEL DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI) Y EL CAMBIO

TECNOLÓGICO.

Las funciones de planificación, diseño e implantación del SI de la empresa, debe estar relacionado con los distintos sistemas que integran la infraestructura de la empresa, y debe ser coherente con la estrategia competitiva de la empresa, por ello está será una tarea de la dirección, realizar estas funciones del SI.

Debido a la evolución constante de las TI, tendremos que aprender a escoger el mejor SI que se adapte a nuestras necesidades, pero deben ser las TI, las que se amolden al SI diseñado por la empresa y no al contrario.

Las TI son principalmente la informática y afines, debido a su facilidad para adoptar soluciones, cuando se implanta el SI, almacén acceso de datos, proceso rápido y con pocos errores, comunicaciones automáticas entre procesos ..., pero muchas veces la implantación de un SI se realiza de forma deficiente por no entender los usuarios, las posibilidades de las TI, o por haber montado el SI alrededor de una TI previamente incorporada.

Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones, respecto a la que se venia haciendo en la empresa, ya que las TI llevan consigo una propia forma de actuar, por ello deberemos adaptar a los usuarios y la organización a las nuevas formas de ejecutar las operaciones, incluyendo estos métodos cuando diseñemos el SI.

Además es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener una actitud crítica acerca de los cambios que se producen, para encontrar las que mejor se ajusten al SI de la empresa, por ello las TI deben llevarnos a reconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente a lo largo del tiempo, intentando que las TI aporten mejores métodos para realizar las tareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento de las TI nos puede llevar a una situación improductiva, o forzarnos a realizar las tareas de forma peor, por no ajustarse a nuestro SI.

Para evitar estos resultados, es necesario conocer las TI en términos de lo que nos pueden aportar a nuestro SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa.

Si utilizamos las TI para rediseñar el SI, nos obligamos a replantearnos la forma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que podemos obtener serán:

la anticipación puede ser un éxito en la implantación, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina).

Si no anticipamos la reacción de los usuarios, el resultado será imprevisible y conducirá casi seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologías.

Las principales aportaciones de las TI al mundo de la empresa son :

• INFORMÁTICA:

- Tamaño de los equipos

Rápido desarrollo - Reducción en costes

(Causas) - Aumento de la capacidad de memoria

- Aumento de la velocidad de cálculo

- Mayor capacidad de almacenar información (memoria ilimitada)

Sustitución del - Facilidad de acceso

trabajo mental - Sistemas cada vez más capaces de aprender

* NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

- Memorización

- Aprendizaje

- Desarrollo de sistemas capaces de pensar - Resolución de

problemas

Inteligencia - Deducción lógica

artificial - Toma de decisiones

- Incorporar el conocimiento empírico subjetivo

Telecomunicación Aparece la fusión de la informática con las

Telecomunicaciones, Telemática, (Fax, conexión vía

ordenador y teléfono...)

* OFIMÁTICA

Aplicación de productos de oficina (via telemática), como soporte para realizar las actividades de una oficina.

Estudio de los factores implicados en la actividad de la oficina

- Tratamiento de las tareas administrativas.

- Participación de los individuos en la ejecución y control del trabajo.

- Gestión de recursos y planificación de procesos.

- Comunicaciones en la empresa.

Niveles

- Caja de herramientas para la mecanización de tareas.

- Implicaciones sociales de reformulación de las funciones, tareas y procesos

El proceso de incorporación de las TI a los SI, afecta a toda la empresa (organización, estructura, control...) y no sólo al SI, por eso para que sea un éxito la implantación de los avances tecnológicos, hay que coordinar estos avances con todas las áreas de la empresa, para que el SI resultante sea un conjunto armonioso y que se adapte perfectamente a la estructura de la empresa.

Este enfoque de planteamiento global, implica que la implantación de las TI debe ser compatible con la política general de la organización, y deberá materializarse en un plan estratégico para el sistema informático que vamos a utilizar, como soporte de las necesidades existentes tanto a corto como a largo plazo, teniendo en consideración los objetivos generales de la organización, y ser una expresión lo más real posible de la política informática adoptada.

