PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA:

Concepto: La planificación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Una de las principales características de la planificación es que a través de ella se logran objetivos, seleccionando los medios para conseguirlos.

CONDICIONES PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN:

• Existencia de objetivos definibles y cuantificables.

• Instrumentación adecuada: una organización eficiente para ejecutar y preparar un plan debe utilizar elementos de racionalidad y una dirección sobre bases científicas.

• En caso de objetivos múltiples, compararlos y reducirlos a la unidad.

• En caso de objetivos no complementarios, sino competitivos, establecer prioridades.

• Debe existir un sistema de evaluación y control eficaz.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN:

• Objetivo:Determinar el objetivo deseado (Que es lo que queremos).

• Cursos alternos de acción: Determinar diferentes caminos, formas de acción ó estrategias para lograr objetivos.

• Elección: La Planificación implica determinación, análisis y la selección de la decisión más acertada.

• Futuro: Prever situación futura, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN:

Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y los cambios que pueda deparar el futuro, estableciendo las medidas necesarias para afrontarlas, por otra parte el reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar los esfuerzos.

Los Fundamentos Básicos que muestran la importancia de la Planificación son:

• Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos.

• Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro.

• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

• Mantiene mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

• Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisación.

• Promueve los elementos para llevar a cabo el control.

• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

• Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.

PRINCIPIOS DE PLANIFICACIÓN:

Cada etapa del proceso administrativo se rige por principios, cuya aplicación es indispensable para el logro de una administración racional, para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; no se deben elaborar planes demasiado optimistas y ambiciosos imposibles de lograr; la planificación debe adaptarse a la realidad y condiciones del medio ambiente.

Objetividad: Al planificar es necesario basarse en hechos reales, razonamientos precisos y exactos.

Flexibilidad: Al elaborar un plan es necesario establecer márgenes de holgura, que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a la situación.

Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos y objetivos de la empresa.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo (largo plazo) será necesario rehacerlo completamente, lo cual no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa debe modificar los cursos de acción (estrategias) igualmente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlo.

TIPOS DE PLANES:

De acuerdo al tiempo de realización los planes pueden ser:

Inmediatos (Ejecutados antes de 6 Meses).

• Corto Plazo

Mediatos (Ejecutados entre 6 y

12 Meses).

• Mediano Plazo (Realizables en un plazo de 1 a 3 años).

• Largo Plazo (Realizables en un plazo mayor de 3 años).

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN:

• La Planificación se aprovecha de las actividades expresas y ordenadas, todos los esfuerzos están dirigidos hacia la obtención de resultados, logrando una secuencia de esfuerzos efectiva.

• Se reduce el trabajo no productivo.

• Los esfuerzos empleados se revisan cuidadosamente y los gastos totales se fijan dentro de un orden conocido y aceptado.

• Se coordinan las actividades.

• La Planificación indica la necesidad de cambios futuros.

LIMITACIONES Ó DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN:

1.- Retarda las acciones.

2.- Paraliza la iniciativa de los Ejecutivos.

3.- Su Costo puede exceder su utilidad.

4.- Establece Barreras Psicológicas, se piensa más en el presente que en el futuro.

5.- Su exactitud depende del futuro.