Por todo ello, la dirección debe tener una participación activa en el proceso de planificación y diseño y la implantación de las TI dentro del SI, en caso contrario podemos tener problemas en la elección de las aplicaciones prioritarias a utilizar, tanto en el diseño de soluciones para secuencias de procesos (decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos de decisión o decisiones no estructuradas que no tienen bien definidas sus necesidades.

4.2.- EL SI COMO APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES.

En cualquier organización existen distintos tipos de SI, desde el punto de vista de la estructura funcional, los SSI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal, producción, mercadotecnia....) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles, de transacciones, tomas de decisiones administrativas y estratégicas, aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas.

Esta forma de SI para áreas funcionales, es el modelo más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa, frente a los SI globales que son menos flexibles, y será el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de actividades, los que configuren el SI de la empresa. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organización de forma conjunta, buscando crear los SI más útiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organización.

Las necesidades de información, pueden ser agrupadas según las áreas de la empresa que requieran información y sus aplicaciones concretas.

Identificamos un primer nivel que afecta a toda la empresa (nivel estratégico):

Son sistemas de soporte gerencial (EIS) y sus principales usos son el de planeación a largo plazo de las actividades (ventas, presupuestos, mano de obra ...) y resolución de problemas.

Dirigen las decisiones no estructuradas y están diseñados para incorporar información sobre cambios en el entorno (nueva legislación...) y obtener información reducida de los otros sistemas (SSD; MIS; TPS).

Un segundo nivel de necesidades (nivel administrativo):

Son principalmente el MIS y el SSD, los primeros proporcionan informes y sirven para la planeación, control y toma de decisiones a nivel gerencial en las áreas funcionales.

Los SSD sirve para tomar decisiones semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes que no pueden especificar sus necesidades con antelación tienen capacidad de análisis y extraen información del MIS y el TPS.

El tercer nivel, serían las aplicaciones concretas de las funciones de la empresa.

En este nivel se encuentra el TPS (correo electrónico, procesador de textos...) sistemas que han sido creados para desarrollar los programas de la organización integrando funciones, para incrementar la productividad de los empleados

Además la evolución de las TI provoco interconexiones entre empresas y bases de datos, facilitando diversa formas de integración y modificando las relaciones de trabajo, reduciendo el coste de las transacciones.

Una aportación positiva de las TI a los SI, es como ayuda a la adopción de decisiones, a través de los Sistemas de Apoyo a la Decisión (SAD), por medio de programas técnicos que nos ayudan a tomar decisiones, imitando la actuación de un experto en la materia con problemas de representación del conocimiento, que suponen un avance en los usos de las TI para el SI.

Vamos a distinguir estas herramientas en:

• Secuencias de proceso. Son programas o procedimientos de manipulación de datos bien definidos y estables, ayudan a buscar soluciones en las decisiones operativas y estructuradas, pues se pueden automatizar de forma eficiente (TPS; MIS).

• Intervalos de decisión. Se utiliza en decisiones no estructuradas, son procesos de toma de decisiones, que utilizan determinados datos, o elaboran datos que no pueden automatizarse a través de un programa, por sus características (esperanzas, previsiones y evoluciones de las magnitudes) necesitando soluciones informáticas distintas (DSS, EIS, sistemas expertos...).

Los SAD tienen el propósito de proporcionar a los gerentes la información necesaria en la toma de decisiones, a través de un SI que convierta los datos iniciales en información.

Los SAD ayudan a los gerentes a tomar decisiones en todas las etapas:

• Identificación del problema.

• Selección de los datos.

• Evaluación de las alternativas de acción.

Una vez conseguida estas tres premisas, la información resultante es la que sirve de ayuda a la gerencia, pero no reemplaza la toma de decisiones.

Los SI permiten a la dirección :

• Recoger los datos y almacenarlos.

• Procesar los datos y construir modelos de decisión.

• Examinar los efectos de las diferentes alternativas.

• Transmitir la información seleccionada.

DISEÑO DE UN SAD

Primero hay que desarrollar y definir los flujos de donde proviene la información, que principalmente son tres:

• Información externa.

Fluye del entorno de la organización y es recibida como posibilidades por la dirección (desgravaciones fiscales, reflejadas en los P.G. del Estado) y también fluye hacia el entorno como señales a nuestros competidores y clientes (precios)

• Información confidencial.

Incluye datos del entorno operativo de la organización (consumidores, gobierno, acreedores ..) y su uso sólo se reserva a las personas implicadas.

• Información interna.

Son las comunicaciones operativas y de relaciones hacia abajo, hacia arriba, horizontales y diagonales, que debemos estructurar a través de un esquema, para poder transmitir la información a la persona adecuada en el momento oportuno.

FUNCIONES DE UN SAD

• Determinar las necesidades de información. para ello se necesita responder a las siguientes preguntas:

¿Qué tipo de decisiones se van a tomar?

¿Que tipo de información se necesita?

¿Qué información posee?

¿Cómo desea periodificar cada tipo de información (mes, día, año ...)?

¿Qué programas necesitamos para procesar la información

• Obtención de la información a través de cinco pasos:

Evaluación de la calidad de la información disponible.

Codificar la información.

Clasificar la información. Según afecte a cada tipo de decisión.

Diseminación de la información al receptor adecuado.

Almacenamiento de la información.

• Utilización de la información.

Dependerá de las variables de calidad, codificación y disponibilidad de la información para que sea recibida en el momento adecuado por el receptor indicado.

Las principales vías que siguen las TI, par la ayuda en la toma de decisiones es la aparición de programas específicos que se concretan en :

Los sistemas interactivos de información para la decisión que permiten:

• Hacer frente a las decisiones poco o nada estructuradas.

• Diseñar BD flexibles que organicen la información de forma estructurada en base a las necesidades del decisor.

• Las BD se gestionan por el centro de información, en base a redes, sistemas jerárquicos o relaciónales, utilizando paquetes de información decisión (lotus, excel, multiplan..)

• Estos programas permiten inferir en los resultados obteniendo muchas soluciones posibles para el decisor.

Los sistemas expertos.

Son programas de ordenador, destinados a simular el razonamiento humano de expertos en un determinado campo, para resolver problemas concretos, poseen los siguientes componentes:

• Base de conocimientos con reglas de inferencia y hechos relevantes para los expertos.

• Memoria de trabajo que recoge la descripción del problema.

• Motor de inferencia, interpreta y aplica las reglas, a través de un programa informático que recoge el razonamiento de los expertos.

• Subsistema de explicaciones, permite obtener explicaciones parciales, de cada parte del proyecto que se está analizando.

• Subsistema de adquisición de conocimientos, permite añadir modificaciones o nuevas aplicaciones en el sistema.

Las funciones que desarrollan los sistema expertos son:

• Interpretación de fenómenos a partir de datos observados.

• Previsiones o inferencia de consecuencias probables.

• Diagnóstico de problemas según los datos observados.

• Configuración de determinadas especificaciones y restricciones del modelo.

• Planificación de la secuencia de acciones a realizar, teniendo en cuenta las restricciones.

• Control resultados-previsiones.

• Formación en la resolución de problemas en la empresa, por el método de consulta.

• Toma de decisiones en una secuencia de actividades a partir de la identificación del problema.

Los sistemas de expertos aún están en fase de desarrollo, pero constituyen un aprendizaje organizacional en la forma de tomar decisiones.

Para perder la rigidez, tendremos que diseñar un proceso flexible que nos permita realizar aproximaciones sucesivas a través de prototipos, así como la participación de los responsables de tomar decisiones en los SAD y no generar desequilibrios en el crecimiento de las TI en la empresa.

4.3 LAS TI COMO MEDIO PARA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS.

Los procesos de internacionalización de mercados, y el acceso prácticamente inmediato, a la información, han generado dos grandes procesos estratégicos, de fondo en el entorno económico mundial:

La aproximación de las estrategias.

La estandarización de las tecnologías.

a) Estamos asistiendo a la consolidación del concepto de aldea global, que engloba la idea de una gran masa social capaz de conocer y por tanto contagiarse, de manera casi instantánea del flujo informativo a que se ve sometida. Los competidores cercanos, ahora son capaces de conocer de forma casi inmediata nuestra estrategia ante el mercado, aunque estén en un entorno geográfico y cultural muy lejano y distinto.

b) El abaratamiento de costes por el uso de componentes estándar, obliga a realizar plantas de producción con un grado importante de estandarización, y facilita la sustituibilidad geográfica en la producción, debido a un acceso a las fuentes tecnológicas rápido y sencillo, y aumentan las dificultades para crear ventajas competitivas.

En este contexto surgen las TI como alternativa válida para generar ventajas competitivas y poder permanecer en el negocio.

Dichas tecnologías están cambiando la forma de competir de muchas empresa y en ocasiones, su incorporación supone una ventaja competitiva de las empresas que las incorporan frente a las demás, transformando de forma masiva los aspectos operativos de la CV.

La utilización del SI empresarial como fuente de ventaja competitiva va en dos direcciones principalmente:

• Creación de nuevos negocios

• Combatir las fuerzas competitivas (crear barreras para excluir la competencia, excluir clientes, minimizar costes, promover la diferenciación ...).

La incorporación de tecnología al producto, diseño y fabricación asistida por ordenador, automatización de fábricas, logística, etc.. mejora la calidad y reduce costes cambiando la competencia en las industrias, creando las empresas líderes una gran presión sobre sus competidores obligándoles a adaptarse a sus competidores, creándoles unos costes añadidos.

Las nuevas TI han modificado las áreas de marketing y distribución, con nuevas características en el servicio a los clientes, métodos de investigación de mercados, promoción ...

En un principio las TI, aparecen como un ahorro en las tareas administrativas rutinarias, pero en la actualidad los ahorros más significativos provienen de las actividades de la línea en la CV, y representan operaciones que suponen a la empresa modificaciones importante en términos de valor añadido.

Actualmente en un SI las TI tienden a explotar no sólo las tareas administrativas de rutina sino en factores críticos de la actividad y capacidad de la organización. Los determinantes del éxito de la empresa en el mercado son :

1º- Conseguir que la empresa tenga una clara definición de sus objetivos y políticas de actuación que delimiten su posición en el mercado.

2º- Definición de objetivos y políticas, teniendo en cuenta las fuerzas y debilidades de la empresa, las amenazas y oportunidades del entorno, para estar en equilibrio con el entorno.

3º- La estrategia empresarial, esté centrada en generar una ventaja competitiva respecto de los competidores, en costes o en diferenciación y enfoque.

Las TI llevarán a una ventaja competitiva sostenible bajo las siguientes circunstancias:

Implantación de TI, que reduzca el costo de producción o aumente la diferenciación del producto, provocando un cambio tecnológico en el producto de forma sostenible.

Las TI hacen cambiar las directrices en costo o aumenta la diferenciación en favor de una empresa

El cambio tecnológico y la implantación de la tecnología mejora la estructura general del sector industrial, proporcionando mejoras cuantitativas y cualitativas de las actividades o procesos inherentes a ese sector.

Goldhar y Jelinek concluyen que las ventajas que se obtienen a través de las TI serán:

Productos personalizados y acomodados al gusto de los clientes

Mejoras importantes en el diseño del producto.

Tasas de producción más vinculadas a las fluctuaciones de la demanda a corto plazo.

Ventas más directas.

Publicidad y promoción que resaltan la capacidad del proceso de producción.

Más precios de oportunidad unidos a unos cambios rápidos en los diseños de productos, que conlleva una aceleración del ciclo de vida de los productos.

Mayor variedad de segmentos de mercado para una empresa, que supone una mayor sustituibilidad de los procesos, productos y proveedores.

* Acciones estratégicas genéricas basadas en la aplicación de las TI.

En los procesos de planificación de carácter estratégico, vamos a incluir las TI que contribuyan a dar forma a la estrategia del negocio que se acabe diseñando, y definir acciones estratégicas concretas, para obtener ventajas competitivas sostenibles.

El proceso de planificación formal y estructurado, con énfasis en las TI/SI (Hax y Majluf 1984) se basa en la integración de cuatro elementos a nivel de unidad estratégica de negocio (UEN):

La misión de la UEN indica los productos, mercados, segmentos de clientes y competencia de la misma.

Análisis de los factores externos del negocio, en base a las cinco fuerzas competitivas de Porter.

Estudio de los factores internos a través de la CV y sus necesidades de TI dentro del SI.

Análisis de las tendencias de las TI/SI.

Esta integración del proceso de diseño de la estrategia para las TI/SI, con el diseño de la estrategia del negocio, se articula por el ITSGAs (information tecnology strategic generic actions) acciones estratégicas genéricas, basadas en la aplicación de las TI, que transmite acciones standard para obtener ventajas competitivas sostenibles, a través del estudio de casos análogos que se adapten a la empresa.

ejemplo:

Las cuentas de ahorro familiar, son cuentas de ahorro que poseen un servicio en el que se adjuntan a modo de cuentas de resultados todos los movimientos domiciliados por el usuario (ingresos - nómina aportaciones - y gastos - gas, luz, teléfono, colegio..-) dando la información de forma ordenada.

Esto nos lleva a la idea de si va a ser una ventaja o una necesidad, pues todo el sector va a realizar dicha información, y en el caso de no ofrecerla constituiría una desventaja.

Para la empresa estos datos le sirven para ofrecer nuevos productos a través de este sistema (compra venta de acciones...).

Las acciones estratégicas genéricas basadas en las TI (ITSGA) que se identifican principalmente son:

Relacionadas con el producto:

• Incrementar el contenido de la información del producto, diferenciándolo de la competencia.

• Personalización del producto, para cada cliente en particular.

• Crear nuevos productos.

• Combinar productos.

Relacionadas con el cliente:

• Trabajar para el cliente (interconexión).

• Conseguir que el cliente trabaje para nosotros.

• Seleccionar grupos de clientes potenciales.

• Incrementar los costes de cambio de proveedor para nuestros clientes, pues deberán utilizar otro sistema si cambian.

• Facilitar a nuestros clientes el acceso a nuestro sistema de transacciones (modelos de venta).

• Acceder al sistema de transacciones de nuestros clientes

Relacionadas con el canal de distribución:

• Controlar el canal de distribución.

• Desarrollar nuevos canales.

• Utilizar los canales existentes para otros propósitos.

Relacionadas con proveedores:

• Incrementar la efectividad de los proveedores (Just in time), reduciendo el coste de almacén.

• Facilitar el acceso de los proveedores a nuestro sistema de transacciones.

• Conseguir que el proveedor trabaje para nosotros.

• Acceder al sistema de transacciones de los proveedores

Relacionadas con la cadena de valor:

• Incrementar la eficiencia de las actividades de la línea.

• Acoplar Actividades (integración).

• Reestructurar la CV, explotando los vínculos e interrelaciones.

• Posicionarse mejor desde un punto de vista estructural, consiguiendo diferenciaciones respecto de nuestros competidores.

De carácter general o corporativo:

• Establecer nuevas prácticas en el sector, llegando a cambiar su estructura.

• Considerar el sistema de transacciones como fuente de ventajas competitivas.

Estas son algunas posibilidades que encontramos para obtener ventajas por la empresa, además a nivel corporativo se pueden obtener ventajas en los siguientes apartados:

• Segmentación de negocios, posibilidades de compartir actividades y datos.

• Integración vertical (utilizar nuevos canales de distribución)

• Estrategia horizontal, compartir clientes y ofrecer multiproductos, transferencia de Know-How.

• Dirección de la cartera de negocios, decisiones sobre diversificación.

12

